US 24/2015 HMS årsrapport Universitetsledelsen Saksansvarlig: Administrasjonsdirektør v/personaldirektør Saksbehandler(e): Gro Holter og Lena Marie Kjøbli Arkiv nr: 15/00844 Vedlegg: 1. Helse, miljø og sikkerhet NMBU. Årsrapport 2014 Forslag til vedtak: Årsrapport for helse, miljø og sikkerhet tas til etterretning. 5.3.2015 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato 5.3.2015
2 Saksfremlegg En av universitetsstyrets sentrale ansvarsoppgaver er å påse at NMBU fyller gjeldende krav til internkontroll og påse at arbeidsmiljøet ved NMBU er forsvarlig. Rektor representerer universitetet utad og fører tilsyn med virksomheten. Dekaner, direktører og instituttledere skal bidra til at NMBU fyller krav i lov- og regelverk, på områdene HMS, personsikkerhet og beredskap. Det skal legges til rette for at arbeidsmiljørelaterte problemer løses på lavest mulig nivå i organisasjonen. Rapporten ble behandlet i AMU 11.2.2015. AMU vedtok HMS-årsrapport 2014 og handlingsplan 2015 med de kommentarer som kom opp i møtet. HMS-årsrapporten for 2014 gir oversikt over aktiviteter, utfordringer og tiltak. Rapporten er disponert som følgende: 1. Innledning. 2. Aktiviteter og tiltak innen sentralt organisert HMS-arbeid i 2014. 3. Årsrapport fra vernetjenesten; bedriftshelsetjenestene og hovedverneombudene. 4. Sammenfatning av sentrale tema i årsrapporteringen fra enhetene. 5. Handlingsplan for 2015 med prioriterte tiltak, basert på utfordringer og forbedringsområder beskrevet i rapportens del 2, 3 og 4. NMBU Universitetsstyret Møtedato 5.3.2015
US-sak 24/2015 Vedlegg 1
NMBU Visjon: Kunnskap for livet NMBU-fakta 5000 studenter 1700 ansatte 64 studieprogram To campus fra 2014-2019 Campus Adamstuen Campus Ås Fra 2019 Campus Ås NMBU har studier og forskning som møter de store globale spørsmålene om miljø, bærekraftig utvikling, bedre folke- og dyrehelse, klimautfordringer, fornybare energikilder, matproduksjon og areal- og ressursforvaltning 2
Innhold Sammendrag... 4 Årsrapport HMS 2014... 5 1 Innledning... 5 2 NMBUs sentralt organiserte HMS arbeid... 5 2.1 Arbeidsmiljøutvalget (AMU)... 5 2.2 HMS-system... 5 2.2.1 Overordnet internkontroll... 5 2.2.2 Avslutning av Kompetanseprosjektet... 6 2.3 Helse... 7 2.3.1 Ergonomi og fysisk aktivitet... 7 2.3.2 Sykefravær og IA-avtalen... 7 2.3.3 Freskuke 2014... 8 2.3.4 Personskader og nestenulykker... 8 2.4 Fysisk arbeidsmiljø... 9 2.4.1 HMS- tiltak i bygg 2014... 9 2.5 Laboratoriesikkerhet og elektronisk stoffkartotek... 11 2.6 Ytre miljø... 11 2.7 Elektro... 13 2.8 Sikkerhet og beredskap... 13 2.9 Brannvern... 14 2.10 Strålevern... 14 3 Vernetjenesten... 16 3.1. Bedriftshelsetjeneste... 16 3.1.2 Rapport fra Follo Bedriftshelsetjeneste, Campus Ås... 16 3.1.2 Rapport fra MediPluss Bedriftshelsetjeneste, Campus Adamstuen... 20 3.3. Hovedverneombudenes årsrapport... 20 4 Oppsummering av årsrapporter fra enhetene... 22 5 Overordnet handlingsplan for 2015... 24 5.1 Oppsummering av handlingsplan for 2014... 24 5.2 HMS-handlingsplan for 2015... 25 Vedlegg 1: Saker behandlet i AMU... 27 3
Sammendrag Det utøves mye godt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet, både sentralt og ved institutter og avdelinger. Implementering og forbedring av felles HMS-system har vært viktig i 2014, et arbeid som vil fortsette i 2015. Arbeidsmiljøutvalget, ledet av hovedverneombud Lise Thoen, holdt fem møter i 2014. Utvalget har hatt spesiell oppmerksomhet på fusjonsprosessen, byggeprosjektene, nytt HMS-system og planlegging av arbeidsmiljøkartleggingen i 2015. Kompetanseprosjektet «Utvikling, utprøving, implementering og spredning av digitale læringsvirkemidler innen HMS-området» ble avsluttet 1.7.2014. Resultatet er en HMSapp, pedagogiske HMS-filmer og e-læringsstier om HMS-informasjon. Prosjektet ble grundig evaluert og rapportert til DIFI og universitetets ledelse. Prosjektet er presentert på DIFIs «Del- og lærkonferanse» og for andre virksomheter i offentlig sektor. Universitetet undertegnet ny IA-avtale sommeren 2014. Sykefraværet i 2014 var 4,0%. Det er en liten økning fra foregående år. Sykefraværsdata før og etter fusjonen er ikke direkte sammenliknbare. Økning i sykefravær er ikke uvanlig i fusjonsprosesser og tett oppfølging av sykemeldte og sykefraværsdata vil være nødvendig i de kommende årene. NMBU har presset kapasitet på arealer og flere undervisningsrom, laboratorier og kontorlokaler er i dårlig stand. Samlokaliseringsprosjektet (SLP), Senter for husdyrforsøk (nye driftsbygninger) og rehabiliteringen av Urbygningen vil bedre mye av dette. NMBU setter av 3,6 millioner hvert år til å bedre læringsmiljøet. I 2014-2015 er dette i hovedsak bevilget til oppussing av læresaler, akustikkutbedringer, møblering, skrivesenter og prosjektering av ventilasjon for undervisningsrom. Det systematiske arbeidet med NMBUs miljøhandlingsplan har redusert energi- og vannforbruket. NMBU har i år startet et prosjekt for å videreutvikle miljøarbeidet. Det har vært 7 beredskapsøvelser i 2014. En av øvelsene involverte begge campus og ble ledet av NMBUs beredskapsgruppe. Øvelsene er basert