Protokoll fra Guvernørrådsmøte

Transkript

1 Protokoll fra Guvernørrådsmøte Møtet ble avholdt på Quality Hotell & Resort Sarpsborg fra klokken 0900 til klokken 1200 Til stede var: Guvernørråd: Kay Arne Sørensen (Guvernørrådsleder), Lill Anita Alver (Assisterende Guvernørrådsleder), Rolf Stave (Distriktsguvernør 104A), Ragnvald Johnsen (Distriktsguvernør 104 B2), Torstein Nærbøe (Distriktsguvernør 104 C3), Yngve Lindgaard - Berntsen (Distriktsguvernør 104 D4), Ingvar Waage (Distriktsguvernør 104 E6), Rolf Norgren (Distriktsguvernør 104 H), Helle Fauerskov Soos (Distriktsguvernør 104J), Fagsjefer: Nils Ørum (Leder Nasjonalt og internasjonalt hjelpearbeid), Bjørn Zarbell (Leder forebyggende barne- og ungdomsarbeid), Christian H. Johannsen (leder medlemsutvikling), Stefan Soos (leder ungdomsutveksling), Asbjørn larsen (leder informasjonsteknologi), Hroar Thorsen (leder opplæring), Vibeke Aasland (kommunikasjonsrådgiver). Fra administrasjonen: Øystein Berg Nilsen (økonomimedarbeider), Heidi Lill Mollestad Oppegaard (generalsekretær) Observatører: Evy Einarsen (Distriktsguvernør elect 104 A1), Per Olav Bjerkesmoen (Distriktsguvernør elect 104 B2), Ole Bjørn Hassli (Distriktsguvernør elect 104 C3), Jonny Steindal (Distriktsguvernør elect 104 D4), Kari Sandøy - Jarman (Distriktsguvernør elect 104 E6), Ketil Stuan (Distriktsguvernør elect104 H), Knut Olav Gåseby (Distriktsguvernør elect 104 J). Kåre Rise (leder kontrollkomiteen), Einar Borchsenius (leder lovkomiteen), Fredrik Knutsen (MD 100års koordinator), Thore Jan Klever (LC Oslo / Bygdøy), Roar Eng (LC Skiptvedt), Svein J Lie (VDG II 104J), Terje Fodstad (100år komiteen), Svenn Otto Hjort (VDG II 104 C3), Borgar Aasterud (LC Heradsbygda), Bjørn K. Skovly (LC Luster), Bjørn Sætrom (LC Oppdal), Lars Skjold Wilhelmsen ( LC Laksevåg), Jan A. Holtet (LC Lørenskog vest), Per Magnus Johansen (LC Oslo), Tove E. Gulliksrud (LC Oslo), Alf Erling Isaksen (LC Tana-Nesseby), Svein Berntsen (LC Askøy), Harald Hartviksen (LC Saltdal), Otto Brødholt (LC Hobøl), Iver Holene ( LC Skiptvet), Ragnar Edvinsen (LC Hvaler) og Olav Momrak (LC Hvaler). Linker til sakene er samlet i slutten av dokumentet. Åpning og konstituering: Guvernørrådsleder Kay Arne Sørensen ønsket alle velkommen og åpnet møtet. Assisterende Guvernørråds Lill Alver leste Lions etiske norm. Kay Arne hadde praktisk informasjon om gjennomføringen av dagens møte. Tlf: e-post: post@lions.no Hjemmeside:

2 Foredrag ved leder for Team RP Håkon Gisholt. Inkludering av funksjonshemmede i idretten sett gjennom et par blinde øye. RP er den sykdommen som fører til flest blinde pr år. Opphavet til Team RP er en utfordring mellom 3 blinde om å gjøre noe de ikke kunne, resultatet ble langrenn og deltagelse i Wasaloppet. Spørsmålet ble hva skal til for at flere med samme handikapp skal kunne delta i slike opplevelser. Administrasjon: Hjelp til påmelding og lignende ting Ledsagere: Opprettelse av en ledsager bank Fellesskapet: Skape et fellesskap der de handikappede også følte seg inkludert Økonomiske: Støtte for deltagelse / ledsageres utgifter Første store evenement for foreningen ble deltagelse i Holmenkollstafetten med et lag som bare bestod av blinde og svaksynte, med seg på laget hadde de ledsagere som til sammen hadde 92 VM medaljer. Neste skritt ble tur over Besseggen med 40 deltagere, dette ga en enorm mestringsfølelse. Team RP deltar i Oslo maraton i samarbeid med «aktiv mot kreft», alle kjendisene som løper for kreftsaken er da ledsagere for Team RP. Fjellturer er blitt en fast del av aktivitetene til Team RP, de har hatt turer til Galdhøpiggen, Gaustatoppen, isbreer og trange grotter. Team RP har også innledet et samarbeid med Tyrilistiftelsen som går ut på at tidligere rusmisbrukere er ledsagere for deltagerne i fra Team RP, dette er et prosjekt som har gitt mange fantastiske resultater både erfaringsmessig og menneskelige relasjoner. Samarbeidspartnere er Oslomaraton, Tyrilistiftelsen, Aktiv mot kreft og Lions Norge. Arbeidet som Team RP bedriver har blitt mottaker av inkluderingsprisen. Lions Norges oppgave i samarbeidet med Team RP er å være denne tilretteleggeren rundt alt det administrative slik at deltagerne kan konsentrere seg om det å utøve sin idrett. 2

3 Følgende saker ble behandlet: 1.04 Åpning Innkalling og dagsorden ble godkjent. 2. Protokoller Protokoll fra guvernørrådsmøtet Protokoll fra guvernørrådsmøte Protokoll fra guvernørrådsmøte Protokoll fra guvernørrådsmøte Protokoll fra AU møtet Protokoll fra AU møte Rapporter: 3.44 Status rapporter fra Distriktsguvernørene. Vedtak: Rapportene tas til orientering Status rapporter i fra MD - fagsjefene: Vedtak: Rapporter godkjennes. Fra MD NAC: ble det bemerket at klubben som er ansvarlig for profilproduktene ikke er tilstede dette er ikke tilfredsstillende. Årets slutt tall på antall tulipaner ble Fra MD YCEC: Orkester Norden er 25 år til neste år, dette er en aktivitet som vi må belyse enda mer i Lions Norge. Distrikt 104 C3 har bekreftet at de vil arrangere ungdomsleir i Fra MD IR: Avslutning fra NORAD angående støtte til øyehelse fra 2018, dette betyr at hvis LAN skal fortsette må det arbeides frem nye prosjekter som tilfredsstiller de kravene som NORAD har satt. 3

4 3.46 Rapport fra stiftelsens DMV Denne blir gitt muntlig på RM 3.47 Status Investeringsrådet Vedtak: Rapporten tas til informasjon Arne D. Thorvaldsen vil bli invitert til åpningen av Tråastølen i september Statusrapport Kontrollkomiteen K. Rises oppdaterte rapporten muntlig, det ble presisert at komiteen ikke har funnet noen punkter som er kritikkverdig. Det er etterlyst en bedre dokumentasjon av de vedtak som gjøres, slik at det ikke er tvil om dette i ettertid. GRM i februar vedtok å opprette et IKsystem i Lions Norge, det henstilles om at dette skjer så fort som mulig. Vedtak: Rapporten tas til informasjon Daglig leders orientering Presiserte at brønn nummer 100 nå er laget. Hilsen fra GS i Foreningen Ridderrennet ble lest opp, denne inneholder en stor takk til alle Lionsmedlemmer som har bidratt til at dette har vært mulig. Vedtak: Orienteringen tas til etterretning. Generalsekretær Heidi Lill Mollestad Oppegaard takket Guvernørrådsleder Kay Arne Sørensen for det arbeidet han har gjort for Lions Norge «De glemte flyktning barna» ID Svein Berntsen redegjorde kort om hva som har skjedd siden siste møte, prosjektet legger frem en fyldig rapport på RM. Svein Berntsen, Nils W. Ørum og Morten Singsaas har vært på besøk i Bekaadalen i Libanon i sammen med IP Yamada og lagt ned grunnsteinen til det første Lions Safe Center. Dette er i samarbeid med Beyond-Association som er en NGO i Libanon. Vedtak: Rapporten tas til orientering Statusrapport 100 Års komiteen MD koordinator Fredrik Knutsen redegjorde for status. Det arbeides godt i komiteen og tingene faller nå på plass. Det som er den største utfordringen pr i dag er registreringen av aktiviteter i MY LCI. Det er ca 2% av våre klubber som har gjort dette, dette må forbedres. Vedtak: Rapporten tas til orientering. 4

5 5 Organisasjon og administrasjon 5.42 Tilleggsavtale Balikuddembe Saken ble utsatt på forrige møte til dette møte, det er ikke innlevert ny sak og man anser saken for trukket. Vedtak: Saken trekkes Fullmakts struktur i Lions Norge Komiteen har levert en fyldig rapport, det er mange hensyn som skal ivaretas. Lars Skjold Wilhelmsen redegjorde for komiteens arbeid. Vedtak: GR oversender utredningen til GR for oppfølging. Utredningen oversendes Lovkomiteen og Kontrollkomiteen til høring med frist 1. august d.å. Denne saken må også ses på i samsvar med innføringen av IK system Status My LCI prosjektet. På GRM i november ble følgende vedtatt: Det nedsettes en komite som skal se på en eventuell overgangen til MY LCI komiteen består av: MD GMT Christian H Johansen (leder), MD ITC Asbjørn Larsen, Vibeke Aasland (hjemmesider) og Borgar Aasterud (operativt ansvarlig medlemsregister) som skal gjennomføre avvikling av medlemsregisteret og vurdere knytningen til hjemmesidene. I tillegg skal Lions Sverige kontaktes for et samarbeid med å etablere samme løsning i Norge. Komiteen avlegger rapport på GRM i februar. På GRM i februar ble følgende vedtatt: GR AU foreslår: GR ber leder av komiteen redegjøre for det fremlagte svaret, da dette avviker mye i fra det som var oppdraget gitt i GRM Komiteen redegjorde for sin innstilling, ved en sammenligning av disse registrene mener gruppen at man mister så mange viktige funksjoner at det ikke vil være tilrådelig å legge ned det Norske medlemsregisteret. Vedtak: Guvernørrådet sender forslaget tilbake til gruppen og ber de fremlegge saken på GRM i mai. Utgangspunktet for vårt videre arbeid er beslutningen som GRM fattet i februar. Oppsummering og konklusjon Komiteen har i sitt arbeid siden februar satt fokus på hvordan knytningen mott hjemmesidene og mot MyLCI. Komiteen ser at hjemmesidene og medlemsregisteret er tett sammenvevd. Knytningene gjør at man ikke bare kan legge ned dagens medlemsregister og erstatte dette med et nytt uten å se på konsekvensene for hjemmesidene. Verv rettigheter gjør vårt system kompleks. En evt nedleggelse av dagens medlemsregister krever en total gjennomgang av både medlemsregister og hjemmesider og bruken av disse på distrikts, sone og klubbnivå. Komiteen mener at dette ikke ligger innenfor mandatet. Vi har da begrenset vårt mandat til å se på det norske medlemsregisteret opp mot MyLCI. 5

6 Vi må derfor fokusere på hvordan vi kan sikre at det norske medlemsregisteret til enhver tid er oppdatert med MyLCI informasjon. Samtidig må det legges vekt på brukergrensesnittet. Dagens brukergrensesnitt er godt. Alle medlemmer kan endre sine data ved behov. Det er en realitet at data kan endres i MyLCI av tillitsvalgte. Dette tar ikke dagens løsning høyde for. Vi anbefaler derfor å beholde dagens medlemsregister, men oppgradert med at synkronisering må skje i begge retninger. Vedtak: GR takker for innspillet og overleverer dette til påtroppende guvernørråd for videre behandling MD GLT vervet MD GLT har bedt om å bli fristilt fra sitt verv. Vedtak: GR fristiller MD GLT Hroar Thorsen fra og utpeker Rolf Norgren til MD GLT for resten av perioden (frem til ) NSR i fremtiden NSR AU har sammenfattet noen av utfordringene rundt NSR, de ønsker at GRL skal diskutere dette med GR i de respektive medlemslandene. Rapport fra denne diskusjonen avleveres i forbindelse med CC møtet på Convention i Fukuoka Vedtak: Forslagene ang NSR i rapporten fra Gruppen som har sett på deltagelse i NSR og Europaforum bør være Lions Norges standpunkt i det videre arbeidet Valg av Norsk NSR Convention koordinator Lions Norge skal stille med Convention koordinator for NSR fra Det er guvernørrådet som velger en person som tilfredsstiller kravene i NSR lovverk / arbeidsordning. Personen bør presenteres på NSR 2017, personen er på opplæring i forbindelse med Convention i Vedtak: GR overlater saken til påtroppende Guvernørråd, saken tas opp på november møtet IK system i Lions Norge Som et resultat av Kontrollkomiteens muntlige rapport til RM 2015 ang Lions / DMV saken ble det i GRM i sak 5.40 vedtatt at Lions Norge skal etablere et IK system. Det må gjøres en vurdering på om dette skal gjøres av frivillige/ administrasjonen eller om vi skal kjøpe tjenesten. Vedtak: GR ber sittende AU komme med et forslag til GRM i august, disse må også ta hensyn til vedtak i sak

7 5.50 Bemanningen ved Lionskontoret Komiteen har levert sin rapport etter at Guvernørrådets arbeidsutvalg har avholdt sitt møte. Av den grunn så legges saken frem uten noe forslag til vedtak. Vedtak: Påtroppende Guvernørråd tar ansvaret for, innen kort tid, at det blir arbeidet frem en videre plan for organisering og bemanning av Lions Norges kontor Endring av lovverk for Lions Norge Kap VI 11 punkt 1 og 2 Vedtak: Saken trekkes Endring av kriteriene for midler til ungdomsleir. I dag stilles det kr til disposisjon til den enkelte leir. Det er ønske om at det skal avholdes 3 leier i MD104 pr år. Det foreslås at summen pr leir indeksreguleres i forhold til KPI. Man regner også ut en støtte pr deltager, istedenfor denne faste summen pr leir. Vedtak: Guvernørrådet godkjenner denne endringen og ber om at de dokumenter som berøres av dette oppdateres Komite for drift av ungdomsleiren Lions Camp Imagine Peace Vedtak: Guvernørrådet tar saken til informasjon 6 Økonomi 6.23 Økonomirapport MD 104 pr Rapporten viser at vi ligger an til et overskudd på ca Vedtak: Rapporten godkjennes 6.24 Tildelingsbrev LRF 2015 DMV Dette er nå i orden. Vedtak: Saken tas til orientering 6.25 Søknad om støtte til Tråastølen Tråastølen er en «hytte» på Hardangervidda som distrikt (gamle 104D)104E6 har disponert og benyttet i mange år. Nå er hytten kjøpt, takket være et godt samarbeid mellom klubbene i distriktet og en fantastisk gave fra Trond Mohn. Det er opprettet en stiftelse som skal stå for driften av Tråastølen, men for å komme helt i mål trengs en del oppussing og noen utskiftninger. Distriktet har over flere år sørget for en rekke oppdateringer, nå er man kommet til det punktet at klubbene ikke har mulighet til å bidra med mer penger. Men de stiller villig opp på dugnadene som skal gjennomføres. Det er et ønske at Tråastølen også skal kunne huse aktiviteter på MD plan som f.eks. ungdomsleirer, leire for barnehjemsbarn, leir for barn med syke foreldre o.l. derfor tillater stiftelsen seg å sende en søknad til MD om økonomisk støtte slik at de kan komme i mål med de viktigste utskiftningene. Vedtak: GR er positive til søknaden, det må settes opp en avtale om hvordan MD eventuelt kan benytte Tråastølen før penger utbetales. 7

