Endelig rapport fra tilsyn med Tønsberg kommune Saksbehandlingstid i PPT
Innhold Innhold... 2 Bakgrunn... 3 Lovstridige forhold... 3 Gjennomgang av saken... 4 Fylkesmannens vurdering... 8 Lovgrunnlag... 9 Lovkommentar... 11 Dokumenter i saken... 12 Om tilsynet... 12 Foreløpig tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Tønsberg kommune Side 2 av 12
Bakgrunn har ut fra henvendelser og medieoppslag registrert at det i flere kommuner kan være lang saksbehandlingstid i pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) fra henvisning blir mottatt til sakkyndig tilråding foreligger. Derfor ble det i 2011 besluttet å føre tilsyn med noen kommuner, og Tønsberg er blant de fem kommunene som ble valgt. Tilsynet er gjort med hjemmel i opplæringsloven 14-1, jf kommuneloven Kapittel 10A. Bestemmelsene gir Fylkesmannen hjemmel for å gi pålegg til kommunen om å rette forhold som er i strid med opplæringsloven. Før pålegg benyttes skal kommunen gis en rimelig frist til å rette forholdet. Lovstridige forhold Fylkesmannen har i avsnittet Fylkesmannens vurdering gitt sin vurdering av Tønsberg kommunes praksis, og det ligger til grunn for vår konklusjon. Gjennom tilsynet har Fylkesmannen avdekket følgende lovstridige forhold: a. Den samlede saksbehandlingstiden i PP-tjenesten i Tønsberg er for lang i saker om sakkyndig vurdering etter opplæringsloven 5-1 og 5-7 b. Praksisen med at saker settes på ventelister før de fordeles/tas til behandling Tønsberg kommune bes seinest to måneder etter at endelig tilsynsrapport er mottatt sende en orientering til Fylkesmannen om igangsatte og planlagte tiltak med tidsplan for å rette opp de lovstridige forholdene. Foreløpig tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Tønsberg kommune Side 3 av 12
Gjennomgang av saken Bemanning Fra årsrapportering 2009 framkommer det at bemanningen pr 1. november 2010 bestod av 11,8 stillinger. I tillegg kommer 2,5 stilling i logopedtjenesten, som er under PP-tjenestens administrasjon. Årsrapporten fra 2010 viser de samme tallene. Ifølge årsrapporten fra 2010 ble det også inngått en avtale med private logopeder, som arbeidet med førskolebarn fra mars 2010 til skoleårets slutt i 2011. Av den skriftlige redegjørelsen kommer det også fram at kommunen bevilget en 30 % fast stilling i PP-tjenesten fra 1. november 2011. Tabell 1: Årsverk i PP-tjenesten i Tønsberg Årsverk i PP-tjenesten 2011/12 2010/11 2009/10 Psykologer 3 3 3 Spesialpedagoger/pedagoger 5,8 4,8 7,8 Sosialfaglig personell 1 1,7 0,7 Andre fagstillinger 2 2 0 Sum 11,8 11,5 11,5 Merkantilt personell 1 0 1,3 Sum totalt 12,8 11,5 12,8 Kilde: Grunnskolens Informasjonssystem (GSI) PPT i Tønsberg er organisert i to team geografisk; henholdsvis PUS-kretsen (Presterød ungdomsskolekrets) og RUS-kretsen (Ringshaug ungdomsskolekrets). PPT skriver i redegjørelsen at vakanser i det enkelte team kan føre til sårbarhet og at de har truffet tiltak i forhold til dette. Tiltaket har gått ut på å leie inn ekstern hjelp til å gjøre en første vurdering. Tønsberg PPT redegjør i årsrapportene fra både 2009 og 2010 for vakanser og etterslep i saker, som har ført til ventelister for tjenesten. I redegjørelsen kommer det fram at PPT i Tønsberg har slitt med vakanser også i 2011, hvilket har gjort tjenesten sårbar. Kommunen har problematisert denne utfordringen ved å vise til at når saksbehandlere slutter, må mange saker overføres internt, og at man ikke uten videre kan overføre mange aktive saker til nye saksbehandlere. Dette kan ifølge PPT føre til ekstra ventetid. I et brev fra PPT og Logopedtjenesten til skolene og barnehagene datert 10.8.2011 skriver de at det i begynnelsen av august var registrert over 70 saker som nå sto på en venteliste. Ifølge redegjørelse omdisponerte Virksomhet Barn og unge internt midler for 2011 for å ta unna ventelistene. Det ble i tillegg anledning for de ansatte i PPT å arbeide overtid, samt at det ble gitt mulighet til å leie inn fagkyndig hjelp til utredninger. Det blir både i årsrapporten fra 2010 og i kommunens redegjørelse påpekt at henvisningsmengden/saksmengden er for stor i forhold til kapasitet/tilgjengelige ressurser. Tabell 2: Elever pr årsverk (inklusive private skoler) Elever per årsverk 2011/12 2010/11 2009/10 Fagstillinger 413,4 422,1 422,7 Kilde: GSI Foreløpig tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Tønsberg kommune Side 4 av 12
