Lansering av ny versjon av KF Lokal tjenestekatalog Kommuneforlaget lanserer nå en ny versjon(4.4.) av KF Lokal tjenestekatalog, heretter kalt lokal tjenestekatalog. Mange av endringene kommer som resultat av gode forslag fra kommunene. Vi takker for dette og oppfordrer kommunene til fortsatt å sende inn forslag og ønsker om endringer og forbedringer. Det er mange nyheter i denne versjonen, hvor flere får betydning for brukerne. Men vi videreutvikler hele tiden den lokal tjenestekatalogen slik at kommunene og kommunenes brukere kan ta i bruk nye funksjoner i den grad de ønsker det, og i det tempo som passer den enkelte kommune best. Det er altså intet i veien for å fortsette å bruke tjenestekatalogen på samme måte som tidligere. Det er ikke behov for noen form for konvertering eller annen endring, med ett unntak. Brukerhåndteringen er endret, og med det må alle bekrefte innholdet i sin brukerprofil. Kommuneforlaget har også skjerpet kravene til passord. De vesentligste endringene er knyttet til endringer i Nasjonal tjenestekatalog, hvor spesielt to forhold får betydning for lokal tjenestekatalog: Ny struktur, hvor KF ikke bare overfører knytning mellom tjenestebeskrivelser og Los emneord, men også tilbyr tekster som beskriver hovedtemaer, undertemaer og emneord. KF kan informere nærmere om endringene i Nasjonal tjenestekatalog. Lokal tjenestekatalog henter denne strukturen og gir kommunene muligheter til å bruke tekstene, lage lokale tekster eller flette på samme måten som for tjenestebeskrivelser. Tilgang til fremmedspråklige tjenestebeskrivelser. I tillegg til de tre norske språkene, norsk bokmål, norsk nynorsk og samisk, kan KF nå tilby et stort utvalg tjenestebeskrivelser på fremmedspråkene engelsk, fransk, tyrkisk, russisk og arabisk. Abonnement på fremmedspråklige tjenestebeskrivelser bestilles fra KF. Disse vil da bli tilgjengelig i lokal tjenestekatalog, på samme måten som de norske språkene. I tillegg til dette er det i den nye versjonen en lang rekke funksjoner for å forenkle vedlikeholdet av tjenestekatalogen. På de etterfølgende sidene finner du en beskrivelse av endringene og de nye funksjonene i versjon 4.4. Disse endringene blir gjort automatisk. Lanseringen skjer 30. april. I denne lanseringen må vi denne gangen også gjøre en del konverteringsjobber. Det må derfor påregnes noe ustabilitet i helgen 1-2. mai. Kommunen skal likevel ikke måtte foreta seg noe som helst i forbindelse med selve oppgraderingen. Vi gjør ellers oppmerksom på at eksemplene ikke er reelle. Alle henvendelser vedrørende denne oppgraderingen skal rettes til Per Olav Nyborg / 911 85 049 eller tjenestekatalog@kommuneforlaget.no Med vennlig hilsen Kommuneforlaget AS Per Olav Nyborg
Tjenestebeskrivelsene Ny informasjon i oversikten over tjenestebeskrivelsene I oversikten over tjenestebeskrivelsene kan det nå enkelt leses av en helsesjekk for kommunens tjenestekatalog. Fargen i venstre kant har i lang tid identifisert tjenestebeskrivelser som er knyttet til Nasjonal tjenestekatalog eller til en interkommunal tjenestekatalog. Denne merkingen er nå utvidet. Vi har følgende fargekoder: Grå/lilla: Lilla: Gul: Rød: Tjenestebeskrivelsen er knyttet til en tjenestebeskrivelse i Nasjonal tjenestekatalog. Tjenestebeskrivelsen er knyttet til interkommunal tjenestekatalog Tjenestebeskrivelsen er knyttet til en nasjonal tjenestebeskrivelse som er arkivert. Dette betyr at innholdet fra Nasjonal tjenestekatalog for denne beskrivelsen ikke er tilgjengelig for leserne! Dette kan indikere flere forhold, for eksempel at den nasjonale tjenestebeskrivelsen har passert gyldighetstiden og kan også være arkivert eller at det foreligger nyere versjon av nasjonal tjenestebeskrivelse. I mange tilfeller kan disse oppgraderes automatisk ved å klikke på knappen Oppgradering. Mer om dette senere. Holder du musen over fargemarkeringen, vil det framkomme en tekst som beskriver årsaken til markeringen. Dersom det er gul bakgrunn bak teksten som representerer en tjenestebeskrivelse (som i Adressetildeling i eksempelet) betyr dette at den lokale tjenestebeskrivelsen er utløpt, altså at datoen har passert gyldig til-dato. I tillegg til disse kan det også framkomme rødmarkering i kolonnen for versjon. Det indikerer at tjenestebeskrivelsen er oppgradert, enten halv- eller helautomatisk. Dette skal oppfattes som en anbefaling om å gå inn i denne for å sjekke om innholdet er riktig. Endre mange beskrivelser Vi antar at mange kommuner kommer til å oppdage at det kreves en oppdatering av innholdet i mange tjenestebeskrivelser. 2
De vanligste lokale endringene er endring i hvilke avdelinger og personer som har et ansvar, altså ansvarlig avdeling, kontakt-avdeling, kontaktpersoner og ajouransvarlig. Dessuten vil det ofte være behov for å gjøre endring i gyldig til-feltet. Vi har nå derfor laget en ny multifunksjon, altså en funksjon som påvirker mange tjenestebeskrivelser i én operasjon. Kryss av for de tjenestebeskrivelser som skal endres og velg Endre i flere i nedtrekksmenyen helt nederst til høyre. Du vil da kunne fylle ut felter som erstatter innholdet i alle de tjenestebeskrivelser som behandles. Dette vil være svært nyttig når for eksempel en person slutter og skal erstattes av en annen, eller når gyldighetsperioden skal endres i mange tjenestebeskrivelser. Utvidelse av Avansert søk Avansert søk er utvidet og gir nå muligheten til å ta frem de tjenestebeskrivelser som krever en oppdatering. Det vil komme følgende ferdigdefinerte søk etter tjenestebeskrivelser som er utløpt (lokalt) som er knyttet til nasjonale tjenestebeskrivelser som ikke lenger er tilgjengelig som er knyttet til nasjonale tjenestebeskrivelser som er arkivert En kombinasjon av disse nye søkefunksjonene og muligheten for å gjøre samme endring i mange tjenestebeskrivelser vil forenkle oppdateringsarbeidet betraktelig. Bruk først søkefunksjonen. Deretter kan det være lurt å krysse av for Velg alle øverst til høyre i listen, for deretter å fjerne krysset for de tjenestebeskrivelser som ikke skal endres. De resterende kan endres gjennom Endre i flere, slik det er beskrevet i forrige punkt. Skille mellom tekst og linker i lover og retningslinjer På bakgrunn av et tips fra en kommune har vi endret fane 3, Lover og retningslinjer. Det er nå mulig å skrive en helt lokal tekst samtidig som det opprettholdes knytning til Nasjonal tjenestekatalog for linkene til selve lovtekstene. Disse ble behandlet samlet tidligere. Endret brukerhåndtering Brukerhåndteringen er dramatisk endret, og på akkurat dette punktet vil alle bli berørt. Etter lanseringen vil alle måtte bekrefte innholdet av sin brukerprofil, altså brukernavn, passord, osv. Kommuneforlaget har skjerpet kravene til passordene. Dette må nå bestå av minst 6 karakterer, og med både tall og bokstaver. I samme skjermbilde kan brukeren også bestemme om vedkommende ønsker tilsendt nyhetsbrevet (per e-post). 3
Alle brukere som kun er knyttet til en organisasjon (kommune) vil nå slippe å angi kommunen ved pålogging, men kun brukernavn og passord. De få brukere som er definert i flere kommuner må velge blant disse. Dersom du har glemt passordet kan du be om å få dette tilsendt på e-post. Det er selvsagt da en forutsetning at brukeren tidligere har registrert e-postadressen. De få brukere som er registrert i flere kommuner må angi hvilken brukerid og kommune dette gjelder. Abonnere på varsler fra Nasjonal tjenestekatalog Som tidligere vil det være mulig å abonnere på varsler fra Nasjonal tjenestekatalog. Dette er korte e-postmeldinger som gir nyttig informasjon om selve tjenestebeskrivelsen, for eksempel når det kommer nye versjoner som krever oppdatering også lokalt. Vi anbefaler sterkt at alle som har ansvar for vedlikehold av tjenestebeskrivelser abonnerer på disse. Det har alltid vært mulig å angi hvilket fagområde som er interessant. Det skal gjøre det mulig å få informasjon som for eksempel omhandler tjenestebeskrivelser innen fagområdet Omsorg men ikke Landbruk. Fagområdene fases nå ut i Nasjonal tjenestekatalog og knytningene overføres til hovedtemaene i Los-strukturen. Dette får i seg selv ingen vesentlig betydning for brukerne, men vi tilbyr nå en langt mer tilrettelagt funksjon for å definere kriteriene for hvilke type varsler vedkommende ønsker. Brukerne kan definere sine valg ut fra hvilket som helst nivå i Los-strukturen. Der de før ville ha fått alle varsler knyttet til Omsorg, kan de nå gå helt ned på emneord-nivået og velge bare å få varsler når det skjer endringer i tjenestebeskrivelser innen Alderspensjon. Det vil også være mulig å knytte dette opp mot den enkelte tjenestebeskrivelse i Nasjonal tjenestekatalog eller også de lokale tjenestebeskrivelsene. Det betyr at en bruker som for eksempel bare har ansvaret for vedlikehold av den lokale tjenestebeskrivelsen Adopsjon kan velge å få varsler kun når det skjer noe som har betydning for akkurat denne tjenesten. Kopiere mal Det er nå mulig å kopiere maler. Dette gjør det mye enklere for kommunen å utvikle flere maler tilpasset ulike formål, uten å måtte gjøre alt på nytt. Vi oppfordrer kommunene til å benytte malene effektivt. Hindre sletting av avdelinger og personer Det er nå ikke mulig å slette avdelinger og/eller personer som er knyttet til tjenestebeskrivelser som er publisert eller arkivert. Når det er for eksempel er behov for å endre i organisasjonen eller at ansatte slutter oppstår ofte behovet for å kunne slette avdelingen eller personen og overføre ansvaret for tjenestebeskrivelsene til andre. Bruk da den tidligere omtalte multifunksjonen for endring i mange tjenestebeskrivelser samtidig. Når de gamle avdelingene eller personene er fjernet fra tjenestebeskrivelsene kan avdelingene og personene også slettes. 4
Ny struktur Kommuneforlaget har i sin Nasjonal tjenestekatalog tilbudt tekster som beskriver de ulike delene av den nye informasjonsstrukturen for offentlige tjenester, utarbeidet av DiFi, kalt Los. Vi har i lang tid hatt støtte for merking av tjenestebeskrivelsene i henhold til Los. På bakgrunn av dette kan vi i lokal tjenestekatalog nå navigere i Los-strukturen med forklarende tekster underveis. For å ta i bruk den nye strukturen må det krysses av for dette i Innstillinger/Verktøy. Tekstene overføres fra Nasjonal tjenestekatalog til lokal tjenestekatalog. Hver enkelt kommune kan bruke disse tekstene som de er, erstatte disse med en lokal tekst eller flette nasjonal og lokal tekst. I selve tjenestebeskrivelsene har det kommet til et nytt felt, Ingress. Dette gir et sammendrag av hele tjenestebeskrivelsen og vises på forsiden når leseren navigerer seg gjennom Los-strukturen og ned til oversikten over tjenestebeskrivelsene knyttet til emneordet. Tekstene knyttet til Los-strukturen og innholdet i Ingress-feltet overføres til portalene gjennom den nye Web Service agent6. De gamle versjonene av Web Servicene er selvsagt fremdeles tilgjengelig, men vil altså ikke ha støtte for den nye strukturen. Kommuneforlaget gjør nå endringer i stort sett alle tjenestebeskrivelser i alle språkversjoner. Formuleringene forenkles, innholdet omstruktureres noe og det legges inn et sammendrag i Ingress-feltet. Kommuneforlaget vil legge ut nye versjoner av tjenestebeskrivelsene, noe som krever at kommunene knytter sine lokale beskrivelser opp mot den siste versjonen. Det kan synes som en formidabel oppgave for kommunene å oppdatere alle sine beskrivelser. Vi har derfor utviklet et sett verktøy som langt på vei automatiserer dette. Identifikasjon av beskrivelser som må oppgraderes I oversikten over tjenestebeskrivelsene vil en rød markering til venstre i oversikten blant annet kunne indikere at det finnes en nyere versjon av denne i Nasjonal tjenestekatalog. Disse oppgraderes, helautomatisk eller halvautomatisk, eller også i en trinnvis og styrt prosess. Plasserer du musen over den røde markeringen vil du se årsaken til at den er markert rød. I mange tilfeller står det da også at tjenestebeskrivelsen kan oppgraderes. 5
Helautomatisk oppgradering av tjenestebeskrivelser Det er nå svært enkelt å oppgradere mange tjenestebeskrivelser i én operasjon. Den aller mest effektive måten å gjøre dette på, er å velge en helautomatisk oppgradering. Dette vil umiddelbart endre innholdet de publiserte tjenestebeskrivelsene, slik at leserne straks får oppdatert informasjon. Klikk på den nye knappen Oppgradering. Du får nå tre valg, enten halvautomatisk, helautomatisk eller en såkalt Wizard som er en trinnvis oppgradering. Dersom du holder musen over knappene får du detaljert informasjon om hva de enkelte valgene innebærer. Velger du den helautomatiske oppgraderingen vil du få en oversikt over de oppgraderte beskrivelsene. Jobben er nå for så vidt avsluttet og du har fått en oppgradert tjenestekatalog. I oversikten over tjenestebeskrivelsene har de røde markeringene i venstre kant forsvunnet, mens det i versjonskolonnen blir markert hvilke tjenestebeskrivelser som er automatisk oppgradert. Denne markeringen vil bli stående inntil du har gått inn i hver enkelt beskrivelse og lagret denne. Dette er gjort for å oppfordre til å ta en titt på hvordan tjenestebeskrivelsen nå ser ut, og eventuelt gjøre tilpasninger slik at den passer helt til de lokale forholdene. Halvautomatisk oppgradering av tjenestebeskrivelser For noen kan det synes drastisk å oppgradere mange tjenestebeskrivelser helt automatisk. En halvautomatisk oppgradering er da være et alternativ. Den viktige forskjellen på helautomatisk og halvautomatisk oppgradering er at sistnevnte ikke resulterer i endring i de tjenestebeskrivelsene som er publisert og tilgjengelig for leserne. Den halvautomatiske oppgraderingen resulterer i nye lokale versjoner av tjenestebeskrivelsene satt i status Kladd. I oversikten over tjenestebeskrivelsene vil også de nye versjonene være markert med rød bakgrunn i Versjons-kolonnen. Etter at du har foretatt den halvautomatiske oppgraderingen må du gå inn i hver enkelt av de gamle, publiserte tjenestebeskrivelsene og endre status til noe annet enn Publisert, hvor Arkivert synes som et naturlig valg. Så henter du den oppgraderte versjonen i Kladd. De felt som er endret vil være markert. Se gjennom innholdet, gjør nødvendige lokale tilpasninger, og lagre den i status Publisert. Rødmarkeringen i versjonskolonnen forsvinner. 6
Wizard-basert oppdatering av tjenestebeskrivelser For de som ønsker full kontroll vil en dialog-basert og trinnvis oppgradering være best egnet. Du kan da bestemme hvilke tjenestebeskrivelser som skal oppgraderes automatisk og hvilke du ønsker å oppgradere halvautomatisk. Du vil også kunne sjekke innholdet før og etter oppgradering, før du fortare selve oppgraderingene. Resultatet blir det samme, men da typisk en blanding av publiserte tjenestebeskrivelser som er oppgradert automatisk og nye versjoner i Kladd. Endringer i visning av tjenestebeskrivelser Ganske mange kommuner bruker tjenestekatalogens visning. Vi har gjort noen endringer. For de som overfører innholdet til egen portal for visning der, vil dette avsnittet være mindre relevant. Jobbe med tjenestekataloger for flere kommuner samtidig Det kan være behov for å jobbe med egne tjenestebeskrivelser samtidig som du leser tjenestebeskrivelser fra andre kommuner. Dette har hittil tidvis bydd på problemer og resultert i visninger som er vanskelig å forstå. Dette er nå endret, slik at det er fullt mulig å lese andre kommuners beskrivelser samtidig som du jobber med dine egne. Du vil kunne få en tekst som viser hvem du er og hva du nå leser, slik at du ikke skal være i tvil. Visning av telefonkatalogen isolert fra tjenestekatalogen En del kommuner ønsker å benytte informasjonen om avdelinger og personer som en telefonkatalog. Dette krever at det er krysset av for dette i Innstillinger/Verktøy og at det i Innstillinger/Forsiden er krysset av i seksjonen for Menyen for å vise denne. Noen kommuner ønsker imidlertid å kunne adressere seg direkte til telefonkatalogen, og uten at andre deler av tjenestekatalogen skal vises. Dette er nå mulig gjennom en link av typen (i én linje): http://www.tjenestekatalog.no/?orgnr=123456789&solo=1 &op=telefonkatalogavdelingsliste I denne er det solo=1 som er viktig for å vise telefonkatalogen alene. Telefonkatalogdataene overføres for øvrig også gjennom Web Services, dersom det er ønskelig å innlemme dette i kommunens portal 7
Telefonkatalog fra flere kommuner Etter ønske fra et kommunesamarbeid har vi videreutviklet telefonkatalogen slik at den også kan vise avdelinger og personer fra andre kommuner. Dette er særlig nyttig for internt bruk i kommunene. Linken vil være av typen (i én linje): http://www.tjenestekatalog.no/?orgnr=123456789&solo=1&alle=1 &op=telefonkatalogavdelingsliste Her vil solo=1 føre til at telefonkatalogen vises isolert fra tjenestekatalogen, mens alle=1 fører til at innholdet hentes fra alle kommuner som er definert inn i samarbeidet. Ta kontakt med Kommuneforlaget for å konfigurere slike visninger. Visning av en avdelings tjenestebeskrivelser Det er også mulig å adressere seg frem til oversikt over tjenestebeskrivelser som er knyttet til en definert ansvarlig avdeling. I en presentasjon av en avdeling (eller annen enhet i kommunen) vil det altså være enkelt å legge lenke til oversikt over avdelingens tjenester. En slik lenke har formen http://www.tjenestekatalog.no/?op=avdeling&avdid=123456 Vær for øvrig oppmerksom på at de som benytter visningen i tjenestekatalogen kan velge å vise avdelingsoversikten i menyen kun for påloggede brukere eller også for de som ikke er pålogget (innbyggerne). Visning av venstremeny skal være avhengig av om du er pålogget Det er også mulig å bestemme om menyen, som vanligvis er til venstre, i det hele tatt skal være tilgjengelig for ikke-påloggede brukere. Dette gjør du i Innstillinger/Forsiden/Menyen. Alternativ velkomstside Teksten som presenteres på førstesiden vil kunne være forskjellig, avhengig av om du er pålogget eller ikke. Dette bestemmer du i Innstillinger/Forsiden/Innholdsfeltet og på denne måten kan innbyggerne og de ansatte få forskjellig informasjon. 8