Rapport fra tilsyn. med Sandefjord kommune 2011/2012. Saksbehandlingstid i PPT

Transkript

1 Rapport fra tilsyn med Sandefjord kommune 2011/2012 Saksbehandlingstid i PPT

2 Innhold Innhold 2 Bakgrunn 3 Lovstridige forhold 3 Gjennomgang av saken 4 Fylkesmannens vurdering 9 Lovgrunnlag 12 Lovkommentar 14 Dokumenter i saken 16 Om tilsynet Tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Sandefjord kommune Side 2 av 16 Fylkesmannen i Vestfold, mars 2012

3 Bakgrunn Fylkesmannen i Vestfold har ut fra henvendelser og medieoppslag registrert at det i flere kommuner kan være lang saksbehandlingstid i pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) fra henvisning blir mottatt til sakkyndig tilråding foreligger. Derfor ble det i 2011 besluttet å føre tilsyn med noen kommuner, og Sandefjord er blant de fem kommunene som ble valgt. Tilsynet er gjort med hjemmel i opplæringsloven 14-1, jf kommuneloven kapittel 10A. Bestemmelsene gir Fylkesmannen hjemmel for å gi pålegg til kommunen om å rette forhold som er i strid med opplæringsloven. Før pålegg benyttes skal kommunen gis en rimelig frist til å rette forholdet. Lovstridige forhold Fylkesmannen har i avsnittet Fylkesmannens vurdering gitt sin vurdering av Sandefjord kommunens praksis, og den ligger til grunn for konklusjonen om lovstridig forhold. Der drøftes også forhold der Fylkesmannen mener at praksis på tilsynstidspunktet var lovstridig, men som er korrigert før utsendelse av endelig tilsynsrapport, for eksempel inntaksstopp. I tillegg drøftes forhold der det ikke konkluderes med lovstridighet, men som kommunen kan vurdere å ta som veiledning. Gjennom tilsynet har Fylkesmannen avdekket følgende lovstridige forhold: Den samlede saksbehandlingstiden i PPT i Sandefjord er for lang i saker om sakkyndig vurdering etter opplæringsloven 5-1, 5-7 og 4A-2. Sandefjord kommune sender senest to måneder etter at endelig tilsynsrapport er mottatt en orientering til Fylkesmannen om igangsatte og planlagte tiltak med tidsplan for å rette opp det lovstridige forholdet Tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Sandefjord kommune Side 3 av 16 Fylkesmannen i Vestfold, mars 2012

4 Gjennomgang av saken Bemanning Skole- og barnehagesjefen opplyser at det er et underforbruk på lønnsbudsjettet for PPT i Her er det i tillegg til ordinære lønnsmidler satt av midler til kjøp av tjenester til sakkyndig utredningsarbeid. Det opplyses at alle stillingshjemler ble besatt i løpet av mai Kommunen opplyser også at det de siste årene periodevis har vært vakante stillinger på grunn av ansettelsesstopp i kommunen. Også sykemeldinger og permisjoner har bidradd til et etterslep i saksbehandlingen. Det har i tillegg vært vanskelig å skaffe kvalifiserte søkere til ledige stillinger. Samtidig har antall henvisninger økt. Flere av saksbehandlerne ble ansatt i 2011, og kommunen sier det vil ta tid før nytilsatte fullt ut er operative. Det har vært iverksatt kompetanseheving og mentorordning. PPT har i følge den skriftlige redegjørelsen leder i full stilling, 9,5 fagstillinger og 1,2 stilling merkantilt personale. Tabell 1: Årsverk i PP-tjenesten i Sandefjord Årsverk i PPT 2011/ / /2010 Psykologer 0,9 0,9 1,8 Spesialpedagoger/pedagoger 7,6 8,4 8 Sosialfaglig personell 0 0 0,5 Andre fagstillinger Sum 10,5 10,3 11,3 Merkantilt personell 1,2 1,2 1,2 Sum totalt 11,7 11,5 12,5 Kilde: Kommunens rapportering i GSI Tabell 2: Elever pr årsverk (inklusive private skoler) Elever pr årsverk Fagstillinger 541,9 552,5 504,9 Kilde: Kommunens rapportering i GSI Tallene i tabell 2 omfatter barn i grunnskolealder. Det betyr at barn i førskolealder og voksne kommer i tilegg. Inntaksstopp I juli 2011 fikk rektorene en e-post der det står at det er besluttet inntaksstopp for henvisning av saker til PPT fram til 15. november. Det heter at Saksmengden er pr. i dag uhåndterlig og Tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Sandefjord kommune Side 4 av 16 Fylkesmannen i Vestfold, mars 2012

