7. Fakturagodkjenning uten innkjøpsordre DFØ Versjon: 1.1 7.2 Godkjenning av faktura 07.06.13 Innhold 1 Godkjenne faktura 2 Sende faktura 3 Annen funksjonalitet 4 Varsler og purring på ubehandlet faktura Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken: Ved å benytte Basware IP Klient skal bruker kunne kontrollere og godkjenne faktura Ansvar Tidspunkt Handling 1 Godkjenne faktura Ved behov Brukeren vil motta en melding på e-post om at n har faktura til behandling. E- posten vil innholde en link til IP Klient. Steg 1a: Velg faktura du ønsker å godkjenne. Skjermbildet lister opp den/de fakturaer som du har til godkjenning. Steg 1b:
Kontroller attestering (kontering), påse at denne er i henhold til budsjettdisponeringsmyndighet. Dobbeltklikk i feltene for søkehjelp og dobbeltklikk i beløpsfeltet for å få fram beløp gjenstående i forhold til fakturasum. Foreta eventuelle endringer i kontering, eller splitt faktura ytterligere. Se punkt 3 for hvordan splitte faktura. Steg 1c: Velg hvilke konteringslinjer du ønsker å godkjenne. Det kan være en eller flere konteringslinjer som du ikke har tilgang til å godkjenne. Kryss av i boksen utenfor konteringlinjen(e). Legg merke til at knappen ikke er aktiv før konteringsline(r) er valgt. (Steg 1d:) Trykk Lagre dersom du har gjort endringer på konteringen. Steg 1e: Trykk knappen Godkjenn når faktura er klar til overføring til Basware sluttkontroll og overføring til Agresso. 2 Sende faktura Ved behov Steg 2a: Dette steget skal kun foretas om faktura trenger flere godkjennere. Du vil da ha to alternativer: Alternativ 1: Velg i venstre kolonne og Basware velger godkjenner automatisk. Forslaget til godkjenner er basert på kontering og virksomhetens fullmaktsstruktur. Du kan nå også sende med en kommentar til mottaker av faktura. Trykk deretter på.
Trykk så på ikonet for å sende fakturaen til godkjenning. Alternativ 2: Velg under Neste mottaker dersom du manuelt ønsker å velge hvem som skal godkjenne faktura. Du kan nå under Legg til kommentar sende med en kommentar til mottaker av faktura. Trykk så på ikonet for å sende fakturaen til godkjenning. Steg 2b: Klikk på. Ved å trykke denne knappen blir faktura sendt til overføring (Regnskap og utbetaling). 3 Annen funksjonalitet Ved behov Annen funksjonalitet kan deles i fire. Funksjonalitet vedrørende: 1. Konteringslinjen 2. Fakturainformasjon 3. Fakturabehandling 4. Personlige innstillinger og arkiv Konteringslinjen: Her velges smal eller bred konteringslinje. Bred konteringslinje gir mer opplysninger Legg til. Her kan du legge til konteringslinjer. Husk å endre beløpet på konteringslinjen over før du legger til ny linje. Da slipper du å regne ut nytt beløp for ny konteringslinje. Lagre som mal. Her kan du lage fakturamaler som kan gjenbrukes. Hent fakturamal. Bruk denne når fakturamal ønskes brukt. Fakturainformasjon: Fakturahistorikk: Inneholder en overordnet beskrivelse av det som er gjort, av hvem og når. Grunnlagsdata: Viser fakturahodeinformasjon. Her kan man i tillegg utføre følgende: Parkere faktura
Betalingsmelding til leverandør Bestillingsnummer Avtalenummer med leverandør Kommentarer: Her kan man lese og legge til kommentarer Vedlegg: Her kan man legge til vedlegg til faktura. Angi informativ sirkulasjon: Her kan man sende faktura ut på informativ sirkulasjon. Fakturabehandling: Videresend: Dersom man ikke er rett person for å behandle faktura, kan man her sende den til rett person. Annullere faktura: Dersom faktura bør annulleres brukes denne knappen. Kommentar om hvorfor må oppgis. Faktura går da til regnskap som har tilgang til å annullere faktura. Jfr. 7.3_Rutine_Annullering_av_faktura Returner: Dersom faktura bør returneres til avsender eller regnskap brukes denne knappen. Side Step: Dersom du sender sender faktura på Side Step ønsker du at annen bruker skal se på fakturaen selv om du ikke inngår i den vanlige sirkulasjonen for fakturaer. Side Stepmottakere kan for eksempel være materialeksperter som kontrollerer leveransen. Fakturaen er låst for annen behandling mens annen bruker har den til behandling. Side Step kan avbrytes av avsender. Matching: Manuell matching av faktura er kun tilgjengelig for ordrebaserte kjøpsfakturaer. Fakturaene kan avstemmes én om gangen. Jfr. rutine 6.2_Manuell match_v0.2.doc. Personlige innstillinger og arkiv: Arkiv: Du kan søke etter og se fakturaer i ditt personlige fakturaarkiv. Arkivet vil vise alle fakturaene du har behandlet. Brukerinnstilling: Programinnstillinger. Før du begynner å bruke programmet til fakturabehandling, vil du kanskje definere noen standardinnstillinger som angir utformingen av skjermbildet Mottatte fakturaer. Vikar. Du kan angi en stedfortreder for behandling av fakturaer mens du er på ferie, bortreist eller av andre årsaker ikke kan behandle fakturaene dine.
4 Varsler og purring på ubehandlet faktura Virkedager mellom klokken 06:30 og 07:00 Basware IP varsler om og purrer på ubehandlet faktura etter følgende regler: 1. Brukerne får e-post 1 gang i døgnet som viser antall fakturaer som skal behandles (epostvarsel med emne Din fakturaoversikt ) 2. 4 virkedager etter fakturamottak sendes purring (epostvarsel med emne Purring ubehandlet faktura ) 3. 4+2 virkedager etter fakturamottak sendes ny purring (epostvarsel med emne Purring ubehandlet faktura ) 4. 4+2+2 virkedager etter fakturamottak videresendes (eskaleres) faktura til overordnet 5. 3 dager før forfall sendes purring (epostvarsel med emne Purring ubehandlet faktura ) Som standard mottar alle sammendragsvarsler og purringer.