Manual Agentbooking- system 1
Innhold 1 Innlogging 2 Bookingsiden 3 Lag en booking 3.1 FLY 3.2 BOK 3.3 LMP 3.4 KOM 4 Søke opp en booking 4.1 SÖK 4.2 KUN 5 Vanlige tillegg, endringer og bookingrelasjoner 5.1 TIL 5.2 NAM 5.3 FLY 5.4 HYR 5.5 SPL 6 Påføring og ombestilling 6.1 PÅF 6.2 OMB 7 Avbestilling 8 Økonomi 8.1 KON 8.2 EKO 9 Hjelpefunksjoner 9.1 STA 9.2 HÄN 9.3 VAD 10 Support 11 Q&A 2
1 Innlogging Apollos agentbookingsystem finner du på internett: www.agent.apollo.se Innlogging foregår i to steg: 1. I det øvre feltet i den grå ruten skrives byråets agentid. I feltet under skrives byråets felles passord 2. I det øvre feltet i den gule ruten skrives byråets agentid. I midten skrives personlig selgerkode I nederste felt skrives personlig passord 1. 2. 3
2 Bookingbilde Det er fra startsiden/bookingbilde du alltid begynner alle kommandoer. Siden er delt inn i tre: Øverst er det en informasjonsdel med link til Online betaling, SOLNYTT og Novair Details. Her legges også viktig info vi vil dele med dere. Vi anbefaler alle å gå inn på SOLNYTT flere ganger om dagen da dette er vår viktigste info kanal til dere. All korrespondanse fra Apollo skjer her for at alle selgere skal ha en enkel tilgang til aktuell informasjon. I den midterste delen av bookingbilde finnes et søkefelt som benyttes til kommandoene BOK, KOM, FLY, LMP, OMB OG FÖR. Det er dette feltet som brukes for å skape bookinger. 4
I det nederste feltet finnes ytterligere et hvitt felt fulgt av kommendoene som SÖK, TIL, AVB osv. Dette feltet brukes når du skal søke opp eksisterende bookinger, legge på ulike tillegg, gjøre endringer og sjekke status etc. For å starte en kommando for hva du ønsker å gjøre begynner du alltid med en av trebokstavkodene i fetstil i en av de to søkefeltene. 3 Skape en booking Det finnes tre ulike kommandoer for å skape en booking. Hvem du skal velge er avhengig av informasjonen du har om kundens ønsker. 3.1 FLY = IATA bookingkoder Med kommandoen FLY booker du med IATA-koder. Steg 1. Skriv inn opplysninger som eksempelet under viser og trykk SÖK. Systemet søker automatisk på 2 personer. Steg 2. Velg reiselengde Klikk på kolonnen lengst til venstre (Oslo). Her får du en oversikt over hotellene våre på samtlige reisemål. Se steg 3. 5
Steg 3. Reisemålene presenteres reisemål for reisemål. Velg antall reisende og velg hotell Alt som er blåmerket kan du klikke på, Les mer om hotellet og se bilder. Klikk på prisen og du ser pris på de fleste tilvalg. Prisspesifikasjon for samtlige tilvalg viser for eksempel halvpensjon og utflukter. Opplysninger 6
Skriv inn personopplysningene og kontroller disse. VIKTIG! Det skal ALLTID være kundens mai adresse. Det er ikke tillat å fylle i byråets adresse. Når det finnes en mailadresse i bookingen kommuniserer vi alltid gjennom denne. Eks. flytidendringer, forhåndsbestilling av taxfree, velkomstbrev og spørreskjemaer. Fødselsdato kreves på hovedbooker samt barn, infant og ungdom. Når alle opplysninger er fylt i velger du Fortsett. 7
Tillegg Du må selv legge på forsikringer, flymat, c-klasse, transport, visum, utflukter, måltider etc. Legg merke til at du kan leie bil i dette steget. Trykk på Fortsett for å bekrefte bestillingen. 8
Bekreft Kontroller bookingen og klikk på bekreft. 9
Booket reise Ett bookingnummer og passord kommer opp på skjermen og ført nå er bookingen klar. Klikk på Se reisedetaljer Har du fylt i kundens mailadresse sendes en bekreftelse direkte. I dette bildet kan du direkte få inn å betale online eller sjekke reisedetaljer. Og går du videre et steg til når du befinner deg i se reisedetaljer med -tasten kommer til ut på bookingsiden igjen. 10
3.2 BOK Kommandoen BOK brukes når du vet at det går en reise en viss dag og til et visst reisemål. Du kan bruke IATA-kodene her også, men bruker du våre reisemålskoder kommer du direkte til ønsket reisemål, eks. dab = Dahab, da kommer ikke alle de andre reisemålene opp på SSH flyet i tillegg. 1. Still markøren i det øvre søkefeltet. 2. BOK,avreisedato,avreisested,reisemål,reiselende,antallvoksne,ungd.,barn,inf 3. Klikk på SÖK eller ENTER 4. Klikk på Velg for å booke ønsket fly og velg deretter hotellalternativ, her kan man velge flere rom på samme bosted hvis man er mange i reisefølget. OBS! Samme romstype. 5. Skriv inn alle personopplysninger og gå videre til neste steg; Tillegg. 6. Aksepteres alle opplysningene klikk på Fortsett 7. Klikk på Bekreft 8. Etter bestillingsnummer blir skapt og bookingen er klar. 9. Klikk på linken Se reisedetaljer, skriv den ut eller send bekreftelsen på email om du har lagt inn mailadressen. Her kan du endre reisende, dato og reiselengde i forhold til opprinnelig søk. 11
3.3 LMP LMP (last-minute-price) brukes når du skal booke en rabattert reise. LMP viser kun de hotell og reiser som er rabattert. 1. Still markøren i det øverste søkefeltet. 2. Skriv LMP,avreisedato, avreisested.. 3. Følgende informasjon vises på skjermen: 3.4 KOM Vi har et stort utvalg av kombinasjonsreiser, både sommer og vinter. Her finner du også rundreiser og cruise som bookes i kombinasjon med opphold på et hotell. Hvis du har bedt oss legge opp en manuell kombinasjon eks. Påegenhånd 1. uken og hotell 2. uken finner du denne kombinasjonen med kommando KOM. Tips! Bruk denne linken for å få en oversikt over datoer og rundreiser: http://www.apollo.no/no/hvordan-vil-du-reise/rundreiser/pages/rundreiseoversikt.aspx Tips! Bruk denne linken for å få en oversikt over datoer og cruise/elvecruise: http://www.apollo.no/no/hvordan-vil-du-reise/cruise/pages/cruise.aspx 1. Still markøren i det øvre søkefeltet. 2. Skriv KOM,avreisedato,avreisested 3. Følgende side vises og klikk på velg for å booke. a. Ikke bekreft pris før du har valgt de ulike hotell og romstyper. 4. Velg flyavgang 5. Velg hotell / romstype 1. uke og deretter i 2. uke 6. Fyll i personopplysninger, velg tillegg og bekreft som en vanlig bestilling. 12
4 Søke opp en bestilling For å søke opp en booking og se hva som er booket finnes to muligheter: 4.1 SÖK Kommandoen SÖK brukes når du ikke har bestillingsnummeret. 1. Still markøren i det nederste søkefeltet. 2. Skriv SØK, 3. Fyll i de opplysninger du har om kunden i feltene. 4. Klikk på SÖK. 13
4.2 KUN Kommandoen KUN brukes når du har bestillingsnummeret. 1. Still markøren i det nederste søkefeltet. 2. Skriv KUN,bestillingsnummer 3. Klikk på Sök eller Enter. Her får du opp kundeinformasjon: navn på bestiller, mailadresser, tlf, betalingsinfo, kidnr, kontonr mm. 14
5 Vanlige tillegg, endringer og bookingrelasjoner Mange ganger må du inn i en eksisterende booking for å komplettere med endringer, legge på spesialmat på flyet eller legge på bl.a forsikring, leiebil og c-klasse på flyet. Nedenfor viser vi de vanligste tilleggene. 5.1 TIL 1. Still markøren i det nederste søkefeltet. 2. Skriv TIL,bestillingsnummer 3. Markèr i kryssruten hvilke tillegg du ønsker og klikk på Lagre. Vil du avbestille et tillegg for en person klikker du på tillegget og Lagre. 15
5.2 NAM Her kan du rette mailadresser og navn på gjestene. Du kan også relatere bookinger med hverandre samt legge til ønskemål. 1. Still markøren i det nederste søkefeltet. 2. Skriv NAM,bestillingsnummer. 3. Fyll i de aktuelle endringene og klikk på Lagre. Her er det mulig å endre personopplysninger og legge inn ønsker samt relasjon til et annet bestillingsnummer. 16
5.3 FLY Viktig informasjon til flyselskap som eks. spesialmat må bestilles, det holder ikke å kun legge inn et ønske. 1. Still markøren i det nedre søkefeltet. 2. Skriv FLY,bestillingsnummer. 3. Kryss i hva som ønskes og klikk på Lagre. For rullestolassistanse kontakt support. 17
5.4 HYR Denne kommandoen brukes når du skal etterbestille leiebil. 1. Still markøren i det nedre søkefeltet. 2. Skriv HYR,bestillingsnummer. 3. Kryss i hvilken kategori som ønskes 4. Skriv inn dato for ønsket start 5. Velg om bilen skal hentes på hotellet eller flyplassen. 6. Klikk på bestill bil. 18
6 Påføring og ombooking I de tilfeller nye reisende ønsker å booke seg inn i eksisterende enheter brukes funksjonen PÅF, gjelder også ved påføring av infant. OBS! Personen må ha samme reiselende og avreiseflyplass. Vil gjesten booke om reisen til et nytt reisemål, hotell og reiselengde på du gjøre en ombooking, OMB. 6.1 PÅF 1. Still markøren i det nedre søkefeltet. 2. Skriv PÅF,bookingnummer 3. Skriv inn navn på nye reisende i de hvite feltene. Er det infant som skal påføres brukes de hvite feltene under hovedreisende. Trykk på kontroller pris så kommer den opp før du påfører om de skulle ombestemme seg. Du ser også om det er ledige flystoler på avgangen. 19
6.2 OMB Skal du byte hotell, reiselengde eller reisemål er det en ombooking du skal gjøre. Jo mer info du har å fylle i ved omb går ombookingen fortere. 1. Still markøren i det øvre søkefeltet. 2. Skriv OMB,bestillingsnummer,avreisedato,avreisested,reisemål 3. Velg fly og reiselengde ved å klikke på Velg lengst til høyre. 4. Velg reisemål og hotell ved å ligge på Velg lengst til høyre. 5. Skriv inn nye aktuelle personopplysninger om noen er endret 6. Klikk på fortsett 7. Kryss i tilvalg - fortsett 8. Klikk på Bekreft Bestillingsnummeret slutter nå på -01 og en ny versjon av opprinnelig booking. Den gamle reservasjonen er avbooket. Viktig er at tillegg ikke følger med ved OMB og eks. leiebil må bookes inn på nytt. 7 Avbestilling 1. Du kan selv avbestille en reise. Er det en del avbestilling med et innbetalt beløp, ta kontakt med support. 2. Still markøren i det nedre søkefeltet. 3. Skriv AVB,bestillingsnummer 4. Markèr de som skal avbestilles. 5. Klikk på Avbestill 6. Klikk OK Ved avbestilling kan du med en gang se eventuell kostnad for dette. 20
8 Økonomi Tidsfrister for betaling vises i bookingsystemet og på bekreftelsen til kunden. Apollo har et automatisk kanselleringsprogram som slår inn etter forfall. Er det mer enn 42 dager til avreise har kunden 10 dagers åpent kjøp før forfall på depositum. Du kan selv legge inn kortbetaling på enten depositum eller rest sum. Du kan pt ikke legge inn delbetalinger, men det jobbes med en løsning for dette 21
Følgende står på vår hjemme side, vær obs på at dette kan endres så du bør ha som rutine å sjekke apollo.no for oppdatert info. 22
8.1 KON 9 Hjelpefunksjoner 9.1 STA Statistikker for AVR (avreiste) og BOK (bookede) 1. Skriv i det nederste søkefeltet. 2. STA,110101,110911,avr eller STA,110101,111231,bok avhengig av hva slags statistikk du ønsker. 23
9.2 HÄN Bookinghistorie for en bestemt bestilling, 1. Skriv i det nederste søkefeltet 2. Skriv inn HÆN,bestillingsnummer 3. Historikk om hendelser i bookingen vises, eks når bestillingsbekreftelser er sendt, avbestillinger og hvem som har gjort endringene. 9.3 VAD Historikk for hva du som selger har gjort i dag, antall bestillinger, salgsum, provisjon etc. 24
10 Q & A Hvorfor kan jeg ikke logge inn? Når du fyller i selgerkode og passord skal du alltid bruke små bokstaver. Hva inngår i prisen som vises i hotellbilde? Prisen som vises når du bruker kommandoene FLY og BOK er totalpriser inkluderer ikke avbestillingsforsikring og reiseforsikring om du ikke har endret dette i din selgerprofil. Evt flymat og transport kommer i tillegg. Hvor endrer jeg min selgerprofil? Ved å skrive FÖR i det øvre søkefeltet kan du endre i navn, tlf, mailadresse og hilsen til gjestene. Hva inngår i prisen som vises i LMP-listen? Prisen som vises er både pr. person og for hele reisefølget eksl. avbestillings- og reiseforsikring. Hvorfor er prisene iblant svarte, grønne eller røde? Svarte priser er ordinære priser. Røde priser er rabatterte priser. Grønne priser er Enhetspriser (ekstrasengspriser for barn/ungdom). Hvorfor blir Enhetsprisen høyere når jeg har bekreftet bestillingen? For å beholde Enhetsprisen gjennom hele bookingen kreves det at du skriver inn fødselsdato på barn i ekstraseng. Hvordan tar jeg bort eller legger til avbestillingsforsikring etter at reisen er bekreftet? Bruk kommandoen TIL,bestillingsnummer Går det automatisk ut en ny bekreftelse ved en endring? Nei, bruk kommandoen KUN,bestillingsnummer og velg send ny billett. Kan jeg selv endre mailadressen til kunden? Ja, bruk kommandoen NAM,bestillingsnummer, endre mailadressen og bruk så kommandoen KUN,bestillingsnummer og velg send ny billett. Hvis jeg endrer en bokstav i et navn etter at det er registrert et beløp på bestillingen kommer det gebyrer da? Ja, systemet skjønner ikke om du endrer en bokstav eller hele navnet, skal du rette opp en skrivefeil kontakt support. Apollo Agentavdeling Elisabeth Holmsen september 2011 25
26