SAKSLISTE SIGDAL KOMMUNE Styre/råd/utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Kommunehuset Møtedato: 02.09.2014 Tid: 12:30-14:00 Det innkalles med dette til møte i Arbeidsmiljøutvalget Saker til behandling: Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 14/12 14/896 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 14/13 14/659 FRAVÆR 2014 1. KVARTAL 14/14 14/704 REVISJON STYRINGSPERM HMS 2014 14/15 14/709 OPPLÆRINGS- OG UTVIKLINGSPLANER 2014 Sakene er utlagt på Kommunehuset fram til møtedagen. Eventuelle forfall meldes til sekretæren, tlf. 32711400. Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Prestfoss, 28.08.2014 Jens Sveaass (sign.) rådmann 1
Sak 12/14 SIGDAL KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 14/896-1 Løpenr.: 5423/14 Arkivnr.: MØTE 033 Saksbeh.: Trude Aalien Ødegård Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalget 02.09.2014 AM-14/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Rådmannens forslag til vedtak: Møteprotokoll fra møte 03.06.2014 godkjennes. Saken avgjøres av: Arbeismiljøutvalget Vedlegg: Protokoll fra 03.06.2014 SIDE: 2
Sak 13/14 SIGDAL KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 14/659-1 Løpenr.: 4399/14 Arkivnr.: 461 &14 Saksbeh.: Toril Marlene Staxrud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalget 02.09.2014 AM-14/13 FRAVÆR 2014 1. KVARTAL Rådmannens forslag til vedtak: sstatistikk for 1. kvartal 2014 tas til orientering. Saken avgjøres av: Arbeidsmiljøutvalget Saksutredning Konklusjon: Etter overgang nytt økonomi,- lønn- og personalsystem vil det rapporteres på intern fraværsstatestikk som inkluderer fravær med egenmeldinger og sykemeldinger. Kommunens fraværsstatestikk for 1. kvartal 2014 viser et totalt fravær på 9,2 %. Totalt antall dagsverk i fravær 1 281,3. Legemeldt fravær 1. kvartal 2014 er på 7,7% (4. kvartal 2013 var 9,1%). et har gått ned med 1,4 prsentpoeng fra 4. kvartal 2013. 38,7% av de sykemeldte i 1. kvartal 2014 var gradert sykemeldt, mot 45,5% av de sykemeldte i 4. kvartal 2013. Bakgrunn: Siden 4. kvartal 1998 har kommunen elektronisk registrering av fravær. beregnes etter Rikstrygdeverkets regler. Kvartalsrapport og årsrapport legges fram for arbeidsmiljøutvalget til behandling. Totalt sykefravær i 1. kvartal 2014 er på 9,2%. Dette inkluderer fravær på egenemdlinger, sykemeldinger og helgevakter er med i fraværsstatistikken. Det har vært et lite opphold i den interne fraværsstatestikken grunnet usikkerhet rundt kommunens egen fraværsrapportering og innrømmelse fra EVRY at det ikke fungerer som det skulle i ERV. I en periode har kommunen kun forholdt seg til fraværsstatestikk som er legemeldt fravær til NAV. I dette saksfremlegget presenteres begge statestikkene. Kommunens fraværsstatestikk: Virksomhet/avdeling Legemeldt Kvartal 1 Legemeldt Kvartal 2 Totalt 1. kv. Sentraladministrasjonen 4,0 4,2 Økonomiavdelingen 0,0 0,4 Skolekontoret 4,5 5,4 Totalt 2. kv. Endr. Fra forrige kv. SIDE: 3
Sak 13/14 Eggedal skole 3,5 4,6 Nerstad skole 4,0 5,6 Prestfoss skole 1,9 2,8 Sigdal ungdomsskole 8,9 9,3 Kulturskolen 67,0 67,0 Leder S.heim og 0,00 0,5 hjemmetjenester Sigdalsheimen, bygg 28,8 28,8 Sigdalsheimen, pleie 6,7 7,9 Sigdalsheimen, kjøkken 0,0 1,1 Sigdalsheimen, vaskeri 15,9 16,2 og renhold Dagsenter demens 0,0 0,4 Dagsenter 26,4 28,0 Sigdalsheimen Fysioterapi 6,2 9,0 Sigdalsheimen Hjemmesykepleien 11,4 12,0 Hjemmehjelp 29,4 30,2 Prestfosstun 9,0 10,7 Eggedal eldresenter 17,6 18,1 Ambulerende 0,0 0,0 vaktmester Helsesøster 4,0 4,1 Fysioterapi helsestasjon 22,2 22,2 Prestfoss legesenter 3,6 5,4 Eggedal legekontor 0,0 0,5 NAV Sigdal 9,7 10,2 Psykisk helse 6,8 7,4 Avd. leder TTF 12,3 13,4 Brukerstyrt personalig 32,7 32,7 assistent Landbruk 10,4 11,9 Kulturadministrasjon 0,0 0,0 Prestfoss samfunnshus 25,4 25,4 Eggedal samfunnshus 0,0 0,0 Teknisk sjef 9,9 10,7 Oppmåling 0,0 1,4 Byggesak 0,0 1,4 Kommentarer til statestikken: Her er kommentarer til fraværsstatestikken spesielt knyttet til forklaring av høyt fravær. Kulturskolen Er en liten enhet og har en ansatt som er ute i et langtidsfravær. Ansatte i kulturskolen er kun ansatt i små stillinger, og fravær fra en ansatt får store utslag på fraværsstatestikken. SIDE: 4
Sak 13/14 Sigdalsheimen bygg Er en liten avdeling på Sigdalsheimen. et her skyldes stort sett langtidsfravær på en ansatt. Dagsenter demens/dagsenter Sigdalsheimen er begge små avdelinger med få ansatte. et er høyt grunnet lengre gradert fravær på en ansatt. Hjemmesykepleien/Hjemmehjelp/Prestfosstun/Eggedal eldresenter Alle ligger over 10% fravær. Skyldes gradert og helt sykemeldt på flere ansatte. Avdlingsleder TTF - Skyldes gradert og helt sykemeldt på flere ansatte. Fysioterapi helsestasjon Er en liten enhet og fraværet skyldes langtidsfravær på en ansatt. Brukerstyrt personalig assistent Er en liten avdeling under TTF. et skyldes fraværet til en ansatt. Prestfoss samfunnshus et skyldes en ansatt i langtidsfravær, stemmer med fraværet rapportert fra NAV. Teknisk sjef et skyldes i stor grad fraværet til en ansatt. ets lengde: % Kv. 1 dagsverk Kv 1 % Kv. 2 Egenmeldt 1-8 dgr 0,9 126,6 Legemeldt 1-16 dgr 0,9 120,6 Totalt 1-16 dgr 1,8 247,2 Legemeldt 17-365 dgr 7,4 1 034,1 Legemeldt 1-365 dgr 8,2 1 154,7 Totalt fravær 1-365 dgr 9,2 1 281,3 Totalsummen er summen av totalt 1-16 dgr og legemeldt 17-365 dgr. dagsverk Kv 1 Endringer fra forrige kv. Offentlige rapporter Med den offentlige statistikken kan vi sammenligne oss med andre kommuner og landsgjennomsnittet. Statistikken fra NAV viser det legemeldte fraværet. NAVs statistikk for 1. kvartal 2014: Det legemeldte fraværet for 1. kvartal 2014 viser et samlet fravær på 7,7 %. Landsgjennomsnittet totalt for 1. kvartal er på 5,5 %, og landsgjennomsnittet for kommunal sektor er på 7,5%. Dette kvartalet ligger kommunen rett over det kommunale gjennomsnittet og 2,2 prosentpoeng over gjennomsnitet totalt for hele landet. et fordelt på varighet i 1. kvartal viser det høyeste fraværet er i 8 uker 20 uker (2,9 %) og 20 uker 39 uker (2,4 %). Aldersgruppen som har mest fravær fordeler seg slik i 1. kvartal 2014: Aldersgrupper: 1/13 2/13 3/13 1/14 16-20 3,5 2,4 4,0 2,9 21-29 5,8 3,6 3,4 5,9 30-39 6,2 4,0 3,8 6,3 40-49 6,3 8,6 4,4 8,7 50-59 6,5 4,6 8,6 8,3 60-69 10,2 6,1 6,5 7,7 Dette viser at for 1. kvartal var det høyeste fraværet når vi ser på prosentpoeng i aldersgruppen 40-49 år, fulgt av 30-39 år og 60-69 år. SIDE: 5
Sak 13/14 et mellom kvinner og menn fordeler seg slik for 1. kvartal 2014: Kjønn: 1/13 2/13 3/13 4/13 1/14 Kvinner 6,3 5,7 6,2 9,6 8,6 Menn 9,4 5,1 3,8 6,3 2,1 Fordelingen av fravær mellom yrkesgruppene i 1. kvartal 2014: Yrkesgrupper: 1/13 2/13 3/13 4/13 1/14 Administrative ledere: 6,4 5,9 Akademiske yrker 6,4 3,0 Yrker med kortere høyskole- og 3,0 5,7 universitet utd. og teknikere Kontor og kundeservice yrker: 0,0 0,0 Service og omsorgsyrker: 6,9 8,7 Prosess- og maskinoperatører, 2,0 2,8 transportarbeidere mv. Yrker uten krav til utdanning: 20,4 10,2 Her har vi ikke fått ut tall siden 3. kvartal 2013. Fordelingen av fravær i organisasjonsenheten for 1. kvartal 2014: Enheter: 1/13 2/13 3/13 4/13 1/14 Helse- og sosial 7,9 6,0 5,8 11,9 8,8 Kultur 0,8 0,9 1,4 7,7 9,6 Landbruk 0,0 1,4 5,4 0,0 13,4 Oppvekst 6,9 6,3 7,8 7,5 5,9 Sentraladministrasjon 1,4 3,6 3,4 1,8 2,6 Teknisk 3,8 2,7 1,1 0,0 7,3 et i Helse- og sosial har gått ned med 3,1 prosentpoeng fra 4. kvartal 2013 til 1. kvartal 2014, noe som også er grunnen for nedgangen i det totale fraværet for kommunen i samme periode. Tallen stemmer med tilbakemeldinger gitt i personalsjefens møte med verneombud og tilbakemeldinger fra ledere i sektoren. Landbruks sektoren og kultursektoren har også et høyt fravær 1. kvartal 2014. Dette er små sektorer med få ansatte og et fravær her viser fort høye tall i fraværstatestikken. et for 1. kvartal er knyttet til en ansatt i hver sektor som har hatt et lengre sykefravær i kvartalet. 38,7 % av de sykemeldte i 1. kvartal 2014 var gradert sykemeldt. Vurdering: Ved å ta med offentlige rapporter inn i fraværsrapporteringen vil vi ikke få totaloversikt ned på hver enkelt avdeling, men vi kan få sammenlignet oss med andre kommuner og se hvordan vi ligger an der. Vi kan også sammenligne oss med landsgjennomsnittet. SIDE: 6
Sak 14/14 SIGDAL KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 14/704-1 Løpenr.: 4645/14 Arkivnr.: 440 Saksbeh.: Toril Marlene Staxrud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalget 02.09.2014 AM-14/14 REVISJON STYRINGSPERM HMS 2014 Rådmannens forslag til vedtak: Revisjon av styringsperm HMS 2013 tas til orientering. Saken avgjøres av: Arbeidsmiljøutvalget Vedlegg: Reviderte kapittler Saksutredning Bakgrunn: Styringsperm HMS skal revideres en gang pr. år. Sist revidert var i 2013. Vurdering: Følgende kapitel er det foretatt endringer i 2014: Endringer fra 12. utgave Kap.: Endring: Innledning Ingen endringer Innhold Ingen endringer Kap. 1. Ingen endringer Kap. 2. Ingen endringer Kap. 3. Endrer kap. 3 for kommunehuset og endrer vedlegg 3.1 for kommunehuset Kap. 4.1 Ingen endringer Kap. 4.2 Ingen endringer Kap. 4.3 Ingen endringer Kap. 4.4 Ingen endringer Kap. 4.5 Endringer punkt 5, endringer punkt 6, endringer punkt 8, endringer punkt 9, endringer punkt 12 Kap. 4.6 Ingen endringer Kap. 5.1 Nytt vedlegg 3, Punkt 5.2 om registreringer i kap. 5 for kommunehuset. Kap. 5.2 Endringer punkt 2, endringer punkt 3, endringer punkt 7, endringer punkt p, endringer punkt 10. Kap. 5.3 Endringer punkt 3, endringer punkt 8 Kap. 6. Ingen endringer SIDE: 7
Sak 14/14 Kap. 7. Kap. 8. Kap. 9. Kap. 10. Kap. 11. Ingen endringer Ingen endringer Ingen endringer Ingen endringer Oversikt over reviderte kappitler Endringene er etter nye regler fra 1.7.2014 for sykefraværsoppfølging og av redaksjonell art. SIDE: 8
Sak 15/14 SIGDAL KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 14/709-1 Løpenr.: 4670/14 Arkivnr.: 430 Saksbeh.: Toril Marlene Staxrud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalget 02.09.2014 AM-14/15 OPPLÆRINGS- OG UTVIKLINGSPLANER 2014 Rådmannens forslag til vedtak: Reviderte opplærings- og utviklingsplaner for perioden 2014 2017 for følgende sektorer vedtas: Sentraladministrasjonen Helse - og sosialsektoren Landbrukssektoren Teknisk sektor Kultur Oppvekstsektoren Saken avgjøres av: Arbeidsmiljøutvalget Vedlegg: Opplæringsplaner fra sektorene. Saksutredning I henhold til Hovedavtalen for kommunal sektor skal virksomhetene årlig utarbeide opplæringsog utviklingsplaner for sine tjenesteområder. Opplærings- og utviklingsplanene skal vedtas av arbeidsmiljøutvalget. Vurdering/merknader: Fra sentralt hold i kommunen er det fra høsten 2013 og på våren 2014 gjennomført mye opplæring innen nytt arkivsystem og nytt økonomi-, lønn- og personalsystem. Kontorstøtteforum har gjenoppstått fra januar 2014 med opplæring i Office 2010 og ESA. Dette kabn utvides med opplæring i Visma. Kontorstøtteforum arrangeres felles for alle og sektorvis der det er ønske om det. I 2013 ble elektronisk saksdistribusjon påbegynt med å distribuere poltiiske saker til formannskapet. Dette er i 2014 utvidet til å gjelde kommunestyre, hovedutvalg og kontroll utvalg. Sentraladministrasjonen Ingen merknader. Det vises til vedlegg. SIDE: 9
Sak 15/14 Helse- og sosialsektoren Planen er ikke helt redigert ferdig, fortsatt rød tekst gjennom dokumentet som indikerer at det ikke er redigert. Det vises til vedlegg. Landbrukssektoren Ingen merknader. Det vises til vedlegg. Kultur Ingen merknader. Det vises til vedlegg. Teknisk sektor Planen ser oppdatert ut bortsett fra overskrift i dokumentet. Det vises til vedlegg. Skolesektoren Ingen merknader. Vedlegget legges frem på AMU møtet. SIDE: 10