MØTEPROTOKOLL. Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon Representerer Ronald Hagen Solfrid Førde Bjørn Ytrestøyl Jørgen Holte Inge Alexander Bruheim

Transkript

1 VOLDA KOMMUNE Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 144, Volda rådhus Dato: Tid: MØTEPROTOKOLL Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon Representerer Ronald Hagen Solfrid Førde Bjørn Ytrestøyl Jørgen Holte Inge Alexander Bruheim Leiar Nestleiar Medlem Medlem Medlem Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Torill Rødven Eide Ragnhild Folkestad Funksjon Medlem Medlem Vara som møtte: Namn Anne Helen Sundalsfoll (Eilev Halkjelsvik vart kalla inn, vart sjuk. Melde avbod måndag morgon) Frå Vest Kontroll møtte: Namn Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon møtte: Namn Halldis Moltu Stilling Oppdragsansvarleg revisor Frå kommuneadministrasjonen og politisk hald møtte: Namn Stilling Rune Sjurgard (i sak 23, 24, 25 og 26) Rådmann Berit Lyngstad (i sak 25) Personalsjef

2 SAKLISTE SAK 19/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN SAK 20/17 GJENNOMGANG AV MØTE PROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE SAK 21/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 22/17 MELDINGAR SAK 23/17 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BARNEVERN VOLDA KOMMUNE SAK 24/17 TILSYNSRAPPORT HELSETILSYNET TVUNGEN HELSEHJELP SAK 25/17 ORIENTERING ARBEID MED ETIKK I KOMMUNEN SAK 26/17 1. KVARTALSRAPPORT 2017

3 SAK 19/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. Merknad på at sak 26/17 1. kvartalsrapport ikkje sto på saklista som vart sendt ut. Saka var lagt ut på heimesida til Vest Kontroll. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Solfrid Førde. 3. Sakene vart behandla i denne rekkjefølgja: 1,2,3,4,6,7,5 og 8. SAK 20/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den vart godkjent. Vedlegg Møteprotokollen frå møtet den SAK 22/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysing Møteprotokollar som var gjennomgådde: Kommunestyret 27.04, Formannskapet 02.05, Driftsstyret 19.04, Eldrerådet Forvaltningsutvalet Ungdomsrådet Valnemnda - Råd for likestilling av menneske med nedsett funksj Valstyret VØR styret Mellombels fellesnemnd for Volda og Hornindal komm , SAK 22/17 MELDINGAR 1. Kontrollutvalet tok meldingane 1-5 til vitende. 2. Kontrollutvalet vil ha ei sak om nto. budsjettering i høve til bto. budsjettering til neste møte.

4 Vedlegg 1. Volda kommune Servicekontoret. SV: Volda Sak 14/17 Gjennomgang av møteprotokollar Datert Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS Halldis Moltu. Vurdering av uavhengigheit. Datert Volda kommune Kommunestyret. PS 50/17. Årsmelding for kontrollutvalet Datert SSIKT Guttorm Rimstad. Årsmelding Barnevernstenesta Hareid Ulstein Volda Ørsta. Årsmelding med rekneskap Datert Landbrukskontoret Ørsta Volda. Årsmelding Datert Frå møtet Det vart teke opp spørsmål om nto. i høve til bto. budsjettering. SAK 23/17 OPPFØLGING VO30-16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BARNEVERN TILTAK TILSYN - RUTINER 1. Kontrollutvalet tok Rådmannen si tilbakemelding av jf. kommunestyrevedtak PS 159/16, til orientering. 2. For å kunne stadfeste at kommunestyrevedtak PS 159/16 er tilfredstillande oppfølgt, ber kontrollutvalet om at beskriving av rutiner og dokumentasjon på desse i tråd med revisor si anbefaling pkt.1. til 5. vert sendt til sekretariatet innan Vedlegg 1. Rådmannen i Volda: Attendemelding forvaltningsrevisjonsrapport barnevern. Datert Barnevernstenesta Hareid Ulstein Volda Ørsta: Årsmelding med rekneskap Saksopplysningar Etter forskrift om kontrollutval 12, ligg det til kontrollutvalet å sjå til at kommunestyret sine vedtak knytt til forvaltningsrevisjonsrapportar vert følgde opp. Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet i Volda kommune vedtok i sak 16/16, som del av etterlevelsesrevisjon jf. revisjonsplan vedteke i kontrollutvalssak 30/15, å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kring barnevernstenesta i kommunen. Prosjektet skulle ta for seg tiltak og oppfølging før og etter omsorgsovertaking, og om tilsynsføraransvaret fungerer tilfredstillande. Med avgrensing til omsorgsovertaking i kontrollperioden Saksbehandling forvaltningsrevisjonsrapport Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utarbeidde forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern tiltak, tilsyn, rutinar - Volda kommune, datert Denne var handsama i kontrollutvalssak 30-16, og vidare i kommunestyret i PS 159/16 der det vart gjort følgjande samrøystes vedtak: 1. Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsprosjektet Barnevern tiltak, tilsyn, rutinar - Volda kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert ).

5 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: 1. Barnevernstenesta må etablere rutiner som sikrar at det vert utarbeida omsorgsplanar for alle omsorgsbarn (førebels eller endeleg plan). 2. Det må vurderast om regelverket vert fulgt når det gjeld oppfølging av foreldre etter omsorgsovertaking. 3. Barnevernstenesta må følgje opp rutinane i høve egne oppfølgingsbesøk og passe på at oppnemnd tilsynsfører gjennomfører minimumskrava til tilsynsbesøk som sikrar at barna får det tilsynet det har krav på. 4. Det må etablerast rutinar som dokumenterer uavhengigheitsvurderinga til tilsynsførar. 5. Det må etablerast rutinar som sikrar at politiattestar vert makulert etter opphør av tilsetjingsforholdet. 6. Rapporteringa til Fylkesmann og SSB ( KOSTRA) må kvalitetssikrast og samsvare. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan Tilbakemelding jf. kommunestyrevedtak PS 159/16 frå rådmannen i Volda kommune ved v/barnevernssjef Brynhild Solvang i Barnevernstenesta, låg føre (vedlegg 1) Her heiter det mellom anna: Barnevernssjefen har over tid arbeidd internt med tiltak for å følgje opp forholda som vart påpeikt i rapporten. Tilbakemeldinga tek føre seg anbefalingane punkt for punkt, og ein trekk her ut relevante delar i høve oppfølging av anbefalingane med revisor sine kommentarar: 1. Barnevernstenesta må etablere rutinar som sikrar at det vert utarbeida omsorgsplanar for alle omsorgsbarn (førebels og/eller endeleg plan) Dette er innarbeidd i tenesta sine rutinar, slik at alle barn som bur utanfor foreldreheimen har sin omsorgsplan, jfr barnevernslova Det går fram av tilbakemeldinga at dette er innarbeidd i tenesta sine rutiner, og det er derfor grunn til å tru at dette no vert ivareteke dersom rutinen vert fulgt. 2. Oppfølging av foreldre etter omsorgsovertaking Etter vedtak i Fylkesnemnda/rettssystemet om omsorgovertaking, har barnevernstenesta møte med foreldra, jfr barnevernslova Her går ein gjennom ulike tilhøve knytt til omsorgsovertakinga, praktisering av samværsordninga mm. ( )Generelt ser vi at det ikkje har vore gode nok rutinar for journalføring og føring i postjournal når ein har hatt samtaler med foreldre, enten det har vore i fysiske møter eller gjennom telefonsamtaler. Dette har vi endra, slik at dette no blir dokumentert på ein betre måte ved seinare tilsyn/revisjonar. Det går fram av tilbakemeldinga at i dei fleste tilfelle er det god kontakt og dialog, og alle får tilbod om hjelp av ymse slag, men at barnvernstenesta ikkje har hatt gode nok rutiner til å journalføre/dokumentere kontakta. Dette er no endra. 3. Barnevernstenesta må følgje opp rutinane i høve egne oppfølgingsbesøk og passe på at oppnemnd tilsynsfører gjennomfører minimumskrava til tilsynsbesøk som sikrar at barna får det tilsynet det har krav på.

6 Oppfølgingsbesøk til barn som bur utanfor heimen Barnevernstenesta skal følgje opp barn som er under omsorg, jfr barnevernslova Som hovudregel skal barnet ha besøk av barnevernstenesta 4 gonger pr år, i nokre tilfelle 2 gonger pr år. ( )Ein har no rutinar og sjekklister som sikrar at alle omsorgsbarna får 4 (i nokre tilfelle 2) fysiske besøk pr år som standard, uavhengig av dei vurderingane som tidlegare vart lagt til grunn. Også på dette området har det ikkje vore faste rutinar for journalføring og føring i postjournal i fagprogrammet. Dette er no endra, slik at oppfølgingsbesøka kan dokumenterast på ein betre måte ved seinare tilsyn/revisjonar. Oppfølgingsbesøk har vore utført etter barnet sitt behov, og har ikkje alltid blitt jourrnalført/dokumentert. Rutinen er iflg tilbakemeldinga endra slik at alle skal få sine rettmessige besøk uavhengig av tidlegare rutine med vurdering av behov. Tilsynsførarordninga Barn som bur utafor foreldreheimen skal ha sin eigen tilsynsførar, som skal samtale med dei minimum fire gonger pr år. ( )Tilsynsførarordninga er frå styresmaktene anbefalt lagt til ein annan instans enn barnevernstenesta. ( ) Etter at vi fekk ei interkommunal barnevernsteneste for Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta, har vi øyremerka 50% stillingsressurs til oppfølging og mogleg forbetring av tilsynsførarordninga. Det har vore lagt ned eit stort arbeid, men til trass for dette fungerer ordninga ikkje optimalt. Årsakene til dette står det meir utfyllande om i årsmeldinga for barnevernstenesta for ( ) Vi har pr i dag tilsynsansvar for 76 barn, der 56 kjem frå andre kommunar, og der 20 er våre eigne omsorgsborn. Tilsynsansvaret for desse er fordelt på 35 ulike tilsynsførarar. Truleg vil ordninga ikkje kunne fungere godt nok før ein tilsett profesjonelle tilsynsførar, i full eller deltidsstillingar. Med det talet vi har på tilsynsbarn pr i dag, tilsvarer arbeidsmengda om lag 100 % stilling. Når det gjeld tilsynsførarordninga, så vert det mellom anna vist til at dette også gjeld alle kommuner på landsbasis Vidare at styresmaktene har anbefalt at dette vert lagt til annan instans enn barnevernstensta. Men inntil ny barnevernslov ligg føre, har det blitt bestemt på rådmann og ordførar-nivå at dette skal ligge til barnevernstenesta i kommunen. Vi er ukjent med om det ligg føre eit slikt vedtak eller delegasjon. Det går vidare fram at dei har lagt ned eit stort arbeid for at dette skal fungere og når dei etablerte det interkommunale barnevernet vart det øyremerka ei 50% stilling til oppfølging og mogleg forbetring av ordninga. Ordninga vil iflg tilbakemeldinga ikkje kunne fungere godt nok før ein tilset profesjonelle tilsynsførarar, og meiner at arbeidsmengda tilsvarar ei 100% stilling. Iflg tilbakemeldinga er det 76 tilsynsborn i Hareid,Ulstein,Volda og Ørsta. Dette skulle tilseie at dei treng i snitt 6 t på kvart heimebesøk. 4. Uavhengighetserklæring for tilsynsførarar Innhenting av uavhengighetsersklæring er fast rutine, slik at alle nye tilsynsførarar fyller ut slike. Tilsynsførarar som har fungert over fleire år og tilbake i tid, har blitt kontakta angåande dette. Det går fram at dette no er fast rutine, og at tilsynsførarar som har fungert i fleire år vil bli kontakta for underteikning av dette.

7 5. Oppbevaring og makulering av politiattestar Iflg forskriftene skal politiattestar innhentast på oppdragstakarar (besøksheimar, avlastningsheimar, støttekontaktar, fosterheimar), og oppbevarast så lenge oppdragstakar har oppdraget. Vi har rutine på at desse blir lagt i arkiv/personmappa til oppdragstakaren, for så å bli makulert når oppdraget er avslutta. Det går fram at denne rutinen no er på plass. 6. Kvalitetssikring og samsvar mellom rapporteringa til Fylkesmannen og SSB (Kostra) Rapporteringa til Fylkesmannen og til SSB skjer på ulike tidspunkt. Talet på barn vil derfor variere litt, særleg i ei teneste med ein viss storleik. SSB tar utgangspunkt i filuttrekk frå fagprogrammet Familia, medan Fylkesmannen vil ha reelle tal på ein gitt dato, 2 ggr pr år. Det kan derfor vere små variasjonar i desse rapporteringane. SSB og Barne- og familiedirektoratet arbeider for at barnevernstenestene skal rapportere berre ein gong pr år, slik at ein slepp fleire ulike rapportar og rapporteringstidspunkt i løpet av eit år slik det er no. Det går fram av tilbakemeldinga at avviket skuldast forskjellig rapporteringstidspunkt, og det vil derfor variere litt. Men variasjonane var tildels betydelege. Dessutan antas det at rapportering 2. termin er pr og samanfallande med rapportering til SSB pr For meir detaljar viser ein til i tilbakemeldinga som ligg ved. (vedlegg 1) Konklusjon oppfølging av revisor sine anbefalingar jf. kommunestyrevedtak PS 159/16: Punkta i anbefalinga frå revisor, dreier det seg om å etablere rutiner (internkontroll), og Rådmannen har stadfesta i si tilbakemelding at det er etablert rutiner i tråd med anbefalinga. Det som ikkje ligg i denne tilbakemeldinga er dokumentasjon på desse rutinene. Ein ønskjer ei tilbakemelding med dokumentasjon dvs. eit oppsett av rutiner ein har fått på plass jf anbefalinga frå revisor, og dokumentasjon på denne og eventuelle mal-dokument. Om det er noko ein ikkje har fått på plass, så er ønskjer ein status for det arbeidet med tidfesta forventa ferdigstilling, og at Rådmannen sender denne tilbakemeldinga innan den fristen ein har sett. SAK 24/17 TILSYNSRAPPORT FRÅ HELSETILSYNET TVUNGEN HELSEHJELP 1. Kontrollutvalet tok tilsynsrapporten til vitende. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen sikre at samtykkekompetansen til pasientane vert vurdert i tråd med pasient- og brukarrettigheitslova kapittel 4A (avvik 1), sikre at tilsette har nødvendig kunnskap om pasient- og brukarrettigheitslova kapittel 4A

8 (avvik 2) og sikre at helsehjelp til pasientar i sjukeheim blir vurdert i tråd med reglane i pasient- og brukarrettigheitslova kapittel 4A. 3. Kontrollutvalet ber rådmannen kome med tilbakemelding/statusoppdatering med dokumentasjon for å lukke avvik, innan Vedlegg 1. Helsetilsynet Fylkesmannen. Tilsyn med tvungen helsehjelp etter pasient- og brukarrettigheitslova kapittel 4A i Volda kommune. Datert Saksopplysningar Viser til vedlegg 1 for meir detaljert informasjon kring saka. Fylkesmannen i Møre og Romsdal har gjennomført systemrevisjon i Volda kommune. Tilsynet skulle undersøkje om Volda kommune følgjer krava i pasient- og brukarrettigheitslova kapittel 4A mellom anna om: pasienten sin samtykkekompetanse vert vurdert kommunen yter somatisk helsehjelp med tvang utan at dette er vurdert opp mot pasientog brukarrettigheitslova kapittel 4A Under tilsynet vart det påvist følgjande avvik: Avvik 1: Volda kommune sikrar ikkje at samtykkekompetansen til pasientane vert vurdert i tråd med pasient- og brukarrettigheitslova kapittel 4A. Avvik 2: Volda kommune sikrar ikkje at tilsette har nødvendig kunnskap om pasient- og brukarrettigheitslova kapittel 4A. Avvik 3: Volda kommune sikrar ikkje at helsehjelp til pasientar i sjukeheim blir vurdert i tråd med reglane i pasient- og brukarrettigheitslova kapittel 4A. Kommentar frå fylkesmann: Tvungen helsehjelp er eit særlig risikoområde fordi konsekvensane av dei vurderingar og avgjersler som blir teke, har stor betyding for den einskilde pasient. Feil avgjersler på dette feltet gir alvorlege konsekvensar, anten at det blir utøvd ulovleg tvang eller at pasient med manglande samtykkekompetanse ikkje får nødvendig helsehjelp. Risikoen for å ta feil avgjersler vil kunne reduserast jo betre førebudd verksemda og det einskilde helsepersonell er på ulike situasjonar. Kommunen skal planlegge, organisere og leggje til rette for at kommunen, helse- og omsorgstenesta, samt helsepersonellet kan oppfylle krava fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, jf. helse- og omsorgstenestelova 3-1. Kommunen skal også ha etablert eit internkontrollsystem for sjukeheimen og sørgje for at tenestene som vert ytt vert planlagt, utført og vedlikehalde i samsvar med krav fastsett i eller i medhald av lov og forskrifter, jf. lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten 3 første ledd. Denne plikta er nærare omtala i forskrift om internkontroll med helse- og omsorgstjenesten (internkontrollforskrifta). Det følgjer av dette at kommunen skal arbeide systematisk for at helse- og omsorgstenesta og helsepersonellet kan oppfylle krav i lov og forskrift.

9 Ein grunnleggjande føresetnad for å etterlevere krav i helselovgjevinga er at tilsette får tilstrekkeleg innføring i regelverket og kunnskap om kva reglane inneber i praksis. SAK 25/17 ORIENTERING ARBEID MED ETIKK I KOMMUNEN Kontrollutvalet tok orienteringa til vitande. Saksopplysning Rådmann Rune Sjurgard og Berit Lyngstad møtte for å gi ei orientering om kommunen sitt arbeid med etikk (om reglementet og korleis dette vert følgt opp i høve tilsette), og kommunen sitt varslingssystem (om reglane i høve til krava i arbeidsmiljølova og korleis desse er formidla/gjort kjent). Lysarka frå orienteringa vert som melding på neste møte. SAK 26/17 1. KVARTALSRAPPORT 2017 Kontrollutvalet tok 1. Kvartalsrapport 2017 til vitende, samt kommunestyret sitt vedtak i sak PS 58/17 til vitende. Vedlegg 1. Volda kommune kommunestyret. Utskrift frå møteinnkalling, PS 58/17. MELDING OM POLITISK VEDTAK. - 1 Kvartalsrapport Datert Saksopplysningar Viser til 1. Kvartalsrapport Til vanleg rapporterast det pr. tertial, men i samband med at noverande økonomisjef sluttar før tertialrapporteringa, er det tenleg å leggje fram kvartalsrapport denne gonen. Finansrapporten er ved utgangen av 1. tertial. Kvartalsrapporten viser så langt prognose om økonomisk balanse. Sjukefråveret har stige litt sidan nivået frå i fjor da Volda kommune fekk ein nedgang. Samtidig ligg ein betre ann enn same tid i fjor. Det er sterkt fokus på arbeidsmiljøutvikling og oppfølging av dei som er sjukmeldt i organisasjonen. Viser til side 11 i rapporten. Oppsummering av driftssida (utgangen av mars) Frie inntekter Prognose for frie inntekter ligg tett opp til det budsjetterte beløpet. Generelle statstilskot

10 Prognosen for integreringstilskot viser kr meir enn det budsjetterte beløpet. Husbanken har dei andre tilskota klare tidleg i haust. Eigedomsskatt Det er budsjettert med 17 mill. kr ir inntekt frå eigedomsskatt. Prognosen indikerer at eigedomsskatten blir ca. 16,9 mill. kr. Finans Prognosen for renteutgifter viser ca. kr 2,1 mill. mindre enn budsjettert. Minimumsavdraget for 2017 kjem ein tilbake til ved handsaminga av korrigering av budsjett 1. halvår Sektorane Ingen av sektorane forventar meirforbruk i Oppsummering av investeringar Ved utgangen av 1.kvartal er det utgiftsført for ca. 32,5 mill. kr på investeringsrekneskapen. Det er budsjettert med ca. 271,9 mill. kr (ikkje inkludert ubrukte løyvingar frå tidlegare år). Ca. 29 mill. kr av forbruket ved utgangen av 1.kvartalsrapport er prosjekt som sorterer under teknisk sektor (inkludert ca. 19 mill. kr vedkommande bygging av ny Øyra skule). Formannskapet hadde 1. Kvartalsrapport 2017 til handsaming i sak PS 82/17 ( ), og gjorde samrøystes vedtak om å ta 1. Kvartalsrapport 2017 til vitende. Kommunestyret hadde 1. Kvartalsrapport 2017 til handsaming i sak PS 58/17 ( ), og gjorde samrøystes vedtak om å ta 1. Kvartalsrapport 2017 til vitende. Møtet slutt. Ronald Hagen Leiar Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte