Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Tidspunkt: kl Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød, telefon , e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Sarpsborg Per Gunnar Stordal Leder 1

2 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 19/1 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 19/2 Godkjenning av protokoll fra møte PS 19/3 Informasjonssak om drift i Østfold kommunerevisjon IKS 12 PS 19/4 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for PS 19/5 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer 17 PS 19/6 Kontrollutvalgets årsmelding for PS 19/7 Eventuelt 33 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/39 Dokumentnr.: 51 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /1 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling (saken legges frem uten forslag til innstilling) Fredrikstad,

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/39 Dokumentnr.: 53 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /2 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets innstilling 1. Protokoll fra møte , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møte , kan godkjennes 4

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl til kl. 18:40 Møtested: Sarpsborg rådhus, Formannskapssalen Fra til saksnr.: 18/35 18/47 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder x Inger-Christin Torp, AP, nestleder x Per Hugo Samuelsen, Ap x Else Marie Hagen, Pp x Atle Larsen (uavh.) x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Daglig leder Laila Nagelhus og seksjonsleder regnskap Jolanta Betker. Møtende fra administrasjonen: Rådmann Unni Skaar, Controller Linn Gjerlaugsen, økonomisjef Hilde Lind, kommunalsjef teknisk Hasse Ekman og kommunalsjef oppvekst Kristina Svendsen Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Kontrollutvalget valgte å lukke møte under behandling av sak 18/44, hjemmel for lukking er: Kommuneloven 31 pkt. 4, jf. offl 24, andre ledd, første punktum. Kontrollutvalget behandlet sakene i følgende rekkefølge: 18/35, 18/36, 18/44, 18/43 og så i fra sak 18/37 og deretter ble saksliste fulgt.. Per Gunnar Stordal (leder). Inger-Christin Torp (nestleder) 5

6 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 18/35 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/36 Godkjenning av protokoll fra møte PS 18/37 PS 18/38 PS 18/39 PS 18/40 PS 18/41 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Gatedalen miljøanlegg" Forvaltningsrevisjonsrapport "Anskaffelser og kontraktsoppfølging" Rullering av forvaltningsrevisjonsplan Prosjektplan - "Antikorrupsjon" Prosjektplan "Barnevern - fokus på ettervern" PS 18/42 Statusrapport for forvaltningsrevisjon per PS 18/43 PS 18/44 Notat fra revisjonen - bruk av tilskuddsmidler Orientering fra revisor - mottatt informasjon under kontrollarbeid PS 18/45 Møteplan for 1. halvår 2019 PS 18/46 PS 18/47 Referater og meldinger Eventuelt PS 18/35 Godkjenning av innkalling og saksliste Saken legges frem uten forslag til vedtak Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : Innkalling og sakslisten godkjennes. PS 18/36 Godkjenning av protokoll fra møte Protokoll fra møte , godkjennes Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : 1. Protokoll fra møte , godkjennes 6

7 PS 18/37 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Gatedalen miljøanlegg" Sekretariatets innstilling 1. Saken tas til orientering. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtaket som innstillingen. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : 1. Saken tas til orientering. PS 18/38 Forvaltningsrevisjonsrapport "Anskaffelser og kontraktsoppfølging" Sekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelser og kontraktsoppfølging», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelser og kontraktsoppfølging» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de tre anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: kommunen skal benytte seg av spørreundersøkelsens resultater i sitt videre forbedringsarbeid på området. Kommunen skal utarbeide tydelige føringer som tilfredsstiller alle relevante lovkrav når det gjelder dokumentasjon, både i anskaffelsesprosessen og i forbindelse med kontraktsoppfølgingen. Herunder skal kommunen ha en enhetlig praksis på hvilke dokumenter som skal lagres/arkiveres og hvor de skal lagres/arkiveres. Kommunen skal gjennomføre tiltak som sikrer systematisk kontraktsoppfølging, herunder skal kommunen utarbeide rutiner for oppfølgingsarbeidet. 2: Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Revisjonen gjennomgikk rapporten konklusjoner og anbefalinger. Rådmann informerte om sitt tilsvar. Utvalget stilte enkelte spørsmål som ble besvart. Kontrollutvalget endret i punkt 2 i bystyrets forslag til vedtak; ordet «våren» med juni. Vedtaket ble ellers som innstillingen. 7

