TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom Videokonferanserommet 9.6.2015 13.10 15.45 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 50-59/15 Underskrifter Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Benedikte Figenschou Kari Workinn Fra Tromsø kommune: Byrådsleder Øyvind Hilmarsen (tilstede i sak 51/15) Organisasjonssjef Wenche Bergmo (d.s.) Fra KomRev NORD: Revisor Sissel Rasmussen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø (tilstede i sakene 51-52/15) Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Elisabeth Steen Tor Zachariassen Kari Workinn Edmund Kristoffersen Benedikte Figenschou Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 2.6.2015 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 50/15 Godkjenning av protokoll fra møtet 12.5.2015 51/15 Svar vedrørende henvendelse fra tidligere ansatte i flyktningetjenesten Offl. 13 jf. Fvl 13 Offl. 24, 1.ledd 52/15 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Flyktningetjenesten orientering og videre fremdrift 53/15 Svar sak vedrørende faktureringsrutiner kultur og idrett Vedlegg Offl. 13 jf. Fvl. 13 54/15 Revisjon av pasientregnskap for 2014 Kroken sykehjem 55/15 Revisjon av pasientregnskap for 2014 Mortensnes sykehjem 56/15 Revisjon av pasientregnskap for 2014 Omsorgstjenesten Jadeveien 57/15 Revisjon av pasientregnskap for 2014 Sør-Tromsøya sykehjem 58/15 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling og generalforsamlinger - orientering 59/15 Referatsaker
Blad 3 50/15 Godkjenning av protokollen fra møtet 12.5.2015 Protokollen fra møtet 12.5.2015 godkjennes. Protokollen fra møtet 12.5.2015 godkjennes. 51/15 Svar henvendelse fra tidligere ansatte i flyktningetjenesten Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 2 jf. offentlighetslovens 13, 1.ledd jf. forvaltningslovens 13, 1.ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Byrådsleder og organisasjonssjefen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget medlemmer. Videre drøftet utvalgets medlemmer i samråd med byrådsleder videre håndtering av saken. Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 2. Varselet fra tidligere ansatte i flyktningetjenesten tas inn som en del av forvaltningsrevisjonsprosjektet som pågår innen flyktningetjenesten. 3. Kontrollutvalget anbefaler at kommunens eget arbeid/videre undersøkelser i saken samordnes/settes på vent inntil forvaltningsrevisjonsprosjektet er ferdigstilt. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.
Blad 4 2. Varselet fra tidligere ansatte i flyktningetjenesten tas inn som en del av forvaltningsrevisjonsprosjektet som pågår innen flyktningetjenesten. 3. Kontrollutvalget anbefaler at kommunens eget arbeid/videre undersøkelser i saken samordnes/settes på vent inntil forvaltningsrevisjonsprosjektet er ferdigstilt. Utskrift av saksprotokoll sendt 18.6.2015 til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder 52/15 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Flyktningetjenesten orientering og videre fremdrift Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 2 jf. offentlighetslovens 24, 1.ledd jf. forvaltningslovens 13, 1.ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget drøftet saken, og det vises til drøfting og vedtak i sak 51/15. Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget ser ikke grunn for å gå videre med problemstillingene i prosjektet som tidligere er bestilt fra KomRev NORD. Revisjonen avslutter undersøkelsene på disse områdene. 2. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjekt innen flyktningetjenesten med følgende temaer: Kommunens behandling av varselet, jf. sak 51/15, iht. egne retningslinjer og arbeidsmiljøloven. Arbeidsmiljøundersøkelse. 3. Kontrollutvalget forutsetter at kommunens ledelse følger opp de forhold som er nevnt i oppsummeringen i kommunens egen rapport «Rapport om Flyktningetjenesten i Tromsø kommune». Forslaget enstemmig vedtatt.
