Møteinnkalling Administrasjonsutvalg 2016-2019 Dato: Sted: 07.05.2018 kl. 10:30 (MERK TIDSPUNKT!) Formannskapssalen, Sarpsborg rådhus Forfall meldes til Ida Odsæter på telefon 951 44 958 eller e-post ida.odseter@sarpsborg.com Saksdokumenter sendes også til varamedlemmer, men disse møter kun etter nærmere beskjed. SAKSKART Side Saker til behandling 6/18 18/02594-1 7/18 18/00388-20 Referatsaker Oppstartsnotat: Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer - revidering Årsregnskap og årsrapport 2017 - Sarpsborg kommune 2 4 3/18 18/00195-4 Protokoll Administrasjonsutvalg 22.03.2018 10 Agenda for møtet: 10.30 Sak 6/18 Oppstartsnotat: Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer 10.45 Orientering om vikarbruk - Ved kommunesjef organisasjon Reidar Handelsby 11.00 Den nye pensjonsordningen i offentlig sektor - Orientering ved Erling Bendiksen i KLP 12.15 Sak 7/18 Årsregnskap og årsrapport 2017 Sarpsborg 27.april 2018 Linda Engsmyr Leder Ida Odsæter Sekretær 1
Saker til behandling 6/18 Oppstartsnotat: Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer - revidering Arkivsak-dok. 18/02594-1 Saksbehandler Anita Grøseth Saksgang Møtedato Saknr 1 Administrasjonsutvalg 2016-2019 07.05.2018 6/18 Saksordførersak. Saksordfører: Arild Smaaberg Medsaksbehandlere: Saksordførers innstilling: Legges fram i møtet Vedlegg: Etikkplakaten Praktiske retningslinjer knyttet til etikkplakaten Regler for personlige gaver og fordeler Sammendrag: Etiske retningslinjer, etikkplakaten og tilhørende regler for gaver og personlige fordeler ble vedtatt av bystyret 13.12.2007. Det er behov for å oppdatere de etiske retningslinjene for å sikre at de fanger opp dagens etiske utfordringer og at de kan være et godt verktøy for kommunens medarbeidere og folkevalgte. Arbeidet med revidering av de etiske retningslinjene er planlagt ferdigstilt ved årsskiftet 2018/2019 og lagt fram til politisk behandling i 1. kvartal 2019. Utredning: Etiske retningslinjer, etikkplakaten og tilhørende regler for gaver og personlige fordeler ble vedtatt av bystyret 13.12.2007 (sak 115/07). Det er behov for å oppdatere de etiske retningslinjene for å sikre at de fanger opp dagens etiske utfordringer. Det er også viktig at det etiske materiellet kan være gode og effektive verktøy for kommunens medarbeidere og folkevalgte i møte med etiske utfordringer. Målet med arbeidet er å: Revidere Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer, etikkplakaten og tilhørende regler for gaver og personlige fordeler. Oppdatere innholdet om etikk i kommunens internkontrollsystem Informere om nye etiske retningslinjer og utarbeide en plan for implementering av de nye etiske retningslinjer i organisasjonen. Utarbeide aktuelle verktøy som kan benyttes ved implementering av nye etiske retningslinjer og fokus på etikk. Eks: plakater, debatthefte, veileder, e-læringkurs, film osv. 2
Følgende dokumenter bli lagt til grunn ved revideringen Etiske retningslinjer vedtatt av bystyret 13.12.2007 med tilhørende regler for gaver og personlige fordeler Etikkplakaten vedtatt av bystyret 13.12.2007 Praktiske retningslinjer knyttet til etikkplakaten Vi i Sarpsborg, plattform for ledelse og medarbeiderskap Sarpsborg kommunes verdier: Framtidsrettet, Åpen, Respektfull og Troverdig Retningslinjer for sosiale medier Reglement for varsling og varslingsplakaten Sarpsborg kommunes arbeidsreglement Det vil bli lagt opp til en prosess der de ulike deler av organisasjonen involveres