Valgstyret. Møteinnkalling

Valgstyret Møteinnkalling Utvalg: Valgstyret Møtested: Vikerhavn, Rådhuset Dato: 19.05.2011 Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 37 50 00. Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 1/11 Godkjenning av listeforslag til Kommunestyrevalget 2011 PS 2/11 Oppnevning av representanter til stemmestyrene PS 3/11 Kommune- og fylkestingsvalget 2011 - Forhåndsstemmegivning PS 4/11 Godtgjøringer i forbindelse med kommunestyre- og fylkestingsvalget 2011 PS 5/11 Delegering med mer - Kommunestyre- og fylkestingsvalg 2011 Eivind Norman Borge Leder Valgstyret Torleif Gjellebæk Rådmann Møteinnkalling side 1 av 16

Hvaler kommune Saksnr 2011/632 - Kommunevalg 2011 - Hvaler kommune - Doknr 96 Arkivkode 010 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Valgstyret 19.05.2011 1/11 Godkjenning av listeforslag til Kommunestyrevalget 2011 Saksopplysninger Valgstyret må innen 1. juni avgjøre om forslag til valglister kan godkjennes, jfr. Valgloven 6-6. Ved fristens utløp 31. mars var det kommet inn listeforslag fra følgende partier: Det Norske Arbeiderparti Fremskrittspartiet Høyre Senterpartiet Sosialistisk Venstreparti Venstre Alle listeforslag ble levert i underskrevet stand innen fristens utløp. På Venstres listeforslag er kandidat nr 9 strøket da vedkommende har meldt fra at han er på flyttefot og vil være utflyttet fra kommunen innen valget i september. Venstres listekandidat nr 4 er ikke funnet i manntallet for Hvaler kommune, men vedkommende vil komme med en bekreftelse på at hun vil melde flytting til Hvaler og følgelig stå i manntallet i Hvaler kommune innen valgdagen. Det er Venstres ansvar at en slik bekreftelse foreligger innen listeforslagene skal godkjennes av Valgstyret. Alle øvrige listekandidater er registrert i manntallet for Hvaler kommune. Ingen kandidater innehar stilling i Hvaler kommune som ikke gjør dem valgbare. Når listeforslagene er godkjent skal Valgstyret sørge for at overskriftene på de offisielle valglistene kunngjøres. Det skal samtidig informeres om hvor listene er lagt ut og hvor publikum kan gjøre seg kjent med dem, jfr. Valgloven 6-7. Det er opp til Valgstyret å bestemme hvor listene skal legges ut. Vedlegg Listeforslag fra Det Norske Arbeiderparti Listeforslag fra Fremskrittspartiet Listeforslag fra Høyre Listeforslag fra Senterpartiet Listeforslag fra Sosialistisk Venstreparti Listeforslag fra Venstre Hjemmelsgrunnlag Valgloven 6-6, 6-7 KS sak 86/10 delegering av fullmakt til Valgstyret KS sak 11/08 oppnevning av formannskapet som Valgstyre Møteinnkalling side 2 av 16

Rådmannens forslag til vedtak De foreliggende listeforslagene til Kommunestyrevalget 2011 fra Det Norske Arbeiderparti Fremskrittspartiet Høyre Senterpartiet Sosialistisk Venstreparti Venstre godkjennes. Valglistene kunngjøres i henhold til lovens bestemmelser. De legges ut til gjennomsyn i Hvaler Rådhus og kommunens internettsider. Hvaler kommune, 05.05.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 3 av 16

Møteinnkalling side 4 av 16

Hvaler kommune Saksnr 2011/632 - Kommunevalg 2011 - Hvaler kommune - Doknr 94 Arkivkode 010 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Valgstyret 19.05.2011 2/11 Oppnevning av representanter til stemmestyrene Saksopplysninger Dersom stemmegivningen foregår på flere steder i kommunen, skal et stemmestyre med minst 3 medlemmer administrere stemmegivningen på hvert sted, jfr. Valgloven 4-2. Kommunestyret har i sak 86/10 delegert fullmakt til oppnevning av stemmestyrer til valgstyret. Valgbar og pliktig til å motta oppnevning som medlem i stemmestyrene er alle som har stemmerett ved valget, oppført i folkeregisteret, og som er bosatt i kommunen når valg av stemmestyre skal finne sted. Det bør fortrinnsvis oppnevnes personer som bor i vedkommende stemmekrets. I denne saken som nå legges fram bes valgstyret å oppnevne 4 faste medlemmer med 4 varamedlemmer til stemmestyrene ved henholdsvis Vestre stemmekrets på Åttekanten skole, og ved Østre stemmekrets på Floren skole. Til orientering nevnes at følgende representanter ble valgt til stemmestyrene under stortingsvalget 2009: Stemmestyret for Vestre stemmekrets på Åttekanten skole: Medlemmer: Tronn Bankerød (leder), Barbro Bjørck (nestleder), Knut Ramberg, Aud Iversen, Kari Jørgensen. Varamedl.: Karl Fredrik Karlsen, Elfrid Jensen, Gerd Ådnem, Villy Olsen. Stemmestyret for Østre stemmekrets på Floren skole: Medlemmer: Halvor Reff (leder), Anne-Lise Pettersen (nestleder), Karin Lunde Kristiansen, Unni Bustgaard, Roar Tindlund. Varamedl.: Roar Andresen, Brit Jacobsen, Stina Adolfsen, Per Nordmark. Hjemmelsgrunnlag Valgloven 4-2 Stemmestyrer KS sak 86/10 delegering av fullmakt til Valgstyret KS sak 11/08 oppnevning av formannskapet som Valgstyre Vurdering Valgstyrets leder gis myndighet til å avgjøre eventuelle spørsmål om fritak fra personer som blir oppnevnt til stemmestyrene. Varamedlemmene trer i så fall inn i den rekkefølge de er valgt. Møteinnkalling side 10 av 16

Rådmannens forslag til vedtak Valgstyret oppnevner følgende stemmestyrer for kommunestyre- og fylkestingsvalget 2011: Stemmestyret for Vestre stemmekrets på Åttekanten skole: 1. Leder: 2. Nestleder: 3. Medlem: 4. Medlem: 5. Varamedlem 6. Varamedlem: 7. Varamedlem: 8. Varamedlem: Stemmestyret for Østre stemmekrets på Floren skole: 1. Leder: 2. Nestleder: 3. Medlem: 4. Medlem: 5. Varamedlem 6. Varamedlem: 7. Varamedlem: 8. Varamedlem: Valgstyrets leder gis myndighet til å avgjøre eventuelle spørsmål om fritak fra personer som blir oppnevnt til stemmestyrene. Varamedlemmene trer i så fall inn i den rekkefølge de er valgt. Hvaler kommune, 05.05.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 11 av 16

Hvaler kommune Saksnr 2011/632 - Kommunevalg 2011 - Hvaler kommune - Doknr 95 Arkivkode 010 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Valgstyret 19.05.2011 3/11 Kommune- og fylkestingsvalget 2011 - Forhåndsstemmegivning Saksopplysninger Valgstyret skal kunngjøre tid og sted for forhåndsstemmegivningen til kommunestyre- og fylkestingsvalget 2011. Ihht Valgloven 8-1 kan velgere i perioden 1. juli 9. august henvende seg til kommunen og be om å få avgi stemme (tidligstemmegivning). Den ordinære forhåndsstemmegivningen skal foregå i tiden 10. august 9. september. Tidligstemmegivning og forhåndsstemmegivning bør foregå i Hvaler rådhus. I tillegg til nevnte tidlig- og forhåndsstemmegivninger, skal det også være en dag med forhåndsstemmegivning ved Dypedalsåsen sykehjem (ambulerende stemmegivning) i løpet av uke 36. Det skal også legges til rette for at innbyggere som bor hjemme, og som av helsemessige årsaker ikke kan møte på valgting, gis anledning til å forhåndsstemme hjemme (ambulerende stemmegivning). Denne forhåndsstemmegivningen skal foregå i uke 36. Ifølge valgloven 8-2 må de som skal motta forhåndsstemmer oppnevnes av Valgstyret. Rådmannen ber derfor om at Valgstyret oppnevner følgende forhåndsstemmemottakere: Torunn Thorkildsen, Ellen Andresen, Torunn Akselsen Engum, Tora Schondelmeier, Britt Norum, Anne Høyby Pedersen, Liv Schi Eriksen og Astri Engblad. Hjemmelsgrunnlag Valgloven 8-1 Perioden for forhåndsstemmegivning Valgloven 8-2 Hvem kan motta forhåndsstemmer Valgloven 8-3 På hvilke steder kan det mottas forhåndsstemmer Vurdering Ved tidligere valg har kommunen hatt forhåndsstemmegivning i kontortiden, med langåpent til kl 20:00 en dag i uka i hele forhåndsstemmegivningsperioden. Dette er et tilbud som er kostbart da det betales overtid til to ansatte. Ved evaluering av valget i 2009 (Valgstyret, sak 8/09) ble det konstatert at det var få eller ingen som benyttet tilbudet om langåpent i de første ukene, og konklusjonen var at langdager kan være et tilbud de to siste ukene i forhåndsstemmegivningsperioden. Ved forhåndsstemmegivning ved Dypedalsåsen sykehjem har den ordinære forhåndsstemme-givningen blitt flyttet dit. Alle som ønsker å avgi forhåndsstemme kan da få gjort det der. Dette er også positivt for øvrige eldre som bor i nærheten, og for de som bor på institusjonen Oladammen. Erfaringer viser at de som bestiller ambulerende forhåndsstemmegivning hjemme er flere ved kommunestyre- og fylkestingsvalg enn ved et Stortingsvalg. I hovedsak har dette foregått over 3 dager. Denne forhåndsstemmegivningen skal fastsettes av Valgstyret, og det bør foregå i løpet av uke 36. Møteinnkalling side 12 av 16

Rådmannens forslag til vedtak 1. I perioden 1. juli 9. august kan velgere henvende seg til kommunen og be om å få avgi stemme (tidligstemme). Den ordinære forhåndsstemmegivningen skal foregå i tiden 10. august 9. september. Tidligstemme- og forhåndsstemmegivning skal foregå i Hvaler rådhus. Det skal være langåpent 1 dag i uken de to siste ukene i forhåndsstemmegivningsperioden. 2. Det skal være forhåndsstemmegivning ved Dypedalsåsen sykehjem en dag i løpet av uke 36 (ambulerende stemmegivning). 3. Innbyggere som bor hjemme, og som av helsemessige årsaker ikke kan møte på valgting, gis anledning til å forhåndsstemme hjemme (ambulerende stemmegivning). Denne forhåndsstemmegivningen skal foregå i løpet av uke 36. 4. Valgstyret oppnevner følgende stemmemottakere: Torunn Thorkildsen, Ellen Andresen, Torunn Akselsen Engum, Tora Schondelmeier, Britt Norum, Anne Høyby Pedersen, Liv Schi Eriksen og Astri Engblad. Hvaler kommune, 05.05.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 13 av 16

Hvaler kommune Saksnr 2011/632 - Kommunevalg 2011 - Hvaler kommune - Doknr 98 Arkivkode 010 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Valgstyret 19.05.2011 4/11 Godtgjøringer i forbindelse med kommunestyre- og fylkestingsvalget 2011 Saksopplysninger Denne saken er basert på liknende sak under kommunestyre- og fylkestingsvalget 2007. Satsene fra den gang er foreslått konsumprisindeksjustert, avrundet til hele 50 kr. Reglene i 41 i kommuneloven gir tillitsvalgte rett til skyss-, kost-, overnattingsgodtgjørelse og erstatning for tapt arbeidsinntekt, etter nærmere regler. Dette gjelder også for de som oppnevnes til tillitsverv i tilknytning til gjennomføring av valget. I 42 i kommuneloven gis tillitsvalgte rett til arbeidsgodtgjøring. Det er satsens for den arbeidsgodtgjøringen som bestemmes i denne saken. Hjemmelsgrunnlag Kommuneloven 41, 42. Vurdering Ved en liknende sak under kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2003 ble det vedtatt at henting og bringing av stemmeurnene skulle kompenseres ved at tillitsvalgte i tillegg har rett til en eventuell godtgjøring og erstatning i henhold til bestemmelsene i 41 i kommuneloven. Ved en liknende sak under stortingsvalget 2005 ble det vedtatt at lederen av valgstyret skulle tilstås en særskilt godtgjøring for det merarbeid som valget medførte. Dette med bakgrunn i at daværende reglement for folkevalgte ikke gjaldt arbeid i tilknytning til gjennomføring av valgene. Rådmannen tolker det eksisterende Reglement for godtgjøring til folkevalgte i Hvaler kommune slik at også dette ikke gjelder for arbeid i tilknytning til valgene. Rådmannens forslag til vedtak Valgstyret fastsetter følgende godtgjørelser i forbindelse med kommunestyre- og fylkestingsvalget 2011: Medlemmer i valgstyret: kr 1.400,- (som også inkluderer valgkvelden med videre) Leder i valgstyret: kr 2.400,- (som også inkluderer valgkvelden med videre) Medlemmer i stemmestyrene: kr 1.050,- (per valgdag) Medlemmer i tellekorpsene: kr 950,- (for valgkvelden) Tillegg for 2 av medlemmene i hvert stemmestyre for å hente og bringe stemmeurnene mellom stemmelokalene og rådhuset: kr 150,- (pr tur) Tillitsvalgte har i tillegg rett til en eventuell godtgjøring og erstatning i henhold til bestemmelsen i kommuneloven 41. Møteinnkalling side 14 av 16

Hvaler kommune, 13.05.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 15 av 16

Hvaler kommune Saksnr 2011/632 - Kommunevalg 2011 - Hvaler kommune - Doknr 97 Arkivkode 010 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Valgstyret 19.05.2011 5/11 Delegering med mer - Kommunestyre- og fylkestingsvalg 2011 Saksopplysninger Denne sak er basert på liknende sak i forbindelse med stortingsvalg 2005 og 2009, samt kommunestyre- og fylkestingsvalg 2007. Valgstyret bør delegere myndighet i avgjørelser som ikke er av prinsipiell betydning til leder i valgstyret. Rådmannen gis fullmakt til å avgjøre og iverksette opplæring for stemmestyrene, eventuelt for valgstyret. Rådmannen gis fullmakt til å legge møteplan for valgstyret. Utlegging av manntallet til offentlig ettersyn, ihht Valgloven 2-6, foretas så raskt som mulig, etter skjæringsdatoen 31. juli 2011. Hjemmelsgrunnlag Valgloven 2-6 Vurdering Det vil være praktisk at leder i valgstyret kan ta avgjørelser raskt i saker som ikke er av prinsipiell betydning. Manntallet legges ut i Hvaler rådhus og Kiwi, Vesterøy, til offentlig ettersyn. Rådmannens forslag til vedtak 1. Valgstyret delegerer myndighet i avgjørelser som ikke er av prinsipiell betydning til leder i valgstyret. 2. Rådmannen gis fullmakt til å avgjøre og iverksette opplæring for stemmestyrene, eventuelt for valgstyret. 3. Rådmannen gis fullmakt til å legge møteplan for valgstyret. 4. Utlegging av manntallet til offentlig ettersyn foretas så raskt som mulig, etter skjæringsdatoen 31. juli. Det legges ut i Hvaler rådhus og Kiwi, Vesterøy. Hvaler kommune, 05.05.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 16 av 16