Hattfjelldal kommune Side 1 av 61 Møtebok for Utvalg: Kommunestyret Møtested: Røsvatn Dato: 15.12.2010 Tidspunkt: 12:00 Medlemmer: AP - Asgeir Almås (ordfører) AP - Anne Grete T. Konradsen (representant) AP - Finn Ove Hofstad (representant) AP - Heidi Aakre Fagerbach (representant) AP - Knut Roald Dalen (representant) AP - Rigmor Sørdal (representant) AP - Stian Bråten (representant) AP - Sølvi Andersen (representant) AP - Vera Arntsberg Bråten (representant) SP - Anne-Margrethe Simonsen (representant) SP - Arnstein Ingebrigtsen (representant) SP - Jann Eirik Torgersen (representant) SP - Terje Daleng (representant) Forfall: AP - Arne Steinbakken (representant) SP - Kjetil Sjåvik (representant) SP - Solbjørg Hoff (representant) SV - Bjørnar Hansen (representant) Vara: AP - Arnfinn Grubben (vararepresentant) SP - Harald Lie (vararepresentant) SP Anders Granmo (vararepresentant) SV - Ingjerd Dalen (vararepresentant) Fra Administrasjonen møtte: Rådmann Bent Øverby Formannskapssekretær Mona Vik Larsen Av 17 medlemmer møtte 13. Totalt frammøtte: 17
Side 2 av 61 Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 054/10 IKT-plan for Hattfjelldal kommune 2011-2013. 055/10 Revisjon av tiltaksplan i næringsarbeid 2011 056/10 Budsjettregulering nr 2 i 2010 057/10 Revidert Forpliktende plan 2011-2017. 058/10 Regnskapsrapport nr 2 2010 059/10 Revisjon av reglement for finansforvaltning i Hattfjelldal kommune 060/10 Budsjett 2011 og økonomiplan 2011-2014 061/10 Virksomhetsoverdragelse - Aruna dagsenter til HaG Vekst AS 062/10 Plan for interkommunalt samarbeid mellom barneverntjenestene i Grane og Hattfjelldal og satsing på kommunalt barnevern 2011 063/10 Rullering av prioriterte spillemidllelsøknader 064/10 Vedtekter for Overordnet samarbeidsorgan, (OSO) mellom Helgelandssykehuset og kommunene i lokalsykehusområdet Underskrifter:
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 3 av 61 FE-056, TI-&30 10/266 10/6619 Stian Skjærvik 18.11.2010 IKT-plan for Hattfjelldal kommune 2011-2013. Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 01.12.2010 111/10 Kommunestyret 15.12.2010 054/10 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommunestyre vedtar IKT-plan for Hattfjelldal kommune 2011-2013. Planen legges til grunn for tiltak i Budsjett og økonomiplan 2011-2014. 01.12.2010 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-111/10 Vedtak: Hattfjelldal kommunestyre vedtar IKT-plan for Hattfjelldal kommune 2011-2013. Planen legges til grunn for tiltak i Budsjett og økonomiplan 2011-2014. 15.12.2010 Kommunestyret Møtebehandling: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. KS-054/10 Vedtak: Hattfjelldal kommunestyre vedtar IKT-plan for Hattfjelldal kommune 2011-2013. Planen legges til grunn for tiltak i Budsjett og økonomiplan 2011-2014. Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 16.12.10 Mona Vik Larsen formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Side 4 av 61 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 18.11.2010 36950 IKT-plan for Hattfjelldal 2011-2013.doc Saksopplysninger: Edb-plan for Hattfjelldal kommune ble første gang vedtatt av kommunestyret i mars 1994 og har siden vært revidert 2 ganger. Det er tidligere laget en felles IT-plan med Grane kommune. Sist vedtatt i 2005. Kommunen utarbeider denne gang en egen IKT-plan som i favner kommunens egne interesser. I tidligere planer har en vektlagt å etablere samarbeidet med andre kommuner. Dette driftssamarbeidet videreføres i hovedsak som før, men i mer begrenset art enn hva som var planen i 2005. Grane kommune har bl.a. besluttet å drifte Websak og hjemmesiden selv. Inntil videre fortsetter driftssamarbeidet på økonomisystemet med Grane, samt mailserver med Grane og Nesna. Rådmannen har nedsatt en arbeidsgruppe med mandat å revidere planen, som er bestemt å ha en tidshorisont på 3 år. Dette fordi utviklingen innenfor ikt går såpass fort at forutsetninger og behov endres raskt. Arbeidet med planen startet som i tidligere planrevisjoner med en kartlegging av status på avdelingsnivå i kommunen. Samtlige avdelinger har gitt innspill for egne behov og tilkjennegitt fremtidige utfordringer. Deretter er det utarbeidet enkle strategibeskrivelser (utfordringer) og tilslutt utarbeidet tiltak til videre bruk i budsjett og økonomiplan. Høringsdokumentet ble sendt til alle avdelinger og fagforeningene til uttalelse. Det er ikke kommet noen merknader fra verken avdelinger alle forbundssiden. Kartleggingen av status i avdelingene viser i hovedsak at fokus er rettet mot personlig utstyr som pc, skjerm, skriver og annet driftsutstyr. Det er lite fokus på om dagens bruk av utstyret er riktig eller om det i hele tatt er det rette utstyret kommunen har satset på. Programvaresiden har også lite fokus i avdelingene. Samlet kartlegging har gitt følgende definerte utfordringer: Programvare Hattfjelldal kommune skal så langt som mulig forsøke legge om til mest mulig bruk av OpenSource (Fri programvare). Pr. i dag er det kun innen oppvekst at det benyttes fri programvare (open office). Før tiltak iverksettes skal det gjennomføres en konsekvensanalyse som belyser både fordeler og ulemper med slik omlegging. Maskinvare. For maskinvare gjelder følgende: - Skifte de fleste servere i nettene våre. - Ferdigstille skolenettverkene med de tilkoblingsmulighetene de skal ha. (Feide,Its.Learning osv.) - Gjennomgang og bedring av sikkerheten i nettverkene, samt oppgradering av dokumentasjon for de berørte anlegg. - Komplettere alle avdelinger med det antall arbeidsstasjoner som er nødvendig for å gi et tilstrekkelig kvalitativt godt tilbud for ansatte og brukere. Bredbånd Kommunen har ikke registrert at det pr. dato ikke er bosatte områder i kommunen som ikke kan dekkes med bredbåndssignal. Det kan likevel være slik at noen husstander ikke enda har bestilt bredbånd og derfor ikke heller vet om de kan få. Kommunens skal ha fokus på å bistå ved slik etterspørsel. Det er ikke leveringssikkerhet på våre bredbåndslinjer pr. i dag, noe som gjør kommunen sårbar ved linjebrudd.