Tallene i tabell 2 omfatter barn i grunnskolealder. Det betyr at barn i førskolealder og voksne kommer i tillegg. Kommunen skriver i redegjørelsen at det i voksenopplæringen ble etablert en 50 % midlertidig stilling i PP-tjenesten fra 1. august 2011 og foreløpig fram til 31. mars 2012 for å jobbe med sakkyndige vurderinger for voksne. Selv om antall henvisninger gikk ned fra 2009 til 2010 har antall saker tjenesten arbeider med økt. Internt har PPT i den forbindelse hatt fokus på å avslutte saker de ikke hadde en like aktiv rolle i. Det ble også satt ned en arbeidsgruppe av kommunaldirektøren i 2010 med mandatet: Å skape økt handlingsrom for organisering av undervisningen/opplæringen for å sikre barn/elever et likeverdig tilbud. PP-tjenesten avsluttet 243 saker i 2010 mot 169 i 2009. Tabell 3: Totalt antall saker i PPT i Tønsberg År Nye henvisninger totalt Aktive saker Antall avsluttede saker 2008 209 1019 2009 272 1101 167 2010 216 1148 243 Kilde: Redegjørelse og årsrapporter fra kommunen Saksgang i PPT Tønsberg Fra kommunens rutine for henvisning og saksgang tar vi med: - Alle elever som ønskes henvist må drøftes i forkant med kontaktpersoner fra PPT. Relevante kartleggingsprøver skal være tatt og analysert. PPT har utarbeidet skjema/maler til dette. Skolen skal prøve ut og evaluere relevante tiltak en periode før henvisning. En pedagogisk rapport skal følge henvisningen. - Merkantile registrerer nye henvisninger i PPI (PP-tjenestens registreringssystem) - Henvisninger mottatt til og med tirsdag blir gjort klar til første fagteam torsdag. - Etter at nye henvisninger har vært tatt opp i fagteam, får merkantile beskjed om å sende ut mottatt/vente- eller saksbehandlerbrev. - PPT har satt en frist for henvisning til 1. januar for nye elever og barn med antatt behov for hhv spesialundervisning eller spesialpedagogisk hjelp. - PPTs egen frist for utarbeidelse av sakkyndig vurdering er 15. mai. Fra kommunens forklaring kan vi lese at etter at en sak er fordelt kan det ta ca 14 dager før saksbehandler begynner informasjonsinnhentingen og utredningene, med mindre annet er avtalt. Videre vil det i en del tilfeller prøves ut tiltak i form av tilpasninger/justeringer av opplæringen etter den første vurderingen er gjort. Etter en tid evalueres dette og eventuelle behov for spesialpedagogiske innsatser fastslås og sakkyndig vurdering utarbeides. Det vil da ha gått en tid fra saken er igangsatt til sakkyndig vurdering foreligger. Elever med sakkyndig vurdering som kommer tilflyttende fra andre kommuner kan bli liggende i PPT en stund før de blir behandlet. Dette fordi det allerede foreligger en sakkyndig vurdering som danner utgangspunkt for tilrettelegging. Disse sakene drøftes derfor foreløpig på skolen og det prøves ut tiltak før videre behandling PPT. I redegjørelsen er det vist til tiltak for å bedre situasjonen. Fra september 2011 er det etablert en ordning der PP-tjenesten er fast ute på skolene. Dette innebærer blant annet følgende: Foreløpig tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Tønsberg kommune Side 5 av 12
