ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL A Utval: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus, møterom Ulstein Dato: 26.06.2017 Tid: 13.00 16.00 Faste medlemmer som møtte: Namn Funksjon Ivar Mork Asbjørn Gausdal Leiar Nestleiar Berit Lyngstad Medlem Mary Kleven Brekke Medlem Kom til sak 28/17. Jon Åge Eidem Medlem Faste medlemmer som ikkje møtte: Varamedlemer som møtte: Namn Møtte for Frå Vest kontroll møtte: Namn Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Namn Stilling Halldis Moltu Forvaltningsrevisor Alf Marius Grønnevik Forvaltningsrevisor Bodill Skeide Sjefsrevisor/dagleg leiar Frå administrasjonen møtte: Namn Stilling Rune Urke Dagleg leiar i UEKF, i sak 27/17. Side 1 av 13
SAKLISTE SAK 22/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL. SAK 23/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE. SAK 24/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017. SAK 25/17 MELDINGAR. SAK 26/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR SAK 27/17 ARENA ULSTEIN ORIENTERING FRÅ UEKF SAK 28/17 ARENA ULSTEIN TILBAKEMELDING PÅ TIDLEGARE VEDTAK SAK 29/17 ARENA ULSTEIN KOMMUNESTYRESAK FORVALTNINGSREVISJON SAK 30/17 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BARNEVERN TILTAK TILSYN RUTINER ULSTEIN KOMMUNE Side 2 av 13
SAK 22/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vart godkjent med merknad frå Asbjørn Gaustad om tilstrekkeleg offentleggjering; han kunne ikkje finne lekkje til kontrollutvalet på heimesida til Ulstein kommune. Sekretariatet vil sjekke opp dette då det er avtale om at der skal vere lekkje til kontrollutvalet. Og viste elles til at alle møter med innkalling og saker vert fortløpande lagt ut på www.vestkontroll.no. Sakene vart handsama i følgjande rekkjefølgje: 22/17, 23/17, 24/17, 25/17, 26/17, 30/17, 28/17, 27/17 og 29/17. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Berit Lyngstad. SAK 23/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE Møteprotokoll frå møtet 04.05.2017 vart godkjent. Vedlegg Møteprotokoll frå møtet 04.05.2017. SAK 24/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 Kontrollutvalet har på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møteprotokollar. Møteprotokollar som var til gjennomgang: Kommunestyret 23.05 15.06 Formannskapet 15.05 06.06 Formannskapet som klageorgan - Teknisk utval 11.05 01.06 Levekårsutvalet 10.05 31.05 Fellesrådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne 09.05 Ungdomsrådet Arbeidsmiljøutvalet 21.03 Administrasjonsutvalet 21.03 Valnemnda 30.03 Namnenemnda 20.06 Valstyret 15.05 SSR IKS styret 16.12 SSR IKS representantskapet 17.11 Ulstein Eigedomsselskap KF (styret) 30.01 13.03 02.05 Side 3 av 13
SAK 25/17 MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldingane 1 og 2 til vitende. Vedlegg 1. Ulstein kommune kommunestyret. PS 17/31. MELDING OM POLITISK VEDTAK ÅRSRAPPORT FOR 2016. Datert 05.06.2017. 2. SSIKT Årsmelding 2016. SAK 26/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR 1. Kontrollutvalet ser offentlegheit i kommunal sektor som eit svært viktig område kommunen må ha kontinuerlig fokus på. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen om ei tilbakemelding på spørsmåla stilt i saka under punkta arkiv, dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit, innan 30.08.2017. Saksopplysning Det følgjer av Grunnlova sin paragraf 100 at alle som hovudregel har rett til innsyn i forvaltninga sine saksdokument og rett til å oververe møter i folkevalde organ. I Grunnlova sin paragraf 100 fjerde til sjette ledd står det: «Forhåndssensur og andre forebyggende forholdsregler kan ikke benyttes med mindre det er nødvendig for å beskytte barn og unge mot skadelig påvirkning fra levende bilder. Brevsensur kan ikke settes i verk utenfor anstalter. Enhver har rett til innsyn i statens og kommunenes dokumenter og til å følge forhandlingene i rettsmøter og folkevalgte organer. Det kan i lov fastsettes begrensninger i denne rett ut fra hensyn til personvern og av andre tungtveiende grunner. Det påligger statens myndigheter å legge forholdene til rette for en åpen og opplyst offentlig samtale.» Dette er nærmare regulert i lovgivninga. Mellom anna viser ein til formålsparagrafen i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), der det heiter: «Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon.» Møteoffentligheit er viktig for allmenta sitt innsyn i forvaltninga. Bestemmelsar som regulerer spørsmål om møteoffentligheit finn ein i Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommunelova) sin 31. Vidare står det i Lov om arkiv (arkivlova) at formålet med denne er «...å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.» Side 4 av 13
Innanfor offentlegheit i kommunal sektor er det nokre problemstillingar i høve arkiv, dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit som ein møter att i fleire saker og som er ein gjengangar i fleire kommunar. Dette reiser spørsmål som ein ser kan vere aktuelle for kontrollutvalet å stille til kommunen: Arkiv: 1. Har kommunen ein ajourført arkivplan ihht arkivforskrifta? 2. Har kommunen lett tilgjengeleg rutineskildring for journalføring og arkivering? 3. Har kommunen tydelege og fullstendige retningsliner og rutiner for registrering av organinterne dokument? 4. Har kommunen rutiner for korleis inngåande og utgåande dokument til/frå sakshandsamar skal registrerast i kommunen? Dokumentoffentlegheit 1. Har kommunen skriftlege rutiner for skjerming av informasjon i postlista? 2. Har kommunen skriftlege rutiner for å vurdere informasjon etter prinsippet om meirinnsyn? 3. Har kommunen skriftlege rutiner for handsaming av krav om innsyn? Møteoffentlegheit 1. Har kommunen system og rutiner som sikrar kunngjering av politiske møter på ein føremålstenleg måte? 2. Har kommunen skriftlege prosedyrer for lukking av møter i folkevalde organ? 3. Har dei folkevalde motteke tilstrekkeleg opplæring om teieplikt og lukka/opne møter? ---- Mary Brekke Kleven (medlem kontrollutvalet) kom til møtet. SAK 27/17 ARENA ULSTEIN ORIENTERING FRÅ UEKF 1. Orienteringa frå UEKF v/dagleg leiar vert teken til vitende. 2. Kontrollutvalet krev at rådmann og dagleg leiar i UEKF orienterer om byggeprosjektet på kvart møte i utvalet fram til ferdigstilling. Kontrollutvalet vil kalle inn andre sentrale personar om dei finn det nødvendig. 3. Kontrollutvalet ber om å få tilgang til (via Vest kontroll) alt skriftleg materiale inklusiv vedtak om byggeprosjektet som vert distribuer ttil styret i UEKF, formannskapet og kommunestyret. Vedlegg UEKF. «Rapport om byggesak Ulstein Arena.» Dat. 21.06.2017 Etter ønske frå leiar vart møtet lukka (jf. kml. 31 prosedyre for lukking), under drøfting der ein skulle ta stilling til om møtet skulle lukkast under orienteringa frå dagleg leiar i UEKF, Rune Urke. Kontrollutvalet lukka møtet for delar av orienteringa til dagleg leiar i UEKF jf. kml. 31 pkt.5., jf. offl. 23.1. Etter orienteringa frå dagleg leiar I UEKF, vart møtet opna for avrøysting Side 5 av 13
Saksopplysning Dagleg leiar i UEKF Rune Urke var kalla inn for gi orientering om prosjektet. Særleg om framdrift og dei økonomiske tilhøva. Han møtte og orienterte utifrå vedlegget. Rådmannen var óg kalla inn, men kunne ikkje møte grunna ferieavvikling. Det er viktig at kontrollutvalet held seg løpande orientert og bør difor få løpande orienteringar frå rådmann og UEKF, det gjeld både skriftleg og munnleg ved at dei møter i kvart møte for å gi orientering og svare på spørsmål. Like viktig er det, for å følgje med, at saksmaterialet til kommunale organ inkl. vedtak vert tilgjengeleg for kontrollutvalet. SAK 28/17 ARENA ULSTEIN TILBAKEMELDING PÅ TIDLEGARE VEDTAK 1. Kontrollutvalet kan ikkje sjå av tilbakemeldinga frå politisk sekretariat at organiseringa av prosjektet Arena Ulstein er forankra i noko kommunestyrevedtak, bortsett frå ei viss forankring vedkomande finansiering i PS 07/49 Idrettshall og symjeanlegg. 2. Kontrollutvalet viser til kommunestyresak PS 17/39 pkt. 5, der kommunestyret ber om ein forvaltningsrevisjon knytt til bygginga av Arena Ulstein, og om ein i den samanheng kan få belyst spørsmålet nærare. Vedlegg 1. Skisse for organisering for bygging av Arena Ulstein 2. Ulstein kommune politisk sekretariat. Vedtak om organisering av prosjektet Ulstein Arena. Datert 29.05.2017. 3. Ulstein kommune Rådmannen. Arbeidsgruppe og mandat for vidare arbeid med ny idrettshall og badeanlegg i Ulstein. Datert 08.02.2010. Saksopplysning Kontrollutvalet gjorde i sak 09/17 (08.03.2016) følgjande vedtak: «Kontrollutvalet stiller spørsmål om organiseringa av prosjektet er i samsvar med kommunestyret sine vedtak og ber politisk sekretariat gi tilbakemelding /dokumentasjon for det.» Då ein ikkje hadde fått tilbakemelding vedtok kontrollutvalet i sak 13/17, den 04.05.2017 at Vest kontroll skulle purre på svar. Politisk sekretariat kom med si tilbakemelding 28.05.2017. Ein viser til svaret frå politisk sekretariat (vedlegg 2) som ligg ved saka. Ut frå tilbakemeldinga som ligg føre, er det umulig å fastslå om organiseringa er i samsvar med, eller godt nok forankra i noko kommunestyrevedtak, bortsett frå PS 07/49 Idrettshall og symjeanlegg: «Til arbeid med finansiering av prosjektet vert det sett ned slik arbeidsgruppe: Kjell Rud og Lill Marit Baade. Frå administrasjonen: Leif Ringstad og Verner Larsen.» Ein kan då stille spørsmålet om kven som har stått føre organiseringa slik den er blitt, eit spørsmål ein må ta med seg i eit evt. vidare arbeid knytt til kommunestyresak PS 17/39 der kommunestyret ber kontrollutvalet setje i verk ein forvaltningsrevisjon knytt til bygginga av Arena Ulstein. Side 6 av 13
SAK 29/17 ARENA ULSTEIN KOMMUNESTYRESAK 17/39 FORVALTNINGSREVISJON/GRANSKING 1. Kontrollutvalet ber Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, om å avklare korleis den kan bistå med å svare på kommunestyret sitt vedtak i PS17/39. 2. Kontrollutvalet ber om tilbakemelding snarast råd. Vedlegg Offentleg versjon av kommunestyresak PS 17/39. Saksopplysning 1. Saksopplysningar og bestilling Ulstein kommunestyre sitt vedtak av 23.05.2017, sak PS 17/39, må tolkast som ei oppmoding til kontrollutvalet om å setje i verk dei nødvendige undersøkingar for å klarlegge tilhøve rundt byggeprosjekt Arena Ulstein i Ulsteinvik sentrum. Kommunestyret har gitt melding om oppdraget i form av bestilling av ein forvaltningsrevisjon. Det går fram av saksutgreiinga for kommunestyret sitt vedtak kva som er bakgrunnen for bestillinga av undersøkingane. Bestillinga lyder slik: Ulstein kommunestyre ber på bakgrunn av dei store overskridingane om at kontrollutvalet set i verk ein forvaltningsrevisjon knytt til bygginga av Arena Ulstein som eit verkemiddel til å ta lærdom for framtidige byggeprosjekt. Kommunestyret ber særskilt om at følgjande punkt ver undersøkt nærare: - Har kommunen vedteke tydelege retningsliner for organisering og gjennomføring av større byggeprosjekt, herunder mandat til å gjennomføre tilleggsbestillingar? - Har dei folkevalde vore tydelege nok overfor administrasjonen i forhold til korleis prosjekter skal organiserast? - Val av entreprise, særskilt knytt til prosjektering - Handtering av endringsmeldingar frå hovudentreprenbør, sideentreprenør og prosjekteringsgruppe - Grunnlag for budsjettramme. Hadde administrasjonen under handsaming av prosjektet grunnlag få hevde at prosjektet var fullfinansiert inkludert mellom anna inventar og klatrevegg? - Kalkyle for kontraktsfesta prisstigning i prosjektet. Kvifor sprakk ramma? - Kommunens, prosjektgruppa og arkitekten sine roller knytt til endringar undervegs - Har prosjektgruppa hatt tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse til å handtere eit så stort prosjekt? - Eventuelt andre forhold som kontrollutvalet måtte finne nødvendig vurdert nærare 2. Nærare om bakgrunn Det går fram av opplysningar i saka at prosjektet venteleg vil få store kostnadsoverskridingar i høve til planar og kostnadsbudsjett. Det går elles fram av vedtaket frå tidlegare i vår at administrasjonen vart pålagd å gjennomføre kostnadsreduksjonar der dette kunne vurderast som mogeleg. Kommunestyret innskjerpa kravet om løpande og hensiktsmessig rapportering til formannskapet frå prosjektgruppa som leiar utbygginga. Side 7 av 13
Undersøkingane er no bestilt i form av ein forvaltningsrevisjon. Granskinga skal nyttast som virkemiddel for å unngå at nye utbyggingsprosjekt kan kome i same uheldige situasjon på grunn av mangel på nødvendig styring og kontroll undervegs i prosjektet. 3. Kommunestyret si bestilling I tillegg til dei direkte spørsmåla kommunestyret vil ha undersøkt stiller dei kontrollutvalet fritt til også å vurdere andre forhold dei måtte finne nødvendig. Slike tilhøve må evt. drøftast i kontrollutvalet og ved ei evt. gransking vil ein kanskje kome over forhold som ein bør sjå nærare på. 4. Fokus på plan og byggeleiing Korleis prosjektet har vore planlagt og den løpande byggeleiinga for prosjektet er sentral i «bestillinga». Byggeleiing er eit administrativt oppdrag med hovudvekt på styring og kvalitetssikring av ytingane frå utførande entreprenørar og leverandørane. Byggeleiar skal oppfylle byggherren sine behov for prosjektoppfølging. Oppgåva er å sikre at resultatet blir i samsvar med dei føresetnadene som er avtalt for prosjektet. Både byggeleiinga og byggekontrolløren sin innsats må tilpassast det enkelte prosjektet og den enkelte byggherren sine ønskjer og behov. Typiske oppgåver som byggeleiar har er å utarbeide og følgje opp administrative rutinar i byggesaka, styre økonomi og framdrift, ofte også kontrollere teknisk og handverksmesseg utføring og seinare kanskje også vere sentral i oppgjer og overtaking. 5. Undersøkingane sin form og innhaldet 5.1. Utgangspunktet for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon inneber i utgangspunktet gransking av etterleving av regelverk, måloppnåing og forvalting av ressursar. Innafor ramma som kommunestyret har gitt ligg det til kontrollutvalet å utforme problemstillingar og kontrolltema på område der risikoen for vesentlege avvik er størst. Målet er m.a. å kontrollere om dei offentlege ressursane er forvalta på ein god og tenleg måte innafor gjeldande reglar og rammer. Det er viktig å presisere at langt frå alle dei punkta som kommunestyret ynskjer særskilt vert undersøkt nærare, kan gjevast svar på i form av ein forvaltningsrevisjon. For å kunne undersøkast i form av ein forvaltningsrevisjon må det vere mulig å finne kriterier ein kan kontrollere opp i mot, for eksempel lovverk, offentlege standarar og vedtak. Enkelte av punkta må ein då uansett ha ei forklaring på om kva som er meint, for å sjå om det er mulig å omdefinere spørsmåla i høve til å kunne gjere ein forvaltningsrevisjon. Dei fleste av punkta på «ynskjelista» minner meir om eit konsulentoppdrag/konsulentrapport. Som eksempel vil ein nemne punktet om val av entrepriseform. Dersom kommunestyret ikkje har sagt noko om entrepriseform så vil det vere opp til administrasjonen å foreta valet. Alle kontraktsformer har styrker og svakheiter, så ein må kunne forvente at dette er vurdert ved valet, og at det får konsekvensar for korleis kontraktstyringa vert lagt opp. 5.2. Nærare om utarbeiding av prosjektplan for forvaltningsrevisjon/undersøkingane Av område som kommunestyret bed om blir granska er nemnde m.a. - fullmakter - spørsmål om mandat til kostnadsauke / tilleggsbestillingar - val av entrepriseform, her vil tilhøvet til muleg totalentreprise og hovudentreprise kome inn og sjåast i lyset av utviklinga i prosjektet og dei spørsmåla som har komne opp i dei ulike fasane av prosjektgjennomføringa - handtering av kommunikasjon med, og rapporteringar frå, dei viktigaste aktørane både på entreprenørsida og hjå tiltakshavar - ein gjennomgang og ei samla vurdering av grunnlaga for kostnadsplan og budsjett - prosjektstyring og dei enkelte faga Side 8 av 13
Prosjektutgreiingane og ansvaret for førebuingane av prosjektet er ikkje konkret nemnd i saksutgreiinga, men vil bli sentrale element som utgangspunkt i ein gjennomgang. Undersøkingane bør dessutan kunne gje svar på om byggeleiinga har ivaretatt byggherren sine interesser i kontakten med entreprenørar og fylgt opp kvalitet, framdrift og økonomi under prosjektgjennomføringa på ein god nok måte. For å kunne utarbeide ein plan på den type konsulentteneste kommunestyret spør etter, må det innhentast ekstern spesialkompetanse. Det må påreknast spesiell kompetanse (rådgivande ingeniør og juridisk kompetanse) til utføring av sjølve prosjektet. Kommunestyret har vedteke at dei ynskjer ein forvaltningsrevisjon/gransking som eit verkemidel til å ta lærdom for framtidige byggeprosjekt. Det er ei utfordring å begynne å «revidere» pågåande prosjekt og då kommunestyret ynskjer at dette kun skal vere læring er det lite hensikt å starte opp før prosjektet er ferdigstilt. Prosjektplanen må innehalde målsetting om framdrift og eit kostnadsoverslag av granskinga, og leggjast fram for kommunestyret. Saka vert lagt fram for kontrollutvalet til drøfting og evt. vedtak. SAK 30/17 OPPFØLGING UL35/16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BARNEVERN TILTAK TILSYN - RUTINER 1. Kontrollutvalet tek Rådmannen si tilbakemelding Forvaltningsrevisjonsprosjekt barnevern desember 2016 oppfølging, av 30.05.2017 jf. kommunestyrevedtak PS16/92, til orientering. 2. For å kunne stadfeste tilfredstillande oppfølging av kommunestyrevedtak PS16/92, ber kontrollutvalet om at beskriving av rutiner og dokumentasjon på desse i tråd med revisor si anbefaling pkt.1. til 5. vert sendt til sekretariatet innan 01.07.2017. Vedlegg 1. Rådmannen i Ulstein: Forvaltningsrevisjonsprosjekt barnevern desember 2016 oppfølging. Datert 30.05.2017 2. Barnevernstenesta Hareid Ulstein Volda Ørsta: Årsmelding med rekneskap 2016. Saksopplysningar Etter forskrift om kontrollutval 12, ligg det til kontrollutvalet å sjå til at kommunestyret sine vedtak knytt til forvaltningsrevisjonsrapportar vert følgde opp. Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet i Ulstein kommune gjorde i forbindelse med godkjenning av revisjonsplanen for 2015 i sak 35/15, vedtak om å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kring barnevernstenesta i kommunen. Prosjektplan vart lagt fram og godkjent i sak 18/16. Prosjektet skulle ta for seg tiltak og oppfølging før og etter omsorgsovertaking, og om tilsynsføraransvaret fungerer tilfredstillande. Med avgrensing til omsorgsovertaking i kontrollperioden 2013 2015. Side 9 av 13
Saksbehandling forvaltningsrevisjonsrapport Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utarbeidde forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern tiltak, tilsyn, rutinar Ulstein kommune, datert 09.11.2016 Denne var handsama i kontrollutvalssak 35-16, og vidare i kommunestyret 15.12.2016 i PS16/92 der det vart gjort følgjande samrøystes vedtak: 1. Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsprosjektet Barnevern tiltak, tilsyn, rutinar Ulstein kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert 09.11.2016). 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: 1. Barnevernstenesta må etablere rutiner som sikrar at det vert utarbeida omsorgsplanar for alle omsorgsbarn (førebels eller endeleg plan). 2. Barnevernstenesta må følgje opp rutinene i høve egne oppfølgingsbesøk, og passe på at oppnemnd tilsynsførar gjennomfører minimumskrava til tilsynsbesøk som sikrar at borna får det tilsynet dei har krav på. 3. Det må vurderast om regelverket vert følgd når det gjeld oppfølging av foreldre etter omsorgsovertaking. 4. Det må etablerast rutinar som dokumenterer uavhengigheitsvurderinga til tilsynsførar. 5. Det må etablerast rutinar som sikrar at politiattestar vert makulert etter opphør av tilsetjingsforholdet. 6. Rapporteringa til Fylkesmann og SSB (KOSTRA) må kvalitetssikrast og samsvare. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan 01.06.2017. Tilbakemelding jf. kommunestyrevedtak PS16/92 frå rådmannen i Ulstein kommune som bygger på grunnlag frå barnevernssjef Brynhild Solvang i Barnevernstenesta, låg føre 30.05.2017. (vedlegg 1) Tilbakemeldinga tek føre seg anbefalingane punkt for punkt, og ein trekk her ut relevante delar i høve oppfølging av anbefalingane med revisor sine kommentarar: 1. Barnevernstenesta må etablere rutinar som sikrar at det vert utarbeida omsorgsplanar for alle omsorgsbarn (førebels og/eller endeleg plan) Dette er innarbeidd i tenesta sine rutinar, slik at alle barn som bur utanfor foreldreheimen har sin omsorgsplan, jfr barnevernslova 4.15. Det går fram av tilbakemeldinga at dette er innarbeidd i tenesta sine rutiner, og det er derfor grunn til å tru at dette no vert ivareteke dersom rutinen vert fulgt. 2. Oppfølging av foreldre etter omsorgsovertaking Etter vedtak i Fylkesnemnda/rettssystemet om omsorgovertaking, har barnevernstenesta møte med foreldra, jfr barnevernslova 4.16. Her går ein gjennom ulike tilhøve knytt til omsorgsovertakinga, praktisering av samværsordninga mm. ( )Generelt ser vi at det ikkje har vore gode nok rutinar for journalføring og føring i postjournal når ein har hatt samtaler med foreldre, enten det har vore i fysiske møter eller gjennom telefonsamtaler. Dette har vi endra, slik at dette no blir dokumentert på ein betre måte ved seinare tilsyn/revisjonar. Side 10 av 13
Det går fram av tilbakemeldinga at i dei fleste tilfelle er det god kontakt og dialog, og alle får tilbod om hjelp av ymse slag, men at barnvernstenesta ikkje har hatt gode nok rutiner til å journalføre/dokumentere kontakta. Dette er no endra. 3. Barnevernstenesta må følgje opp rutinane i høve egne oppfølgingsbesøk og passe på at oppnemnd tilsynsfører gjennomfører minimumskrava til tilsynsbesøk som sikrar at barna får det tilsynet det har krav på. Oppfølgingsbesøk til barn som bur utanfor heimen Barnevernstenesta skal følgje opp barn som er under omsorg, jfr barnevernslova 4.16. Som hovudregel skal barnet ha besøk av barnevernstenesta 4 gonger pr år, i nokre tilfelle 2 gonger pr år. ( )Ein har no rutinar og sjekklister som sikrar at alle omsorgsbarna får 4 (i nokre tilfelle 2) fysiske besøk pr år som standard, uavhengig av dei vurderingane som tidlegare vart lagt til grunn. Også på dette området har det ikkje vore faste rutinar for journalføring og føring i postjournal i fagprogrammet. Dette er no endra, slik at oppfølgingsbesøka kan dokumenterast på ein betre måte ved seinare tilsyn/revisjonar. Oppfølgingsbesøk har vore utført etter barnet sitt behov, og har ikkje alltid blitt jourrnalført/dokumentert. Rutinen er iflg tilbakemeldinga endra slik at alle skal få sine rettmessige besøk uavhengig av tidlegare rutine med vurdering av behov. Tilsynsførarordninga Barn som bur utafor foreldreheimen skal ha sin eigen tilsynsførar, som skal samtale med dei minimum fire gonger pr år. ( )Tilsynsførarordninga er frå styresmaktene anbefalt lagt til ein annan instans enn barnevernstenesta. ( ) Etter at vi fekk ei interkommunal barnevernsteneste for Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta, har vi øyremerka 50% stillingsressurs til oppfølging og mogleg forbetring av tilsynsførarordninga. Det har vore lagt ned eit stort arbeid, men til trass for dette fungerer ordninga ikkje optimalt. Årsakene til dette står det meir utfyllande om i årsmeldinga for barnevernstenesta for 2016. ( ) Vi har pr i dag tilsynsansvar for 76 barn, der 56 kjem frå andre kommunar, og der 20 er våre eigne omsorgsborn. Tilsynsansvaret for desse er fordelt på 35 ulike tilsynsførarar. Truleg vil ordninga ikkje kunne fungere godt nok før ein tilsett profesjonelle tilsynsførar, i full eller deltidsstillingar. Med det talet vi har på tilsynsbarn pr i dag, tilsvarer arbeidsmengda om lag 100 % stilling. Når det gjeld tilsynsførarordninga, så vert det mellom anna vist til at dette også gjeld alle kommuner på landsbasis Vidare at styresmaktene har anbefalt at dette vert lagt til annan instans enn barnevernstensta. Men inntil ny barnevernslov ligg føre, har det blitt bestemt på rådmann og ordførar-nivå at dette skal ligge til barnevernstenesta i kommunen. Vi er ukjent med om det ligg føre eit slikt vedtak eller delegasjon. Det går vidare fram at dei har lagt ned eit stort arbeid for at dette skal fungere og når dei etablerte det interkommunale barnevernet vart det øyremerka ei 50% stilling til oppfølging og mogleg forbetring av ordninga, og viser til årsmeldinga for barnevernstenesta for 2016. (vedlegg 2.) Side 11 av 13
Ordninga vil iflg tilbakemeldinga ikkje kunne fungere godt nok før ein tilset profesjonelle tilsynsførarar, og meiner at arbeidsmengda tilsvarar ei 100% stilling. Iflg tilbakemeldinga er det 76 tilsynsborn i Hareid,Ulstein,Volda og Ørsta. Dette skulle tilseie at dei treng i snitt 6 t på kvart heimebesøk. 4. Uavhengighetserklæring for tilsynsførarar Innhenting av uavhengighetsersklæring er fast rutine, slik at alle nye tilsynsførarar fyller ut slike. Tilsynsførarar som har fungert over fleire år og tilbake i tid, har blitt kontakta angåande dette. Det går fram at dette no er fast rutine, og at tilsynsførarar som har fungert i fleire år vil bli kontakta for underteikning av dette. 5. Oppbevaring og makulering av politiattestar Iflg forskriftene skal politiattestar innhentast på oppdragstakarar (besøksheimar, avlastningsheimar, støttekontaktar, fosterheimar), og oppbevarast så lenge oppdragstakar har oppdraget. Vi har rutine på at desse blir lagt i arkiv/personmappa til oppdragstakaren, for så å bli makulert når oppdraget er avslutta. Det går fram at denne rutinen no er på plass. 6. Kvalitetssikring og samsvar mellom rapporteringa til Fylkesmannen og SSB (Kostra) Rapporteringa til Fylkesmannen og til SSB skjer på ulike tidspunkt. Talet på barn vil derfor variere litt, særleg i ei teneste med ein viss storleik. SSB tar utgangspunkt i filuttrekk frå fagprogrammet Familia, medan Fylkesmannen vil ha reelle tal på ein gitt dato, 2 ggr pr år. Det kan derfor vere små variasjonar i desse rapporteringane. SSB og Barne- og familiedirektoratet arbeider for at barnevernstenestene skal rapportere berre ein gong pr år, slik at ein slepp fleire ulike rapportar og rapporteringstidspunkt i løpet av eit år slik det er no. Det går fram av tilbakemeldinga at avviket skuldast forskjellig rapporteringstidspunkt, og det vil derfor variere litt. Men variasjonane var tildels betydelege. Dessutan antas det at rapportering 2. termin er pr 31.12. og samanfallande med rapportering til SSB pr 31.12. For meir detaljar viser ein til i tilbakemeldinga som ligg ved. (vedlegg 1) Konklusjon oppfølging av revisor sine anbefalingar jf. kommunestyrevedtak PS16/92 : Punkta 1. 5. i anbefalinga frå revisor, dreier det seg om å etablere rutiner (internkontroll), og Rådmannen har stadfesta i si tilbakemelding at det er etablert rutiner i tråd med anbefalinga. Det som ikkje ligg i denne tilbakemeldinga er dokumentasjon på desse rutinene. Ein ønskjer ei tilbakemelding med dokumentasjon dvs. eit oppsett av rutiner ein har fått på plass jf anbefalinga frå revisor, og dokumentasjon på denne og eventuelle mal-dokument. Side 12 av 13
Om det er noko ein ikkje har fått på plass, så er ønskjer ein status for det arbeidet med tidfesta forventa ferdigstilling, og at Rådmannen sender denne tilbakemeldinga innan den fristen ein har sett. Møtet slutt. Ivar Mork Leiar i kontrollutvalet Berit Lyngstad Medlem Utskift til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Ordførar og rådmann til orientering. SSKR IKS til orientering. Side 13 av 13