5 behandlingstiden uforsvarlig lang. På det tidspunktet var det 150 saker som ikke var påbegynt. Skolene ble oppfordret til større fokus på tilpasset opplæring. I kommunens redegjørelse til Fylkesmannen står det at saker som gjelder førskolebarn og hastesaker som omhandler skolevegring og vold, ikke er omfattet av inntaksstoppen. Det samme gjelder saker som er meldt av barnevern, foresatte eller andre, og det sies at rektorene ble bedt om å skrive midlertidige enkeltvedtak der det var nødvendig. Dette går ikke fram av e-posten til skolene. Saksgang i PPT Fra kommunens rutine for henvisning og saksgang tar vi med: Inntaksmøte arrangeres av leder for PPT. Her diskuteres nye henvisninger. Saker som blir tatt inn til behandling bestemmes i møtet, og sakene blir koplet til saksbehandler. Senest tre uker etter at henvisning er mottatt, skal det sendes informasjonsbrev til henvisende instans med kopi til foresatte om at arbeidet er igangsatt. Etter inntaksmøtet holdes det et henvisningsmøte ved behov. Her besluttes det av leder og saksbehandler om saken skal vurderes ift opplæringsloven 5-3. Det vil si at saken enten blir avslått eller at utredning blir igangsatt. Fylkesmannen ba kommunen om tilleggsopplysninger om praksis på dette området, og kommunen opplyser dette: Henvisningsmøtet er en tidligere praksis som PPT nå i all hovedsak har gått bort fra. Henvisningsmøtet er erstattet av drøftningsmøter med henvisende instans og foreldre. I drøftningsmøtet opplyses saken ytterligere, og videre saksgang blir skissert. Saken blir fulgt opp av en sakkyndig vurdering med to mulige utfall: 1. Anbefaling om spesialundervisning iht Anbefaling om tilpasset opplæring, dvs, barnet har etter PPTs vurdering ikke behov for spesialundervisning. Den sakkyndige vurderingen skal i begge tilfeller etterfølges av enkeltvedtak fattet av rektor ved skolen. Klagefrist 3 uker. Saksbehandlingstider Tabell 3: Antall nyhenviste saker og totalt antall saker År Nyhenviste pr Nyhenviste saker totalt * Kilde: Kommunens redegjørelse *Pr 1. september Henviste saker totalt; Nye + fornying av sakkyndig vurdering En sakkyndig tilråding skal i regelen ikke gjelde for mer enn tre år i Sandefjord kommune, men det er i dag elever som har både seks og sju år gamle utredninger Tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Sandefjord kommune Fylkesmannen i Vestfold, mars 2012 Side 5 av 16

6 På grunn av saksmengden opprettet man i januar 2011 venteliste for saksbehandling. Hensikten var å kunne gjøre nødvendige prioriteringer for å sikre barns rettighet til spesialpedagisk hjelp og spesialundervisning. Her prioriterte man barn som ikke allerede hadde en sakkyndig vurdering og enkeltvedtak om spesialpedagogisk hjelp / spesialundervisning, samt ved overgangene mellom barnehage-skole og barnetrinnungdomstrinn. De siste årene har PPT benyttet eksterne utredere. I 2010 var de eksterne utrederne ansvarlig for 28 saker. PPTs erfaring med ekstern bistand er at både ventetid og saksbehandlingstid er lang. Denne praksisen er ikke videreført. I 2011 har man benyttet ekstern psykologispesialist til å gjøre utredning og skrive utredningsrapport, mens PPT selv skriver den sakkyndige vurderingen. Kommunen mener at man etter ikke lenger vil ha skolesaker på venteliste, og at ventelista for førskolesaker vil være under kontroll på ettervinteren, som Fylkesmannen forstår som vinteren Under er en sammenfatning av den statistikken kommunen har sendt inn. Man må merke seg at tallene for 2011 er pr 1. september. Tabell 4: Gjennomsnittlig ventetid fra mottak av henvisning til saken er påbegynt År Alle saker Førskole Skole Voksne Kilde: Kommunens redegjørelse Tabell 5: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for nye utredninger, fra saken er påbegynt til sakkyndig vurdering foreligger År Alle saker Førskole Skole Voksne Kilde: Kommunens redegjørelse Tabell 6: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for oppdatering av sakkyndige vurderinger År Alle saker Førskole Skole Voksne * Kilde: Kommunens redegjørelse * Det var ingen henviste saker Tabell 6 gir uttrykk for den tiden som brukes fra man begynner sakkyndighetsarbeidet til sakkyndig vurdering er utarbeidet. Tabell 7 viser den totale tiden fra henvinsing er mottatt til saksbehandlingen er fullført. Tabell 7: Oppdatering av tidligere utredninger. Gjennomsnittlig antall dager fra henvisning er mottatt til sakkyndig vurdering foreligger År Alle saker dager dager Kilde: Kommunens redegjørelse Tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Sandefjord kommune Fylkesmannen i Vestfold, mars 2012 Side 6 av 16

7 Tabell 8: Korteste og lengste tid i antall dager for nye utredninger År Korteste ventetid Lengste ventetid Førskole Skole Voksne Førskole Skole Voksne Korteste saksbehandlingstid Lengste saksbehandlingstid Førskole Skole Voksne Førskole Skole Voksne Kilde: Kommunens redegjørelse Når det gjelder både ventetid og saksbehandlingstid, er det et stort spenn mellom korteste og lengste. Voksne Den statstikken kommunen har sendt inn, tyder på at det er få voksne som utredes. Det opplyses ikke om antall voksne. Når både korteste og lengste ventetid i 2010 er 95 dager, kan det leses som om det bare var en ny henvisning i Det samme forholdet gjør seg gjeldende for saksbehandlingstiden. I den opprinnelige redegjørelsen går det fram at det ikke var henvisninger i 2011 på rapporteringstidpunktet. I tilleggsrapporteringen i januar 2012 opplyses det at det i 2011 var 5 henvisninger, der PPT har gjennomført sakkyndighetsarbeidet. Kommunen har meldt inn disse tallene i GSI: Tabell 9: Antall voksne meldt til PPT og antall tilrådinger 2011/ / /10 Meldt til PPT Tilrådd Kilde: Kommunens rapportering i GSI Systemrettet arbeid PPT har planlagt hvordan man skal samarbeide tettere med skolene med fokus på forebyggende arbeid på systemnivå. Defor vil samarbeidsrutinene bli endret. Fylkesmannen forstår dette som planer for framtidig praksis. Den opprinnelige redegjørelsen inneholdt lite om det systemrettede arbeidet pr i dag. I tilleggsinformasjonen i januar 2012 opplyses dette: PPT er organisert i et førskoleteam og et skoleteam. Skolene har faste kontaktpersoner fra PPT som bistår skolene med organisasjonsutviking og kompetanseutvikling. Det avholdes jevnlige møter mellom skolens ledelse, spesialpedagogiske ansvarlige og kontaktperson fra PPT. Skolene kan drøfte enkeltsaker anonymt med PPT og få veiledning i saker både på individ - og systemnivå. Skolene kan også få hjelp til å kartlegge problemene eller systemet rundt eleven etter samtykke fra foreldre. Dette benytter skolene seg av. I en del tilfelle vil endringer av rammene/systemet rundt eleven kunne avhjelpe elevenes vansker. På dette Tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Sandefjord kommune Fylkesmannen i Vestfold, mars 2012 Side 7 av 16

