M Ø T E P R O T O K O L L

VÅGSØY KOMMUNE M Ø T E P R O T O K O L L UTVAL: Kontrollutvalet DATO: 1. mars 2019 STAD: Vågsøy rådhus, Einevarden TID: 13.00 13.30 DELTAKANDE I MØTET: Kontrollutvalet: Inger Grethe Dalehamn, leiar Randi Husevåg, nestleiar Olav Gjesdal, medlem Jostein Mykland, medlem Klaus Iversen, medlem Vest kontroll: Jostein Støylen, dagleg leiar Kommunerevisjonen i Nordfjord: Vågsøy kommune: Forfall: Møtet var leia av: Inger Grethe Dalehamn, leiar

SAKLISTE SAK 01/19 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL SAK 02/19 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 03/19 MELDINGAR SAK 04/19 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 05/19 MØTEÅAN FOR KONTROLLUTVALET 2019 SAK 06/19 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET 2018 SAK 07/19 KONTROLLRAPPORT ÅRSRAPPORT 2017 SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN SAK 08/19 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2019 SAK 09/19 INFORMASJON OM EKSTERN KVALITETSKONTROLL HOS KOMMUNEREVISJONEN I NORDFJORD SAK 10/19 FELLES REVISJONSSELSKAP STIFTING AV VESTLAND REVISJON KOMMUNALT OPPGÅVEFELLESSKAP (KO)

01/19 033 25.01.2019 01.03.2019 KS GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Randi Husevåg. 02/19 049 25.01.2019 01.03.2019 KS GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet 11.12.2018. Møteprotokollen frå møtet 11.12.2018. 03/19 033/17 19.02.2019 01.03.2019 KS/JS MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldinga til vitende. 1. Frå bladet Kommunal økonomi, desember 2018: «De nye reglene om rabatter i arbeidsforhold». 2. Frå bladet Kommunal økonomi, desember 2018: «Endringer i kommuneloven med vekt på regnskapsrevisjon». 3. Sivilombudsmannen, publisert 08.01.2019 «Lukking av møter i kommunestyret og formannskapet». 4. Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin ubundenskap. 5. Fellesnemnda sin bruk av reformstøtta i prosjektperioden. 6. Lesarinnlegg i Fjordens Tidende, publisert 01.12.2017. «Er Kinn ein marsjordre frå makteliten i næringslivet i Vågsøy?».

04/19 033&58 29.01.2019 01.03.2019 KS GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Vågsøy kommune si heimeside : https://vagsoy.kommune.no/innsyn_pluss/wfinnsyn.ashx?response=moteplan& Fellesnemnd Kinn kommune: http://innsyn.e-kommune.no/innsyn_flora/wfinnsyn.ashx?response=moteplan& Møteprotokollar til gjennomgang (feit type): o Administrasjonsutval o Administrativt vedtak o Arbeidsmiljøutvalet o Delegert formannskap o Delegert planutval o Eldrerådet o Fellesnemnd Kinn kommune o Formannskapet 13.12 o Helse- og omsorgsutvalet o Klagenemnda o Kommunestyret 13.12 o Oppvekst- og kulturutvalet o Planutval o Råd for funksjonshemma o Sakkunnig ankenemnd eigedomsskatt o Sakkunnig nemnd eigedomsskatt o Ungdomsrådet 10.12 o Valnemnd o Valstyret 11.06 o Viltnemnd

05/19 033 05.02.2019 01.03.2019 KS MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET 2019 Kontrollutvalet fastset møteplanen i samsvar med framlegget. Detaljert møteplan for kommunen og totalt for Vest kontroll. Saksopplysningar I 2019 er det i tillegg til 1. mars sett opp møte 3. april, 28. mai, 10. september, og 3. desember. 1. mars vert det ordinært kontrollutvalsmøte i Florø, i tillegg vert det fellesmøte med kontrollutvalet i Måløy. 06/19 033 25.01.2019 01.03.2019 KS/JS ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET 2018 Samrøystes innstilling Kommunestyret tek årsmeldinga for kontrollutvalet 2018 til vitende. Årsmelding for kontrollutvalet 2018. Utarbeidd av Vest Kontroll. Saksopplysning Viser til vedlagde årsmelding for kontrollutvalet 2018. 07/19 232 19.02.2019 01.03.2019 JS KONTROLLRAPPORT ÅRSRAPPORT 2018 SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN /uttale Kontrollutvalet har ingen merknader til Skatteetaten sin kontrollrapport, Skatteoppkrevjaren sin årsrapport og Skatterekneskapen for 2018. - Kontrollrapport 2018 frå Skatteetaten, av 08.02.2019 - Årsrapport 2018 Skatteoppkrevjaren, av 18.01.2019 - Årsrekneskap 2018 for skatterekneskapen, av 18.01.2018. Sjå pkt 2 i årsrapporten.

Saksopplysningar Det vert vist til kontrollrapporten frå Skatteetaten, årsrapporten frå Skatteoppkrevjaren og skatterekneskapen. Fylgjande kjem fram av vedlagde dokument og særleg skatteetaten sin kontrollrapport: Tilfredsstillande: - Overordna internkontroll - Rekneskapsføringa, rapporteringa og avlegginga av årsrekneskapen - Utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane Alle resultatkrev nådde i 2018 på innkrevjingsresultat. - Utføringa av arbeidsgivarkontrollen Ikkje tilfredsstillande: - Arbeidsgivarkontroll er ikkje utført i tilstrekkeleg omfang, 1,9% (6 kontrollar) (2,1% i 2017 og 3,0 % i 2016), medan kravet var 5% (16 kontrollar). Avtale med Nordhordland kemnerkontor for tenesta frå 02.10.2018. - Skatteetaten har gitt pålegg til Skatteoppkrevjaren på området batalingsavtalar. Kommunen sin del av skatteinngangen i 2018 er kr 169.037.730. I 2017 var skatteinngangen kr 161.472.404. Dvs. ein auke på kr 7.565.326, 4,7%. 08/19 033&58 08.02.2019 01.03.2019 KS GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2019 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Vågsøy kommune si heimeside : https://vagsoy.kommune.no/innsyn_pluss/wfinnsyn.ashx?response=moteplan& Fellesnemnd Kinn kommune: http://innsyn.e-kommune.no/innsyn_flora/wfinnsyn.ashx?response=moteplan& Møteprotokollar til gjennomgang (feit type): o Administrasjonsutval o Administrativt vedtak o Arbeidsmiljøutvalet o Delegert formannskap o Delegert planutval

o Eldrerådet o Fellesnemnd Kinn kommune o Formannskapet 17.01 14.02 o Helse- og omsorgsutvalet 12.02 o Klagenemnda o Kommunestyret 28.02 o Oppvekst- og kulturutvalet 05.02 12.02 o Planutval o Råd for funksjonshemma o Sakkunnig ankenemnd eigedomsskatt o Sakkunnig nemnd eigedomsskatt o Ungdomsrådet 11.02 o Valnemnd o Valstyret o Viltnemnd 09/19 216 01.01.2019 15.01.2019 JS INFORMASJON OM EKSTERN KVALITETSKONTROLL HOS KOMMUNEREVISJONEN I NORDFJORD Informasjonen vert teken til vitende. 16.11.2018 Frå NKRF ved kvalitetskomiteen:kvalitetskontroll 2018, datert 13.11.2018 30.11.2018 Frå NKRF Disiplinærkomiteen: Kvalitetskontroll 2018 - behandling disiplinærkomiteen, datert 21.11.2018 21.12.2018 Frå Kommunerevisjonen i Nordfjord: Handlingsplan etter kvalitetskontroll, datert 21.12.2018 Saksopplysningar Kommunerevisjonen i Nordfjord har sendt over informasjon om forbundsbasert kvalitetskontroll i 2018. Kontrollen er oppfølging av kontroll i 2017 som kontrollutvalet også fekk informasjon om. Den formelle handsaminga av kontrollrapporten, skjer gjennom Norges kommunerevisorforbund (NKFR) sin kvalitetskontrollkomité og disiplinærkomité. Denne saka vert dermed ei orienteringssak der kontrollutvalet får den skriftlege informasjonen. Kontrolløren sitt inntrykk var i følgje vedlegga at det ikkje har skjedd vesentlege forbetringar på fleire av tilhøva som vart påpeika i rapporten frå 2017. Revisjonssjefen opplyser at kontrollen var gjennomført på ei anna kommune. Dei påpeika tilhøve gjeld såleis ikkje revisjonsarbeidet av Vågsøy kommune. Revisjonssjefen har ikkje høve å kome på møtet, men vil vere tilgjengeleg på telefonen for evt. orientering om oppfølginga og det generelle kvalitetsarbeidet i eininga.

10/19 026 21.02.2019 01.03.2019 JS FELLES REVISJONSSELSKAP STIFTING AV VESTLAND REVISJON KOMMUNALT OPPGÅVEFELLESSKAP (KO) : 1. Kontrollutvalet tek informasjonen i fellesmøtet med kontrollutvalet i Flora i dag til vitende. 2. Kontrollutvalet vil, ut frå gitt informasjon og diskusjon, ta utgangspunkt i Vågsøy kommunestyret sitt vedtak i sak 7/18 i det vidare arbeidet, og tek sikte på i kome med si innstilling til fellesnemnda på neste møte. 1. Handsaming av saka i Samstyret for Kommunerevisjonen i Nordfjord, den 08.02.2019 2. Frå KRYSS revisjon: e-post av 18.02.2019 3. Frå KRYSS revisjon til Fellesnemnda for Kinn kommune av 18.02.2019 4. Handsaming i Samstyret for KRYSS revisjon av 15.02.2019 5. Samarbeidsavtale for Vestland revisjon KO 6. Framlegg/prognose for årsbudsjett 7. Oversikt over honorarstorleik med innsparingar 8. Diverse oversikter: Bemanning ved kontora i dag (Januar 2019) Ressursbehov i ein overgangsfase Honorarandelar/fordelingar/vekting deltakarkommunane imellom Overordna milepælar i Kontorstruktur og bemanningsplan i Samanslåingsarbeidet Pensjonsforpliktingar i dagens revisjonseiningar, brutto 9. Møtebok frå interimsstyret av 08.02.2019 Saksopplysningar Ein viser til vedlagde informasjon frå Kommunerevisjonen i Nordfjord, Kryss revisjon og Interimsstyret. Kontrollutvalet si rolle For kontrollutvalet sin del vil saka stå i om ein skal tilrå at Kinn kommune skal gå inn som medeigar i Vestland Revisjon KO eller om ein skal vurdere andre alternativ for revisjon til Kinn kommune. Ein viser her til den Kommunelova 78. 3: Kommunestyret eller fylkestinget avgjør sjølv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling frå kontrollutvalet. Dersom Fellesnemnda vel å gå inn som medeigar (delta i interkommunalt samarbeid om revisjon) frå Vestland Revisjon KO, vert det opp til Fellesnemnda å «rigge» selskapet, då etter innstilling frå prosjektrådmannen. Kinn kommune har også andre alternativ for revisjonsteneste: Interkommunalt samarbeid med andre kommunar/interkommunale revisjonseiningar. Mest naturleg vil då vere:

o Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS o Nordhordland revisjon IKS Eg er ikkje per dato kjent med om dei nemnde revisjonseiningane er interesserte i eit slik oppdrag. Det er sikkert enkelt å sjekk ut om det er ynskjeleg. Det eg veit er at kommunar som er tilslutta Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS har eit vesentleg lågare kostnadsnivå til revisjonstenesta enn som vert stipulert frå Vestland revisjon KO. Inngå avtale med annan revisor dvs. konkurranseutsetting av revisjonen Det som er gjort tidlegare vedkomande «revisjonssaka» går i korte trekk fram Kontrollutvalssak 47/18 den 06.11.2018: SAMANSLÅING AV REVISJONSEININGANE I SOGN OG FJORDANE- STATUS 1. Kontrollutvalet tek den skriftlege orienteringa frå Kommunerevisjonen i Nordfjord og Interimsstyret for ny revisjonseining til vitende. 2. Kontrollutvalet viser til kommunestyret sitt vedtak i sak 07/18. 1. E-post frå Kommunerevisjonen i Nordfjord dat. 18.10.2018. 2. E-post frå Interimsstyret v/møtesekretær Terje Førde. Dat. 30.10.2018, vedlagt e-post av 26.10.2018. 3. Møtebok frå interimsstyret av 24.09.2018. Saksopplysningar Kommunestyret i Vågsøy gjorde i sak 07/18 den 01.02.2018 slik vedtak: 1. Kommunestyret er av den oppfatning at omorganisering av det interkommunale revisjonssamarbeidet først bør gjerast gjeldande frå 01.01.2020 når ny kommunestruktur trer i kraft. 2. Dersom Kommunerevisjonen i Nordfjord likevel vel å gå saman med andre revisjonseiningar i Sogn og Fjordane frå 01.01.2019, kan kommunen gå inn for å fortsette med finansiell revisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i det nye samanslegne selskapet i perioden fram til 31.12.2019 (revisjonsåret 2019), med atterhald om eit kostnadsnivå som ikkje overstig det ein har i dag i Kommunerevisjonen i Nordfjord. Vågsøy kommunestyre meiner at det nye interkommunale samarbeidet må organiserast som eit IKS. 3. Kommunestyret føreset at Kommunerevisjonen i Nordfjord og dei samarbeidande revisjonseiningane utarbeider eit konsept/revisjonseining som på pris og kvalitet kan konkurrere med andre alternativ. Status for prosjektet: Frå Kommunerevisjonen i Nordfjord (sjå vedlegg 1): Oppstart 01.01.1920 Vestland fylke blir ikkje med. Revisjonen vert konkurranseutsett. Avklaring om kommunar i Indre Sogn vil vere med i samarbeidet. Hjelp av jurist frå KS til å utarbeide vedtekter/samarbeidsavtale. Frå Interimsstyret (Sjå vedlegg 2): Viser til informasjonen frå Kommunerevisjonen i Nordfjord.

23 kommunar som er under dei tre revisjonseiningane. Saka skal gå tilbake til eigarorgana. I samanslåingskommunane også til sekretariata/kontrollutvala. Arbeider med: o vekting av stemmene i den nye representantskapen. o korleis honorarstorleikane/deltakarandelane skal bereknast. o løysing av overtalligheit på tilsette og utfordringane i dette, med naturleg avgangar, over ei omstillingsperiode på 3 4 år, der ledige stillingar vil bli vakante og stillingsheimlar indratte/reduserte. Bestemt at det skal vere eit interkommunalt oppgåvefellesskap (vidareføring av 27). Altså ikkje interkommunalt selskap. Omstillingsperiode på 4 år. Det står også at kommunane har gjort vedtak om samanslåing. Ingen tilsette skal seiast opp. Desentralisert organisasjonsmodell som dagens tre einingar har. Status i høve kommunestyrevedtaket Pkt. 1 i kommunestyrevedtaket vert imøtekome. Pkt. 2 i kommunestyrevedtaket Første avsnitt er uaktuelt, då oppstart vert frå 01.01.2020. Revisjonen for 2019 rekneskapet må fullførast av på ein eller annan måte. Andre avsnitt om organisering som eit IKS vert ikkje imøtekome. Det kjem ikkje noko fram i sakspapira, så langt at det er/vert utarbeida eit konsept/revisjonseining som på pris og kvalitet kan konkurrere med andre alternativ. Vågsøy kommune har ikkje gjort vedtak om samanslåing uansett. Dei har sett ein del vilkår som ikkje synest å verte imøtekomne. Her må interimsstyret ha misforstått. Vurdering Orientringa må takast til vitande. Ein føresetnad for å kunne tilrå ei felles kommunal revisjonseining for Kinn kommune bør vere at Vågsøy kommunestyret sine krav vert imøtekomne. Ein vil særleg gjere merksam på flg. Organiseringa bør vere som interkommunalt selskap (IKS) etter lov om interkommunale selskap Pris og kvalitet bør kunne konkurrere med andre alternativ. Her må det leggjast fram samanlikningsrunnlag for rett pris, samt dokumentasjon på kvalifikasjonane til tilsette. Ein vil og gjere merksam på det er ekstern revisjonsordning som må riggast og ikkje ein intern revisjonsordning for kommunen. Det er og viktig at kommunestyret i Vågsøy seier opp avtalen med Kommunerevisjonen i Nordfjord, slik ein ikkje vert hangande med forpliktelsar om Kinn kommune vel ei anna revisjonsordning. Ein har ikkje opplysningar om at Instruksen (vedtektene) for samstyret er oppdatert med slik frist, etter at det kom inn i Kommunelova at vedtektene skal ha føresegner om uttreden. Det vanlege, jf. Lov om interkommunale selskap, at det er ein frist på eit år. Saka vart sendt til Kommunerevisjonen i Nordfjord, styremedlem frå kommunen i Kommunerevisjonen i Nordfjord og Interimsstyret for den Vestland revisjon KO. Oppseiingsfrist ved samanslåing er 6 månader etter Inndelingslova 16.

Kva er følgt opp av kommunestyret sin krav: Pkt 1 om oppstarttidspunktet er imøtekome Pkt 2. Del 1 ikkje aktuelt når oppstarttidspunktet er 01.01.1920. Del 2 der Kommunestyret bad om organisering som IKS er ikkje følgt opp når forslaget frå interimsstyret og styret til Kommunerevisjonen i Nordfjord og styret til Kryss revisjon går inn for organisering etter Kommunalt oppåvefellesskap (KO). Pkt 3 Her var kommunestyret sitt krav at Kommunerevisjonen i Nordfjord og dei samarbeidande kommunane (Interimsstyret) skulle utarbeide eit konsept/revisjonseining som på pris og kvalitet kan konkurrere med andre alternativ. Det er beskrive korleis eininga har tenkt å «rigge» seg frå oppstart og framover. Men det ligg ikkje føre noko samanlikning med andre på prisnivå for tenestene og heller ikkje ligg det føre nokon dokumentasjon/beskrivelse eller CV for den enkelte revisor. Dersom ein vel å gå inn i Vestland revisjon KO må ein spesielt vere merksam på 17 Uttreden frå samarbeidet, som bind «medlemskapet» i 4 år. Konklusjon Krava som kommunestyret har sett er ikkje imøtekomne av dei einingane som no lagt fram forslaget om at Kinn kommune skal velje å gå inn i Vestland Revisjon KO. Kontrollutvalet i Vågsøy og Flora skal igjen gi si tilråding for val av revisjonsordning til Fellesnemnda. Spørsmålet er om kontrollutvalet i Vågsøy vil tilrå om den nye kommunen skal velje Vestland Revisjon KO eller om dei før tilråding vil innhente tilbod/pris frå andre interkommunale revisjonseiningar eller tilråde konkurranseutsetting av revisjonstenesta. Det er viktig å få ei orientering frå dei som representerer Interimsstyret i Vestland Revisjon KO i fellesmøte mellom kontrollutvala i Vågsøy og Flora 01.03.2019. Saka vil også sikkert bli diskutert i dette møtet. Drøftingar i utvalet etter behandlinga av sakene: Sekretariatsordning for Kinn kommune Kontrollutvalet registrer, ut frå opplysningar på fellesmøtet med Flora i dag, at dei har engasjert (tenkt å engasjere) KS v/trine Hernes til å stå føre saksutgreiinga. Kontrollutvalet i Vågsøy har ikkje vore kontakta av kontrollutvalet i Flora i denne saka, noko dei synest er underleg, då dette gjeld kven som i framtida skal ivareta kontrollutvalssekretariatet for Kinn kommune. Kontrollutvalet ber kontrollutvalsmedlem Klaus Iversen å vere kontaktperson for kontrollutvalet i arbeidet med sekretariatsløysinga. Utvalet vil kome tilbake til saka i neste møte. Deltaking i sekretariatskonferanse: Leiar Inger Dalehamn deltek i FKT sin kontrollutvalskonferanse i Kristiansand 4. og 5. juni. Rådmannen vert innkalla til neste møte for å orientere om utfordringane vedkomande Måløyraid Senteret og Kulatoppen.

Møtet slutt. Inger Grethe Dalehamn Leiar Randi Husevåg Nestleiar Møteprotokollen går til: Kommunestyret Kommunerevisjonen i Nordfjord Rådmann til orientering Ordførar til orientering