Side 5 av 61 Nordland fylkeskommune er i 2010 tildelt ca. 32 mill.kr. til bredbåndsutbygging. Fylkestinget har vedtatt en strategi for slik utbygging hvor både leveringssikkerhet og kapasitetsøkning i nettet inngår. Fylkeskommunens prosjekt omfatter utbygging av fiber i hele fylket hvor fiber mellom Trofors og Joesjø (oppkobling mot svensk nett) inngår. Fiberen til Sverige skal sikre da redundans (leveringssikkerhet). Mangel på kapasitet i bredbåndsnettet har etter hvert blitt en hemsko for interkommunalt samarbeid og en utfordring for det samarbeidet som allerede er etablert. Telefoni. Dagens telefoniløsning er basert på IP, digitale og analoge linjer. Kommunen har 3 analoge linje til krisetelefon. Telefontrafikken til administrasjonen skjer via sentralbord. Kommunen eier selv kabelen fra kommunehuset til alle kommunale bygg i sentrum. Dagens telefoniløsning er slik at kommunen må kjøpe alle vedlikeholdstjenester (nummervedlikehold m.v.). Brukermønster hos organisasjonen må kartlegges og det må vurderes om en del fasttelefoner kan erstattes med mobiltelefoner der hvor brukeren allerede har en mobiltelefon. I praksis vil en da kunne flytte fasttelefoner ut til andre brukere i stedet for å kjøpe nye. Evt. videre utbygging av nettet vil skje med IP-telefoner. Dvs. at kommunen forlater analoge og digitale apparater etter hvert. E-handel Definisjon av elektronisk handel: Regjeringen har en tid jobbet for at alle kommuner i størst mulig grad skal ta i bruk e-handel. Med elektronisk handel (e-handel) menes alle former for kommersielle transaksjoner og forretningsvirksomhet over elektroniske nett. Transaksjonene kan være knyttet til bestilling, betaling og levering av fysiske varer og tjenester, men kan også omfatte overføring av digitaliserte varer og tilgang til tjenester. Hensikten med elektronisk handel ved innkjøp til det offentlige er å effektivisere innkjøpene. Implementering av elektronisk handel i det offentliges innkjøpsprosesser innebærer krav til endring av adferd, rutiner og organisering av en virksomhet. Skal gevinster realiseres, er det ikke tilstrekkelig å bare kopiere de gamle papirbaserte rutiner til elektroniske. Potensialet ligger først og fremst i å gjøre ting på en ny og enklere måte som samtidig hever kvalitative og kvantitative kapasiteter. De største utfordringene er ikke av teknologisk karakter men av organisatorisk. Hattfjelldal kommune må i hht. regjeringens plan starte forberedende arbeid med tilrettelegging for e-handel. Vurdering: På bakgrunn av de utfordringer og behov en står overfor, utarbeides det tiltak til planen. Planen er i seg selv ingen innkjøpsliste, men skal peke på områder som bør ha mer fokus enn annet. Administrative og økonomiske konsekvenser: Tiltak som vedtas iverksatt vil medføre kostnader for kommunen. Konklusjon: IKT-plan for Hattfjelldal kommune 2011-2013 vedtas og legges til grunn for tiltak i budsjett og økonomiplan 2011-2014. Stian Skjærvik ass. rådmann
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 6 av 61 FE- 09/666 10/6741 Hilde Dalen 06.12.2010 Revisjon av tiltaksplan i næringsarbeid 20112011 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 01.12.2010 115/10 Kommunestyret 15.12.2010 055/10 Rådmannens innstilling 1) Hattfjelldal kommune skal i 2011 prioritere følgende tiltak i sin handlingsplan: NR Prio. Tjeneste 2011 Timeforbruk Ressursbehov Ansvar 1 1 Hattrøye prosjektet x 100 t 100.000 NTK 2 1 Liv i fjøsan/liv i Dal n x 160 t 50.000 NTK 3 1 Jordbruk og x 37,5 NTK klimatilpasning 4 1 Bistand til etablerere x 100 t NTK 5 1 Sentrumsutvikling/ x 60 t 100.000 NTK overbygg scene 6 2 Skilting i sentrum x 60 t 50.000 NTK 7 1 Reisemålsutvikling fase 1 x 37,5 t 20.000 NTK Fase 2 40.000 8 1 Næringslivsforening x 20 t 10.000 NTK 9 1 Kartlegging og verdisetting av friluftsområder i komm. x 20 t NTK 2) Bevilgningen til Hattfjelldal turistinformasjon økes fra 140.000 til 180.000 pr år for 2 år framover. Beløpet innarbeides i budsjettet under tilrettlegging for næringslivet 601.325.13700 01.12.2010 Formannskapet Møtebehandling: Hofstad foreslår at punkt 2. i rådmannens innstilling tas ut. Fra hovedvei til drømmefiske må ut av planen fordi formannskapet sa i forrige møte at vi ikke vil satse på det. Kommunen skal i stede satse på scooterløypene og fjelltrimmen. Rådmannens innstilling med endringene enstemmig vedtatt. FS-115/10 Vedtak: 1) Hattfjelldal kommune skal i 2011 prioritere følgende tiltak i sin handlingsplan: NR Prio. Tjeneste 2011 Timeforbruk Ressursbehov Ansvar 1 1 Hattrøye prosjektet x 100 t 100.000 NTK 2 1 Liv i fjøsan/liv i Dal n x 160 t 50.000 NTK 3 1 Jordbruk og x 37,5 NTK klimatilpasning 4 1 Bistand til etablerere x 100 t NTK 5 1 Sentrumsutvikling/ x 60 t 100.000 NTK overbygg scene 6 2 Skilting i sentrum x 60 t 50.000 NTK 7 1 Scooterløypene og x
Side 7 av 61 fjelltrimmen 8 1 Reisemålsutvikling fase 1 x 37,5 t 20.000 NTK Fase 2 40.000 9 1 Næringslivsforening x 20 t 10.000 NTK 10 1 Kartlegging og verdisetting av friluftsområder i komm. x 20 t NTK 15.12.2010 Kommunestyret Møtebehandling: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. KS-055/10 Vedtak: Hattfjelldal kommune skal i 2011 prioritere følgende tiltak i sin handlingsplan: NR Prio. Tjeneste 2011 Timeforbruk Ressursbehov Ansvar 1 1 Hattrøye prosjektet x 100 t 100.000 NTK 2 1 Liv i fjøsan/liv i Dal n x 160 t 50.000 NTK 3 1 Jordbruk og x 37,5 NTK klimatilpasning 4 1 Bistand til etablerere x 100 t NTK 5 1 Sentrumsutvikling/ x 60 t 100.000 NTK overbygg scene 6 2 Skilting i sentrum x 60 t 50.000 NTK 7 1 Scooterløypene og x fjelltrimmen 8 1 Reisemålsutvikling fase 1 x 37,5 t 20.000 NTK Fase 2 40.000 9 1 Næringslivsforening x 20 t 10.000 NTK 10 1 Kartlegging og verdisetting av friluftsområder i komm. x 20 t NTK Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 16.12.10 Mona Vik Larsen formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Side 8 av 61 Saksopplysninger: For 2010 ble det laget en enkel handlingsplan for næringsarbeidet i kommunen. Planen innehold de prosjekter som kommunen allerede var involvert i: Hattfjelldal kommune skal i 2010 prioritere følgende tiltak i sin handlingsplan: NR Prio. Tjeneste 2010 Timeforbruk Ressursbehov Ansvar 1 1 Hattrøye prosjektet x 225 t * NTK 2 1 Grenseløs fisketurisme x 225 t 40.000 NTK 3 1 Tomme fjøs x 160 t 250.000 NTK 4 1 Jordbruk og klimatilpasning x 37,5 NTK 5 1 Rundkjøring/ nytt foretningsområde x 200t NTK -planlegging 6 1 Turistinformasjonen/ kultur- x 70 t 142.000 NTK kalender 7 1 Bistand til etablerere x 100 t NTK 8 2 Skilting i sentrum x 60 t 50.000 NTK 9 1 Forprosjekt sagbruk x?? Ordfører 10 1 Sentrumsutvikling / over -bygg scene x 60 t 100.000 NTK Sum arbeid NTK 1137,5 * Kommunen betalte ut 100.000 i 2010 som følge av tildeling i 2008. I år vil vi lage en tilsvarende handlingsplan i påvente av at en ny næringsplan blir utarbeidet. Vurdering: Malen for planen for 2010 er den samme som ble utarbeidet i 2007/2008 og 2010. Kommentarer til planen for 2010. Hattrøyeprosjektet fikk nye tildelinger i 2010 fra Landbruk og matdepartementet(400.000). I tillegg midler fra Partnerskap Indre Helgeland (200.000) Prosjektet er inne i en meget spennende fase der søknad om merdedrift i Røssvatnet er neste steg. Søknad sendes inn i løpet av 2010. Det vil være behov for innsats videre i tillegg til merdedrift er avlsarbeid og kompetanse/nettverksbygging to andre delmål. Grenseløs fisketurisme er avsluttet i løpet av 2010. Her har oppfølgeren fra hovedveg til drømmefiske ikke fått bevilget penger fra Hattfjelldal kommune. Formannskapet ønsket heller å kunne benytte bevilling opp mot det store frivillige arbeid som utføres i kommunen. Formannskapet har blant annet tenkt på lag og foreninger som merker og drifter løypenett, dette være seg, til snøscooter eller eksempelvis fjelltrimmen. Liv i fjøsan Tidligere kalt Tomme fjøs. Fortsetter. Det er utbetalt 250.000 i 2010 og beregnes å fortsette, men da ikke med midler fra kommunen. Det er nå planer om å videreføre prosjektet, men nå skal det hete Liv i Dal n. Kostnadene med dette prosjektet er usikre, men vi setter opp 50.000 Jordbruk og klimatilpasning er godt i gang og vil fortsette også i 2011. Det kreves ikke spesielle bevilgninger fra kommunen, men innsats i form av oppfølging fra NTK. Rundkjøring/nytt foretningsområde er avsluttet fra NTK sin side Turistinformasjonen/kulturkalenderen Dette er en årlig bevilgning og vil fortsette. Men det foreslås å forhøye beløpet med 40.000 til kr. 180.000 for 2011 og 2012. Turistinformasjonen er interessert i å være med i forprosjektet på Vollen. Denne posten er ikke å anse som del av næringsplanen og tas derfor ut. Den innarbeides i budsjettet som tilrettelegging for næringslivet. Bistand etablerere. Her dreier det seg om 1. linjetjeneste. I 2010 var det 7 henvendelser. Tror at dette er det antallet en kan forvente i en kommune som vår. Skilting sentrum. Her har det ikke skjedd noe i 2010 (fikk prioritet 2 i 2010) Her ser en for seg at området ved parkeringen ved bårehuset skal suppleres med informasjonstavler for tilreisende. Forprosjekt sagbruk. Prosjektet er kommet så lang at det er sendt søknad til Innovasjon Norge. Forprosjektet er avsluttet. Sentrumsutvikling/overbygg scene. Det er gjort avtale med arkitekt. Saken vil videreføres i 2011. Nye prosjekter: Reisemålsutvikling, forprosjekt er kommet i gang. God deltakelse. Det vurderes å videreføre prosjektet i fase 2 Utarbeide en langsiktig utviklingsstrategi (egen sak til formannskapet) Kostnaden med fase 1 er 20.000. Fase 2 har vi ikke sikre tall for, i denne saken stipuleres den til 40.000.
Side 9 av 61 Få i gang en næringslivsforening i kommunen. Kanskje frokost- eller lunsj møter. Kostnaden med en slik oppstart er eksterne forelesere og mat. Dersom en setter opp en ramme på 10.000 vil det holde til en god oppstart i 2011. Kartlegging og verdisetting av friluftsområder. Dette er et samarbeid med Polarsirkelen friluftsråd. Prosjektet er finansiert av fylket og kommunens bidrag blir som kontaktperson. Opplysningen kan legges til Helgelandskartet. Alle som saksbehandler etter den nye Plan og bygningsloven kan nyttegjøre seg disse opplyningene. Personer som planlegger turer i vår kommune kan gjøre seg nytte av disse opplysningene. Hattfjelldal kommune skal i 2011 prioritere følgende tiltak i sin handlingsplan: NR Prio. Tjeneste 2011 Timeforbruk Ressursbehov Ansvar 1. 1 Hattrøye prosjektet x 100 t 100.000 NTK 2. 3. 4. 1 Liv i fjøsan/liv i Dal n x 160 t 50.000 NTK 1 Jordbruk og klimatilpasning x 37,5 NTK 1 Bistand til etablerere x 100 t NTK 5. 1 Sentrumsutvikling/ overbygg scene x 60 t 100.000 NTK 6. 2 Skilting i sentrum x 60 t 50.000 NTK 7. 1 Reisemålsutvikling fase 1 Fase 2 x 37,5 t 20.000 40.000 NTK 8. 1 Næringslivsforening x 20 t 10.000 NTK 9 1 Kartlegging og verdisetting x 20 t NTK av friluftsområder i komm. Sum arbeid NTK 632,5 t 370.000 Turistinformasjonen/ kulturkalender x 70 t 180.000 NTK Administrative og økonomiske konsekvenser: Oppfølging av næringsplanen forutsetter at administrasjonen følger opp. Tidsforbruk er stipulert. Økonomisk er det satt av 300.000 til å følge opp planen, se budsjettsaken for 2011 pkt 18. Dette er stipulerte beløp og de fleste av tiltakene krever egne vedtak fra politikerne. Planen er derfor ett styringsvektøy fra politikerne til NTK om at de oppgavene som er satt opp, skal det arbeides med i 2011. Konklusjon: 1) Hattfjelldal kommune skal i 2011 prioritere følgende tiltak i sin handlingsplan: NR Prio. Tjeneste 2011 Timeforbruk Ressursbehov Ansvar 1 1 Hattrøye prosjektet x 100 t 100.000 NTK 2 1 Liv i fjøsan/liv i Dal n x 160 t 50.000 NTK 3 1 Jordbruk og klimatilpasning x 37,5 NTK 4 1 Bistand til etablerere x 100 t NTK 5 1 Sentrumsutvikling/ overbygg x 60 t 100.000 NTK scene 6 2 Skilting i sentrum x 60 t 50.000 NTK 7 1 Reisemålsutvikling fase 1 x 37,5 t 20.000 NTK Fase 2 40.000 8 1 Næringslivsforening x 20 t 10.000 NTK 9 1 Kartlegging og verdisetting x 20 t NTK
av friluftsområder i komm. Side 10 av 61 2) Bevilgningen til Hattfjelldal turistinformasjon økes fra 140.000 til 180.000 pr år for 2 år framover. Beløpet innarbeides i budsjettet under tilrettlegging for næringslivet 601.325.13700 Hilde Dalen kulturkonsulent
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 11 av 61 FE-153 10/439 10/6897 Lise Bråten 18.11.2010 Budsjettregulering nr 2 i 2010 Utvalg Møtedato Saksnummer Kommunestyret 15.12.2010 056/10 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommunestyre vedtar budsjettreguleringen som vist i vedlagte tabeller datert 17.11.10. Budsjettreguleringen har en total brutto ramme på kr 14.389.492,- for driftsbudsjettet og kr 8.572.860,- for investeringsbudsjettet. 01.12.2010 Formannskapet Møtebehandling: Tabellen må gjennomgås for retting av feil før behandling i kommunestyret. Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-113/10 Vedtak: Hattfjelldal kommunestyre vedtar budsjettreguleringen som vist i vedlagte tabeller datert 17.11.10. Budsjettreguleringen har en total brutto ramme på kr 14.389.492,- for driftsbudsjettet og kr 8.572.860,- for investeringsbudsjettet. 15.12.2010 Kommunestyret Møtebehandling: Formannskapets innstilling med endringsnotatet fra administrasjonen enstemmig vedtatt. KS-056/10 Vedtak: Hattfjelldal kommunestyre vedtar budsjettreguleringen som vist i vedlagte tabeller datert 14.12.10. Budsjettreguleringen har en total brutto ramme på kr 14.389.492,- for driftsbudsjettet og kr 9.066.860,- for investeringsbudsjettet. Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 16.12.10 Mona Vik Larsen formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Side 12 av 61 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 18.11.2010 36938 breg 2 2010.xls Saksopplysninger: Med bakgrunn i endringer i budsjettforutsetninger er det behov for å korrigere en del budsjettall for 2010. Vedlagte tabeller viser i detalj de endringer som pr. 18.11.10 er nødvendig å foreta. Hvert av punktene i tabellen kommenteres nedenfor. Vurdering: Investeringsbudsjettet: 1. Budsjettert beløp justeres i samsvar med virkelig kostnad. 2. Som punkt 1. 3. Departementet har kommet med presisering av reglene for føring av momskompensasjon og ellers finansiering av investeringer. Derfor korrigeres budsjettet. 4. Som punkt 3. 5. Som punkt 3. 6. Som punkt 3. 7. Prosjekt fotballbane blir ikke realisert i 2010. Tallene fjernes derfor fra årets budsjett. 8. Som punkt 3. 9. Det er budsjettert med mottatt avdrag på utlån på kr 200.000,-. Vi har ikke mottatt et slik avdrag i 2010, og kommer ikke til å motta det heller. Budsjettposten fjernes derfor. 10. Bruk av bundet driftsfond til investeringsformål skulle tidligere føres i driftsregnskapet, og overføres til investering. Nå skal inntektsføringen foretas direkte i investeringsregnskapet. Budsjettposten flyttes til korrekt art. 11. Som punkt 3. 12. Kommunestyret har vedtatt kjøp av leilighet i Hotellveien. Det ble ikke vedtatt noen finansiering av kjøpet. Det foreslås at penger tas fra generelt investeringsfond. 13. Renter på lån til Helgelandskraft korrigeres til forventet nivå. 14. Avdragsinntekter og utgifter til formidlingslån korrigeres til forventet nivå. Det er tatt opp nytt lån til videre utlån. Rammen for utlån til formidlingslån økes derfor. 15. Haga II er solgt. Administrasjonen foreslår å avsette nettoinntekten til generelt investeringsfond. Driftsbudsjettet: 1. Konsesjonsinntektene forventes å bli litt lavere enn tidligere budsjettert. Budsjetterte inntekter reduseres derfor med kr 300.000,-. 2. Renteinntektene på Vefsnafondet forventes å bli litt høyere enn tidligere budsjettert. Inntekt og avsetning til fondet økes begge med kr 200.000,-. 3. Statstilskudd og refusjoner for flyktninger forventes å bli høyere enn tidligere budsjettert. Inntekt og avsetning til flyktningefondet økes begge med kr 1.767.600,-. 4. Departementet har kommet presisering av reglene for føring av momskompensasjon og ellers finansiering av investeringer. Derfor korrigeres budsjettet. Prosjekt fotballbane blir ikke realisert i 2010. Tallene fjernes derfor fra årets budsjett. 5. Renteutgifter og renteinntekter korrigeres til forventet nivå. 6. Rest reserverte tilleggsbevilgninger nullstilles. 7. Årets premieavvik korrigeres til siste mottatte korrigerte budsjett fra KLP og Statens pensjonskasse. Det positive premieavviket er som før budsjettert avsatt til pensjonsfondet. 8. Summen av foreslåtte økte inntekter og reduserte kostnader foreslås brukt til å dekke tidligere års underskudd. Beløpet er mindre enn fylkesmannen forutsatte når vi fikk kr 5 mill i ekstraordinære skjønnsmidler. 9. Det er budsjettert med kr 700.000,- til juridisk assistanse i Terra-saken. Det er ikke ut til å være bruk for så mye i 2010. Budsjettet reduseres derfor med kr 600.000,-. 10. Tilskudd til boligformål. Her korrigeres finansieringen av tilskuddet.
Side 13 av 61 11. Etterspørselen etter sosialhjelp er vesentlig høyere enn budsjettert. Budsjettet økes med kr 150.000,-. 12. Bruk av bundet driftsfond til investeringsformål skulle tidligere føres i driftsregnskapet, og overføres til investering. Nå skal inntektsføringen foretas direkte i investeringsregnskapet. Budsjettposten flyttes til korrekt art. 13. Det er for 2010 budsjettert med 18 % pensjonskostnader. Det viser seg at 16 % er mer riktig utgiftssats. Budsjetterte pensjonsutgifter og tilhørende arbeidsgiveravgift justeres ned nå alle ansvarsområder. 14. Utgifter til barnevern har økt ganske mye. Dette er lovpålagte oppgaver. Det foreslås å øke budsjettet med kr 200.000,-. 15. Kommunestyret har i sak 005/10, sluttregnskap for prosjekt Flerbrukshall i Hattfjelldal, vedtatt følgende: Ubrukt bevilgning på kr 50.000,- øremerkes diverse utstyr til flerbrukshall. Dette foreslås finansiert ved bruk av generelt driftsfond. 16. Formannskapet har i sak 025/09 oppfordret administrasjonen til å jobbe med et interkommunalt GIS-samarbeid. Årets kostnader foreslås dekket utenom avdelingens ramme. 17. Kommunal- og regionaldepartementet har bevilget 1 mrd kroner mer i frie inntekter til kommunene. Den ekstra milliarden vil for eksempel kunne bidra til å styrke arbeidet med en verdig eldreomsorg. Hattfjelldal kommune får 419.000,- kr. Vi foreslår å justere opp rammetilskuddet med kr 400.000,-. 18. Økt finansiering/finansieringsbehov på punkt 14, 16 og 17 salderes ved at dekning av tidligere års regnskapsmessige merforbruk økes. Administrative og økonomiske konsekvenser: Netto driftsresultat viser hvor store midler kommunen benytter til avsetning (til fond), investeringer (overføring til investeringsregnskap) og dekning av tidligere års regnskapsmessige underskudd. Pr. 18.11.10 er netto driftsresultat 1.839.945,-. Konsekvensen av denne reguleringen blir en økning med kr 6.994.932,- til kr 8.834.877,-. Konklusjon: Det anbefales at Hattfjelldal kommunestyre vedtar budsjettreguleringen som vist i vedlagte tabeller datert 14.12.10. Budsjettreguleringen har en total brutto ramme på kr 14.389.492,- for driftsbudsjettet og kr 9.066.860,- for investeringsbudsjettet. Lise Bråten konsulent
