Innstilling fra arbeidsgruppe for IKT og digitalisering.

Innstilling Innstilling fra arbeidsgruppe for IKT og digitalisering. Sammendrag: Aust-Agder og Vest-Agder fylkeskommuner slås sammen fra 1.1.2020. Arbeidsgruppa for IKT og digitalisering har fått i oppdrag å utarbeide et forslag til fremtidig organisering av IKT. Vest-Agder har i dag en intern IKT-avdeling i fylkeskommunen som leverer alle IKT-tjenester. Aust-Agder har løst sitt IKT-behov gjennom IKT-Agder samarbeidet. Begge organisasjoner har høy kompetanse og lang erfaring med å utvikle og levere IKT-tjenester. Det er vil være gevinster ved samordning av de to miljøene til ett felles miljø. Begge organisasjonene leverer IKT-tjenester av høy kvalitet, og kostnadene knyttet til tjenestene er relativt like. Gruppa mener at både "Modell 1: Intern organisering av IKT" og "Modell 2 Organisering av IKT med IKT-Agder" vil kunne understøtte Agder fylkeskommunes behov og målsetninger på en god måte. Den nye fylkeskommunen vil overta nye oppgaver fra statlige etater, den skal ta en pådriverrolle i regionen og tilby effektive tjenester til innbyggere og næringsliv. Dette målbildet stiller krav til høy digitaliseringsgrad av tjenestene gjennom selvbetjening, integrasjon og bruk av nasjonale løsninger. IKT-Agder er allerede et stort og kjent IKT-miljø og vil kunne være en naturlig del av en fremtidig IKT-klynge i vår landsdel. Både med kraft til å utvikle, og til å være en samarbeidspartner og brobygger for andre viktige satsninger i landsdelen. IKT Agder-modellen møter ambisjonen om å ta en aktiv utvikler- og pådriverrolle i regionen. Et styrket IKT Agder vil bli et av de største IKT-miljøene for kommunal sektor i Norge, med unntak av de tre største byene. Modellen vil også kunne være en foregangsmodell for andre regioner, som alle søker bedre samhandling med kommuner innenfor alle tjenesteområder. Til grunn for et valg av en IKT-Agder organisering bør det være et prioritert mål i Regionplan Agder 2030 å løfte de digitale ambisjonene for kommunene i landsdelen. Det bør også være en ambisjon at flere kommuner, over hele Agder, etterhvert skal bli deltakere i IKT-Agder samarbeidet. Flertallet i arbeidsgruppa anbefaler den nye fylkeskommunen å organisere IKT gjennom IKT Agder. Det forutsettes at det etableres en IKT-Agder avdeling i Kristiansand som må være robust og stor nok til å fylle Agder fylkeskommunes behov for IKT kompetanse tett på egen virksomhet. AAFK og VAF Side 1 av 7

Innledning Som ledd i arbeidet med å slå sammen Aust-Agder og Vest-Agder fylkeskommuner har prosjektleder for sammenslåingsprosjektet Agder 2020 nedsatt en arbeidsgruppe med følgende mandat: Gruppen skal utarbeide forslag til hvordan den nye fylkeskommunen fra 1.1.2020 kan løse sine oppgaver på IKT-området. I første omgang skal gruppen beskrive dagens organisering innenfor IKT-området i de to fylkeskommunene, herunder også ansvarsområder, bemanning og økonomiske forhold. I Vest-Agder fylkeskommune organiseres IKT-området internt i fylkeskommunen. Aust-Agder fylkeskommune er medeier i IKT Agder IKS, som er et interkommunalt IKT-driftsselskap. Selskapet leverer tjenester til eierkommunene bl.a. med hensyn til support, drift av utstyr, nettverk og forvaltning av applikasjoner. IKT-gruppen skal drøfte fordeler og ulemper med de to tilnærmingene både av driftsmessig karakter og med hensyn til den regionalpolitiske rollen. Gruppen samarbeider med økonomigruppen med hensyn til samordning på områder som har økonomiske konsekvenser. Gruppens medlemmer har vært: Kristin Tofte Andresen John G. Bergh Knut Fredvik Martin Zeiffert Odd Olav Haavorstad Kjell Tore Øvertun konstituert fylkesrådmann i Vest-Agder fylkeskommune assisterende fylkesrådmann i Aust-Agder fylkeskommune IT-sjef i Vest-Agder fylkeskommune IKT-sjef i Aust-Agder fylkeskommune Ansattrepresentant fra Vest-Agder fylkeskommune Ansattrepresentant fra Aust-Agder fylkeskommune Randi Gunsteinsen har deltatt som vara i 2 møter for Kjell Tore Øvertun PA-Consulting har bistått arbeidsgruppa, og har utarbeidet vedlagte rapport: Agder fylkeskommune Vurdering og anbefaling av ny IKT-organisering (mars 2018). AAFK og VAF Side 2 av 7

Drøfting og vurderinger Arbeidsgruppa har i sine drøftinger tatt utgangspunkt i følgende prinsipper for fremtidig IKTorganisering. Den nye IKT-organisasjonen skal ha en effektiv og tilgjengelig infrastruktur hvor kunden alltid går først. Den nye IKT-organisasjonen skal ha mer utviklingskompetanse, og ivareta kostnadseffektiv drift. Agder fylkeskommune skal benytte samme type løsninger som kommunene i regionen der det understøtter regionens prioriterte mål. Den nye IKT-organisasjonen skal bruke nasjonale utviklingsoppgaver som driver for implementering av nye digitale tjenester og løsninger. Den nye IKT-organisasjonen skal være en driver for god og effektiv informasjonsflyt, ha kompetanse på arkitektur og nasjonale fellesløsninger. Fylkeskommunen skal ha en styringsmodell for IKT som sikrer rask utvikling av tjenester forankret i handlingsplaner. Fylkeskommunens ledergruppe må ha ansvaret for å utvikle digitalt lederskap. Gruppas medlemmer opplever at IKT organisasjonene i begge fylkeskommuner, i dag, har høy kompetanse og leverer god kvalitet med et relativt likt kostnadsnivå. Arbeidsgruppa har drøftet følgende 4 organisasjonsmodeller: Modell 1: Intern organisering av IKT Modell 2: Organisering av IKT med IKT-Agder Modell 3: Hybridmodellen Modell 4: Konkurranseutsatt drift til ekstern leverandør Gruppa mener at både "Modell 1: Intern organisering av IKT" og "Modell 2: Organisering av IKT med IKT-Agder" vil kunne understøtte Agder fylkeskommunes behov og målsetninger på en god måte. Det samme gjelder for "Modell 3: Hybridmodellen" som er en kombinasjon av modell 1 og 2. Modell 4: Konkurranseutsatt drift til ekstern leverandør" anses som uegnet for den fremtidige fylkeskommunen, både av gruppa og PA-Consulting Hvilken organisasjonsmodell vi tror vil tjene Agder fylkeskommune best er avhengig av hvilke faktorer man legger størst vekt på. Modell 1: Intern organisering av IKT Den største fordelen med intern organisering er at den er enklest å styre og at fylkesrådmannen har full styring med alle IKT ressursene. Dette er modellen som sørger for størst nærhet mellom IKT og fylkeskommunens sentraladministrasjon og legger til rette for raske og effektive beslutningsprosesser. Vellykket digitalisering forutsetter tett samhandling mellom IKT og øvrige fagmiljøer med brukeren/innbyggeren i fokus. Nye digitale løsninger er AAFK og VAF Side 3 av 7

i dag hovedkomponenten i nesten all innovasjon men forutsetter oftest mer organisasjonsutvikling enn teknologi. Den største ulempen med intern organisering vil være et mindre kompetansemiljø til å løse fremtidens fylkeskommunale oppgaver og med mindre kraft til å påvirke den digitale utviklingen i kommunene. Modell 2 Organisering av IKT med IKT-Agder Den største fordelen med IKT Agder organisering er at man vil være en del av et av de største kommunale IKT miljøene i landet med de mulighetene det gir for gode fagmiljøer, spisskompetanse og redusert sårbarhet. Den digitale utviklingen i samfunnet vil fortsette å akselerere og vil fremover stille store krav til svært kompetente IKT miljøer. Den største ulempen med et slikt kommunesamarbeid vil være en kompleks styringsmodell og tiden som medgår til samordning av felles prioriteringer og beslutninger med øvrige eierkommuner. Det kan også være utfordrende å kunne ivareta en god IKT-strategisk bestillerkompetanse med et meget begrenset antall internt IKT-ansatte i fylkeskommunens sentraladministrasjon. Modell 3: Hybridmodellen Hybridmodellen legger drift av IKT-infrastruktur og systemer til IKT-Agder men beholder den digitale utviklingskompetansen internt i fylkeskommunen. Den største fordelen med dette er at man legger de oppgavene i som krever høy teknisk IKT kompetanse til det store kompetansemiljøet i IKT-Agder men beholder kompetansen, som både kan fylkeskommunen og har den digitale utviklingskompetansen, internt og tett på de øvrige fagmiljøer i sentraladministrasjonen. Den største ulempen med denne modellen vil være større avstand mellom teknisk driftskompetanse og den digitale utviklingskompetansen. Det vil også kunne oppstå noe uklare ansvarsforhold og kamp om posisjoner mellom de to delte IKT-miljøene som vil tilhøre ulike organisasjoner. For ytterligere utdyping av de ulike organisasjonsmodellene vises det til vedlagte rapport fra PA Consulting. PA-Consulting sin anbefaling PA anbefaler den nye fylkeskommunen å organisere IKT gjennom IKT Agder. IKT Agder-modellen møter ambisjonen om å ta en aktiv utvikler- og pådriverrolle i regionen. Et styrket IKT Agder vil bli et av de største IKT-miljøene for kommunal sektor i Norge, med unntak av de tre største byene. Modellen vil også være en foregangsmodell for andre regioner, som alle søker bedre samhandling med kommuner innenfor alle tjenesteområder. For utdyping vises det til vedlagte rapport fra PA Consulting. AAFK og VAF Side 4 av 7

Arbeidsgruppens innstilling Arbeidsgruppen mener at både internmodellen og IKT-Agdermodellen vil kunne støtte Agder fylkeskommune på en god måte. Det kommer klart frem i den vedlagte rapporten fra PA Consulting at begge fylkeskommuner har IKT-miljøer som er svært kompetente. Organisasjonene presterer tilnærmet likt på mange områder når vi sammenlikner dagens leveranser. De ulikhetene som er avdekket vil utfylle hverandre når man nå skal etablere en ny, samlet organisasjon. Alle landets fylkeskommuner bortsett fra Aust-Agder har i dag intern organisering av sitt IKT miljø. Den nye fylkeskommunen i Agder har som mål å være en regional pådriver og utviklingspartner for Sørlandet. Agder fylkeskommune bør påta seg nasjonale oppgaver og være initiativtaker for samordnet oppgaveløsning på tvers i kommunesektoren. Til grunn for et valg av en IKT-Agder organisering bør det være et prioritert mål i Regionplan Agder 2030 å løfte de digitale ambisjonene for kommunene i landsdelen. Det bør også være en ambisjon at flere kommuner, over hele Agder, etterhvert skal bli deltakere i IKT-Agder samarbeidet, og at selskapet er åpne for nye eiere. Kommunesamarbeid reiser imidlertid noen prinsipielle og praktiske problemstillinger. Hensynet til effektivitet og tjenestelevering kan bryte mot hensynet til demokratisk styring og kontroll og vil kreve at fylkeskommunen gir fra seg en viss grad av styring og kontroll til samarbeidet. IKT-Agder er allerede et stort og kjent IKT-miljø og vil kunne være en naturlig del av en fremtidig IKT-klynge i vår landsdel. Både med kraft til å utvikle, og til å være en samarbeidspartner og brobygger for andre viktige satsninger i landsdelen. Den nye fylkeskommunen vil overta nye oppgaver fra statlige etater, den skal ta en pådriverrolle i regionen og tilby effektive tjenester til innbyggere og næringsliv. Dette målbildet stiller krav til høy digitaliseringsgrad av tjenestene gjennom selvbetjening, integrasjon og bruk av nasjonale løsninger. Et eksempel på dette er at data om eleven, på tvers av kommune og fylkeskommune, kan bidra til bedre skoletjenester, som igjen kan bidra til bedre levekår i regionen. IKT-Agder vil også være en attraktiv arbeidsplass i regionen. Agder fylkeskommune må videre ha riktig kompetanse innen digitalisering, endring, og prosess. Disse ressursene skal sammen med IKT-Agder bidra til at Agder fylkeskommune når sine mål og leverer trygge, gode og fremtidsrettede tjenester. De ansatte i Agder fylkeskommune vil jobbe innen en rekke fagfelt, der de kontinuerlig bør utfordre dagens måte å arbeide på og bidra til å forenkle, forbedre og fornye tjenestene de er satt til å utføre. Et selskap med kompetanse innenfor digitale leveranser og rådgiving vil således være en god match. Arkitekter, digitale rådgivere og en sterk prosjektorganisasjon vil hjelpe Agder med å nå de målene som er satt for landsdelen og den nye fylkeskommunen. AAFK og VAF Side 5 av 7

