HÅ KONTROLLUTVAL ÅRSPLAN 2018 IS 23. nvember 2017
Innleiing Kmmunestyret har det øvste ansvaret fr kntrll g tilsyn i kmmunen. Kmmunestyret skal velje 1 eit kntrllutval sm har det løpande ansvaret fr kntrll g tilsyn på vegne av kmmunestyret. Kntrllutvalet rapprterer direkte til kmmunestyret. Kntrllutvalet kan i prinsippet ta pp eit kvart frhld knytt til kmmunen sin verksemd, så lenge dette kan definerast sm kntrll g tilsyn. Det gjeld òg saker sm er mfatta av teieplikt 2. Kntrllutvalet utfører i hvudsak sitt tilsyn med administrasjnen gjennm tilgang til frvaltninga sine dkumenter, samtaler med administrasjnen (rådmannen), frvaltningsrevisjnar g ev. andre undersøkingar sm vert bestilt frå revisr. Tilsyn med det plitiske nivå vert utøvd ved at kntrllutvalet har møterett i alle plitiske møter sm ligg under kntrllutvalet sitt tilsyn. Dette gjeld g m møtet er lukka 3 Det er likevel t viktige avgrensingar: 1. Kntrllutvalet kan ikkje verprøve plitiske pririteringar. 2. Kntrllutvalet har ikkje tilsynsansvar i frhld til kmmunestyret 4. Mål fr kntrllutvalet i Hå Kntrllutvalet sitt mål er å sjå til at kmmunen følgjer lvar g reglar g rettar seg etter plitiske vedtak. Kntrllutvalets mål er i tillegg å sjå til at verksemda til kmmunen er målrette, effektiv g etisk til beste fr kmmunen sine innbyggjarar. Kntrllutvalet ynskjer å ha gd kntakt både med kmmunestyre, det plitiske miljøet g kmmunen sin administrasjn. Utvalet har difr laga plan fr kntakt med administrative leiarar. Gjennm denne dialgen ynskjer kntrllutvalet å få innspel sm dei kan nytte i sitt vidare arbeid til beste fr kmmunen. Sakshandsaming i kntrllutvalet Kntrllutvalet held sine møter i Hå rådhus g desse er pne fr alle. Kntrllutvalet har nsdag sm fast møtedag g møta startar nrmalt kl. 12.00. Kntrllutvalet har i sin møteplan fr 2018 har planlagt 6. møter. Møteplanen vert lagd ut på kmmunen g kntrllutvalssekretariatet sine heimesider. Her vert òg innkallingar g møteprtkller lagd ut, saman med saksapira. Sakspapir sm er unnateke ffentleggjering sm ikkje vert publisert. Innkalling g prtkll vert òg sendt rdførar g rådmann. Fr å sikre at kntrllutvalet er uavhengig av dei sm skal kntrllerast g kmmunen sin revisr, skal kntrllutvalet skal ha sin eigen administrasjn. Hå kmmune har løyst dette ved å delta i det interkmmunale samarbeidet Rgaland Kntrllutvalssekretariatet, sm leverer sekretariats-tenester til kntrllutval i ei rekke kmmunar i Rgaland. Det er sekretariatet saman med leiar av kntrllutvalet sm kallar inn medlemmene til møte. Sekretariatet har ansvar fr at kntrllutvalet sine saker er frsavarleg utreda, vere sekretær i møtet, samt sørge fr å sette i verk utvalet sine vedtak. Kntrllutvalet sine ppgåver Kntrllutvalet kan ikkje fatte vedtak sm endrar eit enkeltvedtak, sjølv m utvalet skulle finne at saka er ikkje er krrekt behandla. Det kntrllutvalet kan gjere er å undersøke spørsmål til kntrllutvalet, sm kan indikere på svikt i kmmunen si saksbehandling, eller sjå etter m kmmunen følgjer dei lvar g retningsliner den er underlagt. Kntrllutvalet bør ha fkus på systemkntrll 5. 1 Sjå. KL (Kmmunelva) 77. 1. 2 Sjå KL 77.7 3 Sjå https://lvdata.n/frskrift/2004-06-15-905/ 4 4 Kntrllutvalet kan seie frå til kmmunestyret dersm dei er i ferd med å fatta eit ulvleg vedtak. 5 Sjå. kntrllutvalsbka 2. utgåve s. 31 2
Oppgåver knytt til rekneskap, budsjett g internkntrll. Kntrllutvalet skal sjå til at kmmunen sine rekneskaper vert revider på ein trygg måte. Kntrllutvalet skal gje uttale til kmmunestyret m årsrekneskapen, sm skal vere kjend fr frmannskapet ført dei gjer sin innstilling til kmmunestyret. Kntrllutvalet sitt tilsyn mfattar i tillegg: Fylgje med på øknmistyring g budsjettdisiplin i kmmunen, ved å be rådmannen rientere m tertialrapprtering/anna øknmirapprtering. Fylgje pp eventuelle merknader frå revisr knytt til rekneskap g intern kntrll. Fylgje med i revisr sitt arbeid. Oppfølginga skjer m.a. ved revisr si rapprtering i samanheng med årsppgjeret, g at revisr rienterer m planlegging av revisjnsåret. Få årleg rientering m skatterekneskapen, skateppkrevjar si melding, g kntrllrapprt frå Skatteetaten. Frvaltningsrevisjn Kntrllutvalet skal årleg sjå til at det vert gjennmførd lvpålagd frvaltningsrevisjn i samsvar reglane i kmmunelva g vedteken plan fr frvaltningsrevisjn. Planen vart gdkjend av kmmunestyret hausten 2016. Kntrllutvalet planlegger fylgjande hvudaktivitetar i 2018: Bestille frvaltningsrevisjn fr 2019 i tråd med gjeldande plan fr frvaltningsrevisjn g vedteke budsjett. 6 Behandle rapprter m frvaltningsrevisjnar etter kvart sm desse vert ferdige: Undersøking barnevernet i Hå Fylgje pp rapprter ca. et halvt år etter handsaming i kmmunestyret. Kntrllutvalet reknar med på å fylgje pp fylgjande rapprtar i 2018: Rusvern g psykiatri Undersøking barnevernet i Hå Kntrllutvalet innstiller direkte til kmmunestyret når rapprt m gjennmførd frvaltningsrevisjn vert send ver til kmmunestyret fr sluttbehandling. Ved ppfylging av rapprtar vert det send melding til kmmunestyret når ppfylginga er behandla i kntrllutvalet. Selskapskntrll Selskapskntrllar består av ein lvpålagt del g ein frivillig del. Eigarskapskntrllen er den lvpålagte delen. Eigarskapskntrll ser på krleis kmmunen frvaltar sitt eigarskap i selskapa dei deltek i. Dette er ein kntrll av kmmunen si frvaltning, g ikkje av sjølve selskapet. I tillegg kan kntrllutvalet velje m dei vil gjennmføre ein frivillig frvaltningsrevisjn i selskapet (ffentleg eigde AS, IKS g enkelte 27 selskap). Føresetnaden er at selskapet 100% eigd av kmmunen åleine eller saman med andre kmmunar (sjå KL 80). Departementet har òg nemnt at det kan gjennmførast slik kntrll sjølv m selskapet ikkje er heileigd av kmmunar. Då kan ein ikkje gå inn i sjølve selskapet, men må gjennmføre kntrllen ved bruke av pne kjelder. Selskapskntrllar skal gjennmførast i tråd med eigen planen fr selskapskntrll. Denne vart laga av kntrllutvalet g vedteken av kmmunestyret hausten 2016. Kntrllutvalet planlegg følgjande aktivitetar i 2018 på mrådet: Kmmunen vedtek i desember 2017 ei verrdna eigarstrategi fr selskap kmmune har eigardel i. Kntrllutvalet vil følgje med i kmmunen sitt arbeid å utvikle individuelle eigarstrategiar fr dei enkelte selskap, i saman med dei andre eigarane. 6 Bestilling er i samsvar med gjeldande plan fr frvaltningsrevisjn 2012-2016, vedteken av kmmunestyret. 3
Bestille nye selskapskntrllar. Selskapskntrllar vert bestilt saman med dei andre eigarkmmunane. Pr. i dag er det ikkje planar m nye selskapskntrllar i selskap kr Hå er medeigar Behandle rapprter m selskapskntrll Hå kntrllutval har pr. i dag ingen selskapskntrllar i bestilling. Følgje pp rapprtar Selskapskntrll i IVAR IKS Kntrllutvalet innstiller direkte til kmmunestyret når rapprt m gjennmførd selskapskntrll vert send ver til kmmunestyret fr sluttbehandling. Ved ppfylging av rapprtar vert det send melding til kmmunestyret vår ppfylginga er behandla i kntrllutvalet. Budsjett fr kntrll g tilsyn Kntrllutvalet skal lage frslag til budsjett fr kntrll- g tilsynsarbeidet i kmmunen. Kntrllutvalet skal sjølvlage budsjettet, g det er berre kntrllutvalet sm kan gjere endringar i utvalet sitt eige frslag før plitisk budsjettbehandlinga. Kntrllutvalet pptrer på vegne av kmmunestyret g er direkte underrdna kmmunestyret. Det er derfr viktig fr kmmunestyret å vera kjent med kntrllutvalet si vurdering av øknmiske behv fr kntrll- g tilsynsarbeidet: Kntrllutvalet sitt budsjettfrslag skal difr følgje med til kmmunestyret ved behandling av årsbudsjettet. Kntrllutvalet sine ppgåver på mrådet er: Utarbeide frslag til budsjett fr kntrll g tilsyn kmande år. Fylgje pp budsjett fr inneverande år. Andre ppgåver sm ligg til kntrllutvalet Orienteringar m kmmunen si drift på de enkelte mråda sm et ledd i tilsynet med kmmunen sine aktiviteter. Kntrllutvalet vil frtsetje sin tidlegare praksis med å invitere kmmunale leiarar til å rientere m sine arbeids- g ansvarsmråder. Opplæring/rientering fr nyvald kntrllutval m utvalets arbeid g ansvarsmråde På alle møta i kntrllutvalet vert fyljande faste punkt satt på dagsrdenen: Gdkjenning av innkalling g saksliste Gdkjenning av prtkll frå førre møte Statusversikt Meldingar Eventuelt Hå den 29. nvember 2017 Hå kntrllutval Hans Obrestad Leiar av kntrllutvalet Dette dkumentet er elektrnisk gdkjent g trenger ikkje signatur. 4
Årshjulet består av kjende saker. I tillegg til desse kan det kmme andre saker sm dukkar pp i løpet av året. Kntrllutvalet skal òg behandle saker sm gjeld tidlegare bestilte rapprtar når desse er ferdigstilte, sjå ppstilling i årsplanen. Ver merksemd på at saker sm er nemnde under «andre saker/kmmentarar» ikkje er fastlåst til eit møte, g kan difr verte frskyvd. Oppstillinga er difr berre veiledane. Møtetidspunkt Faste saker Andre saker/kmmentarar Februar Kntrllutvalet si årsmelding 2017 Årsrekneskap kntrll g tilsyn 2017 April Uttale til årsrekneskap 2017 Skatterekneskapen 2017 Orientering frå administrasjnen Orientering frå administrasjnen Rapprt undersøking av barnevernet Juni September Oktber Tertialrapprt rekneskap fr kntrll g tilsyn 30.04.2018 Rapprt rekneskap kntrll g tilsyn pr. 31.07.2018 Budsjettfrslag 2018 fr kntrll g tilsyn. Møteplan 2018 Orientering frå administrasjnen Orientering m kmmunen sin tertialrekneskap 1. tertial 2018 Oppfølging av selskapskntrll i IKVAR IKS Oppfølging rapprt Psykisk helse g rusvern Utveljing av mråde til frvaltningsrevisjn 2019Revisr rienterer m planlegging av regnskapsrevisjnen 2018 Orientering m kmmunen sin tertialrekneskap 2. tertial 2012 Bestilling frvaltningsrevisjnar 2019 Desember Årsplan fr 2018 5