- Henvisninger skal drøftes på forhånd med PP-tjenere på skolen. Skolen skal ha prøvd ut konkrete tiltak som drøftes med PPT for en avklaring på hva som bør skje videre. - Konsultasjoner med lærere og/eller foresatte legges til kontaktmøtene. Det kan være problemstillinger skolen/foresatte ønsker å drøfte med PPT. - Kontaktmøtene kan være forum for drøfting/refleksjon rundt spesialpedagogigske problemstillinger, hvordan skolen møter/håndterer ulike vansker hos elever, skolens organisering av spesialundervisningen, systemrettet arbeid, kompetansebehov m.v. - Møtene er faste, hver 5. 6. uke. PPT og skole setter av tilstrekkelig tid. Saksbehandlingstider Som et tiltak etter tidligere tilsyn fra, ble det satt en frist 1. januar på når henvisninger på spesialpedagogiske behov skulle sendes PP-tjenesten. Tiltaket var et forsøk på å rette opp fylkesmannens merknad om ventetid. I 2010 ble 216 saker henvist til PPT. Tiden fra henvisning ble mottatt til saken ble påbegynt, var gjennomsnittlig 82 dager (2 mnd og 22 dager). PPT har i redegjørelsen kun tatt for seg de sakene der det foreligger sakkyndig vurdering, da de mener dette er representativt i forhold til saksbehandlingstid i PP-tjenesten i Tønsberg. Dette dreier seg om til sammen 55 saker. Det er i tillegg tatt med tall fram til 4. august for 2011. Kommunen har ikke sendt oversikt som viser tidsbruken fordelt på hhv førskole, grunnskole og voksne på alle punkter. Tabell 4: Gjennomsnittlig ventetid fra mottak av henvisning til saken er påbegynt 2010 2011 Førskolebarn Grunnskole Kortest 0 dager 30 dager 90 dager Lengst 246 dager 60 dager 150 dager Gjennomsnitt 82 dager 90 dager Kilde: Kommunens redegjørelse Tabell 5: Detaljert ventetid 2010 fra mottak av henvisning til saken er påbegynt 0-1 mnd 1-2 mnd 2-3 mnd 3-4 mnd 4-5 mnd 5-6 mnd >6 mnd 14 10 8 8 5 6 4 Kilde: Kommunens redegjørelse Tabell 5 viser at ca 48 % av utvalget på 55 av 216 saker PPT har sendt statistikk på, har en ventetid fra saken er mottatt til behandling er påbegynt på over 3 mnd. Vel 7 % har ventetid utover 6 mnd. Kommunen skriver i sin redegjørelse at tallene for 2011 ikke er registrert ferdig og derfor ikke tilgjengelig før ved en gjennomgang av PPI. Dette gjøres i januar året etter. Kommunen anslår likevel ut fra erfaring at tallene ikke er vesentlig endret fra 2010. I et brev fra PPT og Logopedtjenesten datert 10.8.2011 om endringer i rutinene for henvisning står det at det pr august 2011 var registrert over 70 saker på venteliste, herav 10 førskolebarn. I årsrapporten fra 2010 står det at det ved skolestart var ca 80 saker som ikke var fordelt, og at ventetiden på hjelp i PP-tjenesten var på ca 6 mnd i 2010, med unntak av førskolebarn som ble prioritert. PP-tjenestens forklaring på noe av den ekstra ventetiden er det totale antall saker den enkelte PP-tjener har ansvar for og at PP-tjenesten har slitt med vakanser. Når saksbehandlere slutter Foreløpig tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Tønsberg kommune Side 6 av 12
må svært mange saker overføres internt, og som PP-tjenesten skriver i sin redegjørelse: En kan ikke forvente at nye saksbehandlere kan overta eksempelvis 50 saker som det jobbes aktivt med i tjenesten. Tabell 6: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for nye utredninger, fra saken er påbegynt til sakkyndig vurdering foreligger 2010 Kortest 0 Lengst 392 Gjennomsnitt 102 Kilde: Kommunens redegjørelse Tabell 7: Detaljert saksbehandlingstid 2010 for nye utredninger, fra saken er påbegynt til sakkyndig vurdering foreligger 0-1 mnd 1-2 mnd 2-3 mnd 3-4 mnd 4-5 mnd 5-6 mnd >6 mnd 11 9 9 8 3 6 9 Kilde: Kommunens redegjørelse Tabell 7 viser at ca 47 % av utvalget på 55 av 216 saker PPT har sendt statistikk på, har en behandlingstid på mer enn 3 mnd. Vel 16 % har en behandlingstid utover 6 mnd. Saksbehandlingstiden for oppdatering av tidligere sakkyndige vurderinger varierer i følge kommunens redegjørelse. PP-tjenesten følger opp mange saker ved deltakelse på samarbeidsmøter og lignende, og sakkyndige vurderinger blir skrevet i forbindelse med overgangene barnehage, småskoletrinn, mellomtrinn, ungdomstrinn. I tillegg kommer uttalelser i forbindelse med overgang til videregående skole. En del av disse sakene kan ta lenger tid enn avtalt med institusjoner, foresatte og PPT pga blant annet stor saksmengde. PPT har ikke sendt med oversikt som viser tidsbruk eller korteste, lengste og gjennomsnittlig saksbehandlingstid på dette punktet. Voksne Når det gjelder voksne, redegjør kommunen for at det pr 20.3.10 var 55 søkere til voksenopplæringen der det var behov for å gjøre sakkyndige vurderinger. Fra 29.3 til 25.6.10 (ca 3 mnd) ble alle søkerne vurdert og alle fikk en sakkyndig vurdering. PPT skriver videre at alle søknader som kom inn i løpet av våren 2011, fra mars og fram til 1. juli 2011, er vurdert. Bakgrunnen var en forespørsel fra Rådmannen som ba om PPTs vurdering når det gjaldt sakkyndig vurdering for voksne før sommeren 2010, og en plan for hvordan PPT for framtiden kunne ivareta voksnes rett til sakkyndig vurdering etter 4a-2. Tallene i redegjørelsen stemmer ikke overens med tallene hentet fra GSI, se tabell 8. Tabell 8: Henvisninger fra voksne 2011/12 2010/11 2009/10 Deltakere meldt til PPT 57 81 123 Tilrådd 57 77 0 Kilde: GSI Foreløpig tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Tønsberg kommune Side 7 av 12
Systemrettet arbeid PPT skriver i årsrapport for 2010 at det er hjelp til å bedre klassemiljøer som preger forespørsler fra skoler når det gjelder det systemrettede arbeidet. Dette kommer i tillegg til arbeid som krever en systemrettet innsats i forbindelse med oppfølging av individsaker. Andre tema er forholdet mellom spesialundervisning og tilpasset opplæring, LP-modellen (læringsmiljø og pedagogisk analyse) og utvikling av kontaktfunksjonsordningen opp mot skolene. Fylkesmannens vurdering Ventetid og saksbehandlingstid Redegjørelsen fra kommunen viser at henviste saker (55 av 216 henvisninger 2010) ble liggende hos PPT fra ca 0 til 246 dager i 2010 før saksbehandlingen begynte. Fram til 4. august 2011 er tilsvarende tall fra 1 til 5 mnd. I tillegg kommer en gjennomsnittlig saksbehandlingstid på 0 til 392 dager i 2010 hvor PPT regner med tilsvarende tall for 2011. Et gjennomsnitt på 2-3 måneder før saksbehandlingen hos PPT begynner, sett sammen med en gjennomsnittlig saksbehandlingstid på over tre måneder, er etter Fylkesmannens vurdering for lang saksbehandlingstid til at alle elever får innfridd sin rett til spesialundervisning. Kommunen vurderer også selv situasjonen med ventetid som et problem (Kilde: Årsrapport 2010). Utdanningsdirektoratet sier i sin veileder at ventelister ikke er forenlig med elevers rett til spesialundervisning, og Fylkesmannen finner derfor at kommunens praksis med lang ventetid før saksbehandlingen begynner, er uforenlig med elevers rett til spesialundervisning. Kommunen sier ikke noe om hvor lang skolenes saksbehandlingstid er, men det må etter Fylkesmannens vurdering ta noe til før henvisning blir sendt til PPT og fra skolen mottar PPTs tilråding til vedtak blir fattet. Dette tilsynet gjelder bare saksbehandlingstiden i PPT, men det er likevel viktig at kommunen vurderer den totale saksbehandlingstiden. I årsrapporten for 2010 skriver PP-tjenesten at henvisinger på førskolebarn har økt fra 12 til 23 %. Kommunen skriver videre at de prioriterer henvisninger fra førskolebarn, og at de derfor har en kortere ventetid på disse. Kommunen har i redegjørelsen oppgitt gjennomsnittlig ventetid for førskolebarn for 2011 (fram til august) til å være 1 mnd, og lengste ventetid 2 mnd. Saksbehandlingstid for førskolebarn er ikke konkretisert og det er derfor vanskelig å ta stilling til total saksbehandlingstid for førskolebarn. Det er likevel grunn til å anta at med en gjennomsnittlig ventetid på 1,5 mnd og den totale mengde saker PP-tjenesten har total saksbehandlingstid også for førskolebarn i mange tilfeller vil bli over 3 mnd. Fylkesmannen registrerer at kommunen i 2010 satte ned en arbeidsgruppe med formålet: Skape økt handlingsrom for organisering av undervisningen/opplæringen for å sikre barn/elever et likeverdig tilbud. Arbeidsgruppa har levert en rapport med forslag til systemutvikling/kompetanseutvikling i skolene, tidlig intervensjon med mer. Fornyingsprosjektet har til hensikt å styrke kvaliteten når det gjelder spesialundervisningen, både i barnehage/skole og i PP-tjenesten. De statistiske opplysningene som denne rapporten bygger på, beskriver situasjonen før nytilsettingen pr 1. november 2011. Hvor vidt denne tilsettingen vil bringe den totale Foreløpig tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Tønsberg kommune Side 8 av 12