Blad 5 1. Kontrollutvalget ser ikke grunn for å gå videre med problemstillingene i prosjektet som tidligere er bestilt fra KomRev NORD. Revisjonen avslutter undersøkelsene på disse områdene. 2. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjekt innen flyktningetjenesten med følgende temaer: Kommunens behandling av varselet, jf. sak 51/15, iht. egne retningslinjer og arbeidsmiljøloven. Arbeidsmiljøundersøkelse. 3. Kontrollutvalget forutsetter at kommunens ledelse følger opp de forhold som er nevnt i oppsummeringen i kommunens egen rapport «Rapport om Flyktningetjenesten i Tromsø kommune». Utskrift av saksprotokoll sendt 18.6.2015 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor - Tromsø kommune v/ byrådsleder 53/15 Svar sak vedrørende faktureringsrutiner kultur og idrett Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 2 jf. offentlighetslovens 13, 1.ledd jf. forvaltningslovens 13, 1.ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget viser til svar gitt i brev av 27.5.2015 fra byrådsleder vedrørende faktureringsrutiner ved enheten kultur og idrett, og tar saken til orientering. Utvalget registrerer at det er iverksatt og planlegges iverksatt tiltak på omtalte forhold i saken, herunder de anbefalingene som ble gitt av revisjonen. Kontrollutvalget viser til svar gitt i brev av 27.5.2015 fra byrådsleder vedrørende faktureringsrutiner ved enheten kultur og idrett, og tar saken til orientering. Utvalget registrerer at det er iverksatt og planlegges iverksatt tiltak på omtalte forhold i saken, herunder de anbefalingene som ble gitt av revisjonen.
Blad 6 Utskrift av saksprotokoll sendt 18.6.2015 til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder 54/15 Revisjon av pasientregnskap for 2014 Kroken sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2014 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2014 til orientering. 55/15 Revisjon av pasientregnskap for 2014 Mortensnes sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Mortensnes sykehjem for 2014 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Mortensnes sykehjem for 2014 til orientering. 56/15 Revisjon av pasientregnskap for 2014 Omsorgstjenesten Jadeveien Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Omsorgstjenesten Jadeveien for 2014 til orientering.
Blad 7 Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Omsorgstjenesten Jadeveien for 2014 til orientering. 57/15 Revisjon av pasientregnskap for 2014 Sør-Tromsøya sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Sør-Tromsøya sykehjem for 2014 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Sør-Tromsøya sykehjem for 2014 til orientering. 58/15 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling og generalforsamlinger - orientering Edmund Kristoffersen orienterte fra deltakelsen på bedriftsforsamlingen og generalforsamlingen i Troms Kraft AS. Benedikte Figenschou orienterte fra deltakelsen på generalforsamlingen i Tromsø Asvo AS. Tor Zachariassen deltok ikke på generalforsamlingen i Tromsø Miljøpark AS. Felles forslag til vedtak: Redegjørelsene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Redegjørelsene tas til orientering.
Blad 8 59/15 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 7.5.2015 b) Byrådsmøtet 13.5.2015 c) Byrådsmøtet 21.5.2015 d) Byrådsmøtet 28.5.2015 e) Byrådsmøtet 4.6.2015 B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 27.5.2015 a) Sak 78/15 Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Barneverntjenesten i Tromsø kommune» b) Sak 93/15 P930034/949634 Sjøledning Skattøra/Tønsnes c) Sak 99/15 Tromsø Havn KF opphevelse av lånevedtak C. TROMSØ KOMMUNES DISPOSISJONSFOND a) E-post korrespondanse mellom KomRev NORD og Tromsø kommune D. GENERALFORSAMLING TROMSØ VEG AS a) Protokoll fra generalforsamlingen 14.4.2015 E. REPRESENTANTSKAP KOMREV NORD IKS a) Protokoll fra representantskapsmøte 20.4.2015 F. MANGLENDE SVAR PÅ KONTROLLUTVALGSSAK 19/15 HENVENDELSE FRA LYNGEN KOMMUNE REFUSJON AV UTGIFTER TIL SKOLEGANG a) Brev av 29.5.2015 fra K-Sekretariatet Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, den 9. juni 2015 Inger Johansen