Vår ref. 14/224-2 033 /KASB Medlemmar og varamedlemmar Dato 30.04.2014 Notodden kommune - kontrollutvalget Det vert med dette kalla inn til møte: Dato: 08.05.2014 Tid: 09.00 13.00 Sted: Notodden kommunehus, formannskapssalen Dersom de ikkje kan møte må det snarast meldast ifrå til sekretær for kontrollutvalet, på e-post: beatemarie.dahleide@temark.no eller tlf 91 73 98 93. Vara møter berre etter eiga innkalling. Vedlagt følgjer sakene 10/14-14/14 for Leiar Bjarne Bakken Beate Marie Dahl Eide Sekretær for kontrollutvalet Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 91 73 98 93 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
Sakliste for Notodden kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 10/14 14/210 NOTODDEN KOMMUNESKOGER KF ÅRSREGNSKAP 2013 11/14 14/212 NOTODDEN KOMMUNE SITT ÅRSREGNSKAP 2013 - KONTROLLUTVALGET SIN UTTALELSE 12/14 13/17 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - KVALITET OG RESSURSUTNYTTING AV HJEMMEBASERTE TJENESTER 13/14 13/312 ETISKE RETNINGSLINJER FOR NOTODDEN KOMMUNE 14/14 14/217 EVENTUELT I MØTE 08.05.2014
Sak nr. 10/14 NOTODDEN KOMMUNESKOGER KF ÅRSREGNSKAP 2013 Arkivsaksnr.: 14/210 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Beate Marie Dahl Eide Behandling i: 10/14 Notodden kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak har behandlet årsregnskapet for Notodden Kommuneskoger KF 2013 med årsberetning. Utvalget baserer sin behandling på Telemark kommunerevisjon IKSs arbeid og revisors beretning. har ingen merknader og anbefaler at årsregnskapet for Notodden Kommuneskoger KF 2013 med årsberetning, godkjennes. Saksopplysningar Notodden Kommuneskoger KF årsregnskap, årsberetning og revisors beretning 2013 er lagt ved saka. Vedlegg: -kommuneskogene i Gransherad KF årsregnskap 2013 (gjort tilgjengelig på ipad) -årsberetning for Notodden kommuneskoger KF 2013 (gjort tilgjengelig på ipad) -revisors beretning, datert 28.04.2014 (gjort tilgjengelig på ipad) Sak 10/14 Side 3 av 10
Sak nr. 11/14 NOTODDEN KOMMUNE SITT ÅRSREGNSKAP 2013 - KONTROLLUTVALGET SIN UTTALELSE Arkivsaksnr.: 14/212 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Beate Marie Dahl Eide Behandling i: 11/14 Notodden kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak s uttalelse til Notodden kommunes årsregnskap 2013: har behandlet Notoddens kommunes årsregnskap for 2013. Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Driftsregnskapet viser kr 688 976 461 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 200 687. Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Utvalget baserer sin behandling på revisjonens arbeid, revisors beretning og rapport til kontrollutvalget. mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. anbefaler at Notoddens kommunes årsregnskap og årsmelding for 2013 godkjennes. Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2013, datert 28.04.2014 følger vedlagt. Uttalelsen sendes til kommunestyret. Kopi av uttalelsen sendes formannskapet. Saksopplysninger I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til kommunens årsregnskap til kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal sendes formannskapet. I følge Forskrift om årsregnskap og årsmelding 10 skal kommunens årsmelding fremlegges for kontrollutvalget før det gir sin uttalelse. Telemark kommunerevisjon IKS, som er kommunens revisor, har avlagt revisors beretning datert 28.04.2014. Beretningen er en beretning med avvik. Dette skyldes at årsregnskap og årsberetning ikke er levert innen fristene. Årsregnskap er avlagt 31.03.2014 og årsmeldingen Sak 11/14 Side 4 av 10
er mottatt av revisor 23.04.2014. Fristen for å avlegge regnskap er 15.02 og årsberetning 31.03. Sak 11/14 Driftsregnskapet viser kr 688 976 461 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 200 687. Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Investeringsutgiftene er ca. 20% lavere enn kommunens vedtatte justerte budsjett. Notodden kommune har et negativt netto driftsresultat på 4 663 953,- og et mindreforbruk på 200 687,-. Regnskapet viser en negativ netto resultatgrad på 0,5%. Det er store avvik mellom regnskap og budsjett for det ulike sektorene. Det gjelder oppvekst, helse og omsorg, samt sosial og flyktninger. Sentraladministrasjonen/felles har et forholdsvis stort mindreforbruk. Det har i flere år vært underdekning på noen av selvkostområdene: avløp, kart/oppmåling, plansaker. Kommunen har mål om full dekning, og det må her iverksettes tiltak. Vann har over tid hatt overdekning, og har per i dag et stort overdekningsfond. Investeringsbudsjettet er avsluttet i balanse. Det er store avvik mellom regnskap og budsjett (20% differanse). Det er samme krav til realisme i driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet, noe revisjonen har tatt opp flere ganger. Det er også en del inntekter i investeringsregnskapet som ikke er budsjettert. Kommunens lånegjeld har økt med 20,4% i løpet av året, og utgjør nå 908 843 000,-. Notodden kommune har en synkende likviditetsgrad. Kommunens fond har blitt kraftig redusert i løpet av året. Revisor peker også på skifte av økonomisystem 1.4.13. som en kilde til feil og ekstra arbeidsbelastning. Kommunen bør få på plass rutiner for offentlig støtte og tilsvarende ordninger. Revisjonen peker på at kommunestyrets vedtak i sak 48/13 rundt avtaler ikke er fulgt opp. Dette arbeidet må prioriteres fremover. Det vises ellers til rådmannens årsberetning og revisors beretning og rapport til kontrollutvalget. Vedlegg: 1. Årsregnskap og årsmelding 2013 for Notodden kommune (tilgjengelig for medlemmene på ipad). 2. Revisors beretning for 2013. 3. Revisors rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2013. Side 5 av 10
Sak nr. 12/14 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - KVALITET OG RESSURSUTNYTTING AV HJEMMEBASERTE TJENESTER Arkivsaksnr.: 13/17 Arkivkode: 217 Saksbehandler: Beate Marie Dahl Eide Behandling i: 3/13 Notodden kommune - kontrollutvalget 16/13 Notodden kommune - kontrollutvalget 12/14 Notodden kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Saken legges frem uten innstilling. Saksopplysninger behandlet i møte 22.04.2013 (KU-sak 16/13) forvaltningsrevisjonsprosjekt om kvalitet og ressursutnytting av hjemmebaserte tjenester. gjorde følgende vedtak: «Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret ber Notodden kommune: Kartlegge risiko knyttet til svikt og mangler i utførelsen av hjemmetjenesten og iverksette hensiktsmessige tiltak. Fortsette å gjennomføre brukerundersøkelser og søke å finne årsaker til eventuelle svake resultater. Kommunestyret ber rådmann redegjøre for anbefalingen i rapporten til kontrollutvalget innen våren 2014.» Saksgangen i Notodden kommune Etter behandling i valgte Notodden kommune å sende rapporten via Helseog sosialutvalget (møte 15.05.2013), med et eget saksfremlegg fra rådmannen. I saksfremlegget henvises det ikke til kontrollutvalgets saksforberedelse eller til kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret. Det står i saken fra rådmannen at protokoll fra kontrollutvalgets behandling er vedlegg sammen med rapporten, men på kommunens nettsider finner sekretariatet bare selve rapporten som vedlegg. Saken ble deretter lagt frem for Kommunestyret 23.05.2013 med innstilling fra Helse- og sosialutvalget. Innstillingen fra Helse- og sosialutvalget ble enstemmig vedtatt i kommunestyret: Sak 12/14 Side 6 av 10
Sak 12/14 «Forvaltningsrevisjonsrapport nr 707 015 fra Telemark kommunerevisjon IKS, tas til etterretning. ------- Helse- og sosialutvalget er fornøyd med de generelt gode resultatene innen store deler av hjemmetjenestene. Vi vil støtte opp om det videre arbeidet med å tilpasse kompetanse og bemanningsplaner til brukernes behov. Det er viktig å øke kompetansen for alle grupper av ansatte og øke andel med høgskoleutdanning i hjemmebaserte tjenester. HSU vil også ta opp kontrollutvalgets punkter: - kartlegge risiko - gjennomføre brukerundersøkelse». Behandling av forvaltningsrapporter Saksgangen denne saka har hatt etter kontrollutvalgets behandling av saken er ikke i tråd med Kommuneloven. skal rapportere resultatene av forvaltningsrevisjoner direkte til kommunestyret, i tråd med Kommunelovens 77 nr.6 og Kontrollutvalgsforskriften 11 og 12. Saken skulle altså ha vært lagt frem med kontrollutvalgets saksforberedelse til grunn og kontrollutvalgets innstilling direkte til kommunestyret. I kommentarer til hvordan loven skal forsåes uttaler departementet i brevet at «kommuneloven 77 nr. 6 hjemler innstillingsrett for kontrollutvalget i saker hvor det rapporterer resultatene av sitt arbeid. Dette blir også utdypet på følgende måte: I saker hvor kontrollutvalget er gitt innstillingsrett, vil det ikke være anledning for andre verken administrasjonssjef eller folkevalgte organer å avgi innstilling. s enerett til å avgi innstilling er nødvendigvis ikke til hinder for at saken i tillegg forelegges andre folkevalgte organer. Departementet presiserer at slik foreleggelse skal være et supplement til kontrollutvalgets saksforberedelse. Det er ikke adgang til å erstatte kontrollutvalgets saksforberedelse på denne måten. Dersom en slik fremgangsmåte velges, må kontrollutvalgets innstilling og eventuelle vurderinger klart fremgå i saksdokumentene til kommunestyret. Det er altså ikke anledning til å erstatte kontrollutvalgets saksforberedelse. s innstilling og vurderinger skal fremgå klart av saken. Eventuelle kommentar fra rådmannen og/eller andre folkevalgte organer må fremkomme som tillegg/vedlegg til saken fra kontrollutvalget. Sekretariatet har bedt rådmannen redegjøre i møtet for kommunens oppfølging av anbefalingene i rapporten, i tråd med vedtaket i kontrollutvalget 22.04.2013, som ble oversendt kommunen 23.04.2013. Vurdering fra sekretariatet Rådmannen vil orientere om oppfølgingen av rapporten i møtet. Sekretariatet vil på et senere tidspunkt ta opp saksgangen og behandlingen av fremtidige forvaltningsrapporter direkte med kommunens ledelse. Side 7 av 10
Sak 12/14 Notodden kommune - kontrollutvalget i møte den 22.04.2013 sak nr. 16/13: Vedtak i Notodden kommune - kontrollutvalget Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret ber Notodden kommune: Kartlegge risiko knyttet til svikt og mangler i utførelsen av hjemmetjenesten og iverksette hensiktsmessige tiltak. Fortsette å gjennomføre brukerundersøkelser og søke å finne årsaker til eventuelle svake resultater. Kommunestyret ber rådmann redgjøre for anbefalingen i rapporten til kontrollutvalget innen våren 2014. Enstemmig vedtatt! Behandlinga i Notodden kommune - kontrollutvalget Forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev la frem forvaltningsrevisjonsprosjekt nr: 707 015 Kvalitet og ressursutnytting av hjemmebaserte tjenester i møtet. Rådmann Magnus Mathisen, seksjonsleder for Helse og Omsorg Anne Grete Rønningsdalen og virksomhetsleder for hjemmetjenester Liv R. Myhre møtte og fikk rapporten framlagt i møtet og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Side 8 av 10
Sak nr. 13/14 ETISKE RETNINGSLINJER FOR NOTODDEN KOMMUNE Arkivsaksnr.: 13/312 Arkivkode: 007 Saksbehandler: Beate Marie Dahl Eide Behandling i: / Notodden kommune - kontrollutvalget 29/13 Notodden kommune - kontrollutvalget 13/14 Notodden kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Saken tas til orientering. Saksopplysningar ga i møte 28.10.2013 innspill til de etiske retningslinjene i Notodden kommune (KU-sak 29/13). ga følgende innspill til de etiske retningslinjene i møtet: «De etiske retningslinjene bør: - også gjelde politikere i Notodden kommune - aktiveres blant de ansatte med jevne mellomrom I Notodden kommune : - bør det innføres en rutine for oppfølging av punkt 4.2 Ekstraverv, bierverv og styreverv i de etiske retningslinjene - skal det rapporteres til revisor ved reelle eller mistanker om mislighold». ba samtidig om en orientering fra administrasjonen om utførelsen av de overnevnte punktene, samt en orientering om arbeidet med kvalitetssystemet «Kvalitetslosen» våren 2014. Rådmann Svein Aannestad har varslet at administrasjonen vil orientere om saken i møtet. Sak 13/14 Side 9 av 10
Sak nr. 14/14 EVENTUELT I MØTE 08.05.2014 Arkivsaksnr.: 14/217 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Beate Marie Dahl Eide Behandling i: 14/14 Notodden kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Saksopplysningar Sak 14/14 Side 10 av 10