11. november 2013 Brukerveiledning for 123klubb for Klubbadministrator rollen (merk at det også finnes en brukerveiledning for klubbadministrator med etablerings -oppgaver. Denne finner du under MIN SIDE i link nederst) 2013 KX Products as Besøksadr: Sognsvn 75 Ullevål stadion, 0855 Oslo, Norway Phone: +47 22 44 25 00 Email: post@kxp.no Web: www.kxp.no
Innhold Introduksjon... 6 Et levende og oppdatert nettsted har stor verdi for klubben... 6 Om 123KLUBB... 6 Roller i klubben... 7 Om brukerveiledningen... 8 Multisport... 8 Språkinnstillinger i Internett Explorer/ulike nettlesere... 9 Pålogging/passord administrasjon... 9 Pålogging... 9 Endre passord... 10 Utsendelse av passord til brukere... 10 Oppgaver i etableringsfasen av 123KLUBB... 11 Endre design som farge/skrift/logo eller designmal... 11 MIN SIDE meny... 11 Godkjenne/oppdatere nye innmeldinger... 11 Legge til webassistenter eller foresattes rolle pr lag... 12 Lag mal for profesjonelle nyhetsbrev... 13 Sende SMS eller mail via meldingssentralen... 13 Sende SMS eller mail til klubbens lag (og lage mottakerfilter til senere bruk)... 14 Opprette/endre/slette distribusjonsgrupper... 15 Sende SMS eller mail til egne distribusjonsgrupper... 16 Sende SMS eller mail til andre klubber... 16 Administrere klubbens dommere... 16 Administrere organisasjon nøkkeldata og bunnområde hjemmeside... 17 Idrettsregistreringsrapport... 17 Personalia/medlemsrapporter/foresatteoversikter... 18 Angi nivåer innen en idrett... 19 Legge inn klubbens baner og haller... 19 Laste inn historikk-resultater for adelskalender... 20 ADM - PERSONER meny... 22 Legge til/endre/slette brukere... 22 Side 2/101
Legge til profilbeskrivelse for en person (aktuelt for trenere)... 23 Sende SMS/mail til EN person... 23 Gi brukere en ny systemrolle... 23 Sette personer som inaktiv i 123KLUBB (utmelding)... 24 ADM - LAG meny... 24 Opprette/endre/slette lag... 24 Legge til trenere/lagledere/materialforvalter ++ for et lag/gruppe... 25 Lage beskrivelse av et lag/gruppe... 26 Inaktivere et parti/lag... 27 Hent eller flytt alle spillere fra et lag til et annet... 27 Tilgjengeliggjør et lag i et akademi i 123proff... 27 Promotere til ny sesong... 28 ADM - SPILLERBØRS meny... 28 ADM 123booking (påmelding inkl. online betaling)... 29 Aktivere online betaling med kort... 29 Opprett et arrangement... 30 Angi hvilke deltakere som skal inviteres... 36 Sende invitasjon til mulige deltakere og publiser påmeldingslink for ikke-medlemmer/inviterte... 38 Følg opp påmelding/betaling/bestilling til arrangementer... 39 Endre/sjekke deltakers bestillinger (inkl eventuelle krediteringer)... 42 Kommuniser med arrangements-deltakere mail/sms... 44 Rapporter for excel og/eller print fra et 123booking-arrangement... 44 MVA-plikt på solgte tjenester/produkter i et arrangement?... 45 Hvordan ser det ut for deltaker?... 45 ADM - BANETILDELING meny... 48 Utfør/endre banetildeling = treningstider pr idrett... 48 Exceleksport av bane/hallaktiviteter... 49 ADM-KAMP OG TABELLSYNK for synkronisering av kamper/tabeller mot FIKS/NTB... 49 Synkronisere baner og lag... 50 Synkroniser kamper pr lag før sesongstart... 51 Ny synkronisering ved omberamminger... 52 ADM - SMS meny... 53 Side 3/101
Overvåke og fordele ut SMS til lagene... 53 Refill av SMS for et lag... 53 VÅRE LAG meny... 53 Sjekk kampresultater for våre lag... 53 KONTINGENT meny... 53 INNHOLD meny... 55 Krympe bilder før innlasting i web-løsningen... 55 Legg inn nyheter på klubbens forside... 55 Legge inn bilde på forsiden i nyheten... 56 Legge inn dokumentvedlegg i nyheten... 57 Endre eller slette nyheter... 58 Legge til RSS på klubbens forside (ikke aktiv p.t.)... 58 Lage bildegalleri til klubbens forside og godkjenne bildearkiv fra lagsider... 59 Oppbygging av innholdsmeny (INNHOLD KATEGORI)... 60 Opprette/endre nivå1-kategorier... 60 Opprette/editere nivå 2 og 3 kategorier... 61 Flytte nivå 1,2 eller 3 kategorier... 63 Slette nivå 1,2 eller 3 kategorier... 64 Opprette MEGA-menyer i nivå2 kategorier... 64 Legge inn innhold i innholdsmeny (INNHOLD KATEGORI)... 65 Legg inn direkte link (URL) som innhold... 65 Legg inn interne dokumenter som innhold... 66 Legg inn bilder/flash i internt dokument... 66 Endre/slette interne dokumenter... 67 Laste opp eksterne vedlegg i interne dokumenter... 67 Knytt relevante nyheter til dokumentet... 68 Legg inn nyheter på klubbens forside... 68 Legg inn hurtiglinker (NY)... 70 Legg inn innhold på oppslagstavlen (NY)... 72 Administrere filområde (INNHOLD FILOMRÅDE)... 74 Laste opp/ned, endre navn, slette filer/bilder... 74 Flytte filer/bilder... 75 Side 4/101
BRUKSLOGG meny... 76 Legge inn tellekode fra eksterne tellere som google analytics /Woopra... 76 Sjekk status på trenernes bruk av web-løsningen... 76 Sjekk status på brukernes bruk av web-løsningen... 77 SPONSOR meny... 77 Legge til nye sponsorer... 77 Administrere eksisterende klubbsponsorer... 79 WEB SAMTYKKE meny og portrettbilder... 81 Gjennomfør fotografering av medlemmer (portrettbilder)... 81 Last inn portrettbilder på hjemmesiden... 82 Utarbeid samtykke-tekst til brevutsendelser og web... 82 Utarbeid personlige brev for utsendelse... 83 Utarbeid web-samtykkeliste... 84 Registrering av web-samtykke... 85 Rapporter... 86 Ta ut rapport over lagets foreldre... 86 Ta ut rapport over klubbens trenere/lagledere... 87 Krympe bilder før innlasting i web-løsningen... 87 Via gratisprogrammet Fotosizer (anbefales)... 87 Via programmet Paint... 88 Etter sesong... 88 Lage diplomer... 88 Printe diplomer... 89 Vedlegg interne rapporter 123klubb... 92 Vedlegg Invitasjon bildetakning portrettbilder... 96 Vedlegg Forslag samtykketekst i brev og web... 97 Vedlegg - Banekoder... 98 Vedlegg Sportskoder... 98 Vedlegg - Adelskalender nivåkoder lag... 99 Maler nyhetsbrev/invitasjoner... 99 Side 5/101
Introduksjon Et levende og oppdatert nettsted har stor verdi for klubben Et oppdatert nettsted vil ha stor verdi for klubben. En av de største utfordringene til en idrettsklubb er kommunikasjon. Et oppdatert nettsted vil lette kommunikasjonen betydelig, og vi vil oppleves som profesjonelle både av våre medlemmer, næringslivet og nærmiljøet ellers. En levende arena vil dessuten bidra til å øke engasjementet rundt klubben. Ta ansvar og utfør aktivitetene som ligger i den rollen du har i klubben! Vår ambisjon er at det skal oppdateres på DAGLIG basis, slik at det til enhver tid er relevant og oppdatert informasjon for våre lesere. Om 123KLUBB 123KLUBB er utviklet rundt rollene i en idrettsklubb. Bla. følgende funksjonalitet inngår: Medlemsregister SMS-tjeneste/meldingssentral Kontingent og fakturering Administrasjon av lag, trenere, spillere, kamper, treninger, etc. Banebestillinger og oversikter Arrangementshåndtering inkl. online påmelding Nyheter og bildegalleri Venstremeny Statistikker/rapporter Spillerbørs Administrasjon og presentasjon av sponsorlogoer Diplomutskrifter Dynamisk generering av kapitler til årbok Portrettbilder Bildegalleri Samlekalendere (også på tvers av lag) Sponsorsamarbeid (under utvikling, fase 1 lansert) Øvelsesbibliotek med 250 fotballøvelser Treningsøkt og øktplanlegger (koblet sammen med 123proff for klubbens spillerutvikler) Treningsdagbøker for utøvere, treningsøktplanlegging med mer for trenere Side 6/101
Roller i klubben Følgende roller er inkludert i 123KLUBB flere personer kan inneha rollen; Klubbadministrator: En hovedrolle i løsningen. Administrasjon av medlemmer, lag/grupper, baner/treningstider, meldingssentral og aktivitetskalender for alle klubbens medlemmer. Rettighet til å oppdatere forsideinnhold som oppslagstavler, baner/treningstider, sponsorer, innholdsmeny, nyheter med mer) Regnskapsansvarlig: eneste rolle med tilgang til å opprette giroer og fakturere medlemmer samt fordele SMS-konti pr lag. Rollen har en del av de samme mulighetene ved medlemsregister som klubbadministrator, men i tillegg opprettelse av medlemstyper, administrasjon av hustandstilknytninger for familie, opprette online innmeldingsskjema, tildele SMS-beløp pr lag og OCR/Kid. OBS kun klubbens hovedkontakt hos KX Products kan viderefordele denne rollen til andre. Designer: Rollen for webansvarlig som skal velge designmal, legge inn designelementer og styre hvilke moduler som skal vises på klubbens forside og lagsider mm. Intranett administrator: rollen for dem som skal administrere klubbens intranett og ekstranett. Verktøy for styrets ledere eksempelvis for å lage et eget prosjektrom med dokumentdeling, aksjonsoppfølging, meldingssentral og aktivitetskalender. Intranett bruker: rollen som tildeles de som skal ha tilgang til utvalgte prosjekt opprettet av intranett administrator. Rollen tildeles kun av intranettadministrator og er aktuell kun dersom personen er lagt inn som deltaker på et prosjekt. Trener: Samme rolle benyttes også av lagledere. Full tilgang til å kommunisere og oppdatere spillerinformasjon på eget lag. Nyheter på egen lagside. Administrasjon av treninger og kamper. I tillegg funksjoner som øktplanlegger, belastningsoversikter, diplomutskrift, spillerbørser med mer. Koordinator: innehas ofte av trenere som er superbrukere, som med denne rollen har mulighet til å oppdatere andre lag enn sine egne. Samme funksjoner som for trener-rollen. Journalist: mulighet til å publisere nyheter direkte på klubbens forside samt se klubbens trafikktall Spillerutvikler: kan lage sportsplaner for klubben, klubbens egne videoøvelser og lage treningsøkter med videoøvelser som blir tilgjengeliggjort for alle klubbens trenere. Web-assistant: mulighet til å legge andre enn trenere/lagledere inn med rettigheter på enkeltlag. Samme rettigheter som trener-rollen. Spiller: allea ktive utøvere som er registrert som spiller på et lag/gruppe i klubben får denne rollen. Kan se ikke-offentlig info på lagets hjemmeside, besvare spillerbørser og oppdatere sin egen idrettsprofil Registert bruker: denne får ALLE medlemmer når brukernavn/passord sendes ut. Mulighet til å endre eget passord, samtykke til etternavn/portrettbilde på internet samt endre egen personalia og melde på klubbens arrangement Støttemedlem rolle for medlemmer som ikke er aktive, men som en gjerne vil nå med kontingentsutsendelser. Flere type støttemedlemmer kan opprettes av regnskapsansvarlig for de ikke-aktive medlemmer Side 7/101
Sponsoragent: under utvikling. En rolle for markedsansvarlig i fremtiden Turneringsansvarlig; rolle om man har 123cup i klubben administrasjon av turneringer med påmelding, hjemmeside pr turnering, kampopsett/resultater og kommunikasjon deltakerlag Foreldre kommer med egen funksjonell meny senere med eksempelvis dugnadsadministrasjon, send melding, registrer egen kompetanse, se familiekalender, betale klubbavgifter/se betalingsstatus mm. P.t. kan klubbledelse eller trenere angi foresatte pr spiller som kan angis med roller som dugnadsansvarlig, økonomiansvarlig, foreldrekontakt. Dette gir i dagens løsning mulighet til å kommunisere med foreldregruppen pr rolletype samt ta ut foresatterapporter Dommer (kommer) Materialforvalter (kommer) Merk at noen aktiviteter i systemet kan utføres av flere av rollene. Brukerveiledningen som følger er aktuelle for klubb-administrator, mens brukerveiledning for andre roller er lagt i egne dokumenter. Noen av oppgavene utføres kun i etableringen av 123klubb, mens andre oppgaver utføres før/i/etter sesong. Klubbadministratorer har mulighet til å gi personer roller via menyen ADM-PERSONER og via ADM-Lag for rollene trener og spiller. Om brukerveiledningen Denne brukerveiledningen er laget som et oppslagsverk med fokus på de funksjoner den enkelte rolle vanligvis behøver. Brukerveiledningen ligger online i 123KLUBB, slik at den er lett tilgjengelig og alltid i oppdatert versjon. Det tilbys supportavtaler utover ordinær brukersupport for klubbens utvalgte kontaktperson. Kontakt support@kxp.no for detaljer. Har ikke klubben din utvidet supportavtale, kontakter du klubbens kontaktperson for 123KLUBB. Multisport Høsten 2007 ble det lansert mulighet for å håndtere andre idretter enn fotball med funksjonaliteten. Dette er en milepæl for 123klubb. I første omgang er det lagt opp til funksjonalitet for håndball. Etter hvert vil det bli flere muligheter også for øvrige idretter eksempelvis å legge inn stevner for turn. Andre idretter må foreløpig benytte muligheter som gis i å bygge opp venstremenyen, nyheter og eksterne linker. Dersom det er trenere som har lag både innen fotball og turn, vil alle lagene ligge listet for treneren. Brukerveiledningen er oppdatert der det er relevant å hensynta multisport. Kort oppsummert så er dette særlig under menyene Lag, Banetildeling, Våre lag og Nyheter. Følgende aktiviteter må klubbene utføre FØR dere kan nyttiggjøre dere multisport; 1. Legg inn lag/grupper og knytt til utøvere og trenere via menyen LAG 2. Legg inn baner/haller via MIN SIDE og linken administrere lokasjoner 3. Send beskjed til support@kxp.no vedr. hvilke idretter dere har 4. Pr nyhet angi hvilken idrett nyheten tilhører for å publisere nyheten på idrettens fors Side 8/101
Språkinnstillinger i Internett Explorer/ulike nettlesere 123klubb er testet mest for Internet Explorer, og bla. noen menyer/knapper er identifisert til å ikke fungere så bra i bla Firefox/Opera/Mac. For at menyer i linje øverst i bildet skal bli norsk tekst ved pålogging krever 123KLUBB at språk i Internett Explorer er satt til norsk. Dette kan du gjøre på følgende måte: 1. Åpne Internett Explorer nettleser 2. Velg menyen Tools (Verktøy) internett options (internett alternativer) 3. Klikk knappen (Norsk; Språk) 4. Marker Norsk i liste og klikk knappen. Klikk evt. knappen om du ikke har norsk språk som alternativ i listen 5. Klikk for å returnere til nettleseren. Åpne en ny nettleser og åpne klubben sin hjemmeside for å få menyer på norsk! Pålogging/passord administrasjon Pålogging 1. Åpne nettleser og gå til klubbens hjemmeside, eks. http://www.il-try.no 2. Logg på med ditt brukernavn og passord a. Skriv inn brukernavn i (1) b. Skriv inn passord i (2). OBS om du har glemt passord, klikk på logg-inn og linken Send meg passord på email. Om du får feilmelding, forsøk å kopiere passord fra velkomstmailen for å få nøyaktig passord. Vanlig feil er at man mistolker store vs små bokstaver eller skriver bokstaven o i stedet for tallet 0. c. Trykk Enter 1 2 Side 9/101
Du får nå opp en meny som er tilpasset din rolle i klubben. Denne menyen kan se ut som vist i figuren under: OBS Dersom du har flere roller i klubben din, kan du bytte rolle i listen til høyre. Endre passord 1. Velg rollen registrert bruker i liste øverst til høyre 2. Velg menyen ENDRE PASSORD 3. Angi gammelt og nytt passord og klikk Utsendelse av passord til brukere Rutinen benyttes når du skal sende passord til roller eller til utvalgte personer. Personen(e) du sender til vil få en mail inneholdende brukernavn, passord og link til nett-siden. Trenere kan selv sende ut passord/brukernavn til spillere på egne lag. Utsendelse til enkeltbrukere: 1. Velg menyen ADM-PERSONER 2. Søk etter relevant person i søkfeltene 3. Klikk på til venstre for personens navn. Ligger ikke symbolet tilgjengelig må du først registrere mailadresse til medlemmet. OBS merk at passord og brukernavn går ut automatisk ved å klikke på nøkkel-symbolet. Link til hjemmesiden går også ut i denne meldningen. Utsendelse til utvalgte roller: 4. Velg menyen MIN SIDE 5. Klikk på ikonet 6. Huk av de roller som skal ha nytt passord Side 10/101
7. Klikk på knappen OBS Det sendes kun til de personene som ikke har fått tilsendt passord/bruker tidligere. Dersom du vil sende på nytt til personer som tidligere har mottatt passord/bruker huker du av i feltet 8. Mailen går ut med avsender 123klubb Oppgaver i etableringsfasen av 123KLUBB Er lagt i en egen brukerveiledning for innføringsfasen. Se meny MIN SIDE og link etableringsveiledning nederst til høyre om du ønsker å se på dette. Endre design som farge/skrift/logo eller designmal Er beskrevet i egen brukerveiledning for innføringsfasen. Se meny MIN SIDE og link etableringsveiledning nederst til høyre om du ønsker å se på dette. MIN SIDE meny Godkjenne/oppdatere nye innmeldinger Når andre roller enn klubb-administrator registrerer nye medlemmer i klubben, må disse godkjennes av administrator. Det er derfor viktig at administrator har en rutine på å sjekke ofte i systemet om det er kommet inn nye innmeldinger som skal godkjennes. 1. Velg menyen MIN SIDE og klikk på ikonet 2. Sjekk om det ligger personer som skal innmeldes; 3. Om mangelfullt utfylt; kontakt laget som har registrert personen. LagId for relevant finner du i meny ADM-Lag ved å føre musen over editeringsknapp til venstre for laget i listen over registrerte lag. 4. Klikk linken Sjekk om du er i tvil om personen allerede er registrert (det er en god regel at man alltid gjør dette for å unngå duplikater) Side 11/101
a. Finn ut om personen allerede ligger i medlemsregisteret via oversikten over registrerte personer; b. Klikk linken Bruk denne om personen finnes allerede. OBS Merk at det her kan komme spillere som er registrert i en annen klubb pr. i dag (se felt ytterst til høyre) Dersom personen er registrert i en annen klubb, så beholder denne sitt brukernavn og passord, samtidig som en knytter seg opp mot samme generelle personinformasjon. Det skjer ingenting med data som er knyttet opp mot den andre klubben. 5. Klikk linken Opprett (spilleren vil da automatisk legge seg i laget han/hun er meldt inn i). Det er nå mulig til å editere personinformasjonen 6. For å godkjenne alle innmeldinger på en gang gjør du følgende: a. Huk av i feltet b. Klikk knappen om du godkjenner innmeldingene 7. Klikk Slett når du vet at personen finnes fra før på samme lag eller av andre grunner er en feilføring. Legge til webassistenter eller foresattes rolle pr lag Web-assistenter kan være foreldre eller spiller som får samme tilganger som treneren selv. Disse kan dermed logge seg inn på sidene og vedlikeholde informasjon om laget. OBS nå kan du også legge til foreldreroller som dugnadsansvarlig/økonomiansvarlig/foreldrekontakt pr lag. Da kan klubbadministrator ta ut rapporter samt kommunisere bare til utvalgte roller pr lag i meldingssentralen. Dette gjør du pålogget som koordinator år lag, ELLER ber hver trener om å registrere foresatte og angi rollene som beskrevet i brukerveiledning for trenerrollen. 1. Velg menyen MIN SIDE og klikk på 2. Velg lag du skal endre/legge til web-assistent til ved å klikke på til venstre for laget 3. Huk av til venstre for personen du ønsker å legge inn som web-assistent (spillere eller registrerte foresatt kan ha rollen, og får da samme tilgang som en trener via trenerrollen) 4. Klikk 5. Huk av for de foreldre som skal ha roller for laget slik at foreldre får korrekt tilgang når foreldrerollen blir lansert i egen meny. Pr i dag blir rolleoversikten tilgjengelig for klubbledelse slik Side 12/101
at meldinger kan sendes ut til eksempelvis alle foresatte som har rollen økonomiansvarlig. 6. Klikk Lag mal for profesjonelle nyhetsbrev Vil du ha profesjonelle nyhetsbrev med klubbens profil i topp og bunn, gjør dette via rollen intranett administrator. Se eksempel på mailmal hos IL TRY: Sende SMS eller mail via meldingssentralen Meldingssentralen benyttes for utsendelse av SMS og/eller e-mail. Distribusjonsgruppene kan være enten egne definerte grupper, lag i egen klubb eller andre klubber (kommer senere). Skal du bare sende en beskjed til en person, anbefales det å gjøre dette som beskrevet her. Side 13/101
Sende SMS eller mail til klubbens lag (og lage mottakerfilter til senere bruk) Før du kan sende SMS/mail til egne lag, angir du hvilke lag og roller du ønsker å inkludere i meldingen via filter-funksjon. Merk at du også kan lagre ulike filter til senere bruk for eksempel et filter som henter frem alle trenere på lagene fra 5 10 år innen idretten fotball. 1. Velg menyen MIN SIDE og klikk på ikonet 2. Klikk på tab 3. Velg idrett og evt nivå eller ferdigdefinert filter i 4. Klikk. Du kan velge så mange kriterier du vil eks. idrett, nivå, alder, kjønn og rollene som vist i boksen under. OBS for å få opp mottakere på rollene må disse være registrert pr person i meny LAG (spiller, hovedtrener, trener, keepertrener, fysisk trener, hovedlagleder, lagleder, materialforvalter) eller pr lag pålogget som trener i meny ADM-spillere og meny ADM-oppsett (foreldrekontakt, økonomiansvarlig, dugnadsansvarlig, foreldre): 5. Skriv inn filternavn i eget felt og klikk om du har angitt nye filter-kriterier og ønsker å bruke denne kombinasjonen ved senere meldinger og/eller til arrangementer i meny Administrasjon-arrangementer. 6. Velg aktuelle lag/grupper fra listen ved å markere laget og klikke 7. Angi om meldingen skal være via SMS eller e-mail 8. Skriv inn meldingstekst. Merk særlig: a. Du kan legge inn flettetekst-felter for å gjøre meldingen mer personlig vha: i. Min side påloggingslink: [mypageurl] ii. Brukernavn: [email] iii. Passord: [password] Side 14/101
9. Klikk b. husk at avsender blir klubbens navn og ikke deg personlig ved utsendelse av SMS. Dersom du ønsker en respons fra mottaker, så må du skrive hvem/mobilnr du ønsker respons til i meldingsteksten. 10. Ta evt. bort avhuking i grønt på en eller flere av mottakerne i gruppen din dersom foreslåtte navn ikke er den riktige for meldingen din. 11. Klikk Opprette/endre/slette distribusjonsgrupper Pr. i dag må medlemmer i distribusjonsgrupper være lagt inn i klubbens persondatabase via menyen ADM- PERSONER. Før du kan sende SMS eller mail til egne definerte grupper må de opprettes som beskrevet her: 1. Velg menyen MIN SIDE og ikonet 2. Klikk på tab 3. Angi relevant filter ved å skrive inn en eller flere av følgende: a. Fornavn b. Etternavn c. Adresse d. Alder e. Kjønn 4. Klikk for å få opp personer fra medlemsarkivet som passer til filteret i 5. Marker ett og ett navn og klikk eller klikk evt. dersom du ønsker alle navnene i gruppen din. Flytt evt. navn UT av gruppen igjen ved å markere navnet i feltet i midten og klikk 6. Skriv inn navn på gruppen i felt over knappen OBS du må ha minimum et navn i gruppen før lagring 7. Klikk for å lagre gruppen din. Side 15/101
8. Du kan senere editere eller slette gruppen ved å markere gruppens navn i felt helt til høyre og klikke knappene eller Sende SMS eller mail til egne distribusjonsgrupper Før du kan sende mail til egen definerte grupper må de opprettes via tab administrere grupper som beskrevet her. 1. Velg menyen MIN SIDE og ikonet 2. Klikk på tab 3. Klikk på gruppe(r) i feltet Velg grupper og klikk. Du kan legge inn en, flere eller alle gruppene dine om ønskelig. 4. Angi om meldingen skal gå ut som SMS eller e-mail. 5. Skriv inn meldingstekst. OBS husk at avsender blir klubbens navn og ikke deg personlig ved utsendelse av SMS. Dersom du ønsker en respons fra mottaker, så må du skrive hvem/mobilnr du ønsker respons til i meldingsteksten. 6. Klikk 7. Ta evt. bort avhuking i grønt på en eller flere av mottakerne i gruppen din 8. Klikk Sende SMS eller mail til andre klubber Funksjonalitet følger senere. Administrere klubbens dommere Administrasjon av klubbens dommere er nå mulig i link på MIN SIDE. Ingen ytterligere funksjonalitet er utviklet p.t. I fase 2 skal det bli mulig: å knytte dommerne mot kategorier i forhold til nivåer de kan dømme for dommerne å angi sin generelle tilgjengelighet ukedag/klokkeslett basert på punkter over vil trenerne kunne angi fra en liste hvem som er kandidater til å dømme kampene og allokere dommer per kamp sende meldinger til dommer (avklaringer, påminnelser, etc.) Side 16/101
I Fase 3 vil det gis anledning til å håndtere betalinger med mer 1. Velg menyen MIN SIDE og klikk på linken Dommeradministrasjon 2. Klikk på linken klubbdommere 3. Søk etter personen i SØK-feltet 4. Huk av til venstre for personens navn 5. Klikk Administrere organisasjon nøkkeldata og bunnområde hjemmeside Bunnområdet nederst på hjemmesiden er et fleksibelt felt, og kan evt benyttes som hos IL Try til kontaktinformasjon, eller som noen gjør også med klubbens sponsorer som hos www.ril.no eller www.oppsal-fotball.no. Se IL TRY 1. Velg rollen klubbadministrator 2. Velg menyen MIN SIDE 3. Klikk linken 4. Skriv inn klubbens kontaktinformasjon i feltene (navn, URL hjemmeside, e-postadresse osv). Informasjonen blir lagt på forsiden og klubbens navn/adresse blir benyttet i kontingentmodulen som avsender-adresse 5. Legg inn tekst/bilder i bunnområdet «innenfor ramme» 6. Om du er hovedkontakt i klubben: aktiver online kortbetaling ved å huke av hvem som skal få sette opp 123booking-arrangement med kortbetaling (klubbadm/regnskapsrolle og/eller trenerrollen) samt klubbens kontonummer og kontaktperson. 7. Legg inn klubbens privatkey for rapportbruk 8. Legg inn Facebook-url og twitter (kun synlig i para-klubb pr i dag) 9. Klikk Idrettsregistreringsrapport Side 17/101
Du kan til enhver tid finne antall aktive medlemmer totalt for klubben og pr idrett via ikonet for idrettsregistrering på MIN SIDE. Antall aktive er inkludert ALLE trenere/lagledere og spillere registrert på lag/grupper via menyen ADM-LAG. 1. Klikk 2. Rapport som fremkommer kan benyttes til idrettsregistrering. OBS rapporten viser dagens medlemstall, og du kan velge mellom alle registrert på lag eller alle betalte iht aktive kontingenter: Personalia/medlemsrapporter/foresatteoversikter Via ikonet personaliarapport kan du hente ut alle personer i persondatabasen. Oversikten kan tas ut i cvc, excel, pdf med mer. 1. Klikk ikonet for personaliarapport Side 18/101
2. Velg evt øverst i bildet idrett og trenere eller utøvere dersom du vil ha kun medlemmer for en spesifikk gruppe: 3. Klikk link for foreldre om du ønsker liste på alle foresatte: 4. Hent ut lister i ønsket format nederst på siden: Angi nivåer innen en idrett 1. Velg menyen MIN SIDE 2. Klikk linken 3. Angi informasjon avhengig av hvilken idrett det er: a. som vist under for idretter hvor det ikke er en direkte konkurranse mot lag i andre klubber. OBS merk at du må ha et kortnavn: 4. Klikk b. Via mail med beskrivelse av ønsket nivå i hvilken idrett til support@kxp.no for idretter du ikke finner i listeboksen for idretter som håndball/fotball Legge inn klubbens baner og haller Side 19/101
1. Velg menyen MIN SIDE og linken administrere lokasjoner 2. Skriv inn banens navn (bør være mest mulig lik det man bruker i kretsen), postnummer, beskrivelse og %-vis andel. Gjelder det hele banen skriver man 100%: 3. Huk av i kun turneringsbane dersom banen kun er aktuell i turneringer vha 123cup og ikke skal være et treningssted for trenerne for booking 4. Angi del av bane dersom banen er en del av en større %vis del av samme bane. OBS en hovedbane skal ikke være del av seg selv 5. Klikk 6. Klikk linken tilknytt idrett for å angi hvilke idretter som skal få lov til å booke treninger og kamper på denne banen/hallen: 7. Huk av idrett(er) 8. Klikk OBS Id (eksempelvis tallet 844) benyttes i intern rapporter for banetilgjengelighet for locid 9. For å endre en lokasjon klikker du på ikonet og endrer som ønsket øverst i skjermbildet som vist i eksempel under før du klikker : Laste inn historikk-resultater for adelskalender For enkelt å laste inn historiske kamper/mål pr person fra tiden FØR klubben tok i bruk 123KLUBB, gjør følgende: Side 20/101
1. Klikk på 2. Ta ut rapporten i excel-format via link nederst i rapporten 3. Lagre regnearket på din PC med et filnavn som inneholder klubbens navn 4. Oppdater regneark med kamper/mål PR nivå PR spiller i egne kolonner. Kopier evt inn ekstra linjer for spillerne for aktuelle nivåer (et nivå er for eksempel 111 som står for A-lag i fotball) Alle nivåer pr idrett finner dere i eget vedlegg på min side 5. Send regneark til support@kxp.no for automatisk innlasting. Side 21/101
ADM - PERSONER meny Legge til/endre/slette brukere 1. Velg menyen ADMINISTRASJON - PERSONER og steg 2-5 avhengig av om du skal endre, slå sammen, slette eller opprette ny person 2. Legge inn ny person; a. Søk først om personen allerede er registrert. Skriv ikke inn hele navnet, men eksempelvis og klikk deretter b. Skriv inn personopplysninger i feltene til høyre i bildet, samt huk av for aktuelle roller om personen skal være med å bidra i klubben (eksempelvis klubbadministrator, koordinator): c. Klikk OBS Noen av feltene er obligatoriske for å få lagret en ny person sjekk øverst på siden etter lagring etter feilmeldinger hvor det vil komme beskjeder om hvilke felt som mangler d. Om personen skal ha tilgang til eget brukernavn/passord for å logge på hjemmesiden klikker du symbolet som sender en standardmail med link til siden samt personens brukernavn/passord e. Velg meny Administrasjon-Lag dersom personen skal være et aktivt medlem i en eller flere idretter. Se egen beskrivelse i kapittel Legge til trenere/lagleder/materialforvalter++ for et lag og/eller Legg til spillere på et lag f. Klikk dersom du skal legge inn flere personer 3. Endre personopplysninger; a. Klikk på til venstre for personens navn b. Skriv inn ny informasjon i relevante felter til høyre i bildet. Merk muligheten til å huke av for roller c. Klikk 4. Slå sammen personer; a. Klikk på til venstre for personens navn (målperson) Side 22/101
b. Klikk ikonet til venstre for spilleren du ønsker å overføre lag/medlemsinformasjon fra (kildeperson) c. Klikk Målpersonen overtar lag/medl info til kildeperson, og kildepersonen vil forsvinne fra medlemsbasen 5. Slette personopplysninger; a. Klikk på for å slette personen. OBS Kun mulig dersom du har lagt inn en feil person. Personer som har opparbeidet statistikk i klubben, kan ikke slettes og bør heller settes med rollen inaktiv om han er utmeldt. Legge til profilbeskrivelse for en person (aktuelt for trenere) 1. Velg menyen PERSONER 2. Søk frem ønsket person ved å skrive fornavn og eller etternavn og klikke søk eller enter 3. Klikk på til venstre for personens navn 4. Skriv inn tekst i feltet profil 5. Klikk 6. Innholdet vil vises i intern rapport Trenerne våre Sende SMS/mail til EN person En enkel måte å sende en SMS og/eller mail til en enkelt person er å gjøre dette via PERSON-meny. Skal du sende beskjed til flere, så anbefales det å benytte Meldingssentralen som beskrevet her. 1. Velg menyen PERSONER 2. Klikk på ikonet til venstre for personens navn (søk etter personen om han ikke kommer opp automatisk) 3. Skriv inn tittel, tekst 4. Angi om meldingen skal gå ut som SMS og/eller mail 5. Klikk Gi brukere en ny systemrolle En person kan ha mange systemroller i systemet. Dersom ingen rolle aktivt blir valgt, setter personen til registrert bruker som har en meget begrenset funksjonalitet (redigere personinformasjon, websamtykke). MERK at du også kan angi medlemstype for ikke-aktive medlemmene. Dette gjør du via rollen Støttemedlem og evt medlemstype i avhuking under. Dette er veldig viktig å angi for nye medlemmer som ikke er aktive på lag slik at dere kan hente dem opp for fakturering. Side 23/101