Postboks 404 2303 Hamar Telefon: 02411 Telefax: 62 58 55 01 e-post: postmottak@helse-sorost.no Referat Møte: Administrativt forskningsledernettverk (AFN) Tid: 9. mars 2011 Kl. 11.00 15.00 Sted: Møtesenteret Grev Wedels plass 5, Oslo møterom Peer Gynt i 6. etg. Tilstede: Øystein Krüger (leder) Wenche Reed Geir Gogstad Aud Kari Lillehaug Johan Stanghelle Bjørn Rishovd Rund Inger Holen Kåre Birger Hagen Bjørn Holm Oslo universitetssykehus HF Oslo universitetssykehus HF Sykehuset Innlandet HF Sunnaas Sykehus Vestre Viken Sørlandet sykehus HF Diakonhjemmets sykehus Lovisenberg Sykehus Forfall: Jan Henrik Lund Tomm Bernklev Karin Vassbakk Jens Egeland Sykehuset Østfold HF Sykehuset Telemark HF Akershus universitetssykehus HF Psykiatrien i Vestfold Fra administrasjonen: Tanja Schiøtz Wigley (referent) Randi Vad Sak 1 2011 Godkjenning av innkalling og dagsorden Det ble holdt en kort presentasjonsrunde og ny representant fra Sykehuset Innlandet, Aud Kari Lillehaug, ble ønsket velkommen. Innkalling og agenda for møtet ble godkjent. Tre saker ble lagt til orientering under Eventuelt: 1. Programvarelisenser 2. Arbeid med prosedyre for klinisk forskning 3. Permisjon i forbindelse med disputaser Helse Sør-Øst er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvaret for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i ett morselskap, Helse Sør-Øst RHF, og 11 datterselskap. I tillegg leveres sykehustjenester i regionen av privateide sykehus, etter avtale med.
Sak 2 2011 Godkjenning av referat fra møte i AFN 10. november 2010 Referat fra 10. november 2010 ble godkjent. Vedlegg: referat fra 10. november 2010 Sak 3 2011 Forskningens organisatoriske plass i helseforetakene På forrige møte i AFN kom det frem at det er ønskelig å lære mer om hverandres institusjoner med hensyn til organisering av forskning. Dette settes derfor opp på de neste møtene fremover med innlegg fra 2-3 helseforetak på hvert møte. Temaet er forskning og innovasjon i helseforetaket: organisatorisk plassering av forskning og forankring i forhold til toppledelsen, og med følgende punkter: Opplegg for linjestyring Ligger forskning i egen avdeling eller under klinikkene? Budsjett Finansiering Rapportering Hvordan få gjennomslag i saker? Har sykehuset egen forskningssjef? Eksempler på dette møtet var fra Sørlandet Sykehus, Vestre Viken og OUS (på grunn av sykdom ble AHUS byttet ut med OUS) Vestre Viken. Forskningsdirektør Bjørn Rishovd Rund orienterte. Vestre Viken har seks klinikker, forskning er organisert med forskningsledere i fem av disse. Forskningsdirektøren er medlem av ledergruppen til administrerende direktør. Det er for tiden 98 pågående prosjekter, 20% med ekstern finansiering. I 2010 hadde Vestre Viken 80 publikasjoner, ekskludert online publikasjoner. Sykehuset har et forskningsutvalg som ledes av forskningsdirektøren. Forskningsutvalget har jobbet mye med sin forskningsstrategi og handlingsplan som har blitt godkjent av styret. Sørlandet Sykehus. Forsknings- og utviklingsdirektør Inger Holen orienterte. Avdeling for forskning og utvikling er en av fire avdelinger. Forskerne frikjøpes fra sine kliniske stillinger og ansettes i forskningsavdelingen, basert på ekstern finansiering. Forskningsbudsjettet ligger på 3 mill av sykehusets basisrammer. Sykehuset leder for tiden 45-50 prosjekter med en kostnadsramme på 17-20 mill kr. Det gjøres en streng kvalitetssikring av søknader på midler. Denne ledes av forskningssjefen. Sykehuset har dermed en høy innvilgningsprosent. Forskningsstrategien besluttes av styret. Oslo Universitetssykehus (OUS). Geir Gogstad, seksjonssjef for forskningsadministrasjonen, og Wenche Reed, leder biobank og registerstøtte, orienterte. Klinikkene har det operative ansvaret for forskning og skal påse at oppgaver utføres i henhold til lovverket. Hver klinikk har en forskningsleder som har overordnet ansvar for all forskning i egen klinikk. Forskningslederne rapporterer til sine klinikksjefer men også til Universitetet i Oslo (UiO). Aktuelle møteplasser er: a) felles forskningslederforum som møtes en gang i måneden (forskningsledere, forskningsdirektør osv), b) Felles forskningsutvalg med repr. fra OUS og UiO, 3) biobankutvalget. Klinikkene har ansvar for finansiering og søknader, samt rapportering til finansiører. Forskningsstaben har ansvar for avtaler vedrørende Side 2 av 5
ekstern finansiering. Som en del av regional forskningsstøtte leder OUS eget EU kontor for å hjelpe foretakene i regionen med sine søknader til EU. Sak 4 2011 Drøftingssak Styringskravet på minimum 1% ressursbruk til forskning Hvordan defineres styringskravet? Det er formulert i Forskningsstrategien fra 2008 at innen 2018 skal 5% av helseforetakenes driftsbudsjett brukes til forskning. Foreløpig mål er at 1% av driftsbudsjett brukes til forskning. Prosentsatsen refererer til målesats satt av NIFU. I dette regnskapet er det de regnskapsførte kostnadene knytter til forskning og utvikling som inngår i telleren og de totale regnskapsførte kostnadene på HFet som inngår i nevneren. Det avgjørende er derfor om kostnadene knyttet til forskning og utvikling inngår som en del av den totale ressursbruken. Dette gjøres dessverre ikke likt på ved alle helseforetak. OUS vil distribuere oversikt over måten dette kalkuleres der. Sak 5 2011 Dekningsbidrag til helseforetakene ved tildeling av regionale forskningsmidler Behov for ensartet praksis? Forskningsmidler som tildeles skal dekke kostnader knyttet til lønn og selve prosjektet, men det påløper også andre merkostnader som knyttes til infrastrukturen rundt prosjektet som for eksempel leie av kontor, lys, varme og administrasjon. Det har vært noe diskusjon rundt spørsmålet om disse kostnadene skal dekkes av driftsbudsjettet til helseforetaket eller gjennom de tildelte forskningsmidlene (som dekningsbidrag eller overhead ). Det oppstår en skjevhet i systemet ved at universitetene krever overhead mens helseforetakene ikke gjør det. Dette betyr i praksis at hvis midler tildeles et helseforetak sitter forskerne igjen med mer midler enn om de tildeles et universitet. Innenfor Helse Sør-Øst regionen er det kun Oslo universitetssykehus som tar dekningsbidrag. Sykehuset Innlandet har vurdert å innføre denne praksisen men har ikke tatt en endelig avgjørelse enda. vurderer å innføre ensartet praksis med hensyn til dekningsbidrag på alle helseforetak i regionen. Dette dreier seg også om synliggjøring av de totale kostnadene knyttet til forskning. Sentrale innspill: De perifere sykehusene trenger sterke insentiver for å få folk til å drive med forskning og overhead som en del av forskningsmidlene kan være demotiverende for forskerne. Det vil også være stor forskjell mellom universitetssykehus og ikke-universitetssykehus, samt forskjellig praksis og behov innenfor rammen. For eksempel vil noen kjøpe pc og møbler mens andre ikke gjør dette. En alternativ løsning er at RHF et dekker disse kostnadene, men da blir konsekvensen at færre prosjekter blir tildelt midler. Sak 6 2011 Drøftingssak Internkontroll og kvalitetssikring av forskning Hvilke anbefalinger gis av regional forskningsstøtte? Det står i helseforskningsloven at det skal sørges for hensiktsmessig internkontroll Side 3 av 5
av forskning ved hvert sykehus. Regional forskningsstøtte ved Oslo universitetssykehus (OUS) har som oppgave å tilby forskningsstøtte til de øvrige sykehus i regionen. Representanter fra OUS informerte kort om internkontroll og kvalitetssikring av forskning ved OUS. Dagens opplegg ved OUS går ut på at en søknad sendes til intern godkjenning. Denne kan sendes parallelt med søknad til REK. Sykehuset må godkjenne om studien skal kjøres. Instansene personvern, biobank og GCP-enhet kommer inn under godkjenningsprosessen. Det er behov for felles enighet om opplegg ved hvert sykehus. Regional forskningsstøtte skal være tilgjengelig for de øvrige sykehus i regionen. Informasjon vil snart bli tilgjengelig på nettsiden til OUS. Forskningsstøtte kan kontaktes per e- post eller telefon. Sak 7 2011 Forskningsmidler for 2012 Øystein Kruger, forskningssjef fra, redegjorde for forslag til reviderte søknadskategorier. Korttidsstipend faller sannsynligvis ut som søknadskategori. Årsaken til dette er at den vurderes som uhensiktsmessig og kostbar. I stedet legges det til en ny type stipend som kalles karrierestipend for forskere. Søknadsfristen for forskningsmidler i 2012 blir 9. september 2011 og utlysningstekst kunngjøres i juni 2011. Sak 8 2011 Framdriftsrapportering for 2010 i erapport Randi Vad, spesialrådgiver fra, avdeling for forskning og innovasjon, orienterte om saken Frist for rapportering var 18. februar 2011. Dette gjelder både års- og sluttrapportering. Helse Sør-Øst legger ut resultater på sine nettsider og rapporterer videre til Helse- og omsorgsdepartementet. Alle rapporter leses av Helse Sør-Øst og følges opp der det er avvik, blant annet ved inndragelse av midler der det er nødvendig. En analyse av rapportene viser at de største fagområdene i forskningen med regionale midler er kreft, psykisk helse og kardiologi. Vedlegg: presentasjon ved Randi Vad Sak 9 2011 Invitasjon fra Kunnskapsdepartementet til å gi innspill til EUs grønnbok om framtidig forskningsprogram EU kommisjonen offentliggjorde 9. februar sin grønnbok om det fremtidige forskningsprogrammet, etterfølgeren til 7. rammeprogram. Det åpnes for en bred konsultasjon i Europa som grunnlag for videre utforming av det nye programmet. Kunnskapsdepartementet legger opp til et formelt norsk innspill med frist 15. april 2011. Hvert helseforetak kan sende innspill til Helse Sør-Øst som vil føre innspillene videre til Kunnskapsdepartementet. Side 4 av 5
Vedlegg: e-post fra Kunnskapsdepartementet 10. februar 2011 Sak 10 2011 er: a) AFNs sammensetning strukturen på AFN opprettholdes med 1 representant fra hver institusjon bortsett fra OUS hvor det er 2 representanter + 1 som bringes inn på enkeltsaker (innovasjon). b) Status for implementering av nytt nasjonalt forskningsinformasjonssystem Cristin Cristin sekretariatet har jobbet med å konvertere data fra Frida og legge det inn i Cristin. Det vil foreligge et lovverk som pålegger rapportering. Dette lovverket vil bli videresendt AFN. Det vil også bli innkalt til møte 11. april 2011 organisert av Helse Sør-Øst hvor representanter fra helseforetakene blir informert av Cristin sekretariatet om implementeringen. c) Dataspørsmål, Det arbeides med å sluttføre en fellesavtale for alle helseforetakene i regionen om litteratur/referanse håndteringsprogrammene Reference Manager og EndNote. Medlemmene av AFN vil bli holdt orientert om dette. Sak 10 2011 Referater til orientering Vedlegg: a) Utkast til referat fra møte i RFU 2. februar 2011 b) Utkast til referat fra møte i Samarbeidsorganet Helse Sør-Øst Universitetet i Oslo 3. desember 2010 Sak 11 2011 Eventuelt a) Programvarelisenser. Se sak 9. b) Arbeider med prosedyre. Se sak 6 c) Permisjon i forbindelse med disputaser hva er praksis? Vanlig praksis på blant annet Oslo universitetssykehus er 2 ukers permisjon med lønn forut for disputas Side 5 av 5