på gjennomførte ROS-analyser ved enhetene. NMBUs organisasjon ble raskt satt i beredskap ved den høynede terrortrusselen i juli 2014. Beredskapsplanene ble gjennomgått og ytterligere klargjort. Plan for sikkerhetsarbeidet ved NMBU er utarbeidet for 2015. H-verdien for 2014 er 1,56, en nedgang fra 4,23 i 2013. Hovedverneombudet og assisterende hovedverneombud har hatt stor aktivitet og medvirket i mange grupper og utvalg ved NMBU. Begge deltar i AMU, sentrale IDF-møter, styringsgruppen for byggesaker/prosjektstyret for prosjekt campus og i ulike arbeidsgrupper knyttet til HMS-feltet. Assisterende HVO har deltatt i brukerutstyrsgrupper og møter med Statsbygg og «prosjektgruppen Ås» om samlokaliseringsprosjektet. SLP vil gå inn i en avgjørende fase i 2015 og gjennomgående og god medvirkning må sikres ytterligere for å sikre gode HMS-løsninger. HMS-handlingsplan 2014 er fulgt opp, framdrift og H-verdi er rapportert til AMU og Universitetsstyret hvert tertial. 4
Årsrapport HMS 2014 1 Innledning En av universitetsstyrets sentrale ansvarsoppgaver er å påse at NMBU fyller gjeldende krav til internkontroll og påse at arbeidsmiljøet ved NMBU er forsvarlig. Rektor representerer universitetet utad og fører tilsyn med virksomheten. Dekaner, direktører og instituttledere skal bidra til at NMBU fyller krav i lov- og regelverk, på områdene HMS, personsikkerhet og beredskap. Det skal legges til rette for at arbeidsmiljørelaterte problemer løses på lavest mulig nivå i organisasjonen. Strategi for 2014-2018 har følgende punkter relatert til helse, miljø og sikkerhet: Felles tilhørighet til arbeids- og studiestedet gjennom tiltak som fremmer innsikt, respekt, tillit og engasjement og som bygger på NMBUs verdigrunnlag. God intern kultur der tydelighet, kommunikasjon og involvering står i sentrum. Verdibevarende vedlikehold av de fysiske fasilitetene. Systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Ansattes og studenters deltakelse og medbestemmelse i utviklingen av egen arbeidsplass. En ambisiøs likestillings- og inkluderingsplan. Miljøuniversitet i alle deler av virksomheten. Samarbeid med Studentsamskipnaden i Ås, Ås kommune og Akershus fylkeskommune om studentvelferd og et økt boligtilbud for studenter og ansatte. Et stimulerende arbeids- og læringsmiljø der den enkelte ansattes og students potensiale realiseres og gir kunnskap for livet. Rapporten for 2014 gir oversikt over aktiviteter, utfordringer og tiltak. Rapporten er disponert som følgende: 1. Innledning. 2. Aktiviteter og tiltak innen sentralt organisert HMS-arbeid i 2014. 3. Årsrapport fra vernetjenesten; bedriftshelsetjenestene og hovedverneombudene. 4. Sammenfatning av sentrale tema i årsrapporteringen fra enhetene. 5. Handlingsplan for 2015 med prioriterte tiltak, basert på utfordringer og forbedringsområder beskrevet i rapportens del 2, 3 og 4. 2 NMBUs sentralt organiserte HMS arbeid 2.1 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) I 2014 ble det avholdt fem AMU-møter. Hovedverneombud Lise Thoen har ledet AMU. AMU har i 2014 behandlet 57 saker, slik det framkommer av vedlegg 1. Utvalget har hatt spesiell oppmerksomhet på fusjonsprosessen, byggeprosjektene og nytt HMS-system for NMBU. Personal- og organisasjonsavdelingen (POA) har koordinert AMUs arbeid. 2.2 HMS-system 2.2.1 Overordnet internkontroll Personal- og organisasjonsavdelingen (POA) har hatt ansvar for å koordinere og tilrettelegge det systematiske HMS-arbeidet. Avdelingen innehar koordinatorrollen 5
mellom fagansvarlige innen brannvern, elektro, laboratoriesikkerhet, strålevern og sikkerhet, bedriftshelsetjenesten og enhetene. Avdelingen koordinerer og oppdaterer «HMS-håndboka» og «HMS for ledere» i lederhåndboka. Oppfølging av avtalen om Inkluderende arbeidsliv (IA), AMU, årsrapportering til universitetsstyret og fra enhetene, rutinebeskrivelser- og kompetanseoppbygging er en del av faste HMS-oppgaver som POA ivaretar. Avdelingen har vært rådgiver i prosesser med omstilling eller omplassering av overtallige og/eller personer i utsatte situasjoner. Personal- og organisasjonsavdelingen har hatt jevnlige samtaler med seniorer som nærmer seg pensjonsalder om arbeidssituasjon, framtid og pensjonsmuligheter. Det er også avholdt et eget kurs for disse. 2.2.2 Avslutning av Kompetanseprosjektet I hovedtariffavtalen 2012 2014 ble det avsatt 25 millioner kroner for å støtte tiltak innenfor kompetanseutvikling. Kompetansetiltakene skal bidra til å fornye, digitalisere og utvikle statsforvaltningen, følge opp IA-avtalen, bidra til større mangfold i arbeidsstokken og til å gi brukerne bedre tjenester. Midlene ble fordelt av Fornyings-, administrasjonsog kirkedepartementet og hovedsammenslutningene etter innstilling fra Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) fikk i januar 2013 tildelt 1,3 millioner av disse midlene, til et kompetanseutviklingsprosjekt innen HMS-området. Prosjektet ble videreført inn i NMBU. Prosjektet startet den 1.1. 2013 og ble avsluttet 1.7.2014. Tittel på prosjektet er «Utvikling, utprøving, implementering og spredning av digitale læringsvirkemidler innen HMS-området». Prosjektet har hatt flere delprosjektgrupper. En gruppe utviklet ulike digitale læringsvirkemidler. Resultatet er en rekke filmer som skal brukes i opplæring på HMSområdet generelt, for å utdype universitetets laboratoriehåndbok (Filmene dekker viktige områder innen orden, oppførsel, bruk av verneutstyr og sikkerhet på laboratoriet) og om håndtering av dyr. Det ble også laget lærestier og filmer til et pilotprosjekt i faget «organisk kjemi» på Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap (IKBM). HMS-filmer og lærestier ble prøvd ut som en del av læremateriellet for studentene på laboratoriekurset. I tillegg ble QR-koder med lenke til datablad innarbeidet i laboratorieheftet for organisk kjemi. Studentene opplevde disse lærestiene som nyttig forberedelse til laboratoriekurset. «Piloten» vil bli brukt som grunnlag for videre utvikling og læring i NMBU. En annen delprosjektgruppe utviklet en HMS-app for universitetet, hvor blant annet beredskapsinformasjon, avvik- og reiserapportering er tilgjengelig. Prosjektet ble grundig evaluert og rapportert til DIFI og universitetets ledelse. Anne Gravdahl (delprosjekt organisk kjemi) og Lena Marie Kjøbli (prosjektleder) holdt foredrag på DIFIs «Del og lær konferanse» i oktober 2014. Dette ble godt mottatt, og flere har vist interesse for HMS-app, lærestier og filmer. Prosjektet har ellers vært presentert i ulike fora, både internt og eksternt, bl.a. delt med alle HMS-ledere og hovedverneombud ved de øvrige universitetene. Tilbakemeldingene har gjennomgående vært positive. Vi opplever at vi har bidradd til å gi HMS-området en mer moderne preg. Bruk av lærestier 6
er nå tatt i bruk også på andre områder (f.eks. «Velkommen til NMBU», elektronisk læringssti for nyansatte). Figur 1. Med HMS i lomma 2.3 Helse 2.3.1 Ergonomi og fysisk aktivitet Ansatte får tilbud om individuelle arbeidsplassvurderinger. Kartleggingene omfatter både arbeidsplassvurderinger hos arbeidstakere med gradert sykemelding, de som står i fare for å bli sykemeldt, de som er tilbake i jobb etter sykemelding og ansatte som ønsker en gjennomgang av ergonomien på arbeidsplassen. Campus Ås har også gitt tilbud til ansatte om trening for å forebygge eller forbedre muskel- og skjelettplager under veiledning fra bedriftshelsetjenesten (slyngetrening). Ansatte på NMBU har mulighet til å trene en time pr. uke i arbeidstiden. NMBU har et aktivt bedriftsidrettslag (NMBU-B.I.L) og ansatte kan benytte seg av studentsamskipnadene (SiÅs og SiO) sine treningstilbud. 2.3.2 Sykefravær og IA-avtalen NMBU signerte ny IA-avtale i 2014 og oppdaterte egne rutiner med utgangspunkt i den nye avtalen. Dialogmøter gjennomføres i henhold til lovverket etter fastlagte rutiner for NMBU. Virksomheten kjennetegnes ved å strekke seg langt med tilrettelegging for at syke kan arbeide, fullt eller gradert, i egen stilling eller i alternativt arbeid, periodevis eller permanent. Dette er basert på tilbakemeldinger fra NAV og samarbeidende leger. Menn % Kvinner % Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger 1,5 (1,9 UMB /1.3 NVH) 2,8 (3,2 UMB /3.9 NVH) Administrativt personale 2,7 (1,9 UMB) 5,9 (5,7 UMB) Drifts-og teknisk personale/andre tilsatte 5,2 (3,6 UMB) 8,4 (7,1 UMB) Tekninsk/administrativt tilsatte (3,5 NVH) (5.2 NVH) Gjennomsnitt alle 2,5 (2,3 UMB/2,4 NVH) 5.2 (4,8 UMB/3,9 NVH) Gjennomsnitt alle ansatte 4,0 (3,6 UMB/3,8 NVH) Tabell 1 viser både legemeldt og egenmeldt sykefravær for NMBU i 2014 (uthevet). Tallene i parentes er sykefraværet for 2013 for UMB og NVH. 7
Tabell 1 viser både legemeldt og egenmeldt sykefravær for NMBU for 2014. Det er også verdt å påpeke at langtidssykemeldte med alvorlige diagnoser og svangerskapsrelatert problematikk gir relativt stort utslag i tabellen. Tallene for teknisk-administrativt ansatte er det dessverre ikke mulig å sammenligne da UMB og NVH rapporterte disse tallene på forskjellig måte for 2013. Det er relevant å nevne at fusjonen kan ha påført ansatte belastninger. Den kjennetegnes særlig ved organisasjonsendringer som har berørt de administrativt ansatte, og innføring av et nytt styringsnivå (fakultetsnivået) uten ekstra administrative ressurser. Videre har det vært betydelig byggevirksomhet, plassmangel og implementering nye elektronisk verktøy. 2.3.3 Freskuke 2014 «Freskuka» har fokus på helse, trivsel og trening, og har vært arrangert i september de fire siste årene. NMBU (Campus Ås) er medarrangør sammen med Ås kommune. I 2014 var temaet «Friluftsliv». Både ansatte og bedriftsidrettslaget bidro på flere arrangementer med til dels stort oppmøte. Rektor åpnet Freskuka sammen med rådmannen i Ås med arrangementet «middag i det fri». På Pecha Kucha på Vitenparken bidro NMBU-forskerne Knut Fossgård, Håvard Steinsholt, Lars Helge Frivold og Knut Bjørn Stokke med ulike foredrag rundt temaet «friluftsliv». Fotballturneringen mot blant annet flere lag fra Nofima og Ås kommune gikk dessverre ikke i NMBUs favør i år. 2.3.4 Personskader og nestenulykker I 2014 ble et nytt elektronisk system for meldinger av avvik (personskader og