saksbehandlingstiden i PPT ned på et forsvarlig nivå er det ikke mulig å konkludere i forhold til. Fylkesmannens konklusjon er at saksbehandlingstiden, fra saker kommer inn til PPT og til sakkyndig vurdering foreligger, er for lang. Dermed får ikke alle barn/elever innfridd sin rett til spesialpedagogisk hjelp/spesialundervisning etter opplæringsloven 5-1 og 5-7. PPt s frist for henvisninger PPt har i sin rutine skrevet at barnehager og skoler har frist 1. januar for å henvise nye elever/barn med antatt behov for spesialundervisning eller spesialpedagogisk hjelp til PPtjenesten. I et brev fra PPT til skoler og barnehager datert 10.8.11 framkommer det at PPT undres over at de har mottatt mange henvisninger etter 16. juni, uten at det pekes på fristen 1. januar. I en e-post fra 8.2.2012 forklarer PP-tjenesten at hensikten med fristen er at skoler og barnehager ikke skal vente med mulige henvisninger for lenge, og at det skal gjøre det lettere for PP-tjenesten å planlegge sitt arbeide. Det kommer videre fram at fristen ikke er absolutt, og at henvisninger selvsagt kan sendes gjennom hele året. Redegjørelsen viser blant annet til ventelistene for PUS og RUS som gir en visuell oversikt/registrering på alle saker som henvises tjenesten fortløpende. Det er et krav om at saken etter forvaltningsloven skal behandles innen rimelig tid. Dette gjør at det ikke er anledning for kommunen til å sette søknadsfrist, se mer om dette i lovkommentaren. Etter vår forståelse har PP-tjenesten satt fristen 1. januar i sine rutiner både for å få skoler/barnehager til å sende inn henvisninger tidlig nok og for å lettere kunne planlegge sitt arbeid. Innsendt dokumentasjon tyder på at PPT mottar henvisninger uavhengig av søknadsfristen som er oppgitt i rutinene, og Fylkesmannen forutsetter derfor at skoler og barnehager er kjent med hvordan fristen 1. januar er å forstå i praksis, og at dette ikke hindrer instansene å henvise barn/elever utenom fristen. Voksne Voksne som ikke har tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet, har rett til spesialundervisning, jf. opplæringsloven 4A-2. Etter denne paragrafen skal det utarbeides sakkyndig vurdering som grunnlag for vedtaket. Fylkesmannen tar til underretning at det i 2010 pågikk ett prosjekt for å utarbeide sakkyndige vurderinger for søkerne til Voksenopplæringen. Kommunen skriver i redegjørelsen at i løpet av en tre mnd periode ble alle 55 søkere til voksenopplæringen med behov behandlet. Videre skriver de at alle voksne søkere med behov som ble henvist våren 2011, fra mars og fram til 1. juli, er vurdert. Etter fylkesmannens vurdering av innsendt dokumentasjon er det rimelig å anta at søkere fikk en behandling i løpet av tre måneder, og at voksnes rett etter 4A-2 dermed er innfridd. Foreløpig melding om saksbehandlingstid Kommunens redegjørelse sier ikke noe om hvorvidt kommunen har en praksis med å sende foreløpig svar dersom saksbehandlingstiden overstiger 1 måned, men ifølge en redegjørelse fra 2008 til Fylkesmannen står det at merkantile skal sende ut mottatt/vente-eller saksbehandlerbrev etter at nye henvisninger har vært tatt opp i fagteam. Lovgrunnlag I opplæringsloven 5-1 beskrives elevers rett spesialundervisning og betingelser for at en slik rett skal inntre: Foreløpig tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Tønsberg kommune Side 9 av 12
Elevar som ikkje har eller som ikkje kan få tilfredsstillande utbytte av det ordinære opplæringstilbodet, har rett til spesialundervisning. I vurderinga av kva for opplæringstilbod som skal givast, skal det særleg leggjast vekt på utviklingsutsiktene til eleven. Opplæringstilbodet skal ha eit slikt innhald at det samla tilbodet kan gi eleven eit forsvarleg utbytte av opplæringa i forhold til andre elevar og i forhold til dei opplæringsmåla som er realistiske for eleven. Elevar som får spesialundervisning, skal ha det same totale undervisningstimetalet som gjeld andre elevar, jf. 2-2 og 3-2. Opplæringsloven 5-7 fastsetter: Barn under opplæringspliktig alder som har særlege behov for spesialpedagogisk hjelp, har rett til slik hjelp Hjelpa kan knytast til barnehager, skolar, sosiale og medisinske institusjonar og liknande, eller organiserast som eigne tiltak. Hjelpa kan også givast av den pedagogiskpsykologiske tenesta.... Opplæringsloven 5-3 regulerer kommunens ansvar for å utarbeide sakkyndig vurdering, krav til vurderingen og ansvar for å treffe enkeltvedtak: Før kommunen eller fylkeskommunen gjer vedtak om spesialundervisning etter 5-1 eller vedtak om spesialpedagogisk hjelp etter 5-7, skal det liggje føre ei sakkunnig vurdering av dei særlege behova til eleven. Vurderinga skal vise om eleven har behov for spesialundervisning, og kva for opplæringstilbod som bør givast. Den sakkunnige vurderinga skal blant anna greie ut og ta standpunkt til - eleven sitt utbytte av det ordinære opplæringstilbodet - lærevanskar hjå eleven og andre særlege forhold som er viktige for opplæringa - realistiske opplæringsmål for eleven - om ein kan hjelpe på dei vanskane eleven har innanfor det ordinære opplæringstilbodet - kva for opplæring som gir eit forsvarleg opplæringstilbod Departementet kan gi nærmare forskrifter om den sakkunnige vurderinga. Dersom vedtaket frå kommunen eller fylkeskommunen avvik frå den sakkunnige vurderinga, skal grunngivinga for vedtaket blant anna vise kvifor kommunen eller fylkeskommunen meiner at eleven likevel får eit opplæringstilbod som oppfyller retten etter 5-1 eller 5-7. Forvaltningsloven 11a om saksbehandlingstid og foreløpig svar: Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og såvidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. Foreløpig tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Tønsberg kommune Side 10 av 12
Opplæringsloven 4A-2 omhandler voksnes rett til spesialundervisning på grunnskolens område: Vaksne som ikkje har eller som ikkje kan få tilfredsstillande utbytte av det ordinære opplæringstilbodet for vaksne, har rett til spesialundervisning. Vaksne som har særlege behov for opplæring for å kunne utvikle eller halde ved like grunnleggjande dugleik, har rett til slik opplæring. For opplæring etter denne paragraf gjeld 5-1 andre ledd bortsett frå siste punktum, og 5-3, 5-4, 5-5 og 5-6 tilsvarande. Lovkommentar Rett til spesialundervisning er en individuell rettighet. Dersom man ut fra en vurdering konkluderer med at eleven ikke har tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet, inntrer retten til spesialundervisning. Det er også en individuell rett å få vurdert behovet for spesialpedagogisk hjelp. Opplæringsloven 5-3 gir regler for saksbehandlingen. Når foresatte/skolen mener det er nødvendig, henvises eleven til PPT. Det er nødvendig med foresattes samtykke, og det er skolens ansvar å sørge for at en elev blir henvist til PPT. Når henvisning er foretatt, er det PPTs oppgave å utrede og gi en sakkyndig tilråding. Denne tilrådingen er grunnlaget for det enkeltvedtaket som skal fattes. Forvaltningsloven sier i 11a at en sak skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold. Dersom det ikke kan fattes enkeltvedtak innen en måned, skal det sendes foreløpig svar. Det er kommunen som sender dette svaret, og det er da PPTs oppgave å orientere kommunen i saker der den totale saksbehandlingen vil ta mer enn