Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF Tid: 29.08.2013, kl. 10:00 12:00 Møtestad: Indre Sogn psykiatrisenter, Rutlin, Sogndal Styremøtet var ope for publikum og presse Deltakarar frå styret Jorunn Ringstad Knut C. Schønberg Helge E. Bryne Harry Mowatt Liv Stave Wenche Kristin Røkenes Randi Aven Geir Berge Øverland Berit J. Hornnes Styreleiar Nestleiar Forfall frå styret Trude Brosvik Anni Felde Deltakarar frå administrasjonen Jon Bolstad, administrerande direktør Vidar Vie, viseadm. direktør Tore Dvergsdal, direktør Kirurgisk klinikk Ole Christian Reusch, direktør Psykisk helsevern Anne Kristin Kleiven, utviklingsdirektør Joar Halbrend, kst. økonomidirektør Frode Schanke, IKT-sjef Terje Ulvedal, kommunikasjonssjef Berit Irene Haarklau, referent Andre deltakarar Gro Selås, overlege ISP Øyvin Myrmel, avdelingssjef ISP Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 29.08.2013 1
Sakliste 053/2013 A Godkjenning av innkalling og dagsorden 054/2013 A Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 20.06.2013 055/2013 O Administrerande direktør si orientering 056/2013 A Rapportering frå verksemda per juli 2013 057/2013 A Revisjonsrapport tverrgåande prosessar mellom helseføretak som har pasientreisekontor og Pasientreiser ANS 058/2013 Eventuelt Skriv og meldingar Styreleiar Jorunn Ringstad ønska styret, administrasjon, tilsette og publikum velkommen til dagens styremøte ved Indre Sogn psykiatrisenter. MØTET STARTA MED FAGLEG ORIENTERING Overlege Gro Selås orienterte om: ALDERSPSYKIATRISK TEAM INDRE SOGN PSYKIATRISENTER ISP hittil - Har mangla øyremerka tilbod til dei gamle - Ikkje noko rettleiingstilbod (kommunane kan mest) - Dei gamle med behov for besøk har fått lang ventetid Ambisjonar - Heve ISP sin kompetanse på alderspsykiatri - Auke tal pasientar henvist >65 - Betre samarbeid med kommunane Kva er gjort - Sett av 1 dg per veke til AP - Kompetanseheving: kurs, hospitering, fjernundervisning m.m. - Fagdag er planlagt 24. september ved ISP Arbeid hittil - Har besøkt alle kommunane i Indre Sogn Vidare - Kompetanseheving på ISP og i Indre Sogn - Ambulante tenester - Utvide teamet, treng psykolog ++ - Ta kontakt med fastlegar, heimeteneste, 2. linje teneste somatikk - Utvikle systematikk - Samarbeide med Høgskulen og øvrig spesialisthelsetenesta Forsking/evaluering - Samarbeid med høgskulen - Kvantitative/kvalitative evaluering Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 29.08.2013 2
Styret stilte spørsmål og kommenterte: - Kva er forholdet mellom alderspsykiatri og geriatri, utvikling og samanheng i Helse Førde - Viktig med godt samarbeid med kommunane, og at Helse Førde kan rekruttere geriater Overlege Selås og adm. direktør Bolstad svara på spørsmål. Det blir gitt ny orientering til styret om alderspsykiatriske tenester (om ca 1 år). 053/2013 A Godkjenning av innkalling og dagsorden Styreleiar Ringstad orienterte om: Dagsorden: - Møtet hadde kun ein open del - Møtet med Brukarutvalet er utsett Forfall til møte: - Styremedlemmer Brosvik og Felde hadde meldt forfall Dokument utsendt til styret: - 6 dokument var utsendt til «Skriv og meldingar» Nye dokument utdelt i møtet: - Oppdatert årsplan og restanseliste for styret Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. 054/2013 A Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 29.06.2013 Ingen merknader. Styret godkjende og underteikna protokollen frå styremøte 20.06.2013. 055/2013 O Administrerande direktør si orientering Adm. direktør Bolstad innleia saka, med ytterlegare punkt i saka om: - Telemedisin - Omstilling ISP og arealbruk - Ambulansesituasjonen i Balestrand etter oppseiing av avtale om drift frå privat utøvar Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 29.08.2013 3
IKT-sjef Frode Schanke orienterte om: 1. Teknologiplan for Helse Vest 2013-2017 Teknologiplanen er utarbeidd for perioden 2013 17, og det er lagt opp til at planen skal reviderast i takt med revideringa av Helse 2020. Overordna skal teknologiutviklinga støtte og har fokus på kjerneverksemda. Dei aller fleste medarbeidarar vil bli påverka av teknologiplanen. Den primære målgruppa er leiarnivå og teknologimiljøa i føretaksgruppa. Måla er å bygge opp under dei tre hovudmåla i Helse 2020. o Planen vart godkjent i styret i Helse Vest 10.04.2013. o Strategisk retning og føresetnader for planen o Relevans og konsekvensar for Helse Førde 4 områder o Frå IKT-strategi til ein teknologiplan o Bruk og forvaltning av informasjon o Avgjerds- og prosesstøtte o Felles løysingar: I Helse Vest har vi om lag 800 ulike systemløysingar som er i bruk. Det er behov for å sanere gamle løysingar og optimalisere med fellesløysingar o Vidare arbeid med teknologiplanen Adm. direktør Bolstad orienterte om: 2. Telemedisin Hovudprosjekt «Telemedisin Sogn og Fjordane» - Gjennomført forprosjekt mai 2013 Utvalde fagområde i prosjektet - Hud- og sårbehandling desentrale tenester - Akuttfunksjonar- kommunikasjon mellom FSS og lokalsjukehus - Kommunikasjon mellom kommunale sjukeheimar, sjukehus og legevakt - Framtidas lokalsjukehus - samarbeid mellom Nordfjord sjukehus og kommunane i Nordfjord 3. Omstilling ved Indre Sogn psykiatrisenter - Arbeid som har pågått siste året, har konkludert med samanslåing av sengepostar. Vidarefører same nivå i tal senger. - Areal som ikkje vert disponert som del av ny sengepost er til vurdering for andre tenesteområder i Helse Førde (i denne omgang prehospitale tenester) 4. Ambulanse Balestrand - Avtalen med privat aktør er sagt opp av utøvar - Er gjennomført møter med Balestrand kommune der konsekvensar av dette er drøfta og der kommunen saman med Helse Førde ser på alternative driftsmodellar 5. Beredskapshendingar sommaren 2013 Helse Førde har hatt to store og alvorlege beredskapshendingar i august månad 2013. - Måndag 5. august 2013 - Brann i Gudvangatunnelen - Måndag 12. august 2013 Alvorleg ulykke - 2 bussar kollidert i Fardal Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 29.08.2013 4
Adm. direktør Bolstad bekrefta at styremøte 25. oktober vil innehalde meir om planarbeid og arbeid med beredskap. Styret tek meldingane til orientering. 056/2013 A Rapportering frå verksemda per juli 2013 Oppsummering: Viseadm. direktør Vie orienterte om kvalitet, herunder målmatrise: Ventetid behandla: Nedgang til 59 dagar ved utgangen av juli Fristbrot samla (nye og for behandla): Etter ein lenger periode med full måloppnåing, viser juli ein lett auke igjen til 19, men likevel langt lågare enn juli i fjor med 82 fristbrot. Langtidsventande 365 dagar+: Lett oppgang i langtidsventande juli 2013 til 13 stk. Likevel ein handterleg situasjon. Epikrisetider: Somatisk del har god måloppnåing i juli på 92% (epikriser etter innleggingar). Psykisk helsevern har samla sett (epikriser både etter innlegging og poliklinikk) svakare resultat på 85% i juli 2013. Korridorpasientar: Det er registrert 7 korridorpasientar i somatisk del i juli svarande til 0,2%. Utskrivingsklare pasientar: Det er registrert 11 døgn for juli 2013. Stryking av planlagde operasjonar: Bra situasjon som tidlegare. For juli er det berre rapportert om 4 strykingar av 235 opr. Bruk av sjekkliste Trygg kirurgi: Det er samla sett 92% bruk av sjekkliste i juli 2013. Kst. økonomidirektør Halbrend orienterte om aktivitet, økonomi og medarbeidarar: AKTIVITET Somatikk: Aktiviteten i perioden var 12,9 % høgare enn førre året målt i tal behandla pasientar. Samla DRG produksjon i føretaket i perioden er 15,8 % høgare enn året før. Produksjonen i perioden var 269 poeng høgare enn budsjett. Det er behandla 9.009 pasientar i perioden. Psykiatri: Vaksenpsykiatri (VOP) Aktiviteten i juli har vore litt høgare enn plan og førre år. Det er framleis ei vriding frå inneliggjande mot meir poliklinisk behandling. Tal liggjedagar er for året lågare enn budsjett, dette trass i at det er behandla fleire pasientar. Det er positivt at den gjennomsnittlige liggjetida har gått ned. Aktiviteten innan rus er noko lågare enn budsjettert, men høgare enn førre år, då rusposten på Eid no er i full drift. Psykisk helsevern for barn og unge (PBU) Tal liggjedagar har vore lågare enn budsjett og førre år. Tal polikliniske konsultasjonar har i juli vore over budsjett og førre år. Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 29.08.2013 5
ØKONOMI Bokført resultat etter sju månader er negativt med 1,4 millionar kroner, noko som er 4,3 millionar kroner svakare enn budsjett. Inntektene hittil i år er 4,6 mill. høgare enn budsjett. Kostnadssida syner eit negativt avvik mot budsjett på 8,9 mill. kroner. MEDARBEIDARAR Sjukefråværet i juni er på nivå med same periode året før; 6,74 % mot 6,6 % i juni 2012. Tal for juli 2013 kan rapporterast på i neste styremøte. I mai 2013 var skukefråværet 6,24 mot 7,16 i mai 2012. Brutto månadsverk i juli var 2.420. Dette er 28 fleire enn rapportert for same periode førre året. Netto månadsverk i juli var 1.969. Dette er 6 færre enn rapportert for same periode førre året. Styret drøfta rapporteringa og kommenterte: - «Varekostnader» bør splittast i framtidig rapportering (posten syner her eit stort avvik) - Nedgang i polikliniske inntekter ved Kirurgisk klinikk - Er det planlagt tiltak i budsjettavvika for Kirurgisk klinikk og Medisinsk klinikk - Meir trykk på epikrisetider - Auka medikamentkostnader - Gjestepasientar kva er status - Henvisning til Feiring og Haukeland Kst. økonomidirektør Halbrend og adm. direktør Bolstad svara på spørsmål. Det føregår no ein gjennomgang av prognose i alle klinikkane. Styret presiserte at ein må halde fast på budsjettmålet for Helse Førde, og oppretthalde trykket for å nå resultatkravet på 5 millionar kroner. Rapportering frå verksemda per juli 2013 vert teken til vitande. 057/2013 A Revisjonsrapport tverrgåande prosessar mellom helseføretak som har pasientreisekontor og Pasientreiser ANS Oppsummering: I samarbeid med dei tre øvrige helseregionane - samt Pasientreiser ANS, har internrevisjon Vest gjennomført «Revisjon av tverrgåande prosessar mellom helseføretak som har pasientreisekontor og Pasientreiser ANS». Føremålet med revisjonen var å kartlegge og vurdere i kva grad styring og kontroll av dei sentrale, tverrgåande arbeidsprosessane mellom helseføretaka og Pasientreiser ANS er tilfredstillande. Revisjonen anbefaler oppfølging av desse områda: Tilgangar i saksbehandlingssystemet NISSY Kontroll av direkteoppgjer Saksbehandlingstid for enkeltoppgjer Saksbehandlingspraksis innanfor enkeltoppgjer og direkteoppgjer Reiseplanlegging Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 29.08.2013 6
Styring og oppfølging på pasientreiseområdet Internrevisjonen konkluderer med at det er etablert god intern styring og kontroll innanfor fleire vesentlege delar av dei reviderte prosessane. I si tilråding til forbetringsområder vert ansvaret for vidare oppfylging fordelt mellom dei regionale helseføretaka, Pasientreiser ANS og dei lokale pasientreisekontora. I oppfylgingsarbeidet med revisjonsrapporten vil Helse Førde prioritere kvalitetssikring av prosessar for informasjon og rettleiing i høve til dagens rekvisisjonspraksis, samt innføre systematisk dobbelkontroll/ etterkontroll av direkteoppgjer til transportnæringa i fylket. Vidare skal arbeidet også innehalde større grad av risikovurdering i dei daglege arbeidsprosessane. Viseadm. direktør Vie orienterte om revisjonsrapporten. 1. Styret i Helse Førde tek orientering om internrevisjonsrapporten «Revisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak som har pasientreisekontor og Pasientreiser ANS» til vitande. 2. Styret ber administrerande direktør sjå til at forbetringsområda i rapporten vert fylgd opp i samarbeid med dei øvrige helseføretaka i Helse Vest. 058/2013 Eventuelt Skriv og meldingar Brev 20.08.2013 til fastlegar om auka fagkompetanse knytt til innlegging av øyeblikkeleg hjelp-pasientar i Helse Førde, blei framheva som viktig å følgje opp. Styremøte i september Styreleiar Ringstad tok opp endring av møtedato for styremøte i september, grunna anna møte der styreleiar må delta. Etter drøfting vart styret vart samde om følgjande: o Styremøte 26. september vert flytta til 27. september. Møtestad NPS. Skriv og meldingar Følgjande skriv og meldingar var sendt ut til styret: Samhandlingsnytt, august 2013 Referat frå møte i Brukarutvalet 17.06.2013 Brev frå Helse Vest vedr. «Tildeling av midlar til samhandlingsprosjekt 2013», datert 10.06.2013 Brev frå Flora kommune til Helse- og omsorgsdep. Vedr. «Invitasjon til Florø», datert 29.05.2013 Brev til fastlegar/legevaktslegar vedr. «Auka fagkompetanse knytt til innlegging av øyeblikkeleg hjelp-pasientar i Helse Førde», datert 20.08.2013 Nyhetsbrev frå Senter for helseforsking InFoU 2013 nr. 2 Følgjande skriv og meldingar var lagt på bordet i møtet: Oppdatert årsplan og restanseliste for styret Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 29.08.2013 7
Ref. Berit Irene Haarklau Jorunn Ringstad Styreleiar Knut C. Schønberg Nestleiar Trude Brosvik (sett) Helge E. Bryne Anni Felde (sett) Harry Mowatt Liv Stave Wenche Kristin Røkenes Randi Aven Geir Berge Øverland Berit J. Hornnes Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 29.08.2013 8