Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Arkivkode: Dato: 2014/ Marit Forseth Berg G

Transkript

1 ENHET FOR HELSETJENESTER Fylkesmannen i Vest-Agder - Helse- og omsorgsavdelingen Postboks 513 Lundsiden 4605 Kristiansand S Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Arkivkode: Dato: 2014/ Marit Forseth Berg G /2015 Tilbakemelding på hvordan Søgne kommune planlegger å lukke avvik etter tilsyn 7. og 8. oktober 2014 Fylkesmannen i Vest- Agder Tilbakemelding på hvordan Søgne kommune planlegger å lukke avvik gitt etter tilsyn 7. og 8. oktober 2014 Det ble gjort funn som gav grunnlag for to avvik på ett temaområde for tilsynet 1. Søgne kommune sikrer ikke at barn i aldersgruppen 0-6 år får forsvarlige helsekontroller 2. Søgne kommune sikrer ikke at internkontrollen er ivaretatt for helsestasjonen For å sikre at alle barn får forsvarlig helsekontroller har helsestasjonen utarbeidet nye prosedyrer som omhandler avvik Søgne kommune sikrer ikke at barn i aldersgruppen 0-6 år får forsvarlige helsekontroller Helsestasjonen meldte avvik til kommunens ledelse om at vi ikke utførte individuelle konsultasjoner på 10 mnd. og 18 mnd. Begrunnelsen for dette var ressursmangel og at vi ikke oppfylte minstenormen for antall årsverk anbefalt av helsedirektorat. Søgne kommune har i budsjettvedtak i des vedtatt å øke ressursene på helsestasjonen med 100% helsesøsterstilling fra Tiltakene som skal lukke avvikene trår derfor først i kraft Vi innfører 10 mnd. og 18 mnd. individuelle konsultasjoner. 9 mnd. gruppekonsultasjon flyttes til 8 mnd. Hjemmebesøk Alle familier med nyfødt barn får tilbud om hjemmebesøk innen to uker etter fødsel også i ferier Samarbeid med fastlegen Fastlegen skal som rutine skrives inn i barnets journal Helsestasjonen sender kopi av henvisninger til fastlegen Helsestasjonen sender skriftlig informasjon til fastlegen der det er påvist sykdom eller risiko for sykdom under helseundersøkelsen 2. Søgne kommune sikrer ikke at internkontrollen er ivaretatt for helsestasjonen For å sikre at internkontrollforskriften blir oppfylt har helsestasjonen utarbeidet prosedyrer som omhandler avvik 2 Den enkelte på helsestasjonen skal sende avvik til nærmeste leder i kommunens elektroniske avvikssystem. Det skal være lav terskel for å melde. Nytt digitalt meldesystem ble innført i Avdelingsleder hadde innført en rutine der avdelingsleder var den som skulle sende meldingene. Dette er nå endret slik at hver enkelt melder selv. Alle ansatte på helsestasjonen vil i januar 2015 bli undervist om hvordan digitale meldinger skal sendes og det innføres rutine for opplæring av alle nyansatte. Alle ansatte på helsestasjonen vil i løpet av vinter/vår 2015 bli gitt tilbakemelding på de avvik som er meldt inn i løpet av 2014 slik at de får økt forståelse av betydningen av å melde. Enhetsleder vil prøve å etablere en «kultur» for at vi heller skal melde for mye enn for lite. Å melde om suboptimal drift er et viktig instrument for forbedringer. Kommuneoverlegen er involvert i alle prosedyrer på helsestasjonen og godkjenner disse. Kommuneoverlegen har hatt en formell (medarbeidersamtale) og mange uformelle samtaler med helsestasjonslegen i løpet av 2014 og er vel informert om legens arbeid. Denne praksis vil fortsette, men det vil nå bli mer planmessig gjennomført i form av planlagte observasjoner av bi-sitting under konsultasjoner på helsestasjonen. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Epost: postmottak@sogne.kommune.no PB 1051 Rådhusveien 5 Telefaks: Web: Søgne 4682 Søgne Direktenr: Org.nr: MVA

2 Kommuneoverlegen ble 12/ informert om at driften ved helsestasjonen avvek fra den nasjonale veilederen. Han oppfattet de sammenslåingene av kontroller som var gjort som faglig forsvarlig, og er uenig i at det ikke ble foretatt risikovurderinger/medisinskfaglige vurderinger. Samtidig er kommuneoverlegen glad for de presiseringer som kom frem under tilsynet når det gjelder nasjonale veiledere. Kommuneoverlegen er enig i at det skal være gode faglige begrunnelser for å avvike fra en nasjonal veileder, hvilket ikke var tilfelle for Søgnes del. I den ressurssituasjonen vi var mener kommuneoverlegen likevel det var medisinsk riktig å gi økte ressurser til barn med spesielle behov på bekostning av friske barn, men denne praksis avvikles når de nye ressursene er på plass. Kommuneoverlegen som ble ansatt i jan har gjentatte ganger bemerket overfor kommunens ledelse hvor stor helsesøsterressurs som manglet i henhold til den nasjonale normen. Dette har trolig bidratt til at det ikke var motstand å møte i økonomiplanarbeidet høsten 2014 der det ble innvilget nye ressurser til en 100% helsesøster fra , 50% jordmor fra samme dato og det er videre lagt inn i økonomiplanen at ytterligere 100% helsesøster skal ansettes fra Med hilsen Vegard Nilsen Kommuneoverlege/ helsesjef Marit Forseth Berg Led. helsesøster Vedlegg. prosedyrer

3 3. Helsestasjonen mnd. konsultasjon Retnigslinjer for veiing og måling IS 1736 Formål: Barnets vekst, trivsel og utviklingsstatus registreres. Sikre at avvik følges opp. 1.. Assistent måler vekt, lengde og hodeomkrets 2. Dialog med foreldre Tema som foreldrene ønsker å ta opp - tema fra forrige kontakt følges opp - bekymring? Veileder ut fra foreldrenes behov - observere kontakt og samspill - observere fin og grovmotorikk - kost og ernæring - søvn - Tilknytning/ løsrivelse - Språk/ babling 90% av tilfellene

4 3. Helsestasjonen mnd. konsultasjon Retningslinjer for veiing og måling IS 1736 Formål:. Barnets vekst, trivsel og utviklingsstatus registreres. Sikre at avvik følges opp. 3. Assistent måler vekt, lengde og hodeomkrets. 4. Dialog med foreldre tema som foreldrene ønsker å ta opp - tema fra forrige kontakt følges opp - bekymring? Veileder ut fra foreldrenes behov - observere kontakt og samspill - kost og ernæring - søvn - barneoppdragelse; barns selvoppfatning - lek- situasjon/ aktivitet. 90% av tilfellene

5 3. Helsestasjonen 1. Nyfødt 1. Hjemmebesøk Ansvarlig Marit Forseth Berg/ Gunnveig E. Dvergsnes. Retningslinjer for veiing og måling IS 1736 Formål Knytte kontakt med familien og senere barnet. Danne grunnlag for videre oppfølging og samarbeid. Presentere helsestasjonen. Hjemmebesøket: Tilbys alle innen 14 dager etter at barnet er født Temaer som foreldrene ønsker å ta opp - Observere barnet, Anamnese. Syn, hørsel, navle, bevegelsesmønster - Gjennomgang av fødselsmelding; samtale/svare på spørsmål vedr. fødsels /barselsopplevelser - Levere ut mappe som inneholder opplysninger om helsestasjonen - Ammeveiledning (se egen prosedyre) - Vekt og HO 1. Informere om: - Helsestasjonen, personell - Vaksiner og bruk av SYSVAK, samt evt hepatitt B og BCG ( jmf. Tuberkuloseveilederen) - Grupper - Helseundersøkelsene - Gi time til 6-ukers kontroll - Info om åpen veietime - Fylle ut skjema om personlige opplysninger og fastlege - Informere om innsynsrett/oversendelse v/flytting - Variasjon ifht leie, mage-, rygg-, hode-. - Mors fysiske og psykiske helse ( Info om EPDS) - Etterkontroll, prevensjon - Miljø; inneklima, røyking, rusmidler, krybbedød Brosjyrer: Krybbedød, rus, tran, barneulykker, vaksinasjon, ikke honning, Når jeg blir så sint at jeg nesten sprekker, informasjon om innsynsrett 100% av alle får tilbud om hjemmebesøk.

6 3. Helsestasjonen 9. Grupper 4. 8 måneder Ansvarlig Marit Forseth Berg/ Gunnveig E. Dvergsnes Pasient og brukermedvirkningsloven 2012 Kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten Formål Medvirke til nettverksdannelse. Bevisstgjøre foreldrene på egen kompetanse. 1. Hva er skjedd siden sist? 2. Er det noen bekymring?( Tas opp med den enkelte etter gruppekonsultasjonen) 3. Medlemmene utveksler erfaring 4. Tema:1. hjelp Brosjyrer: Sikring av barn i bil Plakat. Fra giftinformasjonssentralen 80% av tilfellene.

7 2. Generell prosedyre 9. Samarbeid med fastlegen 2. Informasjon om barn som blir henvist andre instanser/spesialisthelsetjenesten Retningslinjer for veiing og måling IS 1736 Formål: Sikre at barnet/ familien får koordinert oppfølging.ansvar: Helsesøster Helsestasjonslege Skolelege Når helsesøster, helsestasjonslege eller skolelege henviser barn til andre instanser eller til spesialisthelsetjenesten, sendes kopi av henvisningen til fastlegen 100% av tilfellene

8 2 Generell prosedyre 9 Samarbeid med fastlegen 3 Informasjon om funn av sykdom/ risiko for sykdom ved konsultasjon på helsestasjonen Retnigslinjer for veiing og måling IS 1736 Formål: Sikre oppfølging av barn i risiko Ansvar. Helsesøster Helsestasjonslege Skolelelge Når det ved en konsultasjon på helsestasjonen eller i skolehelsetjenesten oppdages sykdom eller risiko for sykdom hos et barnet, skal det sendes skriftlig melding om dette til barnets fastlege 100% av tilfellene

9 5 håndtering og avvik 2 Avviksrapportering 1 Rapportering av enkeltavvik Retnigslinjer for veiing og måling IS 1736 Formål: Sikre at den forebyggende avdeling drives etter lover, forskrifter og retningslinjer og utøver en forsvarlig tjeneste i henhold til enhver tid gjeldene lovverk.alle som oppdager et avvik skal melde avviket i kommunens elektroniske avvikssystem Det må angis hvilken prosedyre som er brutt Avviket sendes via det elektroniske avvikssystem til nærmeste leder Avviket kommenteres av den som skapte avviket og hvilket tiltak som er gjort 100% av tilfellene