Import av varer fra Excel

Import av varer fra Excel Varefiler fra Excel til import i format Komplett.

of 10 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Import av varer fra Excel 07.12.2012 AaGH 2.0 21.04.2013 AaGH 3.0 04.02.2014 BDR

of 10 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 Forord:... 4 CS-Web Excel mal på varefiler fra leverandører.... 4 CS-Web_Excel fra din leverandør... 5 CS-Web_Excelfil til korrekt import format Komplett (OF51XLS)... 7 CS-Web_Utfordring med EAN/GTIN.... 9

of 10 Forord: De fleste butikker som bruker CS-Web Butikkdata får sine vareregistre ajourført gjennom kjedens avtaler med leverandørene, filer hentes og bearbeides med programvaren i importmodulen i CS-Web. Fordi butikkene i en kjede er ofte forskjellige, og har deler av sortimentet som avviker fra kjedens sortiment, har det blitt utviklet en mulighet for å starte import av varer med basis i Excel filer. Det er denne importen som beskrives i denne dokumentasjon. CS-Web Excel mal på varefiler fra leverandører. De fleste leverandører kan levere sitt vareregister i et Excel ark, det er imidlertid viktig å få med tilstrekkelig informasjon. Det er utviklet en mal, denne kan selvsagt bli sendt til leverandøren slik at han fyller den ut, eller du kan bruke denne sammen med din leverandørs Excel, og lage en fil som kan leses inn i CS-Web Det er et rikt valg av muligheter for felter til import, se beskrivelse i egen dokumentasjon: «Appendix vareimport fra Excel». Malen tar blant annet høyde for leverandører som har flere EAN nummere på samme vare. Mal ark. (se egen fil) (Arket er her visuelt delt) Metodikken er at du bruker de aktuelle koder fra «Appendix vareimport fra Excel», og setter dette inn i det arket du får fra din leverandør.

of 10 CS-Web_Excel fra din leverandør Dette arket brukes videre i behandlingen. Du kopierer inn og legger inn aktuell informasjon. Første viktige endring ligger i at du alltid må ha en spesiell «A-Kolonne» Du legger inn en ny kolonne. Det neste du må gjøre er å klargjøre linjer for den nødvendige «topp informasjon» (Du må legge inn 9 linjer) Du kopierer nå «topp informasjonen» fra ditt mal ark. Her registrerer du inn den betegnelse du vil at filen skal ha videre i systemet. Du skal nå legge inn korrekt formatbeskrivelse i henhold til «Appendix vareimport fra Excel» på hver kolonne. NB! Denne informasjon må ligge i linje 9.

of 10 Visma Retail kan selvfølgelig bistå med oppsett på mal for din leverandør. Bemerk: o Du må aldri ha samme kode på flere kolonner, unntak her er «ekstra EAN nummer» o Dersom en varelinje har flere EAN koder, kan dette legges inn som ekstra kolonner i arket, med kode 4850-3, 4850-3 osv. o Kolonner du ikke legger noen koder på blir ikke med i importen. Når du har registrert inn nødvendig informasjon i Excelfilen, skal du lagre denne filen som en.csv fil. Når du lagrer filen som.csv så gi den et kort navn, uten mellomrom eller æøå. Dette fordi det er begrensning på antall karakterer i filnavnet 14 tegn (vær også oppmerksom på at ved import vil filnavnet skille på store og små bokstaver i navnet). F.eks. FH.csv - Import fil for Fredrik Hansen

of 10 CS-Web_Excelfil til korrekt import format Komplett (OF51XLS) Under vareimport har du et eget program for dette. Dette programmet tillater deg å importere en fil som ligger lokalt på din maskin. Når du har funnet filen bruker du «Last opp» knappen.

of 10 Merk av for «Til OF50» Filen lese nå inn, og programmet tar deg til OF50 for videre behandling av varefilen, før oppdatering til vareregisteret. Se egen instruks CS-Web Vareimport og bearbeiding.

of 10 CS-Web_Utfordring med EAN/GTIN. Enkelte bransjer har EAN/GTIN fra produsentland som begynner sine nummer med nuller, eller ikke har 13 siffer. Det må en egen Excel-rutine til for å at nummer som begynner med 00 skal beholde sine nuller. Se eksemplet nedenfor som viser et slikt nummer. Her må du bearbeide ditt Excel ark før du lagrer det som en.csv fil. Et eksempel kan være: Her har man blanding av EAN struktur.

of 10 Du kan formatere dine tall, til en egendefinert type. Marker feltene og høyreklikk og velg egendefinert. Du velger formater feltet du har markert, deretter egendefinert, og velger typen med 0 for utfylling. Deretter legger du inn 13 stk nuller slik at du markerer at du skal ha en kode på 13 posisjoner. Din fil skal da få en struktur som vist nedenfor. De EAN nummere som ikke har 13 siffer vil nå få en eller flere 0 foran sitt nummer.