PROTOKOLL DISTRIKTSMØTE 104 D4 6. APRIL KONGSBERG 2019 PROTOKOLL - Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.A Side 1
1 Åpning av distriktsmøte 104 D4, 2019 1.1 Åpning av Distriktsmøtet 2018 ved Distriktsguvernør Solbjørg Kolsrud Distriktsguvernør Solbjørg Kolsrud åpner Distriktsmøte 2019. Minnestund. Lions Etiske Norm ved VDGI 1.2 Godkjenning av innkalling til Distriktsmøtet Innkallingen til Distriktsmøtet godkjennes Vedtak: Godkjent 1.3 Valg av møteledelse Distriktsmøtet velger en møteledelse Forslag på møteleder er: Kay Arne Sørensen, LC Asker Som bisitter er foreslått: Tove Annexstad, LC Asker/Røyrind VEDTAK: Valgt 1.4 Valg av 2 møtereferenter Distriktsmøtet velger to møtereferenter. Forslag på to referenter er: Inger Anne Lindstad, LC Notodden/Telerosa Anne Grethe Ydstie Golab, LC Tønsberg VEDTAK: Valgt 1.5 Godkjenning av forretningsorden Forretningsorden er vedlagt i dokumentene. VEDTAK: Godkjent 1.6 Godkjenning av dagsorden Dagsorden er behandlet og sendt ut til alle klubber iht. gjeldene Lov 18 Delegat nr 3, Jens C. Koch, Arendal VEDTAK: Godkjent 1.7 Valg av 2 representanter til å underskrive protokollen Protokollen håndteres iht. gjeldene Lov 21 pkt. 1,2 og 3 Forslag på to underskrivere er: Bente Kittilsen, LC Notodden/Telerosa Jon Andersen, LC Stokke/Vear VEDTAK: Valgt PROTOKOLL - Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.A Side 2
1.8 Fastsettelse av delegatantall Delegatantall fastsettes. VEDTAK: 126 delegater og 28 observatører porter 1.9 Gjennomførte aksjoner etter DM 2018 Handlingsplan elementer er tatt inn i handlingsplan 2018/2019, mål er godtkjent av DM 2018 og S.M.A.R.T. mål i Oak Brook D4`s Lov og arbeidsorden er oppdatert etter å bli instruert av DM distriktsmøte 2018 gjennom protokoll av dato: 21 april 2018 VEDTAK: Godkjent 1.10 Forløbige rapport fagsjef, prosjektledere og soneledere ( se eget dokument) Eget dokument er sendt alle klubber. God informasjon og en mulighet for læring VEDTAK: Foreløpig rapporter ble tatt til etterretning 1.11 Forløbige rapport fra Distriktsguvernør Solbjørg Kolsrud 2018/2019 Alle rapporters foreløbige status/innhold presenteres verbalt av Distriktsguvernør Solbjørg Kolsrud Se forløbig status: VEDTAK: Foreløpig rapport ble tatt til etterretning 1.12 Forløbige rapport VDG I Forløbig rapport fra VDG I fremlagt VEDTAK: Foreløpig rapport ble tatt til etterretning 1.13 Forløbige rapport VDG II Forløbig rapport fra VDG II fremlagt VEDTAK: Foreløpig rapport ble tatt til etterretning 1.14 Slutt rapport inkl. fagsjefer og prosjekter fra IPDG Finn Bredesen 2017/2018 Se følgende sluttrapport Delegat 118 Alexander Grønvold, LC Vegårshei VEDTAK: Endelig rapport ble tatt til etterretning PROTOKOLL - Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.A Side 3
1.15 Status rapport distrikts IR prosjekt, Tabitasenteret Denne rapporten er også en del av den utsendte fag og prosjektrapprot VEDTAK: Rapporten ble tatt til etterretning 1.16 LTP- første utgave av D4s langtidsplan Alle kommentarer samles etter kommentarer fra DM 2019 og integreres i planen som planlegges gyldig fra 1/7/2019. Se LTP- 2020-2025 Delegat 72, Arne Kolsrud, LC Notodden VEDTAK: Rapporten ble tatt til etterretning 2 Regnskap 2.1 Endelig regnskap for Lionsåret 2017/2018 Observatør 209 og PRC, Helene Stendal, LC Heradsbygda Delegat 118, Alexander Grønvold, LC Vegårdshei Delegat 88, Sigmund Kjos, LC Røyken Øst Delegat 112, Frode Østlud, LC Tyristrand Delegat 38, Jonny Steindal, LC Heradsbygda VEDTAK: Distriktsrådet ber Distriktsmøtet underkjenne regnskapet og revisjonsrapporten for 2017/2018 på grunn av feilføringer. Nytt regnskap og revisjonsrapport legges fram for godkjenning på DM i 2020. Vedtatt mot 8 stemmer. 