Brukerveiledning Oversikt
Innhold 1. Forutsetninger... 2 2. Dashboard... 2 3. Oppdrag... 2 3.1 Nytt oppdrag... 3 Oppdrag... 3 Gjøremål... 3 3.2 Oppdragsavtale... 4 3.3 Oppdragsoversikt... 5 Sortering... 5 Avvik mal... 5 Mine kunder... 5 Opprette / endre oppdrag... 5 3.4 Oppdragsfrister... 5 Tilpasning av listen... 5 Fargevarsel på fristene... 6 Eksport... 6 4. Gjøremål... 6 Tilpasning av listen... 6 Jobbe i listen... 6 5. Arkiv... 7 Mappestruktur... 7 Lage nytt dokument... 7 Importere dokumenter... 7 Dokument funksjoner... 7 6. Kunder... 8 Tilgang ansatte... 8 Ny kunde... 8 Vis/Rediger... 8 1
1. Forutsetninger For å ta i bruk Sticos Oversikt, ligger det en forutsetning om at blant annet tilganger, oppdragsmaler, oppdragsavtalemaler og diverse oppsett er satt opp under Administrativt. Vi anbefaler derfor at dere er kjent med Brukerveiledningen «Kom i gang Sticos Oversikt» (oppsett for administrator) som dere finner i nedtrekks-menyen under deres navn øverst til høyre. 2. Dashboard Ved innlogging kommer man til Hjem - et dashboard med oversikt over antall gjøremål som er forfalt, ukens gjøremål og månedens gjøremål. Ukens og månedens gjøremål er delt inn i utført, kommende og forfalt. Klikk i sirklene åpner Gjøremål, som er en liste med oversikt over alle gjøremålene som ble valgt. Det er standard valgt Mine gjøremål. Fjern haken for å se alle gjøremål. 3. Oppdrag Klikk på haken til høyre for Oppdrag for å åpne undermenyer: 2
3.1 Nytt oppdrag Her har administrator, kundeadministrator, oppdragsansvarlig og regnskapsansvarlig tilgang til å opprette nye oppdrag på kunder. Oppdrag 1.Velg ønsket oppdragsmal. 2. Velg en eller flere kunder som skal ha oppdraget. 3. Se på beskrivelsen. NB! Ved endring vil oppdraget bli løsrevet fra oppdragsmalen. *) 4. Legg til Gruppe/ansatt. 5. Velg dato for oppstart av oppdraget. 6. Vurder om oppdraget skal være med i oppdragsavtalen. NB! Ved endring vil oppdraget bli løsrevet fra oppdragsmalen. *) 7. Vurder behovet for forskyvning. Forskyvning regulerer om oppdraget skal gjøres på forskudd eller etterskudd. Pluss legger frist x antall måneder på forskudd og minus legger frist x antall måneder på etterskudd 8.Ta stilling til helligdagshåndtering. Det kan forskyve frister før eller etter røddager og helger. 9.Vurder om det er behov for å endre på regelmessighet. I valget Månedlig kan man legge inn avvikende frister på en eller flere måneder. I valget Tilpasset regelmessighet kan man legge inn frist på en og en måned. 10.Klikk på «Fortsett til gjøremål». *) At oppdraget blir løsrevet fra oppdragsmalen, betyr at eventuelle endringer på oppdraget i oppdragsmalen ikke er mulig å overføre til oppdraget automatisk. Gjøremålene blir ikke løsrevet av dette. Gjøremål 1.Ta stilling til om alle gjøremålene skal være med i oppdraget. Slett de som evt. ikke skal være med og legg til evt.nye gjøremål. 2. Gå gjennom ett og ett gjøremål og vurder om det er behov for å redigere noe på noen av feltene. 3
3.2 Oppdragsavtale 1. Klikk på «Opprett ny oppdragsavtale» for å lage oppdragsavtale på kunde for første gang. Evt. klikk på Rediger i høyre kolonne på kunde hvor det er opprettet avtale tidligere. 2. For ny avtale: Velg kunde 3. Legg inn dato for når oppdragsavtalen er gyldig fra. 4. Velg ansatt som er oppdragsansvarlig og regnskapsansvarlig på kunden. 5. Velg hvilke vedlegg som skal legges til i avtalen. For Forside og Generelle avtalevilkår må det gjøres et valg. For de øvrige kan det legges inn etter behov (mulig med flere vedlegg i samme type vedlegg). 6. Velg Forhåndsvisning eller Lagre ny avtale. Lagret avtale er tilgjengelig i mappen Oppdragsavtale i arkivet på kunden. For elektronisk signering av avtale, se Brukerveiledning Oversikt Signering. 4
3.3 Oppdragsoversikt Sortering Oversikt over alle oppdrag opprettet på kundene. Her er det mulig å sortere etter type oppdrag, kunde etc. ved å dra opp kolonne(r) til feltet Dra en kolonne hit for å gruppere. Velg Tilbakestille kolonner for å legge tilbake kolonner til standard oppsett. Man kan også sortere ved å klikke i kolonne-overskriftene eller ved å bruke søk-feltet. Avvik mal I kolonnen «Avvik mal» vil det fremgå med hake på de kunder hvor oppdraget er revet løs fra oppdragsmalen. Mine kunder Klikk på «Kun mine» for å se oppdrag på kun egne kunder. Opprette / endre oppdrag Nye oppdrag lages ved å klikke på Opprett oppdrag (samme som Nytt oppdrag beskrevet i pkt. 2.1). Klikk på Rediger ved behov for endring på eksisterende oppdrag evt. Slett for f.eks. feilopprettede oppdrag. 3.4 Oppdragsfrister På Oppdragsfrister kan man sette opp en oversikt over frister for Siste forekomst eller Neste dato på alle gjøremål for valgt(e) oppdrag. Tilpasning av listen Velg ett eller flere oppdrag for å få inn data. Alle gjøremål nyttet til valgt(e) oppdrag vises som kolonner og kunder vises vertikalt. Klikk på valget Kun mine for å se kun egne kunder. For å tilpasse hvilke kolonner som skal vises i listen, klikk på Velg kolonner. Der kan man fjerne hake på de gjøremål man ikke ønsker å se i listen. Oppsettet med valg av type oppdrag og kolonner blir lagret til senere. 5
