FREMDRIFTSPLAN SOLA KOMMUNE (Underbilag 4 - versjon 2) ACOS Ressurser (timer) Kunde Ressurser (timer) Ansvar Dokumentasjon Startdato Sluttdato FORBEREDELSESFASE (FF) 11.11.16 1.5.17 FF0.1 Signering av kontrakt Signert kontrakt 11.11.16 11.11.16 FF0.2 Prosjektledelse - administrasjon - rådgiving 80 80 ACOS FF0.3 Teknisk prosjektledelse - koordinering og rådgivning 15 15 ACOS Sum prosjektledelse i forberedelsfasen 95 95 FF1.1 FF1: PROSJEKTETABLERING OG ANSVARSFORDELING 1.12.16 1.2.17 Etablere overordnet prosjektstruktur (hovedprosjekt, delprosjekter, ansvarlige) FF1.2 Overlevering av standard dokumentasjon ACOS Installasjonsdokumentasjon Systemdokumentasjon Brukerdokumentasjon FF1.3 Gjennomføre oppstartsmøte i hovedprosjektgruppe 12 36 FF1.3.1 Gjennomgang av avtale for felles forståelse for leveranse FF1.3.2 Gjennomgang av evt. endrede forutsetninger/rammebetingelser for prosjektet FF1.3.3 Gjennomgang av overordnet prosjektplan for felles forståelse av fremdrift, ansvarsfordeling og risiko FF1.3.4 Sikre at prosjektgruppen har beslutningsmyndighet FF1.3.5 Sikre riktig sammensetning av prosjektets arbeidsgrupper i hovedprosjekt og delprosjekt FF1.3.6 Avklare prosjektet rolle og grensesnitt mot andre prosjekter FF1.3.7 Avklare prosjektets kommunikasjons- og rapporteringsrutiner FF1.3.8 Avklare rammebetingelser og frekvens for gjennomføring av prosjektmøter FF1.4 Tidfeste oppstartsmøter for delprosjekter Teknisk, Rutiner og konfigurasjon og Opplæring FF1.5 Etablere plan for aktuelle workshops i forberedelsesfasen FF1.6 Tidfeste opplæring av prosjektdeltakere i hoved- og delprosjekter i WebSak med aktuelle moduler FF1.7 Gjennomføre mulighetskonferanse Arbeidsflyt - leveres som tilleggsytelse hvis ønskelig FF1.8 Ferdigstille oppdatert fremdrifts- og milepælsplan FF1.9 Godkjenne endelig fremdrifts- og milepælsplan Prosjektplan Risikoanalyse Fremdriftsplan Sum timer prosjektetablering og ansvarsfordeling 12 36
FF2: INSTALLASJON 1.12.16 1.2.17 FF2.1 Oversende relevante systemskisser og dokumentasjon på teknisk miljø 6 SK FF2.2 Gjennomføre oppstartsmøte i delprosjekt Teknisk 3 12 FF2.2.1 Gjennomgang av teknisk bilag/spesifikasjon i avtalen og systemskisser/dokumentasjon fra kunde FF2.2.2 Avklare frekvens for gjennomføring av tekniske avklaringsmøter - etablere møterekke ihht. relevante tema for avklaring FF2.2.3 Avklare behov for tilganger til kundens tekniske miljø(er) FF2.3 Opprette brukere med relevante rettigheter i kundens tekniske miljø(er) 2 SK FF2.4 Tekniske avklaringsmøter gjennomføres 6 24 FF2.5 Klargjøre teknisk infrastruktur iht. teknisk spesifikasjon Testmiljø SK FF2.6 Oversender plan for installasjonsarbeidet til kunde Testmiljø Installasjonsplan ACOS Mal for installasjonstest FF2.7 Installasjon og etablering av testbase - intern sone og sikker sone 60 ACOS Installasjonsrapport FF2.8 Klargjøring av msi-pakker for klientinstallasjon 4 ACOS FF2.9 Distribusjon av software til klienter 4 SK FF2.10 Utføre installasjonstest 8 ACOS Installasjonstestrapport FF2.11 Installasjonstest er godkjent SK FF2.12 Testmiljø er etablert FF2.13 Kurs/teknisk workshop for kompetansebygging hos driftsansvarlig og driftspersonell (se beskrivelse av kurs i kursoversikten) 3 12 ACOS Sum installasjon 84 60 FF3: DETALJSPESIFISERING AV RUTINER OG KONFIGURASJON 1.2.17 1.3.17 FF3.1 Klargjøre og oversende maler for rutinedokumentasjon ACOS FF3.2 Gjennomføre opplæring av prosjektgruppe + arbeidsgruppen for Rutiner. 3 21 ACOS FF3.4 Rutinegjennomgang Saksbehandlere, ledere, arkiv og møtebehandling 30 100 FF3.5 Gjennomgang av grunnlagsregistre og etablere utkast til konfigurasjonsdokumentasjon 9 36 FF3.6 Gjennomgang av dokumentmaler og beslutte hovedmaler 3 18 FF3.7 Kartlegge behov for standardtekster 20 SK FF3.8 Oppdatert konfigurasjonsdokumentasjon ferdigstilles og oversendes kunde 6 ACOS FF3.9 Rutinedokumenter ferdigstilles for godkjenning til godkjenningsprøve 10 SK FF3.10 Rutiner og detaljspesifisering av løsningskonfigurasjon er godkjent Konfigurasjonsdok. Arkivrutiner Saksbehanderrutiner Møtebehandlingsrutiner Sum detaljspesifisering av rutiner og konfigurasjon 51 205 FF4: DETALJSPESIFISERING AV KONVERTERING 1.2.17 1.3.17 FF4.1 Avklaringsmøter konvertering og etablering av konverteringsplan etableres 5 20 FF4.2 Regler for konvertering foreligger 25 Sum detaljspesifisering av konvertering 30 20
FF5.1 FF5: KONFIGURERING AV TESTBASE IHT. DETALJSPESIFIKASJON 1.3.16 1.4.17 Gjøre klart testskjema fra Byggsøk som skal kunne importeres til ACOS Mottak 5 SK FF5.2 Forberede grunnlagsbase for videre konfigurasjon 6 ACOS FF5.3 Konfigurasjon av ekspederingskanaler - BEST/EDU og SvarUt 6 ACOS FF5.4 Workshop for konfigurering av grunnlagsregistre (systemadministrasjon) 6 24 FF5.5 Workshop for konfigurasjon av ACOS Møte 3 12 FF5.6 Konfigurasjon av ACOS Mottak for Byggsøk - 1/2 dag inkl. opplæring - over linje 3 9 ACOS FF5.6 Konfigurasjon av ACOS Mottak for Oppad barnehage - 1/2 dag inkl. opplæring - over linje 3 9 ACOS FF5.7 Ferdigstille konfigurasjon av grunnlagsregistre, organisasjon og brukere 50 SK FF5.8 Tilpasse dokumentmaler til kundens grafiske profil 12 ACOS FF5.9 Workshop for bygging og registrering av dokumentmaler 15 ACOS FF5.10 Workshop for konfigurasjon og opplæring i ACOS Innsyn - over linje 3 12 FF5.11 Workshop for konfigurasjon og opplæring i ACOS Ledelsesinformasjon - over linje 3 12 FF5.12 FF5.13 Kvalitetssikre konfigurasjon av løsning. Justere konfigurasjonsdokumentasjon hvis endringer. Kopiere konfiguert database fra intern til sikker sone og gjøre nødvendige tilpasninger 4 16 10 16 Oppdatert konfigursasjonsdokumentasjon Sum konfigurering av testbase iht detaljspesifikasjon 74 149 FF6: ARBEIDSFLYT PLAN- OG BYGGESAK 1.3.17 1.4.17 FF6.1 Presentasjon for ledere innenfor plan- og byggesak 3 30 FF6.2 Oppstartsmøte for plan- og byggesak - bli kjent med løsningen 3 18 FF6.3 Tilpasse byggesaksflyter til eksisterende grunnlagsdata 12 4 ACOS FF6.4 Tilpasse plansaksflyter til eksisterende grunnlagsdata 12 4 ACOS FF6.4 Tilpasse delingssaksflyter til eksisterende grunnlagsdata 12 4 ACOS Sum arbeidflyt plan- og byggesak 42 56 FF7.1 FF7: ETABLERING AV INTEGRASJONER 1.3.17 1.4.17 Integrasjoner (skal-krav): Rådgivning og koordinering mot 3.partsleverandør ifm. etablering 35 25 av integrasjon Sum etablering av integrasjoner 35 25 FF8: FORBEREDE OG GJENNOMFØRE OPPLÆRING 1.3.17 1.5.17 FF8.1 Klargjøre og oversende utkast til opplæringsopplegg - diverse kurs 4 4 ACOS FF8.2 Kartlegge brukergrupper og opplæringsbehov 20 SK FF8.3 Gjennomføre oppstartsmøte i delprosjekt Opplæring 4 20 FF8.4 Beslutte innhold og omfang opplæring for ulike brukergrupper i opplæringsfase 1 4 20 FF8.5 Tidfeste kurs 2 10 FF8.6 Booke kursrom 10 SK
FF8.7 Opplæringsplan ferdigstilt 20 SK FF8.8 Opplæringsmateriale ferdigstilt og godkjent før opplæring FF8.9 Gjennomføre opplæring av brukergrupper i opplæringsfase 1 - se opplæringsplan ACOS Sum forberede og gjennomføre opplæring 14 104 FF9: FORBEREDE GODKJENNINGSPRØVE 1.4.17 1.5.17 FF9.1 Utarbeide grunnlagsmateriale for Leverandørens tester 8 ACOS FF9.2 Gjennomføre integrasjonstester 8 16 FF9.3 Gjennomføre system- og integrasjonstest 8 ACOS FF9.4 Oversende dokumentasjon på Leverandørens tester 4 ACOS FF9.5 Avklare rutiner for kommunikasjon/innmelding/oppfølging i testfasen FF9.6 Avklare bistand fra ACOS under godkjenningsprøven FF9.7 Ferdigstille testplan 5 SK FF9.8 Utarbeide testdokumentasjon (basert på godkjente rutiner + konfigdokument) 20 SK FF9.9 Testdokumentasjon godkjent FF9.10 Opplæring fase 1 er ferdigstilt FF9.11 Bekrefte at løsning er klar for godkjenningsprøve ACOS 1.5.17 Sum forberede godkjenningsprøve 28 41 TESTFASE (TF) 1.5.17 26.5.17 TF0.1 Prosjektledelse - administrasjon - rådgivning 30 30 TF0.2 Teknisk prosjektledelse - koordinering - rådgivning 10 10 Sum prosjektledelse i testfasen 40 40 TF1: GJENNOMFØRE GODKJENNINGSPRØVE 1.5.17 19.5.17 TF1.1 Gjennomføre godkjenningsprøve av testbase ihht. testplaner 100 SK TF1.2 Statusmøter for oppfølging av godkjenningsprøve TF1.3 Tilleggstjeneste: Bistand hos kunde ved godkjenningsprøve etter avtale ACOS TF1.4 Koordinere og planlegge patch i testmiljø hvis nødvendig ACOS TF1.5 Sluttdato for godkjenningsprøve SK 18.5.17 TF1.6 Kunden har godkjent leveransen - Leveringsdag SK Melding om godkjenning 19.5.17 Sum gjennomføre godkjenningsprøve 0 100 TF2: FORBEREDELSER TIL IDRIFTSETTELSE 1.5.17 19.5.17 TF2.1 Etablere detaljert idriftsettelsesplan TF2.2 Frigjøre nødvendige ressurser i oppstartsfasen TF2.3 Avklare evt. nedetid ved idriftsettelser TF2.4 Informasjon til alle berørte ansatte om idriftsettelse 10 SK TF2.5 Planleggingsdag før driftssetting - justering av konfigurasjon 8 24 TF2.6 Avklare supportrutiner
TF2.7 Rapporter til Acos supportsenter TF2.8 Overleveringsmøte med Supportsenter og Kunden 4 Sum forberedelser til idriftsettelse 8 38 TF3: INSTALLASJON - PRODUKSJONSBASE - INTERN SONE 22.5.17 26.5.17 TF3.1 Kopiere testbase og tømme denne for testdata - klargjøre til produksjon 4 ACOS Installasjonsrapport TF3.2 Etablere tjenester mot produksjonsbase 4 ACOS Installasjonsrapport TF3.3 Klargjøring av msi-pakker for klientinstallasjon 2 ACOS TF3.4 Distribusjon av software til klienter 8 SK TF3.5 Utføre installasjonstest 4 ACOS Installasjonstestrapport TF3.6 Installasjonstest er godkjent SK Sum installasjon - produksjonsbase - intern sone 14 8 TF4: INSTALLASJON - PRODUKSJONSBASE - SIKKER SONE 22.5.17 26.5.17 TF4.1 Kopiere testbase og tømme denne for testdata - klargjøre til produksjon 4 ACOS Installasjonsrapport TF4.2 Etablere tjenester mot produksjonsbase 4 ACOS Installasjonsrapport TF4.3 Klargjøring av msi-pakker for klientinstallasjon 2 ACOS TF4.4 Distribusjon av software til klienter 8 SK TF4.5 Utføre installasjonstest 4 ACOS Installasjonstestrapport TF4.6 Installasjonstest er godkjent SK Sum installasjon - produksjonsbase - sikker sone 14 8 TF5: INSTALLASJON - KURSBASE - INTERN SONE 1.5.17 7.5.17 TF5.1 Kopiere testbase og tømme denne for testdata - klargjøre til kurs 4 ACOS Installasjonsrapport TF5.2 Etablere tjenester mot produksjonsbase 4 ACOS Installasjonsrapport TF5.3 Klargjøring av msi-pakker for klientinstallasjon 2 ACOS TF5.4 Distribusjon av software til klienter 8 SK TF5.5 Utføre installasjonstest 2 ACOS Installasjonstestrapport TF5.6 Installasjonstest er godkjent SK Sum installasjon - kursbase - intern sone 12 8 GARANTIPERIODE (GP) - 1 år fra Leveringsdag 19.5.17 19.5.18 GP0.1 Prosjektledelse - administrasjon - rådgivning 20 20 GP0.2 Teknisk prosjektledelse - koordinering - rådgivning 0 0 Sum prosjektledelse garantiperiode 20 20 GP1: DRIFTSETTING 1.6.17 1.6.17 GP1.1 Driftsetting 100 SK 1.6.17 GP1.2 Tilleggsytelse: Bistand ved driftssetting ACOS GP1.3 Tilleggsytelse: Bistand ved innkalling til første utvalgsmøte ACOS GP1.4 Support starter ACOS Sum driftsetting 0 100
GP2: KONVERTERING 1.6.17 10.6.17 GP2.1 Etablering av teknisk konverteringsmiljø 10 SK GP2.2 Konvertering av dagens driftsbaser til historisk base til test ihht etablerte regler 100 ACOS GP2.3 Test av konvertering - ACOS sammen med kunde 20 20 GP2.4 Justering/feilretting og retesting - ACOS sammen med kunde 20 20 GP2.5 Kunden har godkjent historiske base for utrulling SK Sum konvertering 140 50 Oppsummering Forberedelsesfasen FF0 Sum prosjektledelse i forberedelsfasen 95 95 FF1 Sum timer prosjektetablering og ansvarsfordeling 12 36 FF2 Sum installasjon 84 60 FF3 Sum detaljspesifisering av rutiner og konfigurasjon 51 205 FF4 Sum detaljspesifisering av konvertering 30 20 FF5 Sum konfigurering av testbase iht detaljspesifikasjon 74 149 FF7 Sum arbeidflyt plan- og byggesak 42 56 FF8 Sum etablering av integrasjoner 35 25 FF9 Sum forberede og gjennomføre opplæring 14 104 FF10 Sum forberede godkjenningsprøve 28 41 Sum forberedelsesfasen 465 791 Testfasen TF0 Sum prosjektledelse i testfasen 40 40 TF1 Sum gjennomføre godkjenningsprøve 0 100 TF2 Sum forberedelser til idriftsettelse 8 38 TF3 Sum installasjon - produksjonsbase - intern sone 14 8 TF3 Sum installasjon - produksjonsbase - sikker sone 14 8 TF3 Sum installasjon - kursbase - intern sone 12 8 Sum testfasen 88 186 Garantiperioden GP0 Sum prosjektledelse garantiperiode 20 20 GP1 Sum driftsetting 0 100 GP2 Sum konvertering 140 50 Sum garantiperioden 160 170 Totalt for prosjektgjennomføring 713 1147