MØTEINNKALLING Utval: KONTROLLUTVALET Møtestad: Balestrand rådhus Møtedato: 20.09.2007 Tid: 0930 Varamedlemmer møter berre etter nærare innkalling SAKLISTE Åpning av møtet og godkjenning av møteprotokoll frå møte 4.7.2007 ORIENTERINGAR OG DRØFTINGAR Orientering om status og vidare oppfølging av Kommunestyresak 1/07, Bruk av innkjøpsordninga i Balestrand kommune Orientering om status og vidare oppfølging av Kontrollutvalssak 0012/07, Omsorgstenester i Balestrand kommune i framtida Sak nr. Arkivsak nr. Tittel 0013/07 07/01059 Unntatt offentlig Ofl. 6.2a BESTILLING AV FORVALTNNGSREVISJON AV HEIMETENESTENE I BALESTRAND 0014/07 06/00444 MØTEBØKER KONTROLLUTVALET 20.9.2007 YMSE Balestrand 09.02.16 Knut horsnes leiar
MØTEBOK Sak nr.: Utval Møtedato 0013/07 Kontrollutvalet 20.09.2007 Sakshandsamar: Einar Ulla Arkiv: 216 Arkivsaknr.: 07/01059 Unntatt offentlig Ofl. 6.2a BESTILLING AV FORVALTNNGSREVISJON AV HEIMETENESTENE I BALESTRAND SAKSOPPLYSNINGAR Bakgrunn: Balestrand kommune har i budsjettet for 2007 ikkje løyvd midlar til forvaltningsrevisjon inneverande år. Dette medfører at kontrollutvalet må søkje kommunestyret om midlar til å utføre denne type revisjon når utvalet ser det som naudsynt. Det har i den seinare tid kome fram opplysningar til kontrollutvalet om utøving av heimetenestene i Balestrand kommune som ikkje er i tråd med forventningane til tenestene. Dette har resultert i at utvalet ga sekretariatet i oppdrag å gjere undersøkingar om desse tenestene, og blant anna skaffe fram informasjon om rutinar, avvik i høve til rutinar og journalføring i arbeidet. Sekretariatet har gjennomført samtalar med representantar i Pleie- og omsorg og ser på bakgrunn av desse samtalane behov for ein forvaltningsrevisjon innanfor temaet heimetenestene i Balestrand kommune. Saksutgreiing: Sekretariatet har gjennomført møte med Toril Einarsen, pleie- og omsorgssjef og Lotte Jørgensen, leiar for heimetenestene. Det kom fram følgjande under desse møta: Organisatorisk er pleie- og omsorgssjef (PLO-leiar) direkte underlagt rådmannen då mellomleiarstillinga for Oppvekst og omsorg er vakant. Heimetenesteleiar, Lotte Jørgensen er direkte underlagt PLO-leiar Toril Einarsen. Heimetenestene er delt i to team. Team 1 dekker heimesjukepleie, heimehjelp, psykiatri, Klokkegarden og Viktoriahagen. Team 2 dekker PUbustader, Lerkehaugen, Fjærestad og Nedre Sande. Det er team 1 som dekker tenestene vi ser på. Leiaren for dette teamet har hatt permisjon siste året. Ho kjem tilbake i jobb 6. august. Leiar for heimetenestane, Lotte Jørgensen, har ivareteke funksjonen som leiar for dette teamet siste året. Heimehjelp ligg inn under heimesjukepleie, men det er to forskjellege lover desse tenestene ligg under. Heimesjukepleie Kommunehelselova
Heimehjelp Sosialtenestelova 1. Rutinar Det finnast eit styringssystem for heile kommunen, der heimetenestene har ein eigen perm. Det er i denne permen satt opp prosedyrar for alt frå rutine for føring av rekneskap for brukar til prosedyre ved brann og prosedyre for sakna personar. Ein del rutinar/arbeidsoppgåver er for lite konkret utforma. Ein bør her sjå på konkretiseringsgraden av rutinar/arbeidsoppgåver og i tillegg få kartlagt kor godt rutinane er kjent i organisasjonen. 2. Avvik i høve til rutinar Det er om lag 60 brukarar under heimesjukepleia i Balestrand, som vert dekka av om lag 17 årsverk. Det er to tunge brukarar, som krev om lag 6 årsverk til saman. Utover dette fordeler årsverka seg om lag slik: Rein heimehjelp 1,3 årsverk Psykiatri 2,8 årsverk Dagtilbod psykiatri 1 årsverk Heimesjukepleie 6 årsverk Medisinhandsaming er ein viktig og omfattande del av funksjonen. Det vert laga til om lag 44 dosettar pr. veke. Desse vert kvalitetssikra av ein annan sjukepleiar enn den som laga til medisinen. Det går med ca. 2 dagsverk pr. veke til dette arbeidet. Medisinane blir enten henta av brukar eller av heimesjukepleiar. Administrasjon av hjelpemidlar er ein del av heimesjukepleia. Det går med ein dag annankvar veke til dette arbeidet. Det er ikkje rekna med ekstra bemanning til dette. Det skjer feil i handtering av hjelpemidlar. Feilen kan gå på at sjukehuset (Helse Førde) søkjer kommunen om hjelpemiddel. Sjukehuset skal skrive ut søknad denne må signerast av bruker og sende den til hjelpemiddelsentralen der det går fram tidspunkt for når brukaren kjem heim. Hjelpemiddelet blir sendt til kommunen, og utplassert ofte av vaktmeister. Ansvarleg for hjelpemiddel i heimesjukepleia vert ofte med ut for å tilpasse dette til brukaren, dette gjeld ved bruk av spesielle stolar, arbeidsstolar, heiser, gåstolar etc. Det fordrar at vedkomande ikkje er ute hjå anna brukar. Dei tilsette føler at hjelpemiddelformidling er nedprioritert. Heimesjukepleia rykker ut på tryggingsalarmar. Det kan vere 6 7 alarmer pr. dag. Utkøyring av middag i helgane tek også tid. Det er om lag 16 middagar pr. dag og det går med ca. 3 timar til dette. Heimesjukepleia er ikkje øyeblikkeleg hjelp. Dette forstår ikkje brukarane alltid. Det vert ført avviksmeldingar når det skjer avvik i høve til rutinane. Avvika viser seg ofte å vere på grunn av uklare instruksar eller uklare vedtak om heimehjelp. Prosedyren for søknad om heimehjelp er slik: 1. Den som føler eit behov for tenesta skriv ein søknad 2. Utfylling av IPLOSS - skjema (sjukepleiar) 3. Vurdering av behov (sjukepleiar) 4. Handsaming i inntaksnemnda 5. Vedtak
Det skal også vere utfylt ein pleieplan for den enkelte brukar, men dette har ikkje vore høgt prioritert i tenesta. Det kan vere noko avvik på tenestene som vert utført overfor brukarane. Det kan vere ein samanheng mellom uklart definerte arbeidsinstruksar og avvik. Uklart definerte arbeidsoppgåver vil kunne resultere i forskjellshandsaming frå dei tilsette utan at dette er tilsikta. VURDERING Det er ein del som tyder på at rutinar/arbeidsoppgåver ikkje er tilstrekkeleg konkret utforma, noko som resulterer i forskjelleg utføring av arbeidsoppgåvene, og dermed oppfatta som forskjellshandsaming frå brukaren si side. For liten kjennskap til rutinane kan også vere ei årsak til forskjellshandsaming. Det vert ført avviksrapportar når det oppstår feil handsaming i høve til vedtekne retningslinjer. Kontrollutvalet ynskjer at det skal gjennomførast ein forvaltningsrevisjon vedrørande heimetenestene for å kartlegge: 1. Om ein har tilstrekkeleg gode rutinar 2. Avvik i høve til vedtekne rutinar 3. Om journalføringa er god nok I tillegg ynskjer utvalet å få på påpeikt eventuelle forbetringspunkt for heimetenestene i Balestrand kommune. Omfanget av ein forvaltningsrevisjon er i utgangspunktet vanskeleg å seie noko sikkert om. Men av erfaring veit vi at eit forvaltningsrevisjonsprosjekt vil omfatte ein stad mellom 100 300 timar. Sekretariatet vil anta ein storleik på dette prosjektet på om lag 150 timar, men ber om ei ramme på 200 timar. Med ein timepris på kr. 676,- + 11% reisetillegg ( oppdrag som er bestilt utover bestillingsskjemaet for revisjonstenester datert 25.1.2007) vil prosjektet si ramme vere på kr. 150.072,-. Kontrollutvalet fekk ikkje tildelt midlar for forvaltningsrevisjon i budsjettet for 2007, og må derfor søkje kommunestyret om midlar til denne forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalet ber kommunestyret gjere vedtak om å bestille forvaltningsrevisjon av heimetenestene i Balestrand kommune med ei ramme på kr. 150.000,- Sekretariatet si tilråding: Kommunestyret gjev tilslutning til bestilling av forvaltningsrevisjon av heimetenestene i Balestrand kommune. Dette har ikkje kontrollutvalet budsjettmidlar til. Kommunestyret set ei ramme på kr. 150.000,- til dette arbeidet.
Sak 0014/07 MØTEBOK Sak nr.: Utval Møtedato 0014/07 Kontrollutvalet 20.09.2007 Sakshandsamar: Einar Ulla Arkiv: 033 Arkivsaknr.: 06/00444 MØTEBØKER KONTROLLUTVALET 20.9.2007 Protokollar til gjennomgang 20.9.2007 Forum Nye bøker Status Kommunestyret: 29/07 Formannskapet: 17/07 Plan og utvikling: 26/07 Viltnemnd: 5/07 Oppvekst og omsorg: 20/07 Planutvalet: 8/07 Adm.utvalet: 4/07 Valnemnd: 7/05 Klagenemnd: 1/05 Arbeidsmiljøutval: 3/07 Valstyre: 6/07