2.2 Balanse 30.06.2018 VEDTAK: Utsettes til DM 2020 2.3 Revisjonsrapport for regnskapsåret 2017/2018 VEDTAK: Utsettes til DM 2020 2.4 Foreløpig regnskap pr. 1 mars 2019 for lionsåret 2018/2019 VEDTAK: Utsettes til DM 2020 PROTOKOLL - Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.A Side 4
2.5 Foreløpig gjeld og egenkapital pr. 1 mars for lionsåret 2018/2019 VEDTAK: Utsettes til DM 2020 3 Distriks saker 3.1 Oppdatere, justere lov- og arbeidsorden for distrikt 104 D4 Delegat 11, Tore A. Tellefen, LC Blakstad, leder i lovkomiteen VEDTAK: Enstemmig vedtatt 3.2 Erstatte fagsjefer med prosjektledere Delegat 11, Tore A. Tellefen, LC Blakstad Delegat 3, Jens C. Koch, LC Arendal Delegat 88, Sigmund Kjos, LC Røyken Øst Delegat 38, Jonny Steindal, LC Heradsbygda VEDTAK: Lovkomiteen har ingen bemerkninger. Vedtaket krever 2/3 flertall. Vedtatt mot 2 stemmer 3.3 Endring av 6.1 Lov- og arbeidsordning 104 D4 Delegat 11, Tore A. Tellefen, LC Blakstad, leder i lovkomiteen Delegat 118, Alexander Grøncvold, LC Vegårshei Delegat 38, Jonny Steindal, LC Heradsbygda Observatør 213, Hroar Thorsen, Lions Norge Delegat 39, Roald Axselsen, LC Hisøy ETTER: forslag til Ny $6.1 Ledere og tillitsvalgte: STYRE. Distriktet skal ha et styre (norsk lov) bestående av distrikts guvernør (DG), første visedistriktsguvernør (VDG I), annen visedistriktsguvernør (VDG II), forrige års distrikts guvernør (PDG), distriktssekretær (DS), distrikts kasserer (DK) og to soneledere. To soneledere velges av og blant soneledere/påtroppende soneledere innen lions årets begynnelse. En velges av og blant sone 1 5 og en blant sonene 6-11 Styret er i henhold til Norsk lov økonomisk og juridisk ansvarlig for distriktet. Det ansvarlige styret i 104 D registreres i Brønnøysundregistrene. Det er ikke anledning til å stemme ved fullmakt. Distrikts guvernør er styrets leder. Ved stemmelikhet faller eventuelle forslag. Styret er beslutningsdyktig når minst fem stemmeberettiga medlemmer deltar i styremøtet. RÅD. LCI krever i (LA4) at rådet i distrikt 104 D skal bestå av distriktsstyrets medlemmer, sonelederne og det rådgivende GAT team. Prosjekter og andre fagområder kan innkalles etter behov. Alle medlemmer i rådet har stemmerett i rådsammenheng. Rådet har en rådgivende funksjon. 3.4 VDGI Hans-Erik Grimsrud, forslag til handlingsplan for 2019/2020 VEDTAK: Nytt forslag til tekst 6.1 Lov- og arbeisordning 104 D4 ble vedtatt (uthevet skrift er endringene i teksten) PROTOKOLL - Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.A Side 5
Handlingsplan for 104 D 2019-2020 Hans-Erik Grimsrud Visjon Lions skal være Norges beste humanitære serviceorganisasjon. Oppgave Å skape forståelse for verdens behov for humanitær hjelp, og yte frivillig innsats med lokalt engasjement og internasjonalt samarbeid Generelle forutsetninger Lions Visjon Lions Etiske Norm Lions Mål MD (multippeldistriktets) lov og policydokument. Strategiplan for Lions Norge 2018-2028 Langtidsplan for MD 104 2018 2025 Handlingsplan for MD 104 2019 2020 Distriktets LTP for 2019-2025 LCI Forward & GAT Kan justeres etter Convention 2019 Riksmøte føringer Varighet / oppdatering Planene viser de mål og tiltak som prioriteres gjennomført. Status rapporteres på handlingsplanen i forbindelse med D4 møter. Organisasjon Område Mål Handling STATUS Organisasjon & Utvikling 104 D skal være et målrettet og tidsriktig distrikt i MD 104 og ihht LA4 Implementere DGs handlingsplan iht. føringer Påbegynt Påbegynt Iverksette distrikt D`s første langtidsplan. Integrere og synliggjøre GAT (global action team) Økonomi Drifte distriktet uten å øke kontingenten. PR og synlighet Synliggjøring og profilering av Distriktet Alle klubber får gjennom soneleder mulighet til å bidra med innspill. Teamet deltar på sonemøter. Resultatkrav og budsjett kontroll gjennomføres kontinuerlig Resultater presenteres på styre og rådsmøter. Benytte IT / PR-K i klubbene Benytte alle media og besøk for å informere Benytte distriktets hjemmeside Påbegynt IT - informasjonsteknologi Distriktet skal være ledende i Lions Norge ang. Informasjons- teknologi Hjemmeside oppdateres kontinuerlig Opplæring i alle ITverktøy PROTOKOLL - Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.A Side 6
ITC-spisskompetanse utreder dette i løpet av 2019-20 Medlemsutvikling Minst 1 nytt medlem pr klubb Opplæring Ledende i Norge på opplæring GST (Global Service Team) God koordinasjon av distriktets prosjektledere/fagsjefer Lions Røde Fjær 2020 Sikre en smidig organisasjon for gjennomføring av aksjonen i 2020 Tett samarbeid med GMT gjennom distriktets GAT Tett samarbeid med GLT gjennom distriktets GAT Tett samarbeid med GST gjennom distriktets GAT Tett samarbeid mellom DG- team og prosjektleder LCIF Campaign 100 Alle klubber skal ha et Campaign 100-prosjekt Diabetes / Barnekreft Etablere samarbeidsformer med Diabetesforbundet og Barnekreftforeningen Tett samarbeid med prosjektleder Informasjon om muligheter til å søke Grants Tett samarbeid med prosjektleder og soneledere. Lionskonferansen i Tønsberg Gjennomføre Lionskonferansen i Tønsberg som skal være atraktiv og ved det trekke flere deltakere Ansvaret ligger hos prosjektgruppen for idé-skapning og gjennomføring First Lego League (FLL) Gjøre FLL kjent i distriktet Informere sone og klubber om ideen bak FLL Langtidsplan (LTP) Distriktet skal ha en LTP som styringsdokument Tett samarbeid med GAT LAN- Lions Aid Norway Område Mål Handling Status IR-Katalogen Gjennomføre opplæring om IR- katalogen i distriktet Å sørge for at IRkatalogen er oppdatert til enhver tid Eget punkt på klubb besøk Alle IR aktiviteter / prosjekter registreres PROTOKOLL - Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.A Side 7
Distriktets IR-prosjekt Gjennomføre distriktets IRprosjekt som vedtatt på DM 2018 LCIF koordinator LCIF oppgaver gjennomføres Prosjektet ledes av fagsjef/prosjektleder IR og DK på økonomi IPDG ansvarlig i distriktet for å gjennomføre oppgavene Promotere Melvin Jones Fellow Observatør VDGI Hans-Erik Grimsrud, Borgen Delegat 88, Sigmund Kjos, LC Røyken Delegat 51, Frank Sandberg, LC Kongsberg VEDTAK: VDGI`s handlingsplan for lionsåret 2019/2020 er vedtatt PROTOKOLL - Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.A Side 8
3.5 VDGI Hans-Erik Grimsrud, forslag til budsjett for 2019/2020 Forslag til rammebudsjett distrikt D, 2019-2020 VDG I Hans-Erik Grimsrud Medlemsinntekter Budsjett Budsjett 2019-2020 2018-2019 3200 Medlemskontingent og Distriktsmøteavgift 346 500,00 330 000,00 Sum Medlemsinntekter 346 500,00 330 000,00 Tilskudd 3410 Refusjon fra LCI 42 000,00 40 000,00 3440 Refusjon fra MD 104 126 000,00 120 000,00 3460 Egenandeler LLI-kurs 47 500,00 47 500,00 Sum Tilskudd 215 500,00 207 500,00 Andre inntekter 3800 Andre inntekter, Sponsorer/mva-konp 25 000,00 5 000,00 3810 Distrikts prosjekt 165 000,00 171 540,00 Sum Andre inntekter 190 000,00 176 540,00 Sum Inntekter 752 000,00 705 790,00 Prosjektkostnader - 4140 Distrikts prosjekt 165 000,00 171 540,00 4220 Lionskonferansen 5 000,00 - Sum Prosjektkostnader 170 000,00 171 540,00 Personell DG 5000 Convention reise (DG-Elect + leds.) 30 000,00 20 000,00 5010 Riksmøte for DG-Elects ledsager 3 000,00 3 000,00 5190 Riksmøte/Guvernørrådsmøte DG - 10 000,00 5300 Distriktsrådsmøter 8 000,00 10 000,00 5330 Distriktsmøte 7 000,00 10 000,00 5510 NSR / Europaforum 10 000,00 10 000,00 5520 Sone - og klubb besøk 50 000,00 50 000,00 Sum Personell 108 000,00 113 000,00 Annen driftskostnad 6000 Gaver, Bannere 10 000,00 10 000,00 6005 Diverse utgifter 4 000,00 3 000,00 6010 Distriktsrådsmøter og DG's ledermøter 122 000,00 120 000,00 6020 Distriktsrådsmøte nr 1. - kick off 80 000,00 6030 Distriktsmøte Rådet 92 000,00 9 000,00 6040 Distriktsmøte komiteer 7 000,00 8 000,00 6050 Distriktsmøte kostnader 9 000,00 8 000,00 6100 Videreutvikle/organisering av D 3 000,00 5 000,00 6200 Prosjekt: Kvinner i Lions 19/20-4 000,00 6220 Prosjekt: LTP 5 000,00 5 000,00 6270 Prosjekt: IT utvikling 19/20 5 000,00 PROTOKOLL - Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.A Side 9
6280 Prosjekt LCI Forward 19/20 5 000,00 5 000,00 7100 President-opplæring 75 000,00 60 000,00 7105 Sonelederopplæring 16 500,00-7110 Annen opplæring tillitsvalgte 5 000,00 5 000,00 7120 SONELEDER apparatet 66 000,00 60 000,00 7130 GMT/GLT/GST Sonebesøk 18 000,00 15 000,00 7140 IRC/ITC Sonebesøk 12 000,00 10 000,00 7150 PRC/YCEC Sonebesøk 12 000,00 10 000,00 7500 NAC Sonebesøk 6 000,00 5 000,00 7610 NAC Tegnekonkurranse 1 500,00 1 500,00 7770 Bankgebyrer 2 000,00-7780 Andre Prosjekter 3 000,00 1 000,00 Sum Annen driftskostnad 474 000,00 429 500,00 Sum Inntekter 752 000,00 714 040,00 Sum Kostnader 752 000,00 714 040,00 Balanse 0,00 0,00 Observatør VDGI Hans-Erik Grimsrud, Borgen Delegat 12, Tygve Grimsgaard, Blakstad Observatør 213, Hroar Thorsen, Lions Norge Delegat 85, Thomas Juell, LC Risør Observatør 209, Helene Steindal, Heradsbygda Delegat 3, Jens C. Koch, LC Arendal VEDTAK: VDGI`s rammebudsjett og kontingent for lionsåret 2019/2020 ble tatt til etterretning 3.6 VDGI Hans-Erik Grimsrud, informasjon im ny soneinndeling fra 01/07/19 VDGI Hans-Erik Grimsrud informerer VEDTAK: Ny soneinndeling fra 01.07 tas til etterretning 4 Riksmøtesaker 4.1 Presentasjon av riksmøtesaker Generalsekretær i MD 104 Hroar Thorsen informerer om riksmøtesaker for RM 2019 VEDTAK: Informasjonen ble tatt til etterretning PROTOKOLL - Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.A Side 10
5 Valg 5.1 Kandidatene presenterer seg Valgkomiteen: Liv Sofie Aasmundsen LC Bø (leder) Magne Gunnar Thorrud LC Sigdal Marit Tomine Odden LC Drangedal Kandidater fra hele distrikt D. Valget skal sluttføres under ekstraordinært Distriktsmøte for104 D4 på Gardermoen RM lørdag 25 mai 2019. I tillegg skal handlingsplan og budsjett informeres om under møtet. Informasjon om møte sendes klubbene etter ordinært april 2019istriktsmøte 6. Verv/kandidater som er på valg kandidatene presenterer seg ( 3 minutter) Velges for: DG 2019-2020 Kandidat, og eneste valgbare kandidat: Hans-Erik Grimsrud, LC Borgen VDG I 2019-2020 Kandidat, og eneste valgbare kandidat: Dag Erling Pedersen, LC Gol VDG II 2019-2020 1 Christer Dubrefjord LC Notodden *) IRC 2019-2021 Nils Ørum LC Holmestrand ITC 2019-2021 Kandidat, ITC Asbjørn Larsen, LC Risør *)NAC 2019-2021 Kandidat, Torill Bottegård LC Øvre Eiker *)YC 2019-2021 Kandidat, Tove Annexstad LC Asker/Røyrin Kandidater til lovkomiteen 2019 2020 1 Tore Tellefsen Lc Blakstad stiller til gjenvalg 2 Borgar Aasterud LC Heradsbygda Kandidater til valgkomiteen 2019 2022 1.Torstein Fosstveit LC Sauherad 1 Revisor Terje H. Holst LC Arendal stiller til gjenvalg 2019-2020 2 Revisor Bjørn Ivar Kjøpstad, Hønefoss *) faller ved vedtatt Lovsak Delegat 20, Marit Odden, LC Drangedal orienterte om at kandidat Bjørn Ivar Kjøpstad trekker sitt kandidatur. 5.2 Utpekte 2019/2020 av påtroppende DG LCIF/ IPDG Solbjørg Kolsrud LC Notodden/Telerosa DS distrikts sekretær Tove Annexstad LC Asker/Røynin DK distrikts kasserer Ina Skjævestad Voreland LC Fevik Prosjekt IR Nils Ørum LC Holmestrand Prosjekt Diabetes og krefsykebarn Helene Dale Steindal LC Heradsbygd Prosjekt LCIF Campaign 100 Jonny Steindal LC Heradsbygd Prosjekt Lions Konferansen Torill Bottegård LC Øvre Eiker PROTOKOLL - Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.A Side 11
Prosjekt Lions Røde fjær Prosjekt tulipanaskjonen Prosjekt fredsplakaten Prosjekt Ungdomsarbeid Prosjektleder IT Prosjekt Miljø Prosjekt FLL - First Lego League Prosjekt Roald Axselsen LC Hisøy Torill Bottegård LC Øvre Eiker Hans Jorgensen LC Nesbru/Hvalstad Tove Annexstad LC Asker/Røynin Asbjørn Larsen, LC Risør Hans Einar Thomson, LC Sandefjord VEDTAK: Valg foretas under RM på Gardermoen 2019. Innkalling sendes ut til delgater og klubber etter DM på Kongsberg 2019. 6 Distriktsmøte 2020 6.1 Presentasjon av distriktsmøte i 2020 VDGI Hans-Erik Grimsrud presenterte DM 2020 7 Distriktsguvernøren foretar avslutning av DM forhandlingene 7.1 Avslutningen av DM 2019 DG takker delegater, ledsagere og gjester for deres deltagelse. DG- distriktsguvernøren takker og deler ut blomster DG ber oss om å være «til tjenste» for lions Om hun får tid avslutter hun med en doze lions og god gammel musikk AVSLUTNINGS KOMMENTAR: DG Solbjørg Kolsrud takket for et fint distriktsmøte Verve-konkurranse Kvinner 22 nye medlemmer og menn 50. Vinner er LC Sem med 5 nye medlemmer Suksesshistorier LC Hisøy, presentasjon av transport-app ved Rolf Josephson, tilknyttet Fortet-SMS. 8 klubber i Sone 8 har bygd Den flytende middelskolen i Kambodsja. Alexander Grønvold presenterte IR-prosjektet TabitaSenteret LC Holmestrand presenterte to prosjektet «Bruk for deg». Mekkegarasjen er tilbud til ungdom som faller utenfor andre aktiviteter, samt kjøreopplæring. PROTOKOLL - Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.A Side 12
LCIF Campaign 100 Jonny Steindal, LC Heradsbygda leder for Campaign 100 orienterte om arbeidet i LCIF. Ildsjelpriser DG delte ut pris til to «ilsjeler»: Tore Moen, LC Tvedestrand og Mariann Valla, LC Sem Lionskonferansen Torill Bottegård LC Øvre Eiker presenterte noe av programmet for årets konferanse. Kongsberg 6 april 2019 PROTOKOLL - Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.A Side 13