Fargevarsel på fristene hvit ikke forfalt gul forfaller snart rød forfalt grå ikke aktuelt (ingen frist) Eksport Det er mulig å eksportere oversikten til Excel ved å klikke på knappen Eksporter til venstre over kolonnene. 4. Gjøremål Tilpasning av listen Denne oversikten gir en total oversikt over alle gjøremål i valgt dato intervall. Intervallet kan endres ved å velge nye datoer i kalenderen når man klikker på datoen. Klikk på OK etter endring. Oppe i menyen kan man skifte visning på frister ved valgene: forfalte utførte kommende I tillegg kan man velge å sette hake på kun mine og bare uten tidsfrist. Det er standard valgt å vise Aktive kunder. Oppe til høyre over gjøremålslisten er det mulig å endre til Alle, Inaktive eller Mine kunder. Endring vil lagres til senere. For å tilpasse hvilke kolonner som skal vises i listen, klikk på Velg kolonner. Dra kolonner inn i listen for å ta de bort, eventuelt dra ut de som er ønskelig å ha i listen. Plassering av kolonner kan gjøres ved å dra dem til ønsket plassering. Se beskrivelse i pkt.2.3 for hvordan man kan sortere kolonnene. Jobbe i listen Man kan enkelt utføre, kvalitetssikre, redigere eller slette gjøremål med dagens dato ved å klikke på Utfør, Kvalitetssikre, Rediger eller Slett på ett gjøremål om gangen. 6
Hvis det skal gjøres en handling på flere gjøremål samtidig, kan man sette hake på gjøremålene for deretter å høyreklikke på en rad og velge handling: 5. Arkiv I arkivet får ansatte kun tilgang til kunder de har en rolle på, foruten globale roller (Administrator, Kundeadministrator) som har tilgang til alt. Oppdragsansvarlig og Regnskapsansvarlig har alle rettigheter på egne kunder. Les rollen vil ha tilgang til å se hva som ligger i arkivet, men kan ikke foreta endringer. Mappestruktur Alle kunder har i utgangspunktet mappestrukturen som administrator har satt opp under Administrativt - Arkivoppsett. Det er enkelt å legge til eller fjerne mapper. Det gjøres ved å velge mappe for deretter å klikk på Ny mappe eller Slett mappe. Lage nytt dokument Marker mappe og klikk på Ny fil for å legge til et Sticos-dokument. Bruk søkefeltet for å finne fil eller åpne strukturen ved å klikke på pilene. Klikk på fil, endre filnavn om ønskelig og klikk på Opprett dokument. Importere dokumenter Man kan importere egne dokumenter ved å klikke på Velg fil eventuelt dra fil(ene) i feltet eller dra hit. Dokument funksjoner Marker fil til venstre og velg ønsket handling ved å klikke på en av knappene over (Åpne/Redigere, Last ned, Signer, Endre navn, Send, Slett). 7
For signering av dokumenter, se Brukerveiledning Oversikt Signering. 6. Kunder Her finnes samlet oversikt med alle kunder. Herfra kan administrator, kundeadministrator, oppdragsansvarlig og regnskapsansvarlig redigere eksisterende og legge til nye kunder. Dersom haken i kolonnen Aktiv fjernes, skjules den valgte kunden fra rapporter og oversikter. Tilgang ansatte Administrator, kundeadministrator og oppdragsansvarlig kan administrere hvem som skal ha tilgang til kunden ved å trykke på Tilgang ansatte. Ny kunde Ny kunde kan legges til ved å trykke på knappen Legg til ny kunde og deretter registrere organisasjonsnummer eller foretaksnavn i søkefeltet. Trykk Søk for å hente opplysninger fra blant annet Brønnøysund via InTouch AS. Klikk på Vis/rediger på kunden for å komplettere opplysningene. Vis/Rediger Trykk på Vis/Rediger for å redigere registrerte/endre opplysninger på kunde. Kontaktpersoner Registrer Kontaktpersoner og velg den av disse som skal undertegne oppdragsavtalen som kontaktperson i fanen Kundeinformasjon. Andre kontakter Her kan det legges inn revisjonsinformasjon for kunder hvor det er aktuelt. Rutinebeskrivelse Feltene Kundens interne rutiner og Regnskapsførers rutiner inneholder dokument-editor som kan brukes for å beskrive rutinene. Man kan skrive direkte inn, eller bruke klipp/lim-funksjon fra andre dokumenter, for eksempel Sticos-dokumenter. Et felt nederst i bildet gir enkel tilgang for kontroll og eventuell redigering av dokumenter som er opprettet på kunden og lagret i arkivet under mappen Faste opplysninger. 8