Åpent referat styremøte 9/3-2015 - kl 18:00 på styrerommet Møtt: Øystein, Fritz (Inntrer som fullt medlem), Aase, Knut Erik, Terje Meldt frafall: Stian Orienteringssaker Godkjenning av referat 11/02 2015. Epost til lutvannkollen@styrerommet.net vil få varsel om å benytte lutvannkollenstyre@gmail.com. Norsk Brannvern kommer for å sjekke boenhetene. Dette er 2. år av 3 som avtalen er tegnet for. Dagene for inspeksjon er 24 og 25 mars. Feieren kommer til rekkehusene 11/3. Det er behov for å avholde et arbeidsmøte for å jobbe med parkering. Fokus på parkeringsreglene i blokkgarasjene og utleieplassene. Vi prøver å finne et tidspunkt for dette i mars. Knut Erik sender ut doodle. Setter også av tid til budsjettaklaring. Knut Erik og Øystein samler det vi har av tid der. Kanal digital har rettet opp kabel TV ledninger i ORV30 rekka. Forberedelse til generalforsamlingsinnkalling Endelig utforming av styrets årsberetning. Utarbeidet. Neste års styre. Terje har meldt at han går ut. Fritz leder generalforsamlingen i år igjen mot at borettslaget støtter Redd Barna med 3000 kr. Betongrehabilitering Det er ankommet 3 anbud på betongrehabiliteringen av blokkgarasjene. Løken konkluderer som følger: Tilbyder nr. 2, Viking Entreprenør AS har det laveste tilbudet. Firmaet har sentralgodkjenning i Statens Byginingstekniske etat for de arbeider entreprisen omfatter. Firmaet har en tilfredsstillende økonomi. Det er ikke i tilbudet medsendt referanser, men av bedriftsens hjemmesider fremgår det at de har betydelig erfaring med betongrehabilitering basert på katodisk beskyttelse.
Firma PA Entreprenør har tilbudet en alternativ løsning med klodriduttrekk. Vi har ikke grunnlag for å hevde at denne løsning er bedre enn den beskrevne løsning fra Ødegård og Lund AS. Den samlede prisforskjellen mellom Viking og PA Entreprenør er på kr. 2.373.189, inkl mva. kan eter vår vurdering ikke forsvare valg av elektrokjemisk kloriduttrekk som utbedringsmetode i Luvannkollen Brl. Med grunnlag i foranstående vurderinger og vedlagte tilbudsoversikt, vil vi anbefale at det inngås kontrakt med Viking Entreprenør AS for rehabilitering av garasjene i Lutvannkollen BRL. Forslag til budsjett. Med grunnlag i den anbefalte entreprenørs tilbud, har vi satt opp et forslag til budsjett for arbeidene med en budsjettsum på kr 5.100.00, inkl mva og reserver. Borettslaget går inn for innstillingen fra Per Kristian Løken og innstiller anbudet fra Viking Entreprenør AS. Før tilbudet signeres og prosjektet oppstartes må følgende være utført: Tilbudene må gjennomleses. Finne part som skal følge prosjektet Levetid på rehabiliteringen må avklares. Oppstart, framdrift, betalingsplan. Vi setter av et tidspunkt for arbeidsmøte med Løken. Revidert budsjett for 2015 Fra budsjett 2015 har vi som følger: Vedlikehold 3.750.000 Større vedlikehold 3.250.000 Betongrehabiliteringen blir budsjettert til 5.100.000 kr. Forslag til nytt budsjett for 2015 blir: Vedlikehold endres til 3.8 millioner kroner Større vedlikehold økes til 5.1 millioner kroner Styrehonorar settes til 280.000 Forsikringer settes til 545.000
Innkommet søknad om rehabilitering av bad i ORV X Epost fra X: Jeg ønsker å søke om å få pusse opp 2 bad i rekkehuset mitt i Ole Reistads vei X. Dette er en totalrenovering av badene med utbytting av alt av rør og sluk tilknyttet til badene. Samtidig ønsker jeg å vite om borettslaget samtidig vil støtte utbytting av rør med vannavløp fra tak. Deler av disse går gjennom badene våre etter det jeg forstår så det er kanskje lurt å få de byttet samtidig når badet totalrehabiliteres? De er kanskje ikke så hardt belastet, men også disse begynner å bli noen år gamle. Tilstanden på rørene skal sjekkes og byttes om det er behov for dette. Erfaringene fra dette tas med til fremtidig planer om vedlikehold av disse. Innkommet forslag til generalforsamlingen fra ORV X Etter kommunikasjon med beboer har hun bestemt seg for at hun ønsker å diskutere dette på beboermøte og ikke at det skal tas opp som sak på generalforsamlingen. Under følger epostkommunikasjon med forslagsstiller: Fra nestleder: Hei. Har du motatt styrets kommentar til innspill til vedtektsendringer? Har du spørsmål tilknyttet dette? Ønsker du at forslaget slik det er stilt skal inn som et forslag til vedtektsendringer slik det står i dag? Fra beboer: Ja det har jeg. Du kaller det vedtektsendringer. Jeg vil bare at dette taes opp som en sak på årsmøte.
Fra nestleder: Hei! På årsmøtet behandles ikke diskusjonssaker. Det som behandles der av saker fra beboere er forslag som skal føre til endringer i vedtekter eller husordensregler. Etter årsmøtet avholdes det et beboermøte og der kan man diskutere det man skulle ønske. Det er ingen agenda på årsmøtet og alle beboere kan ta opp de temaene de ønsker uten at de er meldt inn på forhånd. Om du ønsker å ta opp disse to sakene der så kan du gjøre det. Da tolker jeg deg dit at du ikke ønsker å stille dette som en sak til generalforsamlingen? Mvh Knut Erik Borgen Nestleder Fra beboer: Ok. Saken avsluttes. Innkjøp av feiekost til gressklipper Vi har fått et tilbud pålydende 51185 for kosteutstyr som kan brukes for å fjerne grus fra plenene etter vinteren. Tilbud er sirkulert per epost. I fjor benyttet borettslaget Gårdspass for å gjøre denne jobben og det kom på 27000 kr. Olav har etter avtale med nestleder fått holdt av kost og time til utbytting slik at det er mulig å få denne montert i tide. Borettslaget kjøper inn feieutstyr. Rate for trappevask Notat fra Fritz: Trappevask i blokkene utført av eksternt renholdsfirma ble innført etter at styret foreslo dette for generalforsamlingen 29.04.1998. Forslaget inneholdt formuleringen: Kostnaden ved renholdet vil bli belastet som en ekstrakostnad og tillagt nåværende husleie for andelseierne i blokkene. Det er altså forutsetningen at ordningen skal være selvfinansierende. Jeg har foretatt en gjennomgang av post 667 Renhold ved firmaer for 2014, og ser at
fire fakturaer på renhold av søppelbeholdere på 6.017,50; 26687,50; 23.625, ; og 6.017,50; til sammen 62.347,50 er ført på denne posten. Etter mitt syn burde de vært ført på post 6615 Drift/vedlikehold søppelanlegg. Jeg har gjort en tilsvarende gjennomgang av regnskapet for tidligere år, og har renset bort kostnader som ikke har noe med trappevask og annet renhold i oppgangene i blokkene. Likviditeten for trappevaskordningen er da som vist i figuren til venstre nedenfor. Som man ser er det for tiden et overskudd på 125.000, og med uforandret beboer betaling og en antatt prisstigning på 2.5% vil dette overskuddet øke i tre år til. En mulig løsning er å sette beboer betalingen til null i et halvt år fra 1/9 15 til 1/3 16, som vist i figuren til høyre ovenfor. Da vil ordningen ha en likviditet på ca 25.000, og det er rom for noe ekstra renhold i oppgangene. Om et par år kan det så bli aktuelt å øke betalingen noe. Forslaget innebærer å gi avkall på en inntekt på 120.750 fordelt på 80.500 i 2015 og 20.750 i 2016, men begrunnelsen er at ordningen skal oppleves som rettferdig. Jeg foreslår også at OBOS instrueres i å flytte de nevnte kostnadene fra post 667 til 6615, og at OBOS i framtida ikke fører uvedkommende kostnader på post 667, slik at det blir enklere for beboerne å forholde seg til regnskapet og notene til dette på dette området. 1. Beboer betalingen settes til null i et halvt år fra 1/9 15 til 1/3 16. 2. OBOS instrueres i å flytte de nevnte kostnadene fra post 667 til 6615, og at OBOS i framtida ikke fører uvedkommende kostnader på post 667, slik at det blir enklere for beboerne å forholde seg til regnskapet og notene til dette på dette området. Varmtvannsproblemer i blokkene 1. Gå gjennom epostene med eksterne vurderinger sent fra vaktmester. 2. Tiltak Tiltak: 1. Vi gjennomfører som planlagt innlegging av tilbakeslagsventiler 2. Vi avventer forbedring av sirkulasjon til vi vet hvilken strategi som velges for vann til enhetene i blokkene. 3. Omstrukturere beredere til å stå i serie. Prøve på en plass. 4. Vi får alternativ elektriker til å sjekke opp kursene.