Deres ref. Deres brev av: Vår ref. Emnekode Dato ESARK september 2014 ALHO

Transkript

1 ETAT FOR BARN og FAMILIE Postboks 7700, 5020 Bergen Telefon: / Besøksadresse: Rådstuplass 5 Fylkesmannen i Hordaland Postboks BERGEN Deres ref. Deres brev av: Vår ref. Emnekode Dato ESARK september 2014 ALHO Handlingsplan for avvikshåndtering, jfr. rapport fra tilsyn med Bergen kommune, Årstad bydel 10. og 16. juni utsette barn og unge i skolepliktig alder. Det vises til tilsynsrapport etter tilsyn med Årstad bydel 10. og 16. juni Etatssjef for barn og familie har i samarbeid med ledelsen ved Årstad barneverntjeneste gjennomgått avvikene og utarbeidet en plan for å lukke avvikene. Planen relateres til avvikene slik de framkommer i rapporten. Fylkesmannens kulepunkter er erstattet med tallnummerering. Avvikene er gjengitt punktvis og plan for å lukke avvikene er satt inn fortløpende under hvert punkt. Avvik: Ledelsen i kommunen er kjent med at barneverntjenesten ikke oppfyller lovpålagte krav. Rutiner for sentrale arbeidsoppgaver blir ikke fulgt. Nødvendige korrigerende tiltak er hittil ikke iverksatt. Avvik fra: Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester 4 f, g og h, jamfør lov om barneverntjenester 1-4. Avviket bygger på følgende: 1. Per 10. juni 2014 var meldinger om 20 familier med til sammen 36 barn som skal følges opp med undersøkelse ikke fordelt til saksbehandler. De fleste meldingene var mottatt i mai, noen var fra mars/april. Flere av meldingene gjaldt bekymring om bruk av vold. I intervju blei det opplyst at de fleste meldingene til barnevernet dreier seg om vold, til dels alvorlig vold, og at dette er saker som krever spesiell tilnærming. Det foretas akuttvurderinger av alle bekymringsmeldinger samme dag som melding mottas. Akuttvurderingen foretas av saksbehandlere ved tjenestens mottaksfunksjon og avdelingsledere. Meldinger som vurderes som alvorlige påbegynnes umiddelbart. Dette har vært gjeldende praksis også før tilsynet. Øvrige meldinger fordeles nå fortløpende til saksbehandler i første mottaksmøte etter at meldingen er mottatt (mottaksmøte avholdes hver mandag). Så snart mottak har konkludert at meldingen går den til undersøkelse, og fordeles til saksbehandler. Saksbehandler sender ut innkalling til førstegangssamtale slik at undersøkelsen påbegynnes kort tid etter at den er besluttet.

2 2. Per 10. juni 2014 var det brudd på 3-månaders fristen for undersøkelse i 30 saker. Til sammenligning rapporterte barneverntjenesten per om 72 saker der det ikke forelå konklusjon på undersøkelse innen fristen på 3 måneder. I 14 av de 72 sakene var fristen for undersøkelse utvidet til 6 måneder. Strategien for å øke gjennomstrømmingen av undersøkelser, er fortløpende fordeling av meldinger. Se også punktet over. Dette, sammen med 2 nye saksbehandlerstillinger, vil bidra til at undersøkelsen påbegynnes tidligere og at sakene avsluttes innen 3 måneders frist. Avdelingsleder skal føre kontroll med saker som nærmer seg 3 måneders frist, og det skal sikres at det fattes beslutninger hvor det er «særlige tilfeller» for å utvide undersøkelsen utover 3 måneders fristen. Det har vært en utfordring for tolketjenesten å fremskaffe tolk på enkelte språk, noe som også har bidratt til fristbrudd. Tjenesten har anskaffet teknisk utstyr slik at telefontolk kan benyttes i større grad. Vi kan nå benytte telefontolk fra Nasjonalt tolkeregister når den kommunale tolketjenesten ikke har tilgjengelige tolker. Dette vil bidra til kortere saksbehandlingstid. På litt sikt vil kontoret vurdere organisasjonsendring med tanke på å opprette en avdelingsleder til. Tettere oppfølging fra avdelingsleder vil gi økt kapasitet til kvalitetssikring og kontroll av det forvaltningsmessige arbeidet. 3. Oversikt over undersøkelser, utskrift fra Familia som ble lagt fram 10. juni 2014, viser at det i enkelte saker tar mer enn 3 måneder fra en sak er fordelt til saksbehandler og til undersøkelse blir påbegynt. Det går fram samme oversikt at det per 16. juni 2014 manglet konklusjon i 5 saker der fristen for å konkludere på undersøkelse var i februar De fem sakene gjaldt barn i en familie. At det mangla konklusjon i disse sakene, var ikke fanget opp. De 5 sakene som var gått over 6 måneders frist under fylkesmannens tilsyn, var konkludert, men konklusjonen var ikke registrert i fagdatasystemet. Dette gjaldt 5 barn i samme familie. Eksisterende rutiner er gjennomgått i avdelingsmøter der alle saksbehandlere som arbeider med undersøkelser og tiltak i familien var til stede. Kontorets interne rutine på dette området vil bli justert slik at den også sikrer tilbakemelding fra saksbehandler om at undersøkelsen er avsluttet og oppgaven er utført. Det skal også innarbeides i rutinen at avdelingsleder tar ut «restanselister» i Familia og følger nøye med på at undersøkelser avsluttes innen fristen. 4. Det blei opplyst i intervju at malen for undersøking av saker ofte ikke blir brukt og grunngitt med at malen er for tidkrevende å bruke og stor saksmengde for den enkelte saksbehandler. I Bergen kommune har vi to ulike maler for gjennomføring av en undersøkelse i barneverntjenesten. Den ene malen kalles for Kvello-malen. Dette er knyttet til en faglig strukturert undersøkelse. Malen gir føringer for vurdering av barnets ressurser og problemområder, og den er et nyttig verktøy for å kunne vurdere korrekte tiltak for barnet. Da en undersøkelse ikke skal gjøres mer omfattende enn problematikken skulle tilsi, er det i kommunen gjort en beslutning om at malen implementeres i saker som skal vurderes i henhold til barnevernlovens jfr. vårt brev datert Det er denne malen saksbehandlerne henviser til under tilsynet. Det at denne malen ikke benyttes i alle saker, er Side 2 av 6

3 ikke en indikator på at undersøkelsene ikke gjennomføres i tråd med gjeldende rutiner for undersøkelsesarbeidet. Det er heller ikke et krav om dette. Imidlertid er det fra kommunens side et ønske om at Kvello-malen skal benyttes i flere saker. Det er derfor nedsatt en arbeidsgruppe, med deltakelse fra alle de åtte barneverntjenestene, som nå arbeider med implementering og tilpasning til felles rutiner. Den andre malen for undersøkelsessakene er integrert i fagsystemet Familia. Denne malen skal benyttes i alle saker og den er knyttet til internkontrollsystemet som er innebygget i fagsystemet. Korrekt bruk av dette systemet skal bidra til korrekt gjennomføring av undersøkelsene og sikre kontroll med saksbehandlingen. Rutinen knyttet til fagsystemet skal følges. jfr. svar på kulepunkt 5 under. 5. Skriftlig plan for undersøkelse går unntaksvis fram av journal. Malen i fagdatasystemet «Plan for gjennomføring av undersøkelser» skal brukes i alle undersøkelser. Planen inneholder 5 punkter, og er et godt verktøy for å strukturere undersøkelsen, både i forhold til innhold og tidsbruk. Korrekt bruk av fagsystemet er også en forutsetning for at avdelingsledere og saksbehandlerne har kontroll på korrekt saksbehandling, framdrift og tidsfrister i sakene. Korrekt bruk av fagsystemet skal sikres ved internopplæring innen utgangen av september Avdelingslederne skal kontrollere at undersøkelsesmalen benyttes korrekt. Fagsystemet skal brukes sammen med kontorets sjekkliste for undersøkelsesarbeidet. 6. Det ble opplyst i intervju at det rent unntaksvis blir skrevet undersøkelsesrapport. Ledelsen ved kontoret opplyser at det ikke er korrekt at undersøkelsesrapport unntaksvis skrives. Svarene gitt i intervjuet var relatert til Kvello-malen, jfr. punkt 4. Fylkesmannens funn kan i de fleste tilfeller knyttes opp til feil bruk av fagdatasystemet. Barneverntjenesten har innskjerpet/sikret at undersøkelsesrapporten registres på riktig måte i fagdatasystemet. Når det gjelder oppfølging og kontroll av at undersøkelsesrapport faktisk utarbeides vil dette inngå i arbeidet knyttet til punkt 5 over. 7. Barneverntjenesten har skriftlig rutine om tilbakemelding til offentlig melder etter gjennomført undersøkelse. Opplysninger i intervju og funn ved stikkprøver tilsier at barneverntjenesten ikke har en innarbeidet praksis for å gi tilbakemelding til offentlig melder etter gjennomført undersøking. Barneverntjenesten har rutiner på tilbakemelding til melder, men praksis har ikke vært god nok. Det er utarbeidet sjekklister som skal bidra til at saksbehandler melder tilbake i tråd med loven. Avdelingsleder skal kvalitetssikre at dette gjøres samtidig som at arbeidet med undersøkelsen avsluttes. Dette vil bli innarbeidet i kontorets interne rutine for gjennomføring av undersøkelsene. Side 3 av 6

4 8. Det er uavklart i hvilke tilfeller melder skal få tilbakemelding om tiltak barnevernet har sett i gang. Samarbeidspartnere ønsker tilbakemeldinger om tiltak fra barneverntjenesten. De ønsker også tilbakemelding om saker ikke blir påbegynt. Det har vært uklart for tjenesten om melder skal få tilbakemelding etter endt undersøkelse når meldingen er definert som «opplysning til saken». I etterkant av tilsynet har vi fått presisert fra fylkesmannen at bekymringsmeldinger som defineres som «opplysning til saken» utløser samme rettighet som andre bekymringsmeldinger. Vi har rettet opp vår praksis i tråd med dette. En ny funksjon i fagdatasystemet Familia (Melding i aktiv sak) gjør at disse sakene kan fanges opp uten at det må føres manuell oversikt. Det skal også lages en ny rutine i etatens kvalitetsutvalg på dette området. 9. Senter for familieveiledning kommer senere i gang med tiltak fordi barneverntjenesten utsetter oppstartsmøtet. Evaluering av tiltak som Senter for familieveiledning utfører på oppdrag fra barneverntjenesten er i flere tilfelle også utsatt på grunn av avlysing av møte fra barneverntjenesten sin side. Dersom saksbehandler ikke har mulighet til å delta på oppstarts- eller evalueringsmøte, skal avdelingsleder prioritere å møte slik at familiene ikke opplever forsinket oppstart eller manglende evaluering av tiltak. 10. Ved stikkprøve i journaler manglet det skriftlig dokumentasjon av at tiltak var evaluert i løpet av det siste året i 9 av 10 saker. Rutine tilsendt før tilsynet sier at tiltak skal evalueres minst en gang i kvartalet. Det fremkommer av fylkesmannens rapport at det ved stikkprøver i journaler manglet skriftlig dokumentasjon av at tiltak var evaluert i løpet av det siste året i 9 av 10 saker. Ved rapportering til fylkesmannen pr fremkommer det at 39 % av sakene er evaluert. Også på dette området ser en at feil bruk av fagsystemet er grunnen til at målt avvik er større enn reelt avvik. Det er nå presisert muntlig og skriftlig overfor alle saksbehandlere, at evalueringsfanen skal brukes. Det er også laget en enkel skriftlig veiledning for hvordan den skal brukes. Avdelingslederne skal kontrollere at tiltaksplanene faktisk evalueres og at dette føres korrekt i fagsystemet. For å sikre kvalitet i tiltaksplanarbeid, blir dette satt opp som fagmøtetema i høst. 11. Rutine for skriftlig melding om avvik blir ikke brukt. Informasjon om uønskede hendelser blir eventuelt gitt muntlig til avdelingsleder og i felles møte. Tjenesten har utarbeidet et system for avviksbehandling og avviksrapportering. Dette skal implementeres i alle avdelinger i tjenesten. Det vises også til byrådsavdelingens brev til fylkesmannen, datert Side 4 av 6

5 Ledergruppen skal også jevnlig følge opp at lovkrav sikres kontinuerlig. Dette skal skje ved månedlig kontroll av fylkesmannsrapporten hentet fra Familia, samt kvartalsvis gjennomgang av styringsdata i styringskortet. Etatssjef har oppfølgingssamtaler med barnevernsjef og økonomikonsulent vedrørende budsjettsituasjonen månedlig. Gjennomgang av kvalitetsindikatorene fra fylkesmannsrapporten vil bli en del av denne oppfølgingen. 12. I brev av 28. november 2012 fra barnevernsjef til etatssjef går det blant annet frem at barneverntjenesten i perioder på inntil tre måneder ikke hadde kapasitet til å fordele nye saker til saksbehandler, at flere av sakene var alvorlige og med store behov for hjelp. Både etatssjef og kommunaldirektør har vært kjent med de særskilte utfordringene som har vært knyttet til barneverntjenesten i Årstad. Barnevernet i Bergen har blitt styrket med til sammen 32,3 årsverk fra den øremerkete satsingen på kommunalt barnevern i 2011, 2013 og Med unntak av 2 årsverk fordelt til Utekontakten til drift av botiltaket DUE, og 1 årsverk til familieveiledningssenteret for Fyllingsdalen/Laksevåg, er øvrige 29,3 årsverk fordelt mellom kommunens 8 barneverntjenester. Av de 4,3 årsverkene som er innvilget i 2014 er 2 stillinger fordelt til Årstad og 1 stilling til Bergenhus barneverntjenesten. Resterende 1,3 årsverk fordeles i august etter gjennomgang av status fra halvårsrapporten til Fylkesmannen. Arbeidsmengden i hver barneverntjeneste målt i antall undersøkelser og tiltak per fagstilling er brukt som fordelingsmodell for de øremerkete stillingene. Årstad barneverntjeneste har som flere andre barneverntjenester hatt en økning i antall meldinger, undersøkelser og barn med tiltak i perioden. Statistikken har imidlertid vist at den totale økningen i antall saker har vært størst i Årstad. Med utgangspunkt i fordelingsmodellen har derfor flere stillinger blitt fordelt til Årstad barneverntjeneste sammenlignet med kommunens øvrige barneverntjenester. Totalt er Årstad barneverntjeneste blitt styrket med 6,5 stillinger fra den øremerkete satsingen per d.d. 13. Det er ikke vurdert hvordan den aktuelle situasjonen i barneverntjenesten innvirker på samarbeid med andre tjenester for å ivareta og koordinere tilbud til utsatte barn og unge og deres foreldre/foresatte. Det er ikke gjort en samlet gjennomgang av etater og enheter i de to byrådsavdelingene med sikte på å identifisere og forebygge svikt i samarbeid mellom enheter som tildeler og gir tjenester til utsatte barn og unge og deres foreldre/foresatte. Det framkommer av sammendraget i fylkesmannens rapport at «Det er svært sannsynlig at situasjonen i barneverntjenesten også har konsekvenser for det tverrfaglige samarbeidet om utredning og oppfølging av utsatte barn og unge og deres foreldre/foresatte. Vi oppfatter at uttalelsen «svært sannsynlig» i sitatet ovenfor er misvisende i forhold til det utstrakte samarbeid barneverntjenesten har, særlig med helsestasjon og skoler, men også i forhold til at der er etablert et tett samarbeid med mange andre tjenester og instanser i forhold til den aktuelle målgruppen. Vi har derfor listet opp de tjenestene og teamene barneverntjenesten samarbeider og deltar i: Side 5 av 6

6 Helsestasjon/skolehelsestasjon Tverrfaglige team på utvalgte barnehager (områdegrupper) Tverrfaglige team på alle skoler (månedlig) Konsultasjonsteam for vold/seksuelle overgrep/tvangsgifte Barn- og unge nettverket - et lederforum for tjenestene i bydelen som arbeider med barn og unge. Leder for BUP sentrum deltar i noen av møtene. Ungdomsseksjonen ved politiet (månedlig) «Tett på». Samarbeidsprosjekt mellom barneverntjeneste, helsestasjon, politi, ungdomsskole, barneskole, Utekontakt. Formål: Fange opp barn i risiko tidlig, forebygge gjengdannelse og sikre god overgang mellom barne- og ungdomsskole Modellkommuneprosjektet «Bare bekymring». Samarbeidsprosjekt mellom HiB, barneverntjeneste og helsestasjon Områdeløftet rundt Damsgårdssundet Samarbeidsprosjekt mellom barneverntjeneste og helsestasjon ang. foreldreveiledningsprogrammet ICDP Minoritetsprosjekt mellom barneverntjenestene i Bergenhus og Årstad. Arbeider aktivt ut mot innvandrerbefolkningen. Etat for barn og familie har gjennomført en samarbeidstilfredshetsundersøkelse høsten Skoler, barnehager, PPT, helsestasjons- og skolehelsetjenesten har besvart undersøkelsen. På en skala fra 1-6, hvor 6 er høyest, fikk barneverntjenesten i Årstad en «alt i alt» score på 4,24 poeng. Dette er høyere enn gjennomsnittet for barneverntjenestene i Bergen. Etaten har relatert dette gode resultatet til det omfattende tverretatlige samarbeidet som er etablert i Årstad bydel. Etat for barn og familie arbeider nå med å bedre samordningen av tjenester til barn med utfordringer knyttet til sin psykiske helse. Dette arbeidet kommer som en følge av at kommunen har sett på behovet for koordinering av tjenestetilbudet til denne målgruppen som et sårbart område. Med hilsen ETAT FOR BARN og FAMILIE Anne-Lise Hornæs - etatssjef Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Side 6 av 6