Referat Hovedstyremøte 19.03.2015 Referent og kontorvakt: Thomas Ikke tilstede: Gaute Info fra påtroppende leder Vært i møte med itdagene og xcom Samarbeidsavtaler, kommet fram til en ryddig avtale med itdagene. Kommer kanskje et endelig forslag til neste møte. Abakus og itdagene er ikke konkurrenter, Abakus gir støtte til teknisk, eksklusivitet, osv som tidligere. xcom følte ikke de trenger avtale, men Kristine ønsker "forventningsskriv" eller "intensjonsavtale". Arrangementskalender Bruk den med en gang, før inn raskt når man har datoer. Parantes rundt hvis man er kjempeusikker. Statuttendringer offentlig innen 2.april Skriveendringer offentliggjøres. Strategidokumentet skal ut. Kristine og Thomas jobber med det til uken. Komitéledermøter Møte på halvtime/trekvart om det å være komitéleder. Doodle kommer. HSP avtale Ny i år. Eivind og Kristine skal jobbe mest med den. Alle må lese gjennom nåværende avtale, ligger på confluence.
Runde rundt bordet Arrkom Gjennomført Casino Royale. Lav påmelding men stor suksess. Tenker litt på å ha arrangementet sammen med Online neste år. AbaCup i morgen. Det blir fett. Gratis vafler. Helgesamling fikset slik at venteliste får bli med. Se punkt på dagsorden. Booket realfagskantina til 17. mai frokost. backup Årsberetning og prosjekter Bedkom Godt i gang med bookingrunde. Inn på arrkalender til neste møte Fagkom Javazone Academy og Lightning Talks Javazone må kanskje flyttes pga UKA. Eksamenskurs med Åsmund. Sette nye datoer på bedpress og kurs Kontor Påskeverksted på tirsdag Skrevet utkast for kaffeavtale med Itera (for neste skoleår) LaBamba Nyåpning sist fredag O'store på Labamba på lørdag Labamba har utarbeidet strengere retningslinjer etter høstens Ludøl PR Designarbeid Jobber for bedre samarbeid med PR ansvarlige i komiteer og PR. Readme Til trykk på søndag Første skrivedag på søndag. Webkom Silicon Valley er klar for publisering Jobber med Lego Nestleder Svarer på mail og lærer nye ting.
Økonomi Thinius har overtatt bankbrikken og tar betalinger! Workshop med nye kasserere på søndag Ris og ros Ros til Trym for sosialkvelden! Ros til Labamba for nyåpning. Ris til HS for å lage stemning på nyåpningen av Labamba. Ros til Interkom for godt samarbeid i bookingrunden. Ros til PR for å legge ut kalenderoversikt på facebook. Ros til Arrkom for Casino Royale. Ros til readme for god utgave! Kristine: PDF var fet Ros til Kristine for å ta over som leder. Ros til HC for tidenes Galla! (og litt Delta) Dagsorden Navn på kontorgruppen (Ingrid) Kontorgruppen har blitt komite og må ha et nytt navn! Forslag: Kontor og miljø, kontorforsamlingen, Local host, KomiKom, Komkom, OffKom, Kontorforsamlingen. Kontorgruppen valgte navnet Kontor og sosialkomiteen Koskom som sin favoritt. HS vedtar navneforslaget med 8 stemmer for, 0 mot, 0 blank Helgesamling (Andreas) Abakom skal på helgesamling, og vi har ønsker flere plasser på gården Andreas: Fått mail av gården, vi kan ha 10 personer som ligger på medbrakt liggeunderlag i fest stuen. Muligheten er der, Arrkom stiller seg positive til det. Festen må avsluttes klokken 1, 10 pers må rigge opp sovepose og liggeunderlag når folk har lagt seg. Arrkom skal svare og si at vi ikke nødvendigvis trenger alle 10 stue plassene, folk kan melde seg av. Diskusjon Kristine: Må de ligge i stuen?
Andreas: Ja, pga sikkerhet. Eivind: Ble det diskutert telt? Andreas: ja, men det er lettere å ligge i stuen enn i telt. Martin: Det blir kaos uansett, man kommer ikke nødvendigvis til å ligge der man har fått plass. Andreas: Man må uansett fordele hvor folk skal ligge. Hallvard: Man kan på forhånd sende mail til partyløvene om at de kan få ligge i stuen. Sikkert noen som melder seg. Martin: Camp nye HS i stuen. (Nye eller gamle?) Gamle sier nye. Nye ønsker gamle, men tør ikke si ifra. Vi vet vi kan være 10 flere, fordel det på forhånd, og send en komite til stua(nye Hs), og så blir det som det blir. Andreas: Planen er at Backup og gamle HS sover i stuen. Kristine: Hvordan ser det ut med buss? Andreas: Vi har 100 plasser Hege: Hvis noen skal ha med liggeunderlag må de få vite dette tidlig Andreas: Sende ut mail før påske. Konklusjon Vi har 10 ekstra plasser, men vi tar mest sannsynlig med alle på ventelisten. Man sover litt her og der. Krøniken (backup/martin) Krøniken er en historiebok om Abakus, og det ønskes å opprette en gruppe Stort prosjekt så man ønsker å samle en gruppe med folk, trenger ikke være i komite eller HS/Backup. Vi er i utgangspunktet positive til å bleste for det, men hvilken kanaler skal det blestes gjennom? Vi kan kalle det et midlertidig utvalg, slik som kontoret var en gang. Regner med at Marte blir leder av gruppen Konklusjon Tar det mest sannsynlig med i ukesmail og på Facebook for å bleste. Spørreundersøkelse fra Generalforsamlingen 50 svar 39 fra komite, resten abakusere Årsberetning og regnskap: Halvparten på Bra, 25% veldig bra/ok Statutt Nesten likt som årsberetning og regnskap Valg av styre Tok tid lang tid, men relativt bra Halvparten bra, 25% veldig bra Todeling: Ja 36%, nei 44%, vet ikke 18% Et par lange kommentarer, mest for å kjøre genfors i ett.
Vi skal være fornøyd med totalinntrykket Martin: Hvis vi skal dele opp, så kjør en på høsten, det vil lette på trykket. Svarene skal sendes på HS mail slik at alle kan få innsyn. Silicon Valley Teknisk bootcamp for 4 5 klasse i Silicon Valley Se mail. Har hele tiden vært planlagt med Abakus og Online Innovasjon Norge har cc et Spark NTNU som igjen inviterte med Start NTNU. Litt overraskende for oss som arrangører. Burde hatt en klar styringsgruppe, men det har ikke fungert i dette prosjektet. Uheldig at andre grupper slenger seg på når det er to dager igjen til offentliggjøring. Mellomløsning: SparkNTNU, Innovasjon Norge, Abakus står for prosjektet Alle studenter kan være med. Fredag kl 12:00 legges ut facebookpost hos Abakus og Online, plakater kommer og henges opp asap. Infomail til 4. 5. klasse Abakus, og 3 linjer i ukesmail. Masse ros til Webkom for nettsiden! Hackerspace og opptak (Odd/backup) De vil gjerne være med på infomøtet om komiteopptaket og kunne bleste for sitt opptak gjennom Abakus. Det er da snakk om epost og post på Abakus.no Diskusjon Vi ønsker å unngå at de nye studentene tror at Hackerspace er en av våre komiteer Det beste for oss ville være å arrangere et infomøte for våre undergrupper, interessegrupper og f.eks. Hackerspace en uke etter vårt opptak Viktig at vi kjører samme løsning som Online slik at Hackerspace får samme synlighet hos begge Komtek har ikke tilgang til Drivhuset/Hackerspace uheldig. Dette må tas opp med IDI. Konklusjon Kristine: Hører med Online og Hackerspace om de er positive til vårt forslag Årsberetning (Hallén) Noen tekster mangler fremdeles. Dette må skrives og legges inn ASAP slik at PR får fullført prosjektet. Avtale med itdagene Basert på avtalen 2010 2012, og møte med itdagene. Var usikker på avtalens varighet, ønsket ikke å lage avtale for flere år fram i tid. Foreslår varighet til 1. september neste år med fornyelsesmøte i august.
Diskusjon Eivind: Ønsker å få vite dato for kurset tidlig på vårsemesteret, slik at bookingrunden til Bedkom blir kan ta hensyn til datoen. Hvis vi ikke får vite denne datoen tidlig nok må de velge dato ut ifra hva som er ledig. Martin: Det står veldig fint, det skal koordineres slik at det ikke kolliderer med våre arrangementer. Hallvard: Vi bør ha et punkt om hva som skjer ved mislighold Martin: Det kan stå at dersom en part bryter kontrakt, kan den andre parten velge å trekke seg fra kontrakten Konklusjon: Kristine tar dette videre med itdagene. Alle i HS kan legge inn forslag til endring av utkastet. Eventuelt Eivind: I møte med kontaktperson for Egon og Eld, de hadde samarbeid med Quak (HIST), og var giret på å få til et opplegg med vår faddergruppe. Feks Abakusburger eller goodiebag. Andreas: Kontakt med han i fjor, da ble vi enig om Egon som pub i pub til pub runden, fungerte bra, fikk en egen seksjon. Eivind: Han tar kontakt igjen på Mandag Andreas: sett ham i kontakt med Gaute! Eivind: Bedkom endrer løsning for å booke restauranter i Trondheim på grunn av at dagens løsning med felles kontaktperson ved alle restaurantene har vist seg å tidvis fungere dårlig.