8 Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelser og kontraktsoppfølging», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelser og kontraktsoppfølging» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de tre anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: kommunen skal benytte seg av spørreundersøkelsens resultater i sitt videre forbedringsarbeid på området. Kommunen skal utarbeide tydelige føringer som tilfredsstiller alle relevante lovkrav når det gjelder dokumentasjon, både i anskaffelsesprosessen og i forbindelse med kontraktsoppfølgingen. Herunder skal kommunen ha en enhetlig praksis på hvilke dokumenter som skal lagres/arkiveres og hvor de skal lagres/arkiveres. Kommunen skal gjennomføre tiltak som sikrer systematisk kontraktsoppfølging, herunder skal kommunen utarbeide rutiner for oppfølgingsarbeidet. 2: Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget juni 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. PS 18/39 Rullering av forvaltningsrevisjonsplan Sekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget vedtar omprioriteringer i forvaltningsrevisjonsplan som foreslått. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Kontrollutvalget omprioriterte forvaltningsrevisjon plan som følger: barnevern skal flyttes fra prioritering 6 opp til 4, Antikorrupsjon flyttes fra prioritering 7 til 5. Personvern endres fra prioritering 5 til 7, og informasjon og cyperangrep endres fra prioritering 4 til 6. Omprioriteringen vises i ny tabell i vedtaket. 8

9 Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : 1. Kontrollutvalget vedtar omprioriteringer i forvaltningsrevisjonsplan som foreslått i tabell under. 1 Anskaffelser og kontraktsoppfølging (ferdig behandlet i KU ) 2 Investeringsprosjekters tidligfase (pågår) 3 Forebyggende arbeid psykisk helse (pågår) 4 Barnevern fokus på ettervern 5 Anitkorrupsjon 6 Informasjonssikkerhet og Cyberangrep 7 Personvern PS 18/40 Prosjektplan - "Antikorrupsjon" Sekretariatets innstilling 1. Prosjektplan «Antikorrupsjon» godkjennes. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtaket som innstillingen. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : 1. Prosjektplan «Antikorrupsjon» godkjennes. PS 18/41 Prosjektplan "Barnevern - fokus på ettervern" Sekretariatets innstilling 1. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Revisjonen redegjorde for prosjektplanen og til de ulike kontrolldelene. Kontrollutvalget spesifiserte at ettervernet skal gjelde for gruppen18 til 23 år, og dette tas inn som en premiss i prosjektplan. Kontrollutvalget vedtok enstemmig at alternativ Del 1: ettervern med brukerperspektivet samt Del 2: kjøp av tjenester, med en ressursramme på 600 timer +/- 10%, skal utgjøre prosjektet Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : Prosjektplan «Barnevern fokus på ettervern» vedtas med de føringer som er gitt under behandling av saken. PS 18/42 Statusrapport for forvaltningsrevisjon per Sekretariatets innstilling 9

10 1. Statusrapport forvaltningsrevisjon per 31. oktober 2018, tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtaket som innstillingen. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : 1. Statusrapport forvaltningsrevisjon per 31. oktober 2018, tas til orientering PS 18/43 Notat fra revisjonen - bruk av tilskuddsmidler Sekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar notatet fra revisjonen, samt rådmannens tilbakemelding til orientering. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Revisjonen informerte kort om resultatet av kontrollen. Rådmannen ga utvalget sine kommentarer til notatets innhold. Vedtaket som innstillingen. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : 1. Kontrollutvalget tar notatet fra revisjonen, samt rådmannens tilbakemelding til orientering. PS 18/44 Orientering fra revisor - mottatt informasjon under kontrollarbeid Sekretariatets innstilling (legges frem uten forslag til innstilling) Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Møtet ble lukket under behandling av revisjonens orientering til kontrollutvalget om hvilke informasjon som er mottatt. Rådmannen ga utrykk for sine synspunkter som har fremkommet. Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : Revisjonens informasjon som er mottatt under kontrollarbeid tas til orientering. PS 18/45 Møteplan for 1. halvår Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2019: 5. februar 30. april (regnskapsmøte) 11. juni 10

11 Møtestart er kl Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Kontrollutvalget valgte følgende møtedatoer for 1. halvår februar, 25. apri og12. juni Møtestart kl Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2019: 12. februar 25. april (regnskapsmøte) 12. juni Møtestart er kl PS 18/46 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger kan tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Ingen ønsket å delta på NKRF sin konferanse i januar Per Gunnar og Per Hugo ønsker å delta på FKT sin konferanse i juni. Vedtaket som innstillingen. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak : 1. Referater og meldinger kan tas til orientering PS 18/47 Eventuelt Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Kontrollutvalget ønsket å besøke Inspiria AS i sitt møte i juni. 11

12 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/74 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 19242/2019 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /3 Informasjonssak om drift i Østfold kommunerevisjon IKS Sekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Fredrikstad, Vedlegg Eget vedlegg, unntatt offentlighet, jamfør off.loven 13, 1.ledd og forv.loven 13. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen. Saksopplysninger Kontrollutvalgssekretariatet har mottatt et brev fra styreleder i Østfold kommunerevisjon IKS, den 21. januar Dette brevet ligger som eget vedlegg til saken, og er unntatt offentlighet off.loven 13, 1.ledd og forv.loven 13. Østfold kommunerevisjon IKS vil i møtet gi en informasjon angående status av drift, utfordringer og muligheter. Herunder hvordan de planlegger fremdriften av forvaltningsrevisjoner i Vurdering Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan ta informasjonen til orientering. 12

13 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/34 Dokumentnr.: 55 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /4 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018 Sekretariatets innstilling 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2018 Sarpsborg kommune, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Forvaltningsrevisjonsplan Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekt som er gjennomført i Leveransene er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbruket. Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekt som er gjennomført i I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbruket. 13

14 Sarpsborg kommune har budsjettert med 1400 timer til forvaltningsrevisjon i Revisjonen har levert 1344 timer per 31. desember 2018, 96 % av budsjett. Det opplyses i notat at mindreforbruk er tilbakebetalt til kommunen. Vi viser til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer for ressursbruk for enkelte prosjekt og for ferdigstillelses status. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018 tas til orientering. 14

15 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar desember 2018 Sarpsborg kommune Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 31. desember 2018: Rapp 2017 Rapp. 1. halvår Prod. 2. halvår Prosjekt totalt Totalt 2018 Estimert maks Eventuelt merforbruk Administrasjon Avfallshåndtering ved Gatedalen Refusjoner Investeringsprosjekters tidligfase Forebyggende psykisk helse Anskaffelsesrutiner Barnevern Antikorrupsjon ,5 41, * 191* ,5* 41,5* ,5 41, , Sum Merknader: Kolonnen «Rapp. 2017» viser hva som er rapportert i 2017 på prosjekter som eventuelt er påbegynt det året, og videreført i Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Estimert maks» angir maksimalt timeantall som ble estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Eventuelt merforbruk» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Merk at det for noen prosjekter ikke er vedtatt noe ressursanslag for oppdraget. Her vil det altså ikke være snakk om mer/mindreforbruk. *ikke ferdigstilt Sarpsborg kommune har budsjettert med 1400 timer til forvaltningsrevisjon i Revisjonen har levert 1344 timer per 31. desember 2018, 96 % av budsjett. Mindreforbruket er tilbakebetalt til kommunen. Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år. østfold kommunerevisjon iks 1 15

16 Avfallshåndtering ved Gatedalen Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 25. april 2017 (sak 17/13). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget 24. april 2018 (sak 18/14). Oppdraget er avsluttet med et mindreforbruk på 53 timer i forhold til maks estimat. Refusjoner Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 25. april 2017 (sak 17/12). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget 27. februar 2018 (sak 18/5). Oppdraget er avsluttet med et mindreforbruk på 12 timer i forhold til maks estimat, noe som ligger innenfor feilmarginen på +/- 10 %. Anskaffelsesrutiner Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 12. desember 2017 (sak 17/41). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Rapporten var i utgangspunktet forventet ferdigstilt september Revisjonen har imidlertid blitt forsinket. Dette skyldes i hovedsak at vi hadde problemer med å få tilgang til all nødvendig dokumentasjon fra kommunen, samt at det har gått med en del tid til feilsøk. I tillegg var det mer utfordrende og tidkrevende å gjøre utvalget av enkeltanskaffelser ifm. mappegjennomgangen enn antatt, samt at også gjennomgangen av rammeavtalene har vært mer tidkrevende enn forventet grunnet kommunens praksis for dokumentlagring. Disse faktorene har også ført til at det har gått med noe mer tid enn planlagt, og prosjektet leveres med et merforbruk på 7 timer utover maks estimat. Rapporten ble behandlet i kontrollutvalgets møte 11. desember 2018 (sak 18/38). Investeringsprosjekters tidligfase Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 24. april 2018 (sak 18/15). Vedtaket var i det alt vesentlige i tråd med revisjonens forslag, men ble utvidet noe. Rapporten var i utgangspunktet forventet ferdigstilt i Revisjonen har imidlertid blitt forsinket. Dette skyldes i hovedsak interne forhold. Revisjonen planlegger med levering av rapport våren Per 31. desember 2018 var det levert 237 timer på prosjektet. Forebyggende psykisk helse Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 12. juni 2018 (sak 18/21). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Rapporten forventes ferdigstilt våren Per 31. desember 2018 har revisjonen levert 191 timer på prosjektet. Barnevern Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 11. desember 2018 (sak 18/41). Kontrollutvalget vedtok at prosjektet både skulle omfatte ettervern og kjøp av tjenester. Prosjektet er forventet ferdigstilt høsten Per 31. desember 2018 er det levert 66,5 timer på prosjektet. Antikorrupsjon Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 11. desember 2018 (sak 18/40). Rapporten er forventet ferdigstilt høsten Per 31. desember 2018 er det levert 41,5 timer på prosjektet. Rolvsøy, 31. januar 2019 Lene Brudal (sign.) Konstituert seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 2 16

17 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/40 Dokumentnr.: 74 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /5 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. Sekretariatets innstilling 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til orientering. Fredrikstad, Vedlegg Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer, Jolanta Betker og Lene Brudal, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. I brev til kontrollutvalget i Sarpsborg kommune har oppdragsansvarlige revisorer (Lene Brudal og Jolanta Betker) avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisors uavhengighet ikke er ivaretatt. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer tas til orientering. 17

18 Til kontrollutvalget i Sarpsborg kommune Vurdering av uavhengighet for seksjonsleder regnskapsrevisjon Jolanta Betker, i forhold til Sarpsborg kommune. Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Uttalelsen gjelder Sarpsborg kommune, og oppdrag knyttet til Sarpsborg kommune gjennom ramme- og revisjonsavtale. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Østfold kommunerevisjon IKS Råkollveien 103, Postboks 24, 1662 Rolvsøy E-post: limk@fredrikstad.kommune.no Internett: Telefon telefaks Bankkontonr Org.nr

19 Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i Østfold kommunerevisjon. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Sarpsborg kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Sarpsborg kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Sarpsborg kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. 19

20 Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Sarpsborg kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Sarpsborg kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Rolvsøy, Jolanta Betker (sign.) Østfold kommunerevisjon IKS 20

21 Til kontrollutvalget i Sarpsborg kommune Vurdering av uavhengighet for konst. seksjonsleder forvaltningsrevisjon Lene Brudal, i forhold til Sarpsborg kommune. Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Uttalelsen gjelder Sarpsborg kommune, og oppdrag knyttet til Sarpsborg kommune gjennom ramme- og revisjonsavtale. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Østfold kommunerevisjon IKS Råkollveien 103, Postboks 24, 1662 Rolvsøy E-post: limk@fredrikstad.kommune.no Internett: Telefon telefaks Bankkontonr Org.nr

22 Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i Østfold kommunerevisjon, som kan komme i strid med rollen som oppdragsansvarlig revisor. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Sarpsborg kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Sarpsborg kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. 22

23 Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Sarpsborg kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Sarpsborg kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Sarpsborg kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Rolvsøy, Lene Brudal (sign.) Østfold kommunerevisjon IKS 23

24 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/40 Dokumentnr.: 73 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /6 Sekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til bystyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget sin årsmelding til behandling i bystyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi bystyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møteog informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2018 vedtas. Årsmeldingen oversendes til bystyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, tas til orientering. 24

25 Sarpsborg kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS 25

26 Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg ble først hjemlet i kommuneloven av 25. september Ved lovendring av 12. desember 2003, ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Figuren under viser at det fra bystyret går to styringslinjer. Den ene går fra bystyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner, resultater etter kvalitetskontroller i revisjonen og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til bystyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Påse-ansvaret Kontrollutvalget har tre primære tilsyns- og kontrolloppgaver: Påse at kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon Påse at kommunen fører kontroll med sine interesser i selskaper mm. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, utvalgets sekretariat og den valgte revisjonen. Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Bystyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Oppfølging av regnskapsrevisjonen Kontrollutvalgets ansvar for å påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas blant annet Kontrollutvalgets årsmelding

27 Kontrollutvalgets sammensetting Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til dem som skal velges som medlemmer til kontrollutvalget. Det heter bl.a. at medlem av kontrollutvalg ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet eller ansatt i kommunen. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriften bestå av minimum tre medlemmer. Det er opp til bystyret å bestemme om kontrollutvalget skal ha flere medlemmer. Kontrollutvalget i Sarpsborg kommune har 5 medlemmer. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant bystyrets medlemmer. Medlemmer Per Gunnar Stordal, leder (H) Inger-Christin Torp, nestleder (Ap) Atle Larsen (Uavhengig) Else Marie Hagen (Pp) Per Hugo Samuelsen (Ap) Varamedlemmer Bente Opstad (V) Glenn Løvli Fredriksen (H) Jan Inge Haltbakk (FRP) Ellen Mikkelsen (H) Jan Riis (Frp) Odd-Jan Skriubakken (SV) Elisabeth Hatlem-Eriksson (Ap) Nils Jørgen Derbakk (Ap) Kontrollutvalgets møte- og informasjonsaktivitet Østfold Kontrollutvalgssekretariat har utført sekretariatstjenesten i Sekretariatfunksjonen har vært ivaretatt slik at møteinnkallinger, saksdokumenter og protokoller er blitt behandlet og utformet på tilnærmet samme måte som for øvrige politiske organ. Møteinnkallinger og sakskart er sendt elektronisk til utvalgets medlemmer, ordfører og rådmann. Kontrollutvalgets møteplan og møtedokumenter blir løpende publisert på sekretariatets hjemmeside: og kommunes hjemmeside. Kontrollutvalget har i 2018 avholdt 5 møter. Til sammen har det behandlet i alt 47 saker. Statistikk for de fire siste årene: møter saker Ordføreren holdes orientert om arbeidet i kontrollutvalget gjennom at ordfører fortløpende får tilsendt utvalgets saksdokumenter og protokoller. Leder av kontrollutvalget forestår for øvrig den uformelle kontakten med den politiske ledelse i kommunen. Ved behandling av kommunes årsregnskap for 2017 var økonomisjef og kemner særskilt invitert til møtet for å redegjøre for regnskap og resultat. I junimøte besøkte kontrollutvalget Sarpsborg ASVO. Kontrollutvalget fikk en orientering fra daglig leder om selskapets status, utvikling og hvilke utfordringer selskapet ser i årene fremover. Rådmannen har vært tilstede i kontrollutvalget i to møter. Rådmannen har gitt informasjon om ulike henvendelser kontrollutvalget har mottatt. Behandlede saker i 2018 I 2018 er regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon utført av Østfold kommunerevisjon IKS. Selskapskontrollen er utført av Østfold kontrollutvalgssekretariat. Plandokumenter Kontrollutvalget har behandlet følgende plandokumenter for sin virksomhet: Møteplaner for kontrollutvalget Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen Budsjett for kontroll- og tilsyn 2019 Kontrollutvalgets årsmelding

28 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2017 Kontrollutvalget har i 2018 avgitt uttalelse til bystyret om Sarpsborg kommunes årsregnskap for Revisjonsberetningen for 2017 Resultatet av regnskapsrevisjonen rapporteres direkte fra revisjonen til bystyret gjennom revisjonsberetningen. Revisjonsbrev. I tillegg til revisjonsberetningen skal revisor også rapportere andre forhold som er avdekket gjennom revisjonen. Slik rapportering skal skje til kontrollutvalget, med kopi til rådmannen. Rapportering av slike forhold skal skje i form av "nummererte brev" og notater. Revisjonsforskriften 4 gir bestemmelser om hvilke forhold som skal rapporteres i nummererte brev. Kontrollutvalget har behandlet ikke nummerert revisjonsbrev i Revisjonsnotat Oppfølgingskontroll av nr. brev fra 2017 I revisjonens oppfølgingskontroll fremgikk det at kommunen har hatt fokus på å utbedre fjorårets omtalte forhold og har i år etter revisors oppfatning gjort dette bedre enn i fjor. Fjorårets forbehold om budsjett - og forhold omtalt i revisjonsbrev nr. 1/2017 anses således for å være tilfredsstillende fulgt opp og utbedret av kommunen. Kontrollutvalget tok revisjonens oppfølgingskontroll til etterretning. Revisjonsbrev nr. 1/2017 ble lukket. Revisjonsnotat bruk av tilskuddsmidler Det fremkommer av notatet at revisjonen mottok en henvendelse fra Utdanningsforbundet, våren 2018, hvor de uttrykker bekymring om bruk av øremerkede midler til tidlig innsats i Sarpsborg kommune. Revisjonen har avholdt møte med økonomisjef, kommunalsjef og rådgiver ved enhet økonomi i Sarpsborg kommune, leder og nestleder i Utdanningsforbundet, og rektor av en utvalgt barneskole som har mottatt tilskudd i perioden. Kontrollutvalget tok notatet fra revisjonen, samt rådmannens tilbakemelding til orientering. Rapport om utført regnskapsrevisjon Rapporten omtaler de lovpålagte oppgavene som er utført for å bekrefte kommunens årsregnskap samt tilknyttede oppdrag. Forvaltningsrevisjon I 2018 har kontrollutvalget behandlet tre forvaltningsrevisjonsrapporter: «Refusjoner» I forvaltningsrevisjonsplan for perioden fremgår blant annet: «Det er sentralt at kommunen har et system som sikrer berettiget refusjon i tide, og at refusjonskrav registreres i fakturasystemet. Erfaringer fra andre kommuner viser at det er sannsynlighet for at refusjonskrav ikke sendes. Etter revisjonens oppfatning kan denne sannsynligheten øke i omorganiseringsprosesser, noe som er tilfellet i Sarpsborg kommune. Temaet ble også fremhevet av rådmannen i møte med revisjonen. Konsekvensene vil kunne være store med hensyn til økonomisk effektivitet.» Revisjonens gjennomgang viste at enhetene har fokus på å øke sine inntekter i form av tilskudd. Revisjonen fant videre at kommunen i stor grad har etablert et godt system for dokumentasjon knyttet til refusjoner. Når det gjaldt praksis og oppfølging av kommunens overordnede prosedyre avdekket revisjonen enkelte svakheter. Revisjonen vurderte at kommunen sikrer god kvalitet på rapportering og oppfølging når det gjelder tilskudd gjennom rettidig og korrekt bokførsel i tråd med underliggende dokumentasjon. Det at prosjektene har samme nummerering i både regnskaps- og lønnssystemet gjør den regnskapsmessige organiseringen enkel å orientere seg i. Kontrollutvalgets årsmelding

29 Revisjonen har ikke vurdert det som hensiktsmessig i forbindelse med denne forvaltningsrevisjonen å innhente formelle slutt-rapporter for de respektive prosjektene og deres regnskap. Det er likevel revisjonens vurdering at rettidig og korrekt bokførsel på angjeldende prosjekts regnskap er i tråd med de fastsatte revisjonskriteriene bidrar til å sikre god kvalitet i eventuell fremtidig regnskapsrapportering. Revisjonen ga administrasjonen følgende anbefalinger: Iverksetter tiltak for å sikre at enhetene følger opp kommunens prosedyre på området Følger opp dokumentasjonen til regnskapsførte bilag, herunder foretar en kritisk vurdering av hvorvidt mottatte fakturaer tilfredsstiller bokføringsforskriftens krav. Vurderer et tydeligere skille mellom inntektstypene refusjoner og tilskudd i bokføringen og om dette skillet også bør tydeliggjøres i overordnet prosedyre. Kontrollutvalget behandlet rapporten i februar møte, og bystyret behandlet rapporten i sitt april møte. Bystyret ba rådmann om å følge opp revisjonens anbefalinger og at rådmann rapportere om sitt forbedringsarbeid til kontrollutvalget i løpet av våren «Gatedalen miljøanlegg» I forvaltningsrevisjonsplanen fremgår blant annet: «I følge Årsrapport 2014 ble det tatt imot tonn grovavfall ved Gatedalen miljøanlegg i 2014 fra husholdningene. Mottaket dekker hele kommunen. Avfallshåndteringen representerer betydelige inntekter. Rådmannen har fremhevet Gatedalen som et risikoområde. Det bør gjennomføres en forvaltningsrevisjon med fokus på systemer for veiing av avfall og sikring av gjenstander reelt sett gjennomgang av internkontroll knyttet til inntekter og ivaretakelse av verdier. Revisjonen kom frem til at Gatedalens system for veiing av avfall er delvis tilfredsstillende. Gatedalen sikrer seg ikke i tilfredsstillende grad mot at betalingspliktig avfall leveres i gratisområdet. I tillegg konkluderer revisjonen med at Gatedalen ikke i tilfredsstillende grad sikrer verdier/gjenstander eller har tilfredsstillende kontroll med ferdsel på området. Innen alle undersøkte områder opplevde revisjonen at team avfall og renovasjon har et stort forbedringspotensialet hva gjelder melding av avvik. Revisjonen ser alvorlig på at ikke alle innbrudd meldes som avvik, samtidig som ikke alle innbrudd anmeldes til Politiet. Med bakgrunn i konklusjoner, og vurderingene disse bygger på, anbefalte revisjonen Sarpsborg kommune om å: Sørge for at internkontroll blir prioritert i team avfall og renovasjon, med særlig vekt på skriftliggjøring og revidering av rutiner, samt fokus på kvalitetsarbeid gjennom melding av avvik. Sørge for at de ansatte har nødvendig og korrekt tilgang i kvalitetssystemet. Vurdere å løfte problemstillingen knyttet til bedrifter som leverer avfall under påskudd av å være husholdning i det videre arbeidet med utredning av etablering av ny avfallsstasjon, herunder vurdere om erfaringer fra andre kommuner bør innhentes. Søke å komme i dialog med Politiet angående innbrudds problematikken. Kontrollutvalget behandlet rapporten i april møte og bystyret behandlet rapporten i mai møte. Bystyret ba rådmann om å følge opp revisjonens anbefalinger og at rådmann rapportere om sitt forbedringsarbeid til kontrollutvalget i løpet av høsten Kontrollutvalget behandlet rådmannens oppfølging i desember møte. Kontrollutvalget tok rådmannens tiltak til orientering. Kontrollutvalgets årsmelding

30 «Anskaffelser og kontraktsoppfølging» Bystyret ba kontrollutvalget om å følge opp med en bestilling om forvaltningsrevisjon på området anskaffelsesrutiner og etterlevelse/oppfølging. Grunnlaget for denne bestilling var resultatet av en tidligere revisjonsrapport fra Revisjonens overordnede konklusjon er at Sarpsborg kommune i all hovedsak har etablert og implementert et system for internkontroll som er egnet til å sikre etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Gjennomgangen av kommunens praksis har etter revisjonens oppfatning avdekket svakheter i kommunens oppfølging av inngåtte rammeavtaler. Revisjonen viste til at det under flere av kontrollpunktene ble avdekket manglende dokumentasjon. Videre er det også funnet at avtalene i de fleste tilfeller ikke er prolongert i tråd med kontrakten, og at en av rammeavtalene er benyttet etter utløpt kontraktsperiode. Med bakgrunn i revisjonens konklusjoner ble følgende anbefalinger gitt: Kommunen bør nyttiggjøre seg resultatene fra spørreundersøkelsen i sitt videre forbedringsarbeid på området. Kommune bør vurdere behovet for tydelige føringer når det gjelder dokumentasjon både i anskaffelsesprosessen og i forbindelse med kontraktsoppfølgingen. For å sikre en enhetlig praksis bør føringene angi hvilke dokumenter som skal lagres og hvor de skal lagres. Føringene må tilfredsstille alle relevante lovkrav. Kommunen bør settes inn tiltak som sikrer systematisk kontraktsoppfølging, herunder bør det vurderes å innføre tydelige føringer for oppfølgingsarbeidet. Kontrollutvalget behandlet rapporten i desember møte. Rapporten er oversendt bystyret til behandling. Rapporten vil bli behandlet i bystyret Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter: «Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser» Kontrollutvalget behandlet rapporten i møte og bystyret behandlet rapporten Bystyret merket seg revisjonens anbefalinger og fant det tilfredsstillende at rådmannen jobber kontinuerlig med forbedringsarbeidet Bystyret ba rådmannen om å rapportere om sitt forbedringsarbeid knyttet til forvaltningsrevisjonsrapport, til utvalg for velferd og folkehelse innen 1. oktober Utvalg for velferd og folkehelse har den blitt orientert om rådmannens forbedringsarbeid. Selskapskontroll Formålet med selskapskontroll fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskapene som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Sarpsborg kommune har etablert eiermelding som et ledd i sitt strategiarbeid som eier. Østfold kontrollutvalgssekretariat er tillagt oppgaven med å utføre eierskapskontroll. I henhold til plan for perioden skulle Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing vært gjenstand for kontroll i Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing er et samarbeid organisert som et 27 samarbeid. Sekretariatet har i 2018 startet arbeidet med å innhente dokumentasjon fra samarbeidet. Henvendelser til kontrollutvalget Kontrollutvalget kan også behandle henvendelser fra innbyggere eller andre aktører som mener de har en sak for kontrollutvalget. For hver henvendelse må Kontrollutvalgets årsmelding

31 det vurderes om den hører inn under kontrollutvalgets oppgaver og om den skal prioriteres. Kontrollutvalget har behandlet to henvendelser i 2018: Henvendelse «Anmodning om vurdering av saker behandlet av Sarpsborg bystyre» Kontrollutvalget har mottatt henvendelse fra en gruppeleder i politisk parti i Sarpsborg, med en anmodning om at kontrollutvalget vurderer sak behandlet av Sarpsborg bystyre. Saken til bystyre gjaldt behandling av sak «Drifts- og aktivitetstilskudd til lag og foreninger» i Kontrollutvalget tok henvendelsen til orientering og ba samtidig rådmannen om en skriftlig vurdering på hvorvidt rutinene for drifts- og aktivitetstilskudd er i henhold til lovverk. Rådmannen fulgte dette opp i september møte i kontrollutvalget. Rådmann ga en skriftlig redegjørelse på hvordan tiltak etter internrevisjon tilskuddsordning er fulgt opp i notat. Det fremkommer av dette notatet at tiltakene ble fulgt opp ved at de ble innlagt i kommunens kvalitetssystem Risk Manager, gitt frist for besvaring og lukket da tiltaket var oppfylt. Det sto videre at enhet kultur nå har oppfylt alle tiltakene på en tilfredsstillende måte. Rådmannen mente at rutinene som er etablert, oppfyller kravene som stilles i lovverket. Kontrollutvalget tok rådmannens redegjørelse til orientering. Andre saker Av andre saker som kontrollutvalget har behandlet nevnes: Årsmelding 2017 for kontrollutvalget Statusrapporter om utført forvaltningsrevisjonsarbeid (ressursbruk) Statusrapport etter utført regnskapsrevisjon 2017 Uavhengighetserklæringer fra ansvarlige revisorer Rullering av forvaltningsrevisjonsplan Prosjektplan: Investeringsprosjekters tidligfase Prosjektplan: Forebyggende arbeid psykisk helse Prosjektplan: Antikorrupsjon Orientering fra revisor mottatt informasjon under kontrollarbeid. Saker som kontrollutvalget har fått informasjon om: Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Sarpsborg kommune Bystyrets behandling av saker fra kontrollutvalget Tips til revisjonen fra utdanningsforbundet. Invitasjon til NKRF kontrollutvalgsskonferanse januar 2019 (Gardermoen) Invitasjon til FKT kontrollutvalgsskonferanse 4 5. juni 2019 (Kristiansand) NKRF: Resultat av kvalitetskontroll med ØKR IKS Henvendelse til sekretariatet fra privatperson Sekretariatet mottok en e-post fra privatperson i Sarpsborg kommune. På grunn av innholdet ble vedlegget unntatt offentlig i henhold til offentlighetslovens bestemmelser. Kontrollutvalget tok henvendelsen til orientering og valgte å ikke gå videre med saken. Kontrollutvalget viste til at det er bestilt et forvaltningsrevisjons prosjekt i 2019 som omhandler antikorrupsjon. Kontrollutvalgets årsmelding