RISIKOANALYSE - 2012/2013. Oversikt over utvikling av prosjektgjennomføringsrisiko

Side 1 av 10 : DIPS STHF og Betanien RISIKOANALYSE - 2012/2013. Oversikt over utvikling av prosjektgjennomføringsrisiko Id Uønsket hendelse Konsekvens (beskrivelse) Forsinket leveranse av tekninsk Forsinket leveranse kan medføre infrastruktur og andre tekniske utsettelse av oppstart løsninger. For eksempel 1 databaser 2 3 4 5 Underestimert investering i teknisk infrastruktur Manglende forståelse i linjen ift endringene innføringsprosjektet medfører Forsinkelser i integrasjonsarbeid pga. avhengighet til 3.partsleverandør Sluttbrukere kommer ikke på kurs fordi de ikke fristilles fra kliniske oppgaver i kursperioden Kan medføre at prosjektet må be styringsgruppen om endring i økonomiske rammer for investering Kan medføre dårlig oppslutning på kurs. Kan medføre at løsningen ikke blir tatt i bruk på ønsket måte At enkelte integrasjoner ikke er klare til oppstart. Kan føre til utsatt oppstart At sluttbrukere har liten kompetanse i bruk av DIPS. Medfører fare for at pasientopplysninger ikke registreres korrekt Risiko Risiko Risiko Risiko Risiko Risiko sept okt nov des jan feb Risiko mar Kritisk Kritisk Moderat Høy Høy Moderat Moderat Høy Høy Moderat Moderat Moderat Moderat Eliminert Høy Høy Høy Høy Høy Høy Moderat Kritisk Kritisk Kritisk Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Kritisk Kritisk Kritisk Høy Høy Høy Høy

For stort antall nye brukere vil legge trykk på forvaltning i den første perioden etter oppstart 6 Kompleksitet ved integrasjoner mot fagsystemer kan føre til mye feil i enhet- og integrasjonstest Forvaltning klarer ikke å ta unna problemstillinger. Lang ventetid for å løse alvorlige problemstillinger Systemet fyller ikke akseptanse kriteriene til systemintegrasjonstest, test kan dermed ikke startes Side 2 av 10 Høy Høy Høy Kritisk Kritisk Kritisk Høy Kritisk Kritisk Kritisk Kritisk Kritisk Høy Høy 7 8 9 Mangel på prinsipielle avgjørelser fra sentrale beslutningstakere forhindrer delprosjektet fremdrift Tilgjengelige prosjektressurser fra STHF og Betanien er ikke frigjort fra linjeoppgaver og har reelt sett ikke tid til del-prosjekt løsning Manglende tilgang på de rette ressursene (interne / eksterne) for at kvalitet og fremdrift skal kunne ivaretas.manglende identifisering av aktuelle referanseressurser/-grupper. Forsinket konvertering. Redusert fremdrift. Prosjektet overskrider tidsplanen for leveranser. Prosjektet vil få redusert fremdrift og kvalitet som følge av mangel på ressurser Prosjektet vil få redusert fremdrift og kvalitet som følge av mangel på de rette ressursene.reduksjon i tidsløpet krever økt grad av grunnleggende og nødvendig kompetanse.manglende forankring og bidrag til utarbeidelse av løsning uten aktuelle ressurs/referansepersoner Lav Lav Kritisk Kritisk Høy Høy Eliminert Lav Lav Kritisk Høy Moderat Moderat Eliminert Lav Lav Kritisk Kritisk Moderat Moderat Moderat 10 11 12 Får ikke koordinert prosjektaktiviteter opp mot andre delprosjektprosjekter/ andre arbeidsgrupper i DP Løsning Demomiljø blir ikke tilgjengelig til 28. august 2012 Redusert kvalitet og fremdrift. Kostnader som følge av dobbeltarbeid. Uforlikelige og uklare rutiner Redusert kvalitet som følge av manglende mulighet for å lære opp interne ressurser i DIPS. Lav Lav Høy Høy Høy Høy Høy Kritisk Kritisk Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert

Mangel på funksjonell teknisk infrastruktur og fasiliteter til å utføre prosjektoppgaver 13 Forsinkelser i integrasjoner nødvendige for en fullverdig løsning etter oppstart 14 15 16 17 18 Løsningen dekker ikke de behov som STHF / Betanien har. Reduksjon i tidsløpet kombinert med liten/ fravær av kompetanse( IKT-, Organisasjon-, Klinisk kompetanse) medfører at løsning ikke kan utvikles i henhold til avtalt kvalitet En økning i dagens Løsningsomfang medfører at implementeringen ikke blir vellykket Sykdom blant flere sentrale bidragsytere til delprosjektet t løsning Mangelfull opplæring / forvaltning / forankring av nye rutiner fører til at løsningen ikke blir tatt i bruk i optimal grad Vil forsinke utarbeidelse av løsning. Overskridelse av tidsplan med hensyn til leveranser Midlertidig kvalitetsreduksjon. Kan medføre redusert pasientsikkerhet. Forsinket gevinstrealisering. Redusert kvalitet på løsning, gevinst og oppstartdato blir truet. Oppstartdato truet. Sluttbrukerne får for store endringer og håndterer ikke overgangen til DIPS. Redusert fremdrift og midlertidig kvalitetsreduksjon. t k Redusert pasientsikkerhet som følge av at viktig pasientinformasjon kan gå tapt.redusert kompetanseoverføring til Forvaltning (SP) vanskeliggjør support av brukere etter prosjektavslutning Side 3 av 10 Høy Høy Høy Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Lav Lav Høy Høy Kritisk Kritisk Kritisk Lav Lav Høy Høy Høy Høy Moderat Lav Lav Kritisk Høy Høy Høy Eliminert Lav Lav Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Lav Lav Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert

19 20 21 22 23 24 For liten tid satt av til arbeid med nye rutiner / arbeidsprosesser. Mangelfull opplæring / forvaltning / forankring av nye rutiner fører til at løsningen ikke blir tatt i bruk i optimal grad Reduksjon i tidsløpet kombinert med liten/ fravær av kompetanse( IKT-, Organisasjon-, Klinisk kompetanse) medfører at løsning ikke kan utvikles i henhold til avtalt kvalitet Erfaringsmateriell fra andre inføringsprosjekter er ikke tilgjengelig og kan ikke anvendes for utvikling av løsningen ved STHF og Betanien Dagens rutiner for arbeidsprosesser er ikke tilgjengelig eller eksisterer ikke, for tilpasning av best practice ved innføring av DIPS Manglende lojalitet til delprosjektet og dets omfang blant deltakere i delprosjektet Manglende identifisering av aktuelle referanseressurser/- grupper Redusert kvalitet og gevinst knyttet til utarbeidelse av løsningen. Redusert pasientsikkerhet som følge av at viktig pasientinformasjon kan gå tapt.redusert kompetanseoverføring til Forvaltning (SP) vanskeliggjør support av brukere etter prosjektavslutning Redusert kvalitet på løsning og oppstartdato blir truet. Det vil bli arbeidskrevende å utarbeide nødvendige leveranser i henhold til forventet og avtalt kvalitet, innenfor delprosjektets tidsramme. Større sannsynlighet for feil ved utarbeidelse av leveranser da delprosjektet ikke har sammeligningsgrunnlag. Arbeidskrevende å sikre kartlegging av alle nødvendige arbeidsprosesser. Tidsplan for leveranse av rutiner kan overskrides. Kan skape konflikter i delprosjektet og bidra til forsinkelser med hensyn til leveranser Manglende forankring og bidrag til utarbeidelse av løsning Side 4 av 10 Lav Lav Høy Høy Høy Høy Høy Lav Lav Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Lav Lav Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Lav Lav Moderat Moderat Moderat Moderat Eliminert Lav Lav Kritisk Høy Høy Høy Eliminert Lav Lav Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert

25 26 27 28 29 35 Langsom prosess med oppretting av bruker til kursdatabase Kursbrukere har ikke tilgang ved kursstart Side 5 av 10 Lav Lav Lav Lav Lav Lav Lav Kursrommene og teknisk infrastruktur ikke klart Kritisk for oppstart 13.05.13 Høy Høy Høy Høy Høy Høy Høy Kursmiljø blir ikke tilgjengelig Kritisk for oppstart 13.05.13 Høy Høy Høy Høy Høy Høy Høy tidsnok før kursoppstart Instruktører ikke frigitt fra Kritisk for oppstart 13.05.13 Høy Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Eliminert linjearbeid i den grad som er avtalt Mye frafall blant kursdeltakerne Kritisk for oppstart 13.05.13 Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Tilgjengelige prosjektressurser fra STHF og Betanien er ikke reelt frigjort fra linjeoppgaver Får ikke gjort oppgavene, hindrer leveranser og oppstart opplæring Høy Høy Høy Høy Høy Høy Eliminert 30 Teknisk svikt i Mister oversikten over kurs, Høy Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat 31 kursadministrasjonssystem kursdeltakere og kursrom Ikke tilgang på de rette For dårlig kvalitet, for dårlig Kritisk Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat ressursene (interne / eksterne) framdrift for at kvalitet og fremdrift skal 32 kunne ivaretas Forsinkelser i kritisk tidslinje / Forsinker oppstart opplæring. Høy Høy Høy Høy Høy Høy Moderat 33 andre delprosjekter Kritisk for oppstart t 13.05.13 Miste oversikt i Kritisk for kurslogistikken Høy Moderat Moderat Høy Høy Høy Høy 34 kursadministrasjonen Sen oppstart høsten 2012 som For kort tid og for lite kompetanse til Kritisk Lav Lav Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert følge av manglende planleggingen, forsinker tilrettelegging vår 2012 igangsetting av praktiske gjøremål 36 37 Opplæringen har et for stort omfang til at implementeringen skal bli vellykket Rutiner / arbeidsprosesser foreligger ikke ved kursstart for opplæring Rekker ikke å få alle sluttbrukerne gjennom klasseromskursene Forsinker opplæringen og kvaliteten av opplæringen og oppstart 13.05.13 Lav Lav Lav Lav Lav Lav Eliminert Høy Høy Høy Høy Høy Høy Høy

Mangel på prinsipielle avgjørelser fra sentrale beslutningstakere forhindrer delprosjekt opplæring fremdrift 38 Får ikke koordinert prosjektaktiviteter opp mot andre 39 delprosjekter Kursdeltakere blir påmeldt feil 40 kurs Teknisk svikt i kursmiljø 41 Sykdom blant flere sentrale 42 bidragsytere til DP opplæring Framskynding av oppstarttidspunkt for innføring av 43 DIPS Manglende eller uklare Krav til Løsningen 44 45 46 47 48 49 Forsinket leveranse fra de andre delprosjektene (Løsning, Konvertering, Integrasjon, Teknisk k Infrastruktur) Systemet og integrasjoner er ikke riktig konfigurert Manglende ressurser til utarbeidelse av testcase. Manglende testressurser til test gjennomføring System kompetanse hos test ressursene er lav Side 6 av 10 Kan bli kritisk for oppstart 13.05.13. Lav Lav Lav Lav Lav Lav Eliminert Får ikke gjort nødv avklaringer. Dårligere kvalitet og framdrift. Lav Lav Lav Lav Lav Lav Lav Forsinker kvalitet og gjennomføring på opplæringen Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Hindrer god gjennomføring av Lav Lav Lav Lav Lav Lav Moderat opplæringen Dårlig framdrift, dårlig kvalitet Høy Lav Lav Lav Lav Lav Moderat Delprosjekt opplæring får for kort tid til planlegging og gjennomføring av opplæring. Vil ta mye lengre tid å utarbeide test caser; i verste fall må det utarbeides nye krav Testfase kan ikke starte i henhold til plan.kan medføre kortere tid til test og dermed redusert kvalitet. Mindre tid til akseptansetest t t Det kan føre til registrering av ugyldige feil som vil kreve mye tid fra prosjekt og system leverandør til å finne ut av. Kritisk Lav Lav Lav Lav Lav Eliminert Kritisk Høy Høy Høy Høy Høy Moderat Høy Høy Høy Høy Kritisk Kritisk Kritisk Høy Høy Høy Høy Høy Høy Høy I ytterste konsekvens kan ikke test gjennomføres Høy Høy Høy Høy Kritisk Kritisk Moderat Får ikke god nok test dekkning; stor Høy Høy Høy Høy Høy Høy Høy usikkerhet i vurdering av kvalitet på leveansen Store forsinkelser i test prosessen Høy Høy Høy Høy Høy Høy Kritisk som kan føre til forsinkelse av prod setting