i arbeidet. Likedan vil det bli innhentet informasjon, råd og tips fra eksterne samarbeidspartnere som for eksempel KS og andre kommuner. Arbeidet med revidering av de etiske retningslinjene er planlagt ferdigstilt ved årsskiftet 2018/2019 og lagt fram til politisk behandling i 1. kvartal 2019. Administrasjonsutvalget er utpekt som sakskomité for arbeidet, og inviteres gjennom oppstartnotatet til å komme med innspill til det videre arbeidet. Administrasjonsutvalget inviteres til å gi innspill om: Tema det er viktig å sette fokus på i de nye etiske retningslinjene. Hvordan de etiske retningslinjene kan følges opp i det daglige både blant kommunens medarbeidere og de folkevalgte. Hvilke verktøy som kan være aktuelle for å implementere de reviderte etiske retningslinjene i organisasjonen. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Eventuelle økonomiske konsekvenser belyses ved sluttbehandlingen. Miljø: Belyses ved sluttbehandlingen. Folkehelse: Belyses ved sluttbehandlingen. Rådmannens anbefaling: Oppstartnotatet samt de innspill som kommer fra administrasjonsutvalget ved behandlingen legges til grunn for det videre arbeidet med saken. 3
7/18 Årsregnskap og årsrapport 2017 - Sarpsborg kommune Arkivsak-dok. 18/00388-20 Saksbehandler Hilde Lind Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalget 2016-2019 23.04.2018 8/18 2 Kommunalt råd for mennesker med nedsatt 26.04.2018 1/18 funksjonsevne 2015-2019 3 Flerkulturelt råd 2015-2019 30.04.2018 2/18 4 Eldrerådet 2015-2019 30.04.2018 1/18 5 Administrasjonsutvalg 2016-2019 07.05.2018 7/18 6 Formannskapet 2015-2019 07.05.2018 38/18 7 Bystyret 2015-2019 24.05.2018 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Rådmannens innstilling: 1. Sarpsborg kommunes årsregnskap for 2017 med driftsregnskap, investeringsregnskap og balanse vedtas. 2. Årets regnskapsmessige mindreforbruk på kr 92.364.041 avsettes på følgende måte: Kr 2.096.036 til fond for enheter med overskudd i 2017. Kr 57.186.460,20 til generelt disposisjonsfond. Kr 2.149.751,80 til disposisjonsfond til investeringer (fra 2017) Kr 600.000 til disposisjonsfond i henhold til sak 138/17. Midlene benyttes til bruk for omregulering store datasenter Hasle. Kr 331.794 til disposisjonsfond i henhold til sak 100/17(Weltschmerz). Kr 25.000.000 til disposisjonsfond til omstilling. Kr 5.000.000 til disposisjonsfond til næringsutvikling og innovasjon. Formannskapet har fullmakt til å disponere fondet. 3. Ekstraordinære avdrag på lån utgjør kr 65.493.158 etter at følgende disponeringer gjøres: Kr 16.547.430 Rebevilges ikke Kr 17.081.690 Netto mindreforbruk på 72 avsluttede prosjekter Kr 23.334.001 Merinntekt merverdiavgiftskompensasjon Kr 8.530.037 Netto merinntekt tilskuddsmidler og refusjoner 4. Kr 77.233.075 rebevilges til videreføring av investeringer i 2017. Følgende finanstransaksjoner vedtas. Kr 3.156.830 Netto avsetning til fond vedrørende erverv av grunn ved Sarpsborgmarka BY 111/16 Kr -331.794 Bruk av disposisjonsfond (sak FS 100/17) Kr -540.786 Bruk av disposisjonsfond (Kruseløkka sykehjem utbedring sak BY 53/17) Kr -94.752 Bruk av disposisjonsfond (Miljøtiltak oljetanker) 4
Kr -2.149.751,80 Bruk av disposisjonsfond (investeringer) Kr -391.582,85 Innbytte og merverdiavgiftskompensasjon mellomført 2017 (Ismaskin - investeringer) Kr 76.881.238,35 Ubrukte lånemidler 5. Sarpsborg kommunes årsrapport for 2017 vedtas. Vedlegg: 1. Årsrapport 2017 2. Årsregnskap 2017 3. Revisors beretning 2017 4. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 for Sarpsborg kommune 5. Rapport til bystyret på vedtak til oppfølging Sammendrag: Årsregnskap med årsrapport for 2017 for Sarpsborg kommune legges frem til behandling. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap og balanse. Driftsregnskapet viser et positivt netto driftsresultat på kr 79.688.442 og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 92.364.041. Et regnskapsmessig mindreforbruk kan disponeres til drifts- og investeringsformål innenfor rammen av gjeldende lov og forskrift eller avsettes til fond. Av årets regnskapsmessige mindreforbruk foreslås kr 2,1 mill. kr avsatt til fond for enheter med overskudd i 2017. Dette er i tråd med gjeldende reglement for over- og underskuddsfond. 57,2 mill. kr foreslås avsatt til generelt disposisjonsfond (ikke formålsbestemt). En avsetning til fondet vil styrke det økonomiske handlingsrommet for framtidige investeringer og utvikling. 25,0 mill. kr avsettes til disposisjonsfond som benyttes som en buffer i arbeidet med omstilling innenfor tjenestene i kommuneområde velferd. Det avsettes også inntil 5,0 mill. kr til næringsfond for med hovedvekt på innovasjon- og smartprosjekter. 2,1 mill. kr avsettes til fond for bruk til investeringsprosjekter. Investeringsregnskapet avsluttes i balanse slik regnskapsforskriften forutsetter. Totalt avsluttes 72 investeringsprosjekter. Seks av disse fremmes i egne saker til bystyret. Dette er i henhold til prosedyre for avslutning av investeringsprosjekter. Totalt mindreforbruk for de 72 prosjektene som avsluttes er på 17,1 mill. kr. Rådmannen foreslår at 77,2 mill. kr som tidligere er bevilget til ulike investeringsprosjekter, rebevilges for 2018 for å kunne videreføre/sluttføre prosjektene. Samtidig foreslås det at 16,5 mill. kr av tidligere bevilgninger ikke rebevilges, som følge av utsatt fremdrift for prosjektene eller lavere kostnader enn budsjettert. Av dette beløpet vil 10,4 mill. kr bli vurdert innarbeidet i handlingsplan for 2019-2022. Midler som ikke rebevilges benyttes til ekstraordinært avdrag på kommunens investeringsgjeld. Utredning: Årsregnskapet for 2017 består av driftsregnskap, investeringsregnskap og balanseregnskap. Driftsregnskapet omfatter alle løpende inntekter og utgifter. Dette omfatter lønn og sosiale utgifter, kjøp av varer og tjenester, overføringer og tilskudd, renter, avdrag og andre finansinntekter og utgifter, skatt på inntekt og formue, rammeoverføringer fra staten, eiendomsskatt og salgs- og leieinntekter. Investeringsregnskapet omfatter alle utgifter og inntekter av investeringsmessig art og hvordan disse er finansiert. Det gjelder i første rekke investeringer i fast eiendom og løsøre med en verdi over kr 100 000 og levetid over 3 år. 5
Balanseregnskapet viser kommunens eiendeler og hvordan de er finansiert i form av egenkapital og gjeld. Kommuneregnskapet har som formål å vise hvordan midler er anskaffet og anvendt til produksjon av velferdstjenester for kommunens innbyggere. Kommuneregnskapet bygger på anordningsprinsippet som det grunnleggende regnskapsprinsipp. Dette innebærer at alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når regnskapet avsluttes. Årsregnskapet avlegges i overensstemmelse med lov om kommuner og fylkeskommuner, forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner og standarder for god kommunal regnskapsskikk. Revisor skal for hvert regnskapsår avgi revisjonsberetning til bystyret. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet til bystyret før årsregnskapet vedtas. Kontrollutvalget behandler kommunens årsregnskap og årsrapport i sitt møte den 24.04.18. Kontrollutvalget vil avgi en uttalelse til kontrollutvalget som følger saken til bystyret. Årsrapporten omtaler kommunens tjenesteproduksjon og de resultater som er oppnådd innenfor alle resultatområder i kommunens styringsmodell. Kommunen har gode og kostnadseffektive tjenester til innbyggerne som det overordnede mål for sin virksomhet. Dette er i Sarpsborg tydeliggjort ved at det styres på mål og resultater innenfor flere resultatområder enn bare økonomi. Årsrapporten og årsregnskapet utgjør til sammen rådmannens tilbakemelding til de folkevalgte om ressursbruk og oppnådde resultater i 2017. Driftsregnskapet Netto driftsresultat for Sarpsborg kommune i 2017 ble 79,7 mill. kr eller 1,9 % av brutto driftsinntekter. Det er 41,7 mill. kr lavere enn resultatet i 2016. Netto driftsresultat er høyere enn i budsjett noe som i hovedsak skyldes en bedre skatteinngang og lavere pensjonsutgifter enn forventet. Skatt på inntekt og formue inklusiv naturressursskatt utgjør 1 290,6 mill. kr i 2017. Det er en økning på 35,3 mill. kr (2,8 %) fra 2016. Gjennom inntektssystemet kompenseres kommunene for ulikheter i utgiftsbehovet etter fastsatte kostnadsnøkler for de viktigste tjenestene, samt inntektsutjevning. Rammetilskuddet i 2017 utgjorde 1 596 mill. kr. Dette er 83,7 mill. kr mer enn året før, økning var dermed på 5,5 % fra 2016. Samlet sett har kommuneområdene et mindreforbruk på 16,0 mill. kr i 2017 i forhold til reviderte budsjettrammer. Resultatet er påvirket av at det er brukt 22,3 mill. kr av tidligere fondsavsetninger tilhørende enhetene. Til sammen har 21 enheter et samlet underskudd på 51,9 mill. kr, mens 21 enheter har et overskudd på 33,2 mill. kr. I henhold til reglement for over- og underskuddsfond skal bystyret hvert år i forbindelse med behandling av årsregnskapet vedta det samlede beløp som stilles til disposisjon for enhetene. I tråd med reglementet foreslås 2,1 mill. kr avsatt til fond til enhetene. Bystyret skal i henhold til reglementet avgjøre ettergivelse av underskudd. Unntak er gjort for underskudd som skyldes forhold enheten ikke selv har mulighet til å påvirke. I slike tilfeller er avgjørelsesmyndigheten lagt til rådmannen. Med hjemmel i reglementet er det ettergitt underskudd på totalt 29,6 mill. kr. Fondets størrelse vil per 31.12.2017 være på 66,9 mill. kr. Pr 31.12 2016 var fondets størrelse på 85,1 mill. kr. Alle kommuneområdene med unntak av kommuneområde velferd kom ut med et positivt resultat. Et samlet avvik på 15,9 mill. kr er tegn på en god økonomistyring. I kommuneområde velferd har det i 2017 vært store utfordringer innenfor omsorgstjenestene inklusive helsehuset, barnevern og boveiledningstjenesten. For å komme i balanse har det vært behov for å finansiere deler av merforbruket med enhetenes fond. Dette er utfordringer som også fortsetter inn i 2018 og det vil være helt nødvendig å iverksette tiltak for å unngå budsjettoverskridelser. 6
Kommuneområde Regnskap 31.12.17 Rev. budsjett 2017 Tall i 1 000 kr Avvik i kr. Avvik i % Velferd 1 460 232 1 444 136-16 096-1,1 % Oppvekst 955 621 968 713 13 092 1,4 % Samfunn 87 114 95 059 7 945 8,4 % Organisasjon 143 281 150 125 6 844 4,6 % Teknisk 235 668 237 652 1 984 0,8 % Rådmann 5 857 8 039 2 182 27,1 % Sum 2 887 772 2 903 724 15 952 0,5 % Rådmannen foreslår å avsette 25 mill. kr som en buffer for omstilling. I 2017 har det vært store utfordringer særlig innenfor omsorgstjenestene. Regnskapet for 2017 viser en ubalanse innenfor disse tjenestene, og for å komme i balanse i 2017 er det benyttet store deler av enhetenes fond. Før bruk av fond hadde kommuneområde velferd et merforbruk på 32,2 mill. kr. Det er også stor usikkerhet ved hvordan de nye normene innenfor skole og barnehage vil finansieres. Normtallene som er foreslått for bemanning i skole og barnehage gir store økonomiske konsekvenser for Sarpsborg kommune. For å håndtere nødvendige omstillinger mener rådmannen det er nødvendig å ha en buffer. Hvordan omstillinger skal håndteres vil omtales i budsjett og handlingsplan for 2019-2022. Rådmannen foreslår å avsette deler av årets mindreforbruk til det generelle disposisjonsfondet, det vil si det som ikke er formålsbestemt. En avsetning på 57,2 mill. kr vil styrke det økonomiske handlingsrommet for framtidige investeringer og utvikling. Det er i tråd med bærekraftprinsippet at rente- og avdragsutgifter til investeringer i bygg og anlegg fordeles over de generasjoner som bruker anleggene. Før avsetningen er det generelle disposisjonsfondet på 64,6 mill. kr. Det avsettes også inntil 5,0 mill. kr til næringsfond for innovasjon- og smartprosjekter. I Smart Sarpsborg jobbes det med infrastrukturer som Smarte Bygg, Smart Vann, Smart Energi, Smart Helse, Smart Forvaltning og Smart Mobilitet. Smart teknologi, integrasjon, samarbeid, medvirkning og innovasjon skal skape bedre tjenester for innbyggere. Sarpsborg kommune har innledet et samarbeid med Sarpsborg næringsforening og isarpsborg om nærings- og byutvikling. Samarbeidet vil bli konkretisert i egne saker som fremmes til formannskapet. I sak 138/17 - Hasle trafo - Planlegging av stort datasenter ble det vedtatt å bevilge 2,5 mill. kr til områderegulering ved Hasle Trafo i 2018. 1,9 mill. kr ble dekket av fond avsatt til næringsformål og 0,6 mill. kr dekkes av formannskapets tilleggsbevilgningskonto for 2017, med forbehold om at bystyret avsetter midlene til formålet ved behandling av kommunens årsregnskap for 2017. Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. En detaljert oversikt over pågående investeringer er vist i vedlegg til årsrapporten. Bystyret har bestemt at investeringer med en samlet bevilgning over 10,0 mill. kr skal avsluttes i egne saker. Øvrige investeringer avsluttes i forbindelse med tertial- eller årsrapportering. Prosjekter som avsluttes i egne saker til bystyret er i investeringsoversikten merket med «avsluttet i egen sak». Totalt avsluttes 72 investeringsprosjekter ved årsslutt i 2017. Netto resterende finansiering for disse prosjektene er totalt 17,1 mill. kr. Totalt foreslås 77,2 mill. kr rebevilget til bruk i 7
2018, mens 16,5 mill. kr foreslås ikke rebevilget, hvorav 10,4 mill. kr vil innarbeides på nytt i kommende budsjett og handlingsplan. Oversikt over prosjekter som avsluttes, samt forslag til rebevilgning, fremgår av vedlegg til årsrapporten. Hovedoversikt investering viser et merforbruk på formidlingslån. Dette skyldes regnskapstekniske transaksjoner. Det er ikke gitt lån til mottakere utover vedtatt låneramme. Merverdiavgiftkompensasjon fra investeringer i 2017 ble 59,6 mill. kr, 23,3 mill. kr mer enn budsjett. Det er solgt eiendom for 31,9 mill. kr i 2017, hvorav salget av Presteboligen i Ringgata 19 utgjorde 4,2 mill. kr, gamle Vingulmork barnehage 3 mill. kr og tomter på Kløvningsten felt B3 utgjorde 16 mill. kr. Budsjettert salgsinntekt i 2017 var 31,4 mill. kr. Det har vært planlagt å benytte noe av enhetenes fond til mindre investeringer gjennom en overføring fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet. Disse midlene har blitt reversert og prosjektene er finansiert med ubrukte lånemidler fra andre prosjekter. Det avsettes 2,1 mill. kr til fond for å finansiere opp prosjektene. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Netto driftsresultat oppgis vanligvis som prosent av brutto driftsinntekter. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) anbefaler et netto driftsresultat for kommunesektoren på 1,75 % for å kunne opprettholde en sunn og robust økonomi. Med det menes at kommunen har et overskudd på løpende drift som bidrar med tilstrekkelig egenkapital i investeringene. Samtidig må netto driftsresultat gi rom for å kunne avsette midler til fond (sparing) som buffer mot fremtidige svingninger i driftsinntektene eller dekke uforutsette utgifter, slik at tjenestene blir minst mulig berørt på kort sikt. Et netto driftsresultat på 1,75 % tilsvarer 72,4 mill. kr for Sarpsborg kommune i 2017. Til sammenligning ble årets netto driftsresultat 79,7 mill. kr eller 1,9 % av brutto driftsinntekter. Netto lånegjeld i forhold til kommunens driftsinntekter i 2017 var på 80,0 %, tilsvarende var det 83,6 % i 2016. Sarpsborg kommune har ved utgangen av 2017 en netto lånegjeld som er lavere enn både KOSTRA gruppe 13 hvor tallet var 85,5 % og gjennomsnitt for landet utenom Oslo hvor tallet var 83,6 %. Sarpsborg kommune har vurdert tiltak for at gjelden ikke skal øke. Ved behandlingen av handlingsplan for 2017 2020 fattet bystyret vedtak om at renteeksponert gjeld som belaster driftsregnskapet ikke skal øke i perioden. Samlet renteeksponert lånegjeld ved slutten av handlingsplanperioden skal være lik renteeksponert gjeld 1.1.2017. Handlingsregelen er videreført i budsjett og handlingsplan 2018-2021. Miljø: Dette er omtalt i årsrapporten 2017. Folkehelse: Dette er omtalt i årsrapporten 2017. 8
Arbeidsmiljøutvalget 2016-2019 har behandlet saken i møte 23.04.2018 sak 8/18 Behandling i Arbeidsmiljøutvalget 23.04.2018: Arbeidsgivers representant Unni Skaar fremmet følgende forslag til vedtak: 1. HAMU tar Sarpsborg kommunes årsregnskap for 2017 med driftsregnskap, investeringsregnskap og balanse til orientering. 2. HAMU ser det som positivt, og anbefaler at det avsettes kr. 25 000 000 til disposisjonsfond til omstilling. Votering Representantens forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak 1. HAMU tar Sarpsborg kommunes årsregnskap for 2017 med driftsregnskap, investeringsregnskap og balanse til orientering. 2. HAMU ser det som positivt, og anbefaler at det avsettes kr. 25 000 000 til disposisjonsfond til omstilling. Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 2015-2019 har behandlet saken i møte 26.04.2018 sak 1/18 Behandling i Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 26.04.2018: Følgende hadde ordet ved behandling av saken: Arild Karlsen (Ap) fremmet følgende forslag til uttalelse: Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne tar årsregnskap og årsrapport 2017 til orientering. Votering Representantens forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne tar årsregnskap og årsrapport 2017 til orientering. 9
Saknr Arkivsak Tittel 3/18 18/00195-4 Protokoll Administrasjonsutvalg 22.03.2018 10