Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: 11.12.2018, Tidspunkt: fra kl. 17.30 til kl. 18:40 Møtested: Sarpsborg rådhus, Formannskapssalen Fra til saksnr.: 18/35 18/47 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder Inger-Christin Torp, AP, nestleder Per Hugo Samuelsen, Ap Else Marie Hagen, Pp Atle Larsen (uavh.) Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Daglig leder Laila Nagelhus og seksjonsleder regnskap Jolanta Betker. Møtende fra administrasjonen: Rådmann Unni Skaar, Controller Linn Gjerlaugsen, økonomisjef Hilde Lind, kommunalsjef teknisk Hasse Ekman og kommunalsjef oppvekst Kristina Svendsen Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Kontrollutvalget valgte å lukke møte under behandling av sak 18/44, hjemmel for lukking er: Kommuneloven 31 pkt. 4, jf. offl 24, andre ledd, første punktum. Kontrollutvalget behandlet sakene i følgende rekkefølge: 18/35, 18/36, 18/44, 18/43 og så i fra sak 18/37 og deretter ble saksliste fulgt.. Per Gunnar Stordal (leder). Inger-Christin Torp (nestleder)
Kontrollutvalget Sarpsborgs møte 11.12.2018 Sakliste PS 18/35 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/36 Godkjenning av protokoll fra møte 11.09 2018 PS 18/37 PS 18/38 PS 18/39 PS 18/40 PS 18/41 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Gatedalen miljøanlegg" Forvaltningsrevisjonsrapport "Anskaffelser og kontraktsoppfølging" Rullering av forvaltningsrevisjonsplan Prosjektplan - "Antikorrupsjon" Prosjektplan "Barnevern - fokus på ettervern" PS 18/42 Statusrapport for forvaltningsrevisjon per 31.10 2018 PS 18/43 PS 18/44 Notat fra revisjonen - bruk av tilskuddsmidler Orientering fra revisor - mottatt informasjon under kontrollarbeid PS 18/45 Møteplan for 1. halvår 2019 PS 18/46 PS 18/47 Referater og meldinger Eventuelt PS 18/35 Godkjenning av innkalling og saksliste Saken legges frem uten forslag til vedtak Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Innkalling og sakslisten godkjennes. PS 18/36 Godkjenning av protokoll fra møte 11.09 2018 1. Protokoll fra møte 11.09 2018, godkjennes Som innstillingen 1. Protokoll fra møte 11.09 2018, godkjennes
PS 18/37 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Gatedalen miljøanlegg" 1. Saken tas til orientering. Vedtaket som innstillingen. 1. Saken tas til orientering. PS 18/38 Forvaltningsrevisjonsrapport "Anskaffelser og kontraktsoppfølging" 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelser og kontraktsoppfølging», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelser og kontraktsoppfølging» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de tre anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: kommunen skal benytte seg av spørreundersøkelsens resultater i sitt videre forbedringsarbeid på området. Kommunen skal utarbeide tydelige føringer som tilfredsstiller alle relevante lovkrav når det gjelder dokumentasjon, både i anskaffelsesprosessen og i forbindelse med kontraktsoppfølgingen. Herunder skal kommunen ha en enhetlig praksis på hvilke dokumenter som skal lagres/arkiveres og hvor de skal lagres/arkiveres. Kommunen skal gjennomføre tiltak som sikrer systematisk kontraktsoppfølging, herunder skal kommunen utarbeide rutiner for oppfølgingsarbeidet. 2: Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Revisjonen gjennomgikk rapporten konklusjoner og anbefalinger. Rådmann informerte om sitt tilsvar. Utvalget stilte enkelte spørsmål som ble besvart. Kontrollutvalget endret i punkt 2 i bystyrets forslag til vedtak; ordet «våren» med juni. Vedtaket ble ellers som innstillingen.
1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelser og kontraktsoppfølging», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelser og kontraktsoppfølging» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de tre anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: kommunen skal benytte seg av spørreundersøkelsens resultater i sitt videre forbedringsarbeid på området. Kommunen skal utarbeide tydelige føringer som tilfredsstiller alle relevante lovkrav når det gjelder dokumentasjon, både i anskaffelsesprosessen og i forbindelse med kontraktsoppfølgingen. Herunder skal kommunen ha en enhetlig praksis på hvilke dokumenter som skal lagres/arkiveres og hvor de skal lagres/arkiveres. Kommunen skal gjennomføre tiltak som sikrer systematisk kontraktsoppfølging, herunder skal kommunen utarbeide rutiner for oppfølgingsarbeidet. 2: Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget juni 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. PS 18/39 Rullering av forvaltningsrevisjonsplan 1. Kontrollutvalget vedtar omprioriteringer i forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 som foreslått. Kontrollutvalget omprioriterte forvaltningsrevisjon plan som følger: barnevern skal flyttes fra prioritering 6 opp til 4, Antikorrupsjon flyttes fra prioritering 7 til 5. Personvern endres fra prioritering 5 til 7, og informasjon og cyperangrep endres fra prioritering 4 til 6. Omprioriteringen vises i ny tabell i vedtaket.
1. Kontrollutvalget vedtar omprioriteringer i forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 som foreslått i tabell under. 1 Anskaffelser og kontraktsoppfølging (ferdig behandlet i KU 11.12 2018) 2 Investeringsprosjekters tidligfase (pågår) 3 Forebyggende arbeid psykisk helse (pågår) 4 Barnevern fokus på ettervern 5 Anitkorrupsjon 6 Informasjonssikkerhet og Cyberangrep 7 Personvern PS 18/40 Prosjektplan - "Antikorrupsjon" 1. Prosjektplan «Antikorrupsjon» godkjennes. Vedtaket som innstillingen. 1. Prosjektplan «Antikorrupsjon» godkjennes. PS 18/41 Prosjektplan "Barnevern - fokus på ettervern" 1. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Revisjonen redegjorde for prosjektplanen og til de ulike kontrolldelene. Kontrollutvalget spesifiserte at ettervernet skal gjelde for gruppen18 til 23 år, og dette tas inn som en premiss i prosjektplan. Kontrollutvalget vedtok enstemmig at alternativ Del 1: ettervern med brukerperspektivet samt Del 2: kjøp av tjenester, med en ressursramme på 600 timer +/- 10%, skal utgjøre prosjektet Prosjektplan «Barnevern fokus på ettervern» vedtas med de føringer som er gitt under behandling av saken. PS 18/42 Statusrapport for forvaltningsrevisjon per 31.10 2018
1. Statusrapport forvaltningsrevisjon per 31. oktober 2018, tas til orientering Vedtaket som innstillingen. 1. Statusrapport forvaltningsrevisjon per 31. oktober 2018, tas til orientering PS 18/43 Notat fra revisjonen - bruk av tilskuddsmidler 1. Kontrollutvalget tar notatet fra revisjonen, samt rådmannens tilbakemelding til orientering. Revisjonen informerte kort om resultatet av kontrollen. Rådmannen ga utvalget sine kommentarer til notatets innhold. Vedtaket som innstillingen. 1. Kontrollutvalget tar notatet fra revisjonen, samt rådmannens tilbakemelding til orientering. PS 18/44 Orientering fra revisor - mottatt informasjon under kontrollarbeid (legges frem uten forslag til innstilling) Møtet ble lukket under behandling av revisjonens orientering til kontrollutvalget om hvilke informasjon som er mottatt. Rådmannen ga utrykk for sine synspunkter som har fremkommet. Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. Revisjonens informasjon som er mottatt under kontrollarbeid tas til orientering. PS 18/45 Møteplan for 1. halvår 2019 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2019: 5. februar 30. april (regnskapsmøte) 11. juni
Møtestart er kl. 17.30 Kontrollutvalget valgte følgende møtedatoer for 1. halvår 2019 12. februar, 25. apri og12. juni Møtestart kl. 17.30 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2019: 12. februar 25. april (regnskapsmøte) 12. juni Møtestart er kl. 17.30 PS 18/46 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger kan tas til orientering Ingen ønsket å delta på NKRF sin konferanse i januar 2019. Per Gunnar og Per Hugo ønsker å delta på FKT sin konferanse i juni. Vedtaket som innstillingen. 1. Referater og meldinger kan tas til orientering PS 18/47 Eventuelt Kontrollutvalget ønsket å besøke Inspiria AS i sitt møte i juni.