Oppgradering av lokalnett blir forsinket. 51 Svikt i SCCM som 52 utrullingsverktøy Forsinket bemanning fra SP. 53 Endring av DIPS-versjon i prosjektfasen. Feil i DIPS som krever oppgradering av tekniske komponenter (integrasjoner, 54 klient, db) 55 56 57 58 59 60 61 62 63 DIPS i tykklient kan ikke brukes på uoppgradert LAN, de stedene det er påkrevet. Treg oppdatering av klientene, ved endring av klientene. Kvalifiserte SP-ressurser ikke tilgjengelig. Forsinkelser i prosjektet (regresjonstesting) Manglende kriserutiner (teknisk). DIPS blir utilgjengelig. STHF sin produksjon reduseres betraktelig. At MTU-integrasjoner mot DIPS ikke blir fulgt opp i prosjektet. Helsenettlinjer mellom lokasjoner i STHF ikke oppgradert. Ulikt miljø på Datarom 1 og Datarom 2. Bytte av datarom gir mye manuelt arbeid på Integrasjon. Dårlig konfigurasjonsstyring av prosjektmiljøene. Det kan oppstå behov for mer utstyr enn planlagt Lang behandlingstid/beslutningstid på changer Manglende leveranse/ressurser av integrasjonspunkt fra 3. partslev. Side 7 av 10 Kritisk Moderat Høy Kritisk Moderat Moderat Moderat Kritisk Høy Høy Høy Moderat Moderat Moderat Høy Høy Høy Kritisk Moderat Moderat Eliminert Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Kritisk Kritisk Høy Høy Moderat Moderat Moderat MTU-integrasjoner blir utestående. Lav Lav Lav Lav Lav Lav Eliminert Brukerne må benytte tynnklient Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Kan oppstå feil ved failover. Lav Lav Lav Lav Lav Lav Lav Kan ta lang tid før Integrasjoner er "oppe" ved bytte av datarom. Lav Lav Lav Lav Lav Lav Lav Ikke kontroll på hva som testes når. Moderat Moderat Moderat Høy Moderat Moderat Moderat Feilkonfigurasjon og retest. Økte kostnader for utstyr Høy Høy Høy Moderat Moderat Moderat Moderat Forsinkelse på viktige milepæler Kritisk Høy Høy Moderat Moderat Moderat Moderat At enkelte integrasjoner ikke er klare til oppstart. Kan føre til utsatt oppstart Kritisk Kritisk Høy Kritisk Kritisk Kritisk Høy

Forsinket utskiftning av Amtrix 64 65 66 Endringer i forutsetninger/føringer som krever reviderte bestillinger Sen leveranse av Integrasjonsmiljøet Forsinket testing av integrasjoner på planlagt integrasjonsplattform Nye bestillinger og nye tidsplaner som rokker ved hele prosjektplanen Side 8 av 10 Kritisk Kritisk Kritisk Høy Eliminert Eliminert Eliminert Kritisk Kritisk Høy Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Forsinket testing Kritisk Høy Moderat Høy Høy Høy Eliminert 67 Sen leveranse av prøvekonv Forsinket testing Kritisk Kritisk Kritisk Høy Høy Høy Eliminert 68 Planlagte ressurser kan ikke allokeres til delprosjekt som planlagt Prosjektoppgavene kan ikke gjennomføres som planlagt eller blir forsinket Kritisk Kritisk Høy Høy Høy Høy Moderat RoS for RAD tar ressurser fra DIPS-prosjektet. Vi får en hybrid integrasjonsløsning. SP-ressurser i DIPS-prosjektet blir ikke fristilt. Prosjektet blir forsinket Kritisk Lav Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert 69 Driftsoppgaver (og manglende Prosjektet blir forsinket Kritisk Kritisk Kritisk Kritisk Kritisk Høy Høy prioritering av prosjekter fra STHF) tar ressurser fra DIPSprosjektet 70 Kopimiljø og DBer for Prosjektet blir forsinket Høy Høy Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert avleverende systemer blir 71 forsinket Konverteringsmiljø blir forsinket Prosjektet blir forsinket Høy Kritisk Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert 72 Bemanning av vaske- og Prosjektet blir forsinket Høy Kritisk Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert mapperessursene blir forsinket 73 STHF skal selv utføre Kvaliteten på konverterte data blir Kritisk Høy Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert 74 mappingarbeidet for dårlig Mangel på sentrale ressurser Kvalitet på leveranser blir dårligere. Kritisk Kritisk Kritisk Kritisk Kritisk Høy 75 med riktig kompetanse Milepæler nås ikke. 76 At elektroniske radiologi og lab Meldinger må da sendes på papir Høy Høy Høy Høy Moderat svarmeldinger mot 77 Estimat for 3 partsleverandører At budsjettet må oppjusteres Moderat Moderat Høy Høy Høy er usikkert fordi man ikke har 78 Prosjektet får ikke tilstrekkelig antall instruktører Kurs kan ikke gjennomføres som planlagt Høy Høy Høy Høy Høy

79 Kvalitet på konverterte data blir redusert pga kort tid til rydding, 80 Forsinkelser i integrasjon mellom talegjenkjenning og DIPS kan 81 Manglende tilgang på uttrekk fra avgivende system ved STHF og 82 DIPS Demomiljø har ikke en optimal ytelse 83 Budsjettert sykehuspartner ressurs i 80 % er ikke tilgjengelig for kjernegruppeaktiviteter som angår konfigurering av DIPS. Det er uklart hvor mange prosent SP ressurser er dedigert til ulike arbeidsgrupper i DP løsning. Dette gjelder SP ressurser som er budsjettert for i prosjektet og etterspurt. Kvaliteten på data kan bli redusert mer enn ønskelig Hvis ikke talegjenkjenning kan tas i bruk står oppstart i fare Vil forsinke utarbeidelse av løsning. Overskridelse av tidsplan med Redusert kvalitet på utarbeidelse av løsning som følge av manglende Skaper forsinkelser i forhold til mappingsaktiviteter i kjernegruppen. Side 9 av 10 Høy Høy Høy Høy Høy Kriisk Kritisk Kritisk Kritisk Høy Moderat Moderat Moderat Moderat Eliminert Høy Moderat Moderat Moderat Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert 84 Demomiljø blir ikke tilgjengelig for nøkkelressurser i DP Løsning til 28. august 2012. Demomiljø fungerer ikke optimalt og er ikke tilpasset brukere DP Løsning. Redusert kvalitet på utarbeidelse av løsning som følge av manglende mulighet for å lære opp interne ressurser i DIPS. Manglende fremdrift i henhold til planer. Forlenget periode for arbeidsgruppesamlinger. Økonomiske konsekvenser for bruk av HF ressurser. Forsinket leveranser til andre delprosjekter som DP Løsning har en avhengighetsforhold til. Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert

85 Forsinkelser i arbeidsgruppens leveranser da arbeidsgruppen er sent etablert og for mye arbeid må tas igjen i løpet av høsten. Forsinket forankringsprosess opp mot økonomiavdelingen da utarbeidelse av prosedyrer er forsinket. Arbeidskrevende å ta igjen tapt arbeid som følge av sen etablering. Redusert fremdrift og kvalitetsreduksjon på utarbeidelse av rutiner. Forkortet periode for forankring av nye prosedyrer opp mot økonomiavdelingen. Side 10 av 10 Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert 86 NPR krever at Bupdata og InfoMedix skal oppgraderes, av hensyn til ny versjon av NPRrapport 87 Forsinkete leveranser fra DP Løsning vedrørende hvordan ny 88 Behov for endring av konverteringsskriptet for 89 Tida under konverteringshelgen blir for knapp 90 STHF greier ikke å etablere en forvaltningsorganisasjon til å ta 91 At beslutning om felles database for STHF og Betanien blir reversert 92 Agfa integrasjon er ikke klar til oppstart 93 Teknisk løsningsdesign avviker fra forprosjektrapporten og 94 Mange feil avdekkes i test av prøvekonvertering SP og STHF må bruke tid på oppgraderingen i stedet for konvertering til DIPS. Prosjektet blir forsinket Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Eliminert Konverteringsarbeidet forsinkes Moderat Moderat Moderat Moderat Eliminert Kvaliteten på konverterte data blir Høy Høy Høy Høy Eliminert for dårlig Nedtida blir lengre enn planlagt Moderat Moderat Moderat Moderat Moderat Løsningen ikke forvaltes av STHF Høy Høy Høy Høy Høy Prosjektet må replanlegge og dette føre til at vi ikke kan gå i oppstart 13.05.13. som planlagt Prosjektet må replanlegge og må vurdere å utsette oppstart Gjennomførbarhetsanalyse må gjennomføres, prosjektet blir Feilretting kan medføre nye feil. Testløp kan ikke fullføres før Kritisk Kritisk Høy Eliminert Kritisk Kritisk Kritisk Høy Høy Eliminert Høy