8 6.26 For mye utbetalt fra Lionstulipanfond I forbindelse med GRM i februar 2016 ble det oppdaget at det var utbetalt for mye penger til et av prosjektene. Administrasjonen fikk i oppgave å ordne opp i dette. Pengene er tilbakebetalt og saken er ute av verden. Vedtak: Guvernørrådet tar saken til informasjon 6.27 Gjennomgang av regnskap Saken ble ikke behandlet på GRM da regnskapet vedtas på RM. Vedtak: 7 Andre saker 7.39 Skal Lions Aid Norway (LAN) fortsatt ha et Hovedprosjekt i Zambia med NORAD støtte, etter at øyehelse avsluttes Hvis Lan skal fortsette å ha støtte i fra NORAD etter at dagen ordning avsluttes i 2018, må det iverksettes et arbeid for å utarbeide søknad og prosjekt må finnes. Nytt prosjekt kan ikke påbegynnes før dette er godkjent av RM? GR AU sitt forslag til vedtak: Guvernørrådet beslutter at det skal utarbeides et nytt hovedprosjekt i regi av LAN. Det søkes støtte fra NORAD med søknad dit innen 1. oktober Det stilles til disposisjon tilstrekkelig med penger til dette, etter at et budsjettforslag på hva det koster er lagt fram for Guvernørrådet i august Vedtak: Guvernørrådet utsetter denne saken Evaluering av fagområdene i Lions Norge Lions Norge har de siste 15 årene hatt disse fagområdene: IR (Internasjonalt og nasjonalt hjelpearbeid), NA (Rusforebyggende barne- og ungdomsarbeid), YE (Ungdomsutveksling) som utadrettede områder. I tillegg har det vært GMT (medlem- og klubbutvikling), GLT (Opplæring), PR (i perioder har denne vært betjent av tillitsvalgte, i perioder ivaretatt av Lionskontoret). Vedtak: Det nedsettes en komite som skal evaluere fagområdene i Lions Norge, komiteen skal komme med konkrete forslag til hva som kan / bør gjøres videre for at Lions Norge skal være mest mulig oppdatert i forhold til samfunnet og LCI. Komiteen skal rapportere til GRM i august og november De avleverer sitt endelige svar til GRM i feb

9 7.42 Presisering av tekst i retningslinjer for Lionskrystallen I GRM februar 2016 sak 7.37 ble det vedtatt følgende: Guvernørrådet ber forslagsstiller komme med konkrete forslag til endringer til guvernørrådsmøtet i mai Saken omhandler å justere følgende setning: Å ha hatt eller ha et tillitsverv er i seg selv ikke et tilstrekkelig kriterium for tildeling, dog med unntak av vervene som Guvernørrådsleder eller internasjonal direktør. til Å ha hatt eller ha et tillitsverv er i seg selv ikke et tilstrekkelig kriterium for tildeling. Vedtak: Guvernørrådet, støtter forslaget og vedtar denne endringen. Saken sendes da automatisk til neste GR for videre behandling Evaluering av «anbefalte økonomiske rammer» På Riksmøtet er det en sak hvert år som har tittelen: Anbefalte økonomiske rammer. Denne listen har vært så godt som statisk de siste 10 årene, alle punktene på denne listen har opphav i et vedtak på et Riksmøte en eller annen gang, det viser seg også at det er ting på denne listen som muligens ikke er så aktuelt i dag som den gangen det ble vedtatt. Det foreslås derfor at det utføres en evaluering av denne listen slik at det kan «ryddes» i denne. Det er viktig å finne tilbake til de gjeldene vedtak slik at man eventuelt kan få gjort noe med disse. Mulig det er nye ting som burde inn på listen, mulig det er på tide at listen blir kortere og at man heller konsentrerer seg om noe færre saker. Vedtak: Det nedsettes en arbeidsgruppe som vurderer og redegjør for de postene som er på dagens liste, gruppen leverer sin rapport til GRM i november 2016 slik at GR kan ta dette med i den økonomiske fremstillingen for på RM Arrangør av NSR januar 2019 Lions Norge Skal være vertskap for NSR i januar det bør tas en avgjørelse på om dette skal settes ut til en klubb eller om Lions Norge skal stå ansvarlig selv. Eventuelle søkere må tilfredsstille kravene som settes i NSR Lov og arbeidsordning. Det er GR som er ansvarlig for møtet både teknisk og økonomisk. Vedtak: GR ber MD104 ta ansvaret for NSR møtet

10 7.45 GK sin presentasjon Geelmuyden Kiese har laget en presentasjon av Lions tulipanaksjon som et pro bono arbeid for oss. Presentasjonen er ment som et salgsverktøy ovenfor sponsorer / samarbeidspartnere til denne aksjonen. Presentasjonen er forevist og godkjent av Styreleder / dagligleder i stiftelsen Det er mitt valg og av MD NAC Vedtak: Guvernørrådet ber administrasjonen og fagsjef begynne å bruke denne i arbeidet med å skaffesponsorer til Lions tulipanaksjon Lions Mint ny pris Brevet under ble behandlet på styremøtet i 104E6 den 22. april hvor vi ringte deg etterpå. En av årsakene til manglende salg er at prisen gikk opp til Kr.20,- av GR. Vi mener dette må reverseres til Kr. 10,- og at prisen til klubbene dumpes for å få ut lageret før holdbarhets dato utløper. Vi foreslår at salget av Lions mint overtas av nettbutikken. Vi ber om at dette blir tatt opp som sak på neste GRM Vedtak: GR støtter at prisen kan settes ned igjen til 10 kr pr rull, samtidig skal Lions Mint legges ut for salg i Lionsnettbutikk Fadderbarn-ordningen Lions Norge Saken var oppe på GRM i februar 2016, saken ble utsatt til dette møtet. Fadderbarn komiteen har levert en sak. Vedtak: Guvernørrådet oversender saken til GR AU for videre behandling Deltagelse i Ung Norges prosjekt på sukkerbiten Vedtak: Guvernørrådet tar saken til orientering Nytt styre i Lions førerhundskole og Mobilitetssenter Det er foreslått følgende kandidater til nytt styre: 1 Jan Espen Thorvaldsen 2 Rolf Norgren 3 Ketil Stuan 4 Jan Olav Hagen 5 Marianne Tollefsen (Brukerrepresentant) Vedtak: Guvernørrådet godkjenner det nye styret, styret konstituerer seg selv Revisjon av Lions Norges Policydokument Det gjeldene Policy dokumentet er ikke oppdatert siden 2012, innholdet er modent for en omfattende revisjon. Vedtak: Guvernørrådet ber lovkomiteen utføre revisjon av Lions Norges Policydokument 10

11 7.51 Invitasjon til samarbeid om TV-aksjonen NRK 2016 til Røde Kors Vedtak: Guvernørrådet anbefaler DG ene å anmode klubbene til deltagelse og innbetaling til felles konto. 8. Eventuelt Møte hevet Hroar Thorsen Referent Linker til sakene: Sak 1.04 til Sak til 5.53 Sak 6.23 til