DEN NORSKE KIRKE Marker kirkelige fellesråd Kirkekontoret i Marker og Rømskog Protokoll fra fellesrådsmøte onsdag 27. sept 2017 Marker kirkelige fellesråd holdt møte onsdag 27.09.2017 i Ørje kirke. Til stede: Vidar Kjærheim, Thorfinn Oustorp (vara), Anne Sofie Olsen-Torp, Merete Labråten, Ann Kristin Haga, Anne Hellgren Østbye, Theodor Bye, Georg Spernes, Finn Labråten (kommunal repr.), Øystein Sjølie (geistlig repr.), Runar Kasbo (kirkeverge) Forfall: Line Krog Tekin Til behandling: Sak: 14/2017 Regnskapsrapport pr 31.07.17 I. Saken gjelder: Regnskapsrapport pr 31.07.17. II. Kirkevergen: Regnskapet viser ingen vesentlige overraskelser ut over det som er kjent for fellesrådet, og det ser ut til at det skal være mulig å få regnskapet 2017 i balanse. Regnskapet er ikke satt opp mot det justerte budsjettet som vi vedtok i forrige møte, og det er derfor et stort avvik fra budsjett blant annet i forhold til konsulenttjenester regnskap (12701-1571 - 041). Budsjettet er heller ikke periodisert, slik at det er litt vanskelig å sammenligne tallene. Regnskapsrapport gjennomgås i møte. III. Vedtak: Fellesrådet tar rapporten til etterretning. Postboks 156 Tlf.: 69 81 18 46 post@marker.kirken.no Org. Nr.: 876 985 802 1871 Ørje www.marker.kirken.no Bankkontonr. 1050.07.29673
Sak: 15/2017 Budsjettforslag for 2018 I. Saken gjelder: Fellesrådet behandler kirkevergens forslag til budsjett for 2018. I henhold til Kirkelovens 15 oversendes deretter budsjettet til kommunen som er bevilgende myndighet. II. Kirkevergen: Marker kommune er hovedbidragsyter for finansieringen av fellesrådets virksomhet. I kommunens økonomiplan er det for perioden 2017-2020 lagt inn en reduksjon i overføring til kirkelig virksomhet på kr 100.000,- pr år. Det betyr for fellesrådets del at den kommunale rammeoverføringen må beregnes redusert fra 3.499.000, som vi har hatt de siste 3 år, til kr 3.399.000,- En stor del av kostnadene til fellesrådet er lønn til ansatte. Fellesrådet er bundet til å følge inngåtte tariffavtaler. Neste hovedoppgjør er i juni 2018. Det er lagt inn rom for 2% lønnsøkning i budsjettet. I budsjettet er det lagt inn lønnsmidler til en midlertidig 10%-stilling/prosjektstilling innen trosopplæringsarbeidet. Budsjettets utgiftsside Budsjettet har en total utgiftsreduksjon på kr 5.000,-. Det er lagt inn en budsjettøkning på lønnsutgifter som skal dekke lønnsoppgjør og midler til prosjektstilling i trosopplæringen, samtidig som budsjett på lønnsmidler til timelønn for kirketjenere/klokkere og ekstrahjelp på kirkegårdene er redusert i forhold til tidligere. Budsjettets inntektsside Fellesrådet har anledning til å innkreve enkelte avgifter og det er beregnet ca 4% økning på disse. Det samsvarer med tidligere års økninger, i tillegg til at nivået forsøkes samordnet i indre Østfold. Økning av satsene for brukerbetaling vil ikke bety særlig forskjell i Marker, da omfanget av slike tjenester ikke er så stort. Når det gjelder festeavgiften har kommunestyret tidligere vedtatt en årlig økning på kr 5,- pr år. I 2018 vil ca 150 fester komme til forfall, noe som gir en inntektsøkning på budsjettsiden i forhold til 2017. Side 2
Avgiftsskjema: Avgift Avgifter Marker 2017 Vielse utenbygds 1) /andre 4830,- 5100,- trossamf. 2) Inngangsmusikk begravelser 570,- 590,- Begravelse utenbygds 6050,- 6200,- Bisettelse utenbygds 4260,- 4430,- Begravelse i kirken-andre 4260,- 4430,- trossamf. Kistenedsettelse utenbygds 2400,- 2500,- Urnenedsettelse utenbygds 790,- 820,- Fjerning av gravminne 600,- 620,- Festeavgift pr år 150,- 155,- Adm.avgift gravlegat pr år 330,- 350,- Stell pr grav - legatavtale 1450,- 1500,- Utleie, kirke møter og konserter m.m (bestemmes lokalt) Utleie peisestue m/ kjøk. Ørje kirke Utleie peisestue u/ kjøk. Ørje kirke 10% av billettsalg, minimum 1 700,-. + evt timelønn kirketjener 1450,- 1500,- 760,- 800,- Avgifter Marker 2018 10% av billettsalg, minimum 1 700,-. + evt timelønn kirketjener 1) 2) personer som ikke bor i kommunen. personer tilhørende andre trossamfunn som bor i kommunen. Årets budsjett skal også omfatte tiltak fra økonomiplan. Det framlagte budsjettforslaget gjelder kun drift. Derfor framlegges i tillegg for kommunen behovet for økonomisk dekning i henhold til økonomiplan for perioden 2018-2021, ref. sak 16/2017. III. Vedtak: Kirkevergens forslag til driftsbudsjett for år 2018 med tilhørende avgiftsskjema vedtas og sendes bevilgende myndighet. Det søkes kommunen om en rammeoverføring til drift for år 2018 på kr 3.399.000,- Kirkevergen bes tydeliggjøre overfor kommunen at den reduserte rammeoverføringen som er lagt inn i kommunens økonomiplan på sikt vil få store konsekvenser for fellesrådet og dets ansatte. Det er ikke lagt inn noe kutt i stillinger for 2018, men dette er pga den ekstraordinært høye festeavgiften som ventes i 2018. I 2019 vil det ikke være mulig å få budsjett i balanse med de stillingshjemler vi har idag. Side 3
Sak: 16/2017 Rullering av økonomiplan for periode 2018-2021 I. Saken gjelder: Fellesrådet skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. I henhold til 3 i "Forskrift om økonomiforvaltningen for kirkelige fellesråd" skal økonomiplanen gjelde minst de fire neste budsjettår og skal omfatte hele rådets virksomhet og den skal gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Økonomiplanen er et viktig redskap for å holde oversikt over fremtidige investerings- og vedlikeholdsprosjekter. II. Kirkevergen: Med mange bygg og anlegg vil det alltid påkomme nye behov. Vi har sett, og ser nytten av fellesrådets langtidsplaner i den kommunale investeringsoversikten. Økonomiplanen har tatt utgangspunkt i fjorårets rullering. For 2021 legges inn en plan om etablering av slukkeanlegg i Øymark kirke. Forøvrig er planen uforandret. Prisene er justert med 5 % fra forrige rullering. Forslag til prioritert liste over investering/vedlikeholdsbehov 2018-2021 År 2018: Fornyelse maskinpark gravplasser 385.000 År 2019: Nytt varmeanlegg i Ørje Kirke 735.000 År 2020: Nytt varmeanlegg i Klund kirke 525.000 År 2021: Slukkeanlegg i Øymark kirke 650.000 Side 4
Økonomiplan for perioden 2018 2021 Rammer Økonomiplanen 2018-2021 er utarbeidet med bakgrunn i økonomiplanen 2017-2020, de forutsetninger som er gitt angående pris- og lønnsvekst for 2018, rammene som er gitt fra Marker kommune samt innspill fra menighetsråd og ansatte. Det er ikke lagt opp til noen endring i driften i denne perioden. Investeringsbehov Fornyelse maskinpark gravplasser 2018 (kr 385.000,-) Dagens gravemaskin til bruk på gravplassene er 15 år gammel. Vi trenger en pålitelig maskin til gravferdene og ønsker derfor å fornye denne. I tillegg er det behov for fornyelse av gressklipper ved Øymark kirkegård. Nytt varmeanlegg i Ørje kirke 2019 (kr 735.000,-) Miljødepartementet har utarbeidet et forslag til forskrift om forbud mot oljefyring. I det ligger et forbud fra 2020 mot å benytte fossil olje som hovedkilde til oppvarming i yrkesbygg. Det må utredes alternative varmekilder. Kostnadene er bare foreløpig bare estimert, men det føres opp som tiltak i 2019 som signal om behovet. Nytt varmeanlegg i Klund kirke 2020 (kr 525.000,-) Dagens elektriske oppvarmingsanlegg fungerer greit, men er gammelt. Det bør skiftes for en tryggere og mer effektiv oppvarming av kirken. Slukkeanlegg i Øymark kirke 2021 (650.000,-) Brannalarm bør suppleres med et slukkeanlegg som sikrer bygget når det ikke er folk til stede. Brann i en trekirke kan utvikle seg kritisk på kort tid, og selv om avstand til lokalt brannvesen bare er 8 km vil innsatstiden være lang nok til at brannen spres på en slik måte at store deler eller hele kirken går tapt. Et automatisk slukkeanlegg slukker brannen tidlig og vil begrense brannens omfang. Virksomhet Kirkelig virksomhet deles inn i tre kapitler: Kirkelig administrasjon (041) Inntekter: Tilskudd fra kommune og stat, tilskudd fra Rømskog menighetsråd, renter og administrasjonsavgifter for gravlegater. Utgifter: Lønn til sekretær og kirkeverge. Drift av kirkekontoret Kirker (042): Inntekter: Utgifter: Brukerbetaling kirkelige handlinger, tilskudd fra bispedømmet til trosopplæring, og evt leieinntekter. Lønn til kirketjener, trosopplærer og organist. Drift og vedlikehold av kirkebygg. Side 5
Kirkegård (043): Inntekter: Festeavgifter, kirkegårdstjenester Utgifter: Lønn til kirkegårdsarbeidere. Drift og vedlikehold av kirkegården. Økonomiplan 2018-2021 Utgifter 2018 2019 2020 2021 Kirkelig administrasjon 1480000 1480000 1000000 950000 Kirker 2102000 2102000 1837000 1779000 Kirkegård 886000 886000 886000 886000 Investeringer 385000 735000 525000 650000 4853000 5203000 4248000 4265000 Inntekter 2018 2019 2020 2021 Kommunal overføring drift 3399000 3299000 3199000 3099000 Kommunal overføring investering 385000 735000 525000 650000 Tilskudd bispedømme 210000 210000 210000 210000 Tilskudd Rømskog Menighetsråd 530000 545000 0 0 Festeavgifter 232000 186000 217000 209000 Brukerbetalinger/utleie/refusjoner 61000 61000 61000 61000 Kommunal tjenesteytingsavtale 35000 35000 35000 35000 Renteinntekter 1000 1000 1000 1000 4853000 5072000 4248000 4265000 Tallene er oppført i 2017 kroner. Generell prisstigning må tas i betraktning. Virkningen av fremtidige tariffoppgjør kommer i tillegg til disse summene. Fra 2020 vil samarbeidet med Rømskog sokn opphøre. Dette vil medføre at utgifter til administrasjon må reduseres betraktelig. III. Vedtak: Kirkevergens forslag til økonomiplan for perioden 2018-2021 vedtas. Side 6
Tilleggssaker/referatsaker 17/2017 A. Prosjekt Tak Ørje kirke er avsluttet. Totale kostnader for prosjektet ble 742.573,- Investeringsmidler fra kommunen 650.000,- Merforbruket på prosjektet, kr 92.573,-, tas fra ubundet fond. B. Kjøkkenet i Ørje kirke er så godt som ferdig. Mangler de siste fakturaene for prosjektet, men totalkostnaden ser ut til å bli ca 330.000,- (265.000,- eksl.mva) Kirkeverge bes søke tilskudd hos Gjensidige, Marker Sparebank etc i forhold til oppgraderingen. C. Vedlikeholdsarbeid sommeren 2017. Sørsiden av Klund kirke er skrapet og malt av ekstrahjelp. I tillegg er gjenstående maling på Øymark kirke og kapell utført. D. Minnelunder. Minnesteiner er på plass, men beplantning mangler. Det bør utarbeides en brosjyre som informasjon om bruk av minnelundene, samt en omtale i menighetsbladet når de er ferdigstilt. E. Døpefont Rødenes kirke. Norsk institutt for kulturminneforskning (NIKU) har tatt med seg døpefonten til deres atelier i Oslo. Konserveringen bør være ferdig til jul. F. Varmeanlegg i Øymark. Nye benkeovner er installert, samt vegghengte ovner i koret. Foreløpig mangler styringssystem for ovnene, men dette kommer på plass i løpet av oktober. G. Biskopens forordning. Biskopens gudstjenesteforordning mottatt 8. september. I forordningen ligger en reduksjon i antall gudstjenester. I forhold til fellesrådets ansatte er det viktig å ha en åpen prosess rundt dette, og dette vil være tema på stabssamlinger. H. Bispevisitas september 2018. Biskopen kommer på visitas til de tre grensekommunene i uke 37/2018. I. Møteplan. Fellesrådet må ha ett møte til i 2017 for å behandle revidert regnskap og revisjonsberetning. Møtet legges til 15. november kl 17.30 i Ørje kirke. Ørje, 28.09.17 RjK Side 7