TJENESTEOMRÅDE: Enhet skole Tjenesteyter Spørsmålene besvares av leder for hvert tjenesteområde og ledergruppa sammenstiller materialet i et notat ref. de 10 kriteriene i vedlegg 1. Hva er utfordringene i forhold til forventet demografisk utvikling?(ssbtallene) Det er en nedgang i elevtallet i Hemnes kommune. Selv om denne ikke er stor vil det kunne legge press på de minste skolene og deres eksistens. Hvilke erfaringer og utfordringer har kommunen når det gjelder kompetanse, spesialisering og rekruttering? Enhet skole har god kompetanse innenfor undervisning. Det strekker seg opp mot en 50% stilling det siste året i kommunen hvor det er ansatt lærere uten formelle faglige kvalifikasjoner. Dette er i språkfag fransk. Det har i år vært utlyst en rektor stilling 2 ganger med bakgrunn i begrenset søkeliste. Det er ikke noe stor utfordring å få kvalifiserte søkere inn i lærereller lederstillinger i skolen. Myndighetsutøvelse (forvaltningsoppgaver/enkeltvedtak innenfor tjenesteområdet) Spørsmålene besvares av leder for hvert tjenesteområde og ledergruppa sammenstiller materialet i et notat ref. de 10 kriteriene. Har tjenesteområdet tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i forhold til myndighetsutøvelsen? Hvis nei, skaper mangel på kapasitet og kompetanse spesielle utfordringer? Hvordan er behovet for juridisk kompetanse i dag? Hvordan dekkes behovet? Hva er omfanget av klager innenfor tjenesteområdet? Myndighetsutøvelse i enhet skole begrenser seg til søknader om SFO plass, søknad om skyss og om spesialundervisning. Dette er det gode rutiner på. Vi har tilstrekkelig med kapasitet og kompetanse for å kunne utøve vår myndighetsutøvelse. Det kan i enkelt saker være behov for juridisk kompetanse. Den kan vi få ved vår avtale med KS-advokatene. Enhet skole bruker også kompetansen hos fylkesmannen og hos Udir hvis dette skulle trengs. Omfanget av klage saker er meget liten. Skyss står i hovedsak for vedtak det kan klages på der var det 3 klager på 207 tildelinger. Det er også unntaksvis klager på enkeltvedtak ang spesialundervisning. Her er også klage andelen liten.
Hvordan er saksbehandlingstidene i forhold til lovbestemte frister og hvordan vurderer dere kvaliteten på saksbehandlingen? Har forvaltnings-/tjenesteenheten gode rutiner og systemer for myndighetsutøvelse? Hvilke utfordringer er avdekket gjennom statlige tilsyn? I hvilken grad er det problemer med habilitet, og hvilke utfordringer skaper dette? Hvor åpen og gjennomsiktig er myndighetsutøvelsen og forvaltningen? Det har vært tilfeller hvor vi ikke har klart å holde oss til fristen i forvaltningsloven. Dette jobber vi med. Det ligger føringer på hvem som skal prioriteres i for eksempel tildeling av SFO plasser. Det opplyses også om om klagerett og rettigheter. Det var statlig tilsyn på rutiner rundt system for spesialundervisning våren 2014. Her ble det avvdekket flere forhold som ble lukket i perioden. Dette gikk på sakstid og mangelfull enhetlig tilbakemelding fra de ulike skolene (rutiner) Det er i enkelte saker problemer med habilitet i små kommune. Utfordringene er at man må ha dette med seg i all forvaltning, være føre var. Myndighetsutøvelsen er oversiktlig og gjennomsiktig. Det kan være saker som er unntatt offentligheten, her kan det by på utfordringer i forhold til hvor gjennomsiktig saken er. Enhet barnehage Tjenesteyter:
Hva er utfordringene i forhold til forventet demografisk utvikling? I forhold til framskrivingen i SSB, 2015-2030, med basisår 2014, forventes det at fødselstallene holder seg stabile, med litt økning. Dette betyr at kommunen stort sett vil ha kapasitet på barnehageplasser i årene som kommer. I Korgen området er presset høyt for tiden, framskrivingene viser at presset ikke blir mindre, dette kan være en utfordring. Hvilke erfaringer og utfordringer har kommunen når det gjelder kompetanse, spesialisering og rekruttering? Rekruttere å beholde førskolelærere, mange forsvinner til andre kommuner Rekrutteringstiltak der man utdanner egne ansatte til førskolelærer har vært nyttig Kommunen har som tiltak direkteplassert pedagogiske ledere i topp lønn, dette har vært vellykket Få menn i barnehagene i Hemnes Egen innsats på å utdanne fagarbeidere har vært veldig vellykket, andel fagarbeidere i barnehagene ligger over landsgjennomsnittet. Har tjenesteområdet tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i forhold til myndighetsutøvelsen? JA Hvordan er behovet for juridisk kompetanse i dag? Hvordan dekkes behovet? Lite behov. Behovet dekkes enkelte ganger gjennom veiledning fra KS Hva er omfanget av klager innenfor tjenesteområdet? Siden 2006 har det vært 2 klager, en som gikk på tildeling av spesialpedagogiske resurser, og en som gikk på avslag om permisjon. Hvordan er saksbehandlingstidene i forhold til lovbestemte frister og hvordan vurderer dere kvaliteten på saksbehandlingen? Saksbehandlingstiden overholdes, men det skjer at men på grunn av innhenting av informasjon må gå utover denne. Kvaliteten vurderes som god. Har forvaltnings-/tjenesteenheten gode rutiner og systemer for myndighetsutøvelse? Kommunen har et vedtatt delegeringsreglement. Rådmannen har delegert myndighet videre til enhetsleder, som igjen har delegert myndighet til å fatte vedtak til saksbehandlere. Hvilke utfordringer er avdekket gjennom statlig tilsyn? Tilsyn i barnehagene har avdekket avvik i forhold til: Fysisk miljø Avvik i planverk Pålegg i forhold til arbeidstilsynet Avvik som er avdekket er behandlet og lukket innen frist. I hvilken grad er det problemer med habilitet, og hvilke utfordringer skaper dette?
Ser ingen problemer med dette. Hvor åpen og gjennomsiktig er myndighetsutøvelsen og forvaltningen? Myndighetsutøvelsen er oversiktlig og gjennomsiktig. Det kan være saker som er unntatt offentligheten, her kan det by på utfordringer i forhold til hvor gjennomsiktig saken er. Helse- og omsorgstjenesten Tjenesteyter: Hva er utfordringene i forhold til forventet demografisk utvikling?
Hemnes kommune vil mellom 2020-2030 får flere innbygger i gruppen 80+, og færre i arbeidsdyktig alder. Omfanget på tjenestenivået er tatt ned siste år, og det er vedtatt å redusere antall institusjonsplasser. Kommunen opprettholder allikevel antall plasser med heldøgns tilbud, noe vi mener vil være tilstrekkelig for denne målgruppen hvis det i tillegg satses på hjemmetjenester og faglig utvikling. Problemet blir å rekruttere tilstrekkelig og riktig fagkompetanse/personell. Samhandlingsreformens føringer og krav til kommunen vil være utfordrende å møte for alle kommuner. Hvordan skal vi klare å ha alle typer tilbud og tjenester som innbyggerne tidligere har fått hos spesialisthelsetjenesten? Hvilke erfaringer og utfordringer har kommunen når det gjelder kompetanse, spesialisering og rekruttering? Legetjenester, helsestasjon, PU-tjenester og pleie- og omsorgstjenester har i hovedsak vært ganske bra rustet. Det viser seg nå vanskelig å rekruttere nye leger og kvalifiserte helsesøstre. Også sykepleiere, vernepleiere, miljøarbeidere og fagarbeidere er vanskelig å rekruttere. Har tjenesteområdet tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i forhold til myndighetsutøvelsen? Det er vedtatt etablert koordinerende enhet for barn og unge i 2015, når det er på plass mener vi svaret er JA på dette spørsmålet. Hvordan er behovet for juridisk kompetanse i dag? Hvordan dekkes behovet? Stadig mer fremtredende behov i forvaltningen. Tjenesten kjøpes i dag. I siste år kar det vært gjort i forbindelse med 3-4 saker. Hva er omfanget av klager innenfor tjenesteområdet? I 2014 mottok tjenesten 5 klager, 0,7% av vedtakene som ble fattet. Hvordan er saksbehandlingstidene i forhold til lovbestemte frister og hvordan vurderer dere kvaliteten på saksbehandlingen? Fristene overholdes i all hovedsak med god margin. Sakene er som regel behandlet innen 14 dager etter mottatt søknad. I enkelte saker må fristene brytes, da etter avtale med søker. Kan skyldes mangelfull dokumentasjon, behov for innhenting av mer informasjon m.v. I enkelte spesielt krevende saker kan det skje at fristen ikke overholdes. Kvaliteten på saksbehandlingen mener vi er bra, dette har også blitt bekreftet av jurist. Har forvaltnings-/tjenesteenheten gode rutiner og systemer for myndighetsutøvelse? Kommunen har et vedtatt delegeringsreglement. Rådmannen har delegert myndighet videre til enhetsleder, som igjen har delegert myndighet til å fatte vedtak til saksbehandlere. Hvilke utfordringer er avdekket gjennom statlig tilsyn? Fylkesmannen hadde siste tilsyn i forvaltningen i 2013, da med fokus på bruk av tvang og makt på utviklingshemmede. Hemnes fikk da ingen avvik, men 3 merknader som er tatt til etterretning. I hvilken grad er det problemer med habilitet, og hvilke utfordringer skaper dette?
Det har ikke vært et problem. Saksbehandlerne bytter oppgaver hvis slike saker dukker opp. Hvor åpen og gjennomsiktig er myndighetsutøvelsen og forvaltningen? Politisk vedtatte tjenestebeskrivelser og IPLOS-kartleggingssystemet er grunnlaget for den faglige vurdering som gjøres før et vedtak fattes. Forvaltningstjenesten (tildelingskontoret) er medlem i et nettverk (Helgeland og Salten) der kommunene bruker hverandre aktivt i rådslag om forvaltningen av tjenestene. Rådmann informeres om spesielt utfordrende saker. Barnevernstjenesten Tjenesteyting: Hva er utfordringene i forhold til forventet demografisk utvikling?
Ingen spesielle utfordringer som berører barnevernstjenestene på kort sikt. Med hensyn til antall saker og kompleksitet, så bør nåværende bemanning vurderes. Det pågår et utredningsarbeid om eventuelt interkommunalt barnevernssamarbeid. Hvilke erfaringer og utfordringer har kommunen når det gjelder kompetanse, spesialisering og rekruttering? Kommunen har klart å rekruttere nødvendig arbeidskraft de siste årene interkommunalt samarbeid utredes. Har tjenesteområdet tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i forhold til myndighetsutøvelsen? Det bør vurderes en utvidelse på saksbehandlersiden (undersøkelse og utredning). Hvordan er behovet for juridisk kompetanse i dag? Hvordan dekkes behovet? Behovet for spesialiserte juristiske tjenester kjøpes eksternt. Har god tilgang på det. Hva er omfanget av klager innenfor tjenesteområdet? Svært lite Hvordan er saksbehandlingstidene i forhold til lovbestemte frister og hvordan vurderer dere kvaliteten på saksbehandlingen? Har holdt fristene de senere årene. Akkurat nå er det en spesiell situasjon som har medført noen overskridelser. Dette anses som midlertidig. Har forvaltnings-/tjenesteenheten gode rutiner og systemer for myndighetsutøvelse? Ja Hvilke utfordringer er avdekket gjennom statlig tilsyn? Det var tilsyn noen år tilbake. Avvik var registrert med at terskelen for å åpne en barnevernssak var for lav i Hemnes. Dette avviket er lukket. I hvilken grad er det problemer med habilitet, og hvilke utfordringer skaper dette? Ingen problem. Ved inhabilitet i tjenesten, vil sakene bli overført til en av nabokommunene. Dette systemet fungerer godt og ivaretar både klienter og ansatte. Hvor åpen og gjennomsiktig er myndighetsutøvelsen og forvaltningen? Forholder oss til forskrifter og lover. Ingen registrerte problem / avvik. Sentrale støttetjenester / sentraladministrasjonen Tjenesteyter:
Hva er utfordringene i forhold til forventet demografisk utvikling? Ingen spesielle for denne delen av kommuneadministrasjonen Hvilke erfaringer og utfordringer har kommunen når det gjelder kompetanse, spesialisering og rekruttering? Det er god søknad til ledige stillinger, med tilfredsstillende kompetanse, ved ledighet i sentraladministrasjonen. Har tjenesteområdet tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i forhold til myndighetsutøvelsen? Ja Hvordan er behovet for juridisk kompetanse i dag? Hvordan dekkes behovet? Juridisk kompetanse kjøpes eksternt. Dette kan være innenfor kraftrett, personalrett eller andre behov. Dette har vært dekt på en grei måte, uten altfor store kostnader. Hadde kommunen tilsatt en jurist ville det trolig likevel vært behov for eksternt kjøp på noen spesielle områder, f.eks. innen kraft. Hva er omfanget av klager innenfor tjenesteområdet? Det er få eller ingen pr. år. Hvordan er saksbehandlingstidene i forhold til lovbestemte frister og hvordan vurderer dere kvaliteten på saksbehandlingen? Kvaliteten er tilfredsstillende, og det er få fristoverskridelser Har forvaltnings-/tjenesteenheten gode rutiner og systemer for myndighetsutøvelse? Ja, det er et nytt delegasjonsreglement, som blir oppdatert. Eget system med oversikt over evt. restanser på politiske saker mangler, men er under utvikling. Hvilke utfordringer er avdekket gjennom statlig tilsyn? Siste tilsyn (arbeidstilsynet) avdekket mangel på egen handlingsplan på HMS-området. Dette avviket er lukket. I hvilken grad er det problemer med habilitet, og hvilke utfordringer skaper dette? Ingen spesielle. Hvor åpen og gjennomsiktig er myndighetsutøvelsen og forvaltningen? Den er åpen, og det er ikke registrert klager på dette. TJENESTEOMRÅDE: Enhet tekniske tjenester - Hemnes
Tjenesteyter Spørsmålene besvares av leder for hvert tjenesteområde og ledergruppa sammenstiller materialet i et notat ref. de 10 kriteriene i vedlegg 1. Hva er utfordringene i forhold til forventet demografisk utvikling?(ssbtallene) Den demografiske utviklingen medfører ingen store endringer som vil ha vesentlig betydning for teknisk sektors tjenesteomfang. Hvilke erfaringer og utfordringer har kommunen når det gjelder kompetanse, spesialisering og rekruttering? Fram til nå har det ikke vært store problemer å rekruttere godt kvalifisert personale. Myndighetsutøvelse (forvaltningsoppgaver/enkeltvedtak innenfor tjenesteområdet) Spørsmålene besvares av leder for hvert tjenesteområde og ledergruppa sammenstiller materialet i et notat ref. de 10 kriteriene. Har tjenesteområdet tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i forhold til myndighetsutøvelsen?. Hvis nei, skaper mangel på kapasitet og kompetanse spesielle utfordringer? Hvordan er behovet for juridisk kompetanse i dag? Hvordan dekkes behovet? Hva er omfanget av klager innenfor tjenesteområdet? Hvordan er saksbehandlingstidene i forhold til lovbestemte frister og hvordan vurderer dere kvaliteten på saksbehandlingen? For tekniske tjenester i Hemnes er kapasiteten på dette området på nedre grense av hva som er akseptabelt. Kompetansen er god, og i veldig liten grad er det behov for å knytte til seg spesiell kompetanse. På en del områder der omfanget av tjenestene er under 1 årsverk er kompetansen knyttet kun til enkeltpersoner. Dette kan i enkelte tilfeller gi ekstra utfordringer. Veldig varierende fra år til år. Siden behovene spenner over mange fagområder, og i snitt ikke utgjør et stort omfang er det naturlig med bruk av ekstern innleie ved behov. Det er svært lite omfang av klager. Saksbehandlingen foregår i nært samarbeid med søkere, og god informasjon gir bedre forståelse for gjeldende lovverk og bestemmelser. Saksbehandlingstiden når det gjelder myndighetsutøvelse er stort sett innenfor fristene. Kvaliteten på saksbehandlingen vurderes som god.
Har forvaltnings-/tjenesteenheten gode rutiner og systemer for myndighetsutøvelse? På de fleste områdene er det gode system og rutiner for myndighetsutøvelsen. Hvilke utfordringer er avdekket gjennom statlige tilsyn? I hvilken grad er det problemer med habilitet, og hvilke utfordringer skaper dette? Tilsyn som har vært de siste år viser at det kun er mindre forhold som er pekt på, og som har vært kurante å rette opp. Inhabilitet har i svært liten grad vært en utfordring i myndighetsutøvelsen. Hvor åpen og gjennomsiktig er myndighetsutøvelsen og forvaltningen? Det er små forhold i Hemnes og myndighetsutøvelsen er svært åpen og gjennomsiktig. Samfunnsutvikler Spørsmålene besvares på overordnet nivå av rådmannen eller person som arbeider med strategisk planlegging/næringsutvikling. Hvordan er situasjonen i kommunen når det gjelder befolkningsutvikling, næringsutvikling og sysselsetting? De siste fem år hadde Hemnes kommune nedgang i befolkningen pga. både lav tilflytting og få fødsler. Befolkningen over 67 år økte. I samme periode økte antall sysselsatte bosatt i Hemnes mens antall sysselsatte med arbeidssted i Hemnes, avtok. Det er særlig sysselsettingen i jordbruk som har gått ned. Sysselsettingsvekst har skjedd i næringene industri, overnatting/servering og transport/lagring. Hvilke utfordringer står kommunen foran i dag med tanke på å fremme en langsiktig og helhetlig utvikling for egen kommune og for regionen som helhet? Hvilke oppgaver og utfordringer kan løses bedre via felles løsninger på tvers av kommunegrensene? Det vil være stordriftsfordeler for alle typer oppgaver. Når det gjelder kommunale tjenester vil dette ofte medføre lengere veg mellom utøver og mottaker av tjenestene. For en del oppgaver vil mangel på nærhet som en sentralisert tjeneste medfører, kunne gi større utfordringer enn stordriftsfordelene medfører. I hvilken grad evner kommunen å gjennomføre vedtak i plan- og utbyggingssaker hvor kommunen er aktør? I Hemnes har dette ikke gitt større utfordringer.
Demokratisk arena administrativ vurdering Spørsmålene besvares på overordnet nivå av rådmannen Hvordan er lokaldemokratiet organisert i dag, og hvilke deltakelsesformer er etablert? Hvordan er valgdeltakelsen og hvilke partier er representert i kommunestyret? Hvordan oppleves den lokalpolitiske styringen som overordnet styring eller mer på detaljnivå?