8 området har PPT en sentral rolle. Andre ganger er det behov for at PPT gir veiledning direkte til lærere på et bestemt klassetrinn. På grunn av vakante stillinger har kapasiteten til slike oppgaver vært noe redusert det siste året. Klasseledelse er et sentralt område i Sandefjord kommune. PPT er en naturlig samarbeidende aktør i dette arbeidet, og "kriterier for god klasseledelse" er utviklet i samarbeid med PPT. Kriteriene er utarbeidet på bakgrunn av forskning, og PPT har som oppgave å veilede lærere og avdelingsledere i arbeidet. PPT har videre bidratt med en kompetansehevingsplan i klasseledelse dette skoleåret. Et annet område er for PPT er veiledning av skolenes personell og ledelse med tanke på optimal ressursutnyttelse (kompetanse og organisering) innenfor rammen av tilpasset opplæring, og overfor elever som mottar spesialundervisning. Her spiller PPT en sentral rolle. Gjennom mange år har ansatte ved PPT avholdt kurs for både det pedagogiske og det "ikke-pedagogiske" personellet ved skolene. Eksempler på slike kurs er språkvansker, matematikkvansker, autismespekterforstyrrelser, lese - ogskrivevansker etc. Dette er et kontinuerlig arbeid Tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Sandefjord kommune Fylkesmannen i Vestfold, mars 2012 Side 8 av 16

9 Fylkesmannens vurdering Ventetid Redegjørelsen fra kommunen viser at henviste saker i 2010 i gjennomsnitt ble liggende hos PPT i 90 dager fra henvisning var mottatt til arbeidet med saken ble påbegynt. Pr var tallet 52, men med fire gjenstående måneder av året er det etter Fylkesmannens vurdering sannsynlig at ventetiden i 2011 er lengre enn dette. Tallene over viser den totale mengden nye henvisninger hos PPT. Ved å se nærmere på de tre hovedområdene spesialpedagogisk hjelp til førskolebarn, spesialundervisning i grunnskolen og spesialundervisning for voksne, ser man at ventetiden er ulik. I 2011 er den pr 1. september lengst for skole med en ventetid på 94 dager. I 2010 var det utredning av førskolebarn som hadde lengst ventetid. Kommunen sier ikke noe om hvor lang skolenes saksbehandlingstid er, men det må etter Fylkesmannens vurdering ta noe tid både før henvisning blir sendt til PPT og fra skolen mottar PPTs tilråding til vedtak blir fattet. Dette tilsynet gjelder bare saksbehandlingstiden i PPT, men det er likevel viktig at kommunen vurderer den totale saksbehandlingstiden. Utdanningsdirekoratet sier i sin veileder at ventelister ikke er forenlig med elevers rett til spesialundervisning, og Fylkesmannen finner derfor at kommunens praksis med lang ventetid før saksbehandlingen begynner, er uforenlig med elevers rett til spesialundervisning etter opplæringsloven 5-1. I sin tilbakemelding til den foreløpige rapporten opplyser kommunen at det for tiden ikke eksisterer ventelister. Det gis et foreløpig svar etter at henvisning er mottatt. Her orienteres det om når saken vil bli igangsatt (innkalling til møter, tester, osv). Saksbehandlingstid Den gjennomsnittlige tiden det tok fra en sak ble påbegynt til sakkyndig tilråding forelå for nye utredninger, var 58 dager i 2010 og for 2011 er tallet pr 1.september 42 dager. For oppdatering av tidligere utredninger, var tallene henholdsvis 58 og 61 dager. Etter Fylkesmannens vurdering vil tallene for 2011 kunne bli høyere når de fire siste månedene telles med. Den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden er altså rundt to måneder, men med en usikkerhet for 2011, der tallene antagelig ville vært høyere hvis det ikke hadde vært innført inntaksstopp. Fylkesmannens konklusjon er at den totale saksbehandlingstiden, fra saker kommer inn til PPT og til sakkyndig vurdering foreligger, er for lang. Dermed får ikke alle elever innfridd sin rett til spesialundervisning etter opplæringsloven 5-1. Voksne Voksne som ikke har tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet, har rett til spesialundervisning, jf opplæringsloven 4A-2. Etter denne paragrafen skal det utarbeides sakkyndig vurdering som grunnlag for vedtaket. Innrapporterte tall for antall voksne som er meldt til PPT, er etter Fylkesmannens vurdering svært lavt for en kommune av Sandefjords størrelse Tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Sandefjord kommune Side 9 av 16 Fylkesmannen i Vestfold, mars 2012

