HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 09. mars 2009 Møtetid: Kl. 12.00 Møtested:. Møterom i underetasje på kommunehuset. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/09 Orientering angående tiltakspakke / krisepakke til kommunene 002/09 Kontrollutvalgets rolle og funksjon. Orientering fra kontrollsekretær og revisjon 003/09 Referatsaker 004/09 Kontrollutvalgets Årsrapport for 2008 til kommunestyret 005/09 Kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjon i 006/09 Oppsummering fra NKRF`s kontrollutvalgskonferanse Eventuelt Grong 2.mars 2009 Laura Sve Øie (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no
SAK 001/09 ORIENTERING ANGÅENDE TILTAKSPAKKE / KRISEPAKKE TIL KOMMUNENE Kontrollutvalget 09.03.2009 Gunnhild Berg 001/09 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Regjeringa la 26. januar 2009 frem ei tiltakspakke for å stimulere aktiviteten i norsk økonomi. Kontrollutvalget ønsker en orientering angående Høylandet kokmmune sin bruk av disse midlene. SAK 002/09 KONTROLLUTVALGETS ROLLE OG FUNKSJON. ORIENTERING FRA KONTROLLSEKRETÆR OG REVISJON Kontrollutvalget 09.03.2009 Gunnhild Berg 002/09 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalget ble endret i 2004. Endringen medførte bl.a. et større ansvar for kommunens kontrollutvalg, og at utvalgets sekretariatstjenester ikke lenger kunne ivaretas av kommunens revisor. Kontrollutvalget skal på vegne av kommunestyret forestå det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen og herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS orienterer om kontrollutvalgets ulike roller, oppgaver og funksjon.
SAK 003/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget 09.03.2009 Gunnhild Berg 003/09 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Høylandet Kommune Budsjett for 2009 2 KomRev Trøndelag IKS Regnskapsavslutning for 2008 3 Forum for kontroll og tilsyn Tilbud om medlemsskap 4 KomSek Trøndelag IKS Hvem kan utføre selskapskontroll? Vedlagt 5 KomSek Trøndelag IKS Notat fra kontaktmøte med KomRev Trøndelag IKS Ikkje offentleg, jf. off.lova 13 og Fvl. Lova 13 Vedlagt til kontrollutvalgets faste medlem 7 Forum for kontroll og tilsyn Invitasjon til fagkonferanse Vedlagt 8 KomSek Trøndelag IKS Innkalling til møte i representant- Skapet 16.01. 2009 9 KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll fra representantskapet 16.01. 2009 10 Møteprotokoll. Utvalget for plan og naturforvaltning 11 Møteprotokoll. Helse- og sosialutvalget 12 Møteprotokoll. Oppvekst, kultur og undervisningsutvalget 13 Møteprotokoll. Formannskapet 14. Møteprotokoll. kommunestyret 15 Møteprotokoll. Formannskapet 16 Møteprotokoll. Formannskapet
17 Møteprotokoll. Kommunestyret 18 Møteprotokoll. Formannskapet 19 Møteprotokoll. Oppvekst, kultur og undervisningsutvalget 20 Møteprotokoll. Utvalget for plan og naturforvaltning 21 Møteprotokoll. Formannskapet 22 Møteprotokoll. Formannskapet 23 Møteprotokoll. Administrasjonsutvalget Møteprotokoll. Utvalg for plan, næring og miljø Møteprotokoll. Oppvekst, kultur og undervisningsutvalget Møteprotokoll. Formannskapet Møteprotokoll. Kommunestyret Saksprotokoll sak 09/09 i Kommunestyret SAK 004/09 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2008 TIL KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget 09.03.2009 Gunnhild Berg 004/09 427-1743-5.3 Kommunestyret 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret fatter slikt vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til orientering.
Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til kommunestyret. () I kommunelovens 77 heter det at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Ettersom kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan for kontroll og tilsyn, er det viktig at kommunestyret blir informert om utvalgets arbeid, jfr. merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Det er over tid etablert en fast praksis for enkeltsaker angående dette. Etter regelverket har ordføreren møte- og talerett i kontrollutvalget, og både ordføreren og rådmannen får tilsendt alle møteinnkallinger med fullstendige saksdokument. For å gi løpende orientering om sakene som er behandlet, sender kontrollutvalget møte - protokoller til ordføreren og rådmannen. Skriftlig rapport om kontrollutvalgets virksomhet blir avgitt til kommunestyret hvert år. Årsrapporten følger en viss struktur som skal samsvare med årsplanen for utvalgets arbeid. Oppdragsansvarlig revisor har hatt anledning til å kommentere de revisjonsrelaterte punktene i årsrapporten. Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for 2008. SAK 005/09 KONTROLLRAPPORT 2008 VEDRØRENDE SKATTEOPPKREVERFUNKSJON I HØYLANDET KOMMUNE. Kontrollutvalget 09.03. 2009 Gunnhild Berg 005/09 427-1743-5.3 Kommunestyre 1. Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet 2008til orientering,
2. Kontrollutvalget tar skattekontorets kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet 2008 il orientering. 2) Kommunestyret tar skattekontorets kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i til orientering 1. Brev av 21.01. 2009 fra skatteinnkreveren i Høylandet Årsregnskap skatt for inntektsåret 2008. 2. Kopi av brev av 30.01.09 til kommunestyret i Høylandet fra Skatteetaten (Skatt Midt- Norge) Kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Høylandet kommune. Ikke trykte vedlegg 1. Brev av 21.2.2005 fra Skattedirektoratet til Kommune v/rådmannen - Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten 2. Brev av 02.07.2004 fra Skattedirektoratet til Skatteoppkreverkontorene Overføring av kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i sin helhet fra kommunene til Skatteetaten Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Høylandet kommune Skatteregnskapet, som anses som delregnskap til Skatteetatens samlede regnskap, avgis overfor Skattedirektoratet. Det er Stortinget som foretar den formelle behandlingen av Skatteetatens regnskap. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i den enkelte kommune, men forutsetter at eventuelle anmerkninger og forbedringspunkter blir fulgt opp. Kontrollutvalget plikter imidlertid å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at funksjonen blir utøvd i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Skatteetaten gjennomfører løpende kontroll med skatteoppkrever. I forbindelse med denne kontrollen utarbeides det årlig en kontrollrapport som sendes til kommunestyret i den enkelte kommune - med gjenpart til kontrollutvalget. Ved denne kontrollrapporten får kommunestyret og kontrollutvalget en tilbakemelding mht. hvorledes skatteoppkreverfunksjonen er blitt ivaretatt og utført. Rapporten vil også kunne inneholde konkrete forslag til tiltak og forbedringspunkter. Resultatet av utført kontroll tilsier skatteoppkreverfunksjon blir ivaretatt i henhold til skatteoppkreverinstruksen. De anmerkninger som skattekontoret har redegjort for har ingen betydning for konklusjonen i rapporten og er i samsvar med gjeldene regelverk. Skattekontoret har gitt anbefalinger som er meddelt i brev av 25.06. 2008.
Viser for øvrig til kontrollrapporten vedrørende skatteoppkreverfunksjon i Høylandet kommune. Skatteoppkreverens beretning for skatteregnskapet 2007: Den totale skatteinngangen for året 2008 utgjorde kr 73 527 123,- Tallmaterialet er vist i årsregnskap skatt for for inntektsåret 2008. Rapportene oversendes kommunestyret til orientering SAK 006/09 OPPSUMMERING FRA NKRF`S KONTROLLUTVALGSKONFERANSE Kontrollutvalget 09.03.2009 Gunnhild Berg 006/09 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. 1. Kontrollutvalgskonferansen 2009, program 2. Åpning av NKRF`s kontrollutvalgskonferanse 2009 3. Krever full kontroll med krisepakken Leder av kontrollutvalget i Høylandet har deltatt på NKRF (Norges kommunerevisorforbund) sin kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 4. 5. februar 2009. Vedlagt program viser tema som var aktuelle for konferansen. Vurderinger En slik konferanse gir kontrollutvalget nyttig informasjon og erfaringsutveksling. Temaene for konferansen viser hva som er aktuelle oppgaver for kontrollutvalget, samt de synliggjør kontrollutvalgets rolle og funksjon. Grong 2. mars. 2009 Gunnhild Berg Kontrollsekretær