Brukerveiledning. web-booking

Brukerveiledning web-booking

Innhold 1. Om brukerveiledningen... 4 1.1 Hvordan finne innstillingene for web-booking?... 4 2. Hvordan opprette en web-booking ved bruk av veiviser... 5 2.1 Overnatting... 6 2.1.1. Bostandarder... 6 2.1.2. Boenheter... 7 2.2 Aktivitet... 9 3. Hvordan opprette web-booking manuelt?... 10 3.1 Overnatting... 10 3.2 Aktivitet... 13 4. Oppsett for web-booking... 16 4.1 Maler... 16 4.2 Egenskaper... 18 4.3 Betaling... 19 4.3.1 Ingen betaling online... 19 4.3.2 E-Pay... 19 4.3.3 Faktura... 19 4.4 Overnattingsperioder... 20 4.4.1 Generelt... 20 4.4.2 Legge inn blokkeringer... 21 4.4.3 Påskestengt... 24 4.4.4 Ingen begrensning... 26 4.4.5 Stengningstid for bookinger i dag (ingen stengningstid)... 27 4.4.6 Min/Max lengde på booking... 27 4.4.7 Beskrivelse... 28 4.4.8 Layout... 29 4.4.9 Husk å lagre!... 29 4.5 Brukeravtale... 30 4.6 Varsel ved booking... 31 4.6.1 Varsle i VisBook ved ny booking... 32 4.6.2 Varsle via e-post... 32 4.6.3 Varsle via SMS... 32 4.7 SMS... 32 4.8 Avansert... 33 4.8.1 Type av registrering... 33.com Brukerveiledning web-booking - side 2

4.8.2 Gjesteregistrering... 33 4.8.3 Ordre får status... 35 4.8.4 Booke spesifikt... 35 4.8.5 Bruk prisvalg i handlekurv... 35 4.8.6 Bruk notatfelt for hvert produkt... 36 4.8.7 Oppsett for reset passord... 36 4.9 Skape booking... 36 4.9.1 Skape og vise web-bookingadressen... 37 4.9.2 Fjern booking fra nett... 37 4.9.3 Velg Logo... 37 4.9.4 Background... 39 4.9.4.1 Legge til background fra WEB... 39 5. Knytte tillegg til produkt... 41 5.1 Min/max antall for tillegget... 43 5.1.1 Følg antall personer... 44 5.1.2 Relasjonsoppsett... 44 6. Bilder... 46 6.1.1 Legge til bilde fra lokal datamaskin... 47 6.1.2 Legge til bilde fra WEB adresse... 49 6.1.3 Legge til eksisterende bilder fra valgt produkt... 50 6.2 Slette et bilde fra et produkt... 52 7. Legge til en pris til et produkt... 54 8. CMS-egenskaper... 55 8.1 Lang beskrivelse (description_long)... 56 8.2 Lang beskrivelse (description_short)... 56 8.3 Maks antall personer (persons_max)... 57 8.4 Min antall personer (persons_min)... 57 8.5 Håndtere lokale egenskaper... 57 8.6 Klargjøre for web... 59 9. Oversettelser av produkter... 60 9.2 Aktivitetsstandard/Tjenester... 62 10. E-postmaler... 63 10.1 Sette opp e-postmal... 64 10.2 Knytte e-postmal til utskriftsmal... 64.com Brukerveiledning web-booking - side 3

1. Om brukerveiledningen Denne håndboken forklarer skritt for skritt hvordan det kan opprettes web-bookinger, både ved hjelp av veivisere og manuelt oppsett. Det kan lages web-booking både for overnatting og aktiviteter, med mulighet til å relatere tjenester og produkter til disse. Web-booking er flerspråklig og gjesten, som ønsker å booke via web-bookingen, kan velge mellom norsk, svensk, engelsk og tysk. For å aktivere lisens for web-booking, ta kontakt med VisBook Support. Tilgang til disse innstillingene er forbeholdt brukere med administrasjonsrettigheter. 1.1 Hvordan finne innstillingene for web-booking? Velg Innstillinger > WEB booking..com Brukerveiledning web-booking - side 4

2. Hvordan opprette en web-booking ved bruk av veiviser Velg Innstillinger > WEBbooking. Klikk på tryllestaven for å opprette en web-booking ved bruk av veiviser. Klikk på Neste. Legg inn ønsket navn. Dette er kun for internt bruk, for å evt. skille mellom flere webbookinger. Velg Type booking og Neste. Fortsetter for: «2.1 Overnatting» på side 6 «2.2 Aktivitet» på side 9.com Brukerveiledning web-booking - side 5

2.1 Overnatting * Fortsettelse fra side 5 2.1.1. Bostandarder Velg bostandarder som skal være med og klikk på Neste. Du kan velge enten alle eller enkelte utvalgte. Velg pris ved å gå gjennom hvert enkelt produkt og velg de priser som skal synliggjøres på nett. Her kan du krysse av for enkelte priser eller bruke Velg alle. * I priseditoren kan man velge webpris. Dette er en funksjon som ikke lengre er i bruk ift VisBook sin web-booking, men kan være nødvendig ved bruk av GDS integrasjoner. Alle priser vil komme opp i denne visningen. Systemet viser en oppsummering av valgene dine. Klikk Fullfør for å fullføre eller bruk Tilbake for å gjennomføre endringer..com Brukerveiledning web-booking - side 6

Husk å klikke på Lagre for å lagre web-bookingen. 2.1.2. Boenheter Velg boenheter som skal være med og klikk på Neste. Du kan enten velge alle eller enkelte utvalgte. Velg pris ved å gå gjennom hver enkelt boenhet og velg de priser som skal synliggjøres på nett. Her kan du krysse av for enkelte priser eller bruke Velg alle. * I priseditoren kan man velge webpris. Dette er en funksjon som ikke lengre er i bruk ift VisBook sin web-booking, men kan være nødvendig ved bruk av GDS.com Brukerveiledning web-booking - side 7

integrasjoner. Alle priser vil komme opp i denne visningen. Systemet viser en oppsummering av valgene dine. Klikk Fullfør for å fullføre eller bruk Tilbake for å gjennomføre endringer. Husk å klikke på Lagre for å lagre web-bookingen..com Brukerveiledning web-booking - side 8

2.2 Aktivitet * Fortsettelse fra side 5 Velg de aktivitetene som skal være med og klikk Neste VisBook tar i bruk prisene som er lagt til under Innstillinger > Aktiviteter * I veiviseren kan det kun velges aktivitetsenheter, ikke -standarder. For å legge til standarder, se «Feil! Fant ikke referansekilden.» side 10 Oppsummering. Klikk på Fullfør. Husk å klikke på Lagre..com Brukerveiledning web-booking - side 9

3. Hvordan opprette web-booking manuelt? 3.1 Overnatting Velg Innstillinger > WEB-booking. Klikk på Oppsett. Skriv inn ønsket navn (dette er for skille ved eventuelt flere web-bookinger) Klikk på Produkt.com Brukerveiledning web-booking - side 10

For destinasjonsbedrifter kan man her velge Bedrift Andre trenger ikke foreta seg noe. Velg Overnatting fra rullegardinen Type og velg hvilken bostandard og eventuelt hvilken boenhet du skal legge til. Det er mulig å legge til bostandarder og boenheter på samme link. Merk at Overnatting og Aktiviteter ikke kan blandes i samme web-booking! Det må da opprettes en webbooking for Overnatting og en for Aktiviteter. * Tjenester kan ikke legges inn alene, men kan knyttes til andre produkter. Se pkt. 0 «5. Knytte», side 41.com Brukerveiledning web-booking - side 11

Marker så bostandarden eller enheten og klikk på Pris. Velg så prisen fra rullegardinen. Ønsker du å knytte til flere forskjellige priser til bostandarden/boenheten, må du klikke på bostandarden/boenheten først før du velger ny pris. Gjenta prosessen frem til du har valgt alle priser du ønsker å ha med på web..com Brukerveiledning web-booking - side 12

Husk å klikke på Lagre når du er ferdig. 3.2 Aktivitet Velg Innstillinger -> WEBbooking Klikk på Oppsett. Skriv inn ønsket navn (dette er for skille ved eventuelt flere web-bookinger).com Brukerveiledning web-booking - side 13

Klikk på Produkt For destinasjonsbedrifter kan man her velge Bedrift Andre trenger ikke foreta seg noe..com Brukerveiledning web-booking - side 14

Velg Aktivitet fra rullegardinen Type og velg hvilken aktivitetsstandard og eventuelt hvilken aktivitetsenhet du skal legge til. Det er mulig å legge til aktivitetsstandarder og aktivitetsenheter på samme link. Merk at Overnatting og Aktiviteter ikke kan blandes i samme web-booking! Det må da opprettes en webbooking for Overnatting og en for Aktiviteter. * Tjenester kan ikke legges inn alene, men kan knyttes til andre produkter. Se pkt. 0 «5. Knytte», side 41 Husk å klikke på Lagre når du er ferdig..com Brukerveiledning web-booking - side 15

4. Oppsett for web-booking Det er ikke nødvendig å klikke på Lagre etter hver innstillingsmulighet, for så gå inn igjen og sette andre innstillinger. Husk derimot å lagre til slutt! 4.1 Maler Maler er eksisterende utskriftsmaler som blir benyttet ved web-bookinger. Disse blir automatisk generert basert på hvilket oppsett som er valgt, med tanke på Betaling og Type booking. Klikk på pilen foran Maler.com Brukerveiledning web-booking - side 16

Klikk på det grønne plusstegnet Velg de malene du ønsker å benytte, på de språk du ønsker. Velg alle maler som kan bli brukt og klikk Legg til - Ordrebekreftelse (standard) - Tilbud - Faktura (ved autom. fakt) - Kvittering (ved E-pay) Systemet vil alltid velge den av de valgte malene som passer til den aktuelle innstillingen. Merk: Hvis det ikke er definert en mal for valgt innstilling, vil det ikke bli sendt med vedlegg i e-posten!.com Brukerveiledning web-booking - side 17

4.2 Egenskaper Klikk på pilen foran Egenskaper. De lokale og globale (CMS) egenskaper, som skal vises ved søk på nett, legges til her. En av de som bør være med, er beskrivelsen av standarden / enheten ( description_short ). For å legge inn denne teksten ( description_short ) til standarden / enheten, se «Feil! Fant ikke referansekilden.» side 56 Klikk på det grønne plusstegnet. Klikk på Neste. Global egenskap legges inn i CMS-egenskaper for hver enkelt standard / enhet (eks: description_short )..com Brukerveiledning web-booking - side 18

Lokale egenskaper opprettes selv på standard / enhet (eks: Rom for allergiker, Havutsikt eller Ant. Sengeplasser ). I dette eksemplet skal vi legge til den globale egenskapen description_short. Velg description_short og klikk Neste og Fullfør. 4.3 Betaling Klikk på pilen foran Betaling. 4.3.1 Ingen betaling online Bestillingen vil gå igjennom uten noen form for betaling. Her velges senere om bestillingen skal settes med status Tilbud eller Bestilt. 4.3.2 E-Pay Ved E-pay betaler gjesten via NETS online betalingssystem, før bestillingen blir godkjent og gjennomført. Dette krever aktiv lisens for E-pay, og en avtale mellom NETS og bedriften. Kontakt VisBook Support for aktivering av lisensen, samt for å få tilsendt registreringsskjema og produktark fra NETS. 4.3.3 Faktura Velg antall prosent av total ordresum, som skal faktureres, samt antall Dager (fra bestillingsøyeblikket) til forfall. Ved kortere tid mellom bestilling.com Brukerveiledning web-booking - side 19

og ankomst enn angitt på dager til forfall vil denne automatisk justeres til ankomstdag. 4.4 Overnattingsperioder 4.4.1 Generelt Her styrer man når web-bookingen skal være tilgjengelig for booking. Man kan stenge en, flere eller alle standarder/enheter i perioder, sette begrensinger på hvor kort/lang tid i forveien det skal være mulig å booke et opphold, samt styre lengden på oppholdet. Forklaringene under vil styre alle standardene/enheten i samme webbooking ID. Klikk på pilen foran Overnattingsperioder, kryss av for Bruk periodisering og deretter på knappen Periodiseringsverktøy..com Brukerveiledning web-booking - side 20

4.4.2 Legge inn blokkeringer Klikk på tannhjulikonet for å opprette en ny blokkering Tast inn startdato eller velg datoen fra kalenderen og klikk på det grønne plusstegnet..com Brukerveiledning web-booking - side 21

Følgende vindu kommer frem. Her velger du sluttdato og om blokkeringen gjentar seg eller ikke. Eksemplet viser en blokkering i tidsrommet 23.12 til 02.01 som gjentar seg hvert år. Legg inn Navn (vises for kunde) for blokkeringen. F. eks: «Jul - Ta kontakt med oss via e-post eller telefon for booking i denne perioden». Navnet kan legges inn på flere språk. I Beskrivelse (kun for intern bruk) legger man en beskrivelse til bedriften, eks «Julestengt, 23.12 02.01, gjentas årlig» Klikk på Lagre. Et oversiktsbilde vises frem. Du kan klikk på Tilbake for å gjennomføre eventuelt nødvendige endringer eller på Avbryt for å avbryte innlegging av blokkeringen eller på Neste for å gå videre i veiviseren..com Brukerveiledning web-booking - side 22

Systemet viser frem en oppsummering. Klikk på Fullfør for å fullføre veiviseren. Klikk på Alle og kryss av for Bruk hvis du ønsker at blokkeringen skal gjelde for alle bostandarder (i eksemplet vårt har vi valgt alle). Ønsker du at blokkeringen kun gjelder for noen av de bostandardene, må du klikke på den enkelte bostandarden og så krysse av for Bruk. Klikk på Lagre når du er ferdig. Om man nå tester web-bookingen og prøver å booke i perioden man la inn blokkeringen for, vil det ikke være mulig å booke noe via web-bookingen. Klikker gjesten på Vis tilgjengelighet får kunden opp en kalender som viser når det er ledig..com Brukerveiledning web-booking - side 23

Om man velger Vis tilgjengelighet og holder musepekeren over de røde feltene, kommer teksten for blokkeringen opp. 4.4.3 Påskestengt Her skal vi nå lage en Påskeblokkering, dette er en egen knapp og en funksjon som tar utgangspunkt i når påsken er det aktuelle året. Vel g knappen Påskeblokkering, og man får opp vinduet Administrer påskeblokkering.com Brukerveiledning web-booking - side 24

Velg antall dager før palmesøndag du ønsker å stenge, og deretter antall dager etter palmesøndag. Setter du opp slik det er gjort i eksempelet er booking stengt f.o.m. lørdag t.o.m. mandag uken etter. Legg inn beskrivelse på stengningsperioden slik at gjesten ser i web-bookingen hva denne stengningsperioden gjelder. Denne blokkeringen tar hensyns til at påsken ikke er på fast tidspunkt hvert år. Klikk på Lagre slik at du kommer tilbake til vinduet Perioder, hvor du velger for hvilken standard/enhet blokkeringen skal brukes. Klikk på Lagre en gang til..com Brukerveiledning web-booking - side 25

4.4.4 Ingen begrensning Klikk på pilen foran Ingen begrensning. Velger du Ingen begrensning legges det ikke til noen begrensing på perioder for denne web-bookingen. Velger du Fast datoperiode kan du velge et tidsrom i hvilken web-bookingen skal være tilgjengelig eller fra når av web-bookingen skal åpnes eller fra når av web-bookingen skal stenges. Velger du Flytende begrensning har du to muligheter: Åpner (dager etter dagens dato) Kryss av for Åpner (dager etter dagens dato) om web-bookingen skal stenges for booking på samme dag/uke. f. eks. velger du 2 dager vil bookingen kun være tilgjengelig for booking to dager eller mer, fremover i tid. Stenger (dager etter dagens dato) Kryss av for Stenger (Dager etter dagens dato) om det skal begrenses hvor langt frem i tid (fra dagens dato) en gjest skal ha mulighet til å booke på web-bookingen f.eks. velger du 30 dager vil web-bookingen kun være.com Brukerveiledning web-booking - side 26

tilgjengelig 30 dager fremover i tid. Prøver du å booke en periode som ligger 2 måneder i fremtid vil dette ikke være mulig. 4.4.5 Stengningstid for bookinger i dag (ingen stengningstid) Klikk på pilen foran Stengningstid for bookinger i dag (ingen stengningstid) Kryss av for Bruk stengningstid og legg inn klokkeslett, hvis du ønsker å stenge web-bookingen til et viss klokkeslett for bookinger med ankomst på samme dag dvs. legger du inn kl. 18 her og en gjest prøver å booke et rom kl. 18:01 med ankomst samme dag vil dette ikke være mulig. 4.4.6 Min/Max lengde på booking Klikk på pilen til venstre for Min/Max lengde på booking. Kryss av for Bruk minimum-lengde og legg inn antall dager, hvis du vil at gjester ikke kunne booke færre dager enn angitt her. Kryss av for Bruk maximum-lengde og legg inn antall dager, hvis du vil at gjester ikke kunne booke flere dager enn angitt her. Bruk minimum-lengde og Bruk maximum-lengde kan brukes hver for seg eller sammen..com Brukerveiledning web-booking - side 27

Ved å sette Fast byttedag vil alle bookinger styres til å starte og slutte på angitt dag. Denne funksjonen overstyrer Min/Max lengde på booking. 4.4.7 Beskrivelse Klikk på pilen foran Beskrivelse Teksten man legger inn her kommer opp under overskriften Tilgjengelighet i tilgjengelighetskalenderen. Her kan man f.eks. legge inn «Legg inn ønsket datoperiode og velg Bestill» Ute på web vil det se slik ut:.com Brukerveiledning web-booking - side 28

4.4.8 Layout Klikk på pilen til venstre for Layout Her velger du antall måneder som skal vises i tilgjengelighetskalenderen i web-bookingen. Valget står mellom 1, 2, 3,6 eller 12 måneder. 4.4.9 Husk å lagre! Etter du har gjort deg ferdig med alle innstillinger og blokkeringer er det veldig viktig at du klikker på Lagre for å lagre det du har gjort i vinduet Perioder. Husk også å klikke på Lagre før du forlater innstillinger for webbooking..com Brukerveiledning web-booking - side 29

4.5 Brukeravtale Klikk på pilen foran Brukeravtale..com Brukerveiledning web-booking - side 30

Her legger du inn brukeravtalen. Du har mulighet å legge inn denne på flere forskjellige språk. Brukeravtaler kan f. eks. inneholde avbestillingsregler, spesielle hensyn mv. 4.6 Varsel ved booking Klikk på pilen foran Varsel ved booking Krysser man av for en eller flere av de valgene uten å legge inn bestemt varselmottaker, blir disse varslene sendt til epostadresse/mobiltelefonnummer som er lagt inn under Innstillinger Firmainformasjon. Alle som i tillegg skal ha varsel må legges inn her ved å klikke på det grønne plusstegnet. Både for SMS, e-post og varsel i VisBook.com Brukerveiledning web-booking - side 31

4.6.1 Varsle i VisBook ved ny booking Krysser du av for Varsle i VisBook ved ny booking lyser ikonet, nederst til høyre i ordrebildet, opp når en web-booking har kommet inn. 4.6.2 Varsle via e-post Krysser du av for Varsle via epost blir det sendt en epost til epostadressen som er registrert under innstillinger for firmainformasjon. I tillegg til det kan du sette en eller flere andre adresser som varsel via e-post ved nye web-bookinger 4.6.3 Varsle via SMS Krysser du av for Varsle via SMS sender systemet en SMS til valgt(e) nummer ved nye web-bookinger. Gjeldende SMS-satser gjelder, se brukeravtale. 4.7 SMS Klikk på pilen foran SMS. Ved å aktivere Send bekreftelse-sms ved booking vil gjesten få en SMSbekreftelse ved bestilling, i tillegg til e- postbekreftelse. Gjeldende SMSsatser gjelder, se brukeravtale. Sender navn eller nr Avsender av SMS kan være firmanavn eller et telefonnummer (maks 11 tegn inkl. mellomrom). Ved å benytte firmanavn, normalt fastnummer, IPtelefonnummer / 5-sifret nummer uten SMS-avtale vil Tekstfeltet Standardmeldingen består av gjestens navn, ankomstog avreisedato, check-in og check-out tidspunkt. Kodene skal ikke endres, men kan flyttes på. Merk Det vil kun sendes ut en SMS på maks 160 tegn inkludert.com Brukerveiledning web-booking - side 32

ikke gjesten ha mulighet til å svare på SMS Ved å benytte mobilnummer, vil det se ut som SMS er sendt fra dette nummeret og du vil motta svar på samme mobilnummer. mellomrom, evt. tegn utover dette vil kuttes. Ta også høyde for at gjestens navn kan være langt. En typisk mal bør ikke overstige 110 tegn, da resten blir generert. 4.8 Avansert Klikk på pilen foran Avansert 4.8.1 Type av registrering Det finnes tre forskjellige typer registrering. 4.8.1.1 Login & registrering Dette er standardvalget, hvor gjesten ved førstegangsbesøk legger inn personopplysninger og velger passord. E-postadressen vil fungere som brukernavn for fremtidige bookinger. Ved senere besøk vil man kun trenge å logge inn. 4.8.1.2 Kun Login Krever at gjesten har et gyldig brukernavn / passord på forhånd. Ingen registrering er mulig. Typisk for firmahytter o.l. 4.8.1.3 Kun registrering Gjesten legger inn sine personopplysninger ved hvert besøk. Det er ikke anledning for å logge inn eller registrere passord. OBS! Dette vil medføre duplikater i kunderegisteret. 4.8.2 Gjesteregistrering Mulighet for å registrere gjest(er) annet enn bestiller. Eksempel: En ansatt i Firma bestiller 3 rom, og kan da registrere gjestene pr rom. 4.8.2.1 Ingen.com Brukerveiledning web-booking - side 33

Da vil man kun få registrert bestillers navn. 4.8.2.2 Enkel gjesteregistrering Bestiller kan legge til navnet på ankommer når produktet er lagt i handlekurven. 4.8.2.3 Personregister (gjelder kun VisBook Publish-kunder) Man velger hvilke felter man ønsker å bruke og hvilke av disse som skal være påkrevet. Juster rekkefølgen med pilene til høyre. Informasjonen blir lagt til fanen Personer på kundekortet i kunderegisteret. Her kan man i tillegg krysse av for: Send bekreftelse på e-post til personer Kryss av hvis det er ønskelig at personen også skal få en ordre- /bekreftelse ved booking..com Brukerveiledning web-booking - side 34

Send SMS til personer Kryss av hvis personen også skal motta en SMS bekreftelse for bookingen 4.8.3 Ordre får status Velger hvilken status web-bookingene får. Tilbud er at gjesten får et tilbud pr e-post og at endelig bekreftelse må bli sendt av bedriften. For bedriften betyr dette, at alle web-bookinger må behandles og godkjennes i VisBook. Bedriften har også mulighet til å avvise en booking. * Status Tilbud kan kun benyttes hvis valget Ingen betaling er gjort (se «Feil! Fant ikke referansekilden.» side 19) Ved status Bestilt får gjesten ordrebekreftelse pr e-post og det kreves ingen videre behandling fra bedriften. 4.8.4 Booke spesifikt Web-bookinger er uspesifiserte som standard. Dvs. at bedriften må tildele enheten dagen før eller ved ankomst. Kunden får da en bekreftelse på hvilken rom-/hyttetype han har bestilt, men ikke hvilken enhet han får. Ved å krysse av for Booke spesifikt vil enheten(e) fordeles automatisk etter første ledige enhet på listen og kunden får vite hvilken enhet som er reservert for han (på ordrebekreftelsen/tilbudet). 4.8.5 Bruk prisvalg i handlekurv Har man lagt til flere prisalternativer for et produkt i webbookingen, viser systemet alternativene pr standard i søkeresultatet. Krysser man av for Bruk prisvalg i handlekurv, kommer prisalternativvalget også frem i handlekurven. Dette for å eventuelt korrigere tidligere feilvalg e.l..com Brukerveiledning web-booking - side 35

4.8.6 Bruk notatfelt for hvert produkt Vil vise et notatfelt for hvert produkt i handlekurven. Dette notatfeltet kan brukes av gjesten for å legge inn spesielle ønsker eller allergier. 4.8.7 Oppsett for reset passord Velg Oppsett for reset passord for å aktivere e-postmalene, som skal benyttes når gjesten klikker på «Glemt passord» Vil vise alle e-postmaler. Velg rett mal, på de ønskede språk. * NB! Her må det opprettes en egen e- postmal som skal inneholde %PASSWORDRESETLINK% 4.9 Skape booking Klikk på pilen foran Skape booking..com Brukerveiledning web-booking - side 36

4.9.1 Skape og vise web-bookingadressen Klikk på Skape booking for å generere webbookingadressen. Standardnettleseren på maskinen vil automatisk vise web-bookingen. * Adressen vil være http://booking.visbook.com/xxx og vises under «Oppsettet er publisert på» For å vise siden etter gjennomførte endringer, kan du klikke på Vis. 4.9.2 Fjern booking fra nett Her kan du fjerne web-bookingen fra internett uten å måtte slette den fra VisBook. Denne fjerner siden fra internett. For å publisere igjen, velg Skape booking. 4.9.3 Velg Logo Klikk på Velg Logo for å velge logoen som skal vises i toppen til venstre av webbookingen. Kikk så på det grønne plusstegnet. 4.9.3.1 Legge til logo fra WEB Velg Legge til fra WEB og lim inn adressen i feltet under. Klikk så på OK og filen lagres hos VisBook..com Brukerveiledning web-booking - side 37

4.9.3.2 Legge til logo fra lokal fil: Velg Legge til lokal fil og klikk på -knappen. Velg så filen på din maskin og klikk på Åpne Klikk så på OK og filen lagres hos VisBook. Det er mulighet for å bruke forskjellige versjoner av logoen basert på størrelse. For å bruke logoen som stor (standard), kryss av for Use as large. For å bruke logoen som miniatyr, kryss av for Use as small..com Brukerveiledning web-booking - side 38

4.9.4 Background Klikk på Background for å legge til et bakgrunnsbilde. Klikk så på det grønne plusstegnet. 4.9.4.1 Legge til background fra WEB Velg Legge til fra WEB og lim inn adressen i feltet under. Se punkt 4.9.4.3 for videre fremgang. 4.9.4.2 Legge til background fra lokal fil: Velg Legge til lokal fil og klikk på -knappen..com Brukerveiledning web-booking - side 39

Velg så filen på din maskin og klikk på Åpne Klikk så på OK. Se punkt 4.9.4.3 for videre fremgang. 4.9.3.3 Bakgrunnsbildesjekk Etter du har klikket på OK under punkt 4.9.4.1 / 4.9.4.2 sjekker systemet om bilde er passende eller for stort. Bilde er for stort Hvis bildet er for stort kommer følgende melding opp. Du bekrefter meldingen slik at du kommer frem til dette vinduet. Her finner du en svart ramme som du kan bevege ved holde venstre mustast ned og samtidig bevege musen. Det som er innenfor.com Brukerveiledning web-booking - side 40

rammen vil bli brukt som bakgrunn. Hvis bildet er kjempestort kan du bruke zoomen for å zoome deg ut og ta utklippet ditt. Hvis du er fornøyd med valget klikker du på Use selection og bildet blir lagret hos VisBook. Kryss så av for Use as large og klikk på Lagre. Bildet er for lite Er bildet du har valgt for lite for å være bakgrunnsbildet vil du få følgende melding. Minimumsstørrelse på bakgrunnsbilde er 980*380 piksler. Bekreft denne meldingen og prøv et større bilde. 5. Knytte tillegg til produkt Velg Innstillinger -> WEB- Booking og klikk på pilen foran web-bookingen som inneholder produktet du ønsker å legge til et tillegg..com Brukerveiledning web-booking - side 41

Velg produktet du skal knytte tillegget til og klikk på Tillegg. For destinasjonsbedrifter kan man velge Bedrift her. Andre trenger ikke foreta seg noe. Velg hvilken type tillegg og selve tillegget, som skal knyttes til produktet.com Brukerveiledning web-booking - side 42

5.1 Min/max antall for tillegget Velg min/max antall for tillegget som knyttes til produktet. Standard er 0 til 3stk. Settes denne til eks. «fra 1stk til 1stk» vil gjesten ikke ha mulighet til å fjerne eller endre dette. Dvs. at det er et påkrevet tillegg (eks sluttvask). Settes den til «fra 0stk til 10stk» vil den være forhåndsvalgt til 0 mens gjesten kan velge opp til 10 stk..com Brukerveiledning web-booking - side 43

5.1.1 Følg antall personer Krysser du av for Følg antall personer vil antallet for tillegget automatisk følge det personantall som er valgt av gjesten. 5.1.2 Relasjonsoppsett Det er mulighet for å knytte tillegg mot hverandre slik at gjesten eksempelvis må velge ett av to tillegg, men ikke begge, minimum ett av tre Velg det tillegget du ønsker å knytte opp mot et eller flere andre Velg de tillegg som skal knyttes til allerede valgt tillegg.com Brukerveiledning web-booking - side 44

Du har to valg: 1. Gjesten kan kun velge ett av flere 2. Gjesten må velge minst ett av flere 5.1.2.1 Kun ett av flere tillegg Velg hva som skal være standardvalget og kryss av for Kun mulig å velge en, så på Neste og Fullfør. 5.1.2.2 Må velge minst ett av flere Velg hva som skal være standardvalget og klikk på Neste og Fullfør i neste vindu..com Brukerveiledning web-booking - side 45

6. Bilder 6.1 Legge til bilder til et produkt Velg Innstillinger -> WEBbooking og klikk på pilen foran web-bookingen som inneholder produktet du ønsker å legge til et bilde for. Velg så produktet du ønsker å legge til bilde for og klikk på det grønne plusstegnet som anvist på bilde. Systemet starter en veiviser. Klikk på Neste..com Brukerveiledning web-booking - side 46

Du kan legge til bilder fra tre kilder: a. 6.1.1 Legge til bilde fra lokal datamaskin, se side 47 b. 6.1.2 Legge til bilde fra WEB adresse, se side 49 c. 6.1.3 Legge til eksisterende bilder fra valgt produkt, se side 50 Velg kilde og trykk Neste. 6.1.1 Legge til bilde fra lokal datamaskin Klikk på -knappen. Finn og velg filen, og klikk på Åpne.com Brukerveiledning web-booking - side 47

Det vises en forhåndsvisning av bildet. Klikk på Neste. Hvis formatet på bildet ikke stemmer med oppløsningen, som er satt for webbookingen, vil det vises en svart ramme inni bildet. Dette er for å definere forhåndsvisningen av bildene (miniatyr). Velg det utsnittet som passer best i forhold til motivet. Dette gjør du ved å holde venstre mustast nede mens du beveger musen. Klikk på Neste..com Brukerveiledning web-booking - side 48

Bildet er nå tilpasset for bruk i webbookingen og vil bli lagret i tre forskjellige størrelser. Publiser også i produktet For å knytte bildet til produktet (det vil si lagre bildet i VisBook) hukes dette valget av. * Merk: Hvis dette ikke blir valgt, vil man ikke kunne gjenbruke bildet senere! 6.1.2 Legge til bilde fra WEB adresse Lim inn nettadressen til bildet i feltet WEB adresse, og det vil automatisk vises en forhåndsvisning av bildet. Klikk på Neste. Hvis formatet på bildet ikke stemmer med oppløsningen, som er satt for webbookingen, vil det vises en svart ramme inni bildet..com Brukerveiledning web-booking - side 49

Dette er for å definere forhåndsvisningen av bildene (miniatyr). Velg det utsnittet som passer best i forhold til motivet. Dette gjør du ved å holde venstre mustast nede mens du beveger musen. Klikk på Neste Bildet er nå tilpasset for bruk i webbookingen og vil bli lagret i tre forskjellige størrelser. Publiser også i produktet For å knytte bildet til produktet (det vil si lagre bildet i VisBook) hukes dette valget av. * Merk: Hvis dette ikke blir valgt, vil man ikke kunne gjenbruke bildet senere. 6.1.3 Legge til eksisterende bilder fra valgt produkt Legger til et eller flere bilde(r), som er lagret på produktet tidligere, ved hjelp av Publiser også i produktet. Se «6. Bilder» side 46 Velg type produkt og eventuelt navn og enhet..com Brukerveiledning web-booking - side 50

Velg de bildene som skal legges til. For å velge alle, kan knappen Merk alt benyttes. Klikk på Neste. For å bestemme rekkefølgen bildene blir vist på nettet, kan det brukes Opp og Ned -pilene. Klikk på Lagre.com Brukerveiledning web-booking - side 51

6.2 Slette et bilde fra et produkt Velg Innstillinger -> WEBbooking og klikk på pilen foran web-bookingen som inneholder produktet du ønsker å slette et bilde fra. Velg så produktet du ønsker å slette et bilde i fra Marker bildet og klikk på det røde minustegnet. * Gjentas for alle bilder som skal slettes Klikk på Lagre..com Brukerveiledning web-booking - side 52

.com Brukerveiledning web-booking - side 53

7. Legge til en pris til et produkt Velg Innstillinger -> WEBbooking og klikk på pilen foran web-bookingen som inneholder produktet du ønsker å slette et bilde fra. Velg så produktet og klikk på Pris. Velg prisen du ønsker å legge til fra rullegardinen. * Merk: For å legge til flere priser, må det alltid klikkes på produktet først! *Gjenta prosessen for å legge til flere priser..com Brukerveiledning web-booking - side 54

Klikk på Lagre. 8. CMS-egenskaper I disse egenskapene legger man bl.a. inn beskrivelse for produkter, og definerer min. og maks antall personer, som kan booke produktet. Velg Innstillinger -> WEBbooking og klikk på pilen foran web-bookingen som inneholder produktet du ønsker å legge til CMS-egenskap(er). Velg så på produktet du ønsker å legge til CMS-egenskap(er) for, og klikk på jordklodeikonet. Fremgangsmåten er den samme for både bostandarder, boenheter og aktiviteter. *Merk. Det kan ikke settes noe CMS-egenskaper for tjenester..com Brukerveiledning web-booking - side 55

I dette bildet legger du inn beskrivelse (kort og/eller lang) og min/max antall personer. De andre egenskapene er kun interessant for kunder som bruker VisBook Publish. 8.1 Lang beskrivelse (description_long) Kryss av for de språk som du ønsker å legge til beskrivelse for, klikk på Lang beskrivelse og legg inn teksten i feltet for hvert enkelt språk du har valgt. Klikk på Lagre for å lagre dette eller Lagre og lukk hvis det var det siste/eneste som du skulle legge inn her. 8.2 Lang beskrivelse (description_short) Kryss av for de språk som du ønsker å legge til beskrivelse for, klikk på Kort beskrivelse og legg inn teksten i feltet for hvert enkelt språk du har valgt.. Klikk på Lagre for å lagre dette eller Lagre og lukk hvis det var det siste/eneste som du skulle legge inn her..com Brukerveiledning web-booking - side 56

8.3 Maks antall personer (persons_max) Klikk på Maks antall personer og velg maks antall personer ved å enten taste inn antallet eller bruke opp/ned pilene ved siden av feltet Maks antall personer. Klikk på Lagre for å lagre dette eller Lagre og lukk hvis det var det siste/eneste som du skulle legge inn her. 8.4 Min antall personer (persons_min) Klikk på Min antall personer og velg maks antall personer ved å enten taste inn antallet eller bruke opp/ned pilene ved siden av feltet Min antall personer. Klikk på Lagre for å lagre dette eller Lagre og lukk hvis det var det siste/eneste som du skulle legge inn her. 8.5 Håndtere lokale egenskaper Her har du mulighet til å legge inn egne lokale egenskaper f.eks. antall soverom.com Brukerveiledning web-booking - side 57

Klikk på Legg til egenskap og systemet starter en veiviser. Klikk på Neste. Velg hvilken type egenskap dette er og klikk på Neste. Tast inn navn for intern bruk i feltet Internnavn og legg inn egenskapsnavn i de forskjellige språk..com Brukerveiledning web-booking - side 58

Klikk på Neste, Fullfør og Lagre. 8.6 Klargjøre for web Ved å klikke på Klargjør for web sjekker systemet om du har foretatt alle nødvendige innstillinger innenfor CMS-egenskapene. Er alt klart vises det slik Er det noe som må fikses vises det slik.com Brukerveiledning web-booking - side 59

Er alt klart klikker du på Lagre og lukk. Hvis ikke må du gå inn i den egenskapen som er markert med varseltrekant og sjekke hva som mangler for å så ta en ny sjekk. 9. Oversettelser av produkter 9.1 Bostandard/Boenheter-Aktivitetsenheter Du har mulighet til å legge inn oversettelser for produktene som du legger ut på web. Det er Innstillinger - > Bostandarder Innstillinger -> Boenheter/Aktivitetsenheter Velg standarden / enheten og klikk på oversettelsesikonet til høyre for navnet.com Brukerveiledning web-booking - side 60

Velg språk og skriv inn oversettelsen i feltet Oversettelse. *Dansk og finsk støttes pr dags dato ikke i web-bookingen. Klikk OK. *Gjentar prosessen for alle bostandarder / bo- /aktivitetsenheter Klikk på Lagre..com Brukerveiledning web-booking - side 61

9.2 Aktivitetsstandard/Tjenester Du har mulighet til å legge inn oversettelser for produktene som du legger ut på web. Det er Innstillinger -> Aktivitet Innstillinger -> Tjenester Klikk i navnefeltet for aktiviteten / tjenesten du ønsker å legge inn oversettelse for og klikk på -knappen. Velg språk og skriv inn oversettelsen i feltet Oversettelse. *Dansk og finsk støttes pr dags dato ikke i webbookingen. Klikk OK..com Brukerveiledning web-booking - side 62

* Gjentar prosessen for alle aktiviteter / tjenester Klikk på Lagre. 10. E-postmaler Ved web-bookinger blir det sendt ut tilbud/ordrebekreftelse/faktura/kvittering (avhengig av hvilken betalingsmåte som er valgt og hvilken status ordrene får i VisBook) på e-post til gjesten. Den inneholder vedlegg, som beskrevet i «4.1 Maler» side 16. For å få innhold i selve e-posten, må det lages en e-postmal og knytte denne opp mot utskriftsmalen. Vi beskriver dette her med ordrebekreftelse, men prosessen er lik med de andre..com Brukerveiledning web-booking - side 63

10.1 Sette opp e-postmal Velg Spesial > Ny e-postmelding i VisBook eller bruk hurtigtastene CTRL + Y E-postredigeringsvinduet kommer opp og du legger inn ønsket tekst og bilder / logo. * Merk at ordrebekreftelsen blir sendt som vedlegg (i PDF-format) Velg Fil -> Lagre som mal for å lagre e-posten som mal og tast inn ønsket navn for epostmalen. *OBS! Hvis man har lagret en e- postmal og ønsker å lage en ny, må man lukke vinduet og åpne på nytt! 10.2 Knytte e-postmal til utskriftsmal For å knytte e-postmalen mot automatisk forsendelse for en web-booking, må malen knyttes til en utskriftsmal. Eksempel; Knytte epostmalen Ordrebekreftelse Norsk mot utskriftsmalen Ordrebekreftelse Norsk. *Merk: Har du faktura som betalingsmåte, må det opprettes en e-postmal for faktura, har du e-pay må det opprettes en e-postmal for kvittering osv..com Brukerveiledning web-booking - side 64

Gå til Innstillinger - > Diverse Innstillinger - > fane Faktura/Ordrebekr./kvitt.. Marker utskriftsmalen og klikk på Redigere oppsett. Velg e-postmalen i rullegardinen Epost mal *Emnefeltet kan inneholde ordrenummer. Legg i så fall inn teksten «%ORDERNO%» der du ønsker å ha dette (for faktura legger du inn %INVOICENO%) Klikk på Lagre og Lagre 11. Rapporter.com Brukerveiledning web-booking - side 65

Du har mulighet til å kjøre en omsetningsrapport for å se hvor mye omsetning har blitt registrert via web-booking. Velg Lister -> Div. Lister -> Økonomi -> Oppgjørsliste 1 Velg brukeren generatedweb.xxxxxxx, ønsket utsøksperiode og klikk OK. *OBS! Lista genereres basert på bodato og ikke registreringsdato!.com Brukerveiledning web-booking - side 66