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 14 av 61 FE-151 10/381 10/6935 Stian Skjærvik 22.11.2010 Revidert Forpliktende plan 2011-2017. Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 01.12.2010 112/10 Kommunestyret 15.12.2010 057/10 Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar Revidert Forpliktende plan for Hattfjelldal kommune 2011-2017, med en samlet ramme på kr. 6,7 mill. i 2011, 6 mill.kr. i 2012, 5,8 mill.kr i 2013 og kr. 69.000,- i 2012. Revidert forpliktende plan legges til grunn for Budsjett 2011 og økonomiplan 2011 2014. 01.12.2010 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-112/10 Vedtak: Kommunestyret vedtar Revidert Forpliktende plan for Hattfjelldal kommune 2011-2017, med en samlet ramme på kr. 6,7 mill. i 2011, 6 mill.kr. i 2012, 5,8 mill.kr i 2013 og kr. 69.000,- i 2014. Revidert forpliktende plan legges til grunn for Budsjett 2011 og økonomiplan 2014. Alternativ: Kommunestyret vedtar Revidert Forpliktende plan for Hattfjelldal kommune 2011-2017, med en slike årlige rammer: 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017-6 651 500-5 968 700-5 768 700-68 700 331 300 731 300 831 300 Revidert forpliktende plan legges til grunn for Budsjett 2011 og økonomiplan 2014. 15.12.2010 Kommunestyret Møtebehandling: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. KS-057/10 Vedtak: Kommunestyret vedtar Revidert Forpliktende plan for Hattfjelldal kommune 2011-2017, med en samlet ramme på kr. 6,7 mill. i 2011, 6 mill.kr. i 2012, 5,8 mill.kr i 2013 og kr. 69.000,- i 2014. Revidert forpliktende plan legges til grunn for Budsjett 2011 og økonomiplan 2014. Alternativ: Kommunestyret vedtar Revidert Forpliktende plan for Hattfjelldal kommune 2011-2017, med en slike årlige rammer:
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017-6 651 500-5 968 700-5 768 700-68 700 331 300 731 300 831 300 Revidert forpliktende plan legges til grunn for Budsjett 2011 og økonomiplan 2014. Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 16.12.10 Side 15 av 61 Mona Vik Larsen formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Side 16 av 61 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 22.11.2010 37025 Revidert Forpliktende plan 2011-2017.doc 02.12.2010 37348 budsjett 2011 økplan 2011-2014.doc 02.12.2010 37349 Vedlegg 1 Driftstiltak 2011.doc 02.12.2010 37350 Vedlegg 2 Investeringstiltak 2011.doc Saksopplysninger: Det vises til k.sak 035/08 vedr. Forpliktende plan for Hattfjelldal kommune. Forpliktende plan ble første gang vedtatt av kommunestyret i ovennevnte sak. Planen har sin bakgrunn i fylkesmannen beslutning om å oppføre kommunen på ROBEK-listen ettersom kommunen ikke kunne dekke underskuddet fra 2007 i løpet 2 år. Hattfjelldal kommune har fått 10 år på seg til å dekke underskuddet. Det vil si at forpliktende plan har en tidshorisont frem til 2017. Tiltakene i planen vedtatt i 2008 er i det vesentligste gjennomført. Enkelte tiltak har en ikke lykkes 100% med, mens de fleste likevel er gjennomført og innarbeidet i budsjet/økonomiplan. Til tross for de reduksjoner kommunen har gjennomført har en vært helt avhengig av ekstraordinære skjønnsmidler fra staten for å kunne balansere driften. I 2009 fikk kommunen 8 mill.kr. i tilskudd og i 2010 fikk kommunen 5 mill.kr. I vedtatt plan er det lagt opp til at kommunens skal dekke inn 10 mill.kr. hvert år frem til 2017. Pr. 01.01.10 gjenstod 81 mill.kr. å dekke inn. I budsjett 2010 er det budsjettert med inndekning av ca. 1 mill.kr til inndekning (etter budsjettregulering). Regnskapsmessig overskudd fra 2009 (ca. 10 mill.kr.) er i 2010 disponert til inndekning av tidligere års underskudd. Dvs. at det ved årsskiftet, forutsatt at det blir balanse mellom budsjett og regnskap i 2010, vil gjenstå ca. 70 mill.kr. å dekke inn frem til 2017. I forbindelse med utbetaling av ekstraordinært skjønnstilskudd i 2010 har fylkesmannen gitt beskjed om at kommunen må redusere sitt kostnadsnivå. Spesielt er det pekt på sektorene Pleie/omsorg og Helse. Det er gitt klar beskjed om at kommunen ikke kan forvente å få ytterligere skjønnstilskudd dersom en ikke klarer å redusere driftsnivået betydelig. Rådmannen har på denne bakgrunn iverksatt arbeidet med revisjon av forpliktende plan og fremmet flere forslag til reduksjonstiltak for politisk nivå i forbindelse med budsjettarbeidet. Som et av tiltakene for å få et budsjett i balanse har rådmannen utarbeidet en ny profil for inndekning av underskuddet frem til 2017. Bakgrunnen for dette er de merinntekter kommunen vil kunne oppnå i 2013/14 når dagens kraftkontrakter går ut. Disse merinntektene er estimert til ca. 5 mill.kr. Hensyntatt disse merinntektene kan kommunen da utsette deler av inndekning til disse merinntektene blir disponible. I praksis betyr det at kommunen dekker et lavere beløp enn 10 mill.kr. frem til disse merinntektene kommer og et større beløp enn 10 mill.kr. i perioden fra 2014 til 2017. I 2011 gir dette tiltaket en effekt på 3,7 mill.kr. Det er i planen foreslått reduksjoner i driftsnivået på ca. 3 mill.kr. Av dette kommer ca. 1,8 mill.kr. fra Pro-avdelingen. Se vedlagte plan kap.9 for ytterligere detaljer. Vurdering: Som oversikten over tiltak viser legges det igjen opp til betydelige endringer. Spesielt er det Pro-avdelingen som reduseres. Det vil imidlertid alltid være slik at tjenestenivået må ligge på et nivå som tilfredsstiller lovens/ forskriftens minstekrav til forsvarlighet og kvalitet. Hva som er forsvarlig nivå på kommunens tjenester er opp til våre tilsynsmyndigheter å avgjøre. De faglige vurderingen som er gjort i konsekvensvurderingene av tiltakene, sannsynliggjør at kommunen fortsatt skal tilby tjenester innefor minstekravet av kvalitet og kvantitet.
Side 17 av 61 Administrative og økonomiske konsekvenser: De økonomiske konsekvensen av planen er samlet slik: 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017-6 651 500-5 968 700-5 768 700-68 700 331 300 731 300 831 300 Konklusjon: Det foreslås at revidert Forpliktende plan for Hattfjelldal kommune, med en samlet ramme på kr. 6,7 mill. i 2011, 6 mill.kr. i 2012, 5,8 mill.kr i 2013 og kr. 69.000,- i 2014 vedtas. Stian Skjærvik ass. rådmann
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 18 av 61 FE-200 10/440 10/6920 Lise Bråten 22.11.2010 Regnskapsrapport nr 2 2010 Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 01.12.2010 114/10 Kommunestyret 15.12.2010 058/10 Rådmannens innstilling Regnskapsrapporten tas til orientering. 01.12.2010 Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-114/10 Vedtak: Regnskapsrapporten tas til orientering. 15.12.2010 Kommunestyret Møtebehandling: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. KS-058/10 Vedtak: Regnskapsrapporten tas til orientering. Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 16.12.10 Mona Vik Larsen formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Side 19 av 61 Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i k.sak 06/02 den 06.02.02, revidert 20.12.06, Økonomireglement for Hattfjelldal kommune. I kap. 6 er det bestemt at det skal rapporteres til kommunestyret. Til grunn for dette ligger bestemmelser i regnskapsforskriften hvor rådmannen forpliktes til å rapportere til kommunestyret minimum 2 ganger pr. år. Herved fremlegges regnskapsrapport pr. 31.10.10. Rapporten viser netto forbruk på hver avdeling på hovedpostnivå. Rapporten er lagt på et oversiktsnivå for å ikke å fokusere på detaljer innen hvert hovedansvarsområde/rammeområde, jfr. tidligere vedtak om rammebudsjettering. På grunn av at det kun er lønn som er periodisert og øvrig poster er flatt fordelt med 1/12 på hver måned, kan det i tallmaterialet fremstå tallstørrelser som enten virker å ha et overforbruk eller underforbruk. Det vises derfor til kommentarene under for mer presis beskrivelse av situasjonen og hvor reelle avvik kommenteres. Vurdering: Driftsregnskapet: Når det gjelder alle avdelingene vises det til egen sak vedr. budsjettreguleringer nr 2 2010. I nevnte sak er det foretatt reguleringer som berører de fleste avdelinger. Blant annet viser det seg at pensjonskostnadene blir lavere enn budsjettert. Budsjettene til pensjonskostnader på avdelingene er tilsvarende redusert. Budsjettert pott til lokale forhandlinger er i nevnte sak foreslått å ikke fordele på avdelingene. Grunnen til det er at de fleste avdelingene ser ut til å ha økonomi til å ta den utgiften innen rammen de har fått tildelt. Ansvar 10 Finans: Viser til budsjettreguleringssaken der blant annet renteinntekter og renteutgifter er regulert slik at vi forventer at rammeområdet kommer ca i balanse. Men det er en viss usikkerhet når det gjelder noen av postene. Ansvar 20 Politiske styringsorganer: Det er ingen spesielle merknader til rammeområdet. Ansvar 30 Sentraladministrasjon: Selv om de budsjettendringene som er nevnt ovenfor er foretatt, forventes det at rammeområdet kommer ut med et lite overskudd. Ansvar 40 PRO-avdeling: For PRO-avdelingen er det slik at ledighet i stillingene som Pro-leder og ergoterapeut gis store besparelser. Det er fortsatt usikkerhet vedr. størrelsen på tilskuddet til ressurskrevende brukere. Selv om de budsjettendringene som er nevnt ovenfor er foretatt, forventes det at rammeområdet kommer ut med et lite overskudd. Ansvar 41 Helseavdeling: Selv om de budsjettendringene som er nevnt ovenfor er foretatt, forventes det at rammeområdet kommer ut med et lite overskudd. Ansvar 42 Sosialavdeling: Budsjettet for økonomisk sosialhjelp er pr. 31.10.10 forbrukt. Det er foreslått tilført ekstra midler til området. Barnevern ser ut til å få overskridelser. Rammeområdet ser totalt ut til å gå med et lite underskudd. Ansvar 50 Hattfjelldal oppvekstsenter:
Selv om de budsjettendringene som er nevnt ovenfor er foretatt, forventes det at rammeområdet kommer ut med et lite overskudd. Side 20 av 61 Ansvar 51 Susendal skole: Selv om de budsjettendringene som er nevnt ovenfor er foretatt, forventes det at rammeområdet kommer ut med et lite overskudd. Ansvar 52 Varntresk oppvekstsenter: Rammeområdet ser ut til å gå ca i balanse. Ansvar 60 Næring/Teknisk/kultur: Rammeområdet ser ut til å gå ca i balanse. Investeringsregnskapet: Også her er det foreslått en del budsjettendringer. Ut over det regner en med at vi ikke får noen budsjettoverskridelser. Følgende prosjekter kan gis en ekstra kommentar: Prosjekt 9652 Forretningsområde: Prosjektet blir ikke fullført i 2010. Blant annet asfaltering vil bli utført sommeren 2011. Administrative og økonomiske konsekvenser: Det vises til ytterligere kommentarer i egen sak vedr budsjettregulering nr 2 2010. Konklusjon: Regnskapsrapporten tas til orientering. Lise Bråten konsulent
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler: Dato: Side 21 av 61 FE-250 07/1412 10/6964 Stian Skjærvik 25.11.2010 Revisjon av reglement for finansforvaltning i Hattfjelldal kommune Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 01.12.2010 120/10 Kommunestyret 15.12.2010 059/10 Rådmannens innstilling Reglement for finansforvaltning i Hattfjelldal kommune godkjennes som grunnlag for kommunens forvaltning av midler til driftsformål, langsiktige finansielle midler og gjeld. Følgende rammer defineres til kommunens finansielle formål: Formål Kapital til løpende betalingsforpliktelser (3 mnd) 24 mill.kr. Ledig likviditet/midler beregnet til driftsformål Øvrig kapital. Langsiktig finansielle aktiva (langsiktig kapital) Inntil 15 mill.kr. Beløp Samlet avkastningskrav settes til 3 mnd. Nibor + 1%. Rådmannen utarbeider administrative rutiner for forvaltningen. Disse forelegges kommunestyret til godkjenning 01.12.2010 Formannskapet Møtebehandling: Hofstad foreslår å endre siste setningen i rådmannens innstilling: Rådmannen utarbeider administrative rutiner for forvaltningen, der også politisk miljø tas med i prosessen. Disse forelegges kommunestyret til godkjenning Rådmannens innstilling med endringen, enstemmig vedtatt. FS-120/10 Vedtak: Reglement for finansforvaltning i Hattfjelldal kommune godkjennes som grunnlag for kommunens forvaltning av midler til driftsformål, langsiktige finansielle midler og gjeld. Følgende rammer defineres til kommunens finansielle formål: Formål Kapital til løpende betalingsforpliktelser (3 mnd) 24 mill.kr. Ledig likviditet/midler beregnet til driftsformål Øvrig kapital. Langsiktig finansielle aktiva (langsiktig kapital) Inntil 15 mill.kr. Beløp Samlet avkastningskrav settes til 3 mnd. Nibor + 1% poeng. Rådmannen utarbeider administrative rutiner for forvaltningen, der også politisk miljø tas med i prosessen. Disse forelegges kommunestyret til godkjenning 15.12.2010 Kommunestyret Møtebehandling: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. KS-059/10 Vedtak:
Side 22 av 61 Reglement for finansforvaltning i Hattfjelldal kommune godkjennes som grunnlag for kommunens forvaltning av midler til driftsformål, langsiktige finansielle midler og gjeld. Følgende rammer defineres til kommunens finansielle formål: Formål Kapital til løpende betalingsforpliktelser (3 mnd) 24 mill.kr. Ledig likviditet/midler beregnet til driftsformål Øvrig kapital. Langsiktig finansielle aktiva (langsiktig kapital) Inntil 15 mill.kr. Beløp Samlet avkastningskrav settes til 3 mnd. Nibor + 1% poeng. Rådmannen utarbeider administrative rutiner for forvaltningen, der også politisk miljø tas med i prosessen. Disse forelegges kommunestyret til godkjenning. Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 16.12.10 Mona Vik Larsen formannskapssekretær
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Side 23 av 61 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 25.11.2010 37105 finansreglement utkast pr 241110.doc 25.11.2010 37102 Kval sikr finansreg Hatfjelldal kommune.doc Saksopplysninger: Bakgrunn: Finansreglementet ble første gang vedtatt av kommunestyret den 06.03.02. Senere er finansreglementet endret den 20.12.06. I forbindelse med fylkesmannens lovlighetskontroll av finansforvaltningsreglement og finansplasseringer i rapport datert 21.01.2008, ble kommunens reglement kritisk gjennomgått av fylkesmannen. Fylkesmannen bemerker da i sin rapport s.4 : Konklusjonen i rapporten som omfatter finansreglementet var at reglementet er lovlig men at det mangler rutiner for rapportering av utviklingen fra forvalter av finansielle transaksjoner, samt rutiner for rapportering fra uavhengig instans som skal vurdere om forvalter følger opp de fastlagte regler for forvaltning. I etterkant av Terra-saken utarbeidet kommunaldepartementet ny forskrift til Kommunelovens 52 om finansforvaltning. Finansforskriften ble gjort gjeldende fra 01.07.10. Den nye forskriften inneholder en del nye punkter, men spesielt tydeliggjør forskriften hva kommunens finansreglement skal inneholde og hvilket ansvar kommunen selv har for å besørge en forsvarlig forvaltning. Utkast til reglement. I revisjon av reglementet har rådmannen lagt til grunn en mal fra AF Kommunepartner. Kommunepartner er et partnerskap med følgende partnere: Kommunalbanken, KLP, NKK (Norges kommunekassererforbund) og Jan Petter Jørgensen. Kommunepartner har som formål å utvikle et finanskompetansesenter for kommuner og fylkeskommuner med tilhørende selskaper og virksomheter. Grunnlag og utkastet til reglement er gjennomgått i samarbeid med formannskapet (10.05, 25.08, 26.10). Det er også kort presentert for kommunestyret den 17.11.10. Av reglementet fremgår at reglementet skal gi rammer og retningslinjer for kommunens finansforvaltning. Reglementet skal utgjøre en samlet oversikt over de rammer og begrensninger som gjelder, og underliggende fullmakter/instrukser/rutiner skal hjemles i reglementet. Reglementet definerer de avkastnings- og risikonivå som kommunestyret finner er akseptable for plassering og forvaltning av likvide midler og midler beregnet for driftsformål, opptak av lån/gjeldsforvaltning og plassering og forvaltning av langsiktige finansielle aktiva (langsiktig kapital). Reglementet skal vedtas av kommunestyret minst en gang i hver kommunestyreperiode.
Side 24 av 61 Reglementet omfatter med andre ord forvaltningen av alle kommunens finansielle aktiva (likvide midler (penger)) og passiva (rentebærende gjeld). Gjennom finansreglementet skal det vedtas målsettinger, strategier og rammer for: Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. o Denne kapitalen skal være lett tilgjengelig (høy likviditet) og forvaltes med lav risiko. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler o Gjelden er langsiktige lån kommunen har. Plassering og forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva. o Dette er den del av kapitalen som man ikke har planer om å benytte de nærmeste 7 10 år og som dermed kan forvaltes mer langsiktig. Finansforvaltningen har som overordnet formål å sikre en rimelig avkastning samt stabile og lave netto finansieringskostnader for kommunens aktiviteter innenfor definerte risikorammer. Hva som er rimelig avkastning må defineres og stå i fht de risikorammene en velger. Finansielle instrumenter og/eller produkter som ikke er eksplisitt tillatt brukt gjennom reglementet, kan ikke benyttes i kommunens finansforvaltning og det slås fast at kommunens krav på skatter og avgifter, herunder konsesjonsavgift, kan ikke overdras, jfr. kommunelovens 54. Kjøp av finansielle instrumenter kan ikke lånefinansieres jfr. Kommunelovens 50. I gjeldende finansreglement er det vedtatt kommunen kan forvalte sine midler gjennom plassering i bank og pengemarked. I tillegg åpnes det for at man innenfor forvaltning av den langsiktige finansielle aktiva kan plassere noe i aksjer og egenkapitalbevis. I forslag til revidert reglement er dette videreført men samtidig er det gjort mer tydelig hvilke begrensninger og rammer som gjelder innenfor rammene til driftsformål, gjeld og den mer langsiktige kapitalen. Det er lagt stor vekt på at det skal tas svært liten risiko og at midlene skal være lett tilgjengelig. Pr. 01.01.2010 hadde kommunen ca. 122 mill.kr. i likvide midler (aktiva). Langsiktig gjeld (passiva) utgjorde ca. 79 mill.kr. Som nevnt over regulerer reglementet hvordan midlene beregnet til driftformål og langsiktige midler skal forvaltes. Denne delen av kapitalen utgjør samlet den delen som ikke kommunen trenger for å utføre sine ordinære løpende betalingsforpliktelser. Behovet for midler til å ivareta betalingsforpliktelsene (betale lønn og fakturaer) er beregnet til ca. 8 mill.kr. pr.mnd. Resterende midler vil da fordeles mellom kapital til driftsformål og langsiktig kapital. Kommunen definerer selv hvor stor del av den kapitalen som skal inngå i hvert av formålene. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål skal i hht. reglementets bestemmelser forvaltes i form av bankinnskudd og plassering i pengemarked. Det er bestemt at kapitalen skal være lett tilgjengelig (høy grad av likviditet). Det betyr at bankinnskudd ikke kan bindes for mer enn 6 mnd. eller at plasseringer i pengemarkedsfond ikke skal ha lenger tidshorisont enn inntil 1,5 år. Det er også lagt stor vekt på sikkerhet både i fht. valg av bank og rentepapirer. For gjelden videreføres i stor grad gjeldende ordning med bruk av flytende rente og bruk av fast rente for å sikre forutsigbarhet. For å minke renterisiko legges det noen føringer i fht renteløpetid, dvs. gjennomsnittlig vektet tid frem til forfall på lån. For forvaltning av den langsiktige kapitalen er det gjort avgrensninger i valg av produkter, det er satt risikorammer og det er bestemt plasseringsbegrensninger. Det er også bestemt hvor mye som kan plasseres i aksjer/egenkapitalbevis, sertifikater/obligasjoner og som innskudd i bank. For detaljer se pkt.8.6. i Finansreglementet.
Rapportering. Reglementet slår fast at rådmannen skal rapportere pr. 30.04 og 31.08. I tillegg skal det lages en sluttrapport etter årets utgang. Også i årsmelding er det naturlig at finans kommenteres og evalueres. Uavhengig instans. I hht. finansforskriften skal kommunen knytte til seg uavhengig instans med kompetanse på finansforvaltning. Denne rollen har tidligere vært ivaretatt av revisjonen. Ettersom revisjonen ikke har spesiell kompetanse på finansforvaltning, har rådmannen knyttet til seg /Jan Petter Jørgensen fra Kommunepartner / Finøk AS. Revisjonens rolle blir i hovedsak å rette seg mot internkontrollsystemet og regnskapsrevisjonen. Uanhengig instans skal sikre at finansreglementet er i tråd med de krav og retningslinjer som stilles i lov og forskrift. Ved godkjenning av reglementet utsteder uavhengig instans et kvalitetssikringsnotat som bekrefter at reglementet er i tråd med krav i lov og forskrift. En del av uavhengig instans kontrollarbeid er også å vurdere mulig økonomisk konsekvens av reglementets bestemmelser. Dette gjøres ved å simulere i en stresstest hvor stort tap kommunen vil få dersom det skjer et kursfall og renteendring på et gitt nivå gitt at reglementet rammer er fullt utnyttet. Parametrene som benyttes er de samme som Finanstilsynet benytter i sine tester. Delegasjon. Kommunestyret skal selv gi regler for kommunens eller fylkeskommunens finansforvaltning (finansreglement). Side 25 av 61 Med regler for finansforvaltning siktes det til målsettinger, strategier, rammer og begrensninger for forvaltning av finansielle aktiva (plassering av kommunens eller fylkeskommunens midler), samt rapporteringsrutiner. Videre siktes det til målsettinger, strategier, rammer og begrensninger for forvaltning av finansielle passiva (gjeldsporteføljen), herunder opptak av lån, inngåelse av leasingavtaler mv, samt rapporteringsrutiner, jfr. kommunelovens 52 og Forskriftens 2. Kommunestyret kan derfor ikke delegere til et underliggende organ å ivareta denne rollen. Imidlertid kan kommunestyret i hht kommuneloven alminnelige regler delegere til underliggende organ saker som kommunestyret selv ikke er pålagt å fatte vedtak om. Kommunestyret bestemmer altså selv nivået i delegasjonene. I fht delegasjon til rådmannen begrenses denne seg til saker som ikke er prinsipielle. I kommunelovens 23 nr.4 heter det at Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet Kommunestyret kan bestemme at avgjørelser av visse spørsmål knyttet til finansforvaltningen ikke skal delegeres. Eksempel på dette kan være inngåelse av finansielle avtaler over en viss størrelse. Det er i departementets merknader til finansforskriftens 2 videre beskrevet at: Administrasjonssjefen forestår (etter vedtak om delegasjon) den løpende finansforvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, innenfor det finansreglementet kommunestyret eller fylkestinget vedtar. Det ligger til grunn at kommunestyret og fylkestinget fastsetter et finansreglement med klare fullmakter fra kommunestyret og fylkestinget til administrasjonssjefen til å forestå finansforvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget. I tillegg til å bidra til en klar ansvarsdeling mellom kommunestyret/fylkestinget og administrasjonen, vil klare fullmakter fra kommunestyret eller fylkestinget bidra til at administrasjonssjefen kan forestå den løpende finansforvaltningen på en effektiv måte på vegne av kommunestyret eller fylkestinget. Det betyr at departementet mener utøvelsen av reglementet bør påligger rådmannen å utføre.
Side 26 av 61 I praksis skal da rådmannen fortløpende vurdere egnetheten av reglementets forskjellige rammer og begrensninger, og om disse på en klar og tydelig måte sikrer at kapitalforvaltningen utøves forsvarlig i forhold til de risikoer kommunen er eksponert for. Det vil tilligge rådmannen å inngå avtaler i overensstemmelse med reglementet og det må tilligge rådmannen, med hjemmel i finansreglement, å utarbeide nødvendige fullmakter/ instrukser/rutiner for de enkelte forvaltningsformer som er i overensstemmelse med kommunens overordnede økonomibestemmelser. Rådmannen vil ha en selvstendig plikt til å utrede og legge frem saker for kommunestyret som anses som prinsipielle. Vurdering: Ny finansforskrift er gjort mer tydelig på hva finansreglementet skal innholde og hvem som skal ivareta hvilke roller. I forslag til revidert reglement er dette ivaretatt. I motsetning til tidligere reglement har nytt reglement helt klare rammer og krav for hvordan kapitalen innefor områdene driftsformål, langsiktig formål og gjeld skal forvaltes. Det er innarbeidet klare beskrivelser av produkter, risikoklasser, plasseringsbegrensninger, rapportering mv. Det som da gjenstår for at reglementet skal bli operativt er utarbeidelsen av rutiner. Rutinene skal i detalj beskrive hvordan oppgaver skal utføres og ivaretas. Det er for eksempel rutine for låneopptak, rutine for hovedbankavtale, rutine for rapportering, rutine for håndtering av finansiell risiko, rutine for å avdekke avvik i finansreglementet. Rutinene vil inngå som del av kommunens system for internkontroll. Når det gjelder delegasjoner fra kommunestyret til formannskapet eller rådmannen, må det tas stilling til hva det er naturlig at politisk nivå skal og kan involvere seg i. Forvaltning av et reglement gitt av kommunestyret bør ivaretas av rådmann. Kommunestyret har i reglementet og gjennom godkjente rutiner ha definert sin politikk slik at rådmannen kun har å forvalte innenfor disse rammene. Gjennom de rapporteringene som gjøres 3 ganger pr. år, vil kommunestyret ha anledning til å endre sin politikk gjennom justeringer av reglementet og rutinene. For ytterligere å involvere politisk nivå kan for eksempel godkjenning av finansielle avtaler over et visst beløp legges til formannskapet å bestemme. Rådmannen forslår at denne beløpsgrensen settes til 10 mill.kr. Det er i reglementets pkt.9.4 foreslått at det opprettes et bufferfond som skal benyttes for å motvirke årlige svingninger i form av kurstap /verditap. Kommunene er i regnskapsforskriften pålagt å regnskapsføre verdien av rentepapirer og aksjer ved årsskiftet. For at ikke et verditap skal kunne påvirke driftsnivået i kommunen foreslås det at slike kurstap føres mot et bufferfond. Det er i budsjett 2011 derfor foreslått å avsette deler av budsjettert avkastning på kommunens plassering i Sparebanken Nord-Norge til et bufferfond. Videre årlig avsetning til fondet er foreslått definert til den delen av avkastningen som overstiger kommunes avkastningskrav. Kommunestyret må avklare hvor stor del av kommunens kapital som skal defineres innenfor hvert formål. Rådmannen foreslår slik fordeling: Formål Beløp Kapital til løpende forpliktelser (3 mnd) 24 mill.kr. Ledig likviditet/midler beregnet til driftsformål Øvrig kapital. Langsiktig finansielle aktiva (langsiktig kapital) Inntil 15 mill.kr. Det samlede avkastningskravet skal stå i fht det risikonivået som kommunestyret har bestemt i reglementet. I dette reglementet er risikonivået satt lavt. Det er derfor ikke naturlig å forvente en høyere avkastning for de samlede finansielle aktiva enn 3 mnd. Nibor + 1%. (pr. dato ca. 3,5%) Administrative og økonomiske konsekvenser: Finansreglementet vil i seg selv ikke innebære økonomiske konsekvenser men vil være grunnlag for mulig økonomisk konsekvens. Administrative konsekvenser vil innebære detaljert rapportering til kommunestyret 3 ganger pr. år og mer fokus på rutiner og forvaltning. Konklusjon: