Protokoll fra Guvernørrådsmøte

Transkript

1 Protokoll fra Guvernørrådsmøte Møtet ble avholdt på Quality Airport Hotell Gardermoen fra klokken 0900 til klokken 1700 Til stede var: Guvernørråd: Kay Arne Sørensen (Guvernørrådsleder), Lill Anita Alver (Assisterende Guvernørrådsleder), Rolf Stave (Distriktsguvernør 104A), Ragnvald Johnsen (Distriktsguvernør 104 B2), Torstein Nærbøe (Distriktsguvernør 104 C3), Yngve Lindgaard - Berntsen (Distriktsguvernør 104 D4), Ingvar Waage (Distriktsguvernør 104 E6), Rolf Norgren (Distriktsguvernør 104 H), Helle Fauerskov Soos (Distriktsguvernør 104J), Fagsjefer: Nils Ørum (Leder Nasjonalt og internasjonalt hjelpearbeid), Bjørn Zarbell (Leder forebyggende barne- og ungdomsarbeid), Christian H. Johannsen (leder medlemsutvikling), Stefan Soos (leder ungdomsutveksling), Asbjørn larsen (leder informasjonsteknologi), Hroar Thorsen (leder opplæring), Vibeke Aasland (kommunikasjonsrådgiver). Fra administrasjonen: Øystein Berg Nilsen (økonomimedarbeider), Heidi Lill Mollestad Oppegaard (generalsekretær) Observatører: Evy Einarsen (Vise Distriktsguvernør 104 A1), Per Olav Bjerkesmoen (Vise Distriktsguvernør 104 B2), Ole Bjørn Hassli (Vise Distriktsguvernør 104 C3), Jonny Steindal (Vise Distriktsguvernør 104 D4), Kari Sandøy - Jarman (Vise Distriktsguvernør 104 E6), Ketil Stuan (Vise Distriktsguvernør 104 H), Knut Olav Gåseby (Vise Distriktsguvernør 104 J). Kåre Rise (leder kontrollkomiteen), Torbjørn Togstad (lovkomiteen), Fredrik Knutsen (MD 100års koordinator), Thore Jan Klever (LC Oslo / Bygdøy), Roar Eng (LC Skiptvedt), Svein J Lie (VDG II 104J), Terje Fodstad (VDG II 104H), Svenn Otto Hjort (VDG II 104 C3), Borgar Aasterud (LC Heradsbygda), Christian Myrstad (LC Heradsbygda), Bjørn K. Skovly (LC Luster), Bjørn Sætrom (LC Oppdal). Linker til sakene er samlet i slutten av dokumentet. Åpning og konstituering: Guvernørrådsleder Kay Arne Sørensen ønsket alle velkommen og åpnet møtet. Heidi Lill beklaget at det har vært noen feil i møtepapirene. Vise Distriktsguvernør i 104 A1 Evy Einarsen leste Lions etiske norm. Kay Arne hadde praktisk informasjon om gjennomføringen av dagens møte, Svein Berntsen skal ha sin orientering angående sak 3.42 via telefon ca klokken 1000 Tlf: e-post: post@lions.no Hjemmeside:

2 Følgende saker ble behandlet: 1.03 Åpning Innkalling og dagsorden ble godkjent. 2. Protokoller Protokoll GRM Vedtak: Protokollen godkjennes med følgende bemerkninger: 2.10 Protokoll fra GR AU møte i uke 48. Vedtak: Protokollen godkjennes, med endringer som følger: Punkt 3 skal være sone 1 104D, punkt 5 LC Gjøvik rettes fra til , punkt 9 skal være sone E6. Dette rettes også i vedtaksteksten i protokollen Protokoll fra CC møtet i København. Vedtak: Protokollen tas til informasjon 2.12 Protokoll fra CC møtet på NSR Vedtak: Protokollen tas til informasjon 2.13 Protokoll fra GR AU møte Vedtak: Protokollen godkjennes 3. Rapporter: 3.25 Årsrapport Vedtak: Det fremlagte utkastet ble tatt til informasjon Status rapporter fra Distriktsguvernørene. Vedtak: Rapportene tas til orientering. Distriktsguvernør i 104 J Helle Soos presiserte at alle soneledere nå er på plass 3.31 Status rapporter i fra MD - fagsjefene: Fagsjefene hadde 3 minutter om sine områder. IR ved fagsjef Nils Ørum: han satte fokus på IR katalogen som det jobbes med, utkast til denne er nå ferdiglaget, hvis klubbene responderer så bør dette fungere i fra Lionsåret Prøveklubber er kontaktet og utprøving begynner i nær fremtid. Fokusområde vårt øyehelse utheves som noe av det aller viktigste vi gjør, vi venter nå på svar i fra NORAD angående deres engasjement i vårt arbeid. Dette er veldig viktig i forhold til hvordan dette arbeidet blir i fremtiden. Fadderbarn og Syria prosjektet er fokusområder som det også jobbes med. YCEC Stefan Soos: Ønsker at det skal settes fokus på camp Fjalir, det er pr i dag 5 2

3 deltagere i fra utlandet. Det oppfordres til at distriktene skal finne frem til noen norske deltagere. Leirene er for unge voksne i fra med nedsatt funksjonsevne, det er lov til å ha med seg ledsager. Når det gjelder ungdomsutveksling så sliter vi med å finne ungdom til å sende ut, når det gjelder inn til Norge så er det i dag 60 ungdommer inn og det er helt sprengt. GMT Christian Johansen: Det arbeides veldig bra i klubbene med rekrutering, pr i dag er det registrert ca 500 nye medlemmer i Lions Norge, dessverre taper vi enda flere. Tilbakemeldinger i fra de som slutter tyder på at det er det som skjer på møtene som er avgjørende for om folk blir eller ikke. GLT Hroar Thorsen: Fokus på opplæring av presidenter, flere «spesial» kurs for enkelte grupper, fortsette med RLLI kursene for soneledere, ta i bruk den nye sonelederopplæringen. PRC Vibeke Aasland: Det er viktig at de nye prosjekter som vi lager kommer inn i klubbhåndboken slik at alt finnes på et sted. Ny brosjyre Vi er Lions, 16 sider er nå ferdig. Det kommer også ny Velkommen til Lions, Venn av Lions og Kvinner i Lions, disse jobbes det med. O-point reportene som sendes ut til distriktenes PRC / ITC inneholder statistikk og alle lenker til saker i de forskjellige distriktene. Når det gjelder arbeidet med hjemmesider og medlemssider så er dette satt på vent inntil vi har tatt en avgjørelse på hva som skjer med disse tingene Oak Brook sier at vi nå skal ned på 4 utgaver av LION i året, det som kommer i stedet er en nyhetsportal der alle våre nyheter som i dag ligger på førstesiden vår på nettet. NAC Bjørn Zarbell: Det er jobbes med en verktøykasse for NAC ene innenfor forebyggende arbeid, her trengs det tilbakemeldinger på aktiviteter som kan legges i denne. Det samarbeides mye med NNPF i forbindelse med «BRY DEG» konseptet. Tulipaner, vi ligger ca tulipaner bak 2014 tallene pr Det er kommet inn en flere bestillinger fra vi purret i forrige uke, listene blir ajourført i løpet av kort tid. Vedtektene til Lions Tulipanfond er endret i GRM , det er viktig at de nye retningslinjene følges, disse er publisert på våre hjemmesider. I søknadsskjemaet bør det settes inn felt under kontaktinformasjon til e- post og mobilnummer Vedtak: Rapporter tas til informasjon Rapport i fra DMV Vedtak: Styreleder i stiftelsen Christian Johansen hadde en kort muntlig statusrapport Rapport fra Thorvaldsenfondet. Vedtak: Rapporten tas til informasjon 3

4 3.34 Kontrollkomiteen Vedtak: Rapporten tas til informasjon Daglig leders orientering Vedtak: Orienteringen tas til etterretning Muntlig rapport fra vår representant i NSR AU Vedtak: Rapporten utgår grunnet sykdom Nettbutikken Vedtak: Rapporten tas til orientering Orkester Norden Vedtak: Rapporten tas til orientering 3.39 Distriktsvis salgsoppgaver Lions Mint 2015 Vedtak: Rapporten godkjennes 3.40 Rapport fra HSU 2015 Vedtak: Rapporten godkjennes 3.41 Status rapport oppfølging av saker Vedtak: Rapporten tas til orientering 3.42 The forgotten children Svein Berntsen hadde en presentasjon av status i prosjektet via telefon. Prosjektet er foreløpig i en utredningsfase og komiteen ber om at Guvernørrådet gir prosjektet ved ID Svein Berntsen myndighet til å jobbe videre med dette prosjektet. Vedtak: Rapporten godkjennes og ID Svein Berntsen gis tillatelse til å jobbe videre med dette prosjektet videre. GR ber om at det legges frem budsjett som inneholder alle deler av prosjektet, samt en prosjektplan til GRM i mai for den rollen som MD 104 er tiltenkt i prosjektet. Skal det foretas en nasjonal innsamling må dette inngå i saken som da eventuelt legges frem for RM 4

5 5 Organisasjon og administrasjon 5.30 Hjelperne til Lions Prosjektet går ut på at alle personer kan bidra med en fastsatt sum penger til et forhåndsdefinert prosjekt. Vedtak: Guvbernørrådet knytter til seg personer med fundraising kompetanse som kan hjelpe oss med dette Lions Røde Fjær i fremtiden GR AU foreslår: «Det nedsettes en arbeidsgruppe som skal se på erfaringer og effekter for Lions Norge under beslutning, planlegging og gjennomføring av LRF 2015 med den hensikt å fremskaffe mest mulig erfaringsmateriale i forkant av en diskusjon om en ny LRF, i tillegg til den foreliggende prosjektrapporten. Gruppen skal ikke foreta noen anbefaling, men kun samle erfaringer og kunnskap Vedtak: GR godkjenner forslaget etter at siste setning er fjernet. GR AU får mandat til å sette ned komiteen. Gruppen avleverer sin rapport til GRM i august Sammenfatning av KK sin muntlige rapport Vedtak: GR etablerer det internkontrollsystemet som gruppen har beskrevet 5.41 Forslag endringer reglement - investeringsrådet Vedtak: Finansreglement for forvaltning av Thorvaldsenfondet endres iht. vedlagte oppdaterte forslag Tilleggsavtale Balikuddembe Vedtak: Saken utsettes til neste møte Fullmaktsstruktur i Lions Norge Vedtak: Arbeidsgruppen får utsatt rapporteringsdato til GRM i mai Lions 100 år bruk av logo Vedtak: AU ber leder av 100års komiteen sjekke og få aksept for at oversettelse er tillat og korrekt oversatt Overgang til My LCI fra Norske medlemsregister GR AU foreslår: GR ber leder av komiteen redegjøre for det fremlagte svaret, da dette avviker mye i fra det som var oppdraget gitt i GRM Komiteen redegjorde for sin innstilling, ved en sammenligning av disse registrene mener gruppen at man mister så mange viktige funksjoner at det ikke vil være tilrådelig å legge ned det Norske medlemsregisteret. Vedtak: Guvernørrådet sender forslaget tilbake til gruppen og ber de fremlegge saken på GRM i mai. 5

6 6 Økonomi 6.17/ 6.18 Økonomirapport MD 104 pr med revidert budsjett Vedtak: Rapporten godkjennes 6.19 Tildelingsbrev LRF 2015 DMV Det er en feil ii tildelingsbrevet, det står at Lions Norge overfører 16 mill Nkr. Denne summen skal være 14,5 mill Nkr. Forklaringen på dette er at pengene fra Gjensidigestiftelsen utbetales direkte til stiftelsen «Det er Mitt Valg». Denne presiseringen gjøres i et vedlegg til tildelingsbrevet. Guvernørrådet gir Guvernørrådsleder myndighet til å få dette i orden. Vedtak: Guvernørrådet godkjenner dette og måten det gjøres på Søknader til Lions Mintfond Vedtak: Guvernørrådet godkjenner disse Føring av prosjekttimer i Lions Norge Vedtak: Guvernørrådet pålegger administrasjonen å ta dette i bruk, fra og med Prissetting av brosjyrer / trykksaker i Lions Norge Vedtak: Alle brosjyrer / trykksaker som er produsert av Lions Norge for bruk av klubbene skal selges til klubben for selvkostpris. 7 Andre saker 7.19 De unges stemme Det utpekes et Lionsmedlem under 30 år, som en representant som skal representere denne aldersgruppen medlemmer i styret. Denne skal ha de sammen rettigheter som en fagsjef. Vedtak: Guvernørrådet godkjenner forslaget og ber administrasjonen om å kontakte foreslått person Valg av Norsk koordinator for NSR Det viser seg at det er en feil i denne saken, MD 104 skal ikke ha koordinator før i 2017 / Vedtak: Guvernørrådet ber om at det utarbeides en «stillings annonse» som publiseres på vår hjemmeside og i medlemsbladet Next Genaration Vedtak: prosjektet legges foreløpig på is Samarbeid mellom Birken og Lions Norge Vedtak: Guvernørrådet oppretter den foreslåtte prosjektgruppen, gruppen rapporterer til GR -AU. 6

7 7.35 Tildeling av Lionskrystallen Vedtak: Er ikke tilgengelig 7.36 Øke prosentsatsen for klubbenes bidrag til internasjonalt arbeid Presisering av tekst i retningslinjer for Lionskrystallen Vedtak: Guvernørrådet ber forslagsstiller komme med konkrete forslag til endringer til guvernørrådsmøtet i mai Eventuelt 8.01 Bruk av fadderbarnfondet Fadderbarn komiteen ved Bjørn K. Skovly la frem et muntlig forslag om å bruke kr av fadderbarn kontoen i forbindelse med fadderbarn ordningen i Balikuddembe. Det ble ikke lagt frem noen papirer i forbindelse med saken. Vedtak: Fadderbarn komiteen sender forslaget til guvernørrådets arbeidsutvalg så fort som mulig. Guvernørrådets arbeidsutvalg behandler dette og avleverer et svar før Navn på distrikter Dette følges opp og sak fremlegges på guvernørrådsmøtet i mai Bevilgning fra katastrofeberedskapen i august 2016 Vedtak: Hvordan bevilgningen som er gjort fra katastrofeberedskapen til nødhjelp i Syria er disponert, i forbindelse med Einar Lyngar sitt prosjekt må synliggjøres. Guvernørrådet ber om at Einar Lyngar redegjør for dette før Riksmøte saker 9.01 Nominering av møteleder RM 2016 Vedtak: Følgende nomineres som møteledere på Riksmøte 2016 i Sarpsborg Tidligere guvernørrådsleder Lars Skjold Wilhelmsen, LC Laksevåg, møteleder og bisitter Heidi Lill M. Oppegaard, Generalsekretær i Lions Norge MD ITC oppnevnes av RM Vedtak: MD ITC velges for en periode på 3 år, valgkomiteen bes finne frem til kandidater Felles mal for klubblover, distrikts - lover og arbeidsordning DG Rolf Norgren redegjorde for guvernørrådetsarbeidsutvalg sinn innstilling i saken. Vedtak: Guvernørrådet fraråder at forslaget vedtas 7

8 9.04 Lions Rødefjær Fond Vedtak: Guvernørrådet støtter ikke dette forslaget Valg av MD PRC på RM 9.06 Vedtaksprotokoll etter RM 9.07 Valg av GRL fra Ormsund Vedtak: Guvernørrådet anbefaler saken. Det gis en uke på å komme med forslag til redaksjonell endring Valg av GRL sammensetting av GR 9.09 Valg av GRL LC Moss 9.10 Ansettelse av Kommunikasjonsmedarbeider på Lions kontoret Da det er nedsatt en gruppe som skal utrede bemanningssituasjonen på Lionskontoret mener guvernørrådet at denne saken blir ivaretatt der Økonomiske anbefalinger begrenses til 600kr Listen over anbefalte økonomiske rammer inneholde flere tidligere riks- og guvernørrådsmøte fattede vedtak. Det vil derfor ikke være mulig å bare sette en total sum på denne rammen, det er heller ikke riktig å prioritere denne listen på nåværende tidspunkt Reduksjon av administrasjonsutgiftene i Lions Norge Da det er nedsatt en gruppe som skal utrede bemanningssituasjonen på Lionskontoret mener guvernørrådet at denne saken blir ivaretatt der Ny aktivitet innenfor fagområdet forebyggende barne- og ungdomsarbeid Lions Norge sitt lovverk: Dokument 2.1 Lov for MD 104 kapittel X 17 punkt 3 andre avsnitt sier: Et omtrent likelydende forslag, som er behandlet av et riksmøte, kan ikke fremmes igjen på de to påfølgende riksmøter, med unntak av personvalg, valg av riksmøtearrangør - eller hvis forslaget har vesentlige endringer. Vedtak: Saken avvises da denne strider med vårt lovverk. 8

9 9.14 Sluttrapport LRF 2015 Vedtak: Guvernørrådet anbefaler at riksmøtet godkjenner rapporten 9.15 Deltagelse på NSR - EF Vedtak: Guvernørrådet anbefaler at riksmøtet godkjenner rapporten 9.16 Handlingsplan MD Langtidsplan MD Budsjett MD Årshjul MD Minnestund under åpningen av RM Vedtak: Guvernørrådet støtter forslaget 9.21 Fond for etterlatte til Lions Medlemmer Møte hevet Hroar Thorsen Referent Linker til sakene: Sak 1.03 til Sak til 5.44 Sak 5.45 til 9.07 Sak 9.08 til