nestenulykker) introdusert i organisasjonen. Systemet ligger tilgjengelig for ansatte og studenter på interne og eksterne web-sider, via NMBUs HMS-app og i Feide. I året som gikk ble det totalt meldt 72 avvik ved universitetet. NVH og UMB rapporterte tilsammen 70 avvik i 2013. Både ansatte og studenter skal rapportere avvik. I 2014 mottok NMBU 58 meldinger fra ansatte, 12 fra studenter, 2 på vegne av andre (besøkende). Det ble rapportert 42 personskader hvorav 4 medførte sykefravær for arbeidstaker. To av disse var skader på grunn av fall, en som følge av håndtering av dyr og en ved håndtering av maskiner. Sistnevnte kan karakteriseres som alvorlig varig skade (tap av del av finger) og er meldt til Arbeidstilsynet. I 2013 ble det rapportert 11 skader som medførte sykefravær. H-verdien for 2014 er 1,56, en nedgang fra 4,23 i 2013. H-verdi defineres som antall fraværsskader pr 1.000.000 arbeidede timer. Hendelser i forbindelse med håndtering av dyr utgjør ca. 1/3 av hendelsene (26 av 72 hendelser). Det er stor variasjon innen denne gruppen av hendelser, fra nestenuhell og opplevelse av utrygghet, til mer alvorlige hendelser som klemskader ved håndtering av storfe og hest. Hendelsene er beskrevet ytterligere i figur 2 og 3, neste side. 8
Beskrivelse av hendelser tyveri/låsing/sikkerhet transport 3 3 labarbeid 11 IT 2 håndtering dyr 26 bygg/inventar 18 brann/-tilløp/-alarm 9 0 5 10 15 20 25 30 Figur 2. Viser beskrivelse av ulike HMS-avvik i 2014 Hendelsens art utrygghet tap legemsdel tap av bevissthet stikk spark rømming dyr nestenuhell materiell skade mangel rutine kutt klemskade forgiftning forbrenning fall el-støt eksponering brudd bitt 1 1 1 1 1 2 2 3 3 3 3 3 4 4 5 7 11 17 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Figur 3. Viser en oversikt over de ulike hendelsene i 2014 2.4 Fysisk arbeidsmiljø 2.4.1 HMS- tiltak i bygg 2014 NMBU har presset kapasitet på arealer, og flere undervisningsrom, laboratorier og kontorlokaler er i dårlig stand. Universitetet har mange gamle bygninger og klarer ikke å utvikle og oppgradere byggene i tilstrekkelig høy grad. Dette er en utfordring for studenter og ansatte. Samlokaliseringsprosjektet (SLP), Senter for husdyrforsøk (nye 9
driftsbygninger) og rehabilitering av Urbygningen vil bedre mye av dette. Teknisk avdeling arbeider systematisk med utbedringer, og har utført flere bygg-tekniske tiltak for å bedre helse, miljø og sikkerhet for ansatte og studenter. Vedlikeholdet går stort sett med til å holde forholdene på dagens nivå og gjøre akutte tiltak når det er nødvendig. NMBU setter av 3,6 millioner hvert år til å bedre læringsmiljøet for studentene. For perioden 2014-2015 er dette i hovedsak bevilget til oppussing av læresaler, akustikkutbedringer, møblering, skrivesenter og prosjektering av ventilasjon for undervisningsrom. Adamstuen Av sikkerhetshensyn og for å forhindre nedfall, ble pipene på hovedbygget renovert sommeren 2014. Pipene ble tatt helt ned til taket og bygget opp på nytt. Takene på bygg 3 og 4 ble kontrollert og nødvendige reparasjoner foretatt for å forebygge nedfall av takstein. Innendørs mønstringsbane for hest ble asfaltert på nytt. Det gamle dekket hadde skader som kunne forårsake fall for hestene. Gjerder og porter ble skiftet ut eller reparert slik at dyr ikke kommer ut av området. Flekkpussing av fasader bygg 1, 3 og 4 for å hindre at gammel puss faller ned. Sikring av gavl på bygg 1 for å hindre stein fra å falle ned. Det ble utført radonmålinger på hele campus (kontorer og undervisningsrom på bakkeplan). Det ble detektert forhøyede radonnivåer to steder og utbedrende tiltak er gjennomført. Planlegging av alarm på avtrekksskap som mangler dette. Campus Ås Eget toalett og garderobefasiliteter til ansatte i SiÅs-kantine, Økonomibygningen Montert glasstak over Nordre inngang i BTB, dette bedrer innetemperaturen. Økt ventilasjonskapasitet i Meieribygningen. Prosjektert ventilasjon for Tårnbygningen. Etablert moppevaskeri og nytt pauserom for renhold i Tårnbygningen. Nytt lager til Farbror Melker etablert direkte ved kafèen. Dette letter arbeidet betydelig for personale. Oppussing av kontorer IPV, 2. etasje Tårnbygningen. Etablering av heis med direkte inngang fra vestibyle i Tårnbygningen. Automatiske døråpnere i inngangsdører og til heis gjør bygget mer tilgjengelighet for bevegelseshemmede og letter arbeidet for vaktmester/renhold. Etablering av heis i Aud Max. Dette gjør bygget mer tilgjengelighet for bevegelseshemmede og letter arbeidet for vaktmester/renhold. Ny renholdsentral i Aud Max. Ventilasjon «vaskehall» laboratorium for forsøk med renseanlegg på kloakk. Nye kontorpulter (hev- og senkefunksjon) innkjøpt til forskjellige institutt og avdelinger. 10
2.5 Laboratoriesikkerhet og elektronisk stoffkartotek Felles laboratoriehåndbok på norsk og engelsk for begge campus ble tatt i bruk i januar 2014. «Kjemigruppa», koordinatorer for laboratoriesikkerhet ved instituttene, har hatt 4 møter. Møtene holdes annenhver gang på Ås og på Adamstuen. EcoOnline er NMBUs elektroniske stoffkartotek/kjemikalieregister Det har vært holdt 2 ECOonline-dager, noen ansatte fra campus Ås har vært på kurs og det har blitt holdt et ECOonline-kurs ved campus Adamstuen. Det har blitt avholdt 2 «laboratory safety» kurs for internasjonale studenter ved campus Ås, med til sammen vel 100 deltakere. Målet for 2015 er 5-6 slike kurs. HMS-rutiner for bruk av flytende nitrogen på campus Ås er etablert, og er under arbeid på campus Adamstuen. Når det gjelder eksponering for kreftfremkallende og arvestoffskadelige stoffer er Forskrift om Utførelse av arbeid 31-1 er nylig endret. Det må nå føres register over arbeidstakere som kan bli eksponert for slike stoffer. Et «Sikker Jobb Analyse-skjema for laboratorier» tas i bruk i starten av 2015, der navn på brukere av disse stoffer samt mengder og hyppighet noteres. Et elektronisk register (Eco Exposure) vurderes, men anses for tungvint i sin nåværende form. Det er blitt brukt en god del tid og energi på forsøk å etablere en eller flere lærlingeplasser ved laboratorier ved NMBU, uten å lykkes. Dette skyldes hovedsakelig stor arbeidsbelastning for laboratoriepersonalet, og dermed liten mulighet til å ta på seg ekstraoppgaver som veiledning av lærlinger. Det vil arbeides videre for å tilrettelegge for lærlingeplasser i 2015 iht. krav i tildelingsbrevet om 50% økning i antall lærlinger. Det sitter ingen representanter for kjemigruppa i brukergruppene for samlokaliseringsprosjektet (SLP) lenger. Viktige problemstillinger vi har tatt opp i brukergruppene er gassrutiner i de nye laboratoriene er spesielt bruk av små gassbokser istedenfor sentralt propananlegg på forskningslaboratorier og behov for flere avtrekkskap i kurssal A. På nåværende tidspunkt har vi ikke nådd fram med våre synspunkt. En annen viktig sak det er jobbet med i 2014 er manglende alarmer på avtrekkskap på Adamstuen. Dette gjelder ca. 30 avtrekkskap, og må gjøres for at NMBU skal tilfredsstille krav i Arbeidsplassforskriften 7-1. Avklaring av finansiering av dette arbeidet må prioriteres, for å få montert alarmene så raskt mulig. 2.6 Ytre miljø NMBU er, som eneste universitet i Norge, miljøsertifisert iht. NS-EN ISO 14001:2004. NMBU styrer miljøarbeidet iht. denne standarden og blir revidert på dette hvert år. Revisjonen blir gjennomført av Teknologisk Institutt (TI) og NMBU har kommet godt ut av revisjonene de siste årene. UMB hadde en egen handlingsplan for miljøarbeidet for 2012-2018. Arbeidet med revisjon av miljøarbeidet og helhetlig miljøstrategi for NMBU er påbegynt og er beregnet ferdig i løpet av høsten 2015. NMBU deltar aktivt i et nystartet nasjonalt miljønettverk blant de «selveiende» universitetene i Norge. 11
Statsbygg har kommet godt i gang med byggingen av nye fasiliteter for det nye universitetet. Nye bygninger for Senter for husdyrforskning (SHF) blir ferdigstilt i løpet av våren 2015. Disse er meget arealeffektive og arealet er vesentlig redusert i forhold til eksisterende husdyrbygninger. Det er allerede revet noen bygninger for å få plass til nye. Disse blir revet på en miljøforsvarlig måte, og det kartlegges nøye hvilke miljøgifter som kan være innebygget i den gamle bygningsmasse. Det er gjennom en årrekke jobbet kontinuerlig med optimalisering av energiforbruk på Campus. Dette har gitt seg utslag i noe lavere totalforbruk selv om antall studenter og ansatte har økt jevnt. Energiforbruk pr. person (ansatte og studenter) har dermed hatt en svært positiv utvikling og er nesten halvert på de siste 10 årene. Vannforbruket per person er redusert til en tiendepart av hva det var for 10 år siden. Den kraftige reduksjonen i vannforbruket skyldes at UMB, over flere år, har skiftet ut gamle, utette vannledninger på og rundt campus. En oppgradering som har koster over 40 millioner kroner totalt. Vannforbruket har nå flatet ut og det er ikke regningssvarende å redusere dette ytterligere. Figur 4. Diagram gjelder Campus Ås. Vertikal akse viser kwh. NMBU har siden 2010 beregnet deler av virksomhetens klimapåvirkning. De viktigste påvirkningskildene er kartlagt og lagt inn i regnskapet. Dette arbeidet videreføres og flere relevante forurensningskilder bør vurderes inn i regnskapet, både negative (f.eks. husdyrhold) men også positive (f.eks. skog). Dette er områder NMBU forsker på og dette vil bli tatt med når man har anerkjente beregningsmetoder og relevante tall for dette. Foreløpig er heller ikke innkjøp av varer og tjenester, som gir indirekte påvirkning, tatt med i klimaregnskapet. Figur 5. Klimaregnskap gjelder Campus Ås. Vertikal akse viser utslipp i tonn CO 2. 12
Som vist i figur 5 er det energiforbruk i universitetets bygningsmasse som gir den største direkte klimapåvirkningen. Av disse var det særlig fyringsolje som ga store CO2-utslipp. Dette er nå i stor grad erstattet med fjernvarme, både på Campus Ås og på Adamstuen. Det kjøpes opphavsgaranti for «grønn» strøm (vannkraft). NMBU viderefører satsningen på el-biler og har nå totalt 11 el-biler. Det er også god dekning på ladestasjoner for ansatte og gjester, til sammen 40 ladepunkter. Gående og syklende prioriteres på Campus og i den verneverdige delen av parken er det nå begrenset med biltrafikk og parkering. Dette er i tråd med Riksantikvarens føringer og vår egen miljøpolitikk. Det må videre avklares hvordan dette skal håndheves for å få til en god ordning med varetransport til og fra bygningsmassen. Statsbygg bygger ny gang- og sykkelsti langs Kirkeveien. 2.7 Elektro Campus Ås har i 2014 hatt besøk av det lokale elektrisitetstilsyn (DLE), representert ved Elsikkerhet Norge AS, for revisjon av virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid opp mot El-tilsynsloven. Vårt internkontrollsystem ble gjennomgått med fokus på driftsog vedlikeholdsrutiner for elektrisk anlegg og utstyr. Det ble ikke funnet feil eller avvik. Det gjenstår noe for å implementere tilsvarende internkontrollrutiner på Adamstuen, dette vil vi ha fokus på i 2015. 2.8 Sikkerhet og beredskap I 2014 ble det gjennomført beredskapsøvelser ved 6 institutter (3 på Adamstuen, 3 på Ås) og en felles øvelse ledet av universitetets beredskapsgruppe. Øvelsene på instituttene ble gjennomført som «table top øvelser» med 3 timers varighet. Tema for øvelsene var basert på instituttenes egne ROS-analyser. Tema for fellesøvelsen var «gisselsituasjon». Her ble det etablert egen spillestab som ledet øvelsen. Ett institutt ved hvert campus var involvert i øvelsen. NMBU fikk testet sitt planverk for beredskap 24. juli da myndighetene høynet terrortrusselen. Det ble straks opprettet kontakt med ledere og ansatte som hadde beredskapsansvar i denne perioden. I løpet av noen timer hadde NMBUs ledelse etablert kontakt med alle aktuelle ledere og informert om den økte beredskapen. I de følgende dagene ble beredskapsplanen gjennomgått og ytterligere klargjort. Det ble lagt ekstraordinære planer for innrykk av studenter i uke 33, i tilfelle terrortrusselen fortsatt skulle være forhøyet. NMBUs ledelse ser på denne hendelsen som en god øvelse i beredskapsarbeidet. Hendelsen avdekket behov for å oppdatere deler av planverket, noe som ble gjort umiddelbart. Det er gjennomført opplæring i informasjonssikkerhet for alle ansatte ved bruk av NORSIS e-læringskurs «oktoberpakka». Korte e-læringskurs ble sendt alle ansatte på epost 1-2 gang i uka fra oktober til desember. 13
2.9 Brannvern Flere tekniske brannverntiltak er gjennomført på begge campus. Campus Adamstuen Årskontroll på brannvarslingsanlegget. Rutinemessig tilsyn med brannmeldere og nødlys. Alle brannslukningsapparater og brannslanger er kontrollert og/eller testet. Vi har installert SMS-varsling fra brannsentralen til alle som inngår i vaktordning. Alle hendelser blir rapportert på SMS. Gjennomført evakueringsøvelse på hele campus. Campus Ås Tekniske tiltak: Montert nytt brannalarm og nødlysanlegg i «Samfunnet», slik at nå er det et helhetlig brannalarm og nødlysanlegg i hele komplekse. Alt blir styrt fra en sentral som sitter i inngangspartiet til samfunnet. Byttet branndører inn til Rosehagen. Montert nytt nødlysanlegg i Parkgården. Organisatoriske tiltak: Gjennomført branntilsyn i mai, fortsetter trenden med få avvik. To ny brannkoordinatorer har deltatt på brannvernlederkurs. Avholdt to kurs i «varmt arbeid» (sveising, bruk av vinkelsliper, skjærebrenner o.l). 2.10 Strålevern Campus Adamstuen Campus Adamstuen har tre godkjennelser for bruk av radioaktive kilder/legemidler og utslipp av disse: - GD07-31. Godkjenning for omfattende forskningsmessig strålebruk Norges veterinærhøgskole. Utstedt 15.07.2013 og gjelder til: 01.08.2018 - TU13-11. Tillatelse etter forurensningsloven til utslipp av radioaktiv forurensning fra Norges veterinærhøgskole. Utstedt 26.06.2013 og gjelder til: Til NVH flyttes fysisk til Campus Ås - GE11-29. Godkjenning for bruk av radioaktive legemidler ved Norges veterinærhøgskole. Utstedt 17.06.2011 og gjelder til: 31.12.2016 NMBU-Campus Adamstuen har laboratorier i laboratorie-kategori B (1 lab) og i kategori C (6 lab er). I 2014 ble 5 lokaliteter i laboratorie-kategori C deklassifisert/fjernet slik at antall laboratorier ble redusert fra 11 til 6. Campus Adamstuen har også diverse UVCkilder (ultrafiolett C-kilder) som kommer inn under godkjenningen for forskningsmessig strålebruk. Lokaliteter for diagnostikk og behandling av dyr kommer inn under godkjenningen for bruk av radioaktive legemidler. Generelt har bruk av radioaktive isotoper til forskning på de enkelte brukerstedene blitt betydelig redusert over tid, en tendens som har fortsatt i 2014. Forbruket av isotoper i diagnostikk og behandling er imidlertid høyt og ser ut til å være høyt også i nær fremtid. 14
Alt forbruk og evt. utslipp rapporteres årlig til Statens strålevern, fordelt på hver enkelt isotop og laboratorium. Det tilstrebes at utslipp skal være så nær 0 som mulig. Strålevernet utfører dosemålingene for alle som er underlagt dosekontroll. Det har ikke vært rapportert eksponeringer av betydning i denne perioden. Det har ikke forekommet noen uhell eller andre hendelser i 2014 ved campus Adamstuen. Bjørn Høyheim er sentral strålevernkoordinator for Campus Adamstuen. Campus Adamstuen har for tiden 7 lokale strålevernkoordinatorer og 17 brukere. Campus Ås Årsrapport innen strålevernarbeidet ved NMBU-Campus Ås for året 2014 omfatter ca. 30 mer eller mindre faste brukere, samt 4 faste installasjoner (1 EM, 2 røntgenutstyr, 1 gamma kilde) og kun 4 aktive laboratorier (1 B-lab., 3 C- lab.). Det har ikke vært endring av sentrale strålevernansvarlige i 2014. Det har ikke forekommet noe uhell eller hendelser av strålevernmessig betydning i 2014 (jf. strålevernforskriftens 11) ved NMBU-Campus Ås. Strålevernet utfører dosemålingene for alle brukere og det har ikke vært noen eksponeringer av betydning av dosekortene til brukerne av ioniserende stråling i denne perioden. Generelt har bruk av radioaktive isotoper på enkelte av brukerstedene blitt redusert i 2014 og radioaktivitetsnivåene som benyttes er lave. Isotoplaboratoriet har holdt ordinært kurs KJM350 Radioaktivitet og strålevern (10 studiepoeng) på hovedfag/dr. grads nivå høst 2014. Kurset bidrar til å gi de som arbeider med radioaktivitet adekvat utdanning, og studenter med bestått eksamen får brukertillatelse. Deler av dette kurset gis som brukerkurs for eksterne/teknisk brukere som ikke trenger studiepoengene, men kun brukertillatelsen. Brukere som ikke har dette kurset må dokumentere tilsvarende utdanning før brukertillatelse gis. Oversikt over innkjøp og forbruk av åpne radioaktive kilder i forutgående år, summert for hver enkelt nuklide totalt for hver enkelt virksomhet rapporteres årlig til Statens Strålevern. Oversikt over utslipp av alle radionuklider i henhold til godkjenningen for utslipp av radioaktive stoffer rapporteres til Statens Strålevern. Ellers blir avfall oppbevart til nuklidene har desintegrert til et ubetydelig aktivitetsnivå før de kastes som vanlig avfall, eller oppbevart på godkjente steder i påvente av levering til IFE. Ny søknad om rammetillatelse for bruk av radioaktive stoffer ble utarbeidet og sendt Statens Strålevern våren 2011. På grunnlag av søknaden ble avtalen med Statens Strålevern om bruk av radioaktivitet fornyet i 2012 og NMBU har nå «godkjenning for forskningsmessig bruk av ioniserende strålekilder» som varer ut 2015. Ny søknad om utslipp av radioaktive stoffer ble utarbeidet og sendt Statens Strålevern høst 2012. Denne søknaden ble sendt ut på høring og behandlet i løpet av 2013 og ny utslippstillatelse ble gitt av Statens Strålevern 02.01.2014. Det er viktig å presisere at NMBU går for nullutslipp av radioaktivitet, men må uansett ha en utslippsgodkjenning på plass for arbeid med åpne radioaktive kilder. 15
Implementering av strålevernrutiner i NMBU sin Laboratoriehåndbok. Mye tid er gått med i 2013 og 2014 til å implementere UMB sine strålevernrutiner i den nye håndboken for det nye universitetet (NMBU). Konklusjon Ny utslippstillatelser er kommet på plass i løpet av 2014, og gjelder fra 02.01.2014. Strålevernrutiner er arbeidet inn i HMS-håndboken til NMBU. Arbeidet med radioaktive kilder ved NMBU har i 2014 fulgt de kravspesifikasjonene som er gitt i Strålevernets rammetillatelse. 3 Vernetjenesten 3.1. Bedriftshelsetjeneste Follo Bedriftshelsetjeneste og MediPluss (fra 6.8.2014) leverer bedriftshelsetjeneste til henholdsvis Campus Ås og Campus Adamstuen. Personal og organisasjonsavdelingen koordinerer tjenestene. Institutter og avdelinger kan bestille direkte fra bedriftshelsetjenesten og de har tilgang på følgende tjenester: Ergonomisk vurdering/veiledning Rådgivning relatert til arbeidsmiljø: fysisk, kjemisk og psykisk Måling av støy og luftkvalitet Spørsmål om helsefarlige stoffer Arbeidshelseundersøkelser Psykolog/samtale Vurdering av helserisiko knyttet til arbeidssituasjonen 3.1.2 Rapport fra Follo Bedriftshelsetjeneste, Campus Ås Generelt inntrykk av HMS-arbeidet ved NMBU, Campus Ås Selv om NMBU er inne i en omstillingsprosess etter sammenslåingen med veterinærhøyskolen, opplever vi at ansatte trives, og bekymrer seg relativt lite over endringene som er i gang. Som tidligere finner vi at det i liten grad er arbeidsrelatert sykdom. Det jobbes også systematisk med HMS. Follo BHT blir brukt mye til tradisjonelle BHT-tjenester som helsekontroller, arbeidsplassvurderinger vernerunder og trening. Vi synes imidlertid enhetene kan bli flinkere til å involvere BHT også på andre områder. Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 13-2 regulerer hva BHT skal bistå med i bedrifter. Her nevnes blant annet: planlegging og gjennomføring fysiske og organisatoriske endringer, retningslinjer for bruk av kjemikaler, maskiner og utstyr, løpende kartlegging av arbeidsmiljø, vurdere risiko for helsefare inkludert foreslå forebyggende tiltak for å reduserer risiko, kontrollere arbeidstakeres helse ut fra arbeidssituasjon, samt informasjon og opplæring om relevante helse,- miljø- og sikkerhetsrisiko. Leveranse/timeforbruk Gruppert etter de største aktivitetene, ser regnskapet ut som vist i tabellen under. 16
Aktivitet Timeforbruk Møter, utvalg og administrasjon 177 Helsekontroller og vaksiner 188 Ergonomi og forebygging av muskel- og skjelettplager 136 Trening og fysisk aktivitet 248 Vernerunder 93 Yrkeshygiene 34 Byggesaker 9 Kurs og opplæring 28 Enkeltsamtaler med psykolog 42 Sum 955 Noe arbeid gjenstår, estimert til 15 timer. I henhold til kontrakten skal Follo BHT levere 850 timer til tradisjonell BHT, i tillegg til 100 timer til psykolog. Når året er omme kommer vi til å ha levert noe over tidsrammen på tradisjonell BHT og noe under med psykolog. Totalt sett til leveransen være tilnærmet lik kontraktsverdien. Vi vil i den sammenheng kommentere at en god del av timene til helsekontrollene har gått med til å vente på personer som ikke har møtt til time. Vi synes dette er dårlig anvendelse av tid og ressurser, og foreslår en annen organisering rundt utvelgelse og gjennomføring av helsekontrollene. Møter, utvalg og administrasjon Follo BHT deltar i flere møter og utvalg, blant annet AMU og dialogmøter i sykefraværsoppfølging. Follo BHT har i mindre grad enn tidligere blitt involvert i sykefraværsarbeid i 2014. Dette skyldes trolig nye sykefraværsregler fra juli 2014. I 2014 har vi også hatt planmøter med alle enhetene for å avklare behov og gjøre planer for 2014 og til en viss grad 2015. Ergonomi og forebygging av muskel- og skjelettplager Det har blitt utført arbeidsplassvurderinger, og ergonomiske kartlegginger og risikovurderinger ved flere avdelinger. Videre er det gitt informasjon/opplæring om ergonomi og forebygging av muskel- og skjelettplager på gruppenivå. I tillegg har det vært gitt tilbud om individuell undersøkelse med veiledning til ansatte med muskel- og skjelettplager. Mye av tiden har gått med til arbeidsplassvurderinger på kontorplasser. Vi mener det vil være fornuftig å øke bruken av BHT ved risikovurderinger og rådgiving. Det er gledelig at noen av enhetene har gjort dette: IKBM ved innkjøp av stoler til laboratorier, IHA til ergonomisk risikovurdering av laboratorier, IPV ved risikovurdering av tungt arbeid på planteskolen, samt SHF ved risikovurdering av ergonomiske forhold i løsdriftsfjøs og båsfjøs også med tanke på arbeidet i det nye fjøset når dette tas i bruk. Vi ser behov for å sette systematisk kartlegging og risikovurdering av ergonomi på handlingsplanene i avdelingene. Det er krav i regelverket om at arbeidsgiver skal kjenne 17
virksomhetens (avdelingens) risiko og regelmessig sørge for aktuelle risikovurderinger. På dette området for å forebygge muskel- og skjelettplager. Det er dermed ikke tilstrekkelig å gjøre arbeidsplassvurderinger hos ansatte med plager, selv om det også er en del av HMS-arbeidet og oppfølging av ansattes helse. En mulighet for å systematisere dette, er å samkjøre de med vernerunder som blir utført med bistand fra Follo BHT, slik at fokuset kan være på enda flere faktorer. Trening og fysisk aktivitet Arbeidet har i hovedsak bestått av individuell veiledning i slyngetrening (redcord) og annen forebyggende trening rettet mot ansatte som hadde et ønske om å forebygge eller forbedre muskel- og skjelettplager. Valg av metode, øvelser og dossering ble gjort etter deltagernes ønske, behov og ferdighetsnivå. Følgende enheter har gjennomført trening: INA, ILP, IPV, IKBM, SA, TA, IHA, SKP og IT/Bibliotek/Fellers ressurssenter. Ikke møtt -andelen har gått ned siden deltagerne har blitt flinkere til å gi beskjed når de ikke har mulighet til å møte. Komprimering av tidsbruken har da vært mulig. Deltakeren gir uttrykk for at de ser tilbudet som hensiktsmessig. Det vil for 2015 være ønskelig å komme raskere i gang med oppstart av tilbudet om fysisk aktivitet/helsefremmende aktivitet. Det bør vurderes hvordan rekrutteringen til tilbudet foretas, og om slyngetrening blir flagget for sterkt i forhold til generelle øvelser ut i fra den enkeltes behov og ønsker. Tilbudet herfra er også ment som en arena hvor de enkelte kan diskutere helserelaterte problemer. Follo BHT kan delta i større grad med rekrutteringen ved hvert enkelt institutt hvis dette er ønskelig. Arbeidshelseundersøkelser I 2014 er det blitt gjennomført arbeidshelseundersøkelser ved IMV, IPV og IKBM. Hovedinntrykket er at avdelingene har gode og sunne arbeidsforhold. De ansatte oppgir å være i liten grad eksponert for helserisikoer, de har tilgjengelig verneutstyr og verneinnretninger, de tilbakemelder at det er en god kultur for å bruke dette. Avdelingen har god fokus på HMS. Det er ikke gjort funn som tyder på arbeidsrelatert sykdom hos de ansatte. Noen ansatte har tilbakemeldt helseplager relatert til jobb, dette har vært plager relatert til psykososiale- og ergonomiske forhold. Psykososialt arbeidsmiljø Follo BHTs psykolog og psykiatrisk sykepleier har blitt brukt i forhold til oppfølging av enkeltpersoner. Det er blitt holdt foredrag med fokus på temaet psykososialt arbeidsmiljø og stress ved INA og IKBM. Follo BHT har ikke vært involvert i arbeid med psykososialt arbeidsmiljø eller omstillingsprosessen i løpet av 2014. Follo BHT har i liten grad bistått i omstillingsprosessene knyttet til sammenslåingen med Veterinærhøyskolen. Vi vil minne om at vi har kompetanse på dette området, og mener vi har mye å bidra med. Oppfølging av gravide Oppfølging av gravide med jordmor, er et relativt nytt tilbud fra Follo BHT. Jordmor har 18