Møteinnkalling Tid: 24. oktober 2012 kl. 18:00 Sted: ARENDAL RÅDHUS, 254 - Strømsbu Forfall må meldes snarest. Vi ber deg melde fra til vararepresentant dersom du selv ikke kan møte. Åpning: Sakliste: AKF 30/2012 MØTEPROTOKOLL - ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - 19.09.12 AKF 31/2012 REVISJON GRAVPLANER - TROMØY OG HISØY KIRKEGÅRDER AKF 32/2012 RULLESTOLRAMPE - AUSTRE MOLAND KIRKESTUE AKF 33/2012 AUSTRE MOLAND KIRKE - FJERNING AV BENKER AKF 34/2012 NY KIRKEORDNING - KIRKERÅDETS HØRINGSNOTAT AKF 35/2012 REFERATSAKER FELLESRÅDET 24.10.12 Arendal, den 17.10.2012 Leder Kontorsjef
AKF 30/2012 MØTEPROTOKOLL - ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - 19.09.12 Bilag i saken: Møteprotokoll fra fellesrådets møte 19.09.12. Møteprotokoll fra s møte 19.09.12 legges frem for godkjenning. godkjenner møteprotokoll fra møtet 19.09.12.
AKF 31/2012 REVISJON GRAVPLANER - TROMØY OG HISØY KIRKEGÅRDER Vedlegg: Tromøy kirkegård, Oversiktskart datert 17.08.12, utarbeidet av Asplan Viak Hisøy kirkegård, Oversiktskart datert 16.08.12, utarbeidet av Asplan Viak I Forskrift til lov om kirkegårder, kremasjon og gravferd heter det i 4. Inndeling av kirkegård. Gravplan: Kirkegård inndeles i gravfelt og enkeltgraver. Hver grav skal ha eget nummer. Gravene skal kunne måles ut fra målemerker, og et tilstrekkelig antall målemerker i hvert gravfelt skal være koordinatbestemte. Det skal foreligge gravplan over kirkegården i målestokk 1:100. Planen skal vise hver enkelt grav med nummer og gi opplysninger om hvem som er gravlagt i vedkommende grav, eventuelt i form av en kode. Planen skal også vise målemerkene samt inneholde en liste over de koordinatbestemte målemerkene. Deler av kirkegård som er fredet i eller i medhold av kulturminneloven, skal avmerkes på planen. Det var i stor grad mangelfulle kart og manglende målemerker på kirkegårdene våre. I 2011 startet arbeidet med å oppgradere kartverk og gravplaner, å revidere gravplaner og å sette ut målemerker der det var behov, slik at kravet i forskriftene tilfredsstilles. Det ble vedtatt reviderte planer for kirkegårdene Austre Moland, Flosta, Stokken, Helleheia i sak AKF 30/2011, og Bjorbekk og Engene i sak AKF 62/2011. Arbeidet videreføres i 2012. Så langt er reviderte gravplaner for Tromøy og Hisøy ferdige. For å komme videre i arbeidet med å legge revisjonene inn i digitalt register (Gravlund), er det ønskelig å få vedtatt de planene som så langt er ferdige. Det arbeides videre med Færvik, Barbu og Arendal kirkegårder, men disse er ikke klare ennå. For Øyestad kirkegård foreligger tilfredsstillende gravplaner og målemerker, da det her ikke foretas noen endringer i forhold til planene som ble vedtatt i forbindelse med oppfylling i 2009 (sak AKF20/2009 og AKF49/2009). Det er derfor ikke behov for noe nytt vedtak her. Det ble i utgangspunktet lagt opp til at de reviderte kartene måtte godkjennes av bispedømmerådet, men en anmodning om godkjenning i 2011 ble tilbakesendt kirkevergen med opplysning om at det ikke var krav til godkjenning ved slik revisjon og ny opptegning. Det legges derfor nå opp til at de reviderte gravplanene godkjennes av fellesrådet, og dermed gjøres gjeldende i henhold til forskrifter og vedtekter. Oppgraderingen omfatter følgende elementer: 1. registrering av feil og behov for endringer 2. justering av gravfelter og korrigering av eksisterende gravplaner 3. korrigering av gravplaner og nummerering 4. forslag til regulering av gravfelt der det er behov for korrigering av gravstørrelser og posisjoner ut over halv gravlengde/halv gravbredde
5. behandling og godkjenning av reviderte planer 6. utsetting av målemerker med koordinater for minimum alle hjørnepunkter i gravfeltene 7. registrering av alle reviderte gravfelt i digitalt register På en del gravfelter er det lagt opp til en justering av gravrekkene. Dette medfører at graver og gravminners posisjon justeres inntil en halv gravlengde/gravbredde, og over tid rettes inn, uten at festeforhold endres. Det tas selvsagt nødvendige hensyn til fredningstid ved slike justeringer. På Tromøy og Hisøy kirkegårder er det ikke behov for regulering ut over dette. I tillegg er det enkelte graver som utgår eller endres fra kistegraver til urnegraver. Dersom årsaken er at graver ikke tilfredsstiller krav til størrelse eller dybde til fjell eller grunnvannstand, må disse endres med umiddelbar virkning. Dette gjelder for en del gamle graver, og er ofte en problemstilling der graver ligger på terrasser, og stein i forstøtningsmuren stikker inn i gravfeltet og gjør at gravene ikke holder tilstrekkelige mål. For en del andre graver gjør adkomstforhold og fysiske hindringer at det legges opp til en endring fra kistegraver til urnegraver. På steder der det for eksempel kun er adkomst via trapper, det ikke kan graves med maskin, m.v., endres gravene når festeforholdet opphører evt. skal fornyes. De vesentligste endringer som er foretatt, er følgende: Tromøy kirkegård a. På en del gravfelter er det lagt opp til en justering av gravers posisjon inntil en halv gravlengde/gravbredde b. I gravfelt A utgår grav nummer 4 i alle rekker etter hvert som festeavtaler utløper. Årsaken er manglende plass, kombinert med terrengformasjon. Der det foreligger festeavtale, er gravene tegnet inn på gravplanen, men tas ut når gravene utgår. c. I gravfelt I utgår grav nummer 4 i alle rekker etter hvert som festeavtaler utløper. Årsaken er manglende plass, kombinert med terrengformasjon. Der det foreligger festeavtale, er gravene tegnet inn på gravplanen, men tas ut når gravene utgår. Hisøy kirkegård a. På en del gravfelter er det lagt opp til en justering av gravers posisjon inntil en halv gravlengde/gravbredde b. På terrasser er graver endret fra kistegrav til urnegrav på grunn av størrelse og vanskelig adkomst c. I gravfelt C (familiegravsteder) er en del graver, 21 gravsteder med til sammen ca 60 graver endret fra kistegraver til urnegraver på grunn av manglende størrelse (lengde). vedtar reviderte gravplaner datert 17.08.12 for Tromøy kirkegård og reviderte gravplaner datert 16.08.12 for Hisøy kirkegård.
AKF 32/2012 RULLESTOLRAMPE - AUSTRE MOLAND KIRKESTUE Vedlegg: Situasjonsplan Austre Moland kirkestue, mål 1:500, datert 08.10.12 Adkomstforholdene til Austre Moland kirke har vært behandlet i fellesrådet tidligere (sak AKF 52/2010 og AKF 19/2011) og menighetsrådet har i vedtak gitt uttrykk for sine ønsker når det gjelder løsninger og utforming. Menighetsrådet har i tillegg i brev av 03.07.12 pekt på at adkomstforholdene til kirkestua ikke er tilfredsstillende. Toalettet i kirkestua er eneste toalett for kirken. Kirkestua nyttes også til konfirmantundervisning og til mindre samlinger. Dette bidrar til å redusere driftsutgiftene for kirkebygget. Når det gjelder rullestolatkomst til toalett og kirkestue, er det flere mangler i forhold til krav i forskrift om universell utforming. Gangen innenfor ytterdør er for smal i forhold til nødvendig snuareal, toalettet har ikke nødvendig bredde, og dørenes plassering, dimensjoner og utrustning har mangler osv. Det største hinderet for rullestolbrukere er nok likevel den utvendige rampen som har alt for stort stigningsforhold (ca 1:4), har mangler ved utformingen, og i tillegg ofte kan være glatt. I forslag til investeringsbudsjett (økonomiplan) for perioden 2013 16, vedtatt i fellesrådet 19.09.12 under sak AKF 28/2012, er prosjektet for utbedring av adkomstforholdene ved Austre Moland kirke tatt med og forutsatt gjennomført i 2016. Her er også ny rampe til kirkestua inkludert. Det er utarbeidet budsjettpris for to alternative utførelser av rampe til kirkestua, - en løsning i stål som vil koste ca kr. 105.000, mens en løsning i betong og naturstein har en budsjettpris på ca kr. 160.000. I e-post til kirkevergen 21.09. tar leder i menighetsrådet opp en problemstilling der det framgår at det i inneværende år er behov for rullestolatkomst i forbindelse med konfirmantundervisningen. Spørsmålet er om det er mulig å utbedre adkomstforholdene til kirkestua umiddelbart. På bakgrunn av denne henvendelsen har kirkevergen, i tillegg til de alternative løsningene som er anført ovenfor, sett nærmere på en mulig midlertidig løsning med en ny rampe i tre. Utførelsen blir i prinsippet tilsvarende den løsningen som eksisterer i dag, men med en betydelig lengre rampe (ca 5 meter) slik at stigningsforholdet blir akseptabelt. Det er ikke forutsatt frostfri fundamentering, kun en enkel fundamentering på terreng. Dersom rampen forlenges, må også snøfangere på tak gjøres lengre, for å forhindre snøras på rampen. Det er innhentet prisoverslag som viser at en slik løsning kan gjennomføres for ca kr. 32.000. Det må dermed tas stilling til hvor vidt: - bygging av en permanent rampe skal framskyndes - det skal bygges en midlertidig rampe - dagens mangelfulle løsning skal bestå fram til 2016 (forutsatt at forslag til økonomiplan blir fulgt opp). Alternativ 2 med en midlertidig løsning synes å være ugunstig økonomisk sett dersom rampen skal fornyes allerede om 4 5 år. En enkel fundamentering vil også lett føre til bevegelser i konstruksjonen, som igjen bidrar til et lite tiltalende utseende. Det anbefales derfor å velge
alternativ 1 eller 3. En løsning der rullestolbrukere er helt avhengig av hjelp for å komme inn i kirkestua er lite tilfredsstillende, og det er derfor ønskelig å velge alternativ 1. Da det foreløpig ikke foreligger finansiering for et slikt tiltak, må det midlertidig omdisponeres midler fra andre prosjekter eller det må vedtas å nytte kompensert merverdiavgift fra andre prosjekter. Kirkevergen vil evt. se nærmere på mulige løsninger, og komme tilbake til fellesrådet med forslag til finansiering. Det anbefales at en permanent rampe utføres i stål, og kommer på plass så snart som mulig. Austre Moland menighetsråd bør uttale seg i saken, og løsningen forelegges menighetsrådet for uttalelse før tiltak iverksettes. går inn for at det så snart som mulig bygges en ny permanent rullestolrampe ved hovedinngangen til kirkestua i Austre Moland. Rampen utføres som en stålkonstruksjon. Saken oversendes Austre Moland menighetsråd for uttalelse. Kirkevergen ser nærmere på aktuelle løsninger for finansiering, og legger fram forslag for fellesrådet for godkjenning.
AKF 33/2012 AUSTRE MOLAND KIRKE - FJERNING AV BENKER Vedlegg: Austre Moland kirke, Planskisse mål 1:200, datert 08.10.12 Austre Moland menighetsråd har i brev datert 11.09.12 meddelt at lekerommet, som det tidligere ble søkt om, ikke lenger er aktuelt, da det er urealistisk å finne løsninger som kan godkjennes. Menighetsrådet ser likevel fremdeles et stort behov for å tilrettelegge kirkerommet bedre for barn, gi plass for rullestolbrukere og besøkende med barnevogn, og søker derfor om midlertidig fjerning av 3 benker i kirkerommet. Det ønskes fjernet 3 benker i høyre sideskip på samme side som prekestolen. På denne siden er det kun 4 benker, og ved å fjerne de tre lengst mot prekestolen, vil det bli frigjort et areal på ca 13 m2. Arealet kan i tillegg nyttes som plass for kor. l sideskipet er det ikke «avlukkedører» inn til benkene, og dermed blir inngrepet mindre. Ved å fjerne 3 benker må imidlertid også en av rørovnene som er montert under benk, fjernes. Det presiseres at benkene vil bli oppbevart, og kan remonteres slik at tiltaket er reversibelt. Benkene i høyre sideskip nærmest prekestolen er svært eksponert, og ved å ta bort 3 benker vil det sett fra inngang og hovedskip være et betydelig visuelt inngrep som endrer inntrykket av kirkerommet. I tillegg ligger det aktuelle området nær inntil prekestolen. Aktivitet fra barn vil lett kunne medføre forstyrrelse for den som formidler fra prekestolen, og også medføre at tilhørere i kirken får fokus på denne aktiviteten i stedet for på alter og prekestol. Den oppvarmingskapasiteten som blir borte dersom en av rørovnene fjernes, kan trolig erstattes ved montering av panelovn(er). Teknisk er dette et kurant tiltak, men vil medføre en visuell endring i kirkerommet. Når det gjelder totalt antall sitteplasser i kirken, vil en fjerning av 3 benker ha mindre betydning. Det er rømningskapasiteten fra kirken som gir begrensningen i antall personer som totalt kan oppholde seg i kirken. Tapet av sitteplasser nede i kirken kan i stor grad kompenseres med å øke persontallet på galleriene. Dersom det skal fjernes 3 benker i kirkerommet, er det nærliggende å vurdere om dette heller burde gjøres på den andre siden i sideskipet. Inngrepene ville i hovedsak bli noenlunde de samme, men inngrepet ville bli langt mindre eksponert, - endringen i kirkerommet ville ikke oppleves så omfattende og vil ikke i samme grad være synlig fra sitteplassene i hovedskipet. En slik løsning ville også øke avstanden fra «aktivitetsarealet» til prekestolen. Alternativet med å benytte det frie arealet til kor, vil imidlertid da bortfalle. Rullestolinngangen til kirken vil være via ytterdør i høyre sideskip, og slik sett vil det være riktig å tilrettelegge for rullestoler og barnevogner i dette området. støtter ønsket fra menighetsrådet om å tilrettelegge for rullestoler, barn og barnevogner i Austre Moland kirke ved at det midlertidig fjernes tre benker i høyre sideskip. Det anbefales imidlertid å fjerne benkene på vestre side, for på den måten å øke avstanden fra det åpne arealet til prekestolen, og ikke minst for at inngrepet skal bli mindre eksponert i kirkerommet. Saken oversendes biskopen via prosten for videre behandling.
AKF 34/2012 NY KIRKEORDNING - KIRKERÅDETS HØRINGSNOTAT Bilag:./. Framtidig kirkeordning. Hvordan skal vi håndtere refleksjonsdokumentet. Powerpoint, benyttet av adm. dir. Frank Grimstad i KA under seminaret om framtidig kirkeordning mandag 15.10.2012 på Drotningborg. Det vises til sak 20/2012 i møte onsdag 29. august om fellesrådets arbeid med Kirkerådets refleksjonsdokument. Med bakgrunn i utsendte dokumenter fra Kirkerådet ( Kirkeordning etter 2013.Et refleksjonsdokument fra Kirkerådet. ), fra KA ( Framtidig kirkeordning med særlig fokus på den lokale kirke.et ressurshefte fra KA. ), samt et sammendrag av utredningen Kjent inventar i nytt hus av 22.0.2011, drøftet fellesrådet hvordan rådet skal arbeide med høringen som Kirkerådet har invitert til, og som har uttalefrist pr. 1. desember. Fellesrådet har ønsket å arbeide grundig med denne saken: - Fellesrådets leder og kirkevergen deltok i KAs høstkonferanse 3.-4. september, der høringen om framtidig kirkeordning var hovedtema. - I fellesrådets møte den 19. september ble det i sak 29/2012 referatsaker framlagt en uttalelse fra styret i KA Kirkelig arbeidsgiver- og interesseorganisasjon til Kirkerådets refleksjonsdokument. - Torsdag 27. september arrangerte prostene i Aust-Nedenes og i Arendal en temakveld om kirkeordningen etter 2013 på Dalen misjonshus. - Mandag 15. oktober inviterte fellesrådene i Grimstad og Arendal til en seminarkveld om Kirkerådets høring rundt den framtidige kirkeordningen, på Drotningborg skole. Seminarkvelden den 15. oktober ga god motivasjon og refleksjon til utarbeidelsen av en høringsuttalelse. En endelig utforming av uttalelsen vi enten bli utarbeidet i møtet den 24. oktober, eller formulert ut fra drøftingene, med tanke på vedtak i novembermøtet. Det foreligger ikke noen innstilling på tidspunktet for utsendelse av saken.
AKF 35/2012 REFERATSAKER FELLESRÅDET 24.10.12 a) Postliste kirkevergen. Vedlagt. b) Gravstedslegater Arendal kirkegård: - Fam.gravsted nr 207 - "M.K. Olsen" - kr 26.000 - inntil 20 år - v/adv. Hald & Co. - Høgedal terr. G - 8-7 "Klara Margrete og Birger Kristian Knutsen" - kr 13.000 - inntil 10 år v/per Gunnar Disch Austre-Moland kirkegård: - Felt R - 7-4 "Helga Landbø" - kr 13.000 - inntil 10 år - v/ivar Ånonsen. Hisøy kirkegård: - Felt T-7-18 - "Thorstein Wasmuth" - kr 13.000 - inntil 10 år - v/nordis Wasmuth - Årsmelding 2011 for Familiekontoret i Aust-Agder -Høringsuttalelse fra Vestfold krematorium til forslag til endringer i gravferdsforskriften. Orienteringer: - Kontorlokaler - Styrking av ledelsesfunksjonen ift menighetsstabene - Lokale lønnsforhandlinger - Årlige drøftingsmøter med tros- og livssynssamfunn, jf. gravferdsloven 23.3 - Interimsstyre for Kirkens bymisjon er etablert i Arendal Informasjon om framdrift i prosjekter: Trefoldighetskirken reetablering av flombelysning Viser til tidligere informasjon i saken. Det er tidligere konkludert med at det i første omgang skal monteres et midlertidig anlegg (lysarmaturer for et permanent anlegg benyttes, men oppstillingen gjøres midlertidig) slik at resultatet kan vurderes på stedet. En midlertidig løsning ble montert torsdag 4. oktober. Resultatet ble etter vår vurdering svært bra. De reaksjoner som er kommet inn til kirkevergen, er utelukkende positive. Det ble sørget for en god dokumentasjon av resultatet i form av bilder. Kirkevergen har dermed sendt søknad til riksantikvaren og biskopen om å få godkjent en utvendig belysning i samsvar med den provisoriske løsningen som ble satt opp, kun med noen små korrigeringer. Det er som tidligere anført, ikke avsatt midler på fellesrådets budsjett til dette tiltaket, men det synes å være stor interesse blant flere aktører (hovedsaklig private) for å delta i finansieringen av prosjektet. Det er ønskelig å få avklart saken så raskt som mulig.
Areal til parkeringsplass ved Færvik kirke og kirkegård Etter at det ble sendt ut informasjon om denne saken til forrige møte, er det nå kommet signaler om at det likevel kan bli stilt krav om at det må utarbeides reguleringsplan. Kirkevergen har sendt en henvendelse til kommunen v/planavdelingen og bedt om en endelig avklaring i spørsmålet, men har så langt ikke fått noen tilbakemelding på henvendelsen. Barbu kirkegård mur mot naboeiendom Det vises til tidligere informasjon om prosjektet. Tiltaket er søknadspliktig etter plan- og bygningsloven, og oppstart av arbeidet har blitt utsatt på grunn av manglende igangsettingstillatelse. Så langt kirkevergen kjenner til skal dette være i orden med det aller første, og det er dermed håp om at arbeidet kan gjennomføres som planlagt i høst. Felles brannsikringstiltak Arbeidet med brannsikringstiltak i kirkene videreføres, og de tiltakene som er planlagt for 2012 vil bli gjennomført. I hovedsak er det utskifting av gamle sentraler for brannalarmanlegg, sikring av tavleskap og utskifting av gammelt fordelingsanlegg som skal gjennomføres. Trefoldighetskirken kontroll av trekonstruksjon i tårn I 2012 er det avsatt budsjettmidler til å gjennomføre kontroll av trekonstruksjonen i Trefoldighetskirken. Det mest sentrale er konstruksjonen i tårnet, men også noen elementer i takkonstruksjonen over kirkeskipet skal undersøkes. Det er en rapport fra 2007 som konkluderer med at det kan finnes fukt- og råteskader i trekonstruksjonene, som er bakgrunnen for tiltaket. Det knytter seg spenning til resultatene fra den undersøkelse og kontroll som nå skal gjennomføres. Trefoldighetskirken rehabilitering av ytterdører Det er for 2012 avsatt budsjettmidler til utvendig vedlikehold av Trefoldighetskirken, og arbeidet med å innhente tilbud på rehabilitering av ytterdører i de to sideinngangene i søndre ende av kirken er satt i gang. tar de fremlagte referatsaker til etterretning.