Saksframlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE JOURNALNR. DATO CRH-14/7511-9 39701/15 14.04.2015 Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Administrasjonsutvalget / 21.04.2015 ÅRSRAPPORT INTERNKONTROLL HMS 2014 Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Sammendrag Sykefraværet i 2014 er samlet sett omtrent på nivå med år 2013. Hjemmebaserte tjenester, barnehage og økonomiområdet har hatt en tydeligere økning i fraværet enn øvrige områder. Fraværsutviklingen i Stavanger følger flertallet av ASSS-kommunene. Pensjonsalderen i 2014 holder seg på omtrent samme nivå som i 2013. I virksomhetenes innrapportering til rådmannen på internkontroll HMS kan virksomhetene formidle viktige problemstillinger og utfordringer som beskrevet i egen HMS-plan. Fysiske forhold, sykefravær/bemanning, gode rutiner og etterlevelse av disse, vold/trusler/sikkerhet, muskel og skjelettplager, brannsikkerhet og psykososialt arbeidsmiljø/kommunikasjon/stress er sentrale tema som nevnes. Det er som tidligere år gjennomført en rekke aktiviteter fra Personal og organisasjon sin side for å styrke arbeidsmiljø og HMS-perspektivet. Aktiviteter, samt rapportering og evaluering på disse til ulike fora er noe redusert i 2014 i forhold til 2013. Omstillingsbehov vil prege både virksomheter og staber framover. Saken har vært til behandling i hovedarbeidsmiljøutvalget 14.04.2015. Der ble det blant annet besluttet å sende saken til alle arbeidsmiljøutvalgene. Vedlagt i saken ligger årsrapport fra varslingssekretariatet og fra bedriftshelsetjenesten. 1
ÅRSRAPPORT INTERNKONTROLL HMS 2014 Saken beskriver status for internkontroll HMS i Stavanger kommune for 2014. Det inkluderer status for sykefravær, innrapportering på systematisk HMS-arbeid, avviksrapportering, gjennomførte aktiviteter som nærværsarbeid, IA-arbeid (inkluderende arbeidsliv) og videre arbeid. Vedlagt i saken følger årsrapport fra varslingssekretariatet. Noen viktige elementer i interkontroll HMS-perspektivet som ikke er tatt med i denne rapporten er resultater fra medarbeiderundersøkelsen, arbeidet som er gjort knyttet til etikk og varsling (nye retningslinjer, opplæring, ressursinnsats i varslingssaker), arbeidet med å forbedre rapporteringen av sykefravær (A-ordningen og arbeid med system, opplæring og avvikshåndtering innenfor turnusvirskomehtene for bl.a å unngå brudd på arrbeidsmiljøloven). Dette rapporteres i egne saker til amu/admutvalget. Situasjonsbeskrivelse Sykefravær Sykefraværet i Stavanger kommune for 2014 ligger omtrent på samme nivå som de siste årene. Den positive utviklingen på barnehageområdet har stoppet litt opp og det har vært en markant oppgang innenfor hjemmebaserte tjenester og Økonomi. Ellers har det vært mindre bevegelser i fraværet for de øvrige områdene de siste par årene. Tabellen nedenfor viser samlet sykefravær for kommunens tjenesteområder og største virksomhetsområder, 2012-2014, med prosentpoeng endring fra 2013 til 2014 og målkrav samlet. Område 2012 2013 2014 Endring fra 2013 til 2014 Målkrav Kommunen samlet 7,4 6,9 7,2 0,3 < 6,0 Grunnskoler 6,3 6,1 5,8-0,3 < 6,0 Kommunale barnehager 10,3 9,6 10,1 0,5 < 7,5 Hjemmebaserte tjenester 8,3 7,9 8,8 0,9 < 7,5 Sykehjem 8,4 7,3 8,0 0,7 < 7,5 Helse og sosialkontor 5,9 4,8 5,4 0,6 < 6,0 Bymiljø og utbygging 6,0 5,4 4,8-0,6 < 4,5 Kultur og byutvikling 3,2 2,7 2,4-0,3 < 4,5 Økonomi 4,8 4,6 6,3 1,7 < 4,5 Personal og organisasjon 4,2 4,3 3,9-0,4 < 4,5 Muskel og sjelettplager, samt lettere psykiske lidelser utgjør de største diagnosegruppene og representerer omtrent halvparten av alle legemeldte diagnoser. Tabellen nedenfor viser tilgjengelige tall og prosentpoeng endring fra 2013 til 2014 for egenmeldt og legemeldt sykefravær de siste årene for ASSS-kommunene. Sykefraværsnivået kan ikke sammenliknes direkte grunnet ulike beregningsmåter, men Stavanger følger flertallet av kommunene med en liten oppgang i fraværet fra 2013 til 2014. Det brukes ulike datasystemer, beregningsmetode og det er ulikt hvilke tjenester som er inkludert. Det avhenger av hvordan kommunene er organisert. 2
2012 2013 2014 Endring fra 2013 til 2014 Stavanger 7,4 6,9 7,2 0,3 Sandnes 6,5 7 7,2 0,2 Bergen 9,5 9,2 9,5 0,3 Bærum 8,0 7,7 7,6-0,1 Drammen 8,2 7,9 8,2 0,3 Fredrikstad 9,2 9,4 10 0,6 Kristiansand 8,6 8,3 7,9-0,4 Oslo 8,3 8,7 8,5-0,2 Tromsø 9,5 9,2 10,2 1,0 Trondheim 9,5 9,6 9,6 0,0 Influensaepidemi En del av sykefraværet er knyttet til influensaepidemier. Det føres ukentlig statistikk på legebesøk for influensalignende sykdomsutbrudd i Norge fra uke førti på høsten og fram til uke tjue på våren. Figuren nedenfor viser andel positive influensaprøver ved landets laboratorier, inkludert den delen av befolkningen som ikke er yrkesaktiv. Epidemier er vanskelige å hindre, men omfanget kan påvirkes av blant annet vaksinasjon og hygienetiltak. (Kilde: Folkehelseinstituttet) Figuren over viser influensaaktivitet i 2014 og 2015 som de siste årene, dvs at det meste kommer i første kvartal. Nivået på andel influensaprøver, vist for Norge samlet, kan påvirkes av av f.eks grad av mediefokus, men ligger omtrent på nivå med de siste to årene. Sykefraværstallene er nokså sammenliknbare fra år til år korrigert for influensaepidemier, spesielt når det gjelder tidspunkt for epidemiene, men også omfanget av rapporterte prøver. Pensjonsalder, senioravtaler og uføreandel Tabellen nedenfor viser gjennomsnittlig pensjonsalder for vanlig alderspensjon og AFP i Stavanger kommune utenom uførepensjon, hos Kommunal landspensjonskasse (KLP) og Statens pensjonskasse (SP), samt andel inngåtte senioravtaler i målgruppen 62-67 år. 2011 2012 2013 2014 Pensjonsalder KLP begge kjønn (år) 64,5 64,3 65,8 64,9 Pensjonsalder KLP kvinner (år) 64,5 64,0 Pensjonsalder KLP menn (år) 64,4 65,7 Pensjonsalder SPK begge kjønn (år) 66,1 65,7 65,6 Pensjonsalder SPK kvinner (år) - 65,7 Pensjonsalder SPK menn (år) - 65,7 Andel senioravtaler begge kjønn (%) 76,0 79,3 67,8 69,5 Andel senioravtaler blant kvinner (%) - 80,7 65,4 67,3 Andel senioravtaler blant menn (%) - 74,7 75,0 76,3 Uføreandel KLP begge kjønn (%) 12,0 12,4 Uføreandel KLP blant kvinner (%) 13,1 13,5 Uføreandel KLP blant menn (%) 7,2 7,6 3
Gjennomsnittlig alder for ansatte som slutter for å bli alders- eller førtidspensjonist (AFP) i Stavanger kommune holder seg stabile. Som tiltak for å utsette pensjoneringstidspunktet, gis det tilbud om seniorsamtaler og senioravtaler. Andelen seniorer som har skrevet senioravtale holdt seg stabilt på samme nivå fra 2013 til 2014. Nedgangen fra 2012 til 2013 kan skyldes at det i løpet av 2013 ble gjort endringer i krav til stillingsprosent og muligheten for å kombinere AFP og seniortiltakene for å inngå en slik senioravtale. Statistikk fra kommunens pensjonskasser viser at antall som blir uføre øker for ansatte i slutten av 30-årene og oppover. Forebyggende innsats mot uførhet må derfor skje blant unge ansatte. Vi har ikke fått inn oppdaterte tall på uførhet, men er viktige tall å oppdatere og følge med på videre. Innrapportering internkontroll HMS Årlig rapporterer virksomhetene inn til rådmannen på status for internkontroll HMS. Det er sendt ut spørring til virksomheter samlet eller arbeidssteder, alt etter hva som er hensiktsmessig. Arbeidsstedene kan være organisert slik at det for noen kan være naturlig å svare sammen med andre arbeidssteder. Det er mottatt rapport fra 84 % av enhetene i 2014. 64 % av enhetene som har rapportert melder at hele IK/HMS-systemet er oppdatert i 2014, mot 79 % i 2013. 16 % har dette delvis på plass i 2014 mot 20 % i 2013. Årsakene til denne nedgangen er noe uklar, men kan være knyttet til krevende prioriteringer i forbindelse med pågående omstillingsarbeid. I rapporten kan virksomhetene formidle viktige problemstillinger og utfordringer som beskrevet i egen HMS-plan. Fysiske forhold, sykefravær/bemanning, gode rutiner og etterlevelse av disse, vold/trusler/sikkerhet, muskel og skjelettplager, brannsikkerhet og psykososialt arbeidsmiljø/kommunikasjon/stress er sentrale tema som nevnes. Noen nevner også utfordringer direkte knyttet til økonomisk omstilling og de prosessene som er nødvendige rundt dette. Melding av avvik og kritikkverdige forhold, innmelding og håndtering Kommunens avviks- og varslingssystem er verktøy som ledere og medarbeidere kan bruke for å melde om uønskede hendelser og forhold de mener utgjør en risiko. I tillegg til avvikssystemet har Stavanger kommune et eget varslingssekretariat (se vedlegg). I Stavanger kommune er det et mål at avvik skal føre til læring og forbedringstiltak gjennom å identifisere årsakene og utnytte kunnskapen for å unngå gjentakelse. 2012 2013 2014 Innmeldte saker i aktuelt år 3333 4050 4897 Andel avsluttede/godkjente saker ved utløp av aktuelt år 59 % 69 % 71 % Det vil alltid være saker under behandling. Det er derfor naturlig at andel avsluttede eller godkjente saker ikke er 100 % ved utgangen av året. Det er en positiv utvikling i andel saker som avsluttes. Det er igangsatt et arbeid for ytterligere å bedre oppfølging av innrapporterte avvik. Figuren nedenfor viser antall innmeldte saker for kommunens tjenesteområder og største virksomhetsområder. 4
Det er naturlig nok de store tjenesteområdene som har mange avviksregistreringer. Det er positivt med en rapporteringskultur som gir økning i antall registrerte avvik. Det gir et bedre grunnlag for kommunens forbedringsarbeid. Tallene er ikke egnet til å si om det er en faktisk økning i antall hendelser, bare antall registreringer. Tabellen nedenfor viser andelen innmeldte saker i 2014 som er godkjent/avsluttet. Sykehjem og hjemmebaserte tjenester har størst andel godkjente/avsluttede saker. Virksomhetsområde Andel innmeldte saker i 2014 som er godkjent/avsluttet Skoler 53 % Barnehager 58 % Sykehjem 74 % Hjemmebaserte tjenester 69 % Figuren nedenfor viser antall innmeldte avvik fordelt på de mest sentrale sakstypene. 5
Vold og trusler er et sentralt tema det rapporteres avvik på. Det har også hatt en økning i antall registreringer fra 2013 til 2014. Dette er et område vi satser på økt forebygging og kompetanseheving. Tallene inkluderer både ansatte og barn i skole og barnehage. Fra og med våren 2015 kan vi nå skille tydelig på dette. Aktiviteter i perioden Kommunen har hatt en lengre periode med stabil drift, men er nå inne i en periode med endring og omstilling. Det gjelder både tjenesteleveranser, økonomi, bemanning og arbeidsmiljø. Stabene merker en økning i antall henvendelser relatert til omstillingsarbeidet og tilhørende arbeidsmiljøutfordringer. Støttestabene er også selv berørt av omstillingen og stillingsstoppen fra 2014 og står derfor også selv ovenfor krevende prioriteringer og prosesser. Omfanget av rapportering og evaluering er derfor noe redusert. Det er gjort et systematisk arbeid knyttet til utvalgte virksomheter med høyt fravær og/eller arbeidsmiljøutfordringer. Disse har blitt fulgt opp for å avklare behov for bistand og gjennomføre eventuelle tiltak. Dette gjelder blant annet innen barnehageområdet, sykehjem, hjemmebaserte tjenester og SFO-delen av skoler. Innen barnehageområdet er det gitt bistand til 10 ledere knyttet til stressmestring. Dette ble avsluttet i første halvår 2014. Det er gjennomført personalmøter i en rekke virksomheter knyttet til nærværsarbeid og fravær. Som en oppfølging av Bystyrets vedtak i saken Plan for etikk i april 2014, er det igangsatt et prøveprosjekt for innføring i system for avvik og varsling i 7 virksomheter, to skoler (inkludert SFO er), to barnehager og tre sykehjem. Formålet er å øke kunnskapen til ansatte og ledere om avvik og varsling, og dermed øke meldekulturen. Prøveprosjektet vil gi et bedre grunnlag for å utvikle og tilpasse kompetansehevende tiltak, sentrale systemer og rutiner, samt bistand til virksomhetene i 6
dette arbeidet. Det er sendt ut en spørreundersøkelse til ledere og ansatte. Prosjektgruppen har besøkt virksomhetenes HMS-grupper. Videre tilbys det tilpasset kurs/opplæring i avviks- og forbedringssystemet Synergi og varslingssystemer på personalmøter, skolering av ressurspersoner og utvidet opplæring av saksbehandlere/ledere. Dette arbeidet vil danne bakgrunn for å utarbeide videre handlingsplan for å øke ansatte og lederes kunnskaper i avviks- og forbedringssytemet Synergi. Det er gitt bistand til ledergrupper for å styrke ivaretakelsen av ulike sentrale ledelses- og arbeidsmiljøperspektiv. Krav om omstilling er et sentralt bakteppe. I 2014 ble IA-arbeidet for perioden 2010-2013 evaluert. Rutiner og verktøy er tilpasset for å følge opp IA-avtalen. IA-avtalen for perioden 2014-2018 ble undertegnet i november 2014. Målet i IAavtalen er å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. En partssammensatt arbeidsgruppe har utarbeidet forslag til mål og tiltak for IA-arbeidet i neste periode. Lokale mål for Stavanger kommune har vært et sykefravær på seks prosent eller lavere, øke tilretteleggingen for personer med redusert funksjonsevne og økt gjennomsnittlig avgangsalder. Det kommer en egen sak til Administrasjonsutvalget om dette. Det er igangsatt et arbeid med å evaluere seniortiltakene. Mål og tiltak for å øke gjennomsnittlig avgangsalder, blir utarbeidet når evalueringen av dette er ferdigstilt. Stavanger kommune sitt nærværsprosjekt God praksis 2013-2014 er gjennomført. Prosjektet har som mål å øke organisasjonens kunnskap om hva som gir høyt nærvær gjennom tverrfaglig erfaringsutveksling. Med prosjektet deltar Stavanger kommune i Kommunal- og moderniseringsdepartementets utviklingsprogram Saman om ein betre kommune. God praksis er et partssammensatt prosjekt. Ny runde med God praksis avsluttes i 2015. Bedriftshelsetjenesten (BHT) bidrar med informasjon og opplæring i yrkeshygiene, ergonomi, arbeidsmedisin, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, psykisk helse, grunnopplæring av HMSgrupper i systematisk HMS-arbeid, sykefraværsoppfølging, nærvær og medvirkning. Se egen årsrapport fra bedriftshelsetjenesten. Årsrapport fra bedriftshelsetjenesten går som vedlegg i denne rapporten til Administrasjonsutvalgtet. Innsats og prioriteringer framover I omstillingstider handler det mye om å finne de rette oppgavene å jobbe med og å prioritere vekk oppgaver. Omstilling kan øke presset på arbeidsmiljøet, ytringsklimaet, tiden til dialog og samarbeid. Det er viktig å gjennomføre gode omstillingsprosesser. Det inkluderer å jobbe med og få til gode diskusjoner om situasjonen, hvilke behov som skal imøtekommes, mulige måter å imøtekomme behovene på og prioritering av løsninger. Veilederen og retningslinjene for ommstilling- og overtallighetsprosesser er gjennomgått og revidert i samarbeid med de tillitsvalgte og det er gjennomført opplæring for ledere, tillitsvalgte og verneombud. Framover blir det spesielt viktig å støtte lederne i sitt omstillingsarbeid, slik at de står godt rustet til å gjøre jobben sin. I et «internkontroll HMS»-perspektiv blir ivaretakelse av arbeidsmiljøet med lavt konfliktnivå og god ytringskultur et viktig perspektiv underveis i prosessen. Samtidig skal også støtte/stabfunksjonene tilpasses reduserte økonomiske rammer. Det innebærer at hvilke tjenester som skal leveres, nivået på tjenestene som skal leveres og måten å levere tjenester på må gjennomgås framover. Dette inngår i arbeidet med å se på organisering framtidig HR-avdelingen. Inger Østensjø rådmann Olve Molvik direktør Sigrid Utne konst. HMS-sjef 7
Carl Rees Halvorsen saksbehandler Vedlegg 1: Årsrapport varslingssekretariatet Vedlegg 2: Årsrapport bedriftshelsetjenesten 8
Vedlegg 1: Årsrapport varslingssekretariatet Arkiv 15/183 Årsrapport 2014 - Varslingssekretariatet Om varslingssekretariatet Varslingssekretariatet ble opprettet 01.10. 2008, men startet formelt fra januar 2009 da den elektroniske varslingskanalen kom på plass. Varslingssekretariatet har i 2014 bestått av: Karen Hirth Thorsen, arbeidsgivers representant, Jostein Vik, ansattes representant og Harald Kleppe, ekstern representant. Varslingssekretariatet betjener den elektroniske varslingskanalen og kan også kontaktes direkte enten via personlig oppmøte, mail, telefon eller ordinær post. Saker i 2014 I perioden 01.01. 31.12.2014 har varslingssekretariatet behandlet 11 saker. Tre av disse har vært varslingssaker, to saker har vært intern uenighet som etter undersøkelse ikke er definert som varsling, en sak har vært klage på egne forhold og fem saker har vært avvik (dvs. feilregistrert). Sakene er fulgt opp i henhold til prosedyre for varslingssaker. Andre forhold Varslingssekretariatet har gitt innspill til Plan for etikk og forebygging av misligheter og korrupsjon. Videre har varslingssekretariatet bidratt i revidering av nye retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold, samt i opplæring av verneombud, arbeidsmiljøkurs og ellers ved behov. Møter Det har vært avholdt 2 møter i varslingssekretariatet, i tillegg til dialog via mail og telefon ved behov i aktuelle saker. 05.01.2014 Varslingssekretariatet 9
Vedlegg 2: Årsrapport bedriftshelsetjenesten ÅRSRAPPORT 2014 FOR BEDRIFTSHELSETJENESTEN Hovedutfordringer/anbefalinger Styrke jobbnærvær, tidlig dialog og tilrettelegging ved sykefravær 1.7.2014 ble reglene for sykefraværsoppfølging endret. Det er ikke lenger lovpålagt at Bedriftshelsetjenesten skal stille på alle dialogmøter ved helt eller delvis sykmelding. Ny hovedregel er at leder skal avholde Dialgomøte 1 med ansatt som er 100 % sykmeldt. Leder eller ansatt kan be Bedriftshelsetjenesten bistå ved behov. Dette førte til stor reduksjon i etterspørsel etter Bedriftshelsetjenestens bistand i Dialgomøter. Bedriftshelsetjenesten kan vri frigjorte ressurser over på forebyggende arbeid (slik som før regelendringer 07.2011). Bistanden som gis i dialogmøter og sykefraværsoppfølging, blir nå blir mer målrettet, men Bedriftshelsetjenesten ser faren for at leder tar kontakt for sent i sykefraværsløpet. Målet bør være å styrke jobbnærværet gjennom forebygging, tidlig dialog og tilrettelegging ved sykefravær. Arbeidsgiver anbefales å forankre arbeidet med forebygging og sykefraværsoppfølging, hos direktører, fagsjefer og virksomhetsledere. Psykiske lidelser - en av hovedårsakene til sykefravær En av de største hovedårsakene til sykefravær og utstøting fra arbeidslivet er lettere psykiske lidelser. Det bør ytterligere satses på forebyggende tiltak ved for eksempel kurs for ledere knyttet til ansatte med lettere psykiske lidelser og utvikle opplegg for tidlig innsats rettet mot ansatte med psykiske lidelser. Økning i vold og trusler Vold og trusler øker i antall, i meldte avvik i avviks- og forbedringssystemet Synergi. Bedriftshelsetjenesten har også et økende antall henvendelser som gjelder vold, trusler og utagering fra blant annet brukere på institusjoner og blant skoleelever. Det er behov for å styrke det systematiske arbeidet rundt forebygging av vold og trusler, ved å identifisere risiko og forebyggende tiltak, i ROS-analyser på virksomhetsnivå. Innmeldte avvik i Synergi som gjelder vold og trusler, bør brukes aktivt i forbedringsarbeidet. I tillegg bør det i større grad foretas risikovurderinger på individnivå (ved utagerende brukere, elever osv.). En bør sørge for et fullt forsvarlig fysisk og psykisk arbeidsmiljø, ut fra en enkeltvis og samlet vurdering. Tiltak for oppfølging av røykeforbud Som en oppfølging av sak om røykeforbud i Stavanger kommune, bør det settes opp tilstrekkelig mengde røykesluttkurs til å dekke etterspørsel, samt gjøre kjent ulike virkemidler og hjelpetiltak (som «Slutta-appen», røyketelefonen og lignende). I tillegg bør det iverksettes ulike holdningsskapende tiltak. 10
Bakgrunn Tallene som presenteres i rapporten er hentet fra GAIA HMS (dokumentasjonssystem for Bedriftshelsetjenesten og HMS). Lovverk Bedriftshelsetjenesten (BHT) er en rådgivende fagavdeling som skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold. Bedriftshelsetjensten har en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål (Arbeidsmiljøloven 3-3- (2,3)). Det skal utarbeides årsrapport som viser Bedriftshelsetjenestens bistand til virksomheten. Denne skal forevises Arbeidstilsynet på forespørsel. Bedriftshelsetjenestens bistand reguleres av forskrift om Organisering, ledelse og medvirkning, 13-2. Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten (se vedlegg 1). Tjenesteområder Bedriftshelsetjenesten leverer tjenester til hele Stavanger kommune, ca. 9200 medarbeidere: Rådmannens kontor, Bymiljø og utbygging, Kultur og byutvikling, Oppvekst og levekår, Personalog organisasjon, Kommunikasjon og Økonomi. I tillegg fire kommunale foretak; Natur- og idrettsservice, Stavanger byggdrift, Sølvberget Stavanger kulturhus og Stavanger parkering. Det blir levert tjenester etter avtaler med de private institusjonene Blidensol sykehjem, Domkirkens sykehjem og Tasta sykehjem. I 2014 ble det inngått avtale med følgende NAV kontor: NAV Madla, NAV Hundvåg og Storhaug, NAV Hillevåg og Hinna og NAV Eiganes og Tasta. Kjernekompetanse Bedriftshelsetjenestens kjernekompetanse består av: arbeidsmedisin/arbeidshelse, helsefremmende arbeid, helsepsykologi, psykososialt arbeidsmiljø, ergonomi/fysisk arbeidsmiljø og yrkeshygiene. Medarbeidere i HMS/Bedriftshelsetjenesten 2014 Eigil Harstad, HMS-sjef og leder av Bedriftshelsetjenesten Monica Echeverres Arias, HMS konsulent Parisa Valei, bedriftslege, juni - desember 2014 Kristin Hole, bedriftssykepleier/yrkeshygieniker Olaug Melhus Fjellaker, bedriftsfysioterapeut/hms rådgiver Sigrid Utne, bedriftssykepleier/hms-rådgiver Maren Mykletun-Løkken, bedriftssykepleier, vikariat Kari Gro Haakestad, bedriftsergoterapeut/hms-rådgiver Carl Rees Halvorsen, HMS rådgiver Anita Irene Midtun, HMS rådgiver (tom. September 2014) Bedriftshelsetjenestens arbeid i 2014 Helsefremmende arbeidsplasser I det helsefremmende perspektivet rettes søkelyset mot de positive og helsefremmende faktorene i arbeidsmiljøet, ikke bare risiko for sykdom og ulykker. Bedriftshelsetjenesten bidrar i arbeid på system-, gruppe- og individnivå til at helsefremmende tiltak og aktiviteter inngår i arbeidsmiljøarbeidet. 11
Vold og trusler Henvendelser har blant annet gått på fysisk vold og utagering av bruker/tjenestemottaker, som påvirker hele arbeidsmiljøet. Det har vært en økning i henvendelser som gjelder bruker/tjenestemottaker med blandingsdiagnoser, for eksempel rus og psykiatri. Det er bistått i ROS-analyser vedrørende vold og trusler, ved NAV kontor. Stavanger kommune har fornyet avtalen med Secure Work i 2014, om skreddersydde kurs i håndtering av vold og trusler. Dette er benyttet av NAV kontorene. Kursene vil bli profilert i større grad i 2015. Ved ansettelse skal arbeidsgiver informere om risiko for vold og trusler, og gi nødvendig opplæring. Den enkelte virksomhet bør kartlegge påregnelig og ikke påregnelig belastning i forhold til vold og trusler, og iverksette nødvendige forebyggende tiltak. Det vil bli lettere å overvåke omfanget i 2015, da avviksmeldinger i Synergi vil bli skilt mellom ansatt og barnehagebarn/elev/besøkende. Mobbing og trakassering Antall henvendelser om mobbing/trakassering har vært på samme nivå som 2013. Ledere tar kontakt med Bedriftshelsetjenesten, ved behov for bistand i mobbe-/trakasserings-saker. På bakgrunn av henvendelsene kan det se ut som rutinen ikke er godt nok kjent i organisasjonen. Tiltak har vært undervisning, rådgiving og bistand i enkeltsaker til ledere. I tillegg har det vært individuell oppfølging av ansatte. Bedriftshelsetjenesten har bistått i varlingssaker knyttet til mobbing/trakassering. Det settes jevnlig opp kurs for ledere i temaet, dessverre var det liten interesse og deltakelse. Mobbing/trakassering er tema på Arbeidsmiljø-grunnkurs for verneombud. HMS-gruppene bør være oppmerksom på hvilke risikomomenter i et arbeidsmiljø som kan gi utslag i mobbing/trakassering, og iverksette tiltak forebyggende. Dette bør være en naturlig del av arbeidet med inkluderende arbeidsliv (IA-arbeidet) og arbeidsmiljøet i den enkelte virksomhet. Det bør igangsettes et arbeid for å styrke forebyggende innsats i forhold til mobbing og trakassering. Inkluderende Arbeidsliv Evaluering av IA-arbeidet 2010-2013 ble sluttført i 2014. IA-kickoff seminar ble arrangert, koordinering av partssammensatt IA-arbeidsgruppe og arbeidet med mål og handlingsplan for IAavtalen i 2014-2018, ble igangsatt. Nærvær/fravær Undervisning i nærvær/fravær er basert på dialog og refleksjon rundt nærværsfaktorer, utfordringer i arbeidsmiljøet, begrepene syk syk/frisk og frisk (etter modell av A. Antonovski). Videre gjennomgås pliktene og rettighetene knyttet til sykefraværsrutiner, kraven i Arbeidsmiljøloven og Folketrygdloven, Inkluderende Arbeidsliv osv. Målgruppe er ansatte og ledere. Tiltak gir resultater i form av reduksjon i korttidsfraværet, i tiden etter undervisningen. Virksomheter Skoler 15 Barnehager 1 Totalt 16 Antall Dialogmøter og sykefraværsoppfølging Antall dialogmøter med bistand fra Bedriftshelsetjenesten var 163. Reglene for oppfølging av sykmeldte og dialogmøter, ble endret juli 2014. Regler til og med 30. 06.14: Ved sykmelding helt eller delvis i 7 uker, skulle arbeidsgiver innkalle den sykmeldte, lege (dersom hensiktsmessig) og Bedriftshelsetjenesten til Dialgomøte. Bedriftshelsetjenestens deltakelse i dette møtet var lovpålagt. Regler fra og med 01.07.14: Dialgomøte 1 skal som hovedregel avholdes innen 7 ukers 100 % sykmelding, med mindre det er åpenbart unødvendig. For gradert sykmeldte skal Dialgomøte 1, 12
avholdes ved behov. Det vil si når arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder anser det hensiktsmessig. Bedriftshelsetjenestens deltakelse i Dialgomøte er ikke lenger lovpålagt, men kan trekkes inn ved behov. Etter regelendringene blir Bedriftshelsetjenestens bistand i dialogmøter og sykefraværsoppfølging mer målrettet. Det er likevel en utfordring at enkelte ledere tar kontakt sent i et sykefraværsløp. Nytt oppfølgingspunkt i sykefraværsrutinen ble innført, ved at hyppig korttidsfravær skal følges opp av leder, med samtale. Det bør jobbes med å implementere denne presiseringen i sykefraværsrutinen, i hele organisasjonen. Dette vil bidra til å styrke jobbnærværet og forebygge langtidsfravær. For Bedriftshelsetjenestens rolle i dialogmøter/sykefraværsoppfølging, se vedlegg 2. Forebyggings og tilretteleggingstilskudd Tilskudd fra NAV Antall Timer Sum BHT honorar 254 Ca. 637 403.580,- Bedriftshelsetjenesten har i samarbeid med Personalavdelingen, deltatt på kvartalsvise samarbeidsmøter med NAV Arbeidslivssenter. Systematisk Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid Tilsyn fra Arbeidstilsynet Arbeidstilsynet hadde i 2014 tilsyn i 5 bofellesskap der de ville rette spesiell oppmerksomhet mot det systematiske HMS-arbeidet og hvordan ledelsen, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å forebygge arbeidsrelaterte belastninger forbundet med vold og trusler. Bedriftshelsetjenesten var tilstede i alle tilsyn. Det ble gitt pålegg til ett bofellesskap om å utarbeide risiko- og sårbarhetsanalyse, samt HMS-plan og kalender. Bistand i risikovurderinger Det var totalt 13 henvendelser om bistand i risikovurderinger. Bedriftshelsetjenesten har bistått virksomheter i risikovurderinger blant annet i hjemmebaserte tjenester, skoler og barnehager. Det er bistått i risikovurderinger vedrørende vold og trusler, ved NAV kontor. Rusforebyggende arbeid og spillavhengighet BHT er Stavanger kommunes sakkyndige innen rus- og spilleavhengighet, og tilbyr bistand i rustesting i AKAN-saker, samt samarbeid med behandlerapparatet. For øvrig vises det til egen AKAN-årsrapport. Hva Målgruppe Antall Undervisning: Om rus i arbeidslivet, Ledere, VO TV, lærlinger Ca. 7 håndtering av enkeltsaker, ruskultur osv. Bedriftshelsetjenesten har ikke vært kontaktet i forhold til spillavhengighet. Temaet tas inn i undervisningsopplegg i 2015. Ergonomi og arbeidsplassvurderinger Arbeidet består av kartlegging, risikovurdering, rådgiving og undervisning i virksomheter. Temaer er arbeidsbelastning, arbeidsteknikk- og metoder, arbeidsprosesser, belysning, synsergonomi, organisatoriske faktorer, lokaler og innredning, samt arbeidsutstyr og tekniske hjelpemidler. Tiltak Hvor Antall Individuelle arbeidsplassvurderinger - med forslag til Ansatte i ulike virksomheter 48 fysisk tilrettelegging for ansatte med helseutfordringer. Forebyggende eller ved sykmelding. Arbeidsmiljø i brukers hjem Hjemmebaserte tjenester 6 13
Befaring av arbeidslokaler før ombygging eller leie av bygg Barnehage Ulike virksomheter 4 Kontorergonomi undervisning Ulike virksomheter 7 Arbeidsteknikk/ergonomi i barnehage Barnehager Ca. 5 Det er behov for å videreutvikle forebyggende arbeid med ergonomi og arbeidsteknikk, ved blant annet å utvikle og tilpasse kompetansehevende tiltak, sentrale systemer og rutiner, samt bistand til virksomhetene i dette arbeidet. Yrkeshygiene Yrkeshygiene er identifikasjon og kartlegging av kjemiske, fysiske og biologiske arbeidsmiljøfaktorer, samt vurdering av risiko for helseskade og gi forslag til forebyggende tiltak. Det er gjort 14 befaringer knyttet til yrkeshygiene i 2014. Tema har bl.a. vært inneklima, støy og eksponering for muggsopp. Psykososialt arbeidsmiljø Bedriftshelsetjenesten har bistått i arbeidsmiljø-prosesser i fire virksomheter. Her bistår Bedriftshelsetjenesten arbeidsgiver i arbeidet med psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø. Dette omhandler forhold og tiltak som berører organiseringen av arbeidet, ledelsen, kulturen og den psykososiale situasjonen i virksomheten. Bedriftshelsetjenesten veileder og bidrar til at ledere og ansatte kommer fram med sitt syn på hva som kan være helsefremmende faktorer i arbeidssituasjonen og tar dette med i innsatsen for å bedre arbeidsmiljøet. Arbeidshelse individnivå Ulike tiltak individnivå Tiltak Helsekontroller (Lovpålagte jf. Arbeidsmiljøloven) 198 Helsesamtaler 25 Enkeltkontaker 53 Gravide ansatte samtale med jordmor. Jordmor fra Mamastork kan delta i samtale med 12 den gravide og leder. BHT henviser. (I tillegg tilbys trening for gravide. Se under gruppetiltak.) AKAN kontakt 17 Antal l Lovpålagte helsekontroller Det er gjennomført helsekontroller av ansatte som er eksponert for støv, støy, biologiske og kjemiske arbeidsmiljøfaktorer, samt ansatte som tidligere har vært asbest-eksponerte. Disse har vært innkalt til helsekontroller; alle nattevakter, BMU; Park og vei, Plan og anlegg, Vann og avløp, NIS; Park, Vei og anlegg, Bad og idrett. En del ansatte oppgir muskel-skjelettplager knyttet til tungt arbeid og uhensiktsmessige arbeidsstillinger. Tema i helsesamtalene er blant annet motivasjon for fysisk aktivitet, ansvar for egen helse og Frisklivssentralens tilbud. Enkeltansatte i risikogrupper er henvist til «Opplæring for helse». I tillegg bør arbeidsgiver jobbe systematisk med å kartlegge ergonomiske utfordringer i ROSanalyser og iverksette forebyggende tiltak. Samtaletilbudet «På Talefot» Det har vært 114 henvisninger til «På Talefot». Nyere forskning viser at en andel av det totale sykefraværet skyldes sosiale årsaker. 14
«På talefot» er et samtaletilbud som gjelder ved problemer av privat karakter, som kan skape vanskeligheter i arbeidslivet (for eksempel vanskelige livsvalg, problemer med barn og foreldre, samlivsproblemer). Rådgivningen gjelder ikke forhold som er knyttet opp mot arbeidssituasjonen. Slike problemer må løses mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Stavanger kommune har avtale med det private rådgivningskontoret «På Talefot» for levering av dette samtaletilbudet.tjenesten er lett tilgjengelig og det er ingen ventetid. Timeprisen hos «På Talefot» er 900 kr. Egenandel pr time er 400 kr. Stavanger kommune dekker 500,- pr konsultasjon (opptil 6 konsultasjoner). Arbeidshelse - gruppenivå Trening for gravide Antall deltakere på treningstilbud var ca. 200. Alle gravide skal ha tilbud om trening i graviditeten. Det holdes kurs fortløpende. Det gis informasjon om plikter og rettigheter knyttet til det å være gravid i Stavanger kommune, samt tilbud om bistand fra Bedriftshelsetjenesten. Nytt er at jordmor deltar på treningskursets siste dag, med informasjon. Tilbudet leveres av Østervåg fysikalske institutt. Opplæring for helse trening i gruppe Antall deltakere på treningstilbudet var 56. Det blir arrangert tre kurs pr. år. Målet er å forebygge belastningsplager, holde ansatte i arbeid og øke den fysiske aktiviteten hos deltakerne. Kursene har vært fulltegnet. Stressmestring Mindfulness Antall deltakere på kurs i Mindufulness var 81. Mindfulness eller oppmerksomhetstrening er en praktisk og effektiv metode for å redusere stress, meste utfordinger, øke livskvaliteten og styrke arbeidshelsen. Kurs arrangeres vår og høst med ekstern kursholder. Etter en evaluering av tiltaket i 2014, blir kurset nå tilbudt som et tiltak i individuell oppfølgingsplan forebyggende eller ved sykefravær. Bedriftshelsetjenesten henviser. «Har det bra gjør det bra» Antall deltakere var 10 virksomhetsledere fra barnehager. Dette er et stressmestrings-tilbud til virksomhetsledere, som ble arrangert i samarbeid med Bjørnsons psykologene. Røykeslutt Det vises til Frisklivssentralen i bostedskommunen, som arrangerer kurs i røykeslutt. Råd og utvalg BHT var i 2014 representert i følgende sammenhenger: AMU oppvekst Arbeidsutvalg bygg AMU levekår Arbeidsutvalg bygg AMU personal og organisasjon AMU økonomi AMU Kultur og byutvikling AMU Bymiljø og utbygging AMU Natur og idrettsservice AMU Stavanger byggdrift AMU private institusjoner: Blidensol sjukeheim, 15
Domkirkens sjukehjem, Tasta sjukeheim HAMU Administrasjonsutvalget Ved saker fra BHT Informasjon og opplæring Opplæring overordnet nivå Bedriftshelsetjenesten bidrar med informasjon og opplæring i yrkeshygiene, ergonomi, arbeidsmedisin, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, rus/akan, samt systematisk HMSarbeid. I tillegg koordineres eksterne forelesere. 1. Arbeidsmiljø grunnkurs vår og høst Målgruppe: verneombud, AMU medlemmer og ledere. 2. «Alltid på en onsdag» tema sykefraværsoppfølging, mobbing og trakassering, krisehåndtering, arbeid i HMS-grupper. 3. «Hva er det med Monica». Kurs i psykisk helse. Målgruppe: ledere. 4. Opplæring på verneombuds-høstkonferanse Inkluderende Arbeidsliv 5. HMS-uken; tema «Frisk nok for livet» ved Jørgen Skavland 6. IA-kickoff seminar; tema «Årsaker til sykefravær i et økonomisk, sosiologisk og helsefaglig perspektiv. IA-avtalen, kjønnsforskjeller i sykefravær og råd om hva virksomheten kan gjøre for å redusere sykefraværet.» ved psykolog og professor Arnstein Mykletun. Fagutvikling Bedriftshelsetjenesten skal bistå mange ulike fagmiljøer. Dette medfører et stort behov for faglig oppdatering. BHT legger vekt på utveksling av faglig informasjon internt slik at vi kan disponere ressursene og gi helhetlig informasjon. BHT har ukentlig fellesmøter med HMS, samt BHT-faglige møter månedlig. Samarbeid eksternt: Arbeidsgruppen for samarbeid mellom Bedriftshelsetjenesten, Arbeidstilsynet, Petroleumstilsynet og NAV arbeidslivssenter Samarbeid med Sandnes kommune Frokostmøter med Arbeidstilsynet Alor nettverkssamlinger i rus og medikament misbruk. Eksterne kurs/utdanning med deltakelse fra BHT Hvordan bygger vi helsefremmende arbeidsplasser, og sunne robuste organisasjoner? Hefa-konferansen Lillestrøm 7. og 8. mai 2014 Audiometri og spirometri kurs Risikostyring og rettslig regulering, UiS Sigrid Elin Utne konst. HMS-sjef / leder for bedriftshelsetjensten Kari Gro Haakestad saksbehandler Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 16