Tilsyn med Bergen kommune - helsestasjonstjenesten i Fyllingsdalen og Åsane

ETAT FOR BARN og FAMILIE Postboks 7700, 5020 Bergen Telefon: 05556 / 53 03 34 53 Besøksadresse: Rådstuplass 5 www.bergen.kommune.no Fylkesmannen i Hordaland Kommunal- og samfunnsplanavdelinga Postboks 7310 5020 BERGEN Deres ref. Deres brev av: Vår ref. Emnekode Dato 2013/10148 201314967-36 ESARK-41 09. sep 2013 ALHO Tilsyn med Bergen kommune - helsestasjonstjenesten i Fyllingsdalen og Åsane Viser til brev vedrørende tilsyn med Bergen kommune helsestasjonstjenestene i Fyllingsdalen og Åsane. Kontaktperson for tilsynet: Etatssjef Anne-Lise Hornæs Etat for Barn og familie Postboks 7700 5020 Bergen Telefon 53 03 34 40 Mobilnr. 452 52 077 Mailadresse: Anne-Lise.Hornaes@bergen.kommune.no Ved behov for direkte kontakt lokalt kan enhetslederne kontaktes: Fyllingsdalen helsestasjons- og skolehelsetjeneste Rita Midtbø Folke Bernadottes Vei 52 5147 Fyllingsdalen Telefon 55 56 54 32 Mobilnr. 452 79 571 Mailadresse: Rita.Midtbo@bergen.kommune.no Åsane helsestasjons- og skolehelsetjeneste Anne Espe Ulset Helsestasjon Åsane senter 38 5116 Ulset Telefon 55 56 70 83 Mobilnr. 951 86 570 Mailadresse: anne.espe@bergen.kommune.no

Vedleggene er elektronisk kopiert til minnepinne som følger dette brevet. Vedleggene er nummerert i hht punktene som følger i dette brev slik: V; punkt nummer. punkt bokstav og punkt romertall. Punkter som kun er besvart i dette brevet, framkommer ved at der ikke er referanse til vedlegg. Vi gjør oppmerksom på at vedleggene er arkivert i ulike format; PDF, Word, Exel eller Powerpoint. 1. Organisasjonskart for a. Byrådsavdeling for helse og omsorg. (V.1.a) Psykisk helsetjeneste for barn og unge er under omorganisering. Målet er å organisere koordinering av tiltaksarbeidet for målgruppen under etat for barn og familie. b. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten i Fyllingsdalen. (V.1.b) c. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten i Åsane. (V.1.c) 2. Lederavtaler og stillingsbeskrivelser a. Lederavtale for etatsjef (V.2.a.b.c) b. Lederavtale for enhetsleder i Fyllingsdalen. (Jfr. V.2.a.b.c) c. Lederavtale for enhetsleder i Åsane. (Jfr. V.2.a.b.c) d. Stillingsbeskrivelser for ulike ansattegrupper i Fyllingsdalen i. Lege (V.2.d.i) ii. Helsesøstre (V.2.d.ii) iii. Jordmor (V.2.d.iii) iv. Konsulent Varden / Bønes (merkantil) (V.2.d.iv) v. Konsulent Oasen (merkantil) (V.2.d.v) vi. Koordinator barn (V.2.d.vi) vii. Koordinator unge (V.2.d.vii) viii. Psykolog (V.2.d.viii) e. Stillingsbeskrivelser for ulike ansattegrupper i Åsane: i. Gruppeleder (V.2.e.i) ii. Helsesøster (V.2.e.ii) iii. Jordmor (V.2.e.iii) iv. Leger (V.2.e.iv) v. Psykolog (V.2.e.v) vi. Sekretær (V.2.e.vi) vii. Koordinator helsestasjon for ungdom (V.2.e.vii) f. Fagfullmakter lagt til etater og enheter (V.2.f) 3. Informasjon om helsestasjonstjenesten; a. Fyllingsdalen; navn på ansatte og helsepersonell som etter avtale deltar i arbeidet ved hver av helsestasjonene samt informasjon om hvor stor stilling den enkelte har. (V.3.a) i. Navn på leger (V.3.a.i) Side 2 av 7

b. Åsane; navn på ansatte og helsepersonell som etter avtale deltar i arbeidet ved hver av helsestasjonene samt informasjon om hvor stor stilling den enkelte har. (V.3.b) i. Arbeidsplan for ansatte i Åsane høst 2013 (V.3.b.i) 4. Medisinskfaglig rådgiver for helsestasjonene i Bergen kommune er smittevernoverlege Øystein Søbstad og overlege Zuzana Magnussen. Medisinskfaglig rådgivere er organisert under Helseetaten i Bergen kommune. (V.4) 5. Styringssystem gjelder alle helsestasjonstjenestene i Bergen a. Styringskort for helsestasjonstjenesten i Bergen (V.5.a) b. Prioriterte oppgaver/satsingsområder i tråd med bystyrets budsjettvedtak. Oppdragsbrev følger vedlagt. (V.5.b) c. Program for helsestasjonsvirksomheten skal utarbeides i Bergen kommune, jfr. oppdragsbrevet punkt 3.a. (Jfr. V.5.b) d. Virksomhetsplan for Fyllingsdalen helsestasjonstjeneste. (V.5.d.) e. Virksomhetsplan for Åsane helsestasjonstjeneste. (V.5.e.) f. Bystyresak vedr. kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene sak 337/05 (V.5.f.) i. I Bergen kommune er det etablert et kvalitetssystem som for helsestasjonsvirksomheten består av lokale kvalitetsutvalg (i hver enhet), en sentral kvalitetsgruppe for de 8 helsestasjons- og skolehelsetjenestene i Bergen samt et sentralt kvalitetsutvalg for alle fagområdene under Byrådsavdeling helse og omsorg. Referat fra møtene kan framlegges. 6. Rutiner for arbeid innen de områdene tilsynet omfatter inklusiv rutiner for bruk av tolk. a. Melding om helsestasjonstjenesten i. Politisk sak: Helsestasjonsmedlingen for Bergen kommune, journalsystemet HsPro samt styringskortet for Bergen kommune bygger på «veileder til forskriften av 3. april 2003», «retningslinjer for veiing og måling» (IS1736) og «retningslinjer for undersøkelse av syn, hørsel og språk hos barn (IS1235). (V.6.a.i) ii. Melding om helsestasjonstjenesten 2010 2015. (V.6.a.ii) b. Fellesrutiner for alle tjenestene i Bergen kommune i. Rutine for oppfølging av barn 0 6 uker. (V.6.b.i) ii. Helsepersonells plikt til å gi opplysninger til barneverntjenesten (V.6.b.ii) iii. Oppfølging av barn som ikke møter til avtale (V.6.b.iii) iv. Overføringsrutiner for barn og familier og familier fra «Rusfri start på livet» til nærmiljøhelsestasjon. (V.6.b.iv) v. Rutiner for samarbeid med fastlegene. (V.6.b.v) vi. Registrering av oppfølgingsgruppe barn 0 20 år. (V.6.b.vi) vii. Oppfølging av for tidlig fødte barn (V.6.b.vii) Side 3 av 7

viii. Rutiner for oppfølging av foreldre som mister et barn i perinatal død. (V.6.b.viii) ix. Helsestasjonens tilbud til adopsjonsbarnet og deres familie. (V.6.b.ix) x. Opplysninger til foresatte om overflytting av barnets journal. (V.6.b.x) xi. Rutiner for overføring av opplysninger mellom ansatte i helsestasjon og skolehelsetjenesten og deres samarbeidspartnere. (V.6.b.xi) xii. Håndtering av avvik og uønskede hendelser (V.6.b.xii) xiii. Rutine for håndtering av klage fra brukere. (V.6.b.xiii) xiv. Hendelser med betydelig personskade og alvorlig nesten ulykker (V.6.b.xiv) xv. Rapportmal fra lokale kvalitetsutvalg til sentral kvalitetsgruppe vedr. avvik (halvårlig rapportering) (V.6.b.xv) xvi. Rapportmal for aktivitet i sentral kvalitetsgruppe til byrådsavdelingens sentrale kvalitetsutvalg. (V.6.b.xvi) xvii. Forebygging av kjønnslemlestelse (V.6.b.xvii) c. Anbefalte brosjyrer til utdeling barn 0 4 år herunder brosjyrer oversatt til flere språk. (V.6.c) d. Rutiner for bruk av tolk. Henvisning til kurs og opplæring i bruk av tolk, samt veiledning for både tolker tjenesteutøvere, med henvisning til retningslinjer til bruk av tolk på tolkeportalen. i. Tolketjenester og bruk av tolk: https://www.bergen.kommune.no/tjenestetilbud/innvandring-ogintegrering/integrering/tolketjeneste ii. Bruk av tolk i helsestasjonstjenesten i Fyllingsdalen e. Interne rutiner for helsestasjonstjenesten i Åsane i. Bruk av tolk (V.6.e.i) ii. Ikke møtt til avtale (V.6.e.ii) iii. Oppfølging av barn med spesielle behov (V.6.c.iii) iv. Mottak av epikriser (V.6.c.iv) v. Hjemmebesøk (V.6.e.v) vi. Journalføring (V.6.e.vi) vii. Overføring av opplysninger (V.6.e.vii) viii. Opplæring av nyansatte (V.6.e.viii) ix. Sjekkliste nyansatte (V.6.e.ix) f. Interne rutiner for helsestasjonstjenesten i Fyllingsdalen i. Hjemmebesøk (V.6.f.i) ii. Journalføring og signering på data (V.6.f.ii) iii. Prosedyrer LEA-tavle (V.6.f.iii) iv. Samarbeid jordmor helsesøster internt (V.6.f.iv) 7. Skjema/sjekklister som helsestasjonstjenesten benytter finnes i journalsystemet HsPro. Dette kan presenteres under tilsynet. Side 4 av 7

a. Bergen kommune utvikler en elektronisk helseundersøkelse (helsesøster undersøkelse og legeundersøkelse) for følgende konsultasjoner; 6 uker, 6 mnd., 2 år og skolestart. Denne kan presenteres under tilsynet. 8. Informasjon om koordinerende enhet for habilitering og rehabilitering: a. Bergen kommune arbeider med en sak om opprettelse av koordinerende enhet i kommunen. Inntil enheten er etablert utfører forvaltningen den nødvendige koordinering av tjenestene. Foreløpig utkast til sak kan framlegges om ønskelig. i. Rutine for håndtering av saker for brukere med sammensatte og ressurskrevende behov. (V.8.a.i) b. I Fyllingsdalen er Siv Raum som har det koordinerende ansvaret. Hun arbeider i Forvaltningen; Bergen Vest c. I Åsane er Astrid Sande som har det koordinerende ansvaret. Hun arbeider i Forvaltningen, Bergen Nord. 9. Skriftlige rutiner, maler og skjema som blir benyttet for å koordinere utredning, planlegging, gjennomføring og evaluering av tjenester til barn. Under dette punktet har vi forstått oppdraget som å omfatte verktøy som skal sikre det enkelte barn en koordinert og målrettet innsats. a. Rutiner for arbeid med Individuell plan (V.9.a) b. Mal for Individuell plan (V.9.b) c. Helsestasjonstjenesten har ansvar for kartlegging av barn i oppfølgingsgruppe, jfr. vedlegg V.6.a.vi, samt ansvar for å sjekke ut om barn i oppfølgingsgruppe 3 og 4 har behov for IP, har IP, har fått tilbud om IP men har takket nei. Se styringskortet punkt 4.2 4.4, jfr. vedlegg V.5.a. 10. Informasjon om, eventuelt kopi av skriftlige rutiner som gjelder samarbeid mellom helsestasjonstjenesten og andre kommunale helse- og omsorgstjenester, fastleger og spesialisthelsetjenesten: a. Byomfattende samarbeidsavtaler/rutiner internt i Bergen kommune i. Helsestasjon fastleger, jfr. V.6.b.v ii. Helsestasjon Rusfri start på livet, jfr. V.6.b.iv. iii. Helsestasjon barnehager, PPT med Fagsentrene. Avtalen er forlenget inntil ny avtale er på plass. (V.10.a.iii) iv. Helsestasjon avdeling psykisk helse. (V.10.a.iv) v. Helsestasjon barneverntjenesten, jfr. V.6.b.ii vi. Konsultasjonsteam vedr. vold og overgrep. Der er team for drøfting av saker vedr. vold og overgrep i alle bydelene. Vedlagt følger mandat for oppretting av team i alle bydelene. (V.10.a.vi) b. Byomfattende samarbeidsavtaler eksternt i. Helsestasjon tannhelsetjenesten (V.10.b.i) ii. Helsestasjon Barne- og ungdomspsykiatrien SAMKOM. (V.10.b.ii) iii. Helsestasjon Kvinneklinikken (V.10.b.iii) iv. Samarbeidsavtale om forebygging herunder helsestasjon og Helse Bergen (V.10.b.iv) Side 5 av 7

c. Lokale avtaler/rutiner for helsestasjonstjenesten i Fyllingsdalen i. Helsestasjon barneverntjeneste. (V.10.c.i) ii. Helsestasjon fysioterapi (V.10.c.ii) iii. Helsestasjon PPT vedr. logopedtjeneste (V.10.c.iii) iv. Helsestasjon drøftingsteam (helseteam for barnehagebarn) Ikke lokal avtale men referat. (V.10.c.iv) v. Helsestasjon BUP Dokumentert via referat. (V.10.c.v) vi. Tverretatlig konsultasjonsteam (V.10.c.vi) d. Lokale avtaler/rutiner for helsestasjonstjenesten i Åsane i. Helsestasjon fysioterapeuter (V.10.d.1) ii. Helsestasjon barnehager (helseteam) (V.10.d.ii) iii. Oversikt over helsesøstre og barnehageteam (V.10.d.iii) 11. Opplæringsplan a. For ansatte ved helsestasjonene og informasjon om eventuelle prioriterte områder for opplæring og videreutvikling av kompetanse i 2013.08.30. (V.11.a) b. Lokal opplæringsplan for Fyllingsdalen helsestasjonstjeneste. (V.11.b) c. Lokal opplæringsplan for Åsane helsestasjonstjeneste (V.11.c) 12. Informasjon om skolestartundersøkelsen. Skolestartundersøkelsen blir i Fyllingsdalen og Åsane utført av skolehelsetjenesten ved den skolen barnet tilhører. 13. Informasjon om pasientjournalsystem ved helsestasjonene og skriftlige rutiner for journalføring. Bergen kommune benytter journalsystemet HsPro. Vi har rutiner vedr. a. Innsyn (V.13.a) b. Overføring av journaler (V.13.b) c. Oppretting av journal for barn med hemmelig adresse (V.13.c) d. Prosedyre for oppretting av psykologjournal. (V.13.d) e. Registrering av vaksine i HsPro (V.13.e) 14. og 15. Rapport fra interne revisjoner med helsestasjonstjenesten i 2011 og 2012 og informasjon om rutiner for ledelsens gjennomgang av helsestasjonstjenesten og resultat fra gjennomgang i 2012. Gjennom styringskortet utarbeides rapporter vedr. status for tjenestene. Resultatene her benyttes til kvalitetsforbedring. Der ligger 3 ferdige rapporter i styringskortet: a. Status i hht vedtatte mål / programmer. b. Resultater fra medarbeiderundersøkelsen c. Konsernovergripende internkontroll. d. Hvert halvår arrangeres en samling for ledere og medlemmer i lokale kvalitetsutvalg. På denne samlingen gjennomgås resultater hentet fra styringskort, sammenligning av statistikk hentet fra de 10 største kommunene i Norge samt helseutfordringer i barnebefolkningen i Bergen. Styringskort og presentasjoner brukt i kvalitetsforbedringsarbeid kan forelegges eller presenteres under tilsynet. Side 6 av 7

e. Årsmelding Fyllingsdalen i. Årsmelding hele tjenesten i Fyllingsdalen (V.15.e.i) ii. Årsmelding Psykolog i Fyllingsdalen (V.15.e.ii) iii. Fødselsmeldinger f. Årsmelding Åsane i. Årsmelding hele tjenesten i Åsane (V.15.f.i) ii. Årsmelding Psykolog i Åsane (V.15.f.ii) g. Avviksrapport Fyllingsdalen i. 2. halvår 2012 (V.15.g.i) ii. 1. halvår 2013 (V.15.g.ii) h. Avviksrapport Åsane i. 2. halvår 2012 (V.15.h. i) ii. 1. halvår 2013 (V.15.h.ii) Deloitte AS har gjennomført en risikoanalyse av tjenesteområdene i Bergen kommune. Risikoanalysen ligger til grunn for bystyrets Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016. Deloittes analyse vedrører også helsestasjonsvirksomheten. Etatens vurdering av Deloittes risikovurdering vedlegges. (V.14.a) For eventuelle ytterligere opplysninger eller presiseringer, kan undertegnede kontaktes. Med hilsen ETAT FOR BARN og FAMILIE Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Anne-Lise Hornæs - etatssjef Side 7 av 7