Sarpsborg kommune. Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS

Transkript

1 Sarpsborg kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS

2 Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg ble først hjemlet i kommuneloven av 25. september Ved lovendring av 12. desember 2003, ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Figuren under viser at det fra bystyret går to styringslinjer. Den ene går fra bystyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner, resultater etter kvalitetskontroller i revisjonen og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til bystyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Påse-ansvaret Kontrollutvalget har tre primære tilsyns- og kontrolloppgaver: Påse at kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon Påse at kommunen fører kontroll med sine interesser i selskaper mm. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, utvalgets sekretariat og den valgte revisjonen. Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Bystyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Oppfølging av regnskapsrevisjonen Kontrollutvalgets ansvar for å påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas blant annet Kontrollutvalgets årsmelding

3 Kontrollutvalgets sammensetting Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til dem som skal velges som medlemmer til kontrollutvalget. Det heter bl.a. at medlem av kontrollutvalg ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet eller ansatt i kommunen. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriften bestå av minimum tre medlemmer. Det er opp til bystyret å bestemme om kontrollutvalget skal ha flere medlemmer. Kontrollutvalget i Sarpsborg kommune har 5 medlemmer. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant bystyrets medlemmer. Medlemmer Per Gunnar Stordal, leder (H) Inger-Christin Torp, nestleder (Ap) Atle Larsen (Uavhengig) Else Marie Hagen (Pp) Per Hugo Samuelsen (Ap) Varamedlemmer Bente Opstad (V) Glenn Løvli Fredriksen (H) Jan Inge Haltbakk (FRP) Ellen Mikkelsen (H) Jan Riis (Frp) Odd-Jan Skriubakken (SV) Elisabeth Hatlem-Eriksson (Ap) Nils Jørgen Derbakk (Ap) Kontrollutvalgets møte- og informasjonsaktivitet Østfold Kontrollutvalgssekretariat har utført sekretariatstjenesten i Sekretariatfunksjonen har vært ivaretatt slik at møteinnkallinger, saksdokumenter og protokoller er blitt behandlet og utformet på tilnærmet samme måte som for øvrige politiske organ. Møteinnkallinger og sakskart er sendt elektronisk til utvalgets medlemmer, ordfører og rådmann. Kontrollutvalgets møteplan og møtedokumenter blir løpende publisert på sekretariatets hjemmeside: og kommunes hjemmeside. Kontrollutvalget har i 2018 avholdt 5 møter. Til sammen har det behandlet i alt 47 saker. Statistikk for de fire siste årene: møter saker Ordføreren holdes orientert om arbeidet i kontrollutvalget gjennom at ordfører fortløpende får tilsendt utvalgets saksdokumenter og protokoller. Leder av kontrollutvalget forestår for øvrig den uformelle kontakten med den politiske ledelse i kommunen. Ved behandling av kommunes årsregnskap for 2017 var økonomisjef og kemner særskilt invitert til møtet for å redegjøre for regnskap og resultat. I junimøte besøkte kontrollutvalget Sarpsborg ASVO. Kontrollutvalget fikk en orientering fra daglig leder om selskapets status, utvikling og hvilke utfordringer selskapet ser i årene fremover. Rådmannen har vært tilstede i kontrollutvalget i to møter. Rådmannen har gitt informasjon om ulike henvendelser kontrollutvalget har mottatt. Behandlede saker i 2018 I 2018 er regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon utført av Østfold kommunerevisjon IKS. Selskapskontrollen er utført av Østfold kontrollutvalgssekretariat. Plandokumenter Kontrollutvalget har behandlet følgende plandokumenter for sin virksomhet: Møteplaner for kontrollutvalget Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen Budsjett for kontroll- og tilsyn 2019 Kontrollutvalgets årsmelding

4 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2017 Kontrollutvalget har i 2018 avgitt uttalelse til bystyret om Sarpsborg kommunes årsregnskap for Revisjonsberetningen for 2017 Resultatet av regnskapsrevisjonen rapporteres direkte fra revisjonen til bystyret gjennom revisjonsberetningen. Revisjonsbrev. I tillegg til revisjonsberetningen skal revisor også rapportere andre forhold som er avdekket gjennom revisjonen. Slik rapportering skal skje til kontrollutvalget, med kopi til rådmannen. Rapportering av slike forhold skal skje i form av "nummererte brev" og notater. Revisjonsforskriften 4 gir bestemmelser om hvilke forhold som skal rapporteres i nummererte brev. Kontrollutvalget har behandlet ikke nummerert revisjonsbrev i Revisjonsnotat Oppfølgingskontroll av nr. brev fra 2017 I revisjonens oppfølgingskontroll fremgikk det at kommunen har hatt fokus på å utbedre fjorårets omtalte forhold og har i år etter revisors oppfatning gjort dette bedre enn i fjor. Fjorårets forbehold om budsjett - og forhold omtalt i revisjonsbrev nr. 1/2017 anses således for å være tilfredsstillende fulgt opp og utbedret av kommunen. Kontrollutvalget tok revisjonens oppfølgingskontroll til etterretning. Revisjonsbrev nr. 1/2017 ble lukket. Revisjonsnotat bruk av tilskuddsmidler Det fremkommer av notatet at revisjonen mottok en henvendelse fra Utdanningsforbundet, våren 2018, hvor de uttrykker bekymring om bruk av øremerkede midler til tidlig innsats i Sarpsborg kommune. Revisjonen har avholdt møte med økonomisjef, kommunalsjef og rådgiver ved enhet økonomi i Sarpsborg kommune, leder og nestleder i Utdanningsforbundet, og rektor av en utvalgt barneskole som har mottatt tilskudd i perioden. Kontrollutvalget tok notatet fra revisjonen, samt rådmannens tilbakemelding til orientering. Rapport om utført regnskapsrevisjon Rapporten omtaler de lovpålagte oppgavene som er utført for å bekrefte kommunens årsregnskap samt tilknyttede oppdrag. Forvaltningsrevisjon I 2018 har kontrollutvalget behandlet tre forvaltningsrevisjonsrapporter: «Refusjoner» I forvaltningsrevisjonsplan for perioden fremgår blant annet: «Det er sentralt at kommunen har et system som sikrer berettiget refusjon i tide, og at refusjonskrav registreres i fakturasystemet. Erfaringer fra andre kommuner viser at det er sannsynlighet for at refusjonskrav ikke sendes. Etter revisjonens oppfatning kan denne sannsynligheten øke i omorganiseringsprosesser, noe som er tilfellet i Sarpsborg kommune. Temaet ble også fremhevet av rådmannen i møte med revisjonen. Konsekvensene vil kunne være store med hensyn til økonomisk effektivitet.» Revisjonens gjennomgang viste at enhetene har fokus på å øke sine inntekter i form av tilskudd. Revisjonen fant videre at kommunen i stor grad har etablert et godt system for dokumentasjon knyttet til refusjoner. Når det gjaldt praksis og oppfølging av kommunens overordnede prosedyre avdekket revisjonen enkelte svakheter. Revisjonen vurderte at kommunen sikrer god kvalitet på rapportering og oppfølging når det gjelder tilskudd gjennom rettidig og korrekt bokførsel i tråd med underliggende dokumentasjon. Det at prosjektene har samme nummerering i både regnskaps- og lønnssystemet gjør den regnskapsmessige organiseringen enkel å orientere seg i. Kontrollutvalgets årsmelding

5 Revisjonen har ikke vurdert det som hensiktsmessig i forbindelse med denne forvaltningsrevisjonen å innhente formelle slutt-rapporter for de respektive prosjektene og deres regnskap. Det er likevel revisjonens vurdering at rettidig og korrekt bokførsel på angjeldende prosjekts regnskap er i tråd med de fastsatte revisjonskriteriene bidrar til å sikre god kvalitet i eventuell fremtidig regnskapsrapportering. Revisjonen ga administrasjonen følgende anbefalinger: Iverksetter tiltak for å sikre at enhetene følger opp kommunens prosedyre på området Følger opp dokumentasjonen til regnskapsførte bilag, herunder foretar en kritisk vurdering av hvorvidt mottatte fakturaer tilfredsstiller bokføringsforskriftens krav. Vurderer et tydeligere skille mellom inntektstypene refusjoner og tilskudd i bokføringen og om dette skillet også bør tydeliggjøres i overordnet prosedyre. Kontrollutvalget behandlet rapporten i februar møte, og bystyret behandlet rapporten i sitt april møte. Bystyret ba rådmann om å følge opp revisjonens anbefalinger og at rådmann rapportere om sitt forbedringsarbeid til kontrollutvalget i løpet av våren «Gatedalen miljøanlegg» I forvaltningsrevisjonsplanen fremgår blant annet: «I følge Årsrapport 2014 ble det tatt imot tonn grovavfall ved Gatedalen miljøanlegg i 2014 fra husholdningene. Mottaket dekker hele kommunen. Avfallshåndteringen representerer betydelige inntekter. Rådmannen har fremhevet Gatedalen som et risikoområde. Det bør gjennomføres en forvaltningsrevisjon med fokus på systemer for veiing av avfall og sikring av gjenstander reelt sett gjennomgang av internkontroll knyttet til inntekter og ivaretakelse av verdier. Revisjonen kom frem til at Gatedalens system for veiing av avfall er delvis tilfredsstillende. Gatedalen sikrer seg ikke i tilfredsstillende grad mot at betalingspliktig avfall leveres i gratisområdet. I tillegg konkluderer revisjonen med at Gatedalen ikke i tilfredsstillende grad sikrer verdier/gjenstander eller har tilfredsstillende kontroll med ferdsel på området. Innen alle undersøkte områder opplevde revisjonen at team avfall og renovasjon har et stort forbedringspotensialet hva gjelder melding av avvik. Revisjonen ser alvorlig på at ikke alle innbrudd meldes som avvik, samtidig som ikke alle innbrudd anmeldes til Politiet. Med bakgrunn i konklusjoner, og vurderingene disse bygger på, anbefalte revisjonen Sarpsborg kommune om å: Sørge for at internkontroll blir prioritert i team avfall og renovasjon, med særlig vekt på skriftliggjøring og revidering av rutiner, samt fokus på kvalitetsarbeid gjennom melding av avvik. Sørge for at de ansatte har nødvendig og korrekt tilgang i kvalitetssystemet. Vurdere å løfte problemstillingen knyttet til bedrifter som leverer avfall under påskudd av å være husholdning i det videre arbeidet med utredning av etablering av ny avfallsstasjon, herunder vurdere om erfaringer fra andre kommuner bør innhentes. Søke å komme i dialog med Politiet angående innbrudds problematikken. Kontrollutvalget behandlet rapporten i april møte og bystyret behandlet rapporten i mai møte. Bystyret ba rådmann om å følge opp revisjonens anbefalinger og at rådmann rapportere om sitt forbedringsarbeid til kontrollutvalget i løpet av høsten Kontrollutvalget behandlet rådmannens oppfølging i desember møte. Kontrollutvalget tok rådmannens tiltak til orientering. Kontrollutvalgets årsmelding

6 «Anskaffelser og kontraktsoppfølging» Bystyret ba kontrollutvalget om å følge opp med en bestilling om forvaltningsrevisjon på området anskaffelsesrutiner og etterlevelse/oppfølging. Grunnlaget for denne bestilling var resultatet av en tidligere revisjonsrapport fra Revisjonens overordnede konklusjon er at Sarpsborg kommune i all hovedsak har etablert og implementert et system for internkontroll som er egnet til å sikre etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Gjennomgangen av kommunens praksis har etter revisjonens oppfatning avdekket svakheter i kommunens oppfølging av inngåtte rammeavtaler. Revisjonen viste til at det under flere av kontrollpunktene ble avdekket manglende dokumentasjon. Videre er det også funnet at avtalene i de fleste tilfeller ikke er prolongert i tråd med kontrakten, og at en av rammeavtalene er benyttet etter utløpt kontraktsperiode. Med bakgrunn i revisjonens konklusjoner ble følgende anbefalinger gitt: Kommunen bør nyttiggjøre seg resultatene fra spørreundersøkelsen i sitt videre forbedringsarbeid på området. Kommune bør vurdere behovet for tydelige føringer når det gjelder dokumentasjon både i anskaffelsesprosessen og i forbindelse med kontraktsoppfølgingen. For å sikre en enhetlig praksis bør føringene angi hvilke dokumenter som skal lagres og hvor de skal lagres. Føringene må tilfredsstille alle relevante lovkrav. Kommunen bør settes inn tiltak som sikrer systematisk kontraktsoppfølging, herunder bør det vurderes å innføre tydelige føringer for oppfølgingsarbeidet. Kontrollutvalget behandlet rapporten i desember møte. Rapporten er oversendt bystyret til behandling. Rapporten vil bli behandlet i bystyret Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter: «Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser» Kontrollutvalget behandlet rapporten i møte og bystyret behandlet rapporten Bystyret merket seg revisjonens anbefalinger og fant det tilfredsstillende at rådmannen jobber kontinuerlig med forbedringsarbeidet Bystyret ba rådmannen om å rapportere om sitt forbedringsarbeid knyttet til forvaltningsrevisjonsrapport, til utvalg for velferd og folkehelse innen 1. oktober Utvalg for velferd og folkehelse har den blitt orientert om rådmannens forbedringsarbeid. Selskapskontroll Formålet med selskapskontroll fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskapene som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Sarpsborg kommune har etablert eiermelding som et ledd i sitt strategiarbeid som eier. Østfold kontrollutvalgssekretariat er tillagt oppgaven med å utføre eierskapskontroll. I henhold til plan for perioden skulle Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing vært gjenstand for kontroll i Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing er et samarbeid organisert som et 27 samarbeid. Sekretariatet har i 2018 startet arbeidet med å innhente dokumentasjon fra samarbeidet. Henvendelser til kontrollutvalget Kontrollutvalget kan også behandle henvendelser fra innbyggere eller andre aktører som mener de har en sak for kontrollutvalget. For hver henvendelse må Kontrollutvalgets årsmelding

7 det vurderes om den hører inn under kontrollutvalgets oppgaver og om den skal prioriteres. Kontrollutvalget har behandlet to henvendelser i 2018: Henvendelse «Anmodning om vurdering av saker behandlet av Sarpsborg bystyre» Kontrollutvalget har mottatt henvendelse fra en gruppeleder i politisk parti i Sarpsborg, med en anmodning om at kontrollutvalget vurderer sak behandlet av Sarpsborg bystyre. Saken til bystyre gjaldt behandling av sak «Drifts- og aktivitetstilskudd til lag og foreninger» i Kontrollutvalget tok henvendelsen til orientering og ba samtidig rådmannen om en skriftlig vurdering på hvorvidt rutinene for drifts- og aktivitetstilskudd er i henhold til lovverk. Rådmannen fulgte dette opp i september møte i kontrollutvalget. Rådmann ga en skriftlig redegjørelse på hvordan tiltak etter internrevisjon tilskuddsordning er fulgt opp i notat. Det fremkommer av dette notatet at tiltakene ble fulgt opp ved at de ble innlagt i kommunens kvalitetssystem Risk Manager, gitt frist for besvaring og lukket da tiltaket var oppfylt. Det sto videre at enhet kultur nå har oppfylt alle tiltakene på en tilfredsstillende måte. Rådmannen mente at rutinene som er etablert, oppfyller kravene som stilles i lovverket. Kontrollutvalget tok rådmannens redegjørelse til orientering. Andre saker Av andre saker som kontrollutvalget har behandlet nevnes: Årsmelding 2017 for kontrollutvalget Statusrapporter om utført forvaltningsrevisjonsarbeid (ressursbruk) Statusrapport etter utført regnskapsrevisjon 2017 Uavhengighetserklæringer fra ansvarlige revisorer Rullering av forvaltningsrevisjonsplan Prosjektplan: Investeringsprosjekters tidligfase Prosjektplan: Forebyggende arbeid psykisk helse Prosjektplan: Antikorrupsjon Orientering fra revisor mottatt informasjon under kontrollarbeid. Saker som kontrollutvalget har fått informasjon om: Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Sarpsborg kommune Bystyrets behandling av saker fra kontrollutvalget Tips til revisjonen fra utdanningsforbundet. Invitasjon til NKRF kontrollutvalgsskonferanse januar 2019 (Gardermoen) Invitasjon til FKT kontrollutvalgsskonferanse 4 5. juni 2019 (Kristiansand) NKRF: Resultat av kvalitetskontroll med ØKR IKS Henvendelse til sekretariatet fra privatperson Sekretariatet mottok en e-post fra privatperson i Sarpsborg kommune. På grunn av innholdet ble vedlegget unntatt offentlig i henhold til offentlighetslovens bestemmelser. Kontrollutvalget tok henvendelsen til orientering og valgte å ikke gå videre med saken. Kontrollutvalget viste til at det er bestilt et forvaltningsrevisjons prosjekt i 2019 som omhandler antikorrupsjon. Kontrollutvalgets årsmelding

8 Denne årsmeldingen er behandlet og godkjent av kontrollutvalget i møte den 12. februar Per Gunnar Stordal (s) Kontrollutvalgets leder Kontrollutvalgets årsmelding