Protokoll frå styremøte i Helse Fonna HF

Transkript

1 Protokoll frå styremøte i Helse Fonna HF Tid: kl Møtestad: Kommunehuset Utsira Styremøtet var ope for publikum og presse. Deltakarar frå styret Inge Reidar Kallevåg Tove Martha Hovda Callaghan Harry Herstad Gunnar Birkeland Hilde Christiansen Pål Osjord Midbøe Helge Espelid Nina Budal Hege Haukeland Liadal Lilliann Høyvang Andreassen Leiar Deltakarar frå administrasjonen Olav Klausen, administrerande direktør Stina Steingildra fungerande kommunikasjonssjef Ingebjørg Kismul, fungerande administrasjonssjef Jan Håvard Frøyland, økonomidirektør Forfall frå styremøte: Harry Herstad hadde permisjon då sak 36/13 38/13 40/13 41/13 43/13 44/13 45/13 46/13 blei behandla.

2 Sakliste Underlag 33/13 A Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedlagt 34/13 A Protokoll frå styremøte i Helse Fonna Vedlagt 35/13 O Administrerande direktør si orientering Vedlagt 36/13 A Rapport frå verksemda Vedlagt 37/13 A Arealplan Helse Fonna HF. Tilleggsutgreiingar Vedlagt 38/13 A Langtidsbudsjett med investeringsbudsjett Vedlagt 39/13 O Strategi for Helse Fonna Vedlagt 40/13 O 41/13 A 42/13 O 43/13 A 44/13 A Rapportering styringsdokument 1.tertial Risikorapportering 1.tertial 2013 Tilpassing av klinikkstrukturen i Helse Fonna Avtaler følgjeteneste og beredskapsvakt Høyringsutkast instruks for styret og AD i helseføretak Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt 45/13 A Forhandlingsfullmakt til lønnsoppgjøret 2013 (unntatt off. jf. Ofl ledd) 46/13 Eventuelt Skriv og meldingar 33/13 A Godkjenning av innkalling og dagsorden for styremøte Styreleiar foreslo endring i saksrekkefølgje. Dagsorden blei godkjend med endring i saksrekkefølgje. 34/13 A Protokoll frå styremøte i Helse Fonna HF Styret godkjende og signerte protokollen 35/13 O Administrerande direktør si orientering 1. Teknisk tilstand lekkasjar i vatn og avløpsnettet ved Haugesund sjukehus

3 Administrerande direktør informerte om årsak, konsekvensar og iversette tiltak. 2. Status omstilling klinikk for Psykisk helsevern Omstillinga går etter plan. Sjukefråveret blir følgt frå uke til uke. Ein har ikkje sett auke i sjukefråveret som kan knytast til omstillinga. 3. Tilskot til etablering og drift av døgnopphald for øyeblikkeleg hjelp i kommunane Dei 7 kommunane i Helse Fonna som søkte tilskot til etablering og drift av øyeblikkeleg hjelp døgnopphold i kommunen, har alle fått tilskot. Helse Fonna skal bare yte tilskot til Suldal kommune i Status for planlegging av ferieavvikling 2013 Planlegging av ferie 2013 er i rute. Føretaket har nokre utfordringar framleis. Situasjonen er meir positiv enn den var i 2012 på same tid. 5. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav Administrerande direktør viste til vedlagt notat 6. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker Administrerande direktør viste til vedlagt notat 7. Oversikt over høyringar Administrerande direktør viste til vedlagt notat Styret tek meldingane til orientering 37/13 A Arealplan Helse Fonna HF. Tilleggsutgreiing Arealplan for Helse Fonna HF blei handsama av styret den 28. mars 2012 i sak 26/12 O. Planen skal danne eit grunnlag for føretaket si arealutvikling fram mot år Dette gjeld behov for areal, arealutnytting, planlegging av oppgradering, ombygging og nybygg, samt for avvikling av lokalar som ikkje lenger tener si hensikt eller er naudsynte for framtidig drift. Det overordna målet er å etablere ein plan med perspektiv fram mot år 2020 som gjev tilstrekkeleg grunnlag for å dimensjonere eit langsiktig tenestetilbod til befolkninga i føretaket sitt opptaksområde. Arealplan med mulighetsstudie for Helse Fonna ble utarbeidet i Det ble i mars 2013 frå styret ønska tilleggsutgreiinger for Haugesund sjukehus. I styremøte fekk styret presentasjon av Arealplan og mulighetsstudie-tilleggsutredning Haugesund sjukehus Mai 2013 ved Michael Ramm Østgård frå Momentum arkitekter. Tilleggsutgreiinga gjev ei nærare utgreiing av behova for oppgradering av Haugesund sjukehus med fokus på strakstiltak. Alternativ 1-5 ble presentert med forslag til strategi fram til Momentums oppdrag er å peke på mulighetene. Den andre presentasjonen av Arealplan og mulighetsstudie-tilleggsutredning Haugesund sjukehus Mai 2013 var ved Svein Petter Raknes frå Hospitalitet as. Presentasjon av tomtebehov, dei økonomiske sidene ved ei samla utbygging av eitt felles sjukehus samanlikna med 0-alternativet, og alternativa med vidare utvikling av sjukehuseiningane med noverande struktur.

4 Administrerande direktør informerte om at tillitsvalde og verneteneste har vore og er involvert i prosessen. 1. Styret i Helse Fonna HF tek tilleggsutgreiingane til Arealplan for Helse Fonna til etterretning. 2. Styret ser at det er peika på mogelege effektar av eit nytt felles sjukehus for heile Helse Fonna med tanke på meir effektiv drift, reduserte driftskostnader m.m. 3. Styret meinar likevel etter ei totalvurdering av nosituasjonen på eksisterande bygningsmasse at hovedfokus på kort sikt må vera å få gjort noko med dette, med spesiell fokus på utfordringane ved Haugesund sjukehus. 4. Styret i Helse Fonna HF ber administrerande direktør om å innarbeide tilleggsutgreiingane i Arealplanen for Helse Fonna, og fremje den reviderte arealplanen, basert på punkt 3, til styret for avgjerd. 39/13 O Strategi for Helse Fonna Gjeldande strategi blei vedteken av styret i Helse Fonna HF i 2008 i styresak 86/08. Helse Fonna har sidan januar 2013 arbeida med revisjon av strategien for helseføretaket for perioden Føretaket har i arbeidet sikra brei involvering og informasjon ut i organisasjonen. Administrerande direktør orienterte om saka, prosessen og forslaget om å sende saka på høyring til samarbeidspartnare. I diskusjonen som følgde ble det gitt innspel som administrerande direktør tar med i den vidare prosessen. 1. Styret tar forslaget til strategi for Helse Fonna til orientering og ber administrerande direktør sende det på høyring. 2. Styret ber administrerande direktør legge forslaget fram for styret for avgjerd etter høyring. 42/13 O Tilpassing av klinikkstrukturen i Helse Fonna Administrerande direktør informerte om prosess, historikk og dagens organisering. Helse Fonna har frå januar 2013 gjennomført ei evaluering av klinikkstrukturen i føretaket. Det overordna målet med den planlagde endringa er god pasientbehandling og gode pasientforløp i heile Helse Fonna. Endringa inneber m.a. at det somatiske tenestetilbodet ved Stord sjukehus blir samla i ein somatisk klinikk og at det blir tilsett ein direktør som skal leie klinikken. Viktige mål i denne tilpassinga i organisasjonen er større grad av nærleik til leiar på alle sjukehusa, gode arbeidsmiljø, enklare samhandling med kommunane og samarbeid mellom sjukehusa med omsyn til funksjonsfordeling. Det vil bli gjennomført evaluering av endringa. Administrerande direktør vil etter styrehandsaminga fatta dei naudsynte avgjerder, førebu og setje i verk dei vedtekne endringane. Endringane er planlagt å gjelde frå

5 1. Styret tar saka til orientering og ber administrerande direktør gjere dei naudsynte tilpassingane i organisasjonen i nært samarbeid med medarbeidarar, dei tilsette sine organisasjonar og vernetenesta. 2. Styret ber om å bli fortløpande informert om vidare prosess. 36/13 A Rapport frå verksemda Økonomi Resultat for april er eit overskudd på 3,1 millioner kroner, 0,2 millioner kroner bedre enn budsjett. Akkumulert er budsjettet 8,153 millioner kroner lavere enn budsjett. Prognosen for 2013 er uendra på 34 millioner kroner. Inntektene i april syner eit positivt budsjettavvik på 1,4 millioner kroner, som akkumulert gir positivt budsjettavvik på 12,7 millioner kroner. Personalkostnadene innklusiv innleige av personalet frå byrå gir i april månad eit avvik på nagative 2,1 millionar kroner. Kjøp av varer og tenester syner samlet negativt avvik på 1,1 millioner kroner akkumulert, og 0,3 mill kr i negativt avvik for april. Andre driftskostnader viser et positivt avvik på 1,1 millioner kr i april, akkumulert 2,7 millioner kr. Administrerande direktør orienterte styret om at det var planlagt å flytte midlar innanfor gjeldande investeringsramme. Det er planlagd å flytte 5 millionar kroner frå MTU budsjett til utviding av ambulansestasjon i Odda. Behandlingsaktivitet og kvalitet, somatikk Aktiviteten i april var høgare enn plan og høgare enn for same månad i fjor, målt i DRG-poeng. Talet på sjukehusopphald innan somatikk var noko lågare enn plan men høgare enn i fjor. For polikliniske konsultasjonar var talet høgare enn i fjor og i forhold til plan. Ventetid Gjennomsnittleg ventetid for alle behandla pasientar innan alle fagområde (somatikk og psykisk helsevern), uavhengig av rettighetstatus var i april 78 dagar, som er over målkravet på 65 dagar. For behandla pasientar med rett til prioritert helsehjelp (somatikk og psykisk helsevern), var ventetida 65 dagar, for behandla pasientar med rett til helsehjelp var ventetida 103 dagar. Fristbrot Samla tal på fristbrot i somatikken i april var 71 pasientar, det vil sei 1 prosent av alle pasientar som hadde rett til prioritert helsehjelp. Det er framleis flest fristbrot i Kirurgisk klinikk. Det er sett i verk tiltak for å betre tilhøvet, mellom anna ved å opprette kveldspoliklinikk Korridorpasientar Andelen av korridorpasiantar gjekk ned i april. Det er sett i verk tiltak for å handtere auken i korridorpasientar, mellom anna er det lagd nye rutinar ved overbelegg. Klinikk for psykisk helsevern har ikkje korridorpasientar. Epikrisetid Talegjennkjenning er innført i Medisinsk og Kirurgisk klinikk. Epikrisetida er bedra innan somatikk.talet på andel epikriser sendt innan ei veke var 79 prosent i april. Behandlingsaktivitet og kvalitet, psykisk helsevern Aktiviteten målt i polikliniske konsultasjonar innan psykisk helsevern for vaksne (VOP) var i april om lag som planlagd og høgare enn året før. Det har vore fleire innlagde pasientar i april i vaksenpsykiatrien i forhold til året før, og om lag i tråd med plan. I barne- og ungdomspsykiatrien var det fleire polikliniske pasientar enn i fjor men lågare enn plan. Det er fleire innleggelsar enn i fjor på same tid, og i forhold til plan.

6 Ventetid Gjennomsnittleg ventetid for alle behandla pasientar innan vaksenpsykiatrien (VOP) uavhengig av rettighetstatus var 51 dagar i april. For pasientar med rett til nødvendig helsehjelp (med prioritet) var ventetida 49 dagar, for pasientar med rett til helsehjelp var ventetida 83 dagar. Gjennomsnittleg ventetid for alle behandla innan rusfeltet (Rus) uavhengig av rettighetstatus var 57 dagar i april. For pasientar med rett til nødvendig helsehjelp (med prioritet) var ventetida 70 dagar, for pasientar med rett til helsehjelp var ventetida 32 dagar. Gjennomsnittleg ventetid for alle behandla pasientar innan barne- og ungdomspsykiatrien uavhengig av rettighetstatus var 57 dagar i april. For pasientar med rett til nødvendig helsehjelp (med prioritet) var ventetida 57 dagar. Det var ikkje behandla pasientar utan prioritert rett til nødvendig helsehjelp. Fristbrot For vaksenpsykiatrien var det totalt 18 fristbrot i april, dvs. 6 % av alle som har rett til prioritert helsehjelp. Innan barne- og ungdomspsykiatrien var det totalt 33 fristbrot i april. Det blei starta behandling på 14 fristbrotpasientar. 19 pasientar er framleis fristbrotpasientar ved utgangen av perioden. Epikrisetid I april månad var epikrisetida 85 % innan psykisk helsevern. Utskrivingsklare pasientar Talet på utskrivningsklare pasientar går ned igjen etter toppen i februar Utviklinga fortset i april. Nokre få pasientar har lang liggetid og det virker inn på resultatet. Månadsverk Brutto månadsverk er frå mars 2013 til april 2013 redusert med 24 månadsverk, netto månadsverk er for same periode redusert med 35 månadsverk Sjukefråvær I april 2013 var den totale sjukefråværsprosenten 6,1 %, som er lågare enn mars 2013 (7,4 %), og same nivå som april 2012 (6,1 %). Styret tek saka til etterretning. 38/13 A Langtidsbudsjett med investeringsbudsjett Økonomidirektør Jan Håvard Frøyland orienterte i saka. Grunnlaget for langtidsbudsjett med investeringsbudsjett: 1. Utvikling av behovet for tjenester 2. Nasjonale og regionale føringer, Strategiplan og Helse Samhandlingsreformen 4. Møte det økende behovet og føringer, uten tilsvarende økning i rammen 5. Vurdere situasjonen knyttet til personell og kompetanse, bygg og utstyr, IKT og andre viktig innsatsfaktorer Basert på SSB si framskriving av befolkningstala er det venta ein auke i folketalet i Helse Fonna på 6 %, dvs 1,2% årlig vekst. Etter ein samla vurdering legg Helse Fonna opp til ein årleg vekst i rammene frå Helse Vest på 0,4% årlig, i tillegg justert til lønns- og prisvekst. Dette gir bruttofortjeneste effekt (inntekter varekoster) på ca 7,5 mill kr i 2014, og en tilsvarende utvikling videre i perioden. Resultatkrav 2014 er 34 millioner kroner. Rammene til kvar enkelt klinikk er uforandra i forhold til budsjett Tal årsverk ligger på nivå med 2013 budsjettet. For å kunne ta i mot auken i veksten innan spesialisthelsetenesten, må ein gjennomføre omstillingar i føretaket. Andre driftskostnader vil auke for å ta igjen noe av vedlikehaldsetterslepet. Rentene er lagt på 2,1 %, i henhold til forutsetningar frå Helse Vest. Langtidsbudsjettet gir en retning for drift og investeringar i Helse Fonna. Kostnadsreduserande og kostnadsaukande tiltak skal gjennomgåas på nytt ved kvart årsbudsjett, før de blir gjeldande.

7 Kostnadsaukande tiltak blir ikkje satt i verk før personalkostnadene og resultatet for klinikken er på budsjett. Vedtak (samrøystes) Styret vedtek langtidsbudsjett for Helse Fonna HF med investeringsbudsjett 40/13 O Rapportering styringsdokument 1. tertial Helse Fonna HF rapporterer til Helse Vest RHF på oppdrag i styringsdokumentet for 1. tertial Matrise utarbeidd av Helse Vest er nytta i rapporteringa. Styret tek rapporteringa til orientering 41/13 A Risikorapportering 1. tertial 2013 Styret i Helse Vest RHF vedtok i styremøte den 7. mars 2012 reviderte retningslinjer for risikostyring i sak 033/12 B. Endringa går ut på at helseføretaka sjølve vel ut kva mål dei vil følgje opp med risikostyring gjennom året. I styremøte i Helse Vest RHF blei det peika ut nokre felles områder/styringsmål for heile føretaksgruppa i Helse Vest (styresak 18/13 O). To delmål i Helse Fonna har for stor sannsynlegheit og konsekvens (raud sone): Det skal ikkje vere korridorpasientar Kreftpasientar skal ha starta behandling innan 20 dagar frå tilvising Det er sett i verk tiltak for å betre situasjonen Styret tar risikorapportering for første tertial i Helse Fonna HF til etterretning. 43/13 A Avtaler følgjeteneste og beredskapsvakt Som ledd i oppfølging av Stortingsmelding 12 En gledelig begivenhet blei ansvaret for den kommunale jordmorberedskapen og følgjetenester løfta ut av kommunen og over til dei regionale helseføretak frå 1. januar Ansvaret for transporten knytt til følgjetenesta ved svangerskap og fødsel ligg allereie på dei regionale helseføretaka. Helseføretaket fekk i styringsdokument 2010 ansvar for å etablere jordmorberedskap i dei kommunane som hadde grunnlag for slik beredskap. Helse Fonna HF har tre kommunar som har dokumentert reiseveg til sjukehus utover 1 ½ times reisetid og 50 gravide eller meir. Desse kommunane er Kvinnherad, Sauda og Suldal. Føretaket ved administrerande direktør har forhandla fram avtale med alle tre kommunane. Sauda og Suldal har som føresetnad for avtalane vidareført vaktsamarbeidet som vart etablert i Avtalen med Kvinnherad kommune er ny og er på bakgrunn av tal på gravide samt vurdering av reiseveg tatt inn i ordninga.

8 Styret i Helse Fonna HF vedtek særavtalar knytt til tenesteavtale nr. 8, avtale om beredskap og følgjeteneste for gravide og fødande for: Kvinnherad kommune Sauda kommune Suldal kommune Styret gir administrerande direktør fullmakt til å signere avtalane. 44/13 A Høyringsutkast instruks for styret og AD i helseføretak I styremøte 6.mars d.å. behandla styret i Helse Vest RHF mellom anna revidert styreinstruks for administrerande direktør i det regionale helseføretaket. (styresak 024/13 B). I same styresak er det opplyst at Helse Vest i samband med revisjon av eigne styringsdokument på same måte vil gå gjennom instruksane til styra i helseføretaka og sende utkasta på høyring til helseføretaka. Revidert mal for styreinstruks og instruks for administrerande direktør vil etter dette bli styrebehandla i Helse Vest RHF og sendt helseføretaka med tilråding om styrebehandling. Høyringsutkast med endringar var lagt ved saka. Styret i Helse Fonna HF har ingen merknader til Helse Vest RHF sitt forslag til revidert instruks for styret og administrerande direktør i helseføretak. 45/13 A Forhandlingsfullmakt til lønnsoppgjøret 2013 (unntatt off. jf. Ofl ledd) 46/13 Eventuelt Helge Espelid meldte under eventuelt eit ønske om at styret fekk framlagt orienteringssaksak om onkologitenester i Helse Fonna HF. Hilde Christiansen foreslo dette som eit av oppfølginga etter vedtak om strategi for Helse Fonna HF. Styret tok saka til orientering. Skriv og meldingar 1. Protokoll frå føretaksmøte i Helse Fonna HF Oppgåve som regional nettverkskoordinator for læring og mestring 3. Regional plan for kirurgi vedtatt av styret i Helse Vest Skriv delt ut i møtet: Føretaksgrenser i indre Hardanger. Melding om vedtak. Brev frå Helse Vest til Odda, Jondal og Ullensvang kommune Føretaksgrenser i indre Hardanger. Melding om vedtak. Brev frå Helse Vest til Eidfjord kommune. Styret tek meldingane til orientering.

9

10 Ref.: Ingebjørg Kismul Inge Reidar Kallevåg Styreleiar Nina Budal Hege Haukeland Liadal Pål Osjord Midbøe Helge Espelid Tove Martha Hovda Callaghan Gunnar Birkeland Harry Herstad Lilliann Høyvang Andreassen Hilde Christiansen