Masfjorden kommune KONTROLLUTVALET FOR MASFJORDEN KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato, 23.09.2013 Stad: Masfjorden kommunehuset Kl.: 09.15 13.15 Tilstades: Vigdis Søvik (leiar), Jan Otto Daae (nestleiar) og Øystein Bolset Strand Innkalla: Rådmann Svein Helge Hofslundsengen og dessutan møtte ordførar Karstein Totland Revisjon: Randi Rykkje forvaltningsrevisor Sekretær: Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss. Forfall:... 26/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste vart godkjent. 27/13 Godkjenning av møteutskrift Møteutskrift frå 03.06.13 vart godkjent. 28/13 Skriv og meldingar Revisors beretning 2012 overformynderiet 14.08.13 Ordførar orienterte om aktuelle saker i kommunen Kontrollutvalet har merka seg at hjelpevergerekneskap for 2 klientar ikkje er levert. Kontrollutvalet ser det som viktig at det vert brakt i orden så raskt som mogleg. Kontrollutvalet tok skriv og meldingar til etterretning.
Møteutskrift 23.09.2013 Side 2 av 5 29/13 Den administrative organiseringa i kommunen orientering frå rådmann Rådmann hadde ein gjennomgang av den administrative organiseringa i kommunen og kva som er vektlagt: Har ein tonivåmodell har behaldt mange einingar som rapporterer direkte til rådmann Organisasjonen er no fullbemanna Det skal utarbeidast stillingsomtale for alle stillingane er gjennomført for mange Leiaravtale mellom rådmann og leiarane skal jobbe vidare med det Har to rådgjevarar oppvekst og kultur og pleie og omsorg Økonomisjefen sitt ansvar og organiseringa av økonomifunksjon økonomisjefen har hovudansvaret for rekneskapen Assisterande rådmann sitt ansvar og oppgåver, vil vere overordna på planområdet Det skal no vere presisert kven som er næraste overordna Det skal no vere tydeleg avklart kven som har ansvaret for kva i organisasjonen Det er fokus på at ein må jobbe på tvers av avdelingane for å få nytta ressursane der dei trengs mest. Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning. 30/13 Salet av «gamle banken» - oppfølging av sak 23/13 Kontrollutvalet ønskja i sist møte å få tilsendt ei samla saksframstilling i saka frå rådmann. Det er sendt epost til rådmann om dette 03.09.13 og 06.09.13. Kontrollutvalet hadde ikkje fått tilsendt noko dokumentasjon til møte. Rådmann orienterte om saka i møte: Saka var oppe til politisk handsaming i juni 2010 og september 2011 Dei politisike vedtaka skal vere gjennomført Salet av «gamle banken» var noko tyngre enn det som var tenkt i utgangspunktet prosessen med sal starta opp i januar 2011 Kontrollutvalet ønskjer å få tilsendt dokumentasjon om salet av «gamle banken». Saka vert tatt opp igjen på neste møte.
Møteutskrift 23.09.2013 Side 3 av 5 31/13 Status for kommunen sin økonomi Rådmann gav ein orientering om status for kommunen sin økonomi 2. tertial: Kostnaden til ressurskrevjande brukarar er større enn det som er satt av i budsjettet. Det har vore ein stor vekst Reknar med at rekneskapen totalt sett vil gå ut i balanse i året 2013 Der er usikre postar med omsyn til pensjonskostnadar og finansinntektene Dei fleste einingane vil komme ut i samsvar med budsjett, men pleie og omsorg kan få eit meirforbruk Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning. 32/13 Prosjektrekneskap Utleigebustadane på Sandnes Saksvedlegg: Revisjonsuttale sluttregnskap Utleigebustadane på Sandnes og prosjektrekneskap Kontrollutvalet har merka seg følgjande: Prosjektet har eit overforbruk på 814.649,- Prosjektet har ikkje ein anskaffelsesprotokoll Prosjektet har ikkje vore lagt ut på anbod på Doffin Kontrollutvalet kommenterte at dokumentasjon i slike investeringsprosjekt må bli betre slik at kommunen kan dokumentere at ein føl regelverket for offentlege anskaffingar. Kontrollutvalet synes også at prosjektrekneskapen kunne vore satt opp på ein litt meir ryddig måte. No er der mange av tabellane som er gjenteke fleire gongar utan at det kjem fram ny informasjon. Overforbruket kunne vore noko betre forklart. I rapporten burde det også vore vist til kommunestyret sitt vedtak i saka 24.02.11 sak 009/11. På side 2 i kommunen sitt oppsett er der ein tabell som viser kostnad innreiing loft med kr 433.532,- og det er vist til formannskapet, men ingen konkret sak. Kontrollutvalet meiner det burde vore vist til det konkrete vedtaket i formannskapet. Rådmann orienterte og svarte på spørsmål i saka: Anskaffelsesprotokoll det skal no vere på plass i eksisterande prosjekt Det skal vere vedtak i formannskapet om ekstra løyving til loft
Møteutskrift 23.09.2013 Side 4 av 5 Kontrollutvalet tek prosjektrekneskapen for Utleigebustadane på Sandnes til etterretning. Prosjektet har eit overforbruk på kr 814.649,-. Kontrollutvalet vil peike på at der mangla anskaffelsesprotokoll. Ekstra løyving frå formannskapet burde vore dokumentert i rapporten. Rapporten med kontrollutvalet sin uttale bør leggast fram for kommunestyret. Kommunestyret må gjere vedtak om korleis manglande inndekking skal finansierast. 33/13 Prosjektrekneskap Visma - innføring av fagsystem på økonomi, lønn og HRM Saksvedlegg: Revisjonsuttale prosjektrekneskap Visma - innføring av fagsystem på økonomi, lønn og HRM Prosjektet har hatt noko høgare kostnader enn budsjettert, men inntektene til prosjektet har vore enda høgare slik at nettokostnaden for kommunen er litt lågare enn budsjettert. Kontrollutvalet tek prosjektrekneskapen for Visma - innføring av fagsystem på økonomi, lønn og HRM til etterretning Rapporten med kontrollutvalet sin uttale bør leggast fram for kommunestyret. 34/13 Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske utval Kontrollutvalet viste til protokollen frå kraftfondsstyre 09.09.13. Der er det ein feil i oversikten over kven som møtte. Kontrollutvalet visert til protokollen frå kraftfondsstyre 09.09.13 og ser at der er ein feil i oversikten over kven som møtte.
Møteutskrift 23.09.2013 Side 5 av 5 35/13 Eventuelt Det vart stilt spørsmål om anbodsrunde for fylkesvei 570 - Einestrand - Nord-Kvingo og prosessen for denne. Ordførar gav ein orientering om prosessen. Saker på neste møte: Salet av gamle banken oppfølging av sak 30/13 Prosjektrekneskap for Matre symjebasseng Prosjektrekneskap for Matre vassverk Omvisning hos Einekavane Neste møte i kontrollutvalet var planlagt til måndag 18. nov., det vert flytta til måndag 25.nov. kl 09.15. Tek sikte på å ha møte hos Einekavane. Rådmann gjer avtale om møtelokale og omvisning og mat. Masfjorden, 23.09.13 Vigdis Søvik/leiar Bent Gunnar Næss/sekretær