Til beboerne i Eikenga Huseierforening: Innkalling til generalforsamling Styret i Eikenga Huseierforening innkaller med dette til ordinær generalforsamling. Dato: Tirsdag 26. april 2011. Tid: Kl. 19:00-22:00, registrering fra kl. 18:55. Sted: Meierigården i Lierbyen (inngang fra stasjonen) Saksliste 1) Godkjenning av innkalling og konstituering a) Godkjenning av innkalling b) Konstituering i) Valg av møteleder ii) Valg av referent iii) Valg av tellekorps iv) Valg av protokollunderskrivere 2) Årsmelding - Vedlegg 1 3) Årsregnskap for 2010 - Vedlegg 2. Revisors godkjenning vedlegg 3 4) Innkomne saker a Mellomenga 1 søker om bruksrett til plass bak tilstøtende garasjer Vedlegg 4 b Regulering av parkeringsplassen Vedlegg 5 c Styret presenterer en 5 årsplan for å synliggjøre fremtidige kostnader. Dette vil gi en forutsigbarhet for utviklingen av kontingenten. 5) Budsjett og årskontingent 2011 - Vedlegg 6 6) Valg av nye styremedlemmer Funksjonstiden er utløpt for følgende nåværende styremedlemmer: - Tore Bjørnstadjordet, styreleder (fra flermannsbolig, M57) - Eirik Bergerud, styremedlem (fra flermannsbolig, M27) - Nina Raabel, varamedlem med møteplikt (fra sameiebolig) - flyttet Funksjonstiden er 2 år, ref. vedtektene 6
Følgende har sagt seg villig til å velges til styret for neste 2 års-periode: - Håkon Thommessen (fra flermannsbolig, M61) - Eirik Iversen (fra flermannsbolig, M17) - Truls Brodahl (fra flermannsbolig, M35) - Jo Sæther (fra enebolig, M42) - Øyvind Hammerstad (fra enebolig, V1) - Lars Edvartsen (fra åttemansboligen, V2c) I tillegg har Eirik Bergerud, som i dag sitter i styret, sagt seg villig til å stille som varamedlem for de neste to årene, i og med at han allerede er engasjert i saken om regulering av parkeringsplassen. Andre aktuelle kandidater oppfordres til å melde sin interesse ved å kontakte styreleder i forkant av generalforsamlingen. 7) Valg av revisor Styret foreslår at årets revisor Dag Sten gjenvelges Alle medlemmer av Eikenga Huseierforening har rett til å møte. Hver boenhet har én stemme. Vedlegg 7 er fullmakt for de som selv ikke har anledning til å møte på generalforsamlingen, men husk at ingen kan møte med mer enn 1 fullmakt! Under generalforsamlingen er det kun saker nevnt i innkallingen som skal behandles og evt. vedtas. Dersom tiden tillater det, vil det etter generalforsamlingen være anledning til å diskutere andre saker som gjelder EHF. Det blir enkel servering. Vi ønsker alle velkommen! Med vennlig hilsen Styret i EHF
Vedlegg 1 Sak 2 Årsmelding for Eikenga Huseierforening 2010 Om styret På ordinær generalforsamling 21. April 2010 ble Michael Eriksen, Robert Leine og Ruth-Eline Iversen gjenvalgt som styremedlemmer for to ny år. Nina Rønning Raabel, som ble valgt inn som varamedlem i 2009, flyttet høsten 2010 og gikk derfor ut av styret. Styret har derfor vært sammensatt av følgende medlemmer: Tore Bjørnstadjordet Leder og kasserer (fra flermannsbolig, M57) Robert Leine (fra flermannsbolig, M73) Michael Eriksen - (fra flermannsbolig, M81) Ruth-Eline Iversen (fra enebolig, M113) Eirik Bergerud - Webansvarlig (fra flermannsbolig, M27) Funksjonstiden til Tore Bjørnstadjordet og Eirik Bergerud går nå ut. Styret konstituerte seg ved første styremøte etter generalforsamlingen 26.4.2010. Møter Det har vært avholdt syv styremøter siden forrige generalforsamling. Saker behandlet Arbeidet i styret har i hovedsak dreid seg om å følge opp punkter fra forrige styret, samt generell vedlikehold av EHFs eiendommer og utstyr. Følgende saker av betydning har vært til behandling: Ny webløsning / bedre hjemmeside er oppe. Se Fulgt opp tilstandsrapporten for lekeplassene. 2 dugnader og mye vedlikehold måtte til. Rydding ved lekeområdet bak Mellomenga 113 og 115 To informasjonsskriv sendt ut til beboerne Beskjæring av busker på fellesområdet Garasjer og reguleringsplan Inngått ny avtale om snømåking Innkjøp og oppsetting av to innkjøring forbudt skilt Kortversjoner av styrereferatene legges løpende ute på. Det har ellers vært få henvendelser fra beboerne til styret. Lier, 15. April 2011. For styre; Tore Bjørnstadjordet (leder)
Vedlegg 2 Sak 3 Årsregnskap for 2010
Vedlegg 3 Sak 3
Vedlegg 4 Innkomne saker Sak 4a Mellomenga 1 søker om bruksrett til plass bak tilstøtende garasjer Ole Myhra, eier av Mellomenga 1, søker om bruksrett for sti mellom fellesgarasje og min eiendom. Denne stien er i dag veldig lite brukt og jeg ønsker å fysisk avsperre sidene for å forhindre gjennomgangs trafikk. Stien utgjør et areal på ca. 1x15m. Det vil være lett tilkomst for vedlikehold av garasjen på en av sidene. Det er ønskelig at felles stige som eies av Eikenga Huseier Forening (EHF) flyttes til en alternativ lokasjon. Om dette ikke er ønskelig fra EHF vil jeg sette opp en hageport mot Mellomenga 15 slik at stigen vil bli lett tilgjengelig for beboerne av EHF. Vi ber generalforsamlingen gjøre følgende vedtak: Mellomenga 1 tildeles bruksrett til EHFs eiendom mellom M1s grense og tilstøtende garasjebygg på parkeringsplassen, med følgende rettigheter, forutsetninger og begrensninger: o Området kan fysisk avsperres på sidene for gjennomgangstrafikk med gjerde eller hekk, men skal være fritt tilgjengelig for vedlikehold av garasjebygget uten forutgående varsel o Det kan det anlegges gressplen på området, samt beplantning som ikke hindrer vedlikehold av garasjebygget. Evt. beplantning eller annet som hindrer vedlikehold kan kreves fjernet av styret i EHF o Bruksretten forutsetter at garasjebygg er oppført, og det skal være ferdig oppsatt før bruksretten trer i kraft o Bruksretten kan når som helst trekkes tilbake av generalforsamlingen i EHF o Området forblir EHFs eiendom, og bruksretten gir ingen rettigheter til området ut over de som er spesifisert ovenfor Dette er på lik linje som det Mellomenga 15, Mellomenga 57 og Mellomenga 35 fikk på generalforsamlingen i hhv. 2005, 2006 og 2007.
Vedlegg 5 - Sak 4b Oppgradering av gangveier og parkeringsplassen Bakgrunn: Både gangveier og parkeringsplass for Eikenga er nå i en svært dårlig stand. Det er både sjenerende, stygt og til dels farlig med så mye hull, dumper og sprekker. Tilstanden har blitt betydelig forverret de siste to-tre årene, og det må gjøres reparasjoner denne sommeren. Vi har hatt befaring fra to selskap som har vurdert tilstanden og gitt pris på reparasjonsarbeid. Alternativene er å ta en svært omfattende utbedring nå, eller å gjøre en mer begrenset utbedring som vil bedre forholdene for de nærmeste årene. Forslag til løsning: Styret anbefaler for sommeren 2011 å gjøre en begrenset og helt nødvendig utbedring. Arbeidet vil omfatte tetting av sprekker, oppretting og utskifting av asfalt på et par større felt og reparasjon rundt kumlokkene på parkeringsplassen. Prisen for arbeidet utgjør maksimalt totalt kr 100.000,-. Summen fordeles med kr 35.000,- knyttet til parkeringsplassen og kr 65.000,- for gangveiene. Forslag til finansiering: Alt 1 - Beløpet på kr 100.000,- fordeles over to år. Det inngås en avtale med asfaltentreprenøren om å betale halvparten av beløpet i 2011, og andre halvdel av beløpet betales i 2012. Vedtak for denne saken på årets generalforsamling innebærer at denne kostnaden er vedtatt for budsjett 2012. Alt 2 Beløpet på kr 100.000,- betales i sin helhet i 2011. Hele beløpet inngår da i budsjett for 2011 og dette medfører følgelig en ytterligere økning av kontingenten for hver huseier i år, men vi drar ikke med oss kostnaden til 2012. Styret anbefaler generalforsamlingen å vedta alternativ 2. Denne saken anses som en del av budsjettbehandlingen for 2011/2012 og inngår i voteringen om budsjettet. Iht vedtektene 12 pkt 2 krever saken 2/3 flertall, og som følge av det voteres det over budsjettet på de betingelsene. Dette gjelder både for alternativ 1 og 2. Kommentar: Vi står foran en periode hvor det må påregnes til dels betydelige vedlikeholdskostnader for våre fellesområder. Styret vil derfor på generalforsamlingen legge frem en plan for kommende års vedlikehold og kostnader. Dette vil måtte medføre ytterligere økning av kontingenten i årene som kommer.
Vedlegg 6 Sak 5 Alternativ 1: Oppgradering av asfalt fordeles over to år *Budsjettpostene referer til budsjettpostene og fordelingsnøkler i vedtektene 3
Vedlegg 6 Sak 5 Alternativ 2: Oppgradering av asfalt betales i sin helhet i 2011 *Budsjettpostene referer til budsjettpostene og fordelingsnøkler i vedtektene 3
Vedlegg 7 FULLMAKT Hvert medlem kan i henhold til vedtektene møte og avgi stemme for inntil 1 annet medlem dersom det foreligger en skriftlig fullmakt. Fullmakten medbringes på generalforsamlingen og leveres ved inngang. Jeg gir herved (navn): rett til å avgi stemme på mine vegne på generalforsamlingen til Eikenga Huseierforening 26. april 2011. Navn på fullmaktsgiver: Adresse: Lier den / -2011 Signatur