Møte i Miljøforum, torsdag 2. september 2010, kl 13:00-15:00 Miljøforum møter første torsdag i hver måned. Sted: Rådhuset, Formannskapssalen. Innkalling gjelder: Leder miljø-, energi- og transportkomiteen Leder planutvalget Vann og avløp Miljørettet helsevern Eiendom Plan og næring Byutvikling HMS-leder Bydrift Kultur og idrett Hovedverneombud Remiks KF ( Renovasjonen ) Brann og redning (invitert) Følgende får kopi til orientering: Per Limstrand, kommunalsjef Irene Valstad Simonsen, kommunalsjef Beate Németh, enhetsleder eiendom Jan Einar Reiersen, plan- og næringssjef Møtene er åpne for kommunalt ansatte. Vara kàn, men behøver ikke å møte når fast medlem er tilstede. Saksliste for møtet 02.09.2010: Sigurd Langseth, vara Kristin Arvesen Eduardo da Silva, vara Ann-Sissel Enoksen Mona Pettersen, vara Geir Berntsen Mona Yri, vara åpen Håkon Gjertsen, vara Svein Karoliussen Wim Weber (leder), vara Lars Petter Granmo Gabi Kern, vara Per Hareide Paul Martin Hansen, vara åpen Erik Horntvedt, vara Tore Sæternes Gro Agnethe Stokke, vara Erling Kjeldsen Stein Sivertsen, vara Håvard Sandberg Are Mellem, vara Frank Remman Ståle Madsen 25/10 Godkjenning innkalling, saksliste og referat fra møtet 06.05.2010 (vedlagt). 26/10 Saker i Miljø-, energi- og transportkomiteen, formannskap og kommunestyret: - Nye retningslinjer ordningen Områdemidler miljø (saken vil være sluttbehandlet men en informasjon om utfallet vil være nyttig for de fleste). Referanse: http://madai/motedag/download_document?description=nye+retningslinjer+omr %C3%A5demidler%3Cbr%3E_saksfremlegg&doc_id=10057344 27/10 Forslag til komitésak: Mandat og sammensetning Miljøforum (vedlagt). 28/10 Områdemidler 2010 2. tildeling. Betenkning om innstilling. Vedlegg. 29/10 Oppfølging av forslag fra Ungdommens kommunestyremøte 2009 - forespørsel om hjelp til besvarelse separat bilag. 30/10 Prosjektet Framtidsbilder for Framtidsbyene vedr nettverksmøte 06. september. 31/10 (under forbehold av bekreftelse innlegg fra Grønn Hverdag): Tromsø som Fair Trade by oppfølging eller avlysning? Tidligere kommunestyresak. 32/10 Eventuelt Melding om frafall sendes til wim.weber@tromso.kommune.no eller som svar på møteinnkalling. Vennlig hilsen, Wim Weber, miljørådgiver
ORIENTERINGSSAK TIL MILJØ- OG TRANSPORTKOMITEEN MØTE 17. JUNI 2010 ORIENTERINGSSAK TIL ARBEIDSMILJØUTVALGET MØTE 25. MAI 2010 Møtereferat Møtedag: 1. torsdag i måneden Utvalg: MILJØFORUM Dato: 06.05.2010 Referent: Wim Weber Møterom i Fokus 5E09 Deltakere: Gaby Kern, Byutvikling; Håkon Gjertsen, Eiendom park; Stein Sivertsen, HVO; Mona Yri, Miljørettet helsevern; Sigurd Langseth, Miljø-, energi- og transportkomiteen; Lars Petter Granmo og Wim Weber (leder), Plan og næring Forfall: Byutviklingskomiteen, Bydrift, HMS, Vann og avløp, Kultur og idrett Også tilstede: Per Limstrand, Rådmannen; Ståle Madsen, Brann og redning Tilstedeværende folkevalgte: Miljø-, energi- og transportkomiteen Kommentarer: Fast møtedag er første torsdag i måneden, tidspunktet kl 13 til 15. Sak Beskrivelse / vedtak Ansv.- Frist Sak 20/10 Godkjenning innkalling, saksliste og referat fra møtet 04.03.2010 Innkalling og saksliste godkjent. Referat fra møtet 4.3.2010 godkjent uten endringer. Ståle Madsen, Brann og redning var invitert til Miljøforum som representant for en hittil ikke representert enhet med betydelige miljøoppgaver. Permanent representasjon fra Brann og redning til bli tatt opp med brann- og redningssjefen, og foreslås for Miljø-, energi- og transportkomiteen som oppnevnende myndighet. Sak 21/10 Saker i METkomiteen, formannskap og kommunestyret Sak 22/10 Fosfor i kretsløpet - Eneste innmeldte sak til møtet i Miljø-, energi- og transportkomiteen 20.05 er tildeling av områdemidler, se sak 23/10. - Komitéleder ber om orientering om veistandarden på kommunale veier - Også orientering om Hva vinteren har kostet. - Prosjektet Tromsø som Fair Trade-by foreslås avsluttet. Sak til MET, FSK og kommunestyremøte i juni. WW er saksbehandler. Landbruksfaglig ansvarlig Lars-Petter Granmo oppsummerte møte i regi av Norsk vannforening om fosforkretsløpet i landbruket. Han kom inn på hvordan fosfor i (kunst)gjødsel brukes, kan gjenbrukes eller forsvinner fra kretsløpet når det havner i havet. Fosfor kan bli mangelvare i løpet av 80-100 år. Økende matmangel kan være resultatet på sikt når fosforholdig (kunst)gjødsel ikke brukes på rett måte. Bl.a. bør husdyrgjødsel ikke brukes på beitemark, men i jordbruket ellers. Fosfor som forurensende element i elver og innsjøer slik som
Sak 23/10 Områdemidler 2010 2. tildeling. Sak 24/10 Eventuelt Mjøsa på 80-tallet er nå borte. Fosfor omfattes ikke av Nordsjøavtalen om begrensning av utslipp fra landbruket til havet. Innkommet 12 søknader om områdemidler, 1 søknad videreformidlet via Eiendom, alle innen fristen. Én søknad avvist siden den kom inn 6 dager etter fristen. Miljøforums medlemmer fikk utdelt sammendrag av søknadene, og uten å se selve søknaden ble de forsøksvis bedt om å velge fem av disse. Komitéleder deltok ikke i denne måling, som hadde følgende resultat: 1. IL Ulfstind, energisparing i lysløypa, 2. Familiebarnehagene Kvaløya, sykkelvogner; Grønn Hverdag/Brann og redning: renere vedfyring; Skulgam bygdelag: Miljørenovering; Natur og ungdom: Miljødag; Kattfjord-Eidkjosen bydelsråd: kattrydding langs veier; Sommereng Vel: opprustning lekeplass og to baner, 3. Slettaelva skole/sportsklubb: Oppgradering ballplass; Trondjord-Kvaløyvåg utv.-lag: rent, pent og opplyst (varig ordning for søppelhåndtering). Øvrige ikke prioritert. Saksbehandler skal legge vekt på denne prioritering. Saken behandles i Miljø-, energi- og transportkomiteen den 20. mai. 1. Det burde lages veiledning for tillatt støynivå og støybegrensende tiltak rundt ball- og lekeplasser. 2. Det mangler kr 1,5 mill. til sluttføring av tiltaket miljøsanering av barnehagegrunn. Dersom dette ikke kan disponeres i sommer etter budsjettreguleringa nå, kan kostnaden øke med 30 %. Neste møte: torsdag 3. juni. Neste komitémøte: 17. juni.
Sak 28/10 Mandat og sammensetning Miljøforum (NB: Sak under forberedelse ikke sendt rådmannen/komiteen) MILJØFORUM MANDAT OG SAMMENSETNING Vedtak: Miljø-, energi- og transportkomiteen vedtar følgende mandat for Miljøforum: 1. Miljøforum skal være et bredt sammensatt, rådgivende utvalg med representanter fra følgende enheter: rådmannen, plan og næring (sekretariat), byutvikling, kultur og idrett, miljørettet helsevern, eiendom, vann og avløp, bydrift, HMS, hovedverneombud og Brann og redning. Representant fra Remiks Miljøpark AS tiltrer Miljøforum som medlem. Lederne av hhv Byutviklingskomiteen og miljø-, energi- og transportkomiteen kan delta i Miljøforums møter. 2. Enhetene velger selv sin representant og vararepresentant. Hver representant har ansvar for å informere sin enhet om aktivitetene i Miljøforum og sørge for en helhetlig miljøinnsats og deltakelse på sin enhet. 3. Miljøforums møter er åpne for alle kommunalt ansatte. 4. Miljøforum skal gjennom månedlige møter bidra aktivt til flerfaglig og tverretatlig samordning av miljøarbeidet i kommunen, herunder arbeidet med saksforberedelse og uttalelser til høringer, utveksling av kompetanse m.v. 5. Miljøforum ivaretar gjennomføring og årlig revidering av handlingsplan for miljø som skal være en strategisk plan for miljøarbeidet koblet til økonomiplan, kommuneplan og kommunens HMS-system, 6. Miljøforum rapporterer til miljørådgiveren, og bistår denne i sitt miljørettede arbeid, blant annet med sertifisering og drift av kommunale miljøfyrtårnenheter. Referat fra møter i Miljøforum sendes Miljø-, energi- og transportkomiteen samt Arbeidsmiljøutvalget som orienteringssak. Gøril Bertheussen Rådmann Jan Einar Reiersen Plan- og næringssjef Saksutredning: Miljøforum ble etablert etter vedtak i Miljø-, energi- og transportkomiteen, sak 42/05, september 2005. Miljøforum skal bidra til hensiktsmessig koordinering av Tromsø kommunes miljøarbeid, og rapporterer til rådmann, miljørådgiver og Miljø-, energi- og transportkomiteen. Miljøforum er ikke saksbehandler, og kan derfor heller ikke ta seg av eventuell delegering av ansvar og myndighet i forhold til lover og forskrifter på miljøområdet. I møtene drøftes mer langsiktig og overordnet miljøstrategi for kommunen. Gjennom Miljøforums sammensetning
får rådmannen mulighet på tidlig stadium å få kjennskap til politikeres ønsker om saker som skal utredes, mens politikere i sin tur får tidlig kjennskap om saker rådmannen og administrasjonen arbeider med. Høringer på miljøområdet som parallelt blir sendt til flere enheter, drøftes i Miljøforum slik at muligheten for enhetlige høringsuttalelser øker. Miljøforum kan videre bidra med å anbefale saksbehandlere for slik å føre til økt effektivitet og bedre utnyttelse av kapasitet og kompetanse. Tromsø kommune har ikke egen miljøenhet. Sammenligning med organisering i kommuner som har en slik enhet kan tyde på at bruk av Miljøforum med godt resultat kan erstatte en slik enhet gjennom sin fleksibilitet med å innhente fagekspertise i enhetene som møter i Forumet. Dette antas å kunne spare både tid og penger. Opprinnelig mandat Miljø-, energi- og transportkomiteen vedtok i sak 42/05 følgende mandat for Miljøforum: 1. Miljøforum omdannes til et bredt sammensatt utvalg med representanter fra følgende enheter: plan og næring (sekretariat), renovasjonen, byutvikling, kultur og idrett, miljørettet helsevern, eiendom /park og vei, vann og avløp, bydrift, HMS og hovedverneombud, 2. Miljøforum skal gjennom månedlige møter bidra aktivt til flerfaglig og tverretatlig samordning av miljøarbeidet i kommunen, herunder arbeidet med saksforberedelse og uttalelser til høringer, utveksling av kompetanse m.v. Leder av hhv plankomiteen og miljø- og transportkomiteen deltar i Miljøforums møter. 3. Miljøforum ivaretar gjennomføring og årlig revidering av handlingsplan for miljø som skal være en strategisk plan for miljøarbeidet koblet til økonomiplan, kommuneplan og kommunens HMS-system, 4. Miljøforum rapporterer til miljørådgiveren, og bistår denne i sitt miljørettede arbeid, blant annet med sertifisering og drift av Fokuskvartalet som miljøfyrtårn, 5. Miljøforum skaffer oppdatert informasjon om miljøarbeid og -status i Tromsø kommune, som legges ut på kommunens Internetsider og blir rapportert utad (nøkkeltall og miljøindikatorer, forurensingsstatus Miljøstatus i Norge m.v.), 6. Enhetene velger selv sin representant og vararepresentant. Hver representant har ansvar for å informere sin enhet om aktivitetene i Miljøforum og sørge for en helhetlig miljøinnsats og deltakelse på sin enhet. 7. Referat fra møter i Miljøforum skal til møte i Miljø- og transportkomiteen som orienteringssak. Med henvisning til punkt 1 påpekes at representant fra Remiks Miljøpark AS ivaretar rollen fra (den tidligere kommunale) renovasjonen. Representasjon fra enheten Eiendom begrenses ikke til park og vei, men kan også omfatte areal og byggforvaltning. Eiendomssjefen avgjør derfor ut fra sakslista hvem som i det enkelte møtet skal representere enheten. Rådmannen har funnet det hensiktsmessig at også Brann og redning skal være representert i Miljøforum. I tillegg representeres rådmannen ved kommunalsjef med ansvar for
miljøarbeidet. Deltakelse av lederne i hhv Byutviklingskomiteen og Miljø-, energi- og transportkomiteen som vedtatt i punkt 2, bør flyttes til punkt 1. Punkt 4 bør endres dit hen at Miljøforum skal yte bistand i arbeidet med sertifisering og drift av kommunale enheter som miljøfyrtårn generelt. Mandatets punkt 5 henviser til arbeid som ikke kan utføres av et forum. Det hører til miljørådgivers arbeidsområde, og punktet foreslås derfor strøket. Mandatets punkt 6 bør følge direkte etter punkt 1. I tillegg til det nevnt i punkt 7 er det etablert praksis at møtereferatene også sendes til orientering til kommunens arbeidsmiljøutvalg. Dette foreslås tatt inn i mandatet. Avhengig av saker på sakskartet er det naturlig å trekke inn ansatte som ikke selv er medlem eller varamedlem. I praksis har dette ført til at Miljøforumets møter har vært åpne for alle kommunalt ansatte, og denne bestemmelsen foreslås tatt inn i mandatet. Øvrige bestemmelser, så som valg av fast møtetidspunkt, frist for innkalling og utsending av saksliste/sakspapirer henholdsvis forslag til referat, foreslås i tråd med dagens praksis lagt inn i Forumets kjøreregler som Miljøforum selv fastsetter. Blant disse reglene er også vedtaket om å legge ut møtereferatene på kommunens Internetsider når disse er godkjent. Møtefrekvens og oppmøtestatistikk Møtene avholdes i utgangspunkt månedlig i god tid før møtene i Miljø-, energi- og transportkomiteen slik at Miljøforum kan gi innspill til saksframlegg som komiteen skal behandle. Noen ekstramøter er blitt avholdt for å belyse hastesaker. På den annen side avholdes ikke møter i måneder der det ikke foreligger saker, eller i feriemåneden august. Stort sett alle enheter deltar med høy møtefrekvens. Dette kommer til gode til Forumets koordineringsfunksjon, der det er viktig at flest mulig enheter kontinuerlig er orientert også om arbeid som foregår i andre enn egen enhet. Miljøforum er et administrativt utvalg selv om komitélederne har anledning å delta i møtene. Disse deltar imidlertid ikke i direkte drøfting av saker som rådmannen allerede har prioritert for fremlegg i komiteene. Dette er i tråd med hensikten at Miljøforum i hovedsak skal stelle med overordnet og mer langsiktig miljøarbeid. Selv om møtene er åpne for alle kommunalt ansatte hører det til meget sjeldne unntak at det møter ansatte som ikke er særskilt varslet eller invitert. Forslag til fornyet mandat Med bakgrunn i punktene ovenfor foreslår rådmannen at Miljø-, energi- og transportkomiteen vedtar følgende fornyede mandat for Miljøforum (endringer i kursiv): 1. Miljøforum skal være et bredt sammensatt, rådgivende utvalg med representanter fra følgende enheter: rådmannen, plan og næring (sekretariat), byutvikling, kultur og idrett, miljørettet helsevern, eiendom, vann og avløp, bydrift, HMS, hovedverneombud og Brann og redning. Representant fra Remiks Miljøpark AS
tiltrer Miljøforum som medlem. Lederne av hhv Byutviklingskomiteen og miljø-, energi- og transportkomiteen kan delta i Miljøforums møter. 2. Enhetene velger selv sin representant og vararepresentant. Hver representant har ansvar for å informere sin enhet om aktivitetene i Miljøforum og sørge for en helhetlig miljøinnsats og deltakelse på sin enhet. 3. Miljøforums møter er åpne for alle kommunalt ansatte. 4. Miljøforum skal gjennom månedlige møter bidra aktivt til flerfaglig og tverretatlig samordning av miljøarbeidet i kommunen, herunder arbeidet med saksforberedelse og uttalelser til høringer, utveksling av kompetanse m.v. 5. Miljøforum ivaretar gjennomføring og årlig revidering av handlingsplan for miljø som skal være en strategisk plan for miljøarbeidet koblet til økonomiplan, kommuneplan og kommunens HMS-system, 6. Miljøforum rapporterer til miljørådgiveren, og bistår denne i sitt miljørettede arbeid, blant annet med sertifisering og drift av kommunale miljøfyrtårnenheter. Referat fra møter i Miljøforum sendes Miljø-, energi- og transportkomiteen samt Arbeidsmiljøutvalget som orienteringssak.