en måned. Kommunen kan her forstås som rektor dersom kompetansen til å fatte enkeltvedtak er delegert. Opplæringsloven setter ikke tidsfrister for PP-tjenestens behandling av slike saker. Loven må likevel forstås slik at saken skal avgjøres innen rimelig tid, jf Veileder til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning (Utdanningsdirektoratet 2009) punktene 6.5.3 og 6.6.4. Det må ses i sammenheng med forvaltningslovens bestemmelser, som gjelder hele prosessen fra skolen starter vurderingen av elevens behov og til enkeltvedtak er fattet. PPTs saksbehandling er altså et ledd i den totale saksbehandlingen. Når det gjelder forvaltningsloven 11a og kravet om å forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold, sier veilederen i punkt 6.6.4: Dette kravet gjelder for skoleeier/skolen samt PP-tjenesten. Det er viktig å huske at siden det er såpass mange ledd i saken, kan for eksempel ikke PP-tjenesten bruke uforholdsmessig lang tid. I vurderingen av hva som er for lang saksbehandlingstid, vil elevens behov for å få avklart sine behov og rettigheter så raskt som mulig, føre til at for eksempel en saksbehandlingstid på totalt over tre månder vil være for lang saksbehandlingstid. Hvis saksbehandlingstiden vil overstige tre måneder, må det kunne vises til særskilte forhold ved eleven/elevens utredning som tilsier at en saksbehandlingstid på over tre måneder ikke er et ugrunnet opphold etter forvaltningsloven. I slike tilfeller er det imidlertid viktig å merke seg at elevens rett til opplæring ikke må bli skadelidende på grunn av saksbehandlingstiden. Foreløpig tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Tønsberg kommune Side 11 av 12
Det kan da være hensiktsmessig at PP-tjenesten gir en foreløpig sakkyndig tilrådning som kan gi skolen grunnlag for et tidsbegrenset vedtak etter opplæringsloven 5-1. Veilederen sier at siden det er et krav om at saken skal behandles innen rimelig tid, har man ikke anledning til å innføre ventelister for utredning. Elevens rett til spesialundervisning etter opplæringsloven 5-1 kan ikke settes til side på grunn av manglende kapasitet og dermed lang saksbehandlingstid. Samme begrunnelse gis når veilederen sier at det ikke er anledning for kommunen å sette søknadsfrister. Foreldrene eller eleven kan når som helst i året kreve at nødvendige undersøkelser gjøres. Voksnes rett til spesialundervisning er regulert gjennom opplæringsloven 4A-2. Her går det fram at det skal foreligge sakkyndig tilråding som grunnlag for vedtaket. Dokumenter i saken Varsel om tilsyn datert 10.8.11 Dokumentasjon om saksbehandlingstid i PPT datert 28.9.11 - Oversikt over saksbehandlingstider - Årsmelding PP-tjenesten 2010 og 2009 - Ventelister PPT, team PUS og RUS 4.8.2011 - Rapport fra arbeidet med sakkyndige vurderinger for søkerne til Voksenopplæringen Tønsberg våren 2010 - Årshjul PPT - Mal for henvisningsskjema og pedagogisk rapport som skal følge henvisningen til PPT - Beskrivelse av kontaktmøte PPT og skolene fra september 2011 - Tilsyn med virksomheter etter opplæringsloven saksbehandlingstid i PP-tjenesten (PP-tjenestens redegjørelse) E-postutveksling 8.2.2012 Grunnskolens informasjonssystem (GSI): - Antall fagstillinger og grunnskoleelever pr fagstilling - Antall voksne henvist til PPt Om tilsynet Tilsynet er gjennomført som skriftlig tilsyn, det vil si ved gjennomgang og vurdering av skriftlig informasjon fra kommunen. Tilsynet ble varslet i brev 10.8.11 med frist for innsending av dokumentasjon 1. oktober. Foreløpig rapport ble sendt kommunen 7.2.12 med mulighet for å gi merknader til rapporten. Det kom ikke tilbakemelding på foreløpig rapport fra kommunen, og endelig rapport ble sendt ut 20.3.2012. Fylkesmannens tilsynsgruppe har vært Fred Burmann, Odd Endresen og Kristine Sti, med sistnevnte som saksbehandler. Foreløpig tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Tønsberg kommune Side 12 av 12