Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 24/10/2012 SAK NR 50-2012 Budsjettestimat for 2013 Forslag til vedtak: Styret tar saken om budsjettestimat 2013 til orientering. Skien, 17. oktober, 2012 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 7
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Budsjettestimat 2013 for Pasientreiser ANS er på samme nivå som budsjettet for 2013. Dette til tross for en estimert pris- og lønnsvekst på til sammen 3 %. Ut fra en nominell bergning betyr dette en reduksjon på ca 2 millioner sammenlignet med budsjettet for 2012. Hovedlinjene i budsjettet vil være: Det legges til grunn en videreføring av dagens oppgaveportefølje og tjenestenivå. Et volum på saksinngang på nivå med 2012. Det legges til grunn en 5 % produktivitetsforbedring i 2013. Drift av NISSY og PRO øker med om lag 2,2 millioner kroner Pris- og lønnsjustering beregnet tilsammen 3 % Antall årsverk reduseres med netto 2 fra 67 til 65 årsverk. Det er en reduksjon på 3 årsverk i driftsavdelingen som direkte følge av økt effektivitet. Samtidig er det gjort en styrkning av området Analyse og rapportering. Forprosjektet Mine Pasientreiser utredes høsten 2012 og i forslag til statsbudsjett for 2013 står det: Refusjonsordning ved transport (pasientreiser) skal forenkles. I dag sendes store mengder papirskjema og kvitteringer til behandling. En elektronisk løsning som er tilgjengelig via helsenorge.no (Mine pasientreiser) planlegges etablert. Ressursbehov knyttet til Mine Pasientreiser er ikke lagt inn som forutsetning i budsjettforlag for 2013, men det vil bli jobbet med vurdering rundt dette frem til neste styremøte. Administrerende direktør vurderer det fremlagte budsjettestimatet som et realistisk anslag for ressursbehovet i 2013 sett i forhold til de oppgaver selskapet er satt til å løse. Det vil bli foretatt ytterligere detaljering og kvalitetssikring frem mot endelig budsjettforslag som vil bli forelagt styret i desember. 2. Prosessen så langt Selskapet har høsten 2012 jobbet for å sikre god kvalitet i budsjettet. Dette arbeidet vil fortsette mot budsjettforslag som går til styret i 12.desember og diskusjonene vil ha et videre fokus på et nøkternt og realistisk budsjett for 2013. Side 2 av 7
3. Totalbudsjett 2013 Det totale budsjettestimatet for 2013 er 103,7 millioner kroner mot 103,4 mill i 2012. I 2012 var det i tillegg et budsjett for LEAN-prosjektet på 6,5 millioner kroner. Det er foreløpig ikke budsjettert med kostnader for videreføring av et eventuelt LEAN-prosjekt i 2013. Tabell: Budsjettforslag 2013 Kostnader (beløp `000) 2013 Produksjonskostnader kr 5 610 Innleie personell kr 1 665 Lønnskostnader kr 31 957 Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad kr 9 092 Andre personalkostnader kr 2 100 Avskrivninger kr 2 453 Trykkeritjenester kr 1 650 NISSY/PRO/05515 kr 33 460 Andre driftsutgifter kr 15 725 Totalt kr 103 712 Sammenlignet med 2012 er budsjettutkastet for 2013 på samme nivå. 105 Budsjettoppbygging 104 103,4 mill. + 2 mill. = 103,7 mill. - 2,2 mill. Kostnad i mll 103 102 101 100 Lavere volum - 1,7 mill. Økt effektivitet = reduserte årsverk + 2,2 mill. Ny avtale NHN NISSY og PRO Lønnsvekst Prisjustering 99 98 Budsjett 2012 Budsjett 2013 Graf: Budsjettoppbygging 2012 vs. 2013 Endringene skyldes hovedsakelig: Reduksjon i budsjettert volum fra 816000 saker i 2012 til 790 000 saker i 2013 (-3,2 %) og lavere uttak av reiseregninger og konvolutter fra behandlere. Høyere effektivitet i driftsavdelingen i 2013 enn budsjettert i 2012 (1,7 mill). Økte kostnader ved ny avtale med Norsk Helsenett fra 1.1.2013(2,2 mill). Økt pris- og lønnsjustering (ca 2 mill kr). Side 3 av 7
3.1. Budsjett 2012 for transaksjonstunge oppgaver (enkeltoppgjør) Volum saksinngang driftsavdelingen Det er medio oktober estimert en saksinngang på ca 790 000 saker mot budsjettert 816000 saker for 2012, dvs. at saksinngang i 2012 er estimert 3,2 % lavere enn det som er budsjettert. 840000 830000 830000 Utvikling saksinngang 820000 816000 810000 800000 790000 790000 790000 790000 790000 780000 770000 760000 750000 Graf: Utvikling saksinngang fra 2010-2013 Den forventede veksten i saksinngang slo ikke til i 2011 og estimeres heller ikke å gjøre dette 2012. I budsjettet for 2013 er det derfor lagt til grunn at saksinngangen vil stabilisere seg på ca 790 000 saker. Som vi kan se av tabellen over bygger vårt anslag på historiske tall. Gevinsttiltak Faktisk 2010 Budsjett 2011 Faktisk 2011 Budsjett 2012 Estimat 2012 Budsjett 2013 Status gevinsttiltak I hele 2011 og 2012 er det arbeidet med gevinstrealisering gjennom arbeidet med kontinuerlig forbedring (KF/Lean). Kombinert med en bedring i stabilitet og økning i ytelse i PRO har dette gitt gode resultater, og det er en økt produktivitet utover det effektiviseringskrav som var budsjettert i 2012. I budsjettet for 2012 er det lagt til grunn 26 000 saker per årsverk. Sett hele 2012 under ett er det nå estimert 26 333 saker per årsverk, dvs. en økning på 1,3 % utover det som var opprinnelig budsjett i 2012. Planlagte tiltak 2013 I budsjettet for 2013 er det lagt til grunn 27 700 saker per årsverk, dvs. en økning i produktivitet på 5 % vs. estimat for 2012. Totalt tilsier dette en produktivitetsøkning på 6,5 % fra vedtatt budsjett 2012. Tabell: Reduksjon i budsjett (%) Produktivitet Budsjett 2012 Estimat 2012 Budsjett 2013 % endring estimat mot budsjett 2013 Aktivitet 816 000 790 000 790 000 0 % Årsverk 31 30 29-3 % = Saker per årsverk 26 000 26 333 27 719 5 % Side 4 av 7
Sammenlignet med budsjett 2012 er det som følge av overnevnte tiltak estimert en effektivisering og reduksjon på 3,9 millioner kroner i 2013 knyttet til volum og lønnskostnader. I budsjettet for 2012 var det lagt til grunn 31 årsverk knyttet til transaksjonstunge oppgaver mot 42 årsverk i budsjett 2011. Estimatet for 2012 er 30 årsverk og i budsjettet for 2013 er dette redusert til 29 årsverk. Fra 2011 til 2013 er dette en reduksjon på hele 30 %. Selskapet har fortsatt fokus på økt effektivitet i 2013, men ser at de store effektivitetsgevinstene naturlig nok vil flate noe ut. 3.2. Beredskap saksbehandlingsbistand Det fremgår av selskapsavtale av 14.06.2010: Selskapet skal gjennom nært samarbeid med de enkelte regionale helseforetakene sikre at saksbehandlingstiden vedrørende enkeltoppgjør har akseptabel behandlingstid og om nødvendig ta initiativ til å avhjelpe pasientreisekontorene, som har primæransvar for saksbehandling, med saksbehandling og ha en nødvendig fleksibilitet i sin bemanning for å sikre dette. På bakgrunn av dette har selskapet etablert en kapasitet bestående av 21 arbeidsstasjoner som er tilgjengelige for saksbehandling. Dette påfører selskapet kostnader knyttet til lokaler, drift og avskrivninger på IKT-utstyr, samt en fast bemanning på 0,75 årsverk for å administrere oppfølgingen og aktiveringen av beredskapen. Etterspørselen etter saksbehandlingstjenester fra Pasientreiser ANS har vært økende gjennom første halvår 2012. I gjennomsnitt er det solgt 11,1 månedsverk. 20 18 Tilleggstjenester 2012 17,6 16,7 18,8 16 14 12 12 10,7 12,9 10 Leverte månedsverk 8 6 4 6,2 5,2 7 4 Bestilte månedsverk 2 0 januar februar mars april mai juni juli august september oktober Graf: Tilleggstjenester 2012 Det legges til grunn en videreføring av beredskapen og finansieringen ved at beredskapen dekkes inn gjennom en inntekt fra eierne, mens bruken av saksbehandlingskapasiteten faktureres pasientreisekontorene time for time til en timepris som skal dekke selskapets variable kostnader. Basisberedskapen er budsjettert til ca. 1,1 millioner kroner for 2013, mot ca 1 millioner kroner for 2012. Økningen skyldes prisvekst, hovedsakelig husleie. Side 5 av 7
3.3. Nye oppgaver fra 2011- Egenandelsinnrapportering og saksbehandling av spesialsaker Det erfares en økt produktivitet, samt noe lavere aktivitet en forventet. Budsjettet for 2013 er derfor redusert med ca 1,5 til 4 årsverk og kostnadene er redusert med 1 millioner kroner til 3 millioner kroner. 3.4. Systemeierskap NISSY og PRO I dette budsjettet inngår kostnader knyttet til driftsavtaler med Norsk Helsenett, Locus og Acando, samt leieavtale med Norsk Helsenett for bruk av systemene. I tillegg er det budsjettert med midler til ekstern bistand for å understøtte gjennomføring av kommende utviklingstiltak. Tabell: Driftsbudsjett 2012-2013 Driftsbudsjett (i mill kr) Budsjett 2012 Budsjett 2013 Endring NISSY-systemforvaltning 13,8 15,7 1,9 PRO-systemforvaltning 17,4 17,7 0,3 Totalt 31,2 33,4 2,2 Budsjettestimatet øker med 2,2 millioner kroner og det skyldes en forventet inngåelse av ny driftsavtale med Norsk Helsenett fra 1.1.2013, kfr egen styresak om dette. Totalt øker avtalen med ca 5,2 millioner kroner og av dette beløpet er det allerede tatt høyde for en økning på ca 2 millioner kroner i 2012-budsjettet. Det var lagt til grunn at ny driftsavtale med Norsk Helsenett ville iverksettes med 6 måneders effekt i 2012 og en budsjettert økt kostnad på ca 2 millioner kroner, denne kommer først fra 2013. I tillegg er nå bruk av hardware tatt inn i den nye avtalen, mens det i 2012 har blitt fakturert via leieavtalen. Det forventes at leien av PRO og NISSY vil reduseres med omlag 1,2 millioner kroner i 2013 ettersom denne kostnaden er flyttet til driftsavtalen. 3.5. Analyse og rapportering Analyse og rapportering er et strategisk satsingsområde for Pasientreiser ANS og er en tjeneste som har levert gjennom 2012, men som skal utvikles ytterligere. Interessentene er pasientreisekontor, HF, RHF, HOD og andre som trenger styringsinformasjon innen pasientreiseområdet. Det erfares stor etterspørsel etter styringsinformasjon og beslutningsstøtte i forbindelse med daglig drift, utvikling og ikke minst i kjølvannet av LEAN-prosjektet i 2012. En viktig suksessfaktor for at kontinuerlig forbedringskulturen skal leve videre ved pasientreisekontorene at vi er i stand til å levere små og store analysebestillinger tilknyttet det løpende forbedringsarbeid som forventes gjort ved kontorene i årene fremover. Det forventes også betydelige leveranser av analyser knyttet til vurdering av konsekvenser av eventuell innføring av standardsatser på enkeltoppgjør. Side 6 av 7
Som følge av en økt etterspørsel og for å bidra til sikre måloppnåelse innen dette strategiske satsningsområdet er det i løpet av høsten 2012 ansatt ytterligere en ressurs slik at det er 3 årsverk fra 2013 3.6. Andre momenter a. Det er lagt til grunn en lønnsutvikling på nivå med forutsetninger i statsbudsjettet for 2012. b. En eventuell implementering i 2013 av Mine Pasientreiser som en selvbetjeningsløsning for pasientene er ikke inkludert i budsjettet c. Det er satt av 0,5 millioner kroner til internrevisjonstjenester d. Kostnader ved en eventuell videreføring av LEAN- prosjekt er ikke innarbeidet i budsjettforlaget 4. Årsverk Lønn og personalkostnader I budsjettestimatet for 2013 er det lagt til grunn 65 årsverk. Budsjettestimatet for 2013 viser en reduksjon netto 2 årsverk. Transaksjonstunge tjenester omfatter arbeidsprosesser direkte knyttet til enkeltoppgjør og består av postmottak, skanning, oppgaveregistrering, utsendelse av vedtaksbrev, utbetaling og avviksbehandling. Av totalt 29 årsverk i 2013, er ca 3 årsverk budsjettert som innleid personell på driftsavdelingen for å kunne justere bemanning i forhold til arbeidsmengde. Nytt årsverk innen samordnings- og koordineringsoppgaver er gjort for å styrke det strategiske satsningsområdet Analyse og rapportering. Utvikling årsverk 2011 2012 2013 77 67 65 42 31 29 19 21 22 7 6 4 9 9 9 Transaksjonstunge tjenester Nye oppgaver Samordning- og koordineringsoppgaver Graf: Utvikling i årsverk 2011-2013 Administrasjon Total 5. Konklusjon Administrerende direktør mener budsjettutkastet gir et godt og dekkene bilde av selskapets utfordringer for 2013 og vil legge dette til grunn for videre arbeide frem til endelig budsjettforslag som fremmes for styret i møte 12.12.12. Side 7 av 7