Workshop 2 med arkivarene 07.11.2018
Oversikt over workshops Tema: Vurdere organiseringen av arkivoppgavene ved UiO Workshop 1 Onsdag 9-16 Scandic Hotel Workshop 2 Onsdag 9-16 Scandic Hotel Workshop 3 Torsdag 9-13 George Sverdrups Hus Store møterom NOV 44 45 46
Agenda 09:00-09:10 Velkommen Kristin 09:10-09:45 Nåtidens organisering (gitt retning fremover) Kristin 09:45-10:00 Pause 10:00-10:45 Forslag til organisering (fra Workshop 1) Team leader fra sist 10:45-11:00 Innleder gruppe oppgave Lena 11.00-12:00 Gruppeoppgave Alle 12:00-12:45 Lunsj 12:45-13:45 Gruppeoppgave, forts. Alle 13:45-14:00 Pause 14:00-15:30 Presentere og diskutere Team leder, alle 15:30-15:45 Oppsummering Kristin
Fordeler Ulemper Område Historikk/Nåtid Fremtid (driftsstart og fremover) Overordnet strategi Digitalisere arkivfunksjonen. Utarbeide felles strategi for dokumentfangst og prosessstandardisering. Fokus på felles rutiner og effektiv forvaltning. Ny mulighet Teknisk løsning Saks-arkiv system, ephorte Ny arkivkjerne og generisk saksbehandlingssystem Innføringsfilosofi Enhetene får gjøre lokale tilpasninger - lokale rutiner oppstår Automatisering uten manuelle brudd. Felles, standard rutiner som forvaltes likt Organisering Eierskap /Personal ledelse Nåtidens organisering (gitt retningen fremover) 15 delarkiv og en fagseksjon Eierskap/Faglig arkivansvar Fagmiljø Brukerstøtte Lokal beslutningsstruktur. Lokal personalledelse med lojalitet til lokale beslutningsprosesser (for eksempel føring fra dekaner). Arkivaren måles på hvor fornøyd lokal saksbehandler er med lokal brukerstøtte. Dette gir sterkere føringer til lokale arkivarer enn sentrale retningslinjer. Fagseksjonen opplever det samme. Lokal ressursallokering - enkelte delarkiv er bekymret for hvordan de skal dekke prosjektoppgaver i tillegg til daglig drift. Vanskelig å standardisere rutiner Lettere å oppnå tverrfaglighet(?). Arkivarene på delarkivene har et helhetsperspektiv og utfører mange varierte oppgaver (?) Fragmentert fagmiljø som ikke har en sterk stemme, savner systemkompetanse. Utfører oppgaver lokalt som ikke hører arkiv til, og som man ønsker å slippe. Nærhet til bruker med lav terskel for kontakt der bruker får hjelp (drukner ikke) Personlig relasjon til bruker er grunnlag for god og effektiv kommunikasjon der arkivaren føler seg verdsatt. Papirarkiv Enhetene har best oversikt over egne papirer, opplæring kreves for nye personer. Noen enheter har dessuten egne fagområder (for eksempel MED)
Forslag til organisering (fra WSH 1)
Gruppe 1
Gruppe 2 alternativ 1
Gruppe 2 alternativ 2
Gruppe 3
Gruppe 4
Gruppe 5 alternativ 1
Gruppe 5 alternativ 2
Gruppe 6
Gruppe 6
Gruppeoppgave
Arkivtjenesten ved UiO Mål Drive god dokumentasjonsstyring Sikre riktig og viktig dokumentasjon av og for virksomheten Ivareta krav i offentlighetsloven og arkivloven Avgi bevaringsverdig materiale til Riksarkivet Målene skal understøttes av en løsning som gir helhetlig / standardisert digital støtte uten manuelle brudd og med mulighet for automatiserte prosesser. 23.11.2018 16
Konsept for ny løsning Driver i prosessen Løsningen skal gi helhetlig digital støtte for saksbehandling og arkivering uten manuelle brudd, og automatisering der det er mulig. Vil gi økt brukervennlighet Krever standardisering Krever digitalisering 17
Hvorfor program styringsnivå Digitalisering Kunnskapsdepartementet stiller krav til at virksomhetene finner felles digitale løsninger Avbyråkratisering Regjeringen kutter i tildelte midler Effektivisering Universitetsstyret har vedtatt at administrative arbeidsprosesser skal effektiviseres 23.11.2018 18
Flere av arkivoppgavene utføres nært systemet og prosessene Færre oppgaver igjen på delarkivene 19
23.11.2018 20
21
Må løse Behovet for systematisk og standardisert kompetanseheving Behovet for standardisering av rutiner og prosesser Behovet for standardisering av brukeroppfølging; teknisk og arkivfaglig Utnytte samlet arkivkompetanse og ressurser Behovet for å jobbe tverrfaglig og i prosjekter Behovet for spesialisering Behov for frigjøring av ressurser til prosjektarbeide Drift av løsninger Forvaltning av standarder Oppfølging fagansvar dimensjonering av ressursbruk og riktig nivå på tjenestene som ytes.
Gruppeoppgave Hvordan skal utvalgt organisasjonsmodell støtte fremtidig driftsstart og utvikling?
Fordeler Ulemper Område Historikk/Nåtid Fremtid (driftsstart og fremover) Overordnet strategi Digitalisere arkivfunksjonen. Utarbeide felles strategi for dokumentfangst og prosessstandardisering. Fokus på felles rutiner og effektiv forvaltning. Ny mulighet Teknisk løsning Saks-arkiv system, ephorte Ny arkivkjerne og generisk saksbehandlingssystem Innføringsfilosofi Enhetene får gjøre lokale tilpasninger - lokale rutiner oppstår Automatisering uten manuelle brudd. Felles, standard rutiner som forvaltes likt Organisering Eierskap /Personal ledelse Nåtidens organisering (gitt retningen fremover) 15 delarkiv og en fagseksjon Eierskap/Faglig arkivansvar Fagmiljø Brukerstøtte Lokal beslutningsstruktur. Lokal personalledelse med lojalitet til lokale beslutningsprosesser (for eksempel føring fra dekaner). Arkivaren måles på hvor fornøyd lokal saksbehandler er med lokal brukerstøtte. Dette gir sterkere føringer til lokale arkivarer enn sentrale retningslinjer. Fagseksjonen opplever det samme. Lokal ressursallokering - enkelte delarkiv er bekymret for hvordan de skal dekke prosjektoppgaver i tillegg til daglig drift. Vanskelig å standardisere rutiner Lettere å oppnå tverrfaglighet(?). Arkivarene på delarkivene har et helhetsperspektiv og utfører mange varierte oppgaver (?) Fragmentert fagmiljø som ikke har en sterk stemme, savner systemkompetanse. Utfører oppgaver lokalt som ikke hører arkiv til, og som man ønsker å slippe. Nærhet til bruker med lav terskel for kontakt der bruker får hjelp (drukner ikke) Personlig relasjon til bruker er grunnlag for god og effektiv kommunikasjon der arkivaren føler seg verdsatt. Papirarkiv Enhetene har best oversikt over egne papirer, opplæring kreves for nye personer. Noen enheter har dessuten egne fagområder (for eksempel MED)
Presentere og diskutere