Arbeidsgruppa har nøye vurdert fordeler og ulemper med de ulike modellene og veid alle faktorer og krav til fremtidig IKT-organisering opp mot hverandre. Flertallet i arbeidsgruppen anbefaler basert på forutsetningen i neste avsnitt "Modell 2 Organisering av IKT med IKT-Agder" Mindretallet i arbeidsgruppa som består av de ansattes representant fra Vest-Agder fylkeskommune anbefaler "Modell 1: Intern organisering av IKT". Begrunnelsen for dette synet fremgår av vedlegget "Anbefaling fra arbeidsgruppens mindretall" IT-sjefen i Vest-Agder fylkeskommune er enig i mange av momentene som fremkommer i mindretallets innstilling, men anbefaler likevel ut fra en helthetsvurdering, ikke minst for å bidra til et godt samarbeidsklima, likevel å støtte flertallets anbefaling. Gruppens forutsetninger for valg av modell: De fylkeskommunalt ansatte som overføres til IKT-Agder må sikres like rettigheter som de øvrige ansatte. Overføring av ansatte til IKT Agder er definert som en virksomhetsoverdragelse jfr. arbeidsmiljøloven 16. Dette innebærer at de ansattes vilkår som beskrevet i nåværende arbeidsavtale består i nytt arbeidsforhold, man får også med seg lønnsansiennitet og tjenestetid. Dersom IKT Agder skulle bortfalle, eller det gjennomføres organisatoriske endringer som har bemanningsmessige konsekvenser, har ansatte som er overført via virksomhetsoverdragelsen rett til stilling i Agder fylkeskommune. Det vises ellers til Arbeidsmiljøloven og Hovedtariffavtalen. IKT-ressurser og support ved de videregående skolene organiseres etter tilsvarende modell som man har i Vest-Agder i dag. Agder fylkeskommunes interne digitalisering/ikt miljø tilpasses IKT-Agder men må være robust og stort nok til å kunne være en kompetent og profesjonell bestiller, være en reell pådriver for utvikling av gode digitale tjenester og besitte høy IKT-strategisk kompetanse slik at Agder fylkeskommune beholder den IKT strategiske styringen av egen virksomhet. Det interne digitalisering/ikt miljøet bør inneha kompetanse innen områder som: strategisk IKT, bestiller kompetanse, arkitektur, porteføljestyring, prosjektledelse, og digitalisering (brukerbehov, prosessmodellering og gevinstrealisering Det forutsettes opprettet en IKT-Agder avdeling i Kristiansand. Avdelingen må være robust og stor nok til å fylle Agder fylkeskommunes behov for IKT kompetanse tett på egen virksomhet og bør være lokalisert i eller svært nær fylkeskommunens sentraladministrasjon Avdelingen må ha prosjekt og utviklingskompetanse Avdelingen må ha tekniske drifts- og utviklingsoppgaver blant annet for å kunne dra nytte av IKT-ansvarlige/koordinatorer som i dag er delte ressurser mellom skole og AAFK og VAF Side 6 av 7

sentral IT-seksjon i Vest-Agder (f.eks. kan hoved lokaliseringen for nettverksdrift og sikkerhet i IKT Agder plasseres i Kristiansand) Selskapsavtalen/vedtektene og styringsmodellen for IKT-Agder må tilpasses Agder fylkeskommunes behov. Forslag til aktiviteter etter beslutning Det må snarest etter beslutning etableres en prosjektgruppe for å organisere det formelle og det praktiske ved å slå sammen de to IKT-miljøene. Dette arbeidet må koordineres med de andre arbeidsgruppene som eier aktiviteter knyttet til valg og implementering av ulike fagsystemer i den nye fylkeskommunen. Det må raskt gjennomføres formelle avklaringer og etablering av ny selskapsavtale/vedtekter og justert styringsmodell. Det må være tydelig hva som er ansvaret til IKT Agder, og hva som forventes av fylkeskommunen. Det må utarbeides en detaljert plan for overgang til fellesløsninger og sammenslåing av systemer. Brukerstøtte og driftsmodeller må harmoniseres, og avtaler med leverandører må gjennomgås og beslutninger om eventuelle nyanskaffelser/reforhandlinger må gjøres i samarbeid med juridisk kompetanse. Mange ansatte vil få tilgang til nye systemer. Planlegging av kompetanseheving og overgang til nye prosesser innen de enkelte fagområder vil være sentrale aktiviteter før sammenslåingen Ansvaret for informasjonssikkerhet ligger hos ledelsen i fylkeskommunen. Med nye forskrifter om personvern fra mai 2018 må det innarbeides verktøy og kultur hos alle i fylkeskommunen som sikrer at nye krav imøtekommes. Dette arbeidet må prioriteres høyt. AAFK og VAF Side 7 av 7