10 Voksnes rett til spesialundervisning har vært gjenstand for eget tilsyn i Sandefjord i Rapporten er under utarbeidelse, og den bør ses i sammenheng med rapporten om saksbehandlingstid i PPT da det kan ha betydning for PPTs totale saksmengde og kapasitet. Inntaksstopp Vi ser av kommunens redegjørelse at man gjør unntak fra inntaksstoppen for visse typer henvendelser. Vi antar at det er gjort for å sikre retten til de elevene som har størst behov for spesialundervisning, men det endrer ikke på Fylkesmannens vurdering når det gjelder lovligheten av et slikt tiltak. Elvers rett til spesialundervisning etter opplæringsloven 5-1 er en individuell rettighet. Det betyr at dersom en elev oppfyller vilkåret for å få spesialundervisning, har eleven krav på slik undervisning. Det betyr også at kommunen da har en plikt til å gi slik undervisning. PPTs arbeid er en del av den totale saksbehandlingstiden, der skolens arbeid i for- og etterkant av tilrådingen inngår. Med en gjennomsnittlig saksbehandlingstid i PPT på ca 5 måneder for skolesaker, er den totale saksbehandlingstiden for lang, jf avnsittet lovkommentar i denne rapporten. Uten inntaksstopp ville saksbehandlingstiden i PPT i 2011 etter Fylkesmannens vurdering vært enda lengre. Veilederen for spesialundervisning sier at kravet om at en sak skal behandles innen rimelig tid, ikke er forenlig med å innføre ventelister. Det samme vil etter Fylkesmannens vurdering gjelde inntaksstopp. Fylkesmannen konkluderer med at det å operere med inntaksstopp, ikke er i samsvar med elevers rett til spesialundervisning etter opplæringsloven 5-1 og kommunens tilhørende plikt til å gi slik undervisning. I sin tilbakemelding til den foreløpige rapporten opplyser kommunen at ordningen med inntaksstopp er opphevet, og at den ikke vil bli gjeninnført. Systemrettet arbeid Kommunen viser til at det gjennomføres sytemrettet arbeid gjennom veiledning til den enkelte virksomhet og kompetanseheving, men kommunen sier også at veiledning til virksomhetene har vært noe redusert det siste året på grunn av vakante stilinnger. Fylkesmannen peker på at systemrettet arbeid er en av de arbeidsoppgavene PP-tjenesten er lovpålagt. PPTs avslutning av saker uten å avgi sakkyndig vurdering Kommunens egen rutine for henvisning og saksbehandling kan tyde på at saker blir avsluttet uten at det utarbeides sakkyndig vurdering. Det ville i så fall være i strid med loven, da det også skal fattes enkeltvedtak dersom det ikke tilbys spesialundervisning og grunnlaget for å fatte et slikt enkeltvedtak er PPTs sakkyndige vurdering Tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Sandefjord kommune Fylkesmannen i Vestfold, mars 2012 Side 10 av 16

11 Tilleggsinformasjonen fra kommunen i januar 2012 beskriver en praksis som avviker fra den nedskrevne rutinen, og slik Fylkesmannen forstår den beskrevne praksisen, bryter den ikke med opplæringsloven. Foreløpig svar Innsendt dokumentasjon viser ikke om kommunen har praksis med å sende foreløpig svar på en henvisning dersom det ikke kan fattes vedtak innen en måned, jf forvaltningsloven. Fylkesmannen har ikke undersøkt dette forholdet nærmere og har derfor ikke grunnlag for å konkludere, men velger likevel å gi denne kommentaren som en veiledning Tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Sandefjord kommune Fylkesmannen i Vestfold, mars 2012 Side 11 av 16

12 Lovgrunnlag I opplæringsloven 5-1 beskrives elevers rett til spesialundervisning og betingelser for at en slik rett skal inntre: Elevar som ikkje har eller som ikkje kan få tilfredsstillande utbytte av det ordinære opplæringstilbodet, har rett til spesialundervisning. I vurderinga av kva for opplæringstilbod som skal givast, skal det særleg leggjast vekt på utviklingsutsiktene til eleven. Opplæringstilbodet skal ha eit slikt innhald at det samla tilbodet kan gi eleven eit forsvarleg utbytte av opplæringa i forhold til andre elevar og i forhold til dei opplæringsmåla som er realistiske for eleven. Elevar som får spesialundervisning, skal ha det same totale undervisningstimetalet som gjeld andre elevar, jf. 2-2 og 3-2. I opplæringsloven 5-7 beskrives spesialpedagogisk hjelp til barn i førskolealder. Barn under opplæringspliktig alder som har særlege behov for spesialpedagogisk hjelp, har rett til slik hjelp. Hjelpa skal omfatte tilbod om foreldrerådgiving. Hjelpa kan knytast til barnehagar, skolar, sosiale og medisinske institusjonar og liknande, eller organiserast som eige tiltak. Hjelpa kan også givast av den pedagogisk-psykologiske tenesta eller av ein annan sakkunnig instans. For spesialpedagogisk hjelp gjeld 5-4 andre og tredje leddet i lova. 5-5 andre leddet i lova gjeld så langt det passar. Opplæringsloven 4A-2 omhandler voksnes rett til spesialundervisning på grunnskolens område: Vaksne som ikkje har eller som ikkje kan få tilfredsstillande utbytte av det ordinære opplæringstilbodet for vaksne, har rett til spesialundervisning. Vaksne som har særlege behov for opplæring for å kunne utvikle eller halde ved like grunnleggjande dugleik, har rett til slik opplæring. For opplæring etter denne paragraf gjeld 5-1 andre ledd bortsett frå siste punktum, og 5-3, 5-4, 5-5 og 5-6 tilsvarande. Opplæringsloven 5-3 regulerer kommunens ansvar for å utarbeide sakkyndig vurdering, krav til vurderingen og ansvar for å treffe enkeltvedtak: Før kommunen eller fylkeskommunen gjer vedtak om spesialundervisning etter 5-1 eller vedtak om spesialpedagogisk hjelp etter 5-7, skal det liggje føre ei sakkunnig vurdering av dei særlege behova til eleven. Vurderinga skal vise om eleven har behov for spesialundervisning, og kva for opplæringstilbod som bør givast. Den sakkunnige vurderinga skal blant anna greie ut og ta standpunkt til - eleven sitt utbytte av det ordinære opplæringstilbodet - lærevanskar hjå eleven og andre særlege forhold som er viktige for opplæringa Tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Sandefjord kommune Side 12 av 16 Fylkesmannen i Vestfold, mars 2012

13 - realistiske opplæringsmål for eleven - om ein kan hjelpe på dei vanskane eleven har innanfor det ordinære opplæringstilbodet - kva for opplæring som gir eit forsvarleg opplæringstilbod. Departementet kan gi nærmare forskrifter om den sakkunnige vurderinga. Dersom vedtaket frå kommunen eller fylkeskommunen avvik frå den sakkunnige vurderinga, skal grunngivinga for vedtaket blant anna vise kvifor kommunen eller fylkeskommunen meiner at eleven likevel får eit opplæringstilbod som oppfyller retten etter 5-1 eller 5-7. Forvaltningsloven 11a om saksbehandlingstid og foreløpig svar: Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og såvidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt Tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Sandefjord kommune Fylkesmannen i Vestfold, mars 2012 Side 13 av 16

14 Lovkommentar Rett til spesialundervisning er en individuell rettighet. Dersom man ut fra en vurdering konkluderer med at eleven ikke har tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet, inntrer retten til spesialundervisning. Det er også en individuell rett å få vurdert behovet for spesialpedagogisk hjelp. Opplæringsloven 5-3 gir regler for saksbehandlingen. Når foresatte/skolen mener det er nødvendig, henvises eleven til PPT. Det er nødvendig med foresattes samtykke, og det er skolens ansvar å sørge for at en elev blir henvist til PPT. Når henvisning er foretatt, er det PPTs oppgave å utrede og gi en sakkyndig vurdering og tilråding. Denne tilrådingen er grunnlaget for det enkeltvedtaket som skal fattes om spesialundervisning eller spesialpedagogisk hjelp. Forvaltningsloven sier i 11a at en sak skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold. Dersom det ikke kan fattes enkeltvedtak innen en måned, skal det sendes foreløpig svar. Det er kommunen som sender dette svaret, og det er da PPTs oppgave å orientere kommunen i saker der den totale saksbehandlingen vil ta mer enn en måned. Kommunen kan forstås som rektor når ansvaret for å fatte enkeltvedtak om spesialundervisning er delegert. Opplæringsloven setter ikke tidsfrister for PP-tjenestens behandling av slike saker. Loven må likevel forstås slik at saken skal avgjøres innen rimelig tid, jf Veileder til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning (Utdanningsdirektoratet 2009) punktene og Det må ses i sammenheng med forvaltningslovens bestemmelser, som gjelder hele prosessen fra skolen starter vurderingen av elevens behov og til enkeltvedtak er fattet. PPTs saksbehandling er altså et ledd i den totale saksbehandlingen. Når det gjelder forvaltningsloven 11a og kravet om å forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold, sier veilederen i punkt 6.6.4: Dette kravet gjelder for skoleeier/skolen samt PP-tjenesten. Det er viktig å huske at siden det er såpass mange ledd i saken, kan for eksempel ikke PP-tjenesten bruke uforholdsmessig lang tid. I vurderingen av hva som er for lang saksbehandlingstid, vil elevens behov for å få avklart sine behov og rettigheter så raskt som mulig, føre til at for eksempel en saksbehandlingstid på totalt over tre månder vil være for lang saksbehandlingstid. Hvis saksbehandlingstiden vil overstige tre måneder, må det kunne vises til særskilte forhold ved eleven/elevens utredning som tilsier at en saksbehandlingstid på over tre måneder ikke er et ugrunnet opphold etter forvaltningsloven. I slike tilfeller er det imidlertid viktig å merke seg at elevens rett til opplæring ikke må bli skadelidende på grunn av saksbehandlingstiden. Det kan da være hensiktsmessig at PP-tjenesten gir en foreløpig sakkyndig tilrådning som kan gi skolen grunnlag for et tidsbegrenset vedtak etter opplæringsloven 5-1. Veilederen sier at siden det er et krav om at saken skal behandles innen rimelig tid, har man ikke anledning til å innføre ventelister for utredning. Elevens rett til spesialundervisning etter opplæringsloven 5-1 kan ikke settes til side på grunn av manglende kapasitet og dermed lang saksbehandlingstid. Samme begrunnelse gis når veilederen sier at det ikke er anledning Tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Sandefjord kommune Side 14 av 16 Fylkesmannen i Vestfold, mars 2012

15 for kommunen å sette søknadsfrister. Foreldrene eller eleven kan når som helst i året kreve at nødvendige undersøkelser gjøres Tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Sandefjord kommune Fylkesmannen i Vestfold, mars 2012 Side 15 av 16

16 Dokumenter i saken Fra kommunen: Oversendelsesbrev fra Sandefjord kommune Oversikt over saksbehandlingstider - Rutiner for henvisning og saksgang i det sakkyndige arbeidet - Redegjørelse i forhold til saksbehandlingstid, bemanningssituasjon, planlagte tiltak, mv. Foreløpig svar på forespørsel om tilleggsoppslysninger - Kopi av e-post til skolene om inntaksstopp Brev Tilleggsopplysninger Brev Bemerkninger til foreløpig tilsynsrapport Fra Utdanningsforbundet: Opplysning om at skolene har fått henvisningsstopp til PPT Kopi av brev fra tillitsvalgte i PPT til stabssjef Solveig Wegger og til medlemmene i Skole- og barnehageutvalget og Grunnskolen sinformasjonssystem (GSI): Antall fagstillinger og grunnskoleelever pr fagstilling Fra Fylkesmannen til kommunen: Varsel om tilsyn med saksbehandlingstid i PPT, Ber om flere opplysninger, E-post Svar på forespørsel pr telefon om framdrift i tilsynet Om tilsynet Tilsynet er gjennomført som skriftlig tilsyn, det vil si ved gjennomgang og vurdering av skriftlig informasjon fra kommunen. Tilsynet ble varslet i brev med frist for innsending av dokumentasjon 1. oktober. Det ble innhentet tilleggsopplysninger ved e-post til kommunen Foreløpig rapport ble sendt til kommunen med mulighet for å gi merknader til rapporten. I brev ga Sandefjord kommune synspunkter til den foreløpige rapporten, som førte til at Fylkesmannen har gjort justeringer i den endelige rapporten. Endelig rapport ble sendt ut sammen med oversendelsesbrev Fylkesmannens tilsynsgruppe har vært Kristine Sti, Fred Burmann og Odd Endresen med sistnevnte som saksbehandler Tilsynsrapport: Saksbehandlingstid i PPT i Sandefjord kommune Side 16 av 16 Fylkesmannen i Vestfold, mars 2012