Saksframlegg Ark.: Lnr.: 4218/14 Arkivsaksnr.: 14/907-1 Saksbehandler: Rannveig Mogren EVALUERING AV TILDELING AV TJENESTER I PLEIE OG OMSORG Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): - Omsorgsplan 2020. Se www.gausdal.kommune.no, fane politikk; styringsdokumenter; temaplaner; Omsorgsplan 2020. BAKGRUNN FOR SAKEN: I forbindelse med kommunestyrets møte 12. desember 2013 og behandling av strategiplan 2014-2017, med økonomiplan og årsbudsjett 2014 ble dette vedtatt: «Kommunestyre ønsker og få framlagt en evaluering av tildelingskontoret. Evaluering legges fram innen mai 2014.» SAKSOPPLYSNINGER: Kommunestyret vedtok omsorgsplanen «Omsorg 2020» med de fem hovedstrategiene som var beskrevet i planen. Dette var strategier knyttet til: Nye brukergrupper og endret sykdomsbilde Medisinsk oppfølging Aldring og demens Befolkningsutvikling og knappheten på omsorgsytere Aktiv omsorg I planen er dette skrevet om tjenestetildeling: «Ved inntak i sykehjem og tildeling av boliger må de langsiktige strategiene vektlegges. Kommunale tjenester er en knapphetsressurs, så en må vektlegge anbefalingen i Stortingsmelding 25 som sier at det offentlige først og fremst skal sikre botilbud for personer som har behov for omfattende omsorgstjenester/døgntjeneste.» «Planlegging og organisering: Nivået på kommunens pleie- og omsorgstjenester må klargjøres og fastsettes gjennom politiske vedtak slik at innbyggernes forventninger kan stå i et realistisk forhold til hva kommunen faktisk kan yte. Det må også tydeliggjøres hvor grensene for kommunens
ansvar går og hva kommunen forventer fortsatt skal være enkeltinnbyggernes og lokalsamfunnets ansvar. Internt i kommunen må det etableres en felles faglig basis for forståelsen av hva som er det riktige nivået på tjenesteytingen. Det må vurderes å profesjonalisere tjenestetildelingsfunksjonen og føre den mer i retning av en bestiller/utfører-modell. Dvs. at det ikke er samme person som vurderer tjenestenivået som også skal utføre tjenestene.» Tildelingskontoret ble opprettet i etterkant av omsorgsplanen. Åpning var 2. mai 2011. Tildelingskontoret ble organisert og finansiert innenfor vedtatte rammer. Tildelingskontoret har kontorer i kommunehuset ved Segalstad bru. Kontorets oppgave er saksbehandling knyttet til tildeling av pleie- og omsorgstjenester. Målet er at en gjennom samordning av tildelingsfunksjonen vil oppnå høyere kvalitet på saksbehandlingen, likeverdig behandling av søkerne, lik terskel for tildeling av tjenester og bedre samordning av tjenestene. Tildelingskontoret har til nå vært definert som Gausdal kommunes koordinerende enhet, en lovpålagt funksjon i kommunene. Koordinerende enhet har hovedansvaret for at det blir utarbeidet individuell plan når en pasient/bruker trenger langvarige og koordinerte tjenester internt i kommunen og/eller mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten. Koordinerende enhet skal - sørge for at tjenester ses i sammenheng - sikre kontinuitet i tjenesteytingen - bidra til at tjenesteyterne samarbeider om planlegging og organisering av tilbudene - tilrettelegge for brukermedvirkning Tildelingskontoret har også hatt hovedansvaret for fagsystemet i pleie og omsorg, Gerica. Underveisrapport til kommunestyret: I kommunestyrets møte 31.01.2013 var følgende på dagsorden: «Orienteringer v/linda Svendsrud, Siv Janne Klufthaugen og Lars Erik Lunde om: Tjenesteanalyse pleie- og omsorg Utarbeidelse av kriterier/standarder for tildeling av pleie- og omsorgstjenester Samhandlingsreformen noen erfaringer etter ett år. Tildelingskontor erfaringer etter vel ett års drift.» VURDERING: Rådmannen mener at tildelingskontoret i det store og hele har levd opp til de forventningene vi hadde. Likevel har vi fortløpende vurderinger av arbeidsmåter og ressursbruk - herunder ressursfordelingen mellom tildelingskontoret og tjenestene.
De 2,7 stillingene vi brukte til å begynne med i tildelingskontoret er nå redusert til 2 stillinger. Dette er både fordi rutiner for kontoret og for samhandlingen med tjenestene er kommet på plass, og fordi retningslinjer og maler som brukes i arbeidet, er laget og innarbeidet. Erfaringen viser også at det ikke er behov for merkantilt personell ved kontoret. Det er fagpersonellet som gjør de faglige vurderingene, som selv legger dataene inn i fagsystemet Gerica og der skriver vedtaket med pasientens målsetting. En av de to ansatte er alltid tilgjengelig med kommunens kontaktnummer og e-post på mobiltelefonen. I den løpende evalueringen knyttet til tildeling av tjenester tar vi utgangspunkt i brukeren/pasienten og dennes «forløp gjennom systemet» altså hvordan samhandlingen mellom tildelingskontoret og tjenestene fungerer på alle stadier i pasientforløpet. Tildelingen og pasientforløpet kan deles i disse elementene: Pasientforløp Forhold som må være avklart og kvalitetssikret 1. Henvendelse søknad Hvor skal henvendelsen gå? Går den dit? 2. Kartlegging / vurdering Hvem kartlegger pasientens situasjon? Hva skal kartlegges? Er det lik vurdering av like tilfeller? 3. Vedtak med mål Hvordan blir vedtaket utformet? Kan en skrive en tiltaksplan utfra vedtaket? 4. Forberedelse Hva må forberedes til pasienten kommer til sykehjemmet? Hva må forberedes i hjemmet? 5. Tiltaksplan Blir det utarbeidet tiltaksplan? Hvem finner og beslutter tiltakene? Hva må være på plass? Hvem følger opp? 6. Evaluering Var vedtak med mål realistisk? Det tverrfaglige møtet: - Hva må til for å få en reell vurdering av tilstanden? 7. Endring av tjenester Samarbeidsmøtet: - Hva besluttes i møtet? Hvordan håndteres endringer? 8. Utskriving Hvem vurderer? Hvem bestemmer? Status i dag: Systemene er stort sett på plass men det er noen mangler i alle ledd. Dette vil si at vi har forbedringspunkt både ved tildeling av tjenester og i sykehjemmene/hjemmetjenesten. Kommunikasjon er eksempel på et vanlig problem i personalintensive tjenester. All den kunnskapen om pasienters/brukeres tilstand som tjenesteyterne har, blir ikke alltid dokumentert i tilstrekkelig grad i fagsystemet. Dermed kan kommunikasjonen mellom tildelingskontoret og tjenestene bli noe forsinket, slik at det juridiske vedtaket ikke alltid stemmer med den faktiske tjenesten pasienten får. Dette området har vi hatt fokus på de siste
årene og er blitt bedre. Det er store forventninger til kvalitativ bedring av dokumentasjonen ved innføringen av håndholdte enheter i hjemmetjenesten. Nå blir tjenesteytingen og evt. endring i pasientens tilstand og behov, ajourført mens hjemmesykepleieren er hos pasienten. «Mandagsmøtet», hvor tildelingskontoret og ledere/fagledere for omsorgstjenestene, rehabilitering og legetjenestene møtes, er en del av tjenestens internrevisjonsrutiner. Her gjennomgås status for aktuelle pasienter og minst en ferdigbehandlet pasient er kasus for evaluering av tjenesteytingen/pasientforløpet. Dette gir også fortløpende bedring av rutinene. For tildelingskontoret som koordinerende enhet kan vi ikke si at vi er i mål med å tydeliggjøre funksjonen og rollen i samsvar med lovgivning. Det er et spørsmål om denne oppgaven bør legges et annet sted i kommuneorganisasjonen. Tildelingskontoret har også hovedansvaret for fagsystemet i pleie og omsorg, Gerica. Det skal vurderes om oppgaven «tilbake» i tjenestene. Det har også med samlet ressursbruk og kompetanse å gjøre. Veien videre: Oppgaven tildeling av tjenester er en sentral del av kommunens oppgaveportefølje. Det går ressurser til denne oppgaven uansett om oppgavene ligger til et tildelingskontor eller i helseog omsorgstjenestene. Ressursbruken vurderes kontinuerlig, og nå ser vi også på hvordan oppgaveløsningen skal organiseres framover. Dette gjøres i samråd med lederne for helse- og omsorgsenhetene og de ansatte ved tildelingskontoret. Mest mulig av ressursene skal alltid brukes til tjenestene til brukerne / pasientene. Dette må balanseres opp mot kravene i lover og forskrifter knyttet til de mer forvaltningsmessige sidene ved kommunal virksomhet, som også må være godt nok: - informasjonsarbeidet og veiledningsplikten - forsvarlig saksbehandling og klagebehandling - dokumentasjon i alle ledd Det vesentlige er at Gausdal kommune innenfor lov- og forskrift, kommunale vedtak og økonomiske rammer yter riktige tjenester, til riktig tid, med riktig ressursbruk og utfra god forvaltningsskikk og med korrekt dokumentasjon. Til dette må vi ha kapasitet og kompetanse slik at sårbarheten ikke blir for stor. Det vil si at flere ansatte i kommunen må ha god kjennskap til kravene og rutinene knyttet til tildeling av tjenester. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende
Saken tas til orientering. innstilling: