Til prosjektgruppen Noark 5 tjenestegrensesnitt POC og pilot Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2017/234012919-30-40779/2018-MOHE 064 27.06.2018 Beskrivelse av ønsket integrasjon - femte utkast inkludert virksomhetsspesifikke metadata Fredrikstad kommune ønsker at dokumentasjon vedrørende det enkelt barn innunder PPT tjenesten skal arkiveres i ephorte. Ephortes arkivkjerne er todelt, og dokumentasjon fra PPT skal i sikker sone. Etter at dokumenter er arkivert, er det kun arkivet som har tilgang til dokumentene i ephorte. PPT har tilgang til produksjonsdata i HK oppvekst. Systemsaker i HK oppvekst skal arkiveres i ephortes sakarkiv i sikker sone. Virksomhetsspesifikke metadata Virksomhetsspesifikke metadata (VSM) er hentet fra HK datas exceldokument Arkiv_info. Persondata klient og pårørende 1-4 er flyttet til saksparter/registrering av saksmappe. Noe ytterligere mapping mot noarkfelt er foreslått. Fredrikstad byarkiv Besøksadresse: Nygaardsgt. 42-44, 1606 Fredrikstad Postadresse: Postboks 1405, 1602 Fredrikstad E-postadresse: postmottak@fredrikstad.kommune.no Webadresse: www.fredrikstad.kommune.no Telefon: 69 30 60 00 Org.nr: 940039541 Tlf. saksbeh.: 69 30 61 38 Bankkonto: 5122 05 77000
Regler for å finne korrekt saksmappe det enkelte barn (personsak) 1. Søk etter følgende i tabellen saksmappe: referansearkivdel (M208): KAR-PPT-A saksstatus (M052): R,B,A klasseid (M002): fnr (11 siffer uten mellomrom) Når HK oppvekst avslutter en sak, skal status være F eller A? 2. Dersom saksmappe finnes, bruk denne (åpne dersom det finnes en avsluttet saksmappe på barnet) 3. Dersom det ikke finnes saksmappe, opprett ny Verdier på saksmappe når ny saksmappe opprettes av integrasjonen Noark 5 navn Nr Felt i HK oppv. Verdi ephorte Regel/merknader mappeid (saksnr) M003 Automatisk Opprett ny saksmappe dersom det ikke finnes sak på barnet etter kriteriene beskrevet over tittel M020 Persondata: Fornavn Mellomnavn Etternavn Elevmappe PPT Fornavn Etternavn To første ledd i tittel fast tekst Barnets navn (skal skjermes) hentes fra HK oppvekst offentligtittel M025 Elevmappe PPT - administrativenhet M305 PPT saksansvarlig M306 GUTE Navn er Guro Tendal journalenhet M308 KAR tilgangsrestriksjon M500 K9 skjermingshjemmel M501 Off.loven 13, 1. ledd/forv.loven 13, 1. ledd nr 1 saksstatus M052 B referansearkivdel M208 KAR-PPT-A opprettetdato M600 dd.mm.åååå Datoen saksmappen opprettes Klasse systemid M001 FNR klasseid M002 Fødselsnr Barnets fødselsnummer 11 siffer uten mellomrom eller andre tegn tittel M020 Etternavn Fornavn Etternavn Fornavn Mellomnavn Mellomnavn skjermetklasse? 1 Side 2 av 12
Noark 5 navn Nr Felt i HK oppv. Verdi ephorte Regel/merknader SakspartPerson Persondata foedselsnummer Fødselsnr Navn Fornavn Fornavn Mellomnavn Etternavn Mellomnavn Etternavn postadresse adresselinje1 Adresse adresselinje2 postnr Postnr Oppslag mot Poststed som registreres automatisk i feltet etter? (Ikke redigerbart.) Poststed skal registreres i ephorte (poststed). poststed sakpartrolle Relasjon KLI (klient) NB! Ikke i ephorteregisteret i dag SakspartPerson Persondata Pårørende 1-4 registreres som saksparter Pårørende 1-2/3-4 foedselsnummer Fødselsnr sakspartnavn Pårørende 1 telefonnummer Telefon Mobil Mobil Tlf arbeid Ikke nødvendig, droppes epostadresse E-post postadresse adresselinje1 Adresse adresselinje2 postnr Postnr Oppslag mot Poststed som registreres automatisk i feltet etter? (Ikke redigerbart.) Poststed skal registreres i ephorte (poststed). poststed sakpartrolle Relasjon? Pårørende (PÅ) og formynder (FORM) er noarkverdier, tenk bransjespesifikt ved utbygging av register. Side 3 av 12
Saksbehandlere i HK oppvekst må være registrert med leserolle i ephorte. Må hele tiden være oppdatert. VSM saksmappe klient (objektarkiv) Felt i HK oppv. Metadata Noark 5 Verdi Merknad Persondata Det meste som tilhører persondata er mappet til noarkfelt Saknr sakeksternnøkkel? Tall (løpende, uten årstall) VSM saksmappe? Riksarkivet og Arkitektum diskuterer denne. Status Dynamisk felt. (Finner ikke i persondata HK oppvekst brukerveiledning, men er det nødvendig å ha med?) Nedtellingsfelt? Saken er avsluttet Hake (ja/nei) Nødvendig? Det vil alltid være nei når sak opprettes. Er det denne som skal oppdatere sak som avsluttet i arkiv? VSM registrering klient (objektarkiv) Felt i HK oppv. Metadata Noark 5 Verdi Merknad Vårt arbeid tittel M020 Vårt arbeid En henvisning kan generere flere vårt arbeid (dersom person overføres til nytt år) Henv. mottatt dd.mm.åååå Brukes for å knytte henvisningen til vårt arbeid Startdato dd.mm.åååå Skoleår 20XX/20XX Ansvarlig 1 Saksbehandler M307 Ansvarlig 2 Ev. VSM saksmappe? Ansvarlig 1 og 2 som er ansvarlige for personen. Trinn Tekst Slutt dato dd.mm.åååå Skole/barnehage Tekst (navn) Kontakt Tekst (navn) Side 4 av 12
Verdier på journalpost inngående Noark 5 navn Nr Felt i HK oppv. Verdi ephorte Regel/merknader Journalposttype M082 Inn/ut/ I journalstatus M053 J journaldato M101 dd.mm.åååå Dato for overføring fra HK oppvekst dokumentetsdato M103 Brevdato dd.mm.åååå Dokumentets dato mottattdato M104 Henvendelsesdato dd.mm.åååå tittel M020 Brevtype Verdi fra feltet Brevtype i HK oppvekst journalenhet M308 KAR tilgangsrestriksjon M500 K9 skjermingshjemmel M501 Off.loven 13, 1. ledd/forv.loven 13, 1. ledd nr 1 Avskrivning: avskrivningsdato M617 dd.mm.åååå HK oppvekst har ikke avskrivningsinformasjon per dags dato, men det skal komme i ny versjon. avskrevetav M618 Skrevet av? Navn saksbehandler referanseavskrevetav Systemid saksbehandler avskrivningsmaate M619 BU/TE referanseavskrivesavjournalpost M215 SystemID journalpost referanseavskrivesavkorresondansepart SystemID korrespondansepart restanse? Flagg KorrespondansepartPerson korrespondanseparttype M087 foedselsnummer Fødselsnr Fnr avsender 11 siffer uten mellomrom skjermetkorrespondansepart Hake (i ephorte) Korrespondansepart skal skjermes navn M400? Til/fra Fornavn Etternavn Foresatte eller andre, ikke barnet! postadresse adresselinje1 adresselinje2 Side 5 av 12
postnr poststed korrespondansepartenhet organisasjonsnummer Orgnr avsender 9 siffer uten mellomrom navn postadresse adresselinje1 adresselinje2 postnr poststed korrespondansepartintern administrativenhet PPT referanseadministrativenhet SystemID saksbehandler Ansvarlig Ident referansesaksbehandler SystemID VSM inngående journalpost «Henvisning» (henvisning kan forekomme flere ganger) Felt i HK oppv. Metadata Noark 5 Verdi Merknad Henvendelsesdato mottattdato dd.mm.åååå Ansvarlig saksbehandler = ansvarlig 1 fra vårt arbeid Skole/barnehage Resultat Oppdateres etter overføring av journalpost til arkiv. Ev. egen jp, notat X? Sluttdato Oppdateres etter overføring av journalpost til arkiv Henvendende instans Henviser Side 6 av 12
Verdier på journalpost utgående Noark 5 navn Nr Felt i HK oppv. Verdi ephorte Regel/merknader journalposttype M082 Inn/ut/ U journalstatus M053 E Gjerne direkte status J, hvis mulig journaldato M101 dd.mm.åååå Dato for overføring fra HK oppvekst dokumentetsdato M103 Brevdato dd.mm.åååå Dokumentets dato tittel M020 Brevtype Verdi fra feltet Brevtype i HK oppvekst journalenhet M308 KAR tilgangsrestriksjon M500 K9 skjermingshjemmel M501 Off.loven 13, 1. ledd/forv.loven 13, 1. ledd nr 1 AdministrativEnhet M305 PPT Saksbehandler M307 Brukerid Hentes fra brukerid i HK oppv. Eller ansvarlig? KorrespondansepartPerson: korrespondanseparttype foedselsnummer Fødselsnr Fnr mottaker 11 siffer uten mellomrom skjermetkorrespondansepart Hake (i ephorte) Korrespondansepart skal skjermes navn Til/fra (oppslag register?) Fornavn Etternavn Foresatte eller andre, ikke barnet! postadresse adresselinje1 adresselinje2 postnr poststed korrespondansepartenhet organisasjonsnummer Orgnr avsender 9 siffer uten mellomrom navn postadresse adresselinje1 adresselinje2 postnr poststed Side 7 av 12
korrespondansepartintern administrativenhet referanseadministrativenhet saksbehandler referansesaksbehandler Brukerid (Eller ansvarlig?) PPT SystemID Hentes fra brukerid i HK oppv. SystemID Forsendelsesmåte og forsendelsesstatus i ephorte (på mottaker) er muligens virksomhetsspesifikke metadata? Skal det med? Fors.måte SvarUt Angis HVIS det er sendt via KS SvarUt. Fors.status Sendt Sendt Angis HVIS det er sendt via KS SvarUt. VSM utgående journalpost «Sakkyndig vurdering» (sakkyndig vurdering kan forekomme flere ganger) Felt i HK oppv. Metadata Noark 5 Verdi Merknad Henv. mottatt Brukes for å telle de 90 dagene Påbegynt dato «Ferdig dato Ansvarlig 1 Juridisk ansvarlig, ikke saksbehandler Type (paragraf) Sakkyndig vurdering utgår Nedtellingsfelt ikke viktig for ettertiden? Tilrådning Tildelt Trinn Skoleår Skole Side 8 av 12
Verdier på journalpost notat X Noark 5 navn Nr Felt i HK oppv. Verdi ephorte Regel/merknader journalposttype M082 X journalstatus M053 E Gjerne direkte status J, hvis mulig journaldato M101 dd.mm.åååå Dato for overføring fra HK oppvekst dokumentetsdato M103 Brevdato dd.mm.åååå Dokumentets dato tittel M020 Brevtype Verdi fra feltet Brevtype i HK oppvekst administrativenhet M305 PPT saksbehandler M307 Brukerid Hentes fra brukerid i HK oppv. Eller ansvarlig? journalenhet M308 KAR tilgangsrestriksjon M500 K9 skjermingshjemmel M501 Off.loven 13, 1. ledd/forv.loven 13, 1. ledd nr 1 Dokumenttypene HK data har oppgitt som notat N gjøres om til notat X i denne integrasjonen. Side 9 av 12
Regler for å finne korrekt saksmappe systemsaker 1. Søk etter følgende i tabellen saksmappe: referansearkivdel (M208): KAR-SAS-3 saksstatus (M052): R,B,A tittel (M020): Saknr fra HK oppvekst 2. Dersom saksmappe finnes, bruk denne (åpne dersom det finnes en avsluttet saksmappe) 3. Dersom det ikke finnes saksmappe, opprett ny Verdier på saksmappe systemsak når ny saksmappe opprettes av integrasjonen Noark 5 navn Nr Felt i HK oppv. Verdi ephorte Regel/merknader mappeid (saksnr) M003 Automatisk Opprett ny saksmappe dersom det ikke finnes saksmappe etter kriteriene beskrevet over tittel M020 Saknr Navn/Instans Systemsak - Saknr fra HK oppvekst Navn/Instans Fast tekst «Systemsak» - de to neste verdiene hentes fra HK oppvekst (tittel tredelt med tankestrek mellom hvert ord) administrativenhet M305 PPT saksansvarlig M306 Ansvarlig Hentes fra HK oppv. journalenhet M308 KAR tilgangsrestriksjon M500 K9 skjermingshjemmel M501 Off.loven 13, 1. ledd/forv.loven 13, 1. ledd nr 1 saksstatus M052 B referansearkivdel M208 KAR-SAS-3 opprettetdato M600 dd.mm.åååå Datoen saksmappen opprettes Klasse SystemID M001 EMNE2 klasseid M002 B20 tittel M020 PP-tjenesten Felles Side 10 av 12
VSM systemsaker (sakarkiv) saksmappe Felt i HK data Metadata Noark 5 Verdi Merknad Opprettet opprettetdato M600 Avsluttet avsluttetdato M602? Navn Tittel M020 Flere instanser Ev. sakspart? (Kun navn struktur i så fall) Tema Ev. mappemerknad med ledetekst Tema? Initiert eksternt For skoleåret Ansvarlig saksansvarlig M306 Ikke virksomhetsspesifikke metadata VSM systemsaker (sakarkiv) - registrering Felt i HK data Metadata Noark 5 Verdi Merknad Vårt systemarbeid tittel M020 Vårt systemarbeid Startdato Usikker på om det er nødvendig (har opprettet dato saksmappe). Ansvarlig 1 saksbehandler M307 Ansvarlig 2 Ansvarlig 3 Brukes ikke i Fredrikstad Kategori Trinn Ikke alltid aktuelt å fylle ut Klasse «Sluttdato avsluttetdato Signert av sendes per i dag med brev som virksomhetsspesifikke metadata. Side 11 av 12
Systemsaker (sakarkiv) - journalpost Det ser ikke ut til å være virksomhetsspesifikke metadata knyttet til journalposter i systemsaker. Metadata hentes fra brevjournal i HK oppvekst (hvis det er tilstrekkelig). Verdiene på journalposter i systemsaker kan være lik som på saker for det enkelte barn (personsak). Med hilsen Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur Mona Henriksen systemansvarlig